Warum ihr Unternehmen Rollenklarheit zur Priorität machen sollte - und wie es geht

Sie haben einige der besten Talente Ihrer Branche eingestellt, in Ihre Einarbeitungsprozesse investiert, das Wohlbefinden Ihrer Mitarbeitenden in den Vordergrund gestellt und eine Unternehmenskultur entwickelt, die sich sehen lassen kann. Aber irgendetwas fehlt noch! 

Haben Sie das Gefühl, dass Ihre Mitarbeitenden nicht mehr wissen, was sie eigentlich tun sollen?

Vielleicht bemerken Sie Streitigkeiten zwischen Kollegen oder sie machen Fehler, weil niemandem klar ist, dass sie für eine wichtige Geschäftsaufgabe zuständig sind.

All dies sind Anzeichen dafür, dass Ihren Mitarbeitenden ihre Rollenklarheit fehlt.

🔍 Was ist Rollenklarheit?

Rollenklarheit verhindert Stress und Verwirrung, wenn Sie Ihren Mitarbeitenden absolute Gewissheit über ihre Hauptaufgaben bei der Arbeit geben und einen Kontext bieten, der zeigt, wie ihre individuellen Verantwortlichkeiten in das Gesamtbild Ihres Unternehmens passen. 

Zu diesen spezifischen Verantwortlichkeiten können gehören:

• Aufgaben/Tasks
• Zu erbringende Leistungen 
• Prozesse 
• Ziele
• KPIs 

Wenn die Rollenklarheit eindeutig ist, können Sie davon ausgehen, dass ein Mitarbeitender seine eigenen Ziele kennt, weiß, welche Aufgaben seine Kolleg:innen haben und wie sie für den Geschäftserfolg ineinandergreifen. Wie Zahnräder in einem Rad! 

Jordann M. Andrusiak, Beraterin und Direktorin für Unternehmenslösungen bei Synergy Capital Solutions, erklärt,

‍"Klarheit ist ein entscheidendes Element in der Organisation, und Organisation ist die Grundlage des Geschäfts. Durch die Betonung von Klarheit sehen die Mitarbeitende, wie ihre Arbeit zum größeren Wohl des Unternehmens beiträgt, was zu einer besseren Leistung führt."

⁉️ Was ist Rollenmehrdeutigkeit?

Im Gegensatz dazu ist Rollenunklarheit das, was passiert, wenn ein Mitarbeitender keine Gewissheit über seine Aufgabe hat.

Und das ist häufiger der Fall, als man denkt: Nur 60 % der Arbeitnehmenden stimmen der Aussage zu, dass sie klare Erwartungen an ihre Rolle haben. Wenn sich die Leistungsziele und die Verantwortlichkeiten ständig ändern, bietet dies viel Raum für Verwirrung. 

Rollenunklarheiten können in alten und neuen Unternehmen jeder Größe auftreten. Startups mit fließenden Arbeitsabläufen haben oft einen "Alle Mann an Deck"-Ansatz, da sie das Wachstum ihres neuen Unternehmens beschleunigen.

Aber auch bestehende Unternehmen haben es nicht leicht - wenn sie unter Größen- und Innovationsdruck stehen, entsteht Verwirrung. 

Zu den Nachteilen der Rollenkonfusion gehören: 

• Überschneidungen von Aufgaben - wenn zwei oder mehr Mitarbeitende dieselbe Arbeit verrichten, ist das ein Rollenkonflikt und eine Verschwendung von Ressourcen. 
• Fehlkommunikation - große, weit verteilte Teams leiden oft unter Kommunikationsproblemen und unklaren Anweisungen, die durch Rollenklarheit gemildert werden können.   
• Reibereien zwischen Mitarbeitenden: Wenn die Aufgaben nicht klar verteilt sind, wird der Schwarze Peter häufig von einer Person zur anderen oder an eine andere Abteilung weitergegeben. Eine transparente Rollenverteilung stärkt das Vertrauen zwischen den Kolleg:innen. 

❗️ Warum ist Rollenklarheit wichtig?

In manchen Arbeitssituationen kann Rollenklarheit eine Frage von Leben und Tod sein. Naga Siddharth, Vizepräsident der Personalabteilung von Supr Daily, erläutert, warum Pilot:innen absolute Rollenklarheit brauchen, wenn sie fliegen. 

"Ihr Leben hängt buchstäblich von ihrer Arbeit ab. Jeder von ihnen weiß, was er zu tun hat, wie er es zu tun hat und wann er es zu tun hat.

Wenn der verantwortliche Pilot die Kontrolle übernimmt, ruft er "mein Flugzeug", und der andere Pilot antwortet mit "dein Flugzeug" zur Bestätigung. Es gibt keine Fälle von "aber ich dachte, ....".

Dieses Modell beruht auf einer nahtlosen Übergabe von einer Kolleg:in zur nächsten, um sicherzustellen, dass die Aufgabe reibungslos und ohne Fehlermöglichkeit erledigt wird. Wenn aber nicht so viel auf dem Spiel steht wie bei einem Flugzeugabsturz, welche Vorteile hat dann eine klare Rollenverteilung in einem traditionellen Unternehmen? 

Leistung

Eine klare Rollenverteilung am Arbeitsplatz führt zu einem größeren Engagement der Mitarbeitenden, so dass Ihr Team mit seiner Arbeit zufriedener ist.

Diese Studie des International Journal of Service Industry Management zeigt den Zusammenhang zwischen Rollenklarheit und verbesserter Arbeitszufriedenheit, organisatorischem Engagement und Qualität des Kundendienstes.

Eine echte Erinnerung daran, dass die Investition in Rollenklarheit eine Win-Win-Situation für Ihr Unternehmen darstellt. 

Vermeidung von Burnout 

Andererseits ist mangelnde Rollenklarheit einer der fünf Hauptgründe, warum Mitarbeitende unter arbeitsbedingtem Stress oder Burnout leiden. Die Mayo Clinic stimmt dem zu und führt Burnout als Folge unklarer Erwartungen an die Arbeit an. 

"Wenn Sie sich nicht im Klaren darüber sind, welche Befugnisse Sie haben oder was Ihr Vorgesetzter oder andere von Ihnen erwarten, werden Sie sich bei der Arbeit wahrscheinlich nicht wohlfühlen.

Mitarbeiterbindung 

In der Zeit der großen Resignation ist es für Unternehmen von entscheidender Bedeutung, ihre Spitzenkräfte zu halten. Und wir wissen, dass 94 % der Mitarbeitenden länger bei einem Unternehmen bleiben, wenn dieses in ihre Entwicklung investiert. Warum also sollten Sie es Ihren Mitarbeitenden nicht leichter machen, Ihrem Unternehmen treu zu bleiben, indem Sie: 

• ihre derzeitige Rolle skizzieren
• vorhersagen, wie ihre Rolle in Zukunft aussehen wird
• ihnen einen definierten Karrierepfad ermöglichen? 

👩 Warum ist Rollenklarheit in Teams wichtig?

Rollenklarheit ist ein Prozess, der sich leicht in die Einarbeitung neuer Mitarbeitender integrieren lässt, um sie dabei zu unterstützen, ihren neuen Arbeitsplatz kennenzulernen. 

Wenn Ihre Teammitglieder jedoch schon seit Jahren in Ihrem Unternehmen mit Ihnen zusammenarbeiten, ist ihre Vorstellung davon, was die einzelnen Aufgabenbereiche beinhalten, oft fest verankert.

Wie können Sie also messen, ob mangelnde Rollenklarheit ein Problem bei bestehenden Mitarbeitenden ist? 

Hier sind 2 Strategien zur Rollenklarheit: 

• Verteilen Sie einen einfachen Fragebogens zur Rollenklarheit
• Führen Sie eine Übung zur Rollenklarheit wie dem Acid Test durch.

📏 Wie kann man Rollenklarheit messen?

1. Wie man einen Fragebogen zur Rollenklarheit erstellt 

Starten Sie eine Umfrage zur Rollenklarheit in Ihrem gesamten Team oder Ihrer Organisation, um festzustellen, ob die Rollenklarheit gesichert ist oder verbessert werden muss.

Bitten Sie Ihre Mitarbeitenden, auf die Aussagen wie folgt zu antworten: Stimme überhaupt nicht zu, stimme nicht zu, stimme weder zu noch nicht zu, stimme zu oder stimme voll und ganz zu. 

Senden Sie den Fragebogen an Ihr gesamtes Unternehmen, um einen Eindruck davon zu erhalten, ob Rollenklarheit besteht. Wenn Sie ein allgemeines, ehrliches Feedback wünschen, bitten Sie Ihre Mitarbeitenden, den Fragebogen anonym auszufüllen.

Wenn Sie jedoch genauere Informationen über die spezifischen Bereiche Ihres Unternehmens benötigen, in denen es an Rollenklarheit mangelt, sollten Sie auch Namen und Berufsbezeichnungen erfassen. 

2. Wie man eine Übung zur Rollenklarheit erstellt: der Acid Test 

Mike Clark, Trainer und Coach für Unternehmen, erklärt, dass der Acid Test dazu dient, "zu überprüfen, ob jeder weiß, wem er unterstellt ist und wer ihm unterstellt ist, und darüber hinaus zu klären, was die Mitarbeitenden in ihrer Rolle tun sollen: Warum sind sie beschäftigt?"

Der Test funktioniert, indem jeder Mitarbeitende gebeten wird, die drei bis fünf wichtigsten Aufgaben aufzuschreiben, die er in seiner Funktion zu erfüllen hat. Sie überprüfen diese Aufgaben, um zu sehen, wie sie mit Ihren drei bis fünf Rollenmerkmalen übereinstimmen. 

Clark verrät, 

‍"Ich stelle oft fest, dass der erste Grund, der Hauptgrund für die Einstellung, normalerweise ziemlich klar ist. Beim dritten Grund fangen wir an, uns ein bisschen in einer Grauzone zu bewegen und die Chancen, dass die Gründe völlig übereinstimmen, sind oft nicht mehr so groß. Wenn Sie die Stärken Ihres Teams ausschöpfen wollen, sollten Sie sich über ihre Rolle im Klaren sein.”

📈 Wie kann man Rollenklarheit verbessern?

Die Lösungen von Zavvy zur Mitarbeitendenentwicklung unterstützen Unternehmen bei der Erstellung relevanter Kompetenzrahmen und der Klärung von Rollen. Jede Rolle ist klar definiert und mit einem “seniority level” versehen, so dass es keine Zweifel darüber gibt, wofür jeder Mitarbeitende und seine Kollegen verantwortlich sind. 

"Die Schaffung von Rollenklarheit ist einfach, wenn man sich darauf vorbereitet."

"Wie jeder andere Prozess im Unternehmen muss auch die Klärung von Rollen gut durchdacht sein. Es kann sich nicht um ein mündliches Briefing handeln, in dem die Rollen der Mitarbeitenden erklärt werden."

"Sie sollte sich auf ausführliche schriftliche Unterlagen stützen. Legen Sie daher immer eine ausführliche Stellenbeschreibung mit detaillierten Angaben zur Position vor."

Sie können auch die Aufgaben der anderen Teammitglieder aufführen und so die Grenzen aufzeigen. Stellen Sie sicher, dass diese Informationen für Ihre Mitarbeitenden jederzeit verfügbar sind."

- Nina Pączka, Community Managerin von Myperfectresume 

Tipp: Nutzen Sie die Ergebnisse Ihres Fragebogens zur Rollenklarheit und des Acid Tests, um die Rollen innerhalb Ihres Unternehmens zu definieren. 

1. Erstellen Sie Rollenkarten für Mitarbeitende 

Erzielen Sie ein hohes Maß an Rollenklarheit, indem Sie die Kompetenzen der Mitarbeitenden definieren und auf Rollenkarten festhalten, um Verwirrung zu vermeiden. 

In einer gut durchdachten Rollenkarte wird genau beschrieben, welche Fähigkeiten und Fertigkeiten erforderlich sind und wie die Arbeit ausgeführt werden soll. 

Am besten ist es, wenn die Personalabteilung Branchenexpert:innen in diese Aufgaben einbezieht, um entsprechende Kompetenzrahmen zu erstellen.

Bei einer Rolle als Datenwissenschaftler:in würden Sie zum Beispiel nicht erwarten, dass die Personalabteilung die komplizierten Details dieser technischen Rolle versteht - stattdessen sollte sie sich an Fachleute wenden, die das wissen.

2. Definition von Schwerpunkten für die Mitarbeitenden

Im Rahmen des Entwicklungszyklus Ihrer Mitarbeitenden werden die Teammitglieder ermutigt, sich an der Festlegung ihrer eigenen Schwerpunktbereiche zu beteiligen. Wie können sie dies aber erreichen? 

Warum lassen Sie sich nicht von Dave Girouard, dem CEO von Upstart, inspirieren, der sich Gedanken über #WWYRD, oder was würde Ihr Nachfolger tun, macht? 

Er erklärt:

"Eine weitere mentale Übung, die ich mir angewöhnt habe, ist die Überlegung, was passieren würde, wenn mein Vorstand morgen zusammenkäme und mich feuern würde. Was wäre, wenn sie sagen würden:

"Dave, danke, dass du dabei warst. Du bist fertig. Und sie gingen los und suchten den allerbesten CEO der Welt, der mich wie einen Idioten aussehen lassen würde? Was würden sie anders machen, als ich es tue? Ich denke eine Weile darüber nach, und dann sage ich mir: "Warum zum Teufel machst du das nicht?"

3. Verwenden Sie Rahmenbedingungen für die berufliche Entwicklung 

Mit den vorhandenen Kompetenzen, Rollenkartenvorlagen und Schwerpunktbereichen, bildet dies die Grundlage für Ihre Vorlagen für die berufliche Entwicklung. Manager können einen Mitarbeitendenentwicklungsplan überwachen und unterstützen, der den Fortschritt und die Abschlussquote des Einzelnen anzeigt. 

Ihre Rahmenbedingungen werden folgende Punkte umfassen:

• Die Rollen in Ihrem Unternehmen
• Die Rollen, in die jedes Teammitglied aufsteigen kann 
• Etappen, die sie erreichen müssen, um auf ihrem Entwicklungspfad voranzukommen

➡️ Lassen Sie sich von diesen Beispielen für die Laufbahnentwicklung inspirieren. 

‍

Wann sollte man für Rollenklarheit sorgen? 

"Viele Teamleitende haben sich dabei ertappt, dass sie bei der Einstellung von Mitarbeitenden, die sie in ihrem Team haben wollen, sagen: "Das werden wir schon herausfinden", aber es ist ein großer Fehler, Mitarbeitende einzustellen, ohne sich darüber im Klaren zu sein, was eine Rolle beinhaltet. Machen Sie sich klar, was Sie brauchen, erstellen Sie die Stellenbeschreibung und stellen Sie dann ein."
‍- Tom Ferry, Immobilien-Coach 

Zu wissen, wann in Ihrem Unternehmen Rollenklarheit herrschen sollte, kann sehr komplex sein. Wenn sich Ihre Struktur und Ihre Prozesse weiterentwickeln, sollten Sie diesen Bereich regelmäßig begutachten und überprüfen. 

Wann ist also der richtige Zeitpunkt, um Rollenklarheit zu schaffen? 

• Während der Personalbeschaffung - in dieser sehr frühen Phase sollten Sie die richtigen Kandidat:innen mit klaren Rollendefinitionen ansprechen. Verteilen Sie diese in Ihren Stellenanzeigen oder bewerben Sie sie während des gesamten Bewerbungsverfahrens. 
• Während der Einarbeitung - helfen Sie Ihrem neuen Mitarbeitenden, seine Rolle zu verstehen und wie sie in die Gesamtstruktur Ihres Unternehmens passt. 
• Bei der Leistungsbeurteilung - die Rollenklarheit sollte im Rahmen des Entwicklungsplans Ihres Mitarbeitenden überprüft werden. Überprüfen Sie, ob die Erwartungen Ihres Mitarbeitenden noch mit dem Unternehmen übereinstimmen, und weisen Sie auf etwaige Änderungen der Rolle hin.  
• Umstrukturierung - von Entlassungen bis hin zu Übernahmen: Stellen Sie sicher, dass jeder Mitarbeitende seine genauen Aufgaben kennt, wenn es in Ihrem Unternehmen zu strukturellen Veränderungen kommt.
• Nachfolgeplanung - wenn Sie eine Kandidat:in mit einer vielversprechenden Zukunft in Ihrem Unternehmen identifiziert haben, sollten Sie Klarheit über den Entwicklungsrahmen schaffen, den diese Person bis zu ihrer Nachfolge durchlaufen wird. Dazu können auch Beförderungen und Quereinstiege gehören. 

Wie man Rollenklarheit in hybriden Teams schafft 

Kommen wir nun zu einem weiteren wichtigen Punkt: der Remote Arbeit. Selbst wenn Sie in Ihrem bürobasierten Unternehmen ein vernünftiges Maß an Klarheit hatten, können die Grenzen verschwimmen, wenn Sie zu einer Remote- oder hybriden Arbeitsumgebung wechseln. Das hybride Modell ist für viele Unternehmen noch relativ neu, und es gibt immer noch ein gewisses Maß an "Einfinden" am virtuellen Arbeitsplatz.

"Klarheit ist einer der stärksten Indikatoren für den Erfolg heutiger Unternehmen, vor allem, wenn sie zunehmend verstreut arbeiten.
‍- Erica Keswin, Autorin von "Bring Your Human to Work". 

Rollenunklarheit kann auch in der Kommunikation auftreten - wenn die eine Hälfte des Teams in einem Coworking Space sitzt und die andere Hälfte über die ganze Welt verteilt ist, wer ist dann dafür zuständig, die Projekte auf Kurs zu halten? 

Unterstützen Sie die Rollenklarheit in einem hybriden Umfeld, indem Sie ein Verzeichnis von Rollenkarten erstellen, das eine klare Kommunikationsstruktur enthält. Daraus sollte klar hervorgehen: 

• wer jedes Teammitglied ist
• wem sie unterstellt sind
• die Aufgaben, für die sie verantwortlich sind. 

Diese Transparenz trägt auch dazu bei, Vorurteile zu beseitigen, die sich gegenüber Mitarbeitenden im Büro, die sich persönlich treffen, einschleichen. 

➡️ So schaffen Sie Rollenklarheit in Ihrer Organisation

Sind Sie immer noch nicht sicher, ob in Ihrem Unternehmen Rollenklarheit herrscht?

Befragen Sie Ihre Mitarbeitenden, um die Antwort zu finden. Nutzen Sie Strategien wie Übungen zur Rollenklarheit und Interviews, um zu ermitteln, wie viel die Mitarbeitenden über ihre Aufgaben und Zuständigkeiten wissen. Reagieren Sie dann entsprechend, indem Sie Rollenkarten erstellen, Kompetenzen definieren und einen Rahmen für die berufliche Entwicklung entwickeln, der Ihre Mitarbeitenden begeistert. 

Möchten Sie gleich loslegen? Nutzen Sie die Personalentwicklungssoftware von Zavvy, um die Rollenklarheit für Ihr gesamtes Team zu verbessern.