Leistungsbeurteilungen: So kalibrieren Sie Performance Reviews richtig

Wenn Sie jemals eine Reality-TV-Talentshow wie The Voice oder Deutschland sucht den Superstar gesehen haben, kennen Sie die Mischung der Persönlichkeiten, die die Jury bilden.

Es gibt immer jemanden, der freundlich ist, jemanden, der lustig ist, jemanden, der ernsthaft ist, und jemanden, der härter bewertet als seine Mitjuror:innen, weil das gut fürs Fernsehen ist.

❌ Aber wenn man von der Unterhaltungsindustrie in die Geschäftswelt wechselt, sind es gerade diese unterschiedlichen Persönlichkeiten und unvorhersehbaren Verhaltensweisen, die Leistungsbeurteilungen zu einem ungleichen Spielfeld machen.

Stellen Sie sich die Auswirkungen vor, wenn die Hälfte Ihres Teams ihre jährliche Beurteilung von einem optimistischen, ermutigenden Chef erhält, der großzügige Leistungsbewertungen vergibt.

Aber die andere Hälfte erhält ihre Beurteilung von der strengsten Führungskraft weit und breit.

Auf dem Papier sieht es so aus, als ob die zweite Gruppe objektiv schlechter ist.

Das Ergebnis:

• Schlechtere Chancen auf Beförderung
• Geringere Gehaltschancen
• Ungleiche Behandlung und Frust

Hier kommt die Kalibrierung der Leistungsbeurteilung ins Spiel.

Das Ziel:
Den Bewertungsprozess standardisiert, fair und leicht nachvollziehbar umsetzen.

Und wir zeigen Ihnen hier, wie’s geht.

⚖️ Was ist die Kalibrierung der Leistungsüberprüfung?

Die Kalibrierung der Leistungsbeurteilung ist ein Prozess, der sich auf Bewertungsstandards konzentriert, sodass die Beurteilenden bei der Bewertung der Arbeit von Mitarbeitenden einheitliche Richtlinien befolgen können.

Alle, die eine Bewertung abgeben, sollten sich zusammensetzen, um zu erörtern und zu verstehen, wie die einzelnen Bewertungen auf einen Prüfling anzuwenden sind.

• 📆 Wie kann man frühere Arbeiten innerhalb eines festgelegten Testzeitraums fair bewerten? Dieser Zeitraum muss für alle gleich sein (z. B. ein Jahr, sechs Monate usw.)
• 👥 Wie werden Mitarbeitende in ähnlichen Gruppen oder auf ähnlichen Ebenen verglichen - die Beurteilung sollte sich auf die gleichen Kategorien und Kompetenzen für alle beziehen.
• 📊 Das Bewertungssystem der Überprüfung, einschließlich spezifischer Leistungskriterien für jede Note/Bewertung.

🫱‍🫲 Wie sieht der Prozess der Leistungskalibrierungen aus?

Kalibrierungssitzungen zur Leistungsbeurteilung finden in der Regel am Ende des Beurteilungszyklus statt.

Ein Leistungszyklus umfasst in der Regel 6 Schlüsselphasen:

• 👀 Erwartungen definieren: Stellen Sie klar, was jeder Prüfling erreichen muss, um eine bestimmte Bewertung zu erhalten.
• ✏️ Leistungsbeurteilung vorbereiten: Legen Sie fest, wer für das Feedback zuständig sein wird. Sie können Aufwärts-, Abwärts- und Peer-Feedback in einen 360-Grad-Bewertungszyklus einbeziehen.
• ❓ Fragen und die Bewertungsskala überprüfen: In dieser wichtigen Phase liegt der Schwerpunkt auf dem Bewertungsinput und nicht auf dem Output. Überprüfen Sie die Sprache, die Sie in Ihren Fragen verwenden, um sicherzustellen, dass sich keine Voreingenommenheit eingeschlichen hat. Der Mensch hat mit 188 impliziten Vorurteilen zu kämpfen, und wenn wir uns dessen bewusst sind, können wir keine Suggestivfragen stellen.
• ➡️ Kalibrierungsprüfungen durchführen: Arbeiten Sie Ihre Liste mit Hilfe von Best Practices (siehe unten) durch.
• 📆 Kalibrierungsmeeting abhalten: Besprechen Sie die Ergebnisse mit den Führungskräften. Einzelne Feedback-Gebende müssen möglicherweise ihre Bewertungen oder ihr Feedback anpassen.
• 🔄 Feedback und Überarbeitung: In dieser letzten Phase übermitteln Sie das Feedback (ggf. mit Überarbeitungen) an Ihre Empfänger:innen.

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Wer sollte in den Kalibrierungsprozess der Leistungsüberprüfung einbezogen werden?

Setzen Sie einen Ausschuss für die Leistungsbewertung ein.

Sie sollte Folgendes umfassen:

• Führungskräfte, die für das Feedback an die Mitarbeitenden verantwortlich sind.
• Führungskraft für die spezifische Geschäftseinheit, deren Leistung überprüft wird, die die Ziele der Einheit klären kann und über die entscheidenden Daten zur Leistungsmessung verfügt.
• HR-Führungskräfte, die den gesamten Kalibrierungsprozess beaufsichtigen werden.

Diese Kombination von Personen wird zusammenkommen, um die Bewertungen der Mitarbeitenden zu überprüfen, zu definieren, was die Bewertungen auf einer präzisen Leistungsbewertungsskala bedeuten, und die für jede Person abgegebene Bewertung zu rechtfertigen.

Tipp: Um die Gefahr der Voreingenommenheit beim Performance Management zu minimieren, sollte Ihr Kalibrierungsausschuss Personen mit unterschiedlichem Hintergrund und kulturellen Erfahrungen umfassen.

🏆 4 zwingende Gründe für den Einsatz der Performance Management-Kalibrierung

Es fällt den Unternehmen schwer zuzugeben, dass ihr Leistungsbewertungssystem kalibriert werden muss.

Können wir den Führungskräften nicht gestatten, die Leistung ihrer Mitarbeitenden zu beurteilen und ihnen im Zweifelsfall zuzugestehen, dass sie diese Aufgabe gut bewältigen?

Wenn Sie dies tun, verpassen Sie die folgenden vier Vorteile der Kalibrierung des Performance Managements.

🌡 Konsistente Leistungsbewertungen schaffen

Stellen Sie sich Folgendes vor: Wenn ein Krankenhaus eine Kiste mit Thermometern öffnet, muss das medizinische Personal wissen, dass jedes Gerät so kalibriert ist, dass es die Temperatur konsistent misst. Sie wollen Werkzeuge, die die Kerntemperatur eines Patienten/einer Patientin genau analysieren, damit sie dessen Zustand diagnostizieren und einen Behandlungsplan auf der Grundlage seiner/ihren aktuellen Vitaldaten erstellen können.

Ein fehlerhaftes Thermometer, das eine viel niedrigere oder höhere Temperatur misst als unsere Standard-Celsius- oder -Fahrenheitsskala, kann dazu führen, dass eine Behandlung verpasst wird, was schwerwiegende Folgen haben kann.

Das Konzept der Kalibrierung im Performance Management funktioniert auf die gleiche Weise. Es geht um Konsistenz und Gleichheit.

Wenn sich Ihre Prüfer/innen an strenge Standards halten, können Sie sich darauf verlassen, dass Sie Ihren Leistungsbewertungen vertrauen können.

Sie wissen, dass alle eine faire Bewertung erhalten haben, ohne dass die Gefahr besteht, dass sich ungewöhnliche Zahlen in Ihre Zahlen einschleichen.

📈 Anforderungen an hohe Leistung klar definieren

Wenn Sie das Gespräch über die Leistung Ihrer Mitarbeitenden führen, bietet die Kalibrierung eine unumstößliche Struktur, mit der die Mitarbeitenden auf ihrem beruflichen Entwicklungsweg arbeiten können.

Nehmen wir an, jemand erhält eine mittelmäßige 6 von 10 Punkten für seine Kommunikation. Dieser Mensch wird genau wissen, warum er diese Punktzahl erreicht hat und was er tun kann, um beim nächsten Mal eine 8 oder 9 von 10 Punkten zu erreichen.

Sie werden auch die Gewissheit haben, dass ihre Kolleg:innen, die ebenfalls Schwierigkeiten mit der Kommunikation haben, in diesem Bereich keine besseren Noten erhalten als sie.

🏆 Ansehen Ihrer Leistungsbewertung verbessern

Mitarbeiterbewertungen hatten nicht immer einen guten Ruf.

Gallup-Untersuchungen zeigen, dass nur 29% der Arbeitnehmenden glauben, dass ihre Leistungsbeurteilung fair ist.

Und nur 26% bestätigen, dass sie korrekt sind.

Das ändert sich jedoch, wenn Ihre Mitarbeitenden wissen, dass Sie alles tun, um das Performance Management fair zu gestalten.

McKinsey-Untersuchungen bestätigen, dass 60% der Mitarbeitenden, die den Leistungsprozess in ihrem Unternehmen für fair halten, ihn auch für effektiv halten!

Wenn Ihre Mitarbeitenden Ihr kalibriertes Performance-Management-System akzeptieren, können Sie davon ausgehen, dass ihre Produktivität und ihr Leistungsniveau ansteigen werden.

Der Beweis?

Unsere Mitarbeiter-Feedback-Statistiken zeigen, dass 65% der Mitarbeitenden angeben, dass sie härter arbeiten würden, wenn ihre Vorgesetzten ihre Bemühungen durch Feedback aktiv anerkennen würden.

🔍 Voreingenommenheit der Bewertenden reduzieren, um faires Feedback abzugeben.

Jede:r einzelne Feedbackgeber:in bringt eigene Vorurteile mit. Selbst mit den besten Absichten haben wir alle unbewusste Vorurteile, die unsere Fähigkeit beeinträchtigen, faire Bewertungen abzugeben.

Brooks Scott, Executive Coach und CEO von Merging Path, erklärt:

"So professionell, erfahren und selbstbewusst wir auch sein mögen, es ist unmöglich, Vorurteile in Systemen zu beseitigen, die von Menschen geschaffen oder implementiert wurden. Versuchen Sie nicht, sie zu beseitigen, sondern zu mildern.

💡 Tipp: Beauftragen Sie eine Person mit der Kalibrierung Ihrer Leistungsbeurteilung, deren einzige Aufgabe darin besteht, Wörter, Sätze und Äußerungen zu markieren, die offen für Interpretationen sind. Obwohl viele Formen der Voreingenommenheit am Arbeitsplatz unbewusst sind, müssen Sie kein:e Expert:in für Voreingenommenheit sein, um Subjektivität und Objektivität zu messen.

Wenn ein:e Beurteiler:in eine Aussage über die Leistung einer Person trifft, die nicht kollektiv umsetzbar, spezifisch und messbar ist, entspringt sie wahrscheinlich ihrer Voreingenommenheit und sollte daher weder für noch gegen jemanden verwendet werden."

Wir können nicht alle unsere Vorurteile beseitigen - sie sind eine natürliche kognitive Reaktion. Aber wir können Schritte unternehmen, um sie zu minimieren.

Der erste Schritt besteht darin, sich einiger gängiger Voreingenommenheiten bewusst zu werden und dann in der Kalibrierungsphase zu prüfen, ob sie in Ihre Bewertungen eingedrungen sind.

• Recency Bias: wenn Feedbackgebende sich an die jüngsten Ereignisse erinnern und das fantastische Projekt vergessen, das ihr/e Mitarbeiter/in vor sechs Monaten abgeschlossen hat.
• Primacy Bias: wenn der erste Eindruck eines Managers/einer Managerin von einem/einer Beurteilten seine/ihre Beurteilung dominiert.
• Distance Bias liegt vor, wenn Manager/innen Mitarbeitende, die ihnen am nächsten sind, gegenüber Mitarbeitenden, die weiter entfernt sind, bevorzugen. Diese Voreingenommenheit ist in remote und hybriden Arbeitsumgebungen weitverbreitet.
• Similarity Bias: Verbindungen sind Teil des Geschäfts, aber wenn Manager/innen Mitarbeitende bevorzugen, von denen sie glauben, dass sie ihnen ähnlich sind (in Bezug auf Hobbys, Hintergrund oder Überzeugungen), kann dies die Variabilität der Leistungsbewertungen beeinflussen.
• Leniency Bias: Führungskräfte können mit Mitarbeitenden sympathisieren, die sich offensichtlich anstrengen, aber nicht ganz die Erwartungen erfüllen. Sie können eine großzügige Leistungsbewertung als Motivationsinstrument vergeben, was gegenüber anderen Mitarbeitenden, die bessere Leistungen erbracht haben, unfair ist.

🧰 7 Best Practices für die Kalibrierung der Leistungsüberprüfung

1. Treffen Sie sich für Kalibrierungssitzungen

Sie müssen sich mehr als einmal treffen, um die besten Ergebnisse aus Ihren Kalibrierungssitzungen zu erzielen. Vor allem, wenn Sie Ihre neu gestaltete Performance-Management-Strategie zum ersten Mal einführen.

Setzen Sie Ihr Kalibrierungs-Team im Anschluss an Ihre Leistungsbeurteilungen zusammen. Sie besprechen Ihre Beurteilungsdaten auf hohem Niveau, damit Sie einen Eindruck von der Leistung Ihres gesamten Teams erhalten.

Seien Sie aber auch bereit, entweder einzelne Leistungsbeurteilungen oder eine repräsentative Stichprobe zu prüfen, um sicherzustellen, dass die Bewertungen fair und unvoreingenommen sind.

2. Planen Sie Ihre Strategie für die Kalibrierungssitzung

Besprechen Sie den Ablauf Ihrer Kalibrierungsprüfung und was Sie sich davon versprechen.

So kann zum Beispiel die Tendenz zur Nachsichtigkeit in einem früheren Leistungszyklus problematisch gewesen sein. Ihre Kalibrierungssitzung kann sich also darauf konzentrieren, weitere Fälle dieser unbewussten Voreingenommenheit zu identifizieren und gleichzeitig sicherzustellen, dass sie nicht durch eine Tendenz zur Mitte der Skala ersetzt wurde.

Seien Sie sich über die Ziele Ihrer Kalibrierungssitzung im Klaren und nutzen Sie diese, um einen klaren Unternehmensstandard zu schaffen.

3. Wählen Sie eine Skala

Bestimmen Sie die Leistungsskala, mit der Sie arbeiten möchten. Sie können z. B. eine 3-Punkte-Skala wie folgt wählen:

• 1=Mitarbeiter/in erfüllt die Erwartungen nicht
• 2= Mitarbeiter/in erfüllt Erwartungen
• 3= Mitarbeiter/in übertrifft Erwartungen

Kürzeren Skalen fehlt es jedoch an Nuancen, so dass Sie sich vielleicht besser für eine 5-Punkte-Skala oder bis zu 10 Punkte entscheiden sollten, wenn Sie die zusätzliche Breite bevorzugen.

5 Stufen funktionieren normalerweise sehr gut.

4. Klären Sie jede Bewertung

Achten Sie darauf, dass Sie für jeden Zahlenwert einen genauen Wortlaut angeben, unabhängig davon, welche Skala Sie wählen.

Vermeiden Sie vage Formulierungen wie "durchschnittlich", "einverstanden" oder "gut", die allesamt interpretationsbedürftig sind.

Vermeiden Sie außerdem emotionale Worte, die zu subjektiven Interpretationen führen können.

Stellen Sie Unterlagen zur Verfügung, die den Beurteilenden bei der Auswahl der richtigen Bewertung für ihre Mitarbeiterbeurteilung helfen.

Beispiel: Um eine Stufe 5 zu erreichen, muss Mitarbeiter:in X, Y und Z innerhalb des Zeitrahmens des Leistungsbeurteilungszyklus erreichen, und Sie müssen einen Nachweis vorlegen können. Zu den Nachweisen können Verkaufszahlen, Ergebnisse im Kundenservice oder eine Zertifizierung gehören.

5. Erstellen Sie eine Übersicht über die Verteilung der Leistungswerte

Während der Kalibrierungssitzung sollten Sie Manager:innen und Führungskräfte in die Einschätzung die Verteilung der Leistungsbewertungen einbeziehen.

Konkret: Wie viele Mitarbeitende ihres Teams werden voraussichtlich in den Kategorien hoch, mittel und niedrig bewertet?

Einige Modelle, die Sie verfolgen können, sind:

• Glockenförmige Kurve: Normalverteilung, bei der der obere Teil der Glocke den Mittelwert, den Median und den Modus der Ergebnisse bezeichnet, während jede abfallende Kurve sich auf die Ausreißerwerte bezieht.
• Quote: wenn Manager/innen eine bestimmte Anzahl von Bewertungen abgeben müssen, die von der Anzahl der zu beurteilenden Mitarbeitenden abhängt.
• Kronzeugenregelung: näher an der positiven Verteilung.

Wenn die Kalibrierung effektiv funktioniert, sollten die meisten Werte gleichmäßig im mittleren Bereich liegen, mit einigen wenigen Ausreißern in den oberen und unteren Kategorien. Wenn dies bei Ihrer Belegschaft nicht der Fall ist, ist dies ein entscheidender Indikator dafür, dass es an der Zeit ist, eine neue Kalibrierung vorzunehmen.

6. Führen Sie 1:1-Gespräche mit Manager/innen

Teil jeder Kalibrierungsprüfung sollte ein persönliches Gespräch mit den einzelnen Manager:innen sein, um zu erörtern, warum sie eine bestimmte Punktzahl vergeben haben.

Ziel ist es, zu überprüfen, ob sich Ihre Manager:innen über die Leistungsstandards einig sind, und vor allem eventuelle Voreingenommenheiten zu beseitigen.

Wenn Sie feststellen, dass Vorgesetzte:r A männlichen Mitarbeitenden im Büro eine höhere Leistungsbewertung zugesteht als weiblichen Mitarbeitenden im Außendienst, ist das ein wichtiges Gespräch, das Sie führen sollten!

In größeren Unternehmen, in denen es zu zeitaufwändig ist, 1:1-Gespräche mit Manager:innen zu führen, besteht die Alternative darin, sich auf die Mitglieder Ihres Kalibrierungsausschusses zu verlassen, um den jeweiligen Manager/innen relevantes Feedback zu geben.

7. Passen Sie die Leistungsbewertung von Mitarbeitenden an

Wenn Sie bei der Kalibrierung Unstimmigkeiten feststellen oder etwas, das Sie als Voreingenommenheit interpretieren könnten, können Sie die notwendigen Anpassungen vornehmen, um das Gefühl der Fairness zu erhöhen. Dokumentieren Sie die Änderungen, die Sie vornehmen, und die Gründe dafür.

Denken Sie daran: Die Kalibrierung von Beurteilungen liefert wertvolle Erkenntnisse darüber, wie gut Ihr Performance-Management-System funktioniert. Lernen Sie daraus, um den Prozess für künftige Zyklen zu verbessern!

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❓ FAQs

Lesen Sie unsere Antworten auf die häufigsten Fragen zur Kalibrierung von Leistungsbeurteilungen.

Warum sollte man die Bewertungen der Leistungsbeurteilung kalibrieren?

Die Kalibrierung der Leistungsbeurteilung standardisiert den gesamten Prozess, damit die Beurteilungen für jede:n Mitarbeiter:in in Ihrem Unternehmen fair sind.

Außerdem verringert die Kalibrierung die Subjektivität, da sie objektive Daten liefert, mit denen man arbeiten kann.

Was geschieht bei einer Leistungskalibrierungssitzung?

Bei einer Kalibrierungssitzung wird in erster Linie geprüft, ob es Unstimmigkeiten bei Ihren Leistungsbewertungen gibt.

Ein Kalibrierungsausschuss erstellt zunächst eine Reihe strenger Standards für die Leistungsbeurteilung und hält sich dann daran. Ziel ist es, Transparenz zu schaffen und Voreingenommenheit im Beurteilungsprozess zu verringern.

Je nach Größe Ihres Unternehmens werden Sie entweder alle Leistungsbeurteilungen überprüfen oder eine repräsentative Auswahl treffen.

Denken Sie daran: Teilen Sie Vollzeit-, Teilzeitkräfte und Praktikanten in getrennte Gruppen ein.

Wenn es Unstimmigkeiten gibt, deutet dies darauf hin, dass sich entweder Voreingenommenheit in den Überprüfungsprozess eingeschlichen hat, oder dass der/die Bewertende unerfahren ist und ihre Ausbildung noch nicht abgeschlossen hat.

In jedem Fall wird der Kalibrierungsausschuss mit den Manager:innen zusammenarbeiten, um diese Probleme zu lösen und die Einstufungen entsprechend anzupassen, um gleiche Ausgangsbedingungen zu schaffen.

Was sind die besten Bewertungen für Spitzenkräfte?

Es gibt keine festen Kriterien für die Bewertung von Spitzenleistungen.

Es ist Sache Ihres Kalibrierungsausschusses, die Werte festzulegen, die Ihre Mitarbeitenden benötigen, um Spitzenleistungen zu erbringen. Danach kommt es darauf an, jeden numerischen Wert Ihrer Bewertungsskala zu kennzeichnen und diese Werte Ihren Mitarbeitenden und den Manager/innen, die sie überprüfen, klar mitzuteilen.

Wer ist für die Kalibrierung zuständig?

Für diesen Prozess wird eigens ein Kalibrierungsausschuss eingerichtet.

Sie können zwar jede:n zur Teilnahme an diesem Ausschuss einladen, aber in der Regel eignet sich diese Rolle am besten für Manager:innen auf höherer Ebene, die an Leistungsbeurteilungen beteiligt sind, für Führungskräfte der Geschäftseinheit und für Leiter:innen von Mitarbeiterteams.

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