Keke Kaikhosroshvili
Keke ist Zavvys Expertin für Lernerfahrungen. In unserem Blog teilt sie Erfahrungen und Einsichten, die auf ihren Studien im Bereich Learning Science und Erfahrungen mit unseren Kund:innen basieren.
Stellen Sie sich vor, Sie reisen in ein Land, in dem Sie die Sprache nicht sprechen und ohne vorab die über das Land zu recherchieren,die Reise zu planen oder zumindest einen Reiseführer zu benutzen.
Mit den Schulungsbudgets verhält es sich genauso. Unternehmen geben 130 Milliarden Dollar für die Schulung ihrer Mitarbeiter:innen aus, und nur 25 % dieser Trainings sind effektiv.
Der Grund dafür, dass diese Schulungen unproduktiv sind, liegt in der Regel an schlechter Recherche, Planung und Anleitung.
In diesem Artikel erfahren Sie, wie ein gut geplantes Schulungsbudget aussieht und welche Schritte für die Erstellung eines angemessenen Weiterbildungsbudgets erforderlich sind.
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Ein Schulungsbudget bezieht sich auf die direkten und indirekten Kosten und Ressourcen, die für die Schulung von Mitarbeitenden in einem Unternehmen verwendet werden. Es umfasst die Kosten für Kurse, Bücher und andere Lernmaterialien. Es beinhaltet auch indirekte Kosten wie Löhne und Gehälter, Vergütungen und Zeitaufwand für die Durchführung von Schulungen.
Die Bereitstellung eines Weiterbildungsbudgets ist für die Befähigung der Mitarbeiter:innen von entscheidender Bedeutung. Es hilft den Mitarbeitenden, sich das qualitative Wissen anzueignen, das sie benötigen, um ihre Aufgaben effizient zu erledigen.
In vielen Fällen können die Mitarbeiter:innen mehr oder weniger frei entscheiden, wie sie ihr Schulungsbudget ausgeben wollen.
Ultimative Freiheit, ultimative Stärkung der Mitarbeitenden. Richtig? Nicht unbedingt.
Ein richtig eingesetztes Fortbildungsbudget hat jedoch auch Einfluss auf die Kundenzufriedenheit.
Ein gut geschulter Mitarbeitender weiß, wie er auf Kund:innen zugehen und Situationen vermeiden kann, während ein schlechter Kundenservice und eine niedrige Arbeitsmoral zu Gewinneinbußen führen und Ihren ROI (Kapitalrendite) beeinträchtigen können.
Ihre Mitarbeiter:innen sind die Pförtner:innen zwischen Ihrem Unternehmen und den Kund:innen. Daher müssen sie angemessen geschult werden, um bessere Dienstleistungen anbieten zu können. Eine schlechte Kundenerfahrung kann sich negativ auf den Ruf Ihres Unternehmens auswirken.
86 % der Kund:innen werden wieder mit Ihnen Geschäfte machen, wenn sie eine positive Erfahrung gemacht haben. Wenn das Gegenteil der Fall ist, werden 53 % zur Konkurrenz wechseln.
Ein reichhaltiges Schulungsbudget sorgt für eine gute Erfahrung der Mitarbeitenden. Wenn Sie es sich leisten können, Ihren Mitarbeiter:innen die erforderlichen Ressourcen zur Verfügung zu stellen, um sich weiterzubilden, sehen sie das als Investition in ihr Potenzial.
Das stärkt ihr Vertrauen und führt zu einem höheren Engagement der Mitarbeitenden. Engagierte Mitarbeiter:innen sehen den Erfolg des Unternehmens auch für sich selbst als wichtig an.
Der unengagierte Arbeitnehmende hingegen erledigt seine Arbeit nur, weil Sie es ihm sagen. Infolgedessen erbringen erstere bessere Leistungen und verbessern sich im Laufe der Jahre weiter. Außerdem werden sie länger im Unternehmen bleiben, da Sie die Messlatte für die Konkurrenz hoch gelegt haben.
Diese Faktoren helfen Ihnen, Ihre wertvollsten Mitarbeiter:innen zu identifizieren und bessere Personalentscheidungen zu treffen, die eine höhere Kapitalrendite (ROI) bringen.
94 % der Mitarbeiter:innen bleiben eher bei ihrem Arbeitgeber, wenn dieser in langfristiges Weiterbilden investiert. Ein angemessenes Fortbildungsbudget in Verbindung mit einem Entwicklungsplan zeigt, dass Sie sich für die Weiterbildung Ihrer Mitarbeitenden einsetzen. Darüber hinaus schafft es Vertrauen am Arbeitsplatz und setzt die Messlatte für die Konkurrenz hoch.
Im Jahr 2022 werden sich 42 % der für die Ausübung bestehender Tätigkeiten erforderlichen Kernkompetenzen aufgrund des raschen technologischen Wandels ändern. Außerdem werden bis 2025 75 % der Belegschaft aus Millennials bestehen, die Wert auf kontinuierliches Lernen legen.
Wenn man ihnen die Ressourcen zur Verfügung stellt, die sie brauchen, um sich weiterzuentwickeln, sind sie auf das sich schnell verändernde Arbeitsumfeld vorbereitet. Werden hingegen keine Ressourcen bereitgestellt, veralten ihre Fähigkeiten und werden überflüssig, was sich negativ auf den Erfolg Ihres Unternehmens auswirkt.
Ein Fortbildungsbudget sichert die Langlebigkeit Ihres Unternehmens, indem es die Mitarbeiter:innen in die Lage versetzt, sich an künftige Entwicklungen und Veränderungen anzupassen, indem es die notwendigen Ressourcen für ihre Weiterbildung bereitstellt.
Was Sie Ihrem Unternehmen zukommen lassen, kommt auch am anderen Ende wieder heraus. Besser ausgebildete Angestellte brauchen weniger Aufsicht, erscheinen häufiger zur Arbeit und können besser mit den Kund:innen umgehen.
All diese Faktoren werden den Umsatz und den Erfolg des Unternehmens steigern. Wenn Sie jedoch an der Ausbildung Ihrer Angestellten sparen, anstatt in sie zu investieren, hat das katastrophale Folgen.
Das Ausbildungsbudget, das Unternehmen ihren Mitarbeitenden zur Verfügung stellen, ist unterschiedlich. Im Allgemeinen sind sich die Unternehmen der Rentabilität der Ausbildung ihrer Mitarbeiter:innen bewusst. Doch aufgrund der COVID 19-Pandemie hat sich das Ausgabeverhalten der Unternehmen erheblich verändert.
Obwohl viele Unternehmen die physische Ausbildung durch E-Learning-Plattformen ergänzen, um die Ausbildungskosten zu senken, wenden sie immer noch enorme Mittel für die Ausbildung ihrer Angestellten auf.
Dem Branchenbericht zufolge gaben US-amerikanische Unternehmen mit 100 bis 999 Mitarbeiter:innen allein im Jahr 2020 rund 1.678 US-Dollar pro Mitarbeiter:in für Schulungen aus.
Aus dem Bericht geht außerdem hervor, dass große Unternehmen 22 Millionen Dollar für Schulungen ausgeben, während mittelgroße Unternehmen 808.355 Dollar aufwenden. Kleine Unternehmen geben 506.819 Dollar aus.
Für Abby Wilson von LGBTQ-Flags Australia "entspricht das Schulungsbudget, das wir festlegen, in der Regel etwa der Höhe des Gehalts, das wir pro Person haben. Wenn wir können, erhöhen wir es um etwa 2-3 %."
Die Penta Academy setzt ein jährliches Schulungsbudget von 1.000 € fest. Zusätzlich stellt Penta kostenlose Programme und Kurse für Mitarbeitende über deren LinkedIn-Accounts zur Verfügung.
Max Benz, Gründer von Banking Geeks, sagt:
"Bei der Festlegung von Fortbildungsbudgets für Mitarbeiter:innen gibt es einige Faktoren zu beachten. Zunächst müssen Sie den Bedarf Ihrer Mitarbeitenden ermitteln.
- In welchen Bereichen müssen sie sich verbessern?
- Welche Fähigkeiten müssen sie erwerben?"
"Sobald Sie den Schulungsbedarf kennen, können Sie sich über die Kosten der verschiedenen Programme informieren. Sie müssen auch die für die Schulung benötigte Zeit und die daraus resultierenden Produktivitätsverluste berücksichtigen."
"Schließlich müssen Sie ein realistisches und realisierbares Budget festlegen. Wenn Sie all diese Faktoren berücksichtigen, können Sie ein Schulungsbudget aufstellen, das den Bedürfnissen Ihrer Angestellten gerecht wird und gleichzeitig Ihren finanziellen Rahmen nicht sprengt."
Ein detaillierter Personalentwicklungsplan sollte die Qualifikationsdefizite und den Bedarf Ihres Unternehmens berücksichtigen. Er sollte auch die Karrierewünsche Ihrer Mitarbeiter:innen berücksichtigen und eine gemeinsame Basis schaffen, um sie auf ihrem Weg dorthin zu unterstützen.
Sie müssen mit anderen Manager:innen, Ihrem gesamten People Ops-Team und den Mitarbeitenden, die Sie schulen müssen, zusammenarbeiten. Auf diese Weise erhalten Sie einen 360-Grad-Blick auf die Entwicklung der besten Schulungsstrategie.
So ermitteln Sie den Schulungsbedarf Ihrer Angestellten:
Berücksichtigen Sie die folgenden Fragen:
Eine weitere Möglichkeit, die Kosten für die Ausbildung von Mitarbeitenden zu ermitteln, ist diese einfache Formel:
Gesamtjahresgehalt (pro Mitarbeiter) X 1-3% = Fortbildungsbudget.
Ermitteln Sie den Gesamtbetrag, den Sie für jeden Angestellten ausgeben. Dann multiplizieren Sie diesen Betrag mit ein bis drei Prozent des Gehalts. So erhalten Sie Ihr Fortbildungsbudget.
Diese Methode ist ideal, da Sie damit sowohl die Fixkosten (Gehälter der Mitarbeiter, Büromaterial und Ausrüstung) als auch die variablen Kosten (versteckte oder ungeplante Kosten) abdecken können.
Sie können auch eine Personalagentur beauftragen, Ihnen bei der Berechnung Ihres Fortbildungsbudgets zu helfen. Das ist praktisch, wenn Sie es selbst nicht schaffen, es zu berechnen
Außerdem erhalten Sie so den Blick eines Außenstehenden und können versteckte Kosten aufdecken, die Sie bei der Planung vielleicht übersehen haben.
Maciej Kubiak, Leiter der Personalabteilung bei PhotoAiD, berichtet, wie er die Berechnung des Weiterbildungsbudgets auslagert:
"Wir hatten Schwierigkeiten, eine angemessene Strategie für das Fortbildungsbudget zu entwickeln, und nahmen daher die Unterstützung eines externen Personalunternehmens in Anspruch. Mit ihrer Hilfe haben wir ein jährliches Budget für die Weiterbildung unserer Mitarbeiter:innen aufgestellt."
Die Mitarbeitenden wählen die Kurse nicht ganz allein aus. Da die Führungskräfte die Bedürfnisse des gesamten Teams und einzelner Angestellten am besten kennen, besprechen sie die Entwicklungspläne mit ihren Teammitgliedern. Es werden Karriereziele für das gesamte Team festgelegt, die die Führungskräfte den Arbeitgebern vorstellen.
"Infolgedessen wird das Fortbildungsbudget auf die Abteilungen und nicht auf einzelne Mitarbeitende verteilt, und die Führungskräfte sind diejenigen, die die Bedürfnisse des Unternehmens und die Erwartungen der Angestellten miteinander verbinden."
Die Arbeitnehmenden wissen nicht, wofür sie ihr Weiterbildungsbudget ausgeben sollen, und lassen es unangetastet. Das Gerede über die berufliche Zukunft und die dazu erforderlichen Fähigkeiten lassen sie verzweifelt Weiterbildungen auskundschaften.
Um diese Probleme zu vermeiden, können Sie Folgendes tun:
Umfrage zur Bewertung des Ausbildungsbedarfs
Im Folgenden erfahren Sie, wie Sie das Fortbildungsbudget nutzen können, um Ihr Unternehmen voranzubringen und weiterzuentwickeln:
Jede/r Mitarbeitende ist anders.
Eine Einheitslösung für die Schulung von Mitarbeiter:innen hat daher den gegenteiligen Effekt. Andererseits hilft Ihnen die Ermittlung des Schulungsbedarfs, Ihre Angestellten besser kennenzulernen.
Eine Lernkultur bezieht sich auf die Wachstumsmentalität der Arbeitnehmer. Dies ist der Fall, wenn Mitarbeitende bereit sind, zu lernen und das Gelernte anzuwenden, um zum Erfolg ihres Unternehmens beizutragen.
Ein Beispiel für eine gesunde Lernkultur ist das Microlearning von Google.
Die Mitarbeiter:innen senden per E-Mail kurze Vorschläge, was ihrer Meinung nach die andere Person tun kann, um ihre Arbeit besser zu machen. So erfahren sie, was sie richtig oder falsch machen, ohne dass sie mit Informationen überhäuft werden. Es ist auch eine Möglichkeit, Feedback zu geben.
Flüsterkurse werden auch verwendet, um "Anstöße" an Manager:innen zu senden. Nudges sind Erinnerungen, die den Manager:innen helfen, ihre Aufgaben rechtzeitig zu erledigen. Sie erhalten zum Beispiel E-Mails, die sie daran erinnern, an Besprechungen teilzunehmen und konstruktives Feedback zu geben.
Die Pflege einer Lernkultur ergänzt Ihr Fortbildungsbudget. Sie stellt sicher, dass die anschließende Schulung nicht nur ein einmaliger Vorgang ist. Stattdessen üben die Mitarbeiter:innen das Gelernte auch nach der Schulung weiter:
Ein Karriere-Rahmen ist eine visuelle Karte, die Berufsrollen und Berufsfamilien veranschaulicht und Arbeitnehmern hilft, Wachstumsmöglichkeiten innerhalb von Berufsfamilien zu erkennen. Zum Beispiel bilden Buchhaltung, Rechnungsprüfung und Finanzplanung zusammen eine Berufsfamilie.
Im Folgenden finden Sie drei Tipps für die Entwicklung eines beruflichen Rahmens in Ihrem Unternehmen:
Funktion der Rollenkarte auf Zavvy
Durch die Schaffung eines Entwicklungsprozesses können Sie Ihr Schulungsbudget in eine messbare Mitarbeitendenbefähigung verwandeln. Durch die Organisation von Entwicklungsaktivitäten und die Bereitstellung von Lernmaterialien geben Sie den Mitarbeiter:innen die Werkzeuge an die Hand, die sie für ihre Entwicklung benötigen.
Anschließend können Sie Feedback-Sitzungen einplanen, in denen Sie Einblicke in die Leistungen der Mitarbeiter:innen erhalten. Die Mitarbeitenden können auch eine Selbstbeurteilung mittels 360-Grad-Feedback durchführen, um Ihnen ein umfassendes Bild Ihrer Angestellten zu vermitteln.
Befolgen Sie diese Schritte, um einen einzigartigen Entwicklungsprozess in Ihrem Unternehmen zu schaffen:
Beispiel: Entwicklungsplan für einen People Ops Manager auf Zavvy
Erstellen Sie vor Beginn der Ausbildung eine Ausbildungsmatrix, um die aktuellen Qualifikationen für jeden Mitarbeitenden und den Status der Qualifikation zu kennen. Das heißt, ob die Mitarbeiter:innen sie erfüllt haben oder nicht.
Teilen Sie Ihr Matrixmodell mit allen Angestellten des Unternehmens, um sie auf dem Laufenden zu halten. Führen Sie nach der Schulung Probetests durch, um zu bewerten, wie viel die Mitarbeitenden gelernt haben.
Legen Sie Budgetregeln fest, um zu definieren, was passiert, wenn Mitarbeitende ihre Budgets nicht ausschöpfen. Wenn z. B. ein Angestellter eine Auszeit einlegt, muss er den nächsten Mitarbeitenden schulen, der ihn vertritt.
Wenn Sie mit einem kleinen Budget arbeiten, nutzen Sie kostengünstigere Schulungsmethoden wie das Peer-Mentoring, bei dem ein Angestellter einen weniger erfahrenen Mitarbeitenden schult, wie wir im nächsten Abschnitt sehen werden.
Manchmal stehen Sie unter dem Zwang eines knappen Budgets. Das bedeutet leider, dass Sie Ihren Mitarbeiter:innen nicht die entsprechenden Mittel zur Verfügung stellen können, um ihre Weiterbildung zu beginnen. Aber das ist auch Ihr Stichwort, um kreativ zu werden.
Sie müssen nicht unbedingt die Bank sprengen, um Ihren Mitarbeitenden eine praktische Ausbildung zu ermöglichen. Gehen Sie stattdessen Kompromisse ein und ersetzen Sie teure Ausbildungskosten durch billigere Alternativen.
Amazon bietet zum Beispiel virtuelle Schulungen für Mitarbeiter an, die nicht vor Ort sind. Das Unternehmen stellt Ihnen einen Laptop mit allen IT-Ressourcen zur Verfügung, die Sie für diesen Prozess benötigen. Sie können beliebte Tools wie Zoom und Microsoft Teams verwenden, um virtuelle Schulungen in Ihrem Unternehmen zu starten.
Um das Beste aus einer Reise in ein fremdes Land herauszuholen, müssen Sie im Vorfeld planen und recherchieren. Andernfalls überlassen Sie Ihre Erfahrung dem Zufall. Ähnlich verhält es sich mit den Trainingsbudgets: Sie überlassen Ihr Geld und Ihre Zeit dem Zufall.
Um einen besseren ROI zu erzielen, planen vorausschauende Unternehmen die Entwicklung ihrer Angestellten bereits bei der Einstellung. Sie sollten von Anfang an kalkulieren, wie sie neue Talente am besten weiterbilden und an sich binden können und was sie das kosten würde.
Nutzen Sie Learning Management Systeme (LMS), um jeden Schritt des Wegs zu verfolgen und aufzuzeichnen, während Sie kontinuierlich versuchen, Ihre Schulungsbudgets zu optimieren.
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Der Grund dafür, dass diese Schulungen unproduktiv sind, liegt in der Regel an schlechter Recherche, Planung und Anleitung.
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