Qué es el preboarding y cómo hacerlo bien - Guía completa
Hoy en día, las empresas diseñan procesos de contratación meditados y elaborados. Esto incluye contar con un proceso de contratación de 7 pasos y descripciones detalladas de los puestos.
La experiencia del candidato, como coinciden la mayoría de las organizaciones, es crucial.
El único problema: una vez que un nuevo empleado firma, a menudo se le deja completamente solo. Y todo el esfuerzo que RR.HH. y los responsables de contratación dedican a dar la primera impresión se va al traste, incluso antes del primer día.
Lo que echan de menos: Un proceso de preembarque decente.
Hay una verdad universal en esta afirmación:
Si espera hasta el primer día para contratar a un nuevo empleado, ya se ha quedado atrás.
La incorporación de nuevos empleados no se limita al papeleo. Una experiencia de preincorporación excepcional debe ser atractiva, fácil de entender y memorable.
¿Por qué? Según Gallup, sólo el 13% de los empleados de todo el mundo están comprometidos, aunque el compromiso de los empleados es una de LAS principales razones por las que permanecen en una organización.
Empieza mucho antes. Y nuestra guía de preembarque te muestra cómo sacarle el máximo partido.
❓ ¿Qué es el preembarque de empleados?
Firmar la carta de oferta no siempre garantiza que el nuevo empleado se presente el primer día. De hecho, una de cada cinco personas contratadas no lo hará.
Y entre este 80% resultante, el 4% de los empleados abandona después de su primer día (HBR).
La preincorporación es el periodo que transcurre entre la aceptación de la oferta de trabajo y el primer día de trabajo.
En este proceso puede pedir a su nuevo empleado que rellene los formularios necesarios y enviar un correo electrónico de presentación a toda la empresa. También puedes ir un paso más allá y enviar un paquete de bienvenida o programar una reunión para que el nuevo empleado se relacione con el resto del equipo.
Más adelante en este artículo, exploraremos diferentes estrategias para ofrecer un proceso de preboarding eficaz. Pero, antes de eso, vamos a entender la diferencia entre preboarding y onboarding.
🆚 Onboarding vs Preboarding: ¿Cuál es la diferencia?
La línea entre onboarding y preboarding es bastante difusa. Y muchas empresas los utilizan indistintamente o solo se centran en las actividades de onboarding.
Pero incluso si ya tienes un gran proceso de onboarding (remoto) de nuevos empleados en tu organización, es probable que estés dejando muchas cosas sobre la mesa en tu proceso de preboarding.
🏆 Ventajas del preembarque y por qué deberías hacerlo
La mente de un recién contratado
Cuando un candidato hace una entrevista en su empresa, es natural que también solicite trabajo en otras. Y cuando las cosas encajen, estarás listo para enviar tu carta de oferta de empleo.
Aunque el candidato se sienta satisfecho y realizado, lo más probable es que siga abierto a otras ofertas. Y tenga curiosidad por saber cómo se comparan con la suya.
Algunas personas se emocionan durante la entrevista y aceptan impulsivamente la oferta de trabajo.
Pero a medida que pasa el tiempo, pueden surgir dudas.
Preguntas como
- ¿Y si tomo una decisión equivocada?
- ¿Es aquí donde me veo trabajando en los próximos años?
- Tal vez no debería dejar mi trabajo actual después de todo.
Usted, como empresario, puede eliminar bastantes de estos sentimientos negativos con algunas de las otras actividades previas al embarque de los empleados.
En lugar de limitarse a enviar papeleo oficial a los nuevos empleados, intente que se sientan incluidos y comprometidos durante la fase previa a la incorporación.
Las ventajas de un vistazo
La contratación ya es un proceso extenso dentro de una organización que conlleva muchas responsabilidades. Contar con un proceso de precontratación puede añadir pasos adicionales, pero ayuda a ahorrar mucho tiempo y dinero, al tiempo que agiliza el proceso.
Piques excitación
- Relaciones públicas positivas para su empresa
- Evita el ghosting el primer día
- Les motiva para su nueva función
Prepara al empleado
- 40%de la facturación se produce en el primer mes.
- El recluta puede trabajar desde el primer día
- Les da la bienvenida a su familia laboral
Frena la ansiedad
- Ayuda a acabar con la incertidumbre del nuevo empleo
- Alivia el miedo, dándole una ventaja más sobre la competencia
Reduce el papeleo
- Evita que el empleado se distraiga aprendiendo sobre su lugar de trabajo y sus colegas
- Permite al principiante disfrutar de su primer día de trabajo
Fomenta las referencias
- Anima a los nuevos empleados a hablar bien de su empresa.
- Y por lo tanto Aumenta sus posibilidades de reclutar más talentos nuevos.
❗ Actividades previas al embarque: Buenas prácticas
El proceso de preinternado de tuorganización puede incluir cualquier cosa que sea relevante para la función y el puesto del nuevo empleado. Por ejemplo, personalizar su uniforme, programar una visita a la oficina o invitarle a eventos corporativos.
Aunque no hay reglas para diseñar un proceso de preembarque, siempre es mejor adaptarlo a las necesidades de su organización. Dependiendo del departamento al que se incorpore el nuevo empleado, también puede modificar algunos pasos.
Sin embargo, algunas ideas son universalmente aplicables a todos los departamentos; he aquí algunas para empezar:
1. Adelántate a las tareas administrativas
Objetivo principal: ocuparse de todas las tareas administrativas y avisar a todas las partes interesadas.
Esta actividad previa a la incorporación es un proceso con dos vertientes. Por un lado, consiste en preparar a los nuevos empleados para su nueva función en la organización.
Se trata de enviar información de primera mano sobre la cultura, las ventajas y las políticas de la empresa que ayuden a establecer las expectativas específicas del puesto.
Por otro lado, es igualmente vital que prepare a sus responsables de contratación, al responsable de TI o a los fundadores para dar la bienvenida al nuevo empleado.
No hay nada peor que empezar un nuevo trabajo y que ni los informáticos ni la dirección de la oficina estén preparados.
Con Zavvy, puedes enviar mensajes automatizados a los equipos informáticos o a los compañeros de equipo.
De este modo, todas las partes están automáticamente a bordo y todos los formularios se envían automáticamente.
2. Enviar un correo electrónico de bienvenida
Objetivo principal: Quitar inseguridades y ofrecer ayuda
Suele ser un correo electrónico de bienvenida o felicitación enviado por el responsable de contratación o incluso por los fundadores de la empresa. Puede incluir qué ropa ponerse, cuándo llegar, qué llevar, además de invitaciones a reuniones introductorias, sesiones de incorporación y almuerzos.
Esto ayuda a aliviar la ansiedad y las dudas del primer día entre los nuevos empleados. Sin embargo, es mejor no hacer el anuncio con demasiada antelación a la llegada de tu nuevo compañero para asegurarte de que tu equipo lo tiene muy presente.
El tono de voz de su correo electrónico debe ser cálido y cercano. Además, deje claro cómo hacer preguntas en cualquier momento.
3. Responde a las preguntas antes de que te las hagan
Objetivo principal: responder a las preguntas más frecuentes en un lugar específico
El primer día en un nuevo trabajo está lleno de ansiedad, tanto positiva como negativa. Durante este tiempo, un poco de información puede ayudar mucho a aliviar el estrés. Evita la falta de comunicación, la ambigüedad laboral y las meteduras de pata del primer día.
Recomendamos encarecidamente que se elaboren preguntas frecuentes para los nuevos empleados que puedan utilizarse en todos los departamentos. He aquí nuestras sugerencias:
- ¿Cuál es el horario de trabajo?
- ¿Dónde aparco? ¿Cómo encuentro la puerta principal?
- ¿Hay comedor en la oficina?
- ¿Cómo es la cultura?
- ¿Qué tengo que saber?
Comparta con los nuevos empleados una lista de preguntas frecuentes antes de su incorporación, incluso antes de que tengan que preguntar. Cuanto antes se incorporen, más eficaz será.
No todo cabe en tu mensaje de bienvenida. En realidad, se trata de dar a la gente un lugar donde responder a sus propias preguntas.
4. Envíe el botín de la empresa
Objetivo principal: entusiasmar a los recién contratados (y animarles a compartirlo en las redes sociales).
El botín de empresa es una de las muchas ventajas que atraerá a nuevos talentos a su organización.
No hay ninguna regla para diseñar un paquete de bienvenida. Lo importante es que refleje adecuadamente el tono, la cultura y la ética de su empresa.
Algunas cosas para incluir:
- Manual del empleado
- Aperitivos
- Productos de la empresa
- Material de oficina
- Regalos(vales/cupones)
Si busca inspiración para diseñar un paquete de bienvenida, hemos reunido 10 ideas interesantes para usted.
5. Invítelos a un acto de empresa
Objetivo principal: Crear conexiones sociales y pertenencia
Organizar happy hours diarias o cenas informales los viernes al atardecer se ha convertido en la norma en muchas organizaciones.
Esto ayuda a relajarse y a relacionarse con empleados de otros departamentos. Si tu empresa organiza eventos de este tipo, siempre es buena idea invitar a los recién contratados a asistir, sobre todo antes de empezar.
Así conocerán a sus compañeros, se familiarizarán con su espacio de trabajo y fijarán las expectativas específicas de su puesto.
Vaya un paso más allá y organice una reunión informal entre cohortes de nuevos contratados que empiecen el mismo día.
Conocer a otros empleados en una situación similar les da algo que esperar y reduce la ansiedad de incorporarse a una empresa llena de caras desconocidas.
AirBnb tiene una gran selección de eventos virtuales y presenciales para el nuevo empleado y su equipo.
6. Pídeles que hagan un vídeo de presentación personalizado
Objetivo principal: romper el hielo
Anime a sus nuevos empleados a tomar el control de su primera impresión mediante un vídeo introductorio personalizado.
Esto es un gran aliciente para entablar conversación entre los nuevos empleados y los compañeros de trabajo. Tener algo de lo que hablar aparte del trabajo acercará a sus empleados, lo que repercutirá visiblemente en su productividad.
Puede dar de antemano a los recién contratados algunas pistas o ideas sobre lo que pueden hablar:
- Su papel
- Sus aficiones
- Dónde trabajaban anteriormente
- ¿Qué esperan?
- Qué les emociona
- Un dato curioso sobre sí mismos
He aquí un magnífico ejemplo de vídeo de presentación de empleados de Wistia, una empresa de software de marketing por vídeo:
🎥 Encuentra más inspiración para tu vídeo de onboarding perfecto aquí
7. Del preembarque al embarque
Objetivo principal: un proceso estructurado para que las personas sean productivas y se asienten
Por último, debe ayudar a los recién contratados a pasar sin problemas de la fase previa a la incorporación al proceso general de incorporación de la organización.
Esto garantiza que el nuevo empleado ya no es un extraño para su función o para la cultura de su lugar de trabajo. Además, este paso debería establecer el hecho de que ahora es un miembro del equipo y está preparado para su nueva función.
Para facilitar esta transición, póngalos siempre en contacto con la persona que supervisará el proceso de incorporación. Te ayudamos en este paso con nuestra detallada lista de verificación de incorporación remota.
Ni que decir tiene que la forma en que da la bienvenida a los nuevos empleados refleja la cultura de su organización, su creatividad y su compromiso de retenerlos.
Lo importante es contar con un esquema de preembarque o un protocolo que sea escalable a todos los departamentos.
📝 Listas de comprobación y plantillas previas al embarque
Esta guía es un punto de partida para ayudarle a estructurar su plan de preembarque.
Sin embargo, si desea obtener información detallada sobre el proceso de preembarque, aquí tiene algunas de nuestras principales recomendaciones:
Lista de control
Tanto si está creando su plan de preembarque desde cero como si está improvisando uno ya existente, siempre es una buena idea tener a mano una lista de comprobación. Esto te ayudará a crear un esquema, comprender las necesidades de tus reclutas y cómo puedes implantar el programa en tu organización.
A continuación hemos elaborado una lista de comprobación previa para facilitarle las cosas.
Contratación y firma del contrato
- Contrato y formularios de recogida de datos de los empleados
- Bienvenida a bordo del responsable de contratación (carta/correo electrónico)
- Hola de los miembros del equipo (correo electrónico o incluso mejor vídeo)
- Resumen: Esto es lo que ocurrirá antes y después de su primer día
- Enviar sobre Onboarding Playbook (opción de añadir sus propias preguntas)
- Preparar el paquete de bienvenida: Pregunte por el tamaño deseado de portátil/camiseta móvil, ...
Preembarque
- Burlarse de la oficina y del lugar de trabajo en general (opción: añadir "vecinos" de co-working)
- Presentación de la empresa: Organigrama, vídeo de bienvenida del director general, cultura y valores.
- Dirección de la oficina e instrucciones para el primer día
- Aspectos prácticos: Horario de trabajo y vacaciones, flexibilidad, código de vestimenta, normas de la casa
- Preguntas de última hora/respuestas a preguntas [3 días antes del comienzo].
- Mensaje rápido la víspera del primer día: ¡Hasta mañana! (mensaje de correo electrónico/SMS) - Añadir horario detallado del 1er día
Por último, la creación de un proceso de incorporación repetible garantiza que todos los nuevos empleados compartan la misma excelencia durante sus primeras semanas. Dedica tiempo a crear un plan formal de incorporación del que puedan beneficiarse tus contratados.
1er día
- Reunión con el director de contratación y el equipo (para desayunar)
- Aquí tienes tu escritorio, tus herramientas y tu cuaderno.
- Presentar la función, los objetivos y los proyectos al responsable de contratación
- Expectativas y apoyo para tener éxito
- Almuerzo con el equipo
- Conoce a tu amigo
- Visita a la oficina
- Invitar a los departamentos colaboradores a una pausa para el café / tarta
- Horario actual de la 1ª semana
Si quieres la lista de control completa para la incorporación de empleados - desde la firma del contrato hasta el día 90 - consígala aquí¡!
Ejemplo de estructura
Formar de antemano a los nuevos empleados les ayuda a mantenerse a la vanguardia. Sobre todo en el caso de desarrolladores e ingenieros que dedican mucho tiempo a averiguar cómo funciona el software. Practicar el producto de antemano les permitirá ser más eficientes y productivos.
Ejemplo 1
Ejemplo 2
Encuesta previa al embarque
Si es la primera vez que implanta un programa de preinternado, cometerá errores. Las encuestas a los nuevos empleados le ayudarán a obtener información muy valiosa sobre cómo puede improvisar su proceso de preincorporación actual.
💡 9 consejos previos al embarque para vivir mejores experiencias
1. 1. Simplicidad
Noquerrás abrumar a tu recluta con excesiva información y papeleo administrativo. En lugar de eso, basta con tener un calendario organizado a lo largo de varias semanas, que incluya los datos de la persona de contacto.
2. Un vistazo a su primera semana
Inmediatamenteantes de que la persona contratada empiece a trabajar, enséñale en qué consiste la primera semana. Así se preparará para su nuevo puesto y tendrá unas expectativas claras.
3. Refleje la cultura de su empresa
Aunqueexiste una plantilla y una lista de comprobación universales para el preembarque, siempre es bueno personalizarlas según la cultura única de tu empresa. Por ejemplo, las plantillas de Zavvy te permiten crear experiencias memorables para los nuevos empleados, como reunirse para dar un paseo de bienvenida o tomar un café.
4. Programar un almuerzo para el recién contratado
Conocerde antemano (a distancia o en persona) al jefe que contrata/reporta hará que el recién contratado se sienta más cómodo. Además, elimina la incertidumbre de no conocer la actitud laboral de sus jefes.
5. Hacerlo atractivo
Estees tu escenario para ser todo lo creativo que quieras. La elección es tuya, desde tener vídeos en línea hasta organizar clases de cocina puntuales. Fija tu presupuesto y habla con tus reclutas sobre sus intereses: sabrás quéhacer.
6. Regístrese regularmente y manténgase conectado
Unprograma eficaz de preinternado no termina con el envío de todos los documentos y el papeleo a los nuevos empleados. Lo más probable es que les ronden por la cabeza preguntas o dudas. Así que esté siempre ahí para aclararlas lo antes posible.
7. Hágalo en cuanto acepten la oferta de trabajo
Acompañaa tus nuevos colegas desde el día en que firman el contrato y haz que participen a lo largo del tiempo con pequeñas dosis de información y entusiasmo.
8. Frenar la incertidumbre y el nerviosismo
Tanto sise trata de juniors como de directivos de alto nivel, los nervios del primer día son reales. Durante la fase previa a la incorporación, deben saber qué esperar, terminar todo el trabajo administrativo y conocer mejor a sus compañeros.
9. Considere el uso de una aplicación de preembarque
Utilizaruna aplicación de preembarque puede ayudar eficazmente a los nuevos empleados a familiarizarse con su nuevo lugar de trabajo, especialmente si a menudo hay varias personas que empiezan a trabajar simultáneamente. De este modo, puedes crear una experiencia más rica y coherente y ahorrar tiempo mediante automatizaciones inteligentes.
💪 Cómo puede ayudar Zavvy con el preembarque
Establecer un viaje de preinternado va más allá de las responsabilidades de RRHH. Es crucial implicar a un miembro del equipo, al director correspondiente o incluso a los fundadores para dar la bienvenida a los nuevos talentos durante su preboarding.
Entendemos que ocuparse de todo eso es mucho trabajo, sobre todo hacer que todo el mundo sepa lo que tiene que hacer en primer lugar.
Con Zavvy, puedes hacerlo fácilmente:
- Cree una experiencia rica e interactiva que entusiasme a los nuevos empleados.
- Notifique a las personas: Como el director, los compañeros de equipo y el compañero de incorporación, sobre la fecha de inicio.
- Asignarles tareas para preparar el material y el equipo de preembarque.
- Recuérdales que organicen reuniones individuales.
- Las notificaciones automáticas se envían a través de correos electrónicos, Slack, o Teams.
- Herramienta de recordatorio para que pueda instar a sus compañeros a tomar las medidas adecuadas en los momentos críticos del proceso de preincorporación del nuevo empleado. Por ejemplo, notifícales que feliciten al recién incorporado por haber superado la marca de los 30 días en el nuevo puesto.
➡️ Haga clic aquí para descubrir cómo funciona y cómo sorprender a los nuevos empleados con el software de preembarque de Zavvy.
➡️ Reflexiones finales
Los seres humanos son seres emocionales. Incluso en esta era digital, quieren una experiencia laboral más personal y humana por parte de sus empleadores, y eso ocurre cuando las personas conectan y sienten que pertenecen a algo. El proceso de preincorporación de tu empresa es el primer paso para crear conexiones significativas con tus nuevos talentos.
Contar con un proceso de preinternado específico hará que el nuevo empleado se sienta valioso y le entusiasmará la idea de empezar a trabajar. Además, podrás ocuparte del proceso administrativo, asegurándote de que tu nuevo talento esté listo para asumir responsabilidades desde el primer día.