Remote Onboarding Checkliste - Erfolgreiches Onboarding trotz Remote -und Hybridarbeit

Zuletzt aktualisiert:
7.10.2021
Lesezeit:
15 Minuten
Last updated:
October 7, 2021
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15 Minuten
Leitfaden zum Erstellen einer (Remote) Onboarding Checkliste. Vergessen Sie keine wichtigen Schritte und Integrieren Sie neue Kollegen und Kolleginnen auch über remote erfolgreich.

Das Jahr der Pandemie hat den Stand von Home Office nachhaltig verändert.

Von einer Handvoll Remote-First-Unternehmen 2020 planen heute über 74 % der von Gartner befragten CFOs, nach der Pandemie dauerhaft auf Remote-Arbeit umzusteigen.

Während Home Office-Arbeit seit der Pandemie mit einigen Vorteilen wie erhöhter Produktivität, mehr Autonomie und besserer Work-Life-Balance glänzt, bringt der Wechsel auch zweifellos Herausforderungen mit sich.

Überarbeitung, mangelnde Klarheit und fragmentierte Kommunikation sind leider gängige Probleme im Home Office Alltag.

Zudem sind im Pandemiejahr unzählige Menschen in ihren Job gestartet, ohne ihre Kollegen jemals persönlich kennenzulernen. Die soziale Integration ist dadurch alles andere als selbstverständlich.

Viele der auftretenden Probleme können mit einem effektiven Remote-Onboarding-Prozess überwunden werden. Dies schafft eine Win-Win-Situation sowohl für Arbeitnehmer als auch für Arbeitgeber. Warum?

Denn er führt zu mehr Produktivität, mehr Zufriedenheit und stärkeren Beziehungen.

Aber die Schaffung einer reichen Remote-Onboarding-Erfahrung kann schnell komplex werden, da es viele Aufgaben und Stakeholder gibt, die im Auge behalten werden müssen.

Diese virtuelle Onboarding-Checkliste hilft Ihnen dabei, die wichtigsten Punkte im Auge zu behalten und ein Onboarding-Erlebnis zu schaffen, an das sich Ihre neuen Kollegen gerne erinnern werden.

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Was ist Remote Onboarding?

Remote Onboarding ist definiert als der Prozess der Integration eines neuen Mitarbeiters in Ihr Unternehmen und hilft ihm dabei, sich mit der Unternehmenskultur, den Arbeitsrichtlinien, dem Tech-Stack und seinen Teamkollegen vertraut zu machen.

Die Ziele:

  • Denkwürdige Erfahrungen schaffen für mehr Wertschätzung und Zufriedenheit
  • Soziale Integration
  • Schnell und effektiv damit beginnen, zu den Geschäftszielen beizutragen.

Was ist virtuelles Onboarding?

Das Konzept des virtuellen Onboardings ist während der COVID-19-Pandemie entstanden. Es ist ein Ersatz für persönliches Onboarding und nutzt Videokonferenz-Tools, Webinare und andere Online-Ressourcen. Im Grunde ist es dasselbe wie Remote-Onboarding.

Kann man das Ganze also auf eine reine Checkliste reduzieren?

Ja und nein.

Zum erfolgreichen Remote Onboarding gehört mehr als nur sicherzustellen, dass die Mitarbeiter Zugang zu den richtigen Tools haben und ihre E-Mails eingerichtet sind.

Laut Harvard Business Review besteht es aus vier Teilen:  

  • Den neuen Kollegen das Gefühl geben, willkommen zu sein, und ihnen so früh wie möglich die Tools an die Hand geben, die er braucht, um sich wohl und sicher zu fühlen
  • Eine Grundlage für soziale Beziehungen im gesamten Unternehmen aufbauen
  • Helfen, die Unternehmenskultur und interne Arbeitsprozesse zu verstehen
  • Kristallklare Erwartungen setzen und die Arbeit mit dem größeren Ziel, der Mission und der Vision verknüpfen

Die Remote-Onboarding-Checkliste ist ein Mittel, um das zu erreichen. Wir gehen auf jeden Punkt der Checkliste ein, diskutieren, warum er dort hingehört und wie Unternehmen ihn effektiv nutzen.

Wenn Sie sich das alles sparen wollen, nutzen Sie die vorgefertigten Vorlagen von Zavvy, die einen automatisierten Remote-Onboarding-Prozess in Gang setzen, der Ihnen Zeit und Mühe spart.

Roadsurfer, ein Power-User von Zavvy, hat in 3 Monaten 82 Kollegen an 36 Standorten mit einer durchschnittlichen Bewertung von 4,85/5 ins Unternehmen eingeführt.

Hier gehts zur Case Study: Wie Roadsurfer bis zu 30 Mitarbeiter pro Monat remote onboardet.

Remote Onboarding Checkliste: 10 Schritte zur erfolgreichen Einarbeitung

33,37% der neu eingestellten Mitarbeiter verlassen das Unternehmen in den ersten 6 Monaten, so ein Bericht von Bamboo HR. Diese Aufschlüsselung hilft zu verstehen, wann genau:

Studie zum Zeitpunkt, dem ein Dritter der Mitarbeiter im ersten halben Jahr ein Unternehmen verlässt.

Der überwältigende Grund wird einem schlechten Onboarding zugeschrieben. Im krassen Gegensatz dazu kann eine gute Onboarding-Erfahrung die durchschnittliche Mitarbeiterbindungsrate verbessern.

Basierend auf einer Studie von Glassdoor können Sie erwarten, dass die Mitarbeiterbindung um 82 % und die Produktivität um über 70 % steigt.

69 % der Mitarbeiter bleiben außerdem mit höherer Wahrscheinlichkeit drei Jahre lang in einem Unternehmen, wenn sie ein gutes Onboarding erlebt haben.

Senden Sie ihnen Preboarding-Ressourcen

Ihr Onboarding-Prozess muss nicht erst am ersten Tag beginnen.

Sobald ein neuer Mitarbeiter das Angebot angenommen hat, können Sie ihm Onboarding-Materialien schicken, die ihm helfen, sich mit der Unternehmenskultur vertraut zu machen, sowie Erklärvideos und einen Link, um sich ein Willkommenspaket zusammenzustellen.

Das Onboardingmaterial von Hubspot, "Foundations", unterstützt Remote-Arbeit in der Tiefe und enthält nützliche Hilfen zum Alltag im Home Office.

Sie können auch dafür sorgen, dass die Hardware zusammen mit dem Willkommenspaket geliefert wird, damit die Mitarbeiter genügend Zeit haben, sich damit in Ruhe einzufinden, anstatt am ersten Tag auf Probleme zu stoßen.

Laden Sie sie zu einem virtuellen Treffen ein

Bevor sie an ihrem ersten Tag offiziell begrüßt werden, können Sie neue Kollegen zu einem virtuellen Treffen einladen, damit sie sich mit den anderen Mitarbeitern in entspannter Atmosphäre bekannt machen.

Wenn Sie ihnen die Möglichkeit geben, sich in einer entspannten Umgebung unter die anderen Mitarbeiter zu mischen, wird der Grundstein für eine starke Bindung gelegt und der neue Mitarbeiter fühlt sich wohl.

Nehmen Sie sich ein Beispiel an Disneys Onboarding-Prozess, der Kreativität und Firmengeschichte auf wunderbare Weise verbindet. Neue Mitarbeiter werden wie Schauspieler behandelt und spielen lustige Quizspiele, um mehr über das Unternehmen zu erfahren und Preise zu gewinnen.

Planen Sie ein Orientierungsgespräch für alle neuen Mitarbeiter

Bereiten Sie eine Besprechungsagenda für Tag 1 vor, die Folgendes umfasst:

  • Überprüfung der Unternehmensmission und -vision
  • Onboarding-Dokumente
  • Aktualisiertes digitales Mitarbeiterhandbuch
  • Details zu Mentor bzw. Orientierungsbuddy

Senden Sie den neuen Mitarbeitern eine Einladung über Zoom, Google Meet oder Microsoft Teams und fügen Sie die Agenda in der Besprechungsbeschreibung oder E-Mail an. Stellen Sie sie ihrem Manager, Mentor oder Onboarding-Buddy vor und lassen Sie sie in kurzen 20-minütigen Anrufen miteinander sprechen, um sie auf den Erfolg vorzubereiten.

37 % der von BambooHR befragten HR-Profis und 56 % der Mitarbeiter befürworten ein Mentoren- oder Buddy-Programm.

Bonustipp: Damit Ihre Mentoren einen besseren Job machen, geben Sie ihnen eine Agenda mit Gesprächspunkten, die sie einbeziehen sollten.

Richten Sie ein Meeting mit der Personalabteilung ein.

Hier können sich die neuen Mitarbeiter über die Vorteile und Unternehmensrichtlinien informieren und Fragen zu Vergünstigungen, Sabbaticals und Vergütung stellen.

Je verwaltungslastiger dieser Schritt ist, desto mehr wird sich das Gespräch darum drehen, gemeinsam Tools und Folien anzuschauen.

Unsere Empfehlung ist, Ihren neuen Kollegen das wichtigste Material vorab zukommen zu lassen und die Zeit in diesem Gespräch zu nutzen, um Fragen zu beantworten, eine Verbindung auf menschlicher Ebene herzustellen und die psychologische Sicherheit zu fördern. Richten Sie außerdem eine Struktur ein, um regelmäßiges Feedback zu sammeln.

Hinweis: Während 27,96 % der Mitarbeiter sich von HR in die Materie einweisen lassen wollen, bevorzugen 33,23 % der Mitarbeiter ihre Führungskraft. Der richtige Weg sollte immer beide beinhalten.

Nehmen Sie IT nicht auf die leichte Schulter.

Geben Sie neuen Mitarbeitern Zugang zu allen Tools und Konten, die sie regelmäßig benötigen, und zeigen Sie ihnen, wie sie diese nutzen können.

Es ist auch wichtig, die digitalen Sicherheitsprotokolle zu kommunizieren, um Datenverletzungen oder -verluste zu verhindern und Software in Übereinstimmung mit den Cybersicherheitsrichtlinien des Unternehmens zu installieren.

Compliance-Schulungen zu Themen wie DSGVO oder Passortrichtlinien gehören ebenso in diesen Schritt.

Vergessen Sie nicht den Zugang zum Firmenintranet und anderen wichtigen Tools. Vor allem letztere können je nach Team variieren.

Veranstalten Sie eine Team-Orientierung

Stellen Sie neue Mitarbeiter ihren Teamkollegen in einem formellen Rahmen vor, damit sie erfahren, woran ihr gesamtes Team arbeitet, welche jährlichen und vierteljährlichen Ziele es hat und welche KPIs zur Messung des Teams und seines Erfolgs verwendet werden.

Geben Sie Links zu allen notwendigen Teamdokumenten, Organigrammen, Kalendern, Kontaktinformationen und allem anderen, was ihnen hilft, sich erfolgreich zu etablieren, weiter. Hierbei ist die Struktur entscheidend: Erschlagen Sie neue Kollegen nicht mit einer losen Masse an Links, sondern führen Sie sie idealerweise Schritt für Schritt durch den Prozess.

Führen Sie eine Produkt-, Vertriebs- und Support-Intro durch.

Unabhängig davon, welchem Team die neuen Mitarbeiter beitreten, ist es unerlässlich, dass sie ein klares Verständnis davon haben, was das Unternehmen tut und wie Produkt bzw. Service und Support funktionieren.

Drift verfügt über ein Support-System, bei dem sich jeder Mitarbeiter im gesamten Unternehmen für den Chat-Dienst anmeldet.

Auf diese Weise werden sie Teil der Unternehmensmission und können mit den Kunden sprechen, was für die Zielgruppenforschung entscheidend ist. Geben Sie ihnen Zugang zu einem Demokonto oder einer Sandbox, damit sie das Produkt oder den Service selbst ausprobieren können, und ermutigen Sie sie mit Folgefragen.

Erstellen Sie einen 30/60/90 Tage Onboarding-Plan

Nach Angaben des HCI dauern die meisten Onboarding-Prozesse nur eine Woche. Dies führt dazu, dass sich neue Mitarbeiter verwirrt und abgehängt fühlen.

Die besten Einarbeitungspläne dauern mindestens 90 Tage und können sich sogar bis zu einem Jahr erstrecken. Erstellen Sie zusammen mit dem Manager und dem Mentor einen 30/60/90-Tage-Onboarding-Plan mit regelmäßigen Check-ins per Video und gegenseitigem Feedback.

Da das Remote-Onboarding noch immer ein neues Konzept ist, sollte jedes Unternehmen den Input auf dem Weg dorthin fördern. Qualtrics zum Beispiel aktualisiert sein Remote-Onboarding-Programm ständig und sammelt Daten an jedem Touchpoint. Sie können eine Vorlage verwenden, anstatt jedes Mal einen Plan von Grund auf neu zu erstellen. Sie können ihn je nach Fortschritt der Mitarbeiter anpassen und den Onboarding-Prozess beschleunigen oder verlängern. Hier finden Sie auch einige Ratschläge für einen 30/60/90-Einarbeitungsplan zum Onboarding neuer Mitarbeiter.

Stellen Sie neue Mitarbeiter dem ganzen Unternehmen vor

Begrüßen Sie die neuen Remote-Mitarbeiter im Unternehmen auf Slack und während eines All-Hands-Meetings, das ihnen die Möglichkeit gibt, sich mit anderen Teams zu verbinden und sich dem Unternehmen insgesamt vorzustellen.

Sie können die Einführung auch auflockern, indem Sie sie einladen, im Laufe des Onboarding-Prozesses kleinere Gruppen zu treffen. Salesforce macht dies sehr gut, indem es Networking-Möglichkeiten einführt und neuen Mitarbeitern hilft, einfach mit Mitarbeitern aus allen Regionen in Kontakt zu treten.

Rollenspezifische Schulungen durchführen

Schätzungsweise 37 Milliarden US-Dollar werden jedes Jahr in den USA und Großbritannien ausgegeben, um Mitarbeiter zu halten, die ihren Job nicht verstehen und unproduktiv sind.

Die Einführung neuer Mitarbeiter in Tools, die sie regelmäßig benötigen, in Prozesse, die das Team befolgt, und in Best Practices, Kurse oder Zertifizierungen ist entscheidend, damit sie in ihrer Rolle erfolgreich sind.

Und wenn man bedenkt, was sich neue Mitarbeiter in der ersten Woche wünschen, steht rollenspezifisches Training ganz oben auf der Liste der.

Das bedeutet nicht, dass Sie teure Kurse kaufen müssen. Es bedeutet nur, dass Ihre neuen Kollegen darauf bedacht sind, loszulegen und Mehrwert zu schaffen. Helfen Sie ihnen dabei, indem Sie sie in funktionale Best Practices, Ihre Tools und vorhandene Schulungsressourcen einführen.

Tipps für Remote Onboarding

  1. Geben Sie Ihren Mitarbeitern ausreichend Zeit, um alle Ressourcen vor dem Onboarding durchzugehen. Denken Sie daran, dass die Work-Life-Balance gerade im Home Office Setting extrem sensibel ist. Bombardieren Sie deswegen neue Mitarbeiter auch nicht mit Informationen.
  2. Stellen Sie sicher, dass sie mit der richtigen Hardware ausgestattet und vor dem ersten Tag eingerichtet sind. Netflix etwa sorgt dafür, dass alle Mitarbeiter ihren (remote) Arbeitsplatz lange vor ihrem ersten Tag eingerichtet haben.
  3. Versuchen Sie, das Onboarding auf mehrere Tage zu verteilen, anstatt alles an einem Tag zu erledigen. Laut Sapling müssen neue Mitarbeiter beim Onboarding durchschnittlich 54 Aktivitäten absolvieren, was eine gewaltige Aufgabe darstellt.
  4. Ermutigen Sie zu Feedback und Fragen während des gesamten Onboarding-Prozesses, um ihn weiter zu verfeinern. Nur 12 % der von Gallup befragten Mitarbeiter sind der Meinung, dass ihr Unternehmen den Onboarding-Prozess gut durchführt. Um diese Statistik umzukehren ist es wichtig, Feedback von den Mitarbeitern einzuholen.
  5. Geben Sie neuen Mitarbeitern genügend Zeit, um sich einzuleben und sich mit den neuen Tools vertraut zu machen.
  6. Stellen Sie sicher, dass sie sich mit ihrem Mentor und Einarbeitungspartner wohlfühlen. Laut HCI geben 87 % der Unternehmen an, dass dies die Fähigkeiten der neuen Mitarbeiter steigert.
  7. Fragen Sie sie, was Sie tun können, um sie in ihrer Karriere voranzubringen, und planen Sie spezifische Schulungen, als Teile eines individuellen Onboarding-Plans. Arbeiten Sie eng mit dem einstellenden Manager zusammen.

Remote-Onboarding-Checkliste Zusammenfassung:

  • Verschicken Sie Preboboarding-Ressourcen
  • Laden Sie Mitarbeiter zu einem virtuellen Treffen ein
  • Planen Sie einen Orientierungscall
  • Richten Sie ein Meeting mit der Personalabteilung ein.
  • Nehmen Sie IT nicht auf die leichte Schulter.
  • Veranstalten Sie eine Team-Orientierung
  • Erstellen Sie einen 30/60/90-Tage-Onboarding-Plan
  • Stellen Sie Ihre Mitarbeiter dem gesamten Unternehmen vor
  • Priorisieren Sie einige rollen-spezifische Schulungen

Die Zukunft von Home Office und Remote-Onboarding

Vielen Unternehmen wurde die Entscheidung, remote zu arbeiten, durch die Pandemie abgenommen.

Laut dem Bericht State of Remote Work (2021) von Buffer gaben 55 % der Befragten an, dass sie aufgrund der Pandemie remote arbeiten.

Aber wie es aussieht, wollen die allermeisten von ihnen diesen Zustand zumindest teilweise beibehalten - und eine gute Mitarbeitererfahrung aufrechtzuerhalten ist dabei nicht immer so einfach.

Die überwältigende Mehrheit der Mitarbeiter will weiterhin Hybrid arbeiten.

Home Office ist hier, um zu bleiben - und bis zu einem gewissen Grad ist jetzt jedes Team ein Remote-Team.

Wie Sie Ihr In-Person-Onboarding an eine hybride Arbeitskultur anpassen und Ihr aktuelles Remote-Onboarding verbessern, hängt von einem robusten Remote-Onboarding-Prozess ab.

Buchen Sie sich ein kostenloses 30-minütiges Beratungsgespräch mit Zavvy, um Ihre aktuellen Onboarding-Methoden zu bewerten und Empfehlungen zur Verbesserung Ihrer Mitarbeiterentwicklung und -bindung zu erhalten.

Häufig gestellte Fragen zum Remote Onboarding Prozess

Wie kann man Remote Onboarding unterhaltsam gestalten?

Sie können Remote Onboarding unterhaltsam gestalten, indem Sie die Lernerfahrung spielerisch aufbauen und virtuelle informelle Meetings sowie Icebreaker und kleine Spiele mit dem Team organisieren, bei denen sie Preise gewinnen können.

Was sind Onboarding-Aktivitäten?

Alle Aktivitäten, die während des Remote-Onboarding-Prozesses durchgeführt werden, angefangen von der Zusendung von Ressourcen für neue Mitarbeiter bis hin zur Erstellung eines 30-60-90-Tage-Plans, werden als Onboarding-Aktivitäten betrachtet.

Was wünschen sich neue Mitarbeiter von einem Onboarding-Programm?

75 % der neuen Mitarbeiter wünschen sich rollenspezifisches Training, 73 % wünschen sich einen Überblick über die Unternehmensrichtlinien, 59 % wünschen sich einen Überblick über den Verwaltungsprozess und 56 % wünschen sich einen Buddy oder Mentor, der ihnen in der ersten Woche zugewiesen wird. (BambooHR)

Was sind die 4 Phasen des Onboardings?

Onboarding kann in 4 Phasen unterteilt werden

  • Orientierung
  • Rollenspezifisches Training
  • Übergang
  • Laufende Entwicklung

Hinweis: Es gibt viele Möglichkeiten, das Onboarding in einzelne Schritte zu unterteilen. Es ist auch üblich, an die 2 Phasen Preboarding und Onboarding zu denken - oder Preboarding, Onboarding und kontinuierliche Entwicklung.

Wie kann ich Mitarbeiter schnell onboarden?

Beginnen Sie früh und verwenden Sie eine Remote-Onboarding-Vorlage, die es neuen Mitarbeitern ermöglicht, in ihrem Tempo zu lernen, die Erfahrung spielerisch zu gestalten und Ihnen eine Menge Zeit und Aufwand zu ersparen.

Wie lange sollte die Mitarbeiterschulung dauern?

Während die meisten Unternehmen den Onboarding-Prozess nach einer Woche beenden, wird empfohlen, einen 90-Tage-Onboarding-Plan zu haben und eine bedarfsgerechte Schulung fortzusetzen. Ihre Remote-Mitarbeiter werden es Ihnen danken.

Wie unterscheidet sich das Onboarding eines Remote-Mitarbeiters von dem eines Büroangestellten?

Zum einen benötigen Sie möglicherweise nicht den Tech-Stack, den Sie für das virtuelle Onboarding benötigen. Zweitens ist es einfacher, Bindungen aufzubauen und neue Mitarbeiter einzuladen, ihre Teamkollegen in einer informellen Umgebung kennenzulernen. Und schließlich gehören zu den Vorteilen des Onboardings im Büro auch die Besichtigung der Büroeinrichtungen. In einer Remote-Umgebung müssen Sie all diese Schritte virtuell durchlaufen.

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