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Onboarding Dokumente: Checkliste für den Papierkram

Zuletzt aktualisiert:
17.4.2022
Lesezeit:
7 Minuten
Last updated:
April 17, 2022
Time to read:
7 Minuten
Papierkram ist ein notwendiges Übel beim Onboarding. Hier sind alle Dokumente, die Sie auf dem Schirm behalten sollten.

Sie haben einen neuen Mitarbeiter eingestellt. Herzlichen Glückwunsch!

Es ist Zeit, sie einzuarbeiten. Ein wichtiger, aber lästiger Teil jeder Einarbeitung ist der Papierkram, den neue Mitarbeiter erledigen müssen.

Jeder neue Mitarbeiter in Ihrem Unternehmen muss eine Reihe von Dokumenten durchlaufen, bevor er offiziell angestellt wird. Aber der Prozess der Einstellungsdokumentation kann sowohl für Sie als auch für Ihr neues Teammitglied lästig sein.

So müssen Sie beispielsweise sicherstellen, dass neue Mitarbeiter alle relevanten Unterlagen erhalten. Idealerweise kontrollieren Sie auch ihre Fortschritte, um sicherzustellen, dass sie alles rechtzeitig erledigen.

Die Erleichterung der Einarbeitung von neuen Teammitgliedern mag zwar nicht aufregend klingen, hat aber erhebliche Auswirkungen. Untersuchungen von Glassdoor zeigen, dass eine gute Einarbeitung die Bindung neuer Mitarbeiter an das Unternehmen um 82 % und die Produktivität um 70 % erhöhen kann.

Lesen Sie weiter, um zu erfahren, welche verschiedenen Kategorien von Unterlagen für neue Mitarbeiter erforderlich sind und wie Sie den gesamten Prozess automatisieren können, um sich wiederholende manuelle Arbeiten zu reduzieren.

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📝 Was sind Onboarding-Dokumente?

Einfach ausgedrückt:

Onboarding-Papiere stellen sicher, dass Ihre neuen Mitarbeiter die Dokumente erhalten, lesen und unterschreiben, die sie für einen reibungslosen Start in Ihrem Unternehmen benötigen.

Der Papierkram für neue Mitarbeiter umfasst Dokumente, die verschiedene Aspekte der Beschäftigung und des Onboardings abdecken, z. B.:

  • Spezifische Auftragsformulare wie formelle Angebotsschreiben und Arbeitsverträge
  • Interne Unternehmensdokumente wie Mitarbeiterhandbücher
    Formulare für Vergütungen und Leistungen bei Neueinstellungen

Das Vorhandensein dieser Dokumente ist nicht nur eine vertragliche und rechtliche Anforderung. Sie ermöglichen es auch allen Beteiligten, einschließlich neuer Mitarbeiter und ihrer Führungskräfte, zu verstehen, wie sie zusammenarbeiten sollen.

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✅ Eine 4-Punkte-Checkliste mit wichtigen Dokumente, die Sie benötigen

Checkliste für onboardingdokumente

4-Punkte-Checkliste der wichtigsten Dokumente für neue Mitarbeiter

  1. länderspezifische gesetzliche Beschäftigungsdokumente 
  2. Dokumente zur Beschäftigung
  3. Unternehmensinterne Dokumente
  4. Dokumente zur Vergütung und Entlohnung des Mitarbeiters

Bevor wir uns mit den erforderlichen Dokumenten befassen, sollten Sie bedenken, dass sie notwendig sind, auch wenn Sie sie als lästig oder unübersichtlich empfinden.

Anhand dieser Dokumente erfahren Ihre neuen Mitarbeiter, was Sie von ihnen erwarten, welche Unternehmensrichtlinien gelten und welche Leistungen sie erhalten sollen.

Es zahlt sich auch aus, Ihren neuen Mitarbeitern den Einarbeitungsprozess zu erleichtern, denn die meisten neuen Mitarbeiter empfinden ihn als lästig, wie Sie hier und hier sehen können.

source

Versuchen Sie, neuen Teammitgliedern den Unterzeichnungsprozess zu erleichtern:

  • Digitalisieren Sie die Unterzeichnungsmethode, indem Sie Tools wie DocuSign oder PandaDoc verwenden. Vermeiden Sie PDFs, die an Tabellenkalkulationen angehängt sind, da sie in der Regel schwer zu verstehen sind.
  • Verwenden Sie kurze Erklärvideos, die mit Tools wie Loom aufgenommen wurden, um einen Überblick über die Dokumente und den Unterzeichnungsprozess zu geben.
"Unabhängig davon, ob es sich bei dem neuen Mitarbeiter um einen Freiberufler mit einem Vertrag, einen Teilzeit- oder einen Vollzeitbeschäftigten handelt, muss er während des Onboarding-Prozesses einige Dokumente ausfüllen."

Eine einfache Möglichkeit, Ihren Einführungsprozess zu strukturieren und zu dokumentieren, besteht darin, alle Formulare in den vier Kategorien anzuordnen, die wir Ihnen im Folgenden vorstellen:

1. 🗺 Länderspezifische arbeitsrechtliche Dokumente

Die Arbeitsgesetze sind je nach Land unterschiedlich. Der erste Schritt besteht daher darin, sich mit den lokalen Arbeitsgesetzen Ihres Landes vertraut zu machen, um deren Einhaltung zu gewährleisten.

Stellen Sie sicher, dass Sie die Vorschriften einhalten:

  • Arbeitszeiten
  • Gehalt und Prämien
  • Krankenversicherung
  • Mutterschafts-/ Vaterschaftsurlaub
  • Alle anderen Arten von Urlaub

1.1 Neue steuerliche Anforderungen für Arbeitnehmer

Nachdem Sie sich mit den örtlichen Gesetzen vertraut gemacht haben, müssen Sie als Nächstes die Steuerformulare verstehen, die ein neuer Mitarbeiter in Ihrem Land ausfüllen muss.

Dieses Formular wird Ihrem Unternehmen helfen:

  • Ermitteln Sie genaue Steuerinformationen.
  • Teilen Sie dem neuen Mitarbeiter mit, dass Sie einen bestimmten Betrag für Steuern von seinem Gehaltsscheck einbehalten werden.
  • Führen Sie ordnungsgemäße Aufzeichnungen, um auf Betriebsprüfungen vorbereitet zu sein.

Vergewissern Sie sich, dass Sie den Namen des Steuerformulars in Ihrem Land kennen, das neu eingestellte Mitarbeiter ausfüllen müssen. In den Vereinigten Staaten heißt es zum Beispiel W-4-Formular.

Neben der Einhaltung der steuerlichen Vorschriften müssen Sie auch sicherstellen, dass der neue Mitarbeiter eine Arbeitserlaubnis für Ihr Land hat. Offizielle Websites der Regierung können Ihnen die notwendigen Informationen liefern

1.2 Rechtsformulare für Auftragnehmer

Es ist auch wichtig, dass Sie die Formulare für nicht fest angestellte Mitarbeiter in Ihrem Land kennen. In einigen Ländern ist es für Auftragnehmer illegal, die Arbeit aufzunehmen, ohne bestimmte Dokumente auszufüllen.

In den Vereinigten Staaten gibt es beispielsweise ein Formular für Auftragnehmer, das Formular W 9. Es wird Ihnen helfen 

  • zu wissen, dass Ihr nicht fest angestelltes Personal die Richtlinien Ihrer Organisation einhält
  • Einfaches Bezahlen Ihrer Auftragnehmer
  • Effiziente Einbindung von Freiberuflern.

2. 💼 Dokumente zur Beschäftigung

Beschäftigungsdokumente und Inhalt

2.1 Brief mit Stellenangebot

Ein Bewerbungsschreiben fasst die Position im Unternehmen zusammen. Es stellt also sicher, dass Sie und der neue Mitarbeiter sich über die grundlegenden Details der Stelle einig sind. Darüber hinaus enthält ein offizielles Stellenangebot wichtige Informationen wie:

  • Berufsbezeichnung
  • Art der Beschäftigung, z. B. Vollzeit oder Teilzeit
  • Anfangsdatum
  • Struktur der Berichterstattung
  • Informationen zu Gehalt, Boni und Sozialleistungen
  • Bedingungen und Vereinbarungen, wie z. B. Zuverlässigkeitsüberprüfungen

Wenn es gut passt, nimmt der Bewerber das Stellenangebot an, unterschreibt und schickt das Dokument an Sie zurück.

2.2 Formular für Arbeitsvertrag

Nach Annahme Ihres Stellenangebots müssen neue Mitarbeiter möglicherweise einen Vertrag prüfen und unterzeichnen, in dem ihre Pflichten und Verantwortlichkeiten erläutert werden.

Der Arbeitsvertrag enthält in der Regel Informationen wie

  • Arbeitszeiten
  • Urlaub
  • Gehalt
  • Zuständigkeiten
  • Verfahren zur Vertragsverlängerung und -beendigung
  • Unternehmenspolitik

Sollte es jemals zu Meinungsverschiedenheiten oder Streitigkeiten über die Arbeitsbedingungen kommen, können Sie und Ihr Arbeitnehmer sich auf den Vertrag berufen.

2.3 Formular für rollenspezifische Ziele und Erwartungen

Alle zusätzlichen Informationen über die Erwartungen oder Aufgaben des neuen Mitarbeiters

die über die Angaben im Stellenangebot hinausgehen, sollten ebenfalls in einem schriftlichen Dokument festgehalten werden.

Dazu gehören beispielsweise die spezifischen Erwartungen des Vorgesetzten an den neuen Mitarbeiter, die Art und Weise, wie er bestimmte Aufgaben erledigen soll, wann es Leistungsbeurteilungen gibt usw.

Klare Erwartungen beseitigen die Verwirrung Ihrer neuen Teammitglieder darüber, was Sie von ihnen erwarten, wie der besorgte Mitarbeiter unten.

Rollenspezifische Formulare Onboarding
source

2.4 Arbeitsunterlagen für nicht ständiges Personal

Unternehmen stellen ihren Auftragnehmern, z. B. Freiberuflern, während des Einstellungsprozesses häufig keine spezifischen Arbeitsunterlagen zur Verfügung. Je nach der Gesetzgebung in Ihrem Land sind Sie jedoch möglicherweise gesetzlich dazu verpflichtet, dies zu tun.

Ein mangelhafter Einarbeitungsprozess kann Ihren neuen Freiberuflern auch den Eindruck vermitteln, dass Sie sie nicht wertschätzen.

So bauen Sie eine gute Beziehung zu Ihren Auftragnehmern auf:

  • Lassen Sie sich umfassende Informationen über sie geben, einschließlich E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Standort und vollständige Namen.
  • Senden Sie ihnen die erforderlichen rechtlichen Dokumente wie ein NDA gemäß den Richtlinien Ihres Unternehmens.
  • Sammeln Sie ihre Zahlungsinformationen und richten Sie sie in Ihrem Gehaltsabrechnungssystem ein.
  • Geben Sie ihnen Zugang zu den Arbeitsmitteln, die sie benötigen.
  • Seien Sie sich über Ihre Erwartungen im Klaren.

Der Aufbau eines guten Verhältnisses zu nicht fest angestellten Mitarbeitern, z. B. durch einen ausgezeichneten Onboardingprozess, stellt sicher, dass Sie immer Zugang zu talentierten Freiberuflern haben werden.

3. 📄 Unternehmensinterne Dokumente

Interne Unternehmensdokumente helfen neuen Mitarbeitern, Ihr Unternehmen gut zu verstehen und zu wissen, wie sie sich verhalten sollen. Sie nutzen die Dokumente daher als Referenzen, um ihre Arbeit zu erledigen.

Abhängig von Ihrem Unternehmen sollten Ihre neuen Mitarbeiter die folgenden internen Dokumente erhalten:

3.1 Business Playbook SOP

Ein Business Playbook enthält alle Prozesse, Richtlinien und Verfahren Ihres Unternehmens. Dieses Dokument kann Ihren neuen Mitarbeitern helfen, unabhängig zu arbeiten und Zeit zu sparen:

  • Sie nutzen es, um ihre Aufgaben und Verantwortlichkeiten zu lernen
  • Sie beziehen sich darauf, anstatt ständig ihre Vorgesetzten um Hilfe zu bitten
  • Erkennen von Bereichen, in denen sie sich verbessern sollten

Ihr Business Playbook kann so viele Richtlinien enthalten, wie Sie möchten, z. B. hybride Arbeitsrichtlinien, ethische Richtlinien und Umweltrichtlinien.

Hybride Arbeitspolitik

Durch die Einführung hybrider Arbeitsrichtlinien können Sie Richtlinien festlegen, Unklarheiten beseitigen und Ihren Mitarbeitern die Möglichkeit geben, ihre Arbeitszeiten selbst zu bestimmen.

Hybride Arbeitspolicy
Profitipp: Verwenden Sie unsere gebrauchsfertige Vorlage, um in wenigen Minuten eine flexible Arbeitsrichtlinie zu erstellen.
Ethische Grundsätze

Die Geschäftsethik ist für alle Mitarbeiter ein Leitfaden für das Verhalten gegenüber Kunden, Behörden und Lieferanten.

Umweltpolitik

Es ist von Vorteil, wenn Sie Strategien haben, aus denen hervorgeht, wie Ihr Unternehmen den Umweltschutz einhält. Sie können z. B. Strategien aufführen, die Ihr Unternehmen in den nächsten fünf Jahren umsetzen wird.

3.2 Mitarbeiterhandbuch

Je nach Größe und Betriebsabläufen Ihres Unternehmens können Sie sich für ein Business Playbook und ein Mitarbeiterhandbuch oder nur für eines von beiden entscheiden.

Ein Mitarbeiterhandbuch ist speziell für die Anleitung Ihrer Mitarbeiter gedacht. Idealerweise sollte das Dokument alle Informationen enthalten, die Ihre Mitarbeiter wissen müssen, wie z. B. Kleiderordnung, Verhaltensregeln und Notfallverfahren.

Hinweis: Sie können die übrigen Themen aus diesem Abschnitt in Ihr Mitarbeiterhandbuch aufnehmen, aber wir werden dennoch jedes Dokument einzeln behandeln.

3.3 Unternehmenskultur, Auftrag und Werte

Die Mission Ihres Unternehmens ist der Grund für die Existenz Ihres Unternehmens. Laut einer Studie von LinkedIn geben 53 % der neuen Mitarbeiter an, dass eine Einführung in die Unternehmenskultur und -werte während ihrer Einarbeitung wichtig ist.

Was Neueinsteiger am wichtigsten in ihrem Onboarding finden
source

Darüber hinaus kam eine Gallup-Studie zu dem Schluss, dass eine stärkere Bindung der Mitarbeiter an ihren Arbeitsplatz zu einer Steigerung der Rentabilität führt.

3.4 Geheimhaltungsvereinbarung und Wettbewerbsverbot

Diese beiden Dokumente sind unerlässlich, um zu verhindern, dass wichtige Unternehmensinformationen, Prozesse und geistiges Eigentum nach außen dringen.

Geheimhaltungsvereinbarung

Diese Vereinbarung verhindert, dass Ihre Mitarbeiter oder unabhängigen Auftragnehmer sensible Informationen, die sie während ihrer Tätigkeit für Ihr Unternehmen erhalten haben, weitergeben.

Achten Sie jedoch darauf, dass Sie keine NDAs erstellen, die eine giftige Arbeitsplatzkultur fördern. Eine toxische Kultur kann sogar zur Kündigung führen.

Wettbewerbsverbotsvereinbarung

Das Wettbewerbsverbot sollte Mitarbeiter daran hindern, ein Konkurrenzunternehmen zu gründen oder in ein solches zu investieren, während oder nachdem sie bei Ihnen arbeiten. Nachvertragliche Wettbewerbsverbote sind in der Regel auf eine bestimmte Dauer begrenzt.

So könnte ein Unternehmen beispielsweise einen Mitarbeiter zwei Jahre lang daran hindern, im Umkreis von 24 Meilen um seinen Standort ein Unternehmen zu gründen.

3.5 Organigramm

Ein Organigramm ist ein Diagramm, das die Struktur einer Organisation darstellt. Es enthält die Führungsebenen in einem Unternehmen und die Beziehungen zwischen den verschiedenen Positionen. Ihre neuen Mitarbeiter sollten z. B. wissen, an wen sie für bestimmte Aufgaben berichten sollen.

3.6 Formulare für die Leistungsbeurteilung

Die Prozesse des Leistungsmanagements sind von Unternehmen zu Unternehmen unterschiedlich. Damit neue Mitarbeiter erfolgreich arbeiten können, sollten sie sich mit den spezifischen Gegebenheiten Ihres Unternehmens vertraut machen.

Einige Dokumente zur Leistungsbeurteilung, die Sie neuen Mitarbeitern geben können, sind:

  • Formulare zur Leistungsbeurteilung
  • Papier zum Leistungsmanagementprozess
  • Brief zur Leistungsbeurteilung
  • Plan zur Leistungsverbesserung
  • Leistungswarnschreiben

Wenn Sie in Ihrem Unternehmen ein Verfahren für den beruflichen Aufstieg eingeführt haben, ist dies ein geeigneter Ort, um auch darüber zu informieren.

Wenn beispielsweise eine Beförderung in Ihrem Verkaufsteam auf der Anzahl der Verkäufe basiert, die ein Mitarbeiter pro Jahr getätigt hat, können Sie Ihren neuen Mitarbeitern im Voraus mitteilen, was sie für eine Beförderung tun müssen.

3.7 Ethische und rechtliche Behandlung von Mitarbeitern

Neue Teammitglieder müssen den Verhaltenskodex verstehen. Er verhindert nicht nur drastische Vorkommnisse wie unrechtmäßige Kündigungen, Diskriminierung und Belästigung. Er hilft auch neuen Teammitgliedern, sich einzuleben und sich mit dem Rest des Teams zu verbinden.

Stellen Sie sicher, dass Sie erwähnen, wie Ihre Führungskräfte gegen unethisches Verhalten vorgehen, denn laut einem neuen Forschungsbericht von Gallup aus dem Jahr 2022 berichten nur 4 von 10 Mitarbeitern über unethisches Verhalten.

3.8 Persönliche Daten der Mitarbeiter

Bei der Einstellung neuer Mitarbeiter müssen Sie nach deren persönlichen Daten fragen, z. B. nach persönlichen Kontakten, finanziellen und medizinischen Informationen. Neue Mitarbeiter müssen wissen, wie Sie ihre persönlichen Daten speichern und verwenden werden.

Je nach Ihrem Standort gelten unterschiedliche Gesetze für die Erfassung, Speicherung und Verwendung personenbezogener Daten Ihrer Mitarbeiter.

Die DSGVO-Gesetze in der Europäischen Union sehen zum Beispiel strenge Maßnahmen vor, wie Arbeitgeber mit Mitarbeiterdaten umgehen müssen.

3.9 Dresscode

Je nach Unternehmenskultur und Branche kann es eine bestimmte Kleiderordnung geben. Dokumentieren Sie die Kleiderordnung klar und deutlich, um die Unsicherheit bei neuen Mitarbeitern zu verringern.

Zeichnungen und Fotos können von Vorteil sein, ebenso wie detaillierte Listen geeigneter Kleidung.

Schließlich sollten neue Mitarbeiter das Mitarbeiterhandbuch unterschreiben, um zu zeigen, dass sie Ihre internen Richtlinien und Verfahren anerkennen und akzeptieren.

4. 💰 Mitarbeitervergütung und Lohnunterlagen

Es versteht sich von selbst, dass neu eingestellte Mitarbeiter über ihre Vergütung und ihre Leistungen Bescheid wissen sollten. Die folgenden Formulare können dabei hilfreich sein.

4.1 Detailliertes Vergütungsdokument

Work Life Balance Statistik

Laut einer kürzlich durchgeführten LinkedIn-Umfrage wünschen sich 60 % der Arbeitnehmer bei der Wahl einer neuen Stelle Sozialleistungen.

Wenn Ihr Unternehmen also Sozialleistungen anbietet, sollten Sie neuen Mitarbeitern bei der Einstellung Papiere aushändigen, in denen die Bedingungen für den Erhalt von Sozialleistungen erläutert werden.

Neu eingestellte Mitarbeiter müssen in vielen Fällen bestimmte Dokumente unterschreiben, um die Leistungen förmlich zu akzeptieren. Die gängigsten Sozialleistungen sind Kranken- und Lebensversicherungen, Aktienoptionen, ein Pensionsplan und bezahlte Freizeit.

Kranken- und Lebensversicherung

Alle neuen Mitarbeiter sollten ihre Versicherungs- und Gesundheitsleistungen kennen - sie sollten wissen, ob Sie ein umfassendes Versicherungspaket anbieten oder ob Sie einen Teil davon übernehmen.

Aktienoptionen

Angenommen, Ihr Unternehmen bietet Aktienoptionen als Vergütung an. In diesem Fall ist es wichtig, die Funktionsweise in einfachem Englisch zu erklären, damit auch neue Teammitglieder, die noch nichts über Aktienoptionen wissen, verstehen, was sie erhalten.

Altersvorsorge

In vielen Fällen werden Ihre neuen Mitarbeiter auch wissen wollen, welche Möglichkeiten der Altersvorsorge Sie ihnen bieten. Im Idealfall stellen Sie ihnen alle Informationen und Ressourcen zur Verfügung, die sie benötigen, um die richtige Wahl zu treffen.

Richtlinien für Urlaub und bezahlte Freistellung (einschließlich bezahlter Feiertage)

Möglicherweise enthält Ihr Mitarbeiterhandbuch bereits einige Informationen zur bezahlten Freizeit. Es ist wichtig, zu klären, wie neue Mitarbeiter PTO, freie Tage und Krankheitstage erfassen sollten.

PTO confusion

In der Regel herrscht große Verwirrung darüber, wie die PTO-Politik funktioniert. Vor allem, wenn die bezahlte Freizeit im Laufe der Zeit ansteigt oder wenn es Einschränkungen gibt, wann die bezahlte Freizeit genommen werden kann.

4.2 Zusatzleistungen

Am besten ist es, wenn Sie alle zusätzlichen Leistungen und Vergünstigungen für Ihre Mitarbeiter schriftlich festhalten.

Sie können Leistungen wie folgende umfassen:

  • Firmenwagen
  • Telefonverträge
  • Mitgliedschaft im Fitnessstudio
  • Erstattung von Ausbildungskosten

Genaue Informationen über diese Zusatzleistungen beugen zukünftigen Missverständnissen vor.

4.3 Formular für die direkte Einzahlung (Gehaltsabrechnungssystem)

Mit der direkten Einzahlung können Arbeitgeber die Gehaltsschecks ihrer Mitarbeiter direkt auf deren Bankkonten überweisen, so dass keine Papierschecks mehr erforderlich sind.

Am wichtigsten ist, dass Sie detaillierte Informationen darüber bereitstellen, wie die Mitarbeiter diese Konten einrichten können, und klar angeben, an welchem Wochentag sie ihre Zahlungen erhalten.

📈 Wie kann man den Abschluss/die Einhaltung der Vorschriften dokumentieren und automatisieren?

Wenn neue Mitarbeiter alle erforderlichen Dokumente erhalten, folgt oft ein Hin und Her mit mehreren E-Mails und Anrufen, um zu erfahren, ob sie alles unterschrieben und verstanden haben.

Dieses Hin und Her wird sowohl für Sie als auch für Ihre neuen Teammitglieder schnell überfordernd.

Um diesen Prozess zu vereinfachen, können Sie die Aufgabenverfolgung automatisieren, automatische Erinnerungen einplanen und die Fortschritte Ihrer neuen Mitarbeiter mit unserem Onboarding-Tool verfolgen.

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Alexander Heinle
Alexander Heinle

Alex kümmert sich bei Zavvy um den Bereich Marketing. In diesem Blog teilt er hauptsächlich Erkenntnisse aus Gesprächen mit ausgewählten Experten und aus der Unterstützung unserer Kunden bei der Einrichtung und Verbesserung ihrer Onboarding- oder Lernprogramme.

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Onboarding Dokumente: Checkliste für den Papierkram

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