Monotone, sich wiederholende Aufgaben haben den Menschen lange Zeit das Gefühl gegeben, nur ein Rädchen in einer Maschine zu sein.
Dank der Fortschritte im Bereich der KI und des maschinellen Lernens können Unternehmen ihre Arbeitsabläufe und Prozesse im Streben nach kontinuierlicher Verbesserung rationalisieren.
Unternehmen haben erkannt, dass die Mitarbeitenden durch die Automatisierung der meisten Arbeitsabläufe endlich einen dauerhaften Beitrag zum Unternehmenserfolg leisten können. Die Automatisierung von HR-Workflows ist also mehr als nur ein Schlagwort, das in einigen Fachkreisen die Runde macht. Tatsächlich sind Automatisierung und die "Zukunft der Arbeit" eng miteinander verbundene Konzepte.
In einer Zeit nach der Pandemie, in der die Menschen neu bewerten, wie sie leben und arbeiten wollen, ist es für die Unternehmen jetzt von entscheidender Bedeutung, dass sich die Mitarbeitenden wertgeschätzt und engagiert fühlen. Eine kürzlich durchgeführte Umfrage des Beratungsunternehmens McKinsey hat ergeben, dass bis zu 55 Prozent der Arbeitnehmenden nicht-finanzielle Anerkennung einer reinen Gehaltserhöhung vorziehen.
Unternehmen sollten daher nicht nur ihre Systeme verbessern, sondern das gesamte Mitarbeitererlebnis. Sie können Ihre Mitarbeitenden in die Lage versetzen, ihre Aufgaben durch automatisierte HR-Workflows, die relevanter, ansprechender und leistungsfähiger sind, besser zu erfüllen.
Automatisierung im Personalwesen umfasst die Übertragung allgemeiner Prozesse und Aufgaben auf Software.
Einige der gängigen Beispiele sind:
Die enormen Entwicklungen im Bereich der HR-Automatisierung haben die Remote- und Hybridarbeit erleichtert. Die Vorteile, die sich daraus ergeben, dass Mitarbeitende und HR-Fachleute hochwertige Arbeit mit minimalen Fehlern verrichten können, haben zu einer Expansion des Marktes für Humanressourcen-Technologie geführt. Das Marktforschungsunternehmen Statista prognostiziert ein Wachstum der Branche von 47,5 Mrd. USD im Jahr 2019 auf 90 Mrd. USD bis 2025.
Ein Workflow ist eine Reihe von detaillierten Aufgaben, die für die Durchführung eines Prozesses oder einer Ausgabe erforderlich sind. Sie wiederholen sich oft und sind sehr umfangreich. Außerdem werden sie je nach Abteilung oder Arbeitsbereich nur selten aktualisiert.
Tipp: Aufgrund ihrer Vorhersehbarkeit und Strukturiertheit sind Workflows ideal für die Automatisierung.
Die meisten Menschen denken, dass sich die Workflow-Automatisierung nur auf geringwertige Aufgaben bezieht, aber sie kann auch für die Unternehmensstrategie und -verwaltung gelten.
Bei der Automatisierung von Arbeitsabläufen folgt das Software-Tool der Wahl Verfahren, die auf regelbasierten Algorithmen beruhen, mit denen alltägliche Aufgaben programmiert werden können.
Einige Beispiele für Aufgaben:
Da diese Workflows nun standardisiert sind, liegt die Fehlerquote bei nahezu null Prozent, es sei denn, es kommt zu Ausfällen der Infrastruktur oder Cyberangriffen.
In unserem Artikel über 30 Statistiken zur HR-Automatisierung im Jahr 2022 haben wir zahlreiche Vorteile der HR-Automatisierung aufgelistet.
Die Vorteile der HR-Workflow-Automatisierung gehen über das bloße Streichen von Aufgaben für den Tag und das Weitergehen zur nächsten Liste hinaus. Die Workflow-Automatisierung kann die allgemeine Erfahrung der Mitarbeitenden und die Unternehmensgewinne verbessern.
Die HR-Workflow-Automatisierung trägt dazu bei, dass soziales Engagement wieder Vorrang vor maschinellen Interaktionen hat.
Ein guter Workflow kann die Mitarbeitenden dabei unterstützen, ihren Arbeitstag effizienter zu gestalten. Dadurch haben sie mehr Zeit für Brainstorming, die Zusammenarbeit mit Kollegen bei komplexeren Projekten und den Aufbau sinnvoller Beziehungen. Dies ist besonders wichtig, da gute Beziehungen das Zugehörigkeitsgefühl der Mitarbeitenden fördern und die Fluktuation verringern.
Die HR-Workflow-Automatisierung kann Unternehmen eine Investitionsrendite von bis zu 400 Prozent bescheren (ROI). Sie haben richtig gelesen: 400 Prozent, so eine Studie des KI/ML-Nachrichtenunternehmens VentureBeat.
Als Beispiele wurden Versicherungsunternehmen genannt, die den Workflow für die Erstellung von Kundenangeboten automatisiert haben, um potenziellen Kunden einen umfassenden Seite-an-Seite-Vergleich verschiedener Anbieter zu ermöglichen. Ein weiteres bemerkenswertes Beispiel ist das Technologieunternehmen Bosch, das jährlich eine halbe Million Dollar einsparen konnte, als es seine Workflows zur Verwaltung des Lieferantennetzwerks automatisierte.
Da Automatisierungs-Dashboards Daten in Echtzeit sammeln und analysieren können, stehen der Unternehmensleitung wertvolle Informationen zur Verfügung, die sie bei der Planung ihrer nächsten Automatisierungsstrategien unterstützen.
Dies kann bedeuten, dass die bestehenden Workflows verbessert oder ähnliche Verbesserungen auf andere manuelle Prozesse angewandt werden. Außerdem lassen sich Bereiche mit Verbesserungsbedarf aufzeigen, z. B. Mitarbeitende, die weitergebildet werden müssen.
Die HR-Workflow-Automatisierung umfasst in der Regel Standardprozesse, die fast alle Mitarbeitenden betreffen.
Die ersten Monate der Eingliederung in ein Unternehmen sind von entscheidender Bedeutung und können für den/die neue/n Mitarbeiter/in nervenaufreibend sein.
Laut einer Studie des Softwareanbieters BambooHR verlassen bis zu 17 Prozent der Mitarbeitenden das Unternehmen innerhalb der ersten sechs Monate, insbesondere unter den Berufsanfängern. Auf die Frage nach ihrer "Wunschliste für die erste Woche" nannten die Mitarbeitenden die Einarbeitung am Arbeitsplatz, die Überprüfung der Unternehmensrichtlinien, die Einrichtung des Equipments und die Betreuung durch Mentoren.
Diese Präferenzen deuten darauf hin, dass die Mitarbeitenden klare Leitlinien für ihr weiteres Vorgehen wünschen.
Darüber hinaus wünschen sie sich ein freundliches Gesicht und kein völlig autonomes HR-System. Der beste Weg für Unternehmen, dies zu erreichen, besteht darin, einen ganzheitlichen Arbeitsablauf für das Onboarding von Mitarbeitenden zu entwickeln, der ihnen das Gefühl gibt, willkommen zu sein, Vertrauen zu haben und in die Unternehmenskultur integriert zu sein.
Ein automatisierter Onboarding-Workflow kann wie folgt aussehen:
Am ersten Tag: Erstellen Sie eine umfassende, interaktive Checkliste, um neue Mitarbeitende anzuleiten, sie zu organisieren und sie über den Hintergrund und die Vision des Unternehmens zu informieren.
Der erste Monat oder die ersten 30 Tage (die Lernphase): Setzen Sie sich Ziele, die sie über den Zweck ihrer Position oder ihres Teams und die verschiedenen Geräte, Tools und Systeme informieren. Dies kann Folgendes beinhalten:
Der zweite Monat (Tage 31-60, die Ausbildungsphase): Begleiten Sie die Mitarbeitenden, wenn sie beginnen, sich in die Materie einzuarbeiten und zu verstehen, wie ihre Rolle zu den allgemeinen Zielen des Unternehmens passt. Einige spezifische Aktivitäten umfassen:
Der dritte Monat (Tage 61-90, die Phase der Verantwortlichkeit): In dieser Phase können die Mitarbeitenden beginnen, mehr Autonomie zu erlangen. Sie können:
Die Beförderung einer neuen Führungskraft kann eine Menge Selbstzweifel und das Impostersyndrom hervorrufen. Die beste Möglichkeit für Unternehmen, ihre Führungskräfte zu stärken, ist die Zuweisung eines automatisierten Arbeitsablaufs, der ihnen eingehende Anleitungen gibt, damit sie in ihrer erweiterten Rolle sicherer werden.
Darüber hinaus kann ein automatisierter Workflow für die Schulung von Führungskräften etablierten Managern dabei helfen, sich über die neuesten Führungstrends und Managementsysteme auf dem Laufenden zu halten.
Ein starkes Trainingsprogramm für Führungskräfte gewährleistet, dass die nächste Generation von Managern im Sinne des Ethos und der strategischen Ziele des Unternehmens handelt. Die Ausbildung von Führungskräften ermöglicht auch einen umfassenden Wissenstransfer, der für die Mitarbeitenden auf allen Ebenen von entscheidender Bedeutung ist.
Ein automatisierter Workflow für die Schulung von Managern kann folgendermaßen aussehen:
Tipp: Die Personalabteilung kann auch andere Aufgaben in den Workflow einbeziehen, z. B. ein wiederkehrendes Mittag- oder Abendessen mit anderen Managern, um eine Beziehung aufzubauen und einen Ort für kollegiale Diskussionen und Wissensaustausch zu schaffen.
Laut einer Studie des Analyseunternehmens Gallup betrachten 87 Prozent der Millennials berufliche Entwicklung und Karrierewachstum als die wichtigsten Faktoren für ihr Engagement am Arbeitsplatz. Darüber hinaus würde eine überwältigende Mehrheit der Mitarbeitenden (94 Prozent) länger bleiben, wenn ihr Unternehmen in die Weiterbildung investieren würde.
Infolgedessen verfügen viele Unternehmen inzwischen über eigene Lernmanagementsysteme, formale Mentorenprogramme und Schulungsprogramme für Führungskräfte.
Die meisten Menschen sehen die Mitarbeiterentwicklung als Fortbildung, aber das ist nur eine Komponente. Die Mitarbeiterentwicklung ist ein übergreifendes Programm, das die gesamte berufliche Laufbahn im Unternehmen abdeckt. Sie fördert also nicht nur die Loyalität, sondern ist auch ein wichtiges Element der Nachfolgeplanung.
Ein automatisierter jährlicher Arbeitsablauf zur Mitarbeiterentwicklung kann wie folgt aussehen:
Es ist auch wichtig, regelmäßige persönliche Feedback- oder Mentorengespräche zu führen, um die Mitarbeitenden zu ermutigen und kontinuierlich ihr Feedback einzuholen, ihre besonderen Herausforderungen zu verstehen und bessere Programme zu ihrer Unterstützung zu entwickeln.
People Operations ist ein Teilbereich der Personalabteilung, der sich auf das Engagement und die Produktivität der Mitarbeitenden konzentriert. Diese Geschäftsfunktion stellt sicher, dass die Bedürfnisse und Präferenzen der Mitarbeitenden sorgfältig berücksichtigt und in die Personalprogramme und -systeme integriert werden.
Dies bedeutet, dass alle Prozesse - von der Einstellung über das Onboarding bis hin zum Offboarding - unter Berücksichtigung des Wohlbefindens der Mitarbeitenden durchgeführt werden.
Die Workflow-Automatisierung kann in dreierlei Hinsicht zur Verbesserung der People Ops beitragen:
Es gibt Dutzende von Automatisierungsanbietern, und einige haben sich auf bestimmte Bereiche spezialisiert. Die Frage, die Sie sich stellen sollten, ist: Was braucht Ihr Unternehmen? Welches Ziel verfolgen Sie mit der HR-Workflow-Automatisierung? Geht es darum, Verwaltungsaufgaben zu rationalisieren, oder sollen Ihre Schulungsprogramme automatisiert werden?
Hier sind drei weitere Fragen, die Sie sich stellen sollten:
Mit unserer Softwarelösung können Sie individuelle und interaktive Workflows für alle möglichen Arten von engagementsteigernden Maßnahmen definieren.
Unser Workflow-Builder ist so flexibel, dass Sie jedes beliebige Programm erstellen können, sei es ein automatisiertes Manager-Training für neue Führungskräfte, Kaffee-Roulettes für Neueinsteigende oder eine detaillierte Karriereverfolgung.
Wir haben Vorlagen, die Ihnen beim Aufbau Ihres eigenen Workflows als Leitfaden und Inspiration dienen können. Unser System kann auch in Ihre bestehenden Tools wie Slack, Microsoft Teams und Notion integriert werden. Sollten Sie Fragen oder Unklarheiten haben, stehen Ihnen unsere engagierten Customer Success Manager und unser Support-Team zur Seite.
Nur einige Highlights:
Wie das Ganze in der Praxis aussieht, verrät auch ein Blick in unsere Journey-Template Galerie.
.png)
