Die Suche nach dem/der perfekten Kandidat:in für eine Stelle kann der Suche nach der Nadel im Heuhaufen gleichen – häufig ist sie ein schwieriges Unterfangen, das nicht nur kurzweilig Nerven, sondern auch unwiederbringlich Zeit und Ressourcen kosten kann. Hinzu kommt: Jedes Talent, auch das mit den besten Qualifikationen, muss eine Einarbeitung und möglicherweise auch spezielle Schulungen durchlaufen, ehe es zu einem unverzichtbaren Teil des Unternehmens wird.
Neuen Mitarbeiter:innen müssen in den meisten Fällen Ressourcen und Schulungen zugänglich gemacht werden – erst dann können sie ihre beste Leistung erbringen. Und das will ordentlich geplant sein! Eine Trainingsmatrix ist ein effizientes Tool, das Ihnen hilft, immer den Überblick über die in Ihrem Unternehmen stattfindenden Schulungen zu behalten.
Eine Trainingsmatrix ist eine Tabelle, die alle unternehmensweiten Schulungen sowie Trainingsmaßnahmen zusammenfasst und sie den Mitarbeiter:innen und Teams zuordnet.
Wir betrachten die Trainingsmatrix als das wichtigste Dashboard für Mitarbeiter:innen aus dem Bereich Learning & Development (L&D).
So geht's:
Die Trainingsmatrix gibt einen Überblick über die Schulungsmaßnahmen und Trainingsprogramme von Mitarbeiter:innen und Teams in einem Unternehmen. Sie kann zweidimensional mit Excel oder mit Online-Organisationstools erstellt werden. Die Trainingsmatrix kann auch eine Mischung aus Diagrammen, Harvey Balls, Balken und anderen visuellen Formaten sein.
Man könnte die Trainingsmatrix als eine Zusammenfassung von Entwicklungsplänen (siehe unsere Vorlage hier) mit zusätzlichen unternehmensweiten Programmen für alle Mitarbeiter:innen/Teams betrachten.
Eine Trainingsmatrix ist ein fantastisches Instrument, um eine Übersicht über den Lernbedarf der Mitarbeiter:innen sowie einen Zeitplan für entsprechende Schulungsmaßnahmen zu erstellen. Die Trainingsmatrix fasst anstehende Kurse und Programme zusammen und gibt einen Überblick über die Anforderungen. Fortschritte lassen sich darüber verfolgen.
Kurz: Die Trainingsmatrix hilft, den Schulungs- und Entwicklungsprozess zu rationalisieren.
Der Wert einer erfolgreichen Lern- und Entwicklungsstrategie für Mitarbeiter:innen und Organisationen ist nicht zu unterschätzen. Hier zahlt sich eine gute Planung aus. Diese Zahlen machen es deutlich:
Viele bringen beide Konzepte durcheinander – dabei gibt es grundlegende Unterschiede.
Eine Kompetenzmatrix gibt eine Übersicht über alle Fähigkeiten oder Kompetenzen, über die eine Organisation verfügt. Sie hilft Ihnen, für jedes Teammitglied oder jedes Team Lücken, Stärken und Möglichkeiten zu ermitteln.
Eine Kompetenzmatrix vermittelt also ein Bild der aktuellen Zusammensetzung der Qualifikationen und Kompetenzen innerhalb des Unternehmens. Sie ist ein Analyseinstrument zur Ermittlung des Status quo.
Eine Trainingsmatrix gibt eine Übersicht über alle in einem Unternehmen stattfindenden Schulungsprogramme und den Fortschritt der einzelnen Mitarbeiter:innen.
Praktisch gesehen ist eine Trainingsmatrix Ihr Planungs-Dashboard. Hier können Sie alle Maßnahmen überblicken und Fortschritte bei den obligatorischen und freiwilligen Kursen verfolgen. Außerdem hilft die Trainingsmatrix, gut funktionierende und weniger zielführende Programme zu identifizieren.
Entwicklungspläne definieren die Schwerpunktbereiche und erforderlichen Maßnahmen für die Entwicklung der einzelnen Mitarbeiter:innen.
Sie enthalten in der Regel:
Ihre Kompetenzmatrix ist ein effektives Instrument zur Erstellung von maßgeschneiderten Entwicklungsplänen – und anderer unternehmensweiter Schulungsprogramme.
Es ist schwer, einen effizienten Entwicklungsplan zu erstellen, ohne zu wissen, welche Lücken zwischen den vorhandenen Fähigkeiten der Mitarbeiter:innen und den gewünschten Kompetenzen bestehen.
Und ohne Kenntnis der unternehmensweiten Kompetenzlücken ist es nicht effektiv, alle Mitarbeiter:innen standardisierte Schulungen durchlaufen zu lassen.
Eine Trainingsmatrix fasst alle Aspekte zusammen.
Hier finden Sie eine Schritt-für-Schritt-Anleitung zur Erstellung einer Trainingsmatrix.
>> Abkürzung gefällig? Dann springen Sie direkt zu unserer Excel-Vorlage! <<
Die Erstellung einer Trainingsmatrix in einer Excel-Tabelle erfordert nicht viel, nur ein wenig Planung und Daten aus der Kompetenz- und Entwicklungsmatrix.
Die wichtigsten Bestandteile der Trainingsmatrix sind:
Sie können auch weitere Dimensionen wie das genehmigte Budget hinzufügen.
Das ideale Vorgehen hängt davon ab, wie weit Ihr aktueller Entwicklungsprozess fortgeschritten ist.
Wenn Sie ganz am Anfang stehen, sollten Sie mit einer Bedarfsanalyse und individuellen Entwicklungsplänen beginnen.
Wenn Sie schon etwas weiter sind, sollten Sie eine Kompetenzmatrix und Kompetenzmodelle hinzuziehen, um fundiertere Entscheidungen treffen zu können.
Vergessen Sie nicht, die obligatorischen Dinge hinzuzufügen: Denken Sie an die Einhaltung von Vorschriften, die Onboarding-Prozesse im Unternehmen und die Richtlinien für hybride Arbeitsformen.
Legen Sie für jede:n Mitarbeiter:in eine neue Zeile an. Erstellen Sie Spalten für:
Listen Sie jede geplante Schulung auf.
Berücksichtigen Sie:
Nun, da Sie die Schulungsprogramme den einzelnen Mitarbeiter:innen in Ihrem Unternehmen zugewiesen haben, ist es an der Zeit, sie in Unterthemen aufzuteilen. So können Sie den Fortschritt oder die Entwicklung aller Mitarbeiter:innen am besten verfolgen.
Sie können auch die Anzahl der Themen notieren und den Fortschritt der behandelten Themen verfolgen, indem Sie Häkchen oder andere visuelle Hilfsmittel zum Markieren der einzelnen Themen nutzen. Oder Sie kombinieren es mit der Entwicklungsmatrix.
Jetzt wird es spannend. Die Verfolgung der Fortschritte ist wichtig, um erstens den Erfolg im Nachhinein zu bewerten und zweitens festzustellen, wo das Budget eingesetzt worden ist.
Legen Sie zunächst einen Weg fest, um die Fortschritte aller Beteiligten zu verfolgen.
Beispiel:
Hinweis: Die Kontrollkästchen „Nicht begonnen" und „Abgeschlossen" sind hier die Variablen „FALSCH" und „WAHR". Auf diese Weise ist es einfacher, die Fortschritte zu messen.
Fügen Sie diese Werte dann entsprechend Ihrer Übersicht in die Zellen der Matrix ein.
Bonustipp: Im Idealfall übernehmen Sie diese Daten automatisch von anderen Stellen, z. B. aus individuellen Entwicklungsplänen.
Das erscheint Ihnen ein wenig zu mühselig? Dann sollten Sie sich unsere vollautomatische Software für die Mitarbeiterentwicklung ansehen.
Um das Beste aus Ihrer Analyse herauszuholen, fügen Sie Formeln zur automatischen Berechnung hinzu. Zum Beispiel:
Sie sind sich unsicher? Werfen Sie jederzeit einen Blick auf unsere Vorlage.
So sieht das Ergebnis aus:
Mit unserer Vorlage können Sie in wenigen Minuten Ihre erste Trainingsmatrix erstellen.
Hier geht’s zum kostenlosen Download. Sobald Sie Zugang erhalten haben, klicken Sie auf „Datei" -> „Kopie erstellen" und passen Sie sie nach Ihren Wünschen an.
Excel-Tabellen stellen auf den ersten Blick keinen nennenswerten Kostenfaktor dar, da sie keine Software- und Wartungskosten erforderlich machen.
Allerdings erfordern sie manuellen Aufwand, der notwendig ist, um die Daten einzugeben und sie ständig zu überwachen.
Außerdem sind Excel-Tabellen anfällig für menschliche Fehler und setzen voraus, dass Benutzer:innen mit den Excel-Formeln vertraut sind.
Eine weitere Einschränkung bei der Verwendung von Excel-Tabellen ist ihre Skalierbarkeit. Tabellenkalkulationen sind keine praktikable Lösung für große Unternehmen, die viele Aufgaben zuweisen und die Fortschritte von mehr als 1000 Mitarbeiter:innen in verschiedenen Abteilungen verfolgen müssen.
Der Einsatz einer Software wie der von Zavvy ist eine effektive Lösung, um einen vollständigen, automatisierten Rahmen zu schaffen, ohne sich dabei in komplizierten Prozessen zu verlieren.
Manager:innen und Personalabteilungen nutzen unser Tool, um ihren Mitarbeiter:innen automatisch Aufgaben zuzuweisen, ihr Engagement zu fördern und ihre Fortschritte zu verfolgen.
Mit Lösungen wie Entwicklungsplänen, Rollenkarten und Feedback können Sie mühelos einen effizienten Zyklus für die Entwicklung Ihrer Mitarbeiter:innen einrichten – ohne komplizierte Tabellenkalkulationen.
Setzen Sie sich mit unseren Profis in Verbindung, um mehr über den Aufbau eines leistungsstarken und engagierten Teams für einen langfristigen Erfolg zu erfahren.
Eine Trainingsmatrix in Kombination mit einer Kompetenzmatrix und einem Entwicklungsplan hilft Ihnen dabei, eine Übersicht über die Fähigkeiten und Qualifikationen zu erhalten, die für die Mitarbeit in einem Team, einer Gruppe oder einer Abteilung erforderlich sind.
Auf dieser Basis können Sie projektbezogene oder rollenspezifische Pläne für ihre Mitarbeiter:innen erstellen, welche die nächsten Maßnahmen und erforderlichen Schulungen aufzeigen. Diese Tools helfen Ihnen, Qualifikationslücken zu schließen, Ihre Mitarbeiter:innen zu entwickeln und Ihrem Unternehmen zum Wachstum zu verhelfen.
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