Performance Review Leitfaden zur Kalibrierung: Wie man fairere Überprüfungen durchführt
Wenn Sie jemals eine Reality-TV-Talentshow wie X Factor oder Dancing With the Stars gesehen haben, kennen Sie die Mischung der Persönlichkeiten, die die Jury bilden. Es gibt immer jemanden, der freundlich ist, jemanden, der lustig ist, jemanden, der ernsthaft ist, und jemanden, der härter bewertet als seine Mitjuroren, weil das gut fürs Fernsehen ist.
Aber wenn man von der Unterhaltungsindustrie in die Geschäftswelt wechselt, sind es gerade diese unterschiedlichen Persönlichkeiten und unvorhersehbaren Verhaltensweisen, die Leistungsbeurteilungen zu einem ungleichen Spielfeld machen.
Stellen Sie sich die Auswirkungen vor, wenn die Hälfte Ihres Teams ihre jährliche Beurteilung von einem optimistischen, ermutigenden Chef erhält, der großzügige Leistungsbewertungen vergibt.
Aber die andere Hälfte erhält ihre Beurteilung von dem Manager-Äquivalent des Mr. Nasty aus dem Fernsehen.
Auf dem Papier sieht es so aus, als ob diese zweite Gruppe nicht das Ziel erreicht hat - und sie können mit weniger beeindruckenden Bewertungen, geringeren Gehaltserhöhungen und geringeren Chancen auf eine Beförderung rechnen.
Hier kommt die Performance Review Kalibrierung ins Spiel.
Denn was nützt ein Performance Review System, das von den Persönlichkeiten Ihrer Manager abhängt?
Der Bewertungsprozess muss standardisiert, fair und leicht nachvollziehbar sein!
In diesem Artikel finden Sie sieben Best Practices für die Kalibrierung Ihres Unternehmens Performance Review , um sicherzustellen, dass Ihre Bewertungen effektiv und unvoreingenommen sind.
⚖️ Was bedeutet Performance Review Kalibrierung?
Performance Review Bei der Kalibrierung handelt es sich um einen Prozess, der sich auf Bewertungsstandards konzentriert, so dass die Prüfer bei der Beurteilung der Arbeit eines anderen eine einheitliche Reihe von Richtlinien befolgen können.
Alle, die eine Bewertung abgeben, sollten sich zusammensetzen, um zu erörtern und zu verstehen, wie die einzelnen Bewertungen auf einen Prüfling anzuwenden sind.
Bei der Kalibrierung sollte Folgendes ermittelt werden:
- Wie kann man frühere Arbeiten innerhalb eines bestimmten Testzeitraums fair bewerten? Dieser Zeitraum muss für alle gleich lang sein (z. B. ein Jahr, sechs Monate usw.)
- Wie werden Mitarbeiter in ähnlichen Gruppen oder auf ähnlichen Ebenen beurteilt - die Beurteilung sollte sich auf die gleichen Kategorien und Kompetenzen für alle beziehen.
- Das Bewertungssystem der Überprüfung, einschließlich spezifischer Leistungskriterien für jede Note/Bewertung.
🫱🫲 Wie sieht der Prozess der Leistungskalibrierungssitzungen aus?
Performance Review Kalibrierungssitzungen finden in der Regel am Ende des Überprüfungszyklus statt.
Ein Leistungszyklus umfasst in der Regel sechs Schlüsselphasen:
- Definieren Sie Ihre Erwartungen: Stellen Sie klar, was jeder Beurteilte erreichen muss, um eine bestimmte Bewertung zu erhalten.
- Bereiten Sie Ihre Performance Review vor: Entscheiden Sie, wer am Feedback beteiligt sein wird. In einem 360-Grad-Bewertungszyklus können Sie Aufwärts-, Abwärts- und Peer-Feedback einbeziehen .
- Überprüfen Sie Ihre Fragen und die Bewertungsskala: In dieser wichtigen Phase liegt der Schwerpunkt auf dem Bewertungsinput und nicht auf dem Output. Überprüfen Sie die in Ihren Fragen verwendete Sprache, um sicherzustellen, dass sich keine Voreingenommenheit eingeschlichen hat. Der Mensch hat mit 188 impliziten Vorurteilen zu kämpfen, und wenn wir uns dessen bewusst sind, können wir keine Suggestivfragen stellen.
- Führen Sie Kalibrierungsprüfungen durch: Gehen Sie Ihre Liste anhand bewährter Verfahren (siehe unten) durch.
- Halten Sie eine Kalibrierungssitzung ab: Besprechen Sie die Ergebnisse mit den Personalleitern und den anderen Gutachtern. Einzelne Gutachter müssen möglicherweise ihre Bewertungen oder ihr Feedback anpassen.
- Feedback und Überarbeitung: In dieser letzten Phase übermitteln Sie das Feedback (ggf. mit Überarbeitungen) an die Adressaten.
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Wer sollte in den Kalibrierungsprozess von Performance Review einbezogen werden?
Einsetzung eines Eichungsausschusses Performance Review .
Sie sollte Folgendes umfassen:
- Vorgesetzte und Manager, die für das Feedback an die Mitarbeiter verantwortlich sind.
- Führungskraft für die spezifische Geschäftseinheit, deren Leistung überprüft wird, die die Ziele der Einheit klären kann und über die entscheidenden Daten zur Leistungsmessung verfügt.
- HR-Führungskräfte, die den gesamten Kalibrierungsprozess beaufsichtigen werden.
Diese Kombination von Personen wird zusammenkommen, um die Bewertungen der Mitarbeiter zu überprüfen, zu definieren, wofür die Bewertungen auf einer präzisen Performance Review Skala stehen, und die für jede Person abgegebene Bewertung zu rechtfertigen.
Tipp: Um die Gefahr der Voreingenommenheit beim Leistungsmanagement zu minimieren, sollte Ihr Kalibrierungsausschuss Personen mit unterschiedlichem Hintergrund und kulturellen Erfahrungen umfassen.
🏆 4 zwingende Gründe für den Einsatz der Leistungsmanagement-Kalibrierung
Es fällt den Unternehmen schwer zuzugeben, dass ihr Performance Review System kalibriert werden muss.
Können wir den Führungskräften nicht gestatten, die Leistung ihrer Mitarbeiter zu beurteilen und ihnen im Zweifelsfall zuzugestehen, dass sie diese Aufgabe gut bewältigen?
Wenn Sie das tun, verpassen Sie die folgenden vier Vorteile der Kalibrierung des Leistungsmanagements!
Konsistente Leistungsbewertungen generieren
Stellen Sie sich Folgendes vor: Wenn ein Krankenhaus eine Kiste mit Thermometern öffnet, muss das medizinische Personal wissen, dass jedes Gerät so kalibriert ist, dass es die Temperatur konsistent misst. Sie wollen Instrumente, die die Kerntemperatur eines Patienten genau analysieren, damit sie dessen Zustand diagnostizieren und einen Behandlungsplan auf der Grundlage seiner aktuellen Vitaldaten erstellen können.
Ein fehlerhaftes Thermometer, das eine viel niedrigere oder höhere Temperatur misst als unsere Standard-Celsius- oder -Fahrenheitsskala, kann dazu führen, dass eine Behandlung verpasst wird, was schwerwiegende Folgen haben kann.
Das Konzept der Kalibrierung im Leistungsmanagement funktioniert auf die gleiche Weise. Es geht um Konsistenz und Gleichheit.
Wenn sich Ihre Prüfer an strenge Standards halten, können Sie sich darauf verlassen, dass Sie Ihren Leistungsbewertungen vertrauen können.
Sie wissen, dass jeder Mitarbeiter eine faire Bewertung erhalten hat, ohne dass die Gefahr besteht, dass sich ungewöhnliche Zahlen in Ihre Zahlen einschleichen.
Definieren Sie die Anforderungen an die Mitarbeiter, um eine hohe Bewertung zu erreichen
Wenn Sie das Gespräch über die Leistung Ihrer Mitarbeiter führen, bietet die Kalibrierung eine unumstößliche Struktur, mit der die Mitarbeiter auf ihrem beruflichen Entwicklungsweg arbeiten können.
Nehmen wir an, ein einzelner Mitarbeiter erhält eine mittelmäßige 6 von 10 Punkten für seine Kommunikation. Er wird genau wissen, warum er diese Punktzahl erreicht hat und was er tun kann, um beim nächsten Mal eine 8 oder 9 von 10 Punkten zu erreichen.
Sie werden auch die Gewissheit haben, dass ihre Kollegen, die ebenfalls Schwierigkeiten mit der Kommunikation haben, in diesem Bereich keine besseren Noten erhalten als sie.
Verbessern Sie den Ruf Ihres Performance Review
Mitarbeiterbewertungen hatten nicht immer einen guten Ruf.
Gallup-Untersuchungen zeigen, dass nur 29 % der Arbeitnehmer glauben, dass ihre Leistungsbeurteilung fair ist.
Und nur 26 % bestätigen, dass sie korrekt sind.
Das ändert sich jedoch, wenn Ihre Mitarbeiter wissen, dass Sie alles tun, um das Leistungsmanagement fair zu gestalten.
McKinsey-Untersuchungen bestätigen, dass 60 % der Mitarbeiter, die den Leistungsprozess in ihrem Unternehmen für fair halten, ihn auch für effektiv halten!
Wenn Ihre Mitarbeiter Ihr kalibriertes Leistungsmanagementsystem akzeptieren, können Sie davon ausgehen, dass ihre Produktivität und ihr Leistungsniveau ansteigen werden.
Der Beweis?
Unsere Mitarbeiter-Feedback-Statistiken zeigen, dass 65 % der Mitarbeiter angeben, dass sie härter arbeiten würden, wenn ihre Vorgesetzten ihre Bemühungen durch Feedback aktiv anerkennen würden.
Reduzieren Sie die Voreingenommenheit der Bewerter, um faire Bewertungen abzugeben.
Jeder einzelne Gutachter bringt seine eigenen Vorurteile mit. Selbst mit den besten Absichten haben wir alle unbewusste Vorurteile, die unsere Fähigkeit beeinträchtigen, faire Bewertungen abzugeben.
Brooks Scott, Executive Coach und CEO von Merging Path, erklärt:
"So professionell, erfahren und selbstbewusst wir auch sein mögen, es ist unmöglich, Vorurteile in Systemen zu beseitigen, die von Menschen geschaffen oder implementiert wurden. Versuchen Sie nicht, sie zu beseitigen, sondern zu mildern.
Tipp: Beauftragen Sie in Ihrer Performance Review Kalibrierungssitzung eine Person, deren einzige Aufgabe es ist, Wörter, Sätze und Gefühle zu markieren, die offen für Interpretationen sind. Obwohl viele Formen der Voreingenommenheit am Arbeitsplatz unbewusst sind, müssen Sie kein Experte für Voreingenommenheit sein, um Subjektivität und Objektivität zu messen.
Wenn ein Beurteiler eine Aussage über die Leistung einer Person trifft, die nicht kollektiv umsetzbar, spezifisch und messbar ist, entspringt sie wahrscheinlich seiner Voreingenommenheit und sollte daher weder für noch gegen jemanden verwendet werden."
Wir können nicht alle unsere Vorurteile beseitigen - sie sind eine natürliche kognitive Reaktion. Aber wir können Schritte unternehmen, um sie zu minimieren.
Der erste Schritt besteht darin, sich einiger gängiger Voreingenommenheiten bewusst zu werden und dann in der Kalibrierungsphase zu prüfen, ob sie in Ihre Bewertungen eingedrungen sind.
- Recency bias: wenn Gutachter sich an die jüngsten Ereignisse erinnern und das fantastische Projekt vergessen, das ihr Gutachter vor sechs Monaten abgeschlossen hat!
- Primacy bias: wenn der erste Eindruck eines Managers von einem Beurteilten seine Beurteilung dominiert.
- Eine Voreingenommenheit aufgrund der Entfernung liegt vor, wenn Manager Mitarbeiter, die ihnen am nächsten sind, gegenüber Mitarbeitern, die weiter entfernt sind, bevorzugen. Diese Voreingenommenheit ist in entfernten und hybriden Arbeitsumgebungen weit verbreitet.
- Voreingenommenheit aufgrund von Ähnlichkeit: Verbindungen sind Teil des Geschäfts, aber wenn Manager Mitarbeiter bevorzugen, von denen sie glauben, dass sie ihnen ähnlich sind (in Bezug auf Hobbys, Hintergrund oder Überzeugungen), kann dies die Variabilität der Leistungsbewertungen beeinflussen.
- Voreingenommenheit durch Nachsicht: Manager können mit Mitarbeitern sympathisieren, die sich offensichtlich anstrengen, aber nicht ganz die Erwartungen erfüllen. Sie können eine großzügige Leistungsbewertung als Motivationsinstrument vergeben, was gegenüber anderen Mitarbeitern, die bessere Leistungen erbracht haben, unfair ist.
🧰 7 Performance Review Kalibrierung bewährte Verfahren
Führen Sie die folgenden Schritte durch, um eine erfolgreiche Kalibrierungsstrategie zu entwickeln.
1. Treffen für Kalibrierungssitzungen
Sie müssen sich mehr als einmal treffen, um die besten Ergebnisse aus Ihren Kalibrierungssitzungen zu erzielen, vor allem, wenn Sie Ihre neu gestaltete Leistungsmanagementstrategie zum ersten Mal einführen.
Setzen Sie Ihren Kalibrierungsausschuss im Anschluss an Ihre Leistungsbeurteilungen zusammen. Sie besprechen Ihre Beurteilungsdaten auf hohem Niveau, damit Sie einen Eindruck von der Leistung Ihres gesamten Teams erhalten.
Seien Sie aber auch bereit, entweder einzelne Leistungsbeurteilungen oder eine repräsentative Stichprobe zu prüfen, um sicherzustellen, dass ihre Bewertungen fair und unvoreingenommen sind.
2. Planen Sie Ihre Strategie für die Kalibrierungssitzung
Besprechen Sie den Ablauf Ihrer Kalibrierungsprüfung und was Sie sich davon versprechen.
So kann zum Beispiel die Tendenz zur Nachsichtigkeit in einem früheren Leistungszyklus problematisch gewesen sein. Ihre Kalibrierungssitzung kann sich also darauf konzentrieren, weitere Fälle dieser unbewussten Voreingenommenheit zu identifizieren und gleichzeitig sicherzustellen, dass sie nicht durch Zentralitätsvoreingenommenheit ersetzt wurde (wenn Manager dazu neigen, ihre Mitarbeiter in der Mitte der Skala einzustufen).
Seien Sie sich über die Ziele Ihrer Kalibrierungssitzung im Klaren und nutzen Sie diese, um einen klaren Unternehmensstandard zu schaffen.
3. Wählen Sie eine Skala
Bestimmen Sie die Leistungsskala, mit der Sie arbeiten möchten.
Sie können z. B. eine 3-Punkte-Skala wie folgt wählen:
- 1=Mitarbeiter erfüllt die Erwartungen nicht
- 2=Mitarbeiter erfüllt Erwartungen
- 3=Mitarbeiter übertrifft Erwartungen
Kürzeren Skalen fehlt es jedoch an Nuancen, so dass Sie sich vielleicht besser für eine 5-Punkte-Skala oder bis zu 10 Punkte entscheiden sollten, wenn Sie die zusätzliche Breite bevorzugen.
4. Klären Sie jede Bewertung
Achten Sie darauf, dass Sie für jeden Zahlenwert einen genauen Wortlaut angeben, unabhängig davon, welche Skala Sie wählen.
Vermeiden Sie vage Formulierungen wie "durchschnittlich", "einverstanden" oder "gut", die allesamt interpretationsbedürftig sind.
Vermeiden Sie außerdem emotionale Worte, die zu subjektiven Interpretationen führen können.
Stellen Sie Unterlagen zur Verfügung, die den Beurteilern bei der Auswahl der richtigen Bewertung für ihre Mitarbeiterbeurteilung helfen.
Beispiel: Um eine Stufe 5 zu erreichen, muss der Mitarbeiter X, Y und Z innerhalb des Zeitrahmens des Performance Review Zyklus erreichen, und Sie müssen einen Nachweis vorlegen können. Zu den Nachweisen können Verkaufszahlen, Bewertungen des Kundendienstes oder eine Zertifizierung gehören.
5. Erstellen Sie eine Übersicht über die Verteilung der Leistungswerte
Während der Kalibrierungssitzung sollten Sie Manager und Führungskräfte in die Einschätzung der Verteilung der Leistungsbewertungen einbeziehen. Konkret: Wie viele Mitarbeiter ihres Teams werden voraussichtlich in den Kategorien hoch, mittel und niedrig bewertet?
Einige Vertriebsmodelle, die Sie verfolgen können, sind:
- Glockenförmige Kurve: Normalverteilung, bei der der obere Teil der Glocke den Mittelwert, den Median und den Modus der Ergebnisse bezeichnet, während jede abfallende Kurve sich auf die Ausreißerwerte bezieht.
- Quote: wenn Manager eine bestimmte Anzahl von Bewertungen abgeben müssen, die von der Anzahl der zu beurteilenden Mitarbeiter abhängt.
- Kronzeugenregelung: näher an der positiven Verteilung.
Wenn die Kalibrierung effektiv funktioniert, sollten die meisten Werte gleichmäßig im mittleren Bereich liegen, mit einigen wenigen Ausreißern in den oberen und unteren Kategorien. Wenn dies bei Ihrer Belegschaft nicht der Fall ist, ist dies ein entscheidender Indikator dafür, dass es an der Zeit ist, eine neue Kalibrierung vorzunehmen.
6. 1:1-Gespräche mit Managern führen
Teil jeder Kalibrierungsprüfung sollte ein persönliches Gespräch mit den einzelnen Managern sein, um zu erörtern, warum sie eine bestimmte Punktzahl vergeben haben.
Ziel ist es, zu überprüfen, ob sich Ihre Manager über die Leistungsstandards einig sind, und vor allem etwaige Voreingenommenheiten aus dem Weg zu räumen.
Wenn Sie feststellen, dass Vorgesetzter A männlichen Mitarbeitern im Büro eine höhere Leistungsbewertung zugesteht als weiblichen Mitarbeitern im Außendienst, ist das ein wichtiges Gespräch, das Sie führen sollten!
In größeren Unternehmen, in denen es zu zeitaufwändig ist, 1:1-Gespräche mit Managern zu führen, besteht die Alternative darin, sich auf die Mitglieder Ihres Kalibrierungsausschusses zu verlassen, um den jeweiligen Managern relevantes Feedback zu geben.
7. Anpassung der Leistungsbewertung von Mitarbeitern
Wenn Sie bei Ihrer Kalibrierung Unstimmigkeiten oder Dinge feststellen, die Sie als Voreingenommenheit auslegen könnten, können Sie die notwendigen Anpassungen vornehmen, um das Gefühl der Fairness zu erhöhen. Dokumentieren Sie die Änderungen, die Sie vornehmen, und die Gründe dafür.
Denken Sie daran: Die Kalibrierung von Beurteilungen liefert wertvolle Erkenntnisse darüber, wie gut Ihr Leistungsmanagementsystem funktioniert. Lernen Sie daraus, um den Prozess für künftige Zyklen zu verbessern!
📝 Zwei praktische Vorlagen, die Sie verwenden können
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1) Tabellenkalkulation zur Kalibrierung
Verwenden Sie diese Tabelle, um Ihre Daten pro Person vor und nach der Kalibrierung einzugeben. Sie erhalten automatisch eine Glockenkurve und praktische Statistiken pro Abteilung.
2) Leitfaden und Checkliste für Kalibrierungssitzungen
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❓ FAQs
Lesen Sie unsere Antworten auf die häufigsten Fragen zur Performance Review Kalibrierung.
Warum sollte man die Bewertungen der Leistungsbeurteilung kalibrieren?
Performance Review Die Kalibrierung standardisiert den gesamten Prozess, damit die Beurteilungen für jeden Mitarbeiter Ihres Unternehmens fair sind.
Außerdem verringert die Kalibrierung die Subjektivität, da sie objektive Daten liefert, mit denen man arbeiten kann.
Was geschieht bei einer Leistungskalibrierungssitzung?
Bei einer Kalibrierungssitzung wird in erster Linie geprüft, ob es Unstimmigkeiten bei Ihren Leistungsbewertungen gibt.
Ein Kalibrierungsausschuss erstellt zunächst eine Reihe strenger Standards ( Performance Review ), an die er sich dann hält. Ziel ist es, Transparenz zu schaffen und Verzerrungen im Beurteilungsprozess zu verringern.
Je nach Größe Ihrer Organisation werden Sie entweder alle Performance Review überprüfen oder eine repräsentative Auswahl treffen.
Denken Sie daran: Teilen Sie Vollzeit-, Teilzeitkräfte und Praktikanten in getrennte Gruppen ein.
Wenn es Unstimmigkeiten gibt, deutet dies darauf hin, dass sich entweder Voreingenommenheit in den Überprüfungsprozess eingeschlichen hat, oder dass der Gutachter unerfahren ist und seine Ausbildung noch nicht abgeschlossen hat.
In jedem Fall wird der Kalibrierungsausschuss mit den Managern zusammenarbeiten, um diese Probleme zu lösen und die Einstufungen entsprechend anzupassen, um gleiche Ausgangsbedingungen zu schaffen.
Was sind die besten Bewertungen für Spitzenkräfte?
Es gibt keine festen Kriterien für die Bewertung von Spitzenleistungen.
Es ist Sache Ihres Kalibrierungsausschusses, die Werte festzulegen, die Ihre Mitarbeiter benötigen, um Spitzenleistungen zu erbringen. Danach kommt es darauf an, jeden numerischen Wert Ihrer Bewertungsskala zu kennzeichnen und diese Werte Ihren Mitarbeitern und den Managern, die sie überprüfen, klar mitzuteilen.
Wer ist für die Kalibrierung zuständig?
Für diesen Prozess wird eigens ein Kalibrierungsausschuss eingerichtet. Sie können zwar jeden zur Teilnahme an diesem Ausschuss einladen, aber in der Regel eignet sich diese Rolle am besten für Manager auf höherer Ebene, die an Leistungsbeurteilungen beteiligt sind, für Führungskräfte der Geschäftseinheit und für Leiter von People-Teams.