Mit der Umstellung auf die Telearbeit wurde das virtuelle Onboarding von Mitarbeitern zur neuen Norm. Genau wie Ihr Unternehmen erlebten viele andere Unternehmen diesen Wandel zum ersten Mal. Homeoffice - einst ein Traum vieler - wurde für alle zur Realität. Und auf den ersten Blick scheint alles in Ordnung zu sein.
Aber nehmen Sie sich einen Moment Zeit, um über das virtuelle Onboarding in Ihrem Unternehmen nachzudenken.
Wie viel Kommunikation findet zwischen Ihrem Unternehmen und neuen Mitarbeitenden statt? Spüren Mitarbeitende ein positives Gefühl gegenüber ihren Vorgesetzten? Fühlen sie sich mit der Arbeitskultur Ihres Unternehmens verbunden?
Dr. Brooks Holtom, Professor für Management an der McDonough School of Business, Dr. Elora Voyles, Assistenzprofessorin für Arbeits-/Organisationspsychologie an der Southern Illinois University, und David Niu, Gründer und CEO von TINYpulse, haben eine Studie in Auftrag gegeben, die genau diese grundlegenden Probleme des Remote-Onboarding beleuchtet.
Mangelnde Anerkennung durch die Kolleg:innen und ein geringeres Engagement für die Werte des Unternehmens wurden als Hauptprobleme genannt.
Ein wesentlicher Teil des Problems? Nur wenige Unternehmen waren auf eine groß angelegte Umstellung von traditioneller auf Remote-Arbeit und Onboarding vorbereitet. Zwei Jahre nach der Pandemie haben wir Erkenntnisse von Experten, Feedback von Neueinstellungen und erfolgreich erprobte Beispiele für die Einarbeitung gesammelt.
Aber wir müssen noch ein wenig weiter gehen, um ein Onboarding-Programm zu entwickeln, das für sich verändernde Arbeitsbereiche geeignet ist.
Ob remote oder mit hybrid - lassen Sie uns einen Blick auf die nächste Welle von Onboarding-Trends werfen. Mit spannenden Entwicklungen, die mehr Mitarbeiterbindung, Engagement und Produktivität gewährleisten.
Die Grundprinzipien des traditionellen Onboarding - Compliance, Klarheit, Kultur und Verbindung - gelten auch für das Remote- oder Hybrid-Onboarding. In der Regel sind es gerade die beiden letztgenannten, die hier oft zurückstecken müssen.
Begrüßungspakete sind attraktiv und bieten Mitarbeitenden einen würdigen Empfang. Aber reichen sie aus, um die Werte Ihres Unternehmens zu vermitteln?
Nein.
Hierfür müssen Sie Räume schaffen, die mehr Kommunikation unter Gleichgesinnten ermöglichen. Einen, in dem bestehende Mitarbeitende ihre Erfahrungen mit der Arbeit in Ihrem Unternehmen teilen können.
Denken Sie an interne Blogs, Diskussionen in Slack-Kanälen, Mitarbeitende, die praktische Ratschläge geben, und Führungskräfte, die 1:1-Gespräche mit neuen Kolleg:innen führen.
Neueinsteiger müssen sich willkommen und gehört fühlen. Die Schaffung von psychologischer Sicherheit am Arbeitsplatz ist in diesem verschärften Kampf um Talente entscheidend.
Prezly, ein Remote-First-Unternehmen, bittet seine Führungskräfte, mit Neustartern gemeinsam Einarbeitungsunterlagen durchzugehen. Die Mitarbeiter sind über ihren internen Blog in alles eingeweiht, was richtig oder falsch gelaufen ist, und werden ermutigt, sich gegenseitig Feedback und Anerkennung zu geben.
Sinnvolle Verbindungen lassen sich nicht nachverfolgen, aber ihr Fehlen führt zu wenig überraschenden Ergebnissen.
Remote-Arbeitskräfte berichten von ihren Schwierigkeiten, persönliche Kontakte zu knüpfen und ihre Arbeitsplätze zu wechseln. Sie finden es einfacher zu kündigen, weil sie ihre Kollegen nie persönlich getroffen haben.
Das Onboarding, normalerweise ein gemeinsames Gruppenerlebnis, ist zu einer isolierenden Erfahrung geworden. Mit virtuellen Mittagessen, digitalen Kaffee-Talks und anderen Gruppenaktivitäten können wir die Geselligkeit wiederherstellen.
Microsoft zum Beispiel hat sein Remote-Onboarding-Erlebnis auf verschiedene Weisen optimiert. Die Manager erstellen personalisierte Onboarding-Journeys, führen früh und häufig 1:1-Gespräche und räumen der Erfahrung neuer Mitarbeitender mehr Priorität ein.
Um eine ähnliche Erfahrung wie Microsoft zu schaffen, finden Sie hier eine Checkliste für das Onboarding von Mitarbeitern aus der Ferne, die Sie sofort nutzen können.
Andere Remote-First-Unternehmen wie Buffer und Zapier veranstalten jährliche Betriebsversammlungen, die neuen und bestehenden Mitarbeitenden einen Raum bieten, in dem sie ohne Druck zusammenkommen können. Auf diese Weise wird ein Gleichgewicht zwischen Remote-Arbeit und dem Aufbau persönlicher Beziehungen geschaffen.
Wenn Sie sich fragen, warum zu viele Mitarbeiter aus Ihrem Unternehmen abwandern, dann liegt das wahrscheinlich an einem schlechten Re-Boarding-Erlebnis.
Reboarding oder Re-Onboarding bedeutet, dass die Mitarbeitenden mit der Kultur Ihres Unternehmens und ihrem Team wieder vertraut gemacht werden. Dies geschieht, indem sie einen angepassten Onboarding-Plan durchlaufen - einen, der speziell für flexible Arbeitsmodelle konzipiert ist.
Die traurige Realität ist, dass die meisten Unternehmen - nach eigener Aussage - ihren Onboarding- und Reboarding-Prozessen wenig bis gar keine Aufmerksamkeit schenken.
Da hybride Modelle die Art und Weise, wie wir arbeiten, prägen, ist es wichtig, dass Sie Ihre Mitarbeitenden durch Arbeitspläne, Kommunikationsmittel und die notwendige Dokumentation führen. Als Personalleitende müssen Sie sich auf kulturelle und verhaltensbezogene Veränderungen einstellen. Der geschäftliche Handschlag ist zwar verschwunden, aber die Bedenken bezüglich COVID bleiben bestehen.
Jeder hat anders auf die Pandemie reagiert und war besonderen Belastungen ausgesetzt. Ihr Wiedereingliederungsplan sollte dem Rechnung tragen. Beginnen Sie so bald wie möglich mit der Planung von 1:1-Gesprächen, um Mitarbeitende zu unterstützen, die in Vollzeit oder Teilzeit ins Büro zurückkehren.
Studien haben immer wieder bewiesen, dass Vielfalt uns klüger, kreativer und fleißiger macht. Die Einstellungspraxis trägt dem Rechnung, aber die meisten Einarbeitungsprogramme konzentrieren sich lediglich auf die Zeit bis zur Produktivität.
Während die Zeit bis zur Produktivität eine Kennzahl ist, die die meisten Personalverantwortlichen messen, weil sie effizient ist, sollte es beim Onboarding auch um lebenslange Produktivität gehen. Und integrative Onboarding-Programme sind eine hervorragende Möglichkeit, dies zu erreichen.
Wir werden oft gefragt, wie lange das Onboarding dauern sollte.
Die Wahrheit ist, dass es von 1 Woche bis zu 90 Tagen oder sogar länger dauern kann. Im Allgemeinen zahlt es sich aus, langfristig zu planen: In den meisten Berufen brauchen die Menschen über die erste Woche hinaus eine gute Anleitung. Und oft auch über Woche 12 hinaus.
Je mehr Zeit Sie für die Einarbeitung Ihrer Mitarbeitenden aufwenden, desto höher ist die Mitarbeiterbindung. Remote- und Hybridunternehmen sollten in der Regel mehr Ressourcen für einen längeren und geführten Einarbeitungsprozess aufwenden.
Alexander Young, Gründer/CEO von Virti und NHS Innovation Fellow, empfiehlt, das Onboarding als kontinuierliche Erfahrung zu betrachten.
Anstatt Ihr Onboarding nach der ersten Woche oder der 90-Tage-Marke zu beenden, setzen Sie es mindestens ein Jahr lang fort. Dies spiegelt die Werte Ihres Unternehmens und das Engagement wider, Ihre Mitarbeiter bei ihrer Entwicklung zu unterstützen, und schafft positive PR für Ihr Unternehmen.
Zweifelsohne führen Onboarding-Buddy-Programme für neue Kolleg:innen zu höherer Produktivität, Arbeitszufriedenheit und besserer Mitarbeiterbindung. Microsoft und Buffer setzen sich mit ihrem personalisierten und ansprechenden Buddy-Programm dafür ein.
Während Buddy-Programme neuen Mitarbeitenden helfen, zwischenmenschliche Beziehungen aufzubauen, können geführte Onboarding-Programme auch durch Technologie unterstützt werden.
Auf diese Weise können diese sich selbst einarbeiten, so dass sie in ihrem eigenen Tempo und unterwegs lernen können. Allerdings ist es wichtig zu wissen, dass digitale Onboarding-Tools kein Ersatz für menschliche Interaktion sind.
Ein längeres Onboarding bedeutet nicht, dass die Mitarbeitenden in Papierkram ertrinken. Lassen Sie den gesamten Papierkram vor dem ersten Tag unterschreiben und ausfüllen, d. h. in der Pre-Boarding-Phase.
Jared Atchinson, Mitbegründer von WPForms, dazu:
"Sie können den Onboarding-Prozess durch die Implementierung von Automatisierung verbessern. Schulungen, Formulare und Richtlinienaufklärung sind alles Bereiche, die durch Automatisierung abgeschlossen werden können, sodass Sie eine reibungslose Onboarding-Erfahrung schaffen können."
In einer Umfrage von Super CIO unter 1.500 Mitarbeitenden gaben 40 % der neu Eingestellten an, dass es zu lange dauert, Antworten von der Personalabteilung zu erhalten. Durch die Automatisierung gewinnen Sie Zeit, sodass Sie sich sinnvoll mit Ihren neuen Mitarbeitern beschäftigen können.
Digitales Onboarding muss nicht statisch sein. Ein Kommentarbereich unter den Trainings oder ein spezieller Slack- oder Teams-Kanal fördern das Lernen unter Gleichgesinnten.
Gamified Onboarding ist nicht neu. Im Jahr 2018 führte Deloitte ein interaktives Spiel, "The Chosen Analyst", ein, um neue Analysten einzuarbeiten.
Die hatten Spaß daran, neue Fähigkeiten und Beratungssoftware kennenzulernen - und das Spiel mit dem Thema Zombie-Apokalypse war ein sofortiger Erfolg. Und das Beste daran?
Es half Deloitte, seine Einarbeitungskosten zu senken.
Was hat das Ganze also auf der Liste der Onboarding-Trends 2022 zu suchen? Nun ja, da Remote-Arbeit in vollem Gange ist, suchen Unternehmen aktuell kreative Onboarding-Prozesse. Zum Beispiel eben videobasiertes oder “gamifiziertes” Onboarding.
Einige andere Ideen, die Sie verwenden können, um das Onboarding-Erlebnis spielerisch zu gestalten
KI-Chatbots sind dabei, die Rekrutierungs- und Einstellungsprozesse digital zu verändern. Sie sollen häufig gestellte Fragen beantworten, automatische Erinnerungen versenden und neue Mitarbeitende über anstehende Schulungen informieren.
Aber es geht noch weiter. Ein Bot anstelle eines Menschen bedeutet auch, dass es für neue Mitarbeitende einfacher ist, allgemeine Fragen zu stellen und Einarbeitungen in ihrem eigenen Tempo durchzuführen. Das spart Zeit und Geld. Außerdem verbessert es das Gesamterlebnis der Mitarbeitenden.
Da die Fernarbeit zunimmt, kann unstrukturiertes Wissen, das übertragen werden muss, oft in der Übersetzung verloren gehen. Chatbots sind ein großartiges Werkzeug für leicht vermeidbare Fehlkommunikation.
KI kann außerdem eingesetzt werden, um die Stimmung der Mitarbeiter zu messen und sicherzustellen, dass das Onboarding planmäßig verläuft.
Accenture hat durch die Verteilung von 60.000 Headsets für Mitarbeiterschulungen einen Durchbruch erzielt.
Die XR-Dienste ermöglichen es, virtuell an Firmenveranstaltungen wie Weihnachtsfeiern teilzunehmen.
Obwohl VR als Verbrauchertechnologie noch immer nicht ganz im Mainstream angekommen ist (große Investitionen erforderlich), beginnen Unternehmen nun, sich mit der Technologie zu beschäftigen. Eine Reihe von Unternehmen wie die Bank of America, Walmart und UPS haben das XR-Training (Extended Reality) übernommen.
Nach einem VR-Pilotprogramm der Bank of America mit 400 Mitarbeitern fühlten sich 97 % von ihnen nach der Schulung wohler bei ihren Aufgaben.
Diese VR-Situationen bieten einen echten Mehrwert für Mitarbeiterschulung und -entwicklung in Branchen wie der Immobilienbranche, dem Einzelhandel, dem Tourismus und anderen.
Accenture Immersive Collaboration-Plattform VR-Ferienveranstaltungen
Um den Menschen lästigen Papierkram abzunehmen, hilft maschinelles Lernen (ML) neuen Mitarbeitenden. Außerdem macht es die Ausbildung intuitiver und gewährt bedarfsgerechten Zugang zu Informationen.
Der Zugang zu Ressourcen kann auf der Grundlage von Persönlichkeitstyp, Beschäftigungsgrad, Rolle und einer Vielzahl anderer Variablen gewährt werden. Das Anlegen von Konten, die Gewährung von Zugängen und die Beantwortung einfacher Abfragen können leicht an die ML-Algorithmen weitergeleitet werden.
Viel zu lange haben sich die Personalverantwortlichen auf der Tretmühle der Kosteneffizienz abgemüht. Jetzt sind sie bereit, sich wieder auf die Menschen zu konzentrieren.
Genauso wie ein hervorragendes Kundenerlebnis für ein Unternehmen entscheidend ist, hat auch ein ansprechendes Mitarbeitererlebnis oberste Priorität, insbesondere für Chief Human Resource Officers (CHROs).
Die Parallele endet hier nicht. Wie Designer können auch CHROs Design-Thinking-Prinzipien anwenden, um Frustrationen beim Onboarding zu erkennen und zu lösen.
So führte Cisco beispielsweise einen 24-stündigen "Breakathon" mit mehr als 800 Mitarbeitenden durch, um die Schlüsselmomente zwischen HR und Mitarbeitern zu ermitteln. Daraus entstand YouBelong@Cisco - eine völlig neu gestaltete Version des Onboardings für Mitarbeitende, die auf die Probleme von Berufseinsteigern bei Cisco abzielt.
Die Einarbeitungszeit ist entscheidend für den ersten Eindruck.
Mehr noch als ein effektives Onboarding-Programm ist es wichtig, dass Sie sich an den Wandel der Zeit anpassen. Wir bei Zavvy entwickeln Tools, die Ihnen dabei helfen, großartige Erlebnisse zu schaffen und dabei dröge manuelle Arbeit zu automatisieren.
Egal, ob Sie Ihr Onboarding-Programm verbessern oder von Grund auf neu erstellen möchten, Sie können mit unserer kostenlosen Demo beginnen. Und wenn Sie Fragen haben, sind wir immer für Sie da.
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