Der erste Eindruck zählt.
Was für Menschen gilt, trifft auch auf Unternehmen zu.
Ganz gleich, ob sie ein Produkt einführen oder neue Mitarbeitende begrüßen, der Eindruck und die Wirkung sollten erstklassig sein.
Untersuchungen von BambooHR ergaben:
49 Prozent der Mitarbeitenden, die ein effektives Onboarding durchlaufen haben, haben bereits innerhalb der ersten Woche einen Beitrag zu ihrem Team geleistet.
Und da wir heute alles online leben, steigt der Bedarf an einem systematischen und nahtlosen virtuellen Onboarding-Prozess sogar noch weiter.
Ein ideales Onboarding hilft den Mitarbeitenden beim Start in ihre Rolle und zeichnet eine klare Vision für die nächsten drei Tage, drei Wochen oder drei Jahre, die sie im Unternehmen verbringen werden.
Der Onboarding-Prozess hat nichts anderes zum Ziel, als eine solide Grundlage für die Beziehung zwischen dem Unternehmen und dem Mitarbeitenden zu schaffen.
Als Faustregel gilt: Je stärker das Onboarding, desto länger dauert die Beziehung an.
Seit Beginn der Pandemie haben Personalleiter, Personalvermittler und Gründer jedoch immer noch Schwierigkeiten, von der Offline-Einrichtung auf das Online-Onboarding umzuschalten.
Beim virtuellen Onboarding wird Technologie eingesetzt, um die Integration neuer Mitarbeitenden in ein Remote-Team zu erleichtern. Unternehmen nutzen virtuelle oder Remote-Onboarding-Initiativen, damit sich Remote-Mitarbeitende in einem neuen Unternehmen willkommen fühlen und schneller produktiv werden.
Dieser Zeitpunkt ist sowohl für den Arbeitgeber als auch für den Arbeitnehmenden von entscheidender Bedeutung, da er den Ton für den Rest der Arbeitsbeziehung angibt.
Die persönliche Einarbeitung ist zwar ein hervorragendes Mittel, um ein herzliches Willkommen zu schaffen und den Mitarbeitern das Gefühl zu geben, dass sie geschätzt werden, aber sie ist nur ein Teil der Gleichung - unabhängig davon, ob Ihr Unternehmen remote-first ist oder nicht.
Durch die Kombination von aufschlussreichen Videos, aufgezeichneten Botschaften von Führungskräften und einem umfassenden Online-Lernpfad können Unternehmen sicherstellen, dass sich ihre Mitarbeitenden vom ersten Tag an als geschätzte Mitglieder des Teams fühlen.
Es ist ein ganz anderes Gefühl, wenn man den neuen Mitarbeitenden persönlich empfängt, ihm seinen Arbeitsplatz zeigt, ihm die Cafeteria zeigt und ihn seinen Kollegen vorstellt. Aber wenn man all diese Schritte online durchführt, kann man nicht erwarten, dass sich alles so schnell einstellt.
Die Dinge fühlen sich wesentlich weniger persönlich und menschlich an, wenn sich Menschen nur über den Bildschirm treffen.
Sie wären nicht in der Lage, die "Watercooler"-Gespräche mitzubekommen, die stattgefunden hätten, wenn sie in einem physischen Büro gewesen wären. Wenn bedeutungsvolle oder zwanglose Gespräche zwischen den Sitzungen online stattfinden, dann geschieht dies ganz bewusst.
Aber die meiste Zeit passiert das gar nicht.
In diesem Tweet von Kunal Shah, dem Gründer des indischen Einhorns Cred, spricht er über die Herausforderungen der Fernarbeit.
Der virtuelle Onboarding-Prozess läuft natürlich nach ähnlichen Prinzipien ab. Die Gestaltung der Einarbeitung sollte so ansprechend sein, dass die neuen KollegInnen jederzeit wissen, was als Nächstes kommt.
Für Personalverantwortliche kann es eine Herausforderung sein, sich ständig zu bemühen.
Eine Möglichkeit, dies in den Griff zu bekommen, ist die Automatisierung des virtuellen Onboarding-Prozesses mit Hilfe von Software, die End-to-End-Lösungen bietet. Auf diesen Teil werden wir später im Detail eingehen.
Obwohl Videokonferenzanwendungen die Welt auf die bestmögliche Weise verbunden haben, müssen wir noch viel tun, um menschliche Emotionen über Bildschirme zu verstehen.
Es ist schwierig, die Körpersprache, Gestik oder Mimik von Menschen bei Videoanrufen einzuschätzen und noch schwieriger herauszufinden, ob sie Sie richtig interpretiert haben.
Im Gegensatz zum Offline-Setup, bei dem die Neuankömmlinge von ihren Managern und KollegInnen ein klares Bild von ihrer Rolle und dem Unternehmen bekommen haben, kann es sein, dass sie beim virtuellen Onboarding diese Klarheit nicht haben, wenn einer der Schritte nicht gut läuft.
Mangel an Leidenschaft und Begeisterung
Durch diese engen Interaktionen erlebten die Menschen Emotionen und schufen Erinnerungen. Hinzu kommt, dass neue Mitarbeitende immer zusätzliche Energie und Positivität mitbringen. Es ist schwer, ihre Leidenschaft und ihren Enthusiasmus in einer virtuellen Umgebung mit Gleichaltrigen zu teilen.
Die mangelnde Beherrschung bestimmter technischer Tools ist eine der größten Herausforderungen beim Remote-Onboarding.
Die Mitarbeitenden, die in das Unternehmen eintreten, haben möglicherweise noch nie Videokonferenzen, Management- oder CRM-Tools oder Standardtools verwendet, die von ihrem neuen Unternehmen angeboten werden. Daher wird die Lücke groß sein, die Sie mit einer klaren Dokumentation und Erklärung der Software für den neuen Mitarbeitenden beseitigen können.
Das virtuelle Onboarding-Verfahren sollte so reibungslos und nahtlos wie möglich verlaufen. Neue Mitarbeitende werden an ihrem ersten Tag wahrscheinlich eine Mischung aus Aufregung und Nervosität erleben, daher ist es wichtig, diese Erfahrung so positiv wie möglich zu gestalten.
Man kann zwar nicht planen, aber die Planung lässt einen nie im Stich.
Am besten ist es, die Vorfreude auf den ersten Tag zu wecken, noch bevor dieser Tag anbricht. Diesen Schritt nennen wir "Preboarding". Wie bereiten Sie sich also auf das große Ereignis vor?
Senden Sie ihnen vor ihrem ersten Tag eine Willkommens-E-Mail. In dieser Mitteilung können Sie ihnen die ersten Schritte mitteilen, die sie unternehmen sollen, und eine grobe Vorstellung von ihrem ersten Tag vermitteln.
Außerdem können Sie sie fragen, ob sie etwas brauchen oder irgendwelche Bedenken haben, bevor sie ihren Tag beginnen.
Informieren Sie sie darüber, ob sie spezielle Einführungsgespräche mit den Führungskräften, Vizepräsidenten, Abteilungsleitern usw. führen werden. Dies wird ihnen helfen, sich besser vorzubereiten und ihren ersten Tag zu meistern.
Das richtige Preboarding ist ein Thema für sich, aber es ist auch Ihre Chance, sich abzuheben.
Wer liebt keine Geschenke?
Und noch besser ist es, wenn es sich um ein sorgfältig zusammengestelltes Willkommenspaket Ihres neuen Arbeitgebers handelt.
Es ist eine großartige Gelegenheit, neue MitarbeiterInnen zu begeistern - und sie zu motivieren, einen Schnappschuss auf Linkedin zu posten. Ein Willkommenspaket muss unbedingt Teil Ihres virtuellen Onboarding-Prozesses sein.
Was könnte man in diese Pakete packen? Es gibt keine feste Regel.
Als Faustregel gilt: Denken Sie an Dinge, die
Um den Anfang zu machen, hier ein paar Dinge, die ein großartiges Willkommenspaket ausmachen würden:
Darin sollten die wichtigsten Dinge enthalten sein, die sie wissen sollten, bevor sie mit ihren Aufgaben beginnen, wie z. B.:
Diese und viele weitere grundlegende, aber entscheidende Details finden in diesem Handbuch ihren Platz.
Das Ganze muss übrigens nicht unbedingt ein physisches Handbuch sein.
Vielmehr könnte dieser Schritt auch den Zugang zu Online-Informationen enthalten. Beispielsweise über den Zugang zur Preboarding-Software.
Zweifellos wäre dies das beliebteste Element des Willkommenspakets. Sie können sich mit einem Dienstleister zusammentun, der nach Ihren Vorgaben maßgeschneiderte Snackboxen anbietet, oder einen Geschenkgutschein für eine Essensliefer-App hinzufügen.
Einige Beispiele für diese Ressourcen sind Bücher, Kurse, Mitgliedschaften, Konferenztickets oder einfach alles, worüber sie mehr erfahren möchten. Auch wenn sie Snacks und andere Geschenke vielleicht lieber mögen, wird dieser Teil des Willkommenspakets sie zu besseren Fachleuten und Menschen machen.
➡️ Wir haben ausführliche Ideen für Willkommensgeschenke geschrieben, die Sie hier entdecken können.
Manchmal ist es viel einfacher, Antworten zu finden, wenn wir uns in die Lage der Person versetzen, der wir helfen wollen.
In diesem Fall ist diese Person Ihr Mitarbeitender, und die Problemstellung besteht darin, einen effektiven virtuellen Onboarding-Prozess für ihn zu entwickeln. Fragen Sie sich also selbst:
Und nach dem ersten Tag sollten Sie darüber nachdenken:
Um Ihnen bei der Planung des Onboarding-Programms zu helfen, können Sie unseren 30-60-90-Tage-Onboarding-Plan heranziehen, der die Schritte, die neue Mitarbeitende im ersten, zweiten und dritten Monat nach Antritt der neuen Stelle unternehmen sollten, genau aufschlüsselt.
" Die Erwartungen der Arbeitnehmer ändern sich, und wir müssen die Produktivität viel breiter definieren - einschließlich Zusammenarbeit, Lernen und Wohlbefinden, um die berufliche Entwicklung aller Arbeitnehmer, einschließlich der Fachkräfte, der Hochschulabsolventen und derjenigen, die heute im Berufsleben stehen, voranzutreiben. All dies muss mit der Flexibilität einhergehen, wann, wo und wie die Menschen arbeiten."
- Satya Nadella, CEO bei Microsoft
Flexibilität ist wahrscheinlich die wichtigste Erkenntnis, die in den letzten zwei Jahren für die Einstellung und das Management von Mitarbeitenden gewonnen werden konnte.
Es ist eine gute Übung, Ihren neuen Mitarbeitenden einen geplanten und organisierten Onboarding-Prozess zu bieten, aber gleichzeitig ist es auch wichtig, ihnen eine dringend benötigte Atempause zwischen den Aufgaben zu geben.
Lassen Sie sie wissen, dass sie die Dinge in ihrem eigenen Tempo erledigen können und sich an Sie wenden können, wenn sie etwas zu stressig finden. Das heißt nicht, dass Sie keine Fristen setzen können - tun Sie dies nur bewusst dort, wo sie am meisten gebraucht werden.
Ein flexibler Umgang mit Ihren neuen MitarbeiterInnen ist eine der besten Möglichkeiten, um ein qualitatives statt quantitatives Ergebnis zu erzielen. Denken Sie daran, dass der Prozess das Lernen in den Vordergrund stellen sollte, nicht die Ergebnisse.
Obwohl den neuen Mitarbeitern umfangreiche Unterlagen und Ressourcen zur Verfügung gestellt werden, wird ihre Neugierde geweckt, wenn sie sich eingehender mit ihrer Aufgabe befassen, und sie werden hin und wieder weitere Fragen haben. Den Vorgesetzten jedes Mal zu fragen, kann ein wenig unangenehm werden; hier kommt der virtuelle Buddy ins Spiel.
1) Ausreichende Kenntnisse über die Rolle des neuen Mitarbeitenden
2) Gute berufliche Leistungen
3) Kapazität zur Unterstützung der neuen Mitarbeiter
Wie kann dieser Buddy dem neuen Mitarbeiter helfen?
Einen Buddy zu haben, ist eine große Hilfe. Hier finden Sie alles, was Sie über die Durchführung eines Onboarding-Buddy-Programms in Ihrem Unternehmen wissen müssen - einschließlich kostenloser Checklisten.
Wenn sie in einem neuen Unternehmen anfangen, sind die meisten Mitarbeitenden von ihrer neuen Aufgabe begeistert und bemühen sich, mehr als erwartet zu leisten.
Eine andere Seite dieses Szenarios ist, dass sie ängstlich sind und daran zweifeln, ob sie gut genug sind, wenn sie ihren KollegInnen und MentorInnen am Arbeitsplatz begegnen. Um ihnen zu helfen, dieses Gefühl zu überwinden, können Sie ihnen einfache Aufgaben zuweisen und kleinere Meilensteine setzen, die sie zu Beginn erreichen müssen.
Nehmen wir zum Beispiel an, sie sind Vertriebsprofis. In diesem Fall können Sie gemeinsam beschließen, dass das Ziel für die erste Woche darin besteht, ein Treffen mit einem potenziellen Kunden zu vereinbaren, anstatt etwas Unrealistisches und letztendlich Frustrierendes zu wählen.
Wenn sie dieses Ziel erreichen, werden sie automatisch zuversichtlich und inspiriert sein, diese Zahlen zu übertreffen.
Neben den Leistungszielen können Sie sie auch zu informelleren Aktivitäten ermutigen, z. B. jeden Tag einen virtuellen Kaffee mit einem Kollegen zu trinken. Oder 25 % der Schulungsvideos in der ersten Woche abzuschließen.
Unternehmen haben zwar außergewöhnliche Einführungsprozesse, aber nur wenige fragen nach Feedback, was ziemlich alarmierend ist. So erinnern sich beispielsweise nur 26 % der Neueinsteiger daran, dass ihr Arbeitgeber sie um Feedback zur Einstellung und zum Onboarding gebeten hat.
Da neue Mitarbeitende bei einem virtuellen Onboarding noch stärker isoliert sind, führt kein Weg daran vorbei, ständig Feedback einzuholen.
Es gibt den Mitarbeitenden auch die Möglichkeit, die guten und schlechten Aspekte des Prozesses, die geändert werden könnten, zu äußern. Mit Hilfe von Softwarelösungen können Sie diese Check-Ins automatisieren (z. B. durch Umfragen und die Planung von Sitzungen).
Einige Fragen, die der Personalabteilung helfen könnten, ein präzises Feedback zu erhalten:
Ein virtueller Onboarding-Prozess könnte mehrere Dokumentationsrunden, Schulungen, Gruppeninteraktionen, 1:1-Interaktionen mit dem neuen Mitarbeitenden, Orientierungssitzungen und Verwaltungsaufgaben umfassen.
Genauso wie der neue Mitarbeitende einen systematischen Ansatz braucht, um sich in diesem Prozess zurechtzufinden, gilt dies auch für die HR-Teams.
Um Zeit und Energie zu sparen, ist es eine kluge Entscheidung, den Prozess mit Hilfe von Software und verfügbaren Tools zu automatisieren. Für die Personalverantwortlichen wachsender Unternehmen, die neben dem Onboarding ständig mit einer Vielzahl von Aufgaben jonglieren müssen, macht dies einen großen Unterschied.
Selbst engagierte Onboarding-Manager sollten nicht einen großen Teil ihrer Zeit mit dem manuellen Versenden von E-Mails und Einladungen zu Meetings verbringen oder immer wieder dieselben Tools einführen. Stattdessen sind moderne People Ops-Teams erfahrungs- und datengesteuert.
Wenn Sie ein kompromissloses virtuelles Onboarding-Erlebnis bieten möchten, sollten Sie die Automatisierung zu einem unverzichtbaren Bestandteil des Prozesses machen. Mit der Automatisierung richten Sie einmalig intelligente Systeme ein und verabschieden sich von der chaotischen Arbeit in letzter Minute.
Außerdem ersparen Sie sich die mühsame Wiederholung von Aufgaben bei jeder Einstellung eines neuen Mitarbeitenden. Darüber hinaus ist es zweifellos effizienter, zeitnaher und konsistenter als der manuelle Einführungsprozess. Sie können die eingesparte Zeit nutzen, um mehr mit dem neuen Mitarbeitenden zu interagieren und vom ersten Tag an eine engere Beziehung zu ihm aufzubauen.
Ein guter virtueller Onboarding-Prozess integriert sich auch so tief wie möglich in den Arbeitsablauf.
Das bedeutet die Verwendung von Tools wie Slack, Asana und Microsoft Teams. Hier verbringt das Team die meiste Zeit damit, sich in Gruppen zusammenzufinden und mit den MitarbeiterInnen auf einer persönlichen Ebene in Kontakt zu treten. Außerdem wird behauptet, dass das Versenden von Nachrichten über Slack dreimal effektiver ist als das Versenden von E-Mails, um eine Aufgabe zu erledigen.
Um ihnen den Einstieg in diese Gemeinschaften zu erleichtern, können Sie Aktivitäten wie diese planen:
Die Meetings und Slack-Nachrichten stellen nicht unbedingt sicher, dass Sie den neuen Mitarbeitenden auch über die Arbeit hinaus kennen. Eine Möglichkeit, dies zu erreichen, ist die Nachbereitung von 1:1-Meetings ohne Tagesordnung.
Ebenso können Sie sie für gelegentliche Anrufe oder Spielsitzungen mit ihren Teammitgliedern oder Leuten aus anderen Abteilungen einrichten.
Kleine Bemühungen, wie z. B. ab und zu eine Nachricht zu schicken, um sich zu erkundigen, ob es ihnen bei der Organisation gefällt, tragen wesentlich dazu bei, eine persönliche Beziehung aufzubauen.
Aber den Ernst beiseite, reden wir darüber, wie man mit Tools und Ideen spielen kann, um eine Onboarding-Reise zu gestalten, an die sich der Neuankömmling ein Leben lang erinnern wird. Hier sind einige unserer Vorschläge.
Um es interessanter zu machen, können Sie einige Fragen vom Team sammeln und sie als Requisiten verwenden. Das kann so verrückt sein wie die Frage, welche Zeichentrickserie sie als Kind am liebsten gesehen haben, ihr denkwürdigster Facepalm-Moment, ihr liebstes Hobby oder die Frage, was sie als Kind werden wollten.
Das kann eine Yogastunde sein oder eine Runde "Wahrheit und Pflicht", um den neuen Mitarbeitenden zu helfen, sich unter ihre neuen Kollegen zu mischen.
Wenn es etwas gibt, das jeder bei der Remote-Arbeit schmerzlich vermisst, dann sind es die Mittagspausen im Büro, in denen man seine KollegInnen mühelos kennenlernen kann.
Dennoch können wir diese Mittagspausen über Videoanrufe wiederholen, bei denen wir vielleicht nicht das Essen der Mutter unseres Kollegen probieren können, aber dennoch die gemeinsame Zeit genießen können.
Wenn jemand von "Eisbrechern" spricht, denken wir normalerweise an interessante und lustige Fragen, die die Leute stellen.
Sie können den lustigen Teil beibehalten, aber anstatt sich gegenseitig Fragen zu stellen, erstellen Sie eine Willkommenstafel. Auf der Tafel wird eine Tatsache, ein Hobby oder eine seltsame Angewohnheit der Teammitglieder visuell dargestellt, und der neue Mitarbeitende soll herausfinden, zu welcher Person diese Informationen gehören. Das würde ein lustiges Ratespiel ergeben, auf das alle Anwesenden mit Begeisterung reagieren.
Das ist noch nicht alles.
➡️ Hier sind 17 weitere unterhaltsame Onboarding-Ideen, mit denen Sie Ihren neuen Mitarbeitenden ein großartiges Onboarding-Erlebnis bieten können.
So wie sich zwei Menschen nicht ähnlich sein können, so unterscheiden sich auch ihre Fähigkeiten und Vorlieben.
Deshalb ist es wichtig, regelmäßig Feedback zum Onboarding einzuholen. Es wird Ihnen helfen, die Schleifen anzusprechen, die freundlicher gestaltet werden könnten, und es wird Ihnen eine Vorstellung davon geben, was Sie am System für den nächsten Mitarbeitenden ändern müssen.
Die Planung des ersten Tages oder der ersten Woche reicht nicht aus, um den Mitarbeitenden mit seiner Rolle und seinen Aufgaben voll vertraut zu machen.
Denken Sie bei der Gestaltung und Automatisierung Ihres Onboarding-Prozesses langfristig und planen Sie mindestens einen Monat für den Mitarbeitenden ein, noch bevor er seinen Dienst antritt. Stellen Sie sicher, dass Sie bei jedem Schritt genügend Ressourcen, Unterstützung und Zusammenarbeit bereitstellen, damit der Prozess zu einer umfassenden und erfüllenden Erfahrung für den Mitarbeitenden wird.
Die Welt hat sich seit dem Ausbruch der Pandemie um 180° gedreht, und das Onboarding-Erlebnis ist keine Ausnahme. Nicht nur die Arbeitsumgebung hat sich von offline zu online verändert, sondern auch die Art und Weise, wie die Menschen kommunizieren, zusammenarbeiten und ihre Arbeit strukturieren, hat sich drastisch verändert. Infolgedessen hat der Ansatz von 2019 aufgehört zu existieren, und wenn Sie immer noch die gleiche Methode anwenden, ist es Zeit für einen Wechsel.
Es ist kein Geheimnis, dass neue Mitarbeitende während der Einarbeitung in der Regel umfangreiche Verwaltungsaufgaben erledigen müssen.
Die Zahl könnte entmutigend sein, aber der Prozess muss es nicht. Sie können diese Aufgaben in kleinere Abschnitte und Meilensteine unterteilen, die es zu erreichen gilt. Vergessen Sie nicht, die Aufgaben nach Dringlichkeit und Wichtigkeit zu priorisieren.
Auf diese Weise erhält der Mitarbeitende auch einen strukturierten Tagesablauf und kann seine Einarbeitungsaufgaben systematisch erledigen.
Die Automatisierung übernimmt sich wiederholende, unaufregende und monotone Aufgaben und lässt Ihnen mehr Spielraum, um in Ihrer Rolle innovativ zu sein.
Das Beste daran ist, dass, sobald Sie alle Aspekte Ihres Onboarding-Prozesses rationalisiert haben, die Automatisierung die Erfahrung mit besserer Konsistenz als ein Mensch liefern wird.
Die Onboarding-Software von Zavvy wurde entwickelt, um Ihren neuen Mitarbeitern ein außergewöhnliches und erstklassiges Onboarding-Erlebnis zu bieten, ohne Ihre Personalabteilung zu überfordern.
Da sich die Welt ständig weiterentwickelt, wissen wir, dass die Systeme, die 2019 für HR-Manager funktionierten, im Jahr 2022 nicht mehr relevant sein werden. Deshalb leben wir bei Zavvy von Innovation und Improvisation.
Parallel zu dieser Entwicklung bieten wir Ihnen einen Onboarding-Prozess, der Folgendes umfasst:
Fernarbeit erfordert ein virtuelles Onboarding. Auch wenn die meisten Elemente online durchgeführt werden müssen, bedeutet das nicht, dass virtuelles Onboarding nicht auch seine Vorteile hat.
Integrieren Sie virtuelle Aktivitäten, wie das Hochladen eines Begrüßungsvideos und Gamification beim Lernen, und nutzen Sie Tools für die Online-Zusammenarbeit. Um die Wirkung zu maximieren, delegieren Sie die sich wiederholenden und mechanischen Aktionen an Onboarding-Software wie Zavvy und nutzen Sie die wertvolle Zeit, um eine persönliche Interaktion mit den neuen MitarbeiterInnen aufzubauen.
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