Warum Rollenklarheit ein Hauptaugenmerk in Ihrem Unternehmen sein sollte - und wie Sie sie verbessern können
Sie haben einige der heißesten Talente Ihrer Branche eingestellt, in Ihre Einarbeitungsprozesse investiert, das Wohlbefinden Ihrer Mitarbeiter in den Vordergrund gestellt und eine Unternehmenskultur entwickelt, die sich sehen lassen kann. Aber irgendetwas fehlt noch!
Haben Sie das Gefühl, dass Ihre Mitarbeiter nicht wissen, was sie eigentlich tun sollen?
Vielleicht bemerken Sie Streitigkeiten zwischen Kollegen oder sie lassen Bälle fallen, weil niemandem klar ist, dass er für eine wichtige Geschäftsaufgabe zuständig ist.
Dassind die wichtigsten Anzeichen dafür, dass es Ihren Mitarbeitern an Rollenklarheit mangelt.
🔍 Was bedeutet Rollenklarheit?
Rollenklarheit nimmt Stress und Verwirrung aus der Gleichung. Wenn Sie Ihren Mitarbeitern absolute Gewissheit über ihre Hauptaufgaben bei der Arbeit geben und einen Kontext bieten, zeigt dies, wie ihre individuellen Verantwortlichkeiten in das Gesamtbild Ihres Unternehmens passen.
Zu diesen spezifischen Aufgaben könnten gehören:
- Aufgaben
- Liefergegenstände
- Prozesse
- Ziele
- KPIs
Wenn die Rollenklarheit einwandfrei ist, können Sie davon ausgehen, dass ein Mitarbeiter seine eigenen Ziele kennt, weiß, welche Aufgaben seine Kollegen haben und wie sie für den Unternehmenserfolg zusammenwirken. Wie Zahnräder in einem Rad!
Jordann M. Andrusiak, Beraterin und Direktorin für Unternehmenslösungen bei Synergy Capital Solutions, erklärt,
"Klarheit ist ein entscheidendes Element in der Organisation, und Organisation ist die Grundlage des Geschäfts. Durch die Betonung von Klarheit können die Mitarbeiter sehen, wie ihre Arbeit zum Wohl des Unternehmens beiträgt, was zu besseren Leistungen führt.."
⁉️ Was ist Rollenambiguität?
Im Gegensatz dazu ist Rollenunklarheit das, was passiert, wenn ein Mitarbeiter keine Klarheit über seine Aufgabe hat.
Und das ist häufiger der Fall, als man denkt: Nur 60 % der Mitarbeiter sind der Meinung, dass sie klare Erwartungen an ihre Rolle haben. Wenn sich die Leistungsziele und die Verantwortlichkeiten ständig ändern, bietet dies viel Raum für Verwirrung.
Rollenunklarheiten können in alten und neuen Unternehmen jeder Größe auftreten. Startups mit fließenden Arbeitsabläufen haben oft einen "Alle Mann an Deck"-Ansatz, da sie das Wachstum ihres neuen Unternehmens schnell vorantreiben.
Aber auch bestehende Unternehmen haben es nicht leicht - wenn sie unter Größen- und Innovationsdruck stehen, entsteht Verwirrung.
Zu den Nachteilen der Rollenverwirrung gehören:
- Überschneidungen von Aufgaben - wenn zwei oder mehr Mitarbeiter dieselbe Arbeit erledigen, ist das ein Rollenkonflikt und eine Verschwendung von Ressourcen.
- Fehlkommunikation - große, verteilte Teams leiden oft unter Kommunikationsproblemen und unklaren Anweisungen, die durch eine klare Rollenverteilung beseitigt werden können.
- Reibereien zwischen den Mitarbeitern - die Verantwortung wird häufig von einer Person auf eine andere oder auf eine andere Abteilung abgewälzt, wenn es an einer Abstimmung mangelt. Eine transparente Rollenverteilung stärkt das Vertrauen unter den Kollegen.
❗️ Warum ist Rollenklarheit wichtig?
In manchen Arbeitssituationen kann Rollenklarheit eine Frage von Leben und Tod sein. Naga Siddharth, Vice President of HR bei Supr Daily, erläutert , warum Piloten beim Fliegen absolute Rollenklarheit brauchen.
"Das Leben hängt buchstäblich von ihrer Arbeit ab. Jeder von ihnen weiß, was zu tun ist, wie es zu tun ist und wann es zu tun ist. Wenn der verantwortliche Pilot die Kontrolle übernimmt, wird "mein Flugzeug" gerufen, und der andere Pilot antwortet zur Bestätigung "dein Flugzeug". Es gibt keine Fälle von "aber ich dachte, ....".
Dieses Modell beruht auf einer nahtlosen Übergabe von einem Kollegen zum nächsten, um sicherzustellen, dass die Aufgabe reibungslos und ohne die Gefahr eines Fehlschlags erledigt wird. Wenn aber nicht so viel auf dem Spiel steht wie bei einem Flugzeugabsturz, welche Vorteile hat dann die Rollenklarheit in einem traditionellen Unternehmen?
Leistung
Eine klare Rollenverteilung am Arbeitsplatz führt zu einem größeren Engagement der Mitarbeiter, so dass Ihr Team mit seiner Arbeit zufrieden ist.
Tatsächlich zeigt diese Studie des International Journal of Service Industry Management den Zusammenhang zwischen Rollenklarheit und verbesserter Arbeitszufriedenheit, organisatorischem Engagement und Qualität des Kundendienstes.
Eine echte Erinnerung daran, dass die Investition in Rollenklarheit für Ihr Unternehmen ein Gewinn ist.
Vermeidung von Burnout
Andererseits ist mangelnde Rollenklarheit einer der fünf Hauptgründe, warum Arbeitnehmer unter arbeitsbedingtem Stress oder Burnout leiden. Die Mayo Clinic stimmt dem zu und führt Burnout als Folge unklarer Erwartungen an die Arbeit an.
"Wenn Sie sich nicht im Klaren darüber sind, wie viel Autorität Sie haben oder was Ihr Vorgesetzter oder andere von Ihnen erwarten, werden Sie sich bei der Arbeit wahrscheinlich nicht wohlfühlen."
Mitarbeiterbindung
In der Zeit der großen Resignation ist es für Unternehmen von entscheidender Bedeutung, ihre Spitzenkräfte zu halten. Und wir wissen, dass 94 % der Mitarbeiter länger bei einem Unternehmen bleiben, wenn es in ihre Entwicklung investiert. Warum also sollten Sie es Ihren Mitarbeitern nicht leichter machen, Ihrem Unternehmen treu zu bleiben, indem Sie:
- die Beschreibung ihrer derzeitigen Rolle
- Vorhersage, wie ihre Rolle in Zukunft aussehen wird
- die es ihnen ermöglichen, einen definierten Karrierepfad zu folgen?
👩 Warum ist Rollenklarheit in Teams wichtig?
Ein klassisches Beispiel für die Klarheit von Rollen ist die Bedeutung von Teamarbeit im Sport.
In einer Fußball-Weltmeistermannschaft muss sich jeder Nationalspieler daran gewöhnen, eine andere Rolle zu spielen als in der Liga. Jeder Star muss glasklare Rollenerwartungen bezüglich seiner Position im Angriff, in der Verteidigung oder als Stütze im Mittelfeld haben.
Das Hauptziel der Mannschaft ist es, Tore zu schießen und das Spiel zu gewinnen. Aber auf individueller Ebene wissen die Spieler, dass sie ihren Mannschaftskameraden bedingungslos vertrauen und entscheiden müssen, wann sie den Ball selbst behalten oder ihn an einen stärkeren Spieler in einer besseren Position weitergeben.
Es ist nicht verwunderlich, dass diese Rollenklarheit genau die Harmonie schafft, die in erfolgreichen Belegschaften erforderlich ist.
Ein weiteres Beispiel gefällig?
Im Jahr 2014 wählte Steve Yzerman ein Team von Liga-Allstars für die kanadische Eishockey-Olympiamannschaft der Männer aus, aber er wies ihnen ihre Rollen auf der Grundlage von "Positionsbedarf, Spielerstil und Teamwork" zu, wobei er ihre individuellen Erfolge außer Acht ließ.
Indem sie jedem dieser Stars Klarheit über ihre neue Position in der Nationalmannschaft verschafften, schlug Kanada Schweden mit 3:0 und gewann die Goldmedaille des Turniers.
📏 Wie messen Sie Rollenklarheit?
Rollenklarheit ist ein Prozess, der sich leicht in das Onboarding von Mitarbeitern integrieren lässt, um Ihre neuen Mitarbeiter bei der Einarbeitung in ihren neuen Job zu unterstützen.
Wenn Ihre Teammitglieder jedoch schon seit Jahren mit Ihnen zusammenarbeiten, ist ihre Vorstellung davon, was die einzelnen Aufgaben mit sich bringen, oft fest verankert.
Wie kann man also messen, ob mangelnde Rollenklarheit ein Problem bei den vorhandenen Mitarbeitern ist?
Hier sind 2 Strategien zur Rollenklarheit:
- Verteilen eines einfacher Fragebogen zur Rollenklarheit
- Durchführung einer Übung zur Rollenklarheit wie dem Acid Test.
1. Wie man einen Fragebogen zur Rollenklarheit erstellt
Führen Sie eine Umfrage zur Rollenklarheit in Ihrem gesamten Team oder Unternehmen durch, um festzustellen, ob die Rollenklarheit gewährleistet ist oder verbessert werden muss.
Bitten Sie Ihre Mitarbeiter, auf die folgenden Aussagen mit: Stimme überhaupt nicht zu, stimme nicht zu, stimme weder zu noch stimme ich zu, stimme zu oder stimme voll und ganz zu.
Senden Sie den Fragebogen an Ihr gesamtes Unternehmen, um einen Eindruck davon zu erhalten, ob Rollenklarheit besteht. Wenn Sie ein allgemeines, ehrliches Feedback wünschen, bitten Sie Ihre Mitarbeiter, den Fragebogen anonym auszufüllen.
Wenn Sie jedoch genauere Einblicke in die spezifischen Bereiche Ihres Unternehmens benötigen, in denen es an Rollenklarheit mangelt, sollten Sie auch Namen und Berufsbezeichnungen erfassen.
2. Wie man eine Übung zur Rollenklarheit erstellt: der Acid Test
Business-Trainer und Coach Mike Clark erklärt, dass der Acid Test "überprüft, ob jeder weiß, wem er unterstellt ist wem sie Bericht erstatten sollen, wer an sie berichtetaber mehr als das, um sich auch darüber klar zu werden was die Leute in ihrer Rolle tun sollen in ihrer Rolle: Warum sind die Leute beschäftigt?
Bei diesem Test wird jeder Mitarbeiter gebeten, die drei bis fünf wichtigsten Aufgaben auf zuschreiben, die er in seiner Rolle zu erfüllen hat. Sie werden diese Aufgaben überprüfen, um zu sehen, wie sie mit Ihren drei bis fünf Rollenmerkmalen übereinstimmen.
verrät Clark,
"Was ich oft feststelle, ist, dass der erste Grund, der Hauptgrund für die Einstellung, normalerweise ziemlich klar ist. Beim dritten Grund fangen wir an, ein bisschen zu grauen, und die Chancen, dass die Gründe völlig übereinstimmen, sind oft nicht mehr ganz so groß. Wenn Sie die Stärken Ihres Teams ausschöpfen wollen, sollten Sie sich über ihre Rolle im Klaren sein.
📈 Wie man die Rollenklarheit verbessert
ZavvyDie Lösungen zur Mitarbeiterentwicklung unterstützen Unternehmen bei der Erstellung relevanter Kompetenzrahmen und der Klärung von Rollen. Jede Rolle ist klar definiert und mit einer bestimmten Dienstaltersstufe versehen, so dass keine Zweifel darüber aufkommen, wofür jeder Mitarbeiter und seine Kollegen zuständig sind.
"Wie jeder andere Prozess im Unternehmen muss auch die Klärung von Rollen gut durchdacht sein. Es kann sich nicht um ein mündliches Briefing handeln, bei dem die Rolle der Mitarbeiter erklärt wird.
Sie sollte auf ausführlichen schriftlichen Unterlagen beruhen. Legen Sie daher immer eine ausführliche Stellenbeschreibung mit detaillierten Angaben zur Position vor.
Sie können auch die Aufgaben der anderen Teammitglieder aufführen, um zu zeigen, wo die Grenzen verlaufen. Stellen Sie sicher, dass diese Informationen für Ihre Mitarbeiter jederzeit verfügbar sind." Nina Pączka, Community Managerin von Mein perfekter Lebenslauf
Tipp: Nutzen Sie die Ergebnisse Ihres Fragebogens zur Rollenklarheit und des Acid Tests, um die Rollen in Ihrem Unternehmen zu definieren.
1. Erstellen Sie kompetenzbasierte Rollenbeschreibungen
Erzielen Sie ein hohes Maß an Rollenklarheit, indem Sie die Kompetenzen der Mitarbeiter definieren und auf Rollenkarten festhalten, um Verwirrung zu vermeiden.
Eine gut durchdachte Rollenkarte gibt genau an , welche Fähigkeiten und Fertigkeiten benötigt werden und wie die Arbeit ausgeführt werden soll.
Die beste Praxis besteht darin, dass die Personalabteilung Branchenexperten in diese Aufgaben einbezieht, um entsprechende Kompetenzrahmen zu erstellen.
Bei einer Stelle als Datenwissenschaftler würden Sie zum Beispiel nicht erwarten, dass die Personalabteilung die komplizierten Details dieser technischen Aufgabe versteht - stattdessen sollte sie sich an Fachleute wenden, die das können.
2. Schwerpunktbereiche für Mitarbeiter definieren
Im Rahmen des Mitarbeiterentwicklungszyklus werden die Teammitglieder ermutigt, ihre eigenen Schwerpunktbereiche zu definieren. Wie können sie dies erreichen?
Warum lassen Sie sich nicht von Dave Girouard, dem CEO von Upstart, inspirieren, der über #WWYRD nachdenkt, oder was würde Ihr Nachfolger tun? Er erklärt:
"Eine weitere mentale Übung, in die ich investiert habe, ist die Überlegung, was passieren würde, wenn mein Vorstand morgen zusammenkäme und mich feuern würde. Was wäre, wenn sie sagen würden: "Dave, danke, dass du gespielt hast. Du bist fertig. Und sie gingen los und suchten den allerbesten CEO der Welt, der mich wie einen Idioten aussehen lassen würde? Was würde sie anders machen, als ich es tue? Ich denke eine Weile darüber nach, und dann sage ich mir: "Warum zum Teufel machst du das nicht?"
3. Vorlagen für die Laufbahnentwicklung verwenden
Mit den vorhandenen Kompetenzen, Rollenkartenvorlagen und Schwerpunktbereichen bildet dies die Grundlage für Ihre Rahmenvorlagen für die berufliche Entwicklung. Vorgesetzte können einen Mitarbeiterentwicklungsplan überwachen und unterstützen, der den Fortschritt und die Abschlussquote des Einzelnen anzeigt.
Ihr Rahmen für die berufliche Entwicklung wird dargelegt:
- Die Rollen in Ihrer Organisation
- Die Rollen, in die jedes Teammitglied aufsteigen kann
- Was sie erreichen müssen, um auf ihrem Entwicklungspfad voranzukommen
➡️ Lassen Sie sich von diesen Beispielen für den beruflichen Werdegang inspirieren.
Wann sollte man Rollenklarheit schaffen?
"Viele Teamleiter sagen: "Das werden wir schon herausfinden", wenn es um die Einstellung von Mitarbeitern geht, die sie in ihrem Team haben möchten. Aber es ist ein großer Fehler, Mitarbeiter einzustellen, ohne sich darüber im Klaren zu sein, was eine Rolle beinhaltet. Machen Sie sich klar, was Sie brauchen, erstellen Sie eine Stellenbeschreibung, und stellen Sie dann." Tom FerryImmobilien-Coach
Zu wissen, wann eine klare Rollenverteilung in Ihrer Organisation erforderlich ist, kann sehr komplex sein. Überprüfen Sie diesen Bereich regelmäßig, wenn sich Ihre Struktur und Ihre Prozesse weiterentwickeln.
Wann ist also der richtige Zeitpunkt, um Rollenklarheit zu schaffen?
- Während der Rekrutierung - in dieser sehr frühen Phase sollten Sie die richtigen Kandidaten mit klaren Rollendefinitionen ansprechen. Verteilen Sie diese in Ihren Stellenanzeigen oder bewerben Sie sie während des gesamten Bewerbungsverfahrens.
- Während der Einarbeitung : Helfen Sie Ihrem neuen Mitarbeiter, seine Rolle zu verstehen und wie sie sich in die Gesamtstruktur Ihres Unternehmens einfügt.
- Bei Leistungsbeurteilungen sollte die Rollenklarheit als Teil des Wachstumsplans Ihres Mitarbeiters überprüft werden. Überprüfen Sie, ob die Erwartungen Ihres Mitarbeiters noch mit dem Unternehmen übereinstimmen, und weisen Sie auf etwaige Änderungen der Rolle hin.
- Umstrukturierungen - von Entlassungen bis hin zu Übernahmen - stellen Sie sicher, dass jeder Mitarbeiter seine genauen Zuständigkeiten kennt, wenn es in Ihrem Unternehmen zu strukturellen Veränderungen kommt.
- Nachfolgeplanung - Wenn Sie einen Kandidaten mit einer vielversprechenden Zukunft in Ihrem Unternehmen identifiziert haben, sollten Sie Klarheit über den Entwicklungsrahmen schaffen, den er bis zu seiner Nachfolge durchlaufen wird. Dazu können auch Beförderungen und Quereinstiege gehören.
Wie man Rollenklarheit in hybriden Teams schafft
Sprechen wir also den Elefanten im Raum an: Fernarbeit. Selbst wenn Sie in Ihrem Bürounternehmen ein vernünftiges Maß an Klarheit erreicht haben, können die Grenzen verschwimmen, wenn Sie zu einer Remote- oder Hybrid-Arbeitsumgebung wechseln. Das hybride Modell ist für viele Unternehmen noch relativ neu, und es gilt, sich mit dem virtuellen Arbeitsplatz erst einmal vertraut zu machen.
"Klarheit ist einer der stärksten Indikatoren für den Erfolg heutiger Organisationen, vor allem, wenn sie zunehmend dezentralisiert sind." Erica Keswin, Autorin von "Bring Your Human to Work."
Rollenunklarheiten können auch in der Kommunikation auftreten - wenn die eine Hälfte des Teams in einem Co-Working-Space sitzt und die andere Hälfte über die ganze Welt verteilt ist, wessen Aufgabe ist es dann, die Projekte auf Kurs zu halten?
Unterstützen Sie die Rollenklarheit in einem hybriden Umfeld, indem Sie ein Verzeichnis von Rollenkarten erstellen, das eine klare Kommunikationsstruktur enthält. Dies sollte deutlich hervorheben:
- wer jedes Teammitglied ist
- wem sie unterstellt sind
- die Aufgaben, für die sie zuständig sind.
Diese Transparenz trägt auch dazu bei, Vorurteile gegenüber Büroangestellten, die sich von Angesicht zu Angesicht treffen, zu beseitigen.
➡️ Eine Abkürzung zur Schaffung von Rollenklarheit in Ihrer Organisation
Sind Sie immer noch nicht sicher, ob in Ihrem Unternehmen Rollenklarheit herrscht?
Befragen Sie Ihre Mitarbeiter, um die Antwort zu finden. Nutzen Sie Strategien wie Übungen zur Rollenklarheit und Interviews, um zu ermitteln, wie viel die Mitarbeiter über ihre Aufgaben und Zuständigkeiten wissen. Reagieren Sie dann entsprechend, indem Sie Rollenkarten erstellen, Kompetenzen definieren und einen Rahmen für die berufliche Entwicklung entwickeln, der Ihre Teammitglieder begeistern wird.
Möchten Sie gleich loslegen? Nutzen Sie diese Personalentwicklungssoftware, um die Rollenklarheit für Ihr gesamtes Team zu verbessern.