Nie wieder schlechte Mitarbeiterleistung: Lernen Sie, wie man sie effektiv diagnostiziert und angeht

Beeinträchtigen schlechte Leistungen die Produktivität und Moral Ihres Teams?

Schlechte Leistungen anzusprechen ist eine der wichtigsten Aufgaben, die Sie als Personalverantwortliche/r haben. Leider kann sie auch eine der unangenehmsten sein. Mitarbeitende mögen im Allgemeinen keine Kritik, was zu Streitigkeiten führen kann.

Lassen Sie nicht zu, dass mangelhafte Leistungen zur neuen Normalität werden. Es ist an der Zeit, sich von der schlechten Leistung der Mitarbeitenden endgültig zu verabschieden.

In diesem Artikel zeigen wir Ihnen, wie Sie die Ursache für schlechte Leistungen effektiv diagnostizieren können, und geben Ihnen praktische Tipps, wie Sie das Problem so angehen können, dass es zu Verbesserungen führt, ohne die Arbeitsmoral zu beeinträchtigen.

Es macht zwar keinen Spaß, jemandem mitzuteilen, dass er/sie zu wenig leistet, aber Sie werden lernen, wie Sie das Gespräch auf eine positive, hilfreiche Art und Weise gestalten können, die von den Mitarbeitenden geschätzt wird.

Freuen Sie sich auf ein produktiveres und erfolgreicheres Team!

🔄 Was ist negatives Leistungsfeedback?

Negatives Leistungsfeedback zeigt Bereiche auf, in denen sich ein/e Mitarbeiter/in verbessern muss, in der Regel in Bezug auf das Tempo oder die Qualität seiner/ihrer Arbeit. Das Gespräch kann unangenehm sein, aber es kann notwendig sein, um die Ursache zu finden und sie zu beheben.

Sowohl Führungskräfte als auch Mitarbeitende fürchten sich vor negativem Leistungsfeedback. Es kann die Moral zerstören und ist oft ein unangenehmes Gespräch.

Leider kann es unvermeidlich sein, wenn ein/e Arbeitnehmer/in schlechte Leistungen zeigt.

Wenn man weiß, wie man negatives Feedback effektiv und mit einer positiven Einstellung gibt, kann das zu besseren Ergebnissen und einem reibungsloseren Gespräch führen. Auch wenn es im Personalwesen unvermeidlich ist, schlechtes Leistungsfeedback zu geben, gibt es Möglichkeiten, es zu verbessern.

Was ist der Unterschied zwischen Produktivität und Leistung?

Produktivität und Leistung sind zwar miteinander verbunden, sollten aber nicht verwechselt werden.

Ein/e Arbeitnehmer/in kann eine gute Produktivität, aber eine schlechte Leistung haben. Der umgekehrte Fall ist unwahrscheinlich.

Die Produktivität ist im Allgemeinen ein Maß für die Quantität, d. h. für die Menge der von einem/einer Arbeitnehmer/in geleisteten Arbeit.

Andererseits hängt die Leistung von vielen Faktoren ab, ist aber eher ein Maß für die Qualität der Arbeit.

Ein/e Arbeitnehmer/in kann eine Menge Arbeit produzieren (hohe Produktivität). Wenn die Qualität dieser Arbeit jedoch gering ist, kann seine/ihre Leistung trotzdem schlecht sein.

Andererseits ist es unwahrscheinlich, dass ein/e Mitarbeiter/in mit geringer Produktivität gute Leistungen erbringen kann.

Produktivität

Ein Maß für Effizienz
Die Menge des produzierten Outputs pro Einheit des Inputs
Kann gesteigert werden, indem mehr in weniger Zeit erledigt wird
Kann durch die Automatisierung von Aufgaben verbessert werden
Kann durch schnelleres Arbeiten gesteigert werden

Leistung

Ein Maß für die Wirksamkeit
Die Qualität des produzierten Outputs
Kann verbessert werden, indem man die richtigen Dinge besser macht
Kann durch die Entwicklung von Fähigkeiten und Fertigkeiten verbessert werden
Kann durch das Setzen und Erreichen von Zielen verbessert werden

🩺 Wie man schlechte Leistung diagnostiziert

Eine schlechte Leistung zu erkennen, mag offensichtlich erscheinen, aber es gibt einen richtigen und einen falschen Weg, dies zu tun. Um schlechte Leistung richtig zu diagnostizieren, muss man sie messen.

Leistung messen erfordert, dass Sie klare Erwartungen und Ziele festlegen und diese dann verfolgen, um zu sehen, ob die Mitarbeitenden sie erfüllen.

🚨 Vorsicht: Ohne ein System zur objektiven Leistungsmessung kann das Management in die schlechte Gewohnheit subjektiver Beurteilungen verfallen.

Der Versuch, die Leistung ohne entsprechende Daten zu beurteilen, kann zu unvollständigen Ansichten führen und von Persönlichkeitsmerkmalen oder anderen nicht damit zusammenhängenden Faktoren beeinflusst werden.

Ziele und Erwartungen sind nicht nur für das Management wichtig, um die Leistung messen zu können, sondern auch für die Mitarbeitenden, damit sie ihre Rolle verstehen. Damit ein Team gute Leistungen erbringen kann, sollten Sie sich diese Formel merken:

Hohe Leistung = Klare Erwartungen x [Kompetenz + Engagement + Förderliches Klima]

Wie Sie sehen, ist es für die Mitarbeitenden unmöglich, ohne klare Erwartungen ihr Bestes zu geben.

Keine noch so große Kompetenz, kein noch so großes Engagement und keine noch so große Unterstützung reichen aus, wenn ein/e Mitarbeiter/in nicht weiß, was er/sie tun soll.

➡️ Sehen Sie sich die anderen acht Merkmale an, die ein High Performance Team ausmachen.

📉 Wie schlechte Leistung aussieht

Zwar macht jeder Mensch Fehler, aber schlechte Leistungen sollten als Muster oder als wiederholtes Zurückbleiben hinter den Zielen oder Erwartungen betrachtet werden. Wenn möglich, kann es hilfreich sein, die Leistung eines Mitarbeiters/einer Mitarbeiterin mit der des/der nächstgelegenen Kolleg/in zu vergleichen.

Angenommen, ein/e Mitarbeiter/in kann die Erwartungen erfüllen oder übertreffen, während ein/e andere/r dies nicht tut. Versuchen Sie herauszufinden, warum. Vielleicht gibt es einen entscheidenden Aspekt, der die beiden unterscheidet, z. B. die Erfahrung oder die Qualität der Kund/innen, oder es liegt einfach an den Fähigkeiten. Oder, besser gesagt, an mangelnden Fähigkeiten.

Für Mitarbeitende mit besonderen Positionen und Zielen kann dies schwieriger sein.

In einigen Fällen müssen die Erwartungen möglicherweise überdacht und angepasst werden. So kann sich zum Beispiel herausstellen, dass die ursprünglichen Ziele unrealistisch waren, was in einem Gespräch mit dem/der Mitarbeitenden aufgedeckt werden kann.

Wenn Sie zu dem Schluss kommen, dass ein/e Mitarbeiter/in die angemessenen Erwartungen nicht erfüllen kann, kann dies als schlechte Leistung gewertet werden.

Leistungsprobleme sind jedoch nicht unbedingt ein Hinweis auf die Fähigkeiten eines Mitarbeiters/einer Mitarbeiterin.

Andere Gründe, die Sie in Betracht ziehen sollten, sind:

unzureichende Ausbildung;
Mangel an Erfahrung;
unzureichende Unterstützung;
eine zu hohe Arbeitsbelastung;
eine ungewöhnlich schwierige Aufgabe.

Woher kommt schlechte Performance? Häufige Probleme bei der Mitarbeiterleistung

Sie sollten mit dem/der Mitarbeitenden sprechen, um festzustellen, ob einer dieser Gründe für die unzureichende Leistung verantwortlich ist.

Tipp Nr. 1: Ein guter Zeitpunkt dafür ist eine regelmäßige Leistungsbeurteilung.

Tipp #2: Legen Sie die Daten vor, die die schlechte Leistung zeigen, und besprechen Sie, warum sie hinter den Erwartungen zurückbleiben.

Tipp Nr. 3: Vergessen Sie nicht, ein Brainstorming darüber durchzuführen, was Sie tun können, um dies zu ändern.

🔍 6 Beispiele für schlechte Leistungen

Leistungsstandards können je nach Art der Tätigkeit und Unternehmen sehr unterschiedlich aussehen. Hier sind jedoch einige allgemeine Beispiele für schlechte Leistung.

Nichterfüllung der beruflichen Pflichten

Wie bereits erwähnt, ist die Festlegung klarer Ziele und Erwartungen der Schlüssel zur Diagnose von Leistungsschwächen.

Wenn Mitarbeitende ihre Aufgaben und Erwartungen kennen, diese aber wiederholt nicht erfüllen, sind sie nicht leistungsfähig.

Schlechtes Zeitmanagement

Schlechtes Zeitmanagement kann dazu führen, dass ein/e Mitarbeiter/in die Erwartungen nicht erfüllt. Es kann aber auch ein Zeichen für schlechte Leistung an sich sein.

Nehmen wir an, ein/e Arbeitnehmer/in zeigt, dass er/sie seine/ihre Zeit bei der Arbeit ständig schlecht nutzt. In diesem Fall handelt es sich um eine korrigierbare Form der schlechten Leistung.

Geringe Kundenzufriedenheit

In Funktionen, in denen Mitarbeitende mit Kund/innen zu tun haben, müssen sie diese hilfsbereit und professionell behandeln.

Eine niedrige Kundenzufriedenheit ist ein Indikator für eine schlechte Leistung, oder sie deutet einfach auf einen Mangel an menschlichen Fähigkeiten hin.

Unbefriedigende Professionalität

Professionalität ist ein wesentlicher Bestandteil der meisten Unternehmen. Dazu gehört das richtige Verhalten gegenüber Kund/innen, Klient/innen und sogar Mitarbeitenden.

Wenn es wiederholt zu Beschwerden kommt oder die Unternehmensstandards nicht eingehalten werden, müssen Sie eingreifen.

Unzureichende Zusammenarbeit und Kommunikation

In manchen Fällen kann eine unzureichende Zusammenarbeit oder Kommunikation zu schlechten Leistungen einer ganzen Abteilung oder eines Unternehmens führen.

Angenommen, ein/e Mitarbeiter/in hat mehrfach in seiner/ihrer Kommunikations- oder Teamarbeitsfähigkeit versagt. In diesem Fall wird sich dies wahrscheinlich auf seine/ihre Leistung und die seines/ihres Teams auswirken.

Geringe Produktivität

Niedrige Produktivität kann direkt zu schlechter Leistung führen. Selbst Mitarbeitende mit guter Ausbildung und starken Fähigkeiten werden in ihrer Leistung beeinträchtigt, wenn ihre Produktivität niedrig ist.

Geringe Produktivität kann auf schlechtes Zeitmanagement, ineffiziente Prozesse oder mangelnde Motivation zurückzuführen sein.

Glücklicherweise können Sie viele dieser Fälle von schlechter Leistung mit Feedback angehen.

🤝 Wie man eine negative Leistungsbeurteilung auf positive Weise abgibt

Eine wirksame Rückmeldung über schlechte Leistungen erfordert Taktgefühl und eine zukunftsorientierte Strategie. Dieses Gespräch kann für beide Seiten unangenehm sein, also tun Sie, was Sie können, um das Gespräch positiv zu gestalten.

Ein ausgewogenes Verhältnis zwischen negativem und positivem Feedback ist eine gute Strategie, um Kritik zu üben, ohne die Arbeitsmoral zu beeinträchtigen. Achten Sie auch darauf, negatives Feedback mit Daten zu untermauern.

Tipp: Wenn Sie konkrete Beispiele anführen, wirkt das Gespräch weniger wie ein persönlicher Angriff und mehr wie eine objektive Beobachtung.

➡️ Anhand dieser Beispiele können Sie lernen, wie Sie mit negativem Mitarbeiterfeedback umgehen.

Es ist auch wichtig, eine negative Leistungsbeurteilung als Chance zur Verbesserung zu sehen und nicht nur als Ermahnung. Stellen Sie die Ursachen für die schlechte Leistung fest und zeigen Sie Lösungen auf, wie das Problem gelöst werden kann. Dieser zukunftsorientierte Ansatz macht deutlich, dass Sie helfen wollen, und führt hoffentlich dazu, dass der/die Mitarbeiter/in kooperativer ist.

➡️ Mit diesen Beispielen für konstruktives Feedback lernen Sie, wie Sie eine negative Leistungsbewertung in eine Chance zur Verbesserung umwandeln können.

Bieten Sie dem/der Mitarbeitenden an, seine/ihre Arbeitsabläufe zu überprüfen und nach Möglichkeiten zu suchen, sie effizienter zu gestalten, da sich Ihr Feedback zu schlechten Leistungen auf die Produktivität konzentriert.

Tipp: Sie sollten hilfreiche Vorschläge zur Verbesserung der Produktivität des Mitarbeiters/der Mitarbeiterin machen, anstatt ihm/ihr nur zu sagen, er/sie solle schneller werden.

Im Folgenden finden Sie einige weitere Beispiele für wirksame Methoden, um negatives Leistungsfeedback zu geben:

"Dein Output war im letzten Quartal merklich geringer als in den beiden vorangegangenen. Hat sich etwas geändert, was die Dinge erschwert oder deinen Prozess verlangsamt? Ich würde gerne einige Aufgaben mit dir durchgehen, um nach einfacheren Methoden zu suchen, die dir Zeit und Mühe sparen."

"Deine Arbeit am letzten Projekt war wirklich solide, aber einige deiner Teammitglieder hatten das Gefühl, dass sie gegen Ende im Dunkeln tappten. Ich verstehe, dass du dich auf deine Aufgaben konzentrieren willst, um den Abgabetermin einzuhalten, aber deine langsame Antwort auf E-Mails führte zu Verzögerungen für andere Teammitglieder. Könntest du bitte in Zukunft versuchen, der Beantwortung von E-Mails zumindest zu Beginn und am Ende eines jeden Arbeitstages Priorität einzuräumen? Es wäre besser für das Unternehmen, eine Fristverlängerung zu beantragen, als andere Teammitglieder zu ignorieren.

"Dies ist zwar kein Kommentar zu deiner Leistung an sich, aber es gibt ein Problem, das wir gerne besprechen möchten. Es scheint, dass du in letzter Zeit durch einige persönliche Gespräche bei der Arbeit abgelenkt wurdest. Wir ermutigen dich zwar, dich mit deinen Kolleg/innen auszutauschen und dich mit ihnen zu verbinden, aber es ist unprofessionell, persönliche Gespräche zu führen, wenn Kund/innen und Kolleg/innen auf deine Hilfe warten. Wenn du mit Kund/innen zu tun hast, machst du deine Sache gut. Wir möchten, dass du dem Vorrang vor persönlichen Gesprächen einräumst, die bis später warten können."

Wie Sie sehen können, ist der Ton in jedem dieser Beispiele freundlich und unterstützend, wo immer es möglich ist, obwohl es schwierig ist, die zugrundeliegende Negativität der Feststellung einer schlechten Leistung vollständig zu verbergen.

Tipp: Indem Sie Unterstützung und positives Feedback anbieten, um das negative Feedback auszugleichen, können Sie den allgemeinen Ton des Gesprächs neutral halten, um die Moral nicht zu beeinträchtigen und den Mitarbeitenden für Ihre und die Kommentare anderer empfänglich zu machen.

💡 3 Dinge, die Sie beachten sollten, wenn Sie schlechtes Leistungsfeedback geben

Warum geben Manager/innen ihren Mitarbeitenden schlechtes Leistungsfeedback?

Oft kommt es auf drei Hauptfaktoren an: Zeitpunkt, Ort und Nachbereitung.

Der empfohlene Zeitpunkt für ein negatives Feedback über schlechte Leistungen ist kurz nach einem entsprechenden Ereignis oder bei der nächsten geplanten Überprüfung. Ziel ist es, dem/der Mitarbeitenden zu helfen, sich klar an das Ereignis zu erinnern, damit er/sie Ihnen eine möglichst genaue Erinnerung an die entsprechenden Faktoren geben kann.

Auch der Ort, an dem Sie Ihr Feedback geben, ist wichtig. Schlechtes Leistungsfeedback sollte nur unter vier Augen und idealerweise an einem neutralen Ort gegeben werden. Regelmäßige Beurteilungen in einem gemeinsamen Konferenzraum sind ein guter Ort. Vermeiden Sie es, über die schlechte Leistung eines Mitarbeiters/einer Mitarbeiterin an einem Ort zu sprechen, an dem andere Mitarbeitende mithören könnten.

Tipp: Am besten vereinbaren Sie ein privates Treffen unter vier Augen.

Schließlich ist die Rückmeldung über schlechte Leistungen ein Prozess.

Die Identifizierung eines Problems ist nur der erste Schritt. Danach müssen Sie Lösungen finden und mit dem/der Mitarbeitenden zusammenarbeiten, um diese zu erreichen.

📈 5 Tipps zur Verbesserung schwacher Mitarbeiterleistungen

Wie in der Gleichung weiter oben in diesem Artikel beschrieben, werden im Folgenden die Komponenten von Spitzenleistungen näher betrachtet und Tipps für die Anwendung dieser Faktoren auf einen leistungsschwachen Mitarbeitenden gegeben.

➡️ Informieren Sie sich über 17 weitere Methoden zur Verbesserung der Mitarbeiterleistung in Ihrer Organisation.

1. Setzen Sie klare Leistungsziele

Ohne klare und erreichbare Leistungsziele wird es für die Mitarbeitenden schwieriger sein, ihre Aufgaben erfolgreich zu erfüllen.

Wenn ein/e Mitarbeiter/in unterdurchschnittliche Leistungen erbringt, sollten Sie als Erstes seine/ihre Leistungsziele überprüfen, um sicherzustellen, dass sie leicht verständlich und angemessen sind.

Tipp Nr. 1: Zu hoch gesteckte Leistungsziele sind selbst für die fähigsten Mitarbeitenden eine Herausforderung und führen zu Frustration und dem Gefühl der Ungerechtigkeit.

Tipp Nr. 2: Auch zu niedrig angesetzte Leistungsziele motivieren die Mitarbeitenden nicht, effizient zu arbeiten, was zu einem Gefühl der Langeweile und mangelnder Herausforderung führen kann.

Klare und angemessene Leistungsziele (mit ausreichender Schulung) sind für die Förderung hocheffizienter Mitarbeitender von Vorteil.

2. Bieten Sie Unterstützung zur Verbesserung der Leistung an

Für Mitarbeitende, die klare und angemessene Leistungsziele nicht erreichen, ist die Unterstützung ihrer Fähigkeit, sich zu verbessern, von entscheidender Bedeutung.

Ein schlechtes Leistungsfeedback, ohne Lösungen für Veränderungen anzubieten, kann den Eindruck erwecken, dass das Unternehmen nicht bereit ist, in den Erfolg der Mitarbeitenden zu investieren, und sie auf sich allein gestellt sind, um sich zu verbessern oder die Konsequenzen zu tragen.

💡 Lassen Sie sich von unserer Vorlage für einen Leistungsverbesserungsplan inspirieren.

Wenn Sie der Meinung sind, dass ein/e Mitarbeiter/in seine/ihre Leistung verbessern kann, schlagen Sie ihm/ihr diese Möglichkeiten vor.

Wenn das Problem besonders komplex ist, sollten Sie den/die Mitarbeiter/in fragen, ob er/sie Ideen hat, was ihn/sie behindert oder wie er/sie seine/ihre Situation verbessern kann.

Tipp: Sie können auch in Erwägung ziehen, ein Coaching- oder Mentoring-Programm zu organisieren. Ein Leistungscoaching kann Ihnen wertvolle Einblicke in die Schwierigkeiten geben, mit denen Ihre Mitarbeitenden konfrontiert sind und die Ihnen möglicherweise nicht bewusst sind.

3. Sammeln Sie Erkenntnisse der Mitarbeitenden über Motivation und Arbeitszufriedenheit

Sprechen Sie mit dem/der Mitarbeitenden nicht nur über Schwierigkeiten oder Hindernisse, die ihm/ihr im Weg stehen, sondern auch über seine/ihre Arbeitszufriedenheit und Motivation in seiner/ihrer Position. Diese beiden Dinge hängen wahrscheinlich zusammen und können auch von der Leistung des Mitarbeiters/der Mitarbeiterin abhängen.

Ein/e Arbeitnehmer/in, der/die mit seiner/ihrer Position unzufrieden ist, hat vielleicht nicht den Antrieb oder die Motivation, sich um hohe Leistungen zu bemühen. Eine Umschulung und neue Ziele, auf die man hinarbeiten kann, können ausreichen, um eine/n Mitarbeiter/in zu entflammen und seine/ihre Arbeitsleistung zu steigern.

4. Führen Sie 360-Grad-Leistungsbewertungen ein

360-Grad-Leistungsbeurteilungen sind eine revolutionäre neue Methode, um die Leistung von Mitarbeitenden zu bewerten und ihnen Feedback zu geben. Anstelle von stressigen Jahresgesprächen zwischen einem/einer Mitarbeiter/in und dem Management werden bei 360-Grad-Bewertungen mehrere Kolleg/innen befragt, um mehr Meinungen und Erkenntnisse zu erhalten.

Mit dieser Methode können Sie Ihren Mitarbeitenden ein kontinuierliches Feedback aus verschiedenen Quellen geben, einschließlich des Feedbacks nach oben und nach unten. Auf diese Weise sind die Bewertungen nicht einseitig, und der/die Mitarbeiter/in wird die Ergebnisse eher akzeptieren, da er/sie sie anderen zur Verfügung stellt.

5. Seien Sie auf Abwehrreaktionen vorbereitet

Vor allem, wenn Sie kein 360-Grad-Feedback eingeführt haben, müssen Sie sich auf verschiedene Reaktionen von Mitarbeitenden einstellen, die bei der Leistungsbeurteilung schlechtes Feedback erhalten. Es ist gut möglich, dass einige Mitarbeitende abwehrend reagieren.

Diese Reaktion beruht häufig auf der Befürchtung, dass ihre niedrigen Punktzahlen ihren Arbeitsplatz gefährden.

Sie können diese Befürchtungen jedoch zerstreuen, indem Sie ihnen Ihre Bereitschaft und Ihren Wunsch vermitteln, ihnen bei der Verbesserung ihrer Leistung zu helfen.

Dennoch könnten einige Mitarbeitende negativ reagieren. Sie könnten die Kritik zum Beispiel als unfair, ungerechtfertigt oder falsch empfinden. Daher ist es wichtig, schlechte Leistungsbeurteilungen mit Daten zu untermauern.

Tipp: Es ist auch eine gute Idee, negative Kommentare so weit wie möglich durch positives Feedback auszugleichen.

Ziel ist es, konstruktive Kritik zu üben, ohne die Arbeitsmoral zu beeinträchtigen.

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Anstatt sich vor den regelmäßig stattfindenden Gesprächen mit der Geschäftsleitung zu fürchten, bei denen ihre Leistung besprochen wird, können sie von ihren Teammitgliedern und Kolleg/innen ein ständiges Feedback darüber erhalten, in welchen Bereichen sie besonders gut sind und was verbessert werden könnte.

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Sie denken vielleicht, dass es sich nicht lohnt, Ihre Feedback- und Bewertungsmethoden zu ändern, aber wenn Sie es einmal getan haben, werden Sie sich fragen, warum Sie so lange gewartet haben. Unsere Software macht es bemerkenswert einfach,:

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