One-on-one Meetings: Der Leitfaden für Manager (mit Praxisbeispielen und kostenloser Vorlage)

Mitarbeitende zu führen ist schwierig.

Und die jüngste Verlagerung zur Remote-Arbeit hat es nicht gerade einfacher gemacht.

Außerdem sind die Erwartungen an die Führungskräfte in den letzten Jahren gestiegen:

Die Unternehmen brauchen sie mehr denn je, um Dinge zu verbessern wie

• Mitarbeiterengagement
• Eingliederung
• Strategische Personalentwicklung
• ...und vieles mehr

Und was ist mit Managern, die zum ersten Mal ein Team leiten, oder mit Unternehmern, die überhaupt keine Erfahrung mit der Führung eines Teams haben?

Ergebnis: Einer Studie zufolge ist die Arbeit von Managern 10-mal schwieriger als vor der Pandemie.

Was passiert, wenn Manager oder Führungskräfte ihre Aufgaben nicht erfüllen?

➡️ Die Leistung des Teams nimmt ab, was sich auf die Ziele des Unternehmens und die Bewertung der Führungskräfte auswirkt. 

Als Führungskraft muss Ihr Leben nicht so sein. Es kann viel einfacher sein, wenn Sie wissen, wie Sie das Beste aus Ihren Mitarbeitenden herausholen können. 

Und wie machen Sie das?

Indem Sie über Systeme und Instrumente verfügen, die es Ihnen ermöglichen, Ihre Mitarbeitenden über ihre Berufsbezeichnung, ihre Fähigkeiten oder ihre langjährige Erfahrung hinaus kennen zu lernen. 

Regelmäßige One-on-One-Meetings mit den Mitarbeitenden sind eine solche Möglichkeit, ihre Herausforderungen am Arbeitsplatz zu verstehen und zu lösen und die Leistung zu steigern. 

In diesem datengestützten Leitfaden, der auf der Grundlage von Erkenntnissen von HR-Experten und erfahrenen Führungskräften, Managern und allen, die ein Team leiten, erstellt wurde, erfahren Sie 

• Was One-on-One-Meetings sind,
• Warum sie so wichtig sind,
• Und wie man sie durchführt. 

Personalverantwortliche und HR-Fachleute können diesen Blog als Handbuch verwenden, um es mit Managern in ihrem Unternehmen teilen können.

👥 Was ist ein One-on-One Meeting?

Ein One-on-One-Meeting (auch One-to-One-Meeting, 1-on-1 oder 1:1-Meeting genannt) ist eine Besprechung zwischen einem/einer Mitarbeiter/in und seinem/ihrem Vorgesetzten oder Manager. Es dient dazu, die Anliegen des anderen zu verstehen, Probleme zu lösen und Feedback auszutauschen. 

Das Gespräch ist auch eine Gelegenheit, ein Gefühl für das Leben der Teammitglieder außerhalb der Arbeit zu bekommen. Darüber hinaus können die Mitarbeitenden dieses Treffen nutzen, um über ihre berufliche Entwicklung zu sprechen. 

Einer Studie zufolge ist die Zahl der One-on-One-Meetings seit der Pandemie um 500 % gestiegen, was bedeutet, dass die Mitarbeitenden sie mehr denn je brauchen. 

❗️ Warum sind One-on-One-Meetings so wichtig?

Mark Zuckerberg und Gründer von Unternehmen wie Airbnb und Shopify haben ein Nettovermögen in Milliardenhöhe.  

Wissen Sie, was diese erfolgreichen Unternehmer noch gemeinsam haben?

Ein Buch, das ihren Managementstil massiv beeinflusst hat: "High Output Management" von Andy Grove.

"Neunzig Minuten Ihrer Zeit können die Qualität der Arbeit Ihres Angestellten für zwei Wochen oder für mehr als achtzig Stunden verbessern und auch Ihr Verständnis für das, was er tut, erhöhen."
- Andy Grove in High Output Management. 

Grove war CEO und Vorsitzender von Intel. Er war ein großer Befürworter von One-on-One-Meetings und hielt sie für unerlässlich, um die Leistung der Mitarbeitenden zu steigern und ihnen das Gefühl der Wertschätzung zu vermitteln. 

Hier sind fünf Gründe, warum One-on-One-Meetings wichtig sind: 

• Sie verbessern das Mitarbeiterengagement
• Sie helfen bei der Mitarbeiterbindung
• Sie verbessern den Feedback-Prozess
• Sie fördern die Innovation und steigert die Teamleistung 
• Sie stärken die berufliche Beziehung

Sie verbessern das Mitarbeiterengagement

Die meisten Manager müssen an Meetings mit verschiedenen Interessengruppen teilnehmen - Kunden, leitende Angestellte oder interne Projektteams. Die Mitarbeitenden fühlen sich respektiert, wenn sie sich in ihrem vollen Terminkalender Zeit für One-on-One-Meetings nehmen.

Laut einer Gallup-Studie ist die Wahrscheinlichkeit, dass Mitarbeitende, die sich regelmäßig mit ihren Vorgesetzten treffen, fast dreimal so hoch, dass sie sich für ihre Arbeit engagieren, wie Mitarbeitende, die dies nicht tun.

Außerdem verstehen Menschen in Führungspositionen die Ziele und Visionen eines Unternehmens besser. Während des Treffens können sie den Mitarbeitenden erklären, warum und wie ihre Arbeit (so unbedeutend sie auch erscheinen mag) eine wichtige Rolle für den Erfolg des Unternehmens spielt. Das Engagement bei der Arbeit steigt, wenn die Mitarbeitenden ihre Arbeit als sinnvoll empfinden.

Sie helfen bei der Mitarbeiterbindung

Führungskräfte spielen eine entscheidende Rolle bei der Gewährleistung einer guten Unternehmenskultur. In einem One-on-One-Meeting können sie sich in die Probleme der Mitarbeitenden einfühlen und eine Lösung vorschlagen.

Ein/e leistungsstarke/r Mitarbeiterin könnte sich zum Beispiel in seiner/ihrer Karriere festgefahren fühlen und sieht keine Aufstiegschancen in Ihrem Unternehmen. Es ist ihm/ihr unangenehm, ein Gespräch mit den Vorgesetzten zu vereinbaren, um sein/ihr Anliegen zu besprechen. Außerdem verfügt Ihr Unternehmen über keine Systeme, um solche Probleme anzugehen. 

Schließlich nimmt der/die Mitarbeiter/in ein Angebot eines konkurrierenden Unternehmens an. 

Kommt Ihnen das bekannt vor?

Ein geplantes One-on-One-Meeting kann in solchen Fällen die Rettung für eine Führungskraft sein. So können Sie als Vorgesetzter auf die Bedenken Ihrer Mitarbeitenden eingehen und sie vielleicht zum Bleiben bewegen.

Eine Studie von Hypercontext kommt zu dem Schluss, dass Manager, die 1:1-Gespräche geführt haben, ihr gesamtes Team mit einer 1,5-fach höheren Wahrscheinlichkeit an sich binden konnten als solche, die dies nicht taten. 

Sie verbessern den Feedback-Prozess

In vielen Unternehmen erhalten die Mitarbeitenden erst am Ende des Beurteilungszyklus ein Feedback. 

Wo ist also der Haken?

Ein/e Mitarbeiter/in, der/die zu wenig Leistung bringt, erfährt erst am Ende des Beurteilungsprozesses, dass seine/ihre Arbeit nicht den Anforderungen entsprach. 

Das Ergebnis?

Minderwertige Arbeit und Ergebnisse. 

Regelmäßige One-on-One-Meetings können diesen Kreislauf durchbrechen und ermöglichen es den Vorgesetzten, häufig Feedback zu geben, was eine schnellere Entscheidungsfindung ermöglicht und die Effektivität verbessert. Die Mitarbeitenden sind bei solchen Gesprächen offen für Feedback, da sie nicht Gefahr laufen, von anderen Mitarbeitenden lächerlich gemacht zu werden.

Sie fördern die Innovation und steigert die Teamleistung 

Viele Mitarbeitende zögern, in einer Gruppensitzung Fragen zu stellen oder ihre Meinung zu äußern. Und wenn der Großteil des Teams remote arbeitet, wird es noch komplizierter; es ist viel einfacher, einem/einer Kollegen/Kollegin oder Manager, der/die am Schreibtisch nebenan sitzt, Ideen vorzuschlagen.

In einem One-on-One-Meeting Manager ihre Mitarbeitenden bitten, die Herausforderungen zu erörtern, die den Output des Teams behindern. Die Mitarbeitenden trauen sich eher, ihre Ideen mitzuteilen, weil sie nicht befürchten müssen, von ihren Kollegen und Kolleginnen beurteilt zu werden. 

Außerdem steigt die Produktivität der Mitarbeitenden, wenn Sie ihnen regelmäßig spezifisches Feedback geben und umsetzbare Schritte zur Leistungsverbesserung vorschlagen. 

Sie stärken die berufliche Beziehung

Für einen Manager eines großen Teams kann es schwierig sein, über die tägliche Arbeit der einzelnen Projektmitglieder Bescheid zu wissen. In One-on-One-Meetings können sie sich individuell um ein Projektmitglied kümmern und etwaige Hindernisse verstehen. 

Der/die Mitarbeiter/in fühlt sich wohler, wenn er/sie über Themen redet wie:

• Büropolitik
• Mangelnde Unterstützung durch Vorgesetzte
• Wissenslücken

Der/die Vorgesetzte kann dann Vorschläge machen oder solche Probleme direkt ansprechen. 

Das Treffen bietet Mitarbeitenden und Führungskräften auch die Möglichkeit, über ihr Leben außerhalb der Arbeit zu sprechen. Dadurch wird die berufliche Bindung gefestigt, weil man sich besser in eine andere Person hineinversetzen kann. So können Sie sich in die Lebensprobleme eines Mitarbeitenden einfühlen und erfahren, wie sich diese auf seine Leistung auswirken. 

💬 Themen für ein One-on-One-Meeting

Es kommt häufig vor, dass Mitarbeitende anfangs von One-on-One-Meetings begeistert sind, dann aber den Elan verlieren, daran teilzunehmen. Als Führungskraft ist es Ihre größte Herausforderung, diese Sitzungen spannend zu halten, damit die Mitarbeitenden dabei bleiben.

Julie Zhuo, Autorin des Buches "The Making of a Manager" und ehemalige Vizepräsidentin für Design bei Facebook, ist der Meinung, dass eine gute Vorbereitung der Schlüssel zu einem gelungenen One-on-One-Meeting ist, auch wenn man bei den Themen flexibel ist. 

"1:1-Gespräche sollten sich auf Ihre/n Mitarbeitende/n und darauf konzentrieren, was ihm/ihr zu mehr Erfolg verhelfen würde. Nicht auf Sie und Ihre Bedürfnisse. Wenn Sie den aktuellen Stand der Dinge erfahren wollen, nutzen Sie einen anderen Kanal. Die seltene One-on-One-Zeit ist besser für Themen geeignet, die in einer Gruppe oder per E-Mail schwieriger zu besprechen sind."
- Julie Zhuo

Sie schlägt vor, dass sich One-on-One-Meetings im Großen und Ganzen auf diese vier Säulen konzentrieren sollten: 

• Kalibrieren, wie "großartig" aussieht
• Top-Prioritäten besprechen
• Reflektieren, wie die Dinge laufen
• Feedback austauschen

In den folgenden Abschnitten werden wir die Agenda und die Fragen für das One-on-One-Meeting erörtern. 

⚙️ Wie führt man One-on-One-Meetings mit Mitarbeitenden (mit Praxisbeispielen von erfahrenen Führungskräften)? 

• 📅 Einen Zeitplan festlegen
• 🗒️ Eine Zeitplan festlegen
• 💺 Dafür sorgen, dass sich Mitarbeitende wohl fühlen
• 👂 Mehr zu hören als zu reden
• ❓ Relevante Fragen stellen
• 🔄 Sich mitteilen und um Feedback bitten 

1. 📅 Einen Zeitplan festlegen

"Regelmäßige One-on-One-Meetings ermöglichen es Ihnen, herauszufinden, wie es Ihren direkten Mitarbeitenden geht, wo sie Erfolg haben oder Schwierigkeiten haben, und was sie von Ihnen brauchen."

sagt Marla Cormier, eine L&D-Expertin mit über zwei Jahrzehnten Erfahrung und Gründerin von Emerging Leader Training.

Aber wie können Sie konsequent erscheinen, wenn Hunderte von Dingen Ihre Aufmerksamkeit fordern?

Bitten Sie den/die Mitarbeiter/in, ein wiederkehrendes Treffen zu vereinbaren. 

Wenn Sie eine persönliche Einladung in Ihrem Kalender sehen, werden Sie sie wie andere wichtige Treffen behandeln. Ein Zeitplan ermöglicht es Ihnen auch, Ihre anderen Verpflichtungen zu planen.

Sie können den/die Mitarbeiter/in bitten, die wiederkehrende Besprechung zu planen, aber es liegt in der Verantwortung der Führungskraft, dies zu tun:

• Planen Sie das erste persönliche Gespräch
• Fördern Sie eine Kultur der regelmäßigen Treffen
• Erhöhen oder verringern Sie die Häufigkeit der Treffen je nach den Bedürfnissen des Mitarbeiters/der Mitarbeiterin

Wie oft sollte ein Manager One-on-One-Meetings führen?

Die meisten erfahrenen Führungskräfte raten zu wöchentlichen One-on-One-Meetings mit ihren direkten Mitarbeitenden, aber die Häufigkeit der Treffen sollte sich nach dem Bedarf richten.

Cormier sagt, "Die Häufigkeit dieser Besprechungen hängt von der Struktur Ihres Teams und Ihrer Arbeit ab. In manchen Fällen sind wöchentliche Besprechungen am sinnvollsten, während in anderen Fällen monatliche Besprechungen sinnvoller sind." 

Beginnen Sie mit wöchentlichen Treffen

Ermitteln Sie beim ersten One-on-One-Meeting, in welchen Bereichen der/die Mitarbeiter/in Hilfe benötigt. Legen Sie dann die Häufigkeit der Treffen fest, um auf diese Bedürfnisse einzugehen. 

"Ich habe festgestellt, dass es am Anfang von Vorteil ist, mit einem häufigeren Rhythmus zu beginnen, z. B. mit einem wöchentlichen Gespräch. Wenn die Mitarbeitenden mit ihrer neuen Position, dem Team, dem Projekt und den Stakeholdern besser vertraut sind, kann man die Häufigkeit auf zweiwöchentlich oder monatlich erhöhen."
- Gerrid Smith, Chief Marketing Officer bei Joy Organics. 

Unabhängig davon, wie voll Ihr Terminkalender ist, sollten Sie mindestens einmal im Monat ein 30- bis 60-minütiges One-on-One-Meeting mit Ihren Mitarbeitenden führen. Sie können diese Treffen in Ihrem Büro, in einem Restaurant oder virtuell abhalten, wenn Ihr Team von zu Hause aus arbeitet.

2. 🗒️ Einen Zeitplan festlegen

Sobald Sie sich auf einen Zeitplan geeinigt haben, ist es an der Zeit, einige Vorbereitungen zu treffen. 

Eine Agenda für One-on-One-Meetings hilft Ihnen dabei, den Überblick zu behalten und sicherzustellen, dass die Teilnehmenden das bekommen, was sie von der Diskussion erwarten - sei es ein Leistungsfeedback oder die Lösung für ihre Herausforderungen.  

Wer ist für die Aufstellung einer Tagesordnung für One-on-One-Meetings zuständig?

In erster Linie sind die Mitarbeitenden für die Erstellung der Agenda verantwortlich, denn das Gespräch soll ja ihre Probleme lösen. Das bedeutet jedoch nicht, dass Sie kein Mitspracherecht bei der Festlegung des Besprechungsthemas haben sollten. 

Führen Sie ein gemeinsames Dokument 

Beide Parteien können ein gemeinsames Dokument führen, in dem sie die Diskussionspunkte hinzufügen können. 

Smith überlässt es beispielsweise seinen direkten Mitarbeitenden, die Agenda festzulegen, weil er der Meinung ist, dass "die Versammlung für sie ist". Er führt aber auch ein gemeinsames OneNote-Notizbuch für jeden Besprechungsteilnehmer und erwartet dies von ihnen: 

• Arbeitszufriedenheit (auf einer Skala von 1-5)
• Bewertung der derzeitigen Arbeitsbelastung (1-5)
• Die drei wichtigsten Arbeitsprioritäten: Er fragt die Mitarbeitenden nach möglichen Hürden und ob er bei deren Überwindung helfen kann.
• Offen: Um verschiedene Themen zu besprechen. 

Was sollte auf der Agenda eines One-on-One-Meetings sein?

Hier sind einige Punkte, die Sie in einer Agenda für ein One-on-One-Meeting abdecken können:

• Dauer des Meetings
• Zweck
• Fragen
• Herausforderungen oder Bedenken am Arbeitsplatz
• Fortschritte bei den Zielen
• Neue Ideen/Feedback

Fügen Sie relevante One-on-One-Fragen hinzu

Cormier ist der Meinung, dass selbst der/die schüchternste Mitarbeiter/in bereit ist, sich zu äußern, wenn er/sie im Vorfeld Fragen stellt. 

Sie empfiehlt, Fragen hinzuzufügen, die es den Mitarbeitenden ermöglichen, ihre Gefühle zu äußern:

• Arbeitsbelastung
• Herausforderungen am Arbeitsplatz
• Erfolge oder Siege
• Neue Ideen oder Meinungen 

Auf diese Weise wird das Treffen für beide Seiten wertvoll.

Nimisha Kunnath Chatterjee, eine erfahrene Personalfachfrau, ist ebenfalls der Meinung, dass One-on-One-Meetings für Führungskräfte ebenso wichtig sind. Sie sagt, dass Manager die Agenda durch diese offenen Fragen strukturieren können:

• Was beschäftigt Sie diese Woche?
• Wie glücklich waren Sie in der vergangenen Woche?
• Wie produktiv waren Sie in der vergangenen Woche?
• Welches Feedback haben Sie für mich?

In den folgenden Abschnitten erfahren Sie mehr über die Besprechungsfragen.

💺 3. Dafür sorgen, dass sich Mitarbeitende wohl fühlen

One-on-Ones müssen nicht einschüchternd sein und bieten die Gelegenheit, ein gutes Verhältnis zu Ihren Teammitgliedern aufzubauen. Überstürzen Sie das Gespräch nicht und konzentrieren Sie sich nicht ausschließlich auf negatives Feedback.

Beginnen Sie das Meeting mit einer positiven Note

Beginnen Sie jedes Treffen mit einem Gewinn oder stellen Sie offene Fragen über das Leben der Mitarbeitenden außerhalb der Arbeit. Schaffen Sie ein Umfeld, in dem sich die Mitarbeitenden wohl fühlen, wenn sie ihre Meinung sagen können, ohne Angst vor Verurteilungen oder Vergeltungsmaßnahmen zu haben.

"Verwenden Sie Eisbrecher, um die Mitarbeitenden dazu zu bringen, über ihr Leben außerhalb der Arbeit zu sprechen.
‍
So lernen Sie sie als Person besser kennen und schaffen eine stärkere Bindung zwischen Ihnen und Ihren Mitarbeitenden."
- Gergo Vari, CEO von Lensa.

Welche Fragen eignen sich für den Beginn des Gesprächs?

• Wie läuft es bei Ihnen im Büro und zu Hause?

Hinweis: Die Frage "Wie geht es Ihnen?" kann zu vagen Antworten wie "Gut" oder "Alles bestens" führen, die für das weitere Gespräch hilfreich sein können, aber nicht müssen.

• Ich erinnere mich, dass Sie mir von Ihrer Liebe zum [Hobby des/der Mitarbeiters/in] erzählt haben. Hatten Sie in letzter Zeit Zeit, es zu tun? 
• Falls das Gespräch um die Ferienzeit herum stattfindet: Wie wollen Sie Ihre freie Zeit während [der Ferien] verbringen? Planen Sie dieses Mal, Ihre Eltern zu besuchen?
• Wenn sie gerade von einer Familienreise oder einem Urlaub zurückgekommen sind: Wie war [Name des Ortes]? Hat es Ihren Kindern gefallen?

Nachdem Sie die ersten Momente damit verbracht haben, sich über Ihr Leben auszutauschen, können Sie langsam in die Kernpunkte der Sitzung eintauchen.

Hinweis: Seien Sie aufrichtig am Leben Ihrer direkten Mitarbeitenden interessiert. Oberflächlich zu sein oder Fragen zu stellen, nur um etwas zu sagen, ist Zeitverschwendung. 

👂 4. Zuhören, um Probleme zu lösen

"Zuhören ist eine wichtige Fähigkeit, die Führungskräfte erlernen müssen. Achten Sie genau auf das, was gesagt wird, und auf die Antwort, die Sie erhalten". sagt Jamie Opalchuk, CEO und Gründer von HostPapa.

"Denken Sie daran, dass Sie nicht nur zuhören, um höflich zu sein, sondern auch, um sicherzustellen, dass Ihr/e direkte/r Mitarbeiter/in die bestmögliche Unterstützung erhält."

Wirksames Zuhören in Aktion

Hier ist eine kleine Fallstudie darüber, wie effektives Zuhören bei One-on-One Managern helfen kann. 

Roselin Minj, eine Programmleiterin beim World Resources Institute, erzählt, wie sich ihr ein direkter Mitarbeiter während des wöchentlichen One-on-Ones öffnete. 

Minj bezeichnet den Mitarbeiter als "sehr klug und normalerweise sehr aufgeweckt". Dennoch empfand der Kollege seine Arbeit nicht als sinnvoll, da er nur PPTs erstellte. "Das ist nicht das, was ich mir vorgestellt habe, als ich im Bereich der sozialen Auswirkungen arbeiten wollte", sagte er zu Minj.

Die Programmleiterin ging auf die Bedenken des Mitarbeiters ein, indem sie sich einfühlsam zeigte und ihm erklärte, dass seine Arbeit eine wichtigere Rolle spiele. 

Wenn solche Fragen nicht angesprochen werden, sinkt die Leistung der Mitarbeitenden, oder sie beginnen, sich nach Stellen umzusehen, bei denen sie "glauben", etwas bewirken zu können. 

❓ 5. Fragen stellen und wichtige Punkte diskutieren

Auch wenn es wichtig ist, dass sich die Mitarbeiter wohlfühlen und gehört werden, müssen Manager in der Lage sein, Fragen zu stellen, die ihre Mitarbeiter zum Reden bringen.

"Es ist zwar nicht die Aufgabe der Führungskraft, die Tagesordnung festzulegen oder das Gespräch zu führen, aber die Führungskraft sollte versuchen, dem Mitarbeitenden die wichtigsten Themen zu entlocken. Je introvertierter der/die Mitarbeiter/in ist, desto wichtiger wird dies. Wenn Sie Ingenieure führen, ist es eine wichtige Fähigkeit, die Themen herauszulocken."
– Ben Horowitz.

Offene Fragen stellen

Stellen Sie während des Gesprächs Fragen, die mehr als ein Ja oder Nein erfordern. So können Sie die Ansichten der Mitarbeitenden besser verstehen und sie zum Nachdenken darüber anregen, was sie von ihrer beruflichen Laufbahn erwarten. Klarheit ist auf lange Sicht für beide Seiten von Vorteil.

Richtige Fragen führen zu besseren Lösungen

Vari schlägt vor, dass Manager jede/n Mitarbeiter/in bitten, seine/ihre Meinung zu einem Thema zu äußern.

"Das gibt ihnen die Möglichkeit, sich zu äußern, und führt dazu, dass mögliche Lösungen vorgeschlagen werden", fügt er hinzu. 

Vari hatte zum Beispiel einmal einen extrem schüchternen Verkäufer, der bei One-on-Ones sehr still war. Bei der nächsten Besprechung forderte er die Mitarbeitenden auf, ihre Meinung zu einem Thema zu äußern. 

Raten Sie mal, was passierte? 

Der schüchterne Vertriebsmitarbeiter schlug etwas so Erstaunliches vor, dass sich die Kundenzufriedenheit in Vars Unternehmen deutlich verbesserte. 

Wenn Sie für jedes Teammitglied Ziele festgelegt haben, ist es wichtig, sich von Zeit zu Zeit zu vergewissern, wie es ihnen geht. Wenn jemand in Rückstand gerät oder sich mit einer Aufgabe schwer tut, ist es besser, das Problem anzugehen, bevor es zu einem großen Problem für das ganze Team wird.

Was sind gute Fragen, die man Mitarbeitenden in One-on-One-Meetings stellen sollte?

Laut Ben Horowitz, Risikokapitalgeber und Autor des Bestsellers "The Hard Thing About Hard Things", sind dies die effektivsten Fragen für ein persönliches Gespräch: 

• Wenn wir uns in irgendeiner Weise verbessern könnten, wie würden wir es tun?
• Was ist das größte Problem unserer Organisation? Warum?
• Was macht keinen Spaß, hier zu arbeiten?
• Wer ist in unserem Unternehmen wirklich der oder die Beste? Wen bewundern Sie?
• Wenn Sie an meiner Stelle wären, welche Änderungen würden Sie vornehmen?
• Was gefällt Ihnen an dem Produkt nicht?
• Was ist die größte Chance, die wir uns entgehen lassen?
• Was tun wir nicht, was wir tun sollten?
• Arbeiten Sie gerne hier?

Noelle Pittock, Director, Onboarding Operations @ Remote, sagt, dass die folgenden Fragen im persönlichen Gespräch ihre Lieblingsfragen sind: 

• Was war die eine Sache, die Sie kürzlich getan haben, bei der Sie sich selbst überrascht haben? Was haben Sie aus diesem Moment gelernt?
• Wovor haben Sie am meisten Angst oder sind am nervösesten, wenn Sie es in der nächsten Woche angehen? Bringen wir es auf den Punkt und gehen wir es jetzt an!
• Was wurde Ihnen in dieser Woche in Ihrer Position klar (oder klarer), und auf der anderen Seite....was bleibt am verwirrendsten?
• Sind Sie manchmal nervös, wenn Sie mit mir über bestimmte Dinge sprechen? Wie kann ich ein Umfeld schaffen, das es Ihnen ermöglicht, sich mir gegenüber offen zu zeigen? Wie sieht das für uns aus?

🔄 6. Sich mitteilen und um Feedback bitten 

"Beziehen Sie Feedback in jedes Gespräch mit ein. Achten Sie darauf, dass Anerkennung Teil des Gesprächs ist, und weisen Sie auf die spezifischen Verhaltensweisen und Auswirkungen des Mitarbeitenden auf Kunden, das Team oder die Ziele Ihrer Abteilung hin."

sagt Cormier.

Besprechen Sie verbesserungswürdige Bereiche und überlegen Sie sich Alternativen für Aufgaben, die nicht wie geplant verlaufen sind. Die Kette des Feedbacks sollte jedoch immer in beide Richtungen gehen. Teilen Sie Ihre Beobachtungen mit den Mitarbeitenden und bitten Sie sie um ihre Meinung zu den Prozessen, Systemen und Projekten. 

So erhalten Sie eine Vorstellung davon, wo Sie beide besser zusammenarbeiten müssen oder ob einer von Ihnen irgendwo zu kurz kommt. Sparen Sie sich diesen Teil für das Ende des Gesprächs auf, um das Treffen mit einem umsetzbaren Schritt abzuschließen.

Seien Sie während des Treffens transparent, indem Sie alle Informationen weitergeben, die Ihrem/Ihrer Mitarbeiter/in helfen können, seine/ihre Arbeit besser zu erledigen (z. B. neue Richtlinien/Verfahren am Arbeitsplatz). So kann er/sie Ihre Entscheidungen besser verstehen und seine/ihre Leistung verbessern. 

❌ Während One-on-One-Meetings zu vermeidende Fehler

One-on-One-Meetings gehören zum Handwerkszeug eines Managers. Aber sie können Zeitverschwendung und Stress bedeuten, wenn man sie nicht richtig angeht.

Hier sind die häufigsten Fehler, die Manager bei der Durchführung von One-on-One-Meetings machen:

Häufige Terminverschiebungen oder Absagen

Ein One-on-One-Meeting ist eine Gelegenheit, den Mitarbeitenden zu zeigen, dass sie Ihnen am Herzen liegen. 

Wenn Sie die Besprechung häufig verschieben oder - schlimmer noch - absagen, vermitteln Sie Ihren Mitarbeitenden das Gegenteil. Sagen Sie die Sitzung nur ab, wenn Sie im Urlaub sind oder mit einer anderen ungeplanten dringenden Arbeit im Büro beschäftigt sind.

Kein klares Ziel oder eine klare Agenda haben

Es ist wichtig, vor Beginn eines Meetings ein klares Ziel zu haben. Wenn Sie nicht wissen, warum Sie sich mit jemandem treffen, kann es sich unproduktiv und unangenehm anfühlen. 

Angenommen, Sie haben im Laufe des Tages mehrere One-on-One-Meetings mit verschiedenen Personen. In diesem Fall kommt man leicht durcheinander, was besprochen wird und wie es mit anderen Gesprächen ohne Struktur oder Agenda zusammenhängt.

Keine Nachbereitung

Warten Sie nicht bis zur nächsten Sitzung, um die in der Sitzung besprochenen kritischen Aufgaben weiterzuverfolgen. Bei wöchentlichen Besprechungen mag das keine große Rolle spielen, aber bei monatlichen One-on-One-Meetings wäre es problematisch. 

So können Sie bekräftigen, was in der Sitzung besprochen wurde, und sicherstellen, dass beiden Parteien klar ist, was als Nächstes geschehen muss.

Zu autoritäres Auftreten

Es ist zwar wichtig, positives Feedback und konstruktive Kritik zu geben, aber die Meetings sind nicht dazu gedacht, etwas zu diktieren. Hören Sie sich die Meinungen Ihrer Mitarbeitenden einfühlsam an und schlagen Sie nach Möglichkeit mehrere Lösungen vor. Wenn Sie solche Praktiken anwenden, fühlen sich die Teilnehmenden wohler. 

Keine Notizen machen

"Bei den 1:1-Gesprächen kann viel passieren, deshalb sollten Sie sich Notizen machen, um das Gespräch zu dokumentieren. So können Sie sie vor dem nächsten Treffen durchsehen und Ziele oder Wünsche weiterverfolgen. Das Anfertigen von Notizen zeigt auch, dass Sie zuhören und dass das, was die Mitarbeitenden mitteilen, wichtig genug ist, um es aufzuschreiben".

sagt Cormier.

Strenge Formalitäten in der Sitzung

Es ist zwar wichtig, während des Gesprächs respektvoll zu sein, aber wenn Sie Ihre Erkenntnisse und Erfahrungen weitergeben, kann sich der/die Mitarbeitende stärker verbunden fühlen. 

Marc Stitt, Chief Marketing Officer (CMO) von FMX, sagt, dass es von Vorteil sein kann, in einem One-on-One-Meetings Anekdoten zu erzählen. 

"Indem Sie Ihre persönlichen Erfahrungen weitergeben, können Sie die Einzelperson anleiten und unterstützen, um ihm/ihr effektiver zu helfen. Gehen Sie persönlich auf Ihre direkten Mitarbeitenden zu und ermutigen Sie sie, sich zu öffnen und über Probleme zu sprechen, von denen sie nicht wissen, wie sie sie lösen können."

📩 Email-Vorlage für Ihr erstes One-on-One-Meeting

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Betreff: Erstes One-on-One-Meeting

Hallo [Name des Mitarbeiters], 

ich freue mich, Dich in meinem Team zu haben, und bin sehr daran interessiert, die Karriereziele und -wünsche aller Projektmitglieder zu erfahren. 

Im Rahmen dieses Prozesses führe ich regelmäßig One-on-One-Meetings mit allen meinen direkten Mitarbeitenden, und dies ist die Einladung für unser erstes Gespräch. Wir werden die Häufigkeit der Treffen festlegen, sobald wir wissen, auf welche Bereiche wir uns konzentrieren müssen. 

Um Dir einen besseren Überblick zu verschaffen, möchte ich Dir erläutern, wie ich über One-on-One-Meetings denke und sie führe:

Der Schwerpunkt der Sitzung liegt auf Dir: In dem Gespräch geht es darum, Deine Sorgen, Karrierewünsche oder alles, was Dich an Deiner Leistung hindert, zu verstehen. Ich werde es nicht wie ein Status-Update-Meeting behandeln. 

Agenda: Du bist in erster Linie für die Erstellung der Agenda verantwortlich, denn ich möchte mich auf die Lösung Deiner Probleme konzentrieren. Wir werden ein gemeinsames Agendadokument führen, in das ich im Voraus die Themen eintrage, die ich während des Treffens besprechen werde. 

Das gemeinsame Dokument enthält das Hauptthema/den Zweck der Sitzung, die Fragen und die Probleme, die wir behandeln müssen. 

Rückmeldung: Nachdem ich die Leistungsstandards festgelegt habe, gebe ich Dir Feedback und erwarte, dass Du mich korrigierst, wenn ich falsch liege. Das Ziel ist es, Dir zu helfen, Deine Arbeit besser zu machen. 

Lass uns für das erste One-on-One-Meeting eine Stunde zusammenkommen, dann können wir die Häufigkeit und Dauer der weiteren Treffen festlegen. 

Bitte vereinbare einen Termin für das Treffen innerhalb der nächsten Woche. Hier ist die URL meiner [Terminbuchungs-App]. 

Ich freue mich auf unser Gespräch. Bitte lass Sie mich wissen, wenn Du Fragen hast. 

Vielen Dank, 

[Name des Managers] 

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❓ Häufig gestellte Fragen zu One-on-One-Meetings

Welchen Zweck hat ein One-on-One-Meeting mit den Mitarbeitenden?

One-on-One-Meetings helfen den Führungskräften, ihre Mitarbeitenden besser zu verstehen, ihnen Feedback zu ihrer Leistung zu geben und Probleme zu besprechen, die sich auf ihre Arbeit auswirken könnten. Dadurch wird die Beziehung zwischen Mitarbeiter/in und Vorgesetztem gestärkt und das Engagement der Mitarbeitenden erhöht.  

Was sollten Sie beim ersten One-on-One-Meetings mit Ihrem/Ihrer Mitarbeiter/in besprechen?

Fragen Sie den/die Mitarbeiter/in in diesem ersten Gespräch, was er/sie sich für seine/ihre Karriere wünscht und was er/sie sich von seiner/ihrer derzeitigen Rolle erhofft. Auf diese Weise können Sie herausfinden, was die Mitarbeitenden derzeit an ihrer Arbeit am meisten schätzen und was sie auf ihrem Karriereweg zu erreichen hoffen. Sie können in dieser Zeit auch alle Bedenken besprechen, die sie haben; so können Sie besser verstehen, was sie motiviert oder davon abhält, bei der Arbeit gut zu sein.

Erstellen Sie nach diesem ersten Gespräch einen Aktionsplan mit spezifischen Zielen, auf die Sie und Ihr/e direkte/r Mitarbeiter/in im Laufe der Zeit hinarbeiten können (z. B. Verbesserung der Kommunikationsfähigkeiten).

Wie bereitet sich eine Führungskraft auf ein persönliches Gespräch vor?

Manager können sich auf One-on-One-Meetings vorbereiten, indem sie ihre Verfügbarkeit für wiederkehrende Besprechungen bestätigen und gemeinsam an der Agenda arbeiten. Sie können sich auch Fragen für das One-on-One-Meeting ausdenken, die auf dem vorherigen Check-in und der Leistung der Mitarbeitenden seit dem letzten Treffen basieren.