Cómo y por qué crear un programa de compañeros de incorporación (plantilla gratuita + lista de comprobación)
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9.1.2024
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9 de enero de 2024
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La incorporación de nuevos empleados es un proceso continuo en cualquier organización próspera. Este momento puede ser emocionante y estresante tanto para el nuevo empleado como para su jefe.
Aunque un programa de incorporación eficaz crea estructura y seguridad, siempre es aconsejable complementarlo con un "compañero" que quite la ansiedad y sirva como persona de confianza con la que relacionarse en todo momento.
Esto garantiza una experiencia positiva y productiva. Algo especialmente importante ahora que los modelos de trabajo híbridos se están convirtiendo en la norma.
Los programas de compañeros para nuevos empleados son una de las medidas más sencillas pero eficaces para crear una primera impresión duradera en el lugar de trabajo.
❓ ¿Qué es un programa de compañeros de incorporación?
Un programa de compañeros es exactamente lo que parece: asignar a un empleado existente la tarea de saludar y orientar a los nuevos empleados en su organización.
Los compañeros ayudan a los recién contratados a familiarizarse con toda la información esencial, al tiempo que comparten conocimientos no estructurados sobre temas como la cultura del lugar de trabajo, las políticas de la empresa, las ventajas y beneficios, etc.
📈 14 Razones por las que necesitas un sistema de amigos
Según Digitate, los recién contratados tienen el doble de probabilidades de buscar otras oportunidades si su experiencia de incorporación es negativa.
Contar con un sistema de compañeros no sólo repercute positivamente en la retención, sino que también mejora la productividad. Aunque esto puede parecer obvio, muchas empresas no logran conectar los puntos entre el éxito de un empleado y un programa de compañeros.
Un aliado personal garantiza la seguridad psicológica de los nuevos empleados que trabajan a distancia. Google lo definió como un "elemento clave del éxito de un equipo". Esto se hizo tras el éxito del "Proyecto Aristóteles ", que descubrió que los miembros de un equipo prosperan en su papel cuando se sienten seguros en el trabajo.
Gabrielle Schofield, diseñadora de formación de Amazon, señaló además las ventajas de un programa de compañeros para nuevos empleados en su artículo de LinkedIn:
"Un compañero ayuda a basarse en los conocimientos que se transmiten en los cursos de incorporación y también amplía los temas que no lo están".
Entonces, ¿cómo se traduce esto para los empleados que se someten a la incorporación virtual?
Cindy Xinyi Zhang, científica de datos en Pinterest, tiene la respuesta. Realizó su proceso de incorporación en línea y se benefició enormemente de su programa de compañeros. Así lo cuenta:
"Celebramos reuniones 1:1 cada semana para hablar de los detalles del proyecto y de la cultura de Pinterest. El Buddy Onboarding Program estaba previsto para 6 semanas, pero decidimos continuar en este nuevo mundo virtual.
Es un alivio saber que un compañero de equipo con experiencia me cubre las espaldas cuando exploro nuevos territorios".
Uno de los beneficios infravalorados del programa de compañeros es que también ayuda de forma espectacular a los compañeros de trabajo. Compartir conocimientos con los recién contratados profundiza en la comprensión de su papel, por lo que es una forma eficaz de desarrollar sus capacidades de liderazgo y gestión.
🆚 ¿Cuál es la diferencia entre un compañero y un mentor?
En Pinterest, las fronteras entre un amigo y un mentor parecen ligeramente difusas. Pero en su mayor parte, un amigo y un mentor comparten un contexto diferente.
Los buddy suelen ser compañeros que ayudan a los recién contratados durante un periodo corto y definido. Suelen desempeñar funciones similares y a veces se centran más en los aspectos culturales.
Los mentores son empleados sin experiencia que se centran en los objetivos profesionales a corto y largo plazo.
Entonces, ¿es importante introducir un programa de amigos si ya se cuenta con un programa de mentores?
Definitivamente, sí.
El programa piloto de Microsoft descubrió que tener un compañero de trabajo está estrechamente relacionado con la satisfacción de los nuevos empleados y proporciona un contexto que un mentor no podría ofrecer.
🛠 Cómo crear un programa de onboarding (Plantilla + Lista de control)
Hay tres ingredientes para crear un programa de incorporación de éxito:
El amigo adecuado;
El flujo de trabajo adecuado;
El sistema adecuado.
El compañero adecuado: Elegir compañeros de incorporación para los nuevos empleados
El programa piloto de Microsoft determinó que el compañero adecuado debía tener:
Conocimiento suficiente de la función del nuevo empleado;
¿Debe elegir compañeros o hacer que los empleados se ofrezcan voluntarios para participar en el programa de compañeros?
Un documento presentado en el Project Management Institute describía al compañero adecuado como un empleado que tiene "voluntad y capacidad para ser mentor de otros".
Así que es un poco de las dos cosas.
Cuando ponga a prueba el programa de compañeros, destaque sus ventajas para animar a más empleados a participar. A continuación, puedes aplicar filtros para encontrar a los compañeros más cualificados.
Un compañero de incorporación debe ser alguien que defienda los valores de su organización. valores de su organización y ayude a inculcar un sentimiento de orgullo y lealtad en los nuevos empleados.
Tras observar detenidamente los datos y hablar con personas que han participado en un programa de compañeros, hemos creado esta lista de comprobación gratuita para ayudarte a seleccionar al compañero adecuado:
Envíelas a los recién contratados y a los empleados potenciales.
Cree la combinación perfecta en función de criterios como la función, la disponibilidad y mucho más.
El flujo de trabajo adecuado: Un ejemplo de flujo de trabajo
No necesita una gran inversión ni recursos para implantar un programa de compañeros.
Lo único que necesita es responder a algunas preguntas que le ayudarán a diseñar un programa que se adapte perfectamente a las necesidades de los nuevos empleados y de su organización.
Hemos creado para usted un flujo de trabajo de muestra que le servirá de orientación sobre las características de un buen programa de amigos.
Para empezar, escribe las respuestas a las siguientes preguntas:
(También encontrará ejemplos de respuestas que le ayudarán a orientarse)
¿Qué filtros aplicará para elegir al compañero adecuado?
Debe tener al menos un año de experiencia.
Entusiasta, capacitado y dispuesto a ayudar a los nuevos contratados.
Sólido historial de rendimiento laboral.
Fuertes habilidades interpersonales.
Gran capacidad de comunicación.
Tiene tiempo para priorizar la orientación.
¿Cuántos compañeros deben asignarse a un recién contratado?
Programa de amigos 1:1 (el más común) o tres amigos inspirado en el programa de amigos de Buffer.
¿Qué deben hacer las empresas con los nuevos empleados?
Obtenga más información sobre los nuevos contratados a través de su CV y del responsable de contratación.
Prepáreles el lugar de trabajo.
Ayúdales a configurar sus sistemas.
Preséntelos al equipo.
Inclúyalos en situaciones sociales.
Compartir los valores y la visión de la empresa.
Compartir conocimientos no estructurados.
Anímales a que lleven su auténtico yo al trabajo.
Anímeles a pensar estratégicamente.
¿Cuánto durará el programa?
Mientras dure el onboarding: 90 días, un año o para siempre, como hace Google.
Indefinidamente en lugares remotos.
💡Puede descargar el flujo de trabajo de muestra gratuito como lista de comprobación en PDF aquí.
El sistema adecuado: Encontrar un sistema que le funcione
El programa de amigos de Microsoft funciona en un sitio interno y utiliza recordatorios automáticos para que todos los implicados avancen en el proceso. Pero si eso no es posible, no te preocupes.
Lo importante es que dedique el tiempo suficiente a asegurarse de que cumple los requisitos de los compañeros seleccionados, y en especial del nuevo empleado.
Armado con una documentación sencilla y formal, siga esta lista de comprobación para implantar un programa de compañeros en su organización:
Esta lista de comprobación funciona bien en organizaciones pequeñas o cuando se está poniendo a prueba un programa para determinar su eficacia. Pero tenga en cuenta que hacerlo manualmente requiere un esfuerzo considerable para las organizaciones en crecimiento y de mayor tamaño, lo que dificulta su ampliación.
Si está buscando una solución de incorporación de empleados que se integre con Slack y esté totalmente automatizada, hable con un experto en incorporación de Zavvy y le ayudaremos.
Y sí, ¡incluso puedes automatizar el proceso! Tenemos una plantilla lista para usar.
📝 Modelos de plantillas de programas de amigos para su aplicación
Es un hecho que para que un Programa de Compañeros para Nuevos Empleados tenga éxito, es necesario seleccionar compañeros con las cualidades y habilidades adecuadas. Es fundamental que establezcas de antemano unas directrices para el compañero y el recién contratado.
Dado que la pandemia de COVID-19 no tuvo precedentes, la mayoría de los programas de compañeros no se crearon para adaptarse a la realidad actual del trabajo híbrido y a distancia. Por lo tanto, es fundamental elegir a los compañeros adecuados y establecer las expectativas apropiadas. Puede ser la diferencia entre que un nuevo empleado se sienta apoyado o desatendido durante su incorporación.
➡️ He aquí una plantilla de lo que podría ser para usted el flujo de trabajo de un programa de amigos.
💬 Ejemplos de mensajes para tus amigos
Guiar tanto a los compañeros como a los recién contratados a lo largo del proceso es esencial si se quiere que ambas partes saquen el máximo partido de la experiencia, sin tener que dedicar demasiado tiempo a la preparación.
Si utilizas Zavvy, nuestras plantillas están llenas de ejemplos de mensajes que puedes personalizar. Pero incluso si no lo eres, puedes inspirarte en los siguientes ejemplos.
Ejemplo de mensaje - Día 1
Ejemplo de mensaje - Después de 30 días
📊 Muestra de encuestas del programa de amigos
Si está implantando el programa de compañeros por primera vez en su organización, saber qué espera un recién contratado es todo un reto. Y es natural que cometas algunos errores por el camino.
Crear un programa de compañeros del que puedan beneficiarse los nuevos empleados es un proceso continuo. Para ayudarte en este viaje, hemos diseñado una encuesta que puedes utilizar para improvisar tu programa.
Puede guardar estas dos encuestas y compartirlas con sus nuevos empleados. Crea un canal de comunicación eficaz, ayuda a comprender mejor las necesidades de tus empleados y establece expectativas claras.
🏢 Mini estudio de caso - El programa de amigos de Microsoft: Principales resultados
Microsoft ha estado retocando continuamente su proceso de incorporación y ha llegado a una conclusión sencilla:
Los compañeros de incorporación desempeñan un papel fundamental en el éxito de las experiencias de incorporación.
En su programa piloto participaron 600 empleados de toda la organización y obtuvieron tres conclusiones clave:
Los compañeros de incorporación aportan un contexto muy necesario: Los manuales del empleado sientan las bases, pero los compañeros de incorporación van un paso más allá. Un manual no puede contener reglas tácitas ni una comprensión de cómo navegar por la matriz de la organización y las normas culturales que conducen a una experiencia más fluida.
Reunirse con los compañeros de incorporación suele aumentar la productividad: Existe una fuerte correlación entre las reuniones 1:1 con los compañeros de incorporación y la percepción del nuevo empleado de su velocidad de productividad. El 56 % de los nuevos empleados que se reunieron con su compañero de incorporación al menos una vez en sus primeros 90 días contribuyeron "mucho más" al éxito de su equipo.
Los empleados con compañeros de incorporación están más satisfechos: En comparación con los empleados sin compañeros, los recién contratados con compañeros estaban un 23% más satisfechos después de la primera semana de trabajo. A los 90 días, la satisfacción de los empleados con compañeros aumentó un 36%.
Tras el éxito del programa piloto, Microsoft decidió ampliar su programa de compañeros de incorporación mediante la creación de un sitio interno para que los responsables de contratación emparejaran a los empleados recién contratados con los actuales.
📱 Mini estudio de caso - Buffer's buddy program: Aprendizajes de un programa remote-first
BufferUna empresa que da prioridad al trabajo a distancia, se tomó su tiempo para perfeccionar su programa de incorporación. Sustituyeron su campamento de entrenamiento de 45 días por un proceso de incorporación que fomenta la diversidad, ofrece seguridad psicológica y permite a los recién contratados disfrutar de los mismos beneficios que los demás empleados a tiempo completo.
Su sistema de compañeros es increíblemente singular. Buffer emplea un sistema de tres compañeros con funciones definidas y distintas frecuencias de reunión para ayudar a los recién contratados:
Líder-amigo: miembro del equipo con mucha experiencia, similar a un directivo.
Compañero de rol: un empleado que conoce la función del recién contratado y es un compañero.
Culture-buddy: compañero con más experiencia que ayuda a los candidatos a conocer la visión, la cultura y la estrategia de la empresa.
Esto ha servido tan bien a los nuevos contratados en Buffer que incluso Google adoptó un sistema similar.
Las empresas que deseen implantar un programa similar de compañeros a distancia deben tener en cuenta dos aspectos significativos:
Modo de comunicación: No toda la comunicación puede celebrarse de forma sincrónica. Adopte formas de reunirse asíncronamente. Es vital que tanto los compañeros como los nuevos contratados dispongan de tiempo suficiente para conectar. Deben ser conscientes de que se trata de una asociación con un límite de tiempo.
Tech stack como sustituto: Ser compañero de trabajo de un recién contratado no debe suponer demasiado trabajo adicional. Guía a los empleados existentes a lo largo del proceso ofreciéndoles asesoramiento y estructura justo cuando los necesiten, y donde estén.
👥 Cómo (y por qué) crear tu programa de amigos para nuevos contratados con Zavvy
Si quieres hacerlo bien, gestionar un sistema de compañeros puede dar mucho trabajo. El éxito de tu proyecto también dependerá de si
Orientar a todas las partes implicadas para sacar el máximo partido del programa
Atraiga y recuerde a las personas en el momento adecuado en lugar de abrumarlas con una guía enorme
Recoger opiniones para mejorar continuamente el flujo de trabajo
Con Zavvy, puede hacer que los programas de compañeros de incorporación sean una parte central de su proceso de incorporación.
Paso 1: 👤 Encuentra al compañero adecuado para tu nuevo empleado
Hay muchas formas de decidir quién es el colega de tu nuevo contratado. Por ejemplo:
Elija compañeros y asígnelos individualmente a cada nuevo empleado,
Envíe una encuesta en su empresa y pida voluntarios al azar, o bien
Pide al jefe de un nuevo empleado que elija a un compañero.
🤖 Puedes automatizar esto con el paso de preguntas de Zavvy. Solo tienes que incluir un paso de pregunta al gerente de la nueva contratación unas semanas antes de la fecha de inicio de la nueva contratación y pedirle que responda con el nombre de un compañero. De esta forma, no tendrás que perder tiempo buscando un compañero para cada nuevo empleado y podrás asignarle el que proponga su jefe.
Puede añadir el compañero del nuevo empleado en cualquier momento, incluso después de que haya comenzado el proceso de incorporación.
Paso 2: 📅 Crea pasos para los compañeros en tu Onboarding Journey.
Por ejemplo:
Día 1: 🚀 Dar la bienvenida al nuevo empleado
Día 5: 🌯 Ir a comer
Día 30: 🎉 Check-in
Eres libre de crear lo que mejor se adapte a los procesos de tu empresa. Sin embargo, para que puedas empezar, hemos creado una biblioteca de plantillas de mensajes, tareas o preguntas para enviar a tus compañeros.
Paso 3: ⚙️ Ponga todo en piloto automático y relájese
➡️ Los programas Buddy son una forma sencilla de mejorar el proceso de incorporación.
Según HCI, el 87% de las organizaciones que implantan un programa de compañeros informan de una mejora en la competencia de los nuevos empleados, pero sólo el 47% de las organizaciones cuentan con uno.
Con un plan sólido, experimentación y apertura a los comentarios, el programa de compañeros de su organización puede ayudar a alcanzar los objetivos de incorporación de forma más rápida y sencilla, garantizando una transición fluida que beneficie a todas las partes implicadas.
No necesita un programa de compañeros complicado ni exagerado. Lo que importa es que pueda ofrecer el tipo de apoyo adecuado a los nuevos empleados y ayudarles a adaptarse a su nuevo puesto. Un programa de compañeros es sólo uno de los pocos elementos esenciales de un programa de incorporación.
Para obtener más información sobre cómo dar la bienvenida a los nuevos empleados en estos tiempos remotos, consulte nuestra lista de comprobación GRATUITA para la incorporación de empleados remotos aquí.
Sneh es una ingeniera reconvertida en comercializadora de contenidos a la que le encantan las startups tecnológicas que entienden de marketing. Es gestora de marketing de contenidos en Animalz, trabaja como estratega de marketing de contenidos y presenta un podcast: Bet On People. Cuando no está conectada, se la puede encontrar leyendo libros, acariciando a sus perros o escuchando música.