12 Top-HR-Tools für Kleinunternehmen und KMUs

Kleinunternehmen sind keine Kleinigkeit. Allein in den USA schaffen sie jährlich 1,5 Millionen Arbeitsplätze und machen 64% aller neu geschaffenen Arbeitsplätze aus, so Fundera.

Die Definition eines Kleinunternehmens ist weltweit unterschiedlich.

So gilt beispielsweise in den USA jedes Organigramm mit weniger als 500 Mitarbeitenden als Kleinunternehmen. Diese Zahl steht in krassem Gegensatz zu der australischen Definition von weniger als 15 Beschäftigten oder der EU-Definition von weniger als 50 Mitarbeitenden.

Aber eines haben sie alle gemeinsam:

Menschen.

Und diese Menschen zu führen, ist keine Kleinigkeit.

Von Recruiting und Onboarding bis hin zur Verwaltung der Sozialleistungen und dem Performance-Management gibt es viele Aufgaben im Personalwesen zu bewältigen, selbst in kleineren Teams.

Wie können Sie also den Überblick über all diese beweglichen Teile behalten?

In diesem Leitfaden werden 12 HR-Tools für Kleinunternehmen vorgestellt, mit denen Sie Ihre Personalressourcen effizient verwalten können.

Und das Beste ist, dass sie Ihr Budget nicht sprengen.

🕵️ Warum benötigen Kleinunternehmen eine HR-Software?

Kleinunternehmen verfügen oft nur über begrenzte Ressourcen, sodass HR-Tools bei der Verwaltung und Unterstützung ihrer Mitarbeitenden äußerst wertvoll sein können.

1. Begrenztes HR-Personal

Personalfragen sind für den Unternehmenserfolg von strategischer Bedeutung und reichen von der Mitarbeiterbindung und -leistung bis hin zur Einhaltung gesetzlicher Vorschriften und der Gehaltsabrechnung. Die meisten Kleinunternehmen haben jedoch nicht genug Zeit oder Personal, um alle diese Aufgaben zu bewältigen.

Max Benz, Gründer und CEO von BankingGeek, schildert die Frustrationen für HR-Teams:

"Da Kleinunternehmen in der Regel nicht über große Teams oder Ressourcen verfügen, kann es schwierig sein, sicherzustellen, dass die HR-Prozesse ordnungsgemäß verwaltet und für die Produktivität optimiert werden. Dies kann sich direkt auf den Gesamterfolg des Unternehmens auswirken."

2. Ausbildung und Fortbildung

Vorbei sind die Zeiten, in denen die Ausbildung für alle gleich war.

Die heutige Belegschaft geht von traditionellen zu kompetenzbasierten Lernumgebungen über, die auf die Bedürfnisse der einzelnen Teammitglieder zugeschnitten sind.

Dies ist besonders wichtig, wenn es um die Fortbildung und Entwicklung geht. Der kontinuierliche Ausbau vorhandener Fähigkeiten gewährleistet, dass Ihre Mitarbeitenden in dieser sich rasch wandelnden Landschaft relevant bleiben, und verschafft Ihrem Kleinunternehmen den nötigen Wettbewerbsvorteil, um erfolgreich zu sein.

3. Mitarbeitende haben hohe Erwartungen

Die Mitarbeitenden von heute haben das Steuer in der Hand. Sie erwarten, dass grundlegende HR-Prozesse wie ein Uhrwerk laufen. Dennoch haben sie auch den starken Wunsch, sich zu engagieren und in den Erfolg ihres Unternehmens zu investieren.

HR-Tools können Kleinunternehmen dabei helfen, diese hohen Erwartungen zu erfüllen, indem sie die HR-Prozesse rationalisieren und es erleichtern, Mitarbeitende zu engagieren und zu befähigen.

4. Onboarding für Neueinsteigende

Ohne Struktur kann das Onboarding zum Chaos werden. Dennoch können Kleinunternehmen die HR-Automatisierung nutzen, um die Arbeitsabläufe vor, während und nach dem Onboarding zu optimieren.

5. Automatisierung

Untersuchungen von Workato zeigen, dass die Automatisierung im Personalwesen in den letzten zwei Jahren um 599% zugenommen hat.

Für Kleinunternehmen verringern die Tools das Risiko menschlicher Fehler und ermöglichen es den Personalverantwortlichen, sich auf strategische Initiativen zu konzentrieren, anstatt sich in repetitiven täglichen Aufgaben zu verzetteln.

So erklärt Eran Galperin, Gründer von Gymdesk, wie die Automatisierung sein Kleinunternehmen unterstützt hat:

"Mir gefällt, wie die automatisierte Rekrutierungssoftware den Prozess der Kandidatensuche, des Onboardings und der Dokumentation neuer Mitarbeitender für uns verkürzt hat. Wenn man eine kleine Personalabteilung wie die unsere hat, die Talente aus der ganzen Welt rekrutiert, spart das eine Menge Verwaltungszeit.

Automatisierte Software kann dabei helfen, potenzielle Kandidat/innen auf der ganzen Welt zu finden und zu verfolgen, und zwar effizienter als manuelle Prozesse."

😟 Mit welchen Personalmanagement-Problemen sind Kleinunternehmen konfrontiert?

Auf den Schultern von Kleinunternehmern lastet eine große Last.

Sie müssen nicht nur Geld verdienen, um sich über Wasser zu halten, sondern sind auch für ihre Mitarbeitenden verantwortlich.

Es gibt viel zu beachten, von der Aktualisierung der Personalrichtlinien bis hin zur Gewährleistung der Mitarbeiterzufriedenheit.

Recruiting

Kleinunternehmen brauchen möglicherweise Hilfe, um die richtigen Mitarbeitenden zu finden, wenn sie nicht die hohen Gehälter größerer Unternehmen bieten können.

Oliver Savill von Assessment Day leitet ein sechsköpfiges Team und stellt alle paar Jahre eine/n neue/n Mitarbeiter/in ein. Er erklärt, warum Eignungstests der Schlüssel zu seiner Einstellungsstrategie sind:

"Nur weil wir ein Kleinunternehmen sind, heißt das nicht, dass wir uns die besten Kandidat/innen entgehen lassen sollten.

Die Herausforderung für uns ist die Qualität der Einstellungen. Wir versuchen, Mitarbeitende mit überdurchschnittlicher Intelligenz einzustellen, weil sie in der Regel bessere Arbeit leisten, bessere Entscheidungen treffen und schneller lernen. Als KMU sind wir weniger in der Lage, neue Mitarbeitende weiterzubilden oder sie in andere Abteilungen zu versetzen. Deshalb muss jede/r neue Mitarbeiter/in gut sein.

Wir haben relativ kleine Bewerberpools, sodass wir sorgfältiger auswählen müssen. Die größeren Arbeitgeber bekommen so viele Bewerber/innen, dass sie einfach die besten, sagen wir 5%, nehmen können. Wir müssen jedoch sicherstellen, dass die Bewerber/innen, die wir in die engere Wahl nehmen, ein Mindestmaß an Eignung mitbringen.

Wir bevorzugen Tests zum Zahlenverständnis und zum mündlichen Sprachgebrauch, denn wir brauchen kluge Leute, die mit Zahlen und schriftlichen Informationen umgehen können. Bisher hat jede/r, den/die wir eingestellt haben, in diesen Tests gut abgeschnitten, und sie sind alle großartige Mitarbeitende!"

Gehaltsabrechnung

Die Mitarbeitenden von Unternehmen jeder Größe legen Wert darauf, für ihre gute Arbeit pünktlich bezahlt zu werden.

Allerdings schleichen sich dabei häufig Fehler ein.

Quickbooks gibt an, dass jede/r vierte amerikanische Arbeitnehmer/in schon einmal einen fehlerhaften Gehaltsscheck erhalten hat, und das Finanzamt erhebt jährlich 7 Milliarden Dollar an Strafgebühren, weil jeder dritte Arbeitgeber Fehler bei der Gehaltsabrechnung macht.

Für Kleinunternehmen kann die Angst vor kostspieligen Fehlern lähmend sein. Vor allem, wenn man bedenkt, dass die Lohn- und Gehaltsabrechnung besonders komplex ist, wenn man mit grenzüberschreitenden Teams arbeitet.

CEO Brian Nagele von Restaurant Clicks erzählt uns:

"Als Agentur für digitales Marketing nutzen wir die Vorteile von ortsunabhängigen Freelancer/innen und internen Teammitgliedern, um unsere inhaltliche Reichweite und unseren Talentpool zu erweitern.”

“Das bedeutet aber auch, dass die Gehaltsabrechnung nicht ganz einfach ist, vor allem wenn es um die Abrechnung von Zahlungen an freiberufliche Auftragnehmer/innen geht. Die Lohn- und Gehaltsabrechnung variiert bei uns von Monat zu Monat, was ihre Durchführung zu einem mühsamen Prozess macht.”

“Ich verwende automatisierte Gehaltsabrechnungsprogramme, um die Gehaltszahlungen für unsere festangestellten Mitarbeitenden abzuwickeln, weil dadurch die sich wiederholenden Aufgaben jeden Monat erledigt werden. So kann ich mich auf die komplexeren Verfahren für den Abschluss von Zahlungen an Freiberufler/innen konzentrieren, da diese nicht immer nach festen oder wiederkehrenden Sätzen abgerechnet werden."

Vielfalt

Die Voreingenommenheit, z.B. aufgrund von Ähnlichkeit kann für Kleinunternehmen ein großes Problem darstellen, da sich Personalverantwortliche eher auf die kulturelle Passung als auf den kulturellen Mehrwert konzentrieren. Dies bedeutet, dass sich Personalverantwortliche zu Kandidat/innen hingezogen fühlen, die "ähnlich zum Rest" sind.

Der Weg, diese Voreingenommenheit zu umgehen, besteht darin, sich auf ein kompetenzbasiertes Einstellungsverfahren zu konzentrieren, das anonymisierte Elemente enthält, anstatt sich auf Hintergrundinformationen zu verlassen.

Warum? Daten der Personalvermittlungsplattform Applied zeigen, dass die Einstellung von Mitarbeitenden auf der Grundlage ihrer Fähigkeiten die Vielfalt um das Vierfache steigert und dreimal mehr geeignete Bewerber/innen hervorbringt.

Compliance

Die Arbeitnehmenden erwarten von ihrem Arbeitgeber, dass er sie gut behandelt, unabhängig von der Größe des Unternehmens.

Wenn Sie keine wettbewerbsfähigen Gehaltspakete anbieten können, um Ihre besten Mitarbeitenden zu halten, sollten Sie auf Personaltools setzen, die Ihr Team für gute Arbeit belohnen. Konzentrieren Sie sich auf die Anerkennung der Mitarbeitenden und flexible Leistungen, um Ihre Talente so lange wie möglich an das Unternehmen zu binden.

Jamie Irwin, Direktor von Straight Up Search, sagt:

"Es ist schwer, talentierte Leute zu finden, die bereit sind, langfristig in meinem Unternehmen zu bleiben, und selbst wenn ich gute Talente einstelle, ist es schwierig, ihr Engagement über einen längeren Zeitraum aufrechtzuerhalten. Außerdem kann es schwierig sein, auf einem immer stärker umkämpften Arbeitsmarkt neue Bewerber/innen zu finden."

Jamie erklärt, wie der Einsatz von automatisierter Personalsoftware ihm hilft, den “Puls” des Mitarbeiterengagements zu messen und seine Bindungsziele besser zu erreichen: "Ich bin in der Lage, die Anwesenheit der Mitarbeitenden, Leistungsbeurteilungen und Ziele einfach zu verfolgen; so kann ich nicht nur die Produktivität messen, sondern auch Bereiche identifizieren, in denen mein Team mehr Unterstützung oder Entwicklungsmöglichkeiten benötigt."

Compliance

Von DSGVO über Gesundheit und Sicherheit hin zu den zahlreichen einzel- und bundesstaatlichen Gesetzen in den USA gibt es für Kleinunternehmen eine Vielzahl von Vorschriften zu beachten.

Rechtsanwalt Toby Pochron von Freeths LLP befürwortet die Idee, dass Kleinunternehmen einen Compliance-Beauftragten haben, um die Komplexität von Kleinunternehmen zu bewältigen:

"Ein/e Compliance-Beauftragte/r kann ein/e Angestellte/r sein, der/die diese Aufgabe als Teil seiner/ihrer Rolle übernimmt, oder eine Person, die von einem Kleinunternehmen ausschließlich als Compliance-Beauftragte/r eingestellt wird.

Die Rolle ist multifunktional; ihr Tagesgeschäft kann Schulungen, Untersuchungen, die Ausarbeitung von Richtlinien und Verfahren, die Aktualisierung von Compliance-Änderungen oder die Umsetzung von Erkenntnissen umfassen."

Burnout

Die Weltgesundheitsorganisation hat Burnout am Arbeitsplatz im Jahr 2019 als berufsbedingtes Phänomen eingestuft. Es kann in jeder Art und Größe von Unternehmen auftreten, ist aber in Kleinunternehmen häufig, wenn das Arbeitsvolumen die Anzahl der Mitarbeitenden übersteigt.

John Ross, Chief Executive Officer von Test Prep Insight, erzählt uns:

"Ich glaube nicht, dass wir unter den Unternehmen die einzigen sind, die mit Burnout zu kämpfen haben. Seit der Pandemie hat das sicher jede/r Mitarbeiter/in in jedem Unternehmen in gewissem Maße zu spüren bekommen. Aber aus irgendeinem Grund hat es uns besonders hart getroffen. Mehrere Teammitglieder haben uns verlassen, und der Rest fühlte sich eher unengagiert. Ich bin mir also sicher, dass Burnout die Ursache dafür ist.

Deshalb habe ich im vergangenen Jahr eine Software zur Erkennung von Burnout eingeführt, mit deren Hilfe ich feststellen kann, wann bestimmte Mitarbeitende einem höheren Risiko ausgesetzt sind.“

Leistungbeurteilungen

Der LinkedIn-Bericht "Workplace Learning" zeigt, dass 64% der Unternehmen ihre Lernkultur am Arbeitsplatz im vergangenen Jahr verbessert haben.

Mitarbeiterbeurteilungen spielen eine enorme Rolle für Wachstum und Entwicklung, wie Rosmy Barrios, Direktorin von Health Reporter, ausführt:

"Wenn man ein Kleinunternehmen führt, ist das Feedback der Mitarbeitenden eine unschätzbare Informationsquelle. Es hilft uns, die Leistung der Mitarbeitenden zu verstehen und den Grad ihrer Motivation und ihres Engagements zu messen. Die größte Herausforderung bei der Erfassung dieses Performance-Management-Feedbacks besteht jedoch darin, die Zeit zu haben, die Daten zu sammeln und Änderungen zur Verbesserung umzusetzen.

Mit Performance-Management-Tools lässt sich das Feedback der Mitarbeitenden schnell erfassen und KPIs wie Kundendienstbewertungen, Teamstimmung und vieles mehr messen. So sparen wir Zeit und erhalten gleichzeitig Einblick in die Erfahrungen unserer Mitarbeitenden, um bessere Entscheidungen zu treffen, die sich nicht nur positiv auf unser Geschäft, sondern auch auf die Kund/innen auswirken."

Belohnungen und Anerkennung

Nectar HR befragte kürzlich 800 Vollzeitbeschäftigte in den USA. Von ihnen waren:

• 83,6% der Meinung, dass sich die Anerkennung direkt auf ihre Motivation auswirkt, bei der Arbeit erfolgreich zu sein.
• 77,9% der Meinung, dass sie produktiver wären, wenn ihr Arbeitgeber ihre Arbeit häufiger anerkennen würde.

CEO Lotus Felix von Lotus Brains Studio stimmt dem zu:

"Anerkennung ist nach wie vor einer der wichtigsten Motivatoren für Spitzenleistungen. Da verteiltes Arbeiten jedoch zur Norm wird, ist es für Kleinunternehmen schwieriger, Spitzenleistungen zu erkennen und angemessen zu belohnen. Was nützt die traditionelle "World's Best Employee"-Tasse für eine Mitarbeiterin, die an einem anderen Ort arbeitet, wenn sie keine Kolleg/innen hat, die den Pokal auch sehen können?

Das ist ein Problem, mit dem ich zu kämpfen hatte, bis wir anfingen, Tools zur Mitarbeiteranerkennung einzusetzen. Diese haben die Anerkennung der Mitarbeiterleistung transparenter und dezentraler gemacht."

🎁 Sehen Sie sich unsere 42 Ideen für echte Mitarbeiteranerkennung an, um das Engagement zu steigern.

🧰 12 Top-HR-Tools für Kleinunternehmen

Die Palette der HR-Software reicht von Tools, die spezifische Verwaltungsaufgaben übernehmen, bis zu solchen, die eine Komplettlösung für Ihre Personalprozesse bieten.

Für Kleinunternehmen sind die Kosten neben der Benutzerfreundlichkeit und der Skalierbarkeit ein wichtiger Faktor bei der Auswahl der besten Software für Sie.

Wir haben eine Liste mit 12 empfohlenen HR-Tools für Kleinunternehmen zusammengestellt, von der Gehaltsabrechnung bis zum Performance Management, von den Sozialleistungen bis zum Talentmanagement und vielem dazwischen.

Schauen Sie sich die Liste an und wählen Sie diejenigen aus, die Sie auf Ihrer Wachstumsreise unterstützen.

1. Zavvy

Zavvy ist eine ganzheitliche Lösung für Onboarding, Training, Entwicklung und Vernetzung Ihrer Mitarbeitenden.

Preisgestaltung: Ein umfassender Zavvy-Tarif beginnt bereits ab 6€ pro Nutzer/in und Monat. Der Preis passt sich Ihren Bedürfnissen an, sodass Sie nie für Module zahlen, die Sie nicht benötigen oder wollen.

Zu den wichtigsten Merkmalen unserer intuitiven Plattform gehören:

• Pre- und Onboarding (Vorlagen, Journey Builder, Bereitstellung von Inhalten in bestimmten Abständen, Onboarding-Buddies, kreative Aufgaben und mehr).
• Schulung (Microlearning, Fortschrittsanalyse, Verwaltungsmanagement, gebrauchsfertige Schulungsreisen, externe Schulungsbibliothek).
• Feedback & Entwicklung (Vorlagen für Mitarbeiterumfragen, 360-Grad-Feedback, Wachstumspläne, Leistungsbeurteilungen, automatische Erinnerungen, mehrere Rollenbeschreibungen und Vorlagen für Karriererahmen).
• Connections (Slack- oder Microsoft-Teams-Mitarbeitereinführungen, Kaffee-Chats, Walking Meetings, Erinnerungen, Check-Ins, wissenschaftlich fundierte Gesprächsvorlagen).

Am besten geeignet für:
Unternehmen, die ihren Mitarbeitenden einen modernen Arbeitsplatz bieten wollen, der sie in ihrer Entwicklung unterstützt und Erlebnisse schafft.
Und, für Unternehmen die gezielt Leistung fördern und entwickeln wollen.

2. Gusto

Gusto ist eine Gehaltsabrechnungssoftware, die sich an Unternehmen aller Größenordnungen richtet. Sie bietet eine breite Palette von Funktionen, darunter Lohn- und Gehaltsabrechnungen, Steuererklärungen, grundlegende Zeiterfassung und mehr.

Preisgestaltung: Gusto beginnt mit einer Grundgebühr von $40 pro Monat plus $6 pro Mitarbeiter/in pro Monat. Dies beinhaltet:

• Einzelstaatliche Gehaltsabrechnung, einschließlich W2 und 1099;
• Mitarbeiterprofile;
• Krankenkassenverwaltung;
• Pläne für finanzielle Leistungen;
• Urlaubs- und Anwesenheitsberichte;
• benutzerdefinierte Admin-Einstellungen;
• Integrationen für Buchhaltung, Zeiterfassung, Spesenmanagement und mehr.

Geeignet für: Teams jeder Unternehmensgröße und in jeder Unternehmensphase. Das Beste daran? Sie zahlen keinen Cent, bis Sie bereit sind, die Gehaltsabrechnung durchzuführen.

3. Toggl Hire

Toggl Hire ist eine Software zur Bewertung von Fähigkeiten und zum Talentmanagement, mit der Einstellungsteams während der Rekrutierung auf berufsspezifische Fähigkeiten testen können. Es ist ein bequemer Weg, um hochwertige Talente in die engere Auswahl zu nehmen, die mit Ihren Stellenbeschreibungen und Kompetenzrahmen übereinstimmen.

Preisgestaltung: Toggl Hire ist für Kleinunternehmen, die nur eine aktive Stelle ausschreiben möchten, kostenlos. Mit dem kostenlosen Tarif haben Personalverantwortliche Zugang zu 5 Tests pro Stelle. Außerdem bietet es detaillierte Informationen (einschließlich Kontaktinformationen, Antworten und Testergebnisse) für bis zu 5 Bewerbende.

Wenn Sie Ihre Einstellungsstrategie weiter beschleunigen möchten, kostet der Basic-Plan $17 pro Monat (jährliche Abrechnung) für drei aktive Jobs, fünf Tests und 20 Kandidat/innen.

Erwarten Sie:

• Über 180 Fähigkeiten zu testen;
• 150+ Vorlagen für Jobrollen;
• schummelsichere Einstellungen;
• 2-Klick-Einrichtung;
• benutzerdefinierte Admin-Einstellungen.

Geeignet für: Unternehmen, die Bewerber/innen mit bestimmten Fähigkeiten suchen.

4. Nectar HR

Nectar HR ist eine Software für Mitarbeiteranerkennung und Kulturförderung, die großartige Arbeit anerkennt und Gemeinschaften aufbaut. Nutzen Sie die Software, um Ihren kleinen Teams sinnvolle Anerkennungen zukommen zu lassen, oder verbinden Sie Ihre Nectar-Punkte mit Amazon, um Belohnungen zu erhalten.

Die Preise: Es gibt keine Einrichtungsgebühren und eine monatliche Zahlungsoption, wenn Sie Flexibilität bevorzugen. Der Standardplan beginnt bei $2,75 pro Mitarbeiter/in und Monat (oder $3 pro Monat) und umfasst die folgenden Kernfunktionen:

• Peer-to-Peer-Anerkennung;
• Anerkennung von Vorgesetzten zu Mitarbeitenden;
• Unternehmens-Incentives;
• Automatisierung von Meilensteinen (Geburtstage, Jahrestage und Dienstjahre);
• individuelle Grundwerte;
• unternehmensspezifische Belohnungen;
• globale Belohnungsoptionen;
• Unternehmensrabatte;
• Zugriff über mobile App und Desktop;
• Integrationen mit Drittanbieter-Software wie Slack und Teams;
• Analysen und Berichte.

Am besten geeignet für: Unternehmen, die die Mitarbeiterbindung stärken wollen.

5. Heka

Heka ist eine Plattform für persönliche Gesundheit und Wohlbefinden, die jedem/jeder Mitarbeitenden Produkte für Finanzen, Ernährung, geistiges und körperliches Wohlbefinden bietet. Jeder erhält einen monatlichen Zuschuss, den er für die spezifische Unterstützung ausgeben kann, die er benötigt, anstatt ein pauschales Leistungspaket zu erhalten, das er nicht in Anspruch nimmt. Das Ergebnis? Die Gewissheit, dass Sie Ihre Mitarbeitenden dabei unterstützen, glücklicher, gesünder und produktiver zu sein.

Preisgestaltung: Unternehmen sparen durchschnittlich £728 pro Mitarbeiter/in und Jahr. Wenden Sie sich an Heka, um ein individuelles Angebot je nach den Bedürfnissen Ihres Unternehmens zu erhalten. Wählen Sie aus den Funktionen für Gesundheitsleistungen wie:

• Unterstützung für die psychische Gesundheit;
• finanzielles Wohlergehen;
• Familienplanung;
• Karriere- und Lebensberatung;
• Lernen und Entwicklung;
• Ernährungsgesundheit;
• Mitgliedschaften im Fitnessstudio;
• verschiedene Leckerbissen wie Axt-Werfen oder Töpfer-Sets.

Am besten geeignet für: Kleinunternehmen, die ihre Mitarbeitenden geistig, körperlich und finanziell durch die Schwierigkeiten der Lebenshaltungskostenkrise unterstützen wollen, ohne die Bank zu sprengen.

6. Loom

Loom ist ein Tool für Videonachrichten und Bildschirmaufnahmen, das für die asynchrone Kommunikation verwendet wird. HR-Teams peppen den Onboarding-Prozess auf, indem sie eine Bibliothek mit aufgezeichneten Videos erstellen, die sich neue Mitarbeitende in ihrer eigenen Zeit und von jedem beliebigen Standort aus ansehen können. Von Team-Begrüßungsvideos über Tool-Tutorials bis hin zu weiterführenden Schulungsmaterialien können sich neue Mitarbeitende die Videos ansehen, bis sie mit der Materie vertraut sind.

Die Preise: Mit der kostenlosen Version von Loom können Sie bis zu 25 Videos mit einer maximalen Aufnahmelänge von 5 Minuten aufnehmen. Wenn das nicht ausreicht, kostet der Premium-Plan für unbegrenzte Videos ab $8 pro Nutzer/in und Monat. Außerdem gibt es eine 14-tägige kostenlose Testversion.

Am besten geeignet für: Kleinunternehmen in Remote-Teams, die unabhängig vom Standort eine sofortige Kameradschaft aufbauen können. Es ist auch super lustig, mit der Möglichkeit, Emojis, Kommentare mit Zeitstempel und sogar eine Willkommensfeier mit Konfetti zu Ihren Videos hinzuzufügen.

7. Bamboo HR

Bamboo HR ist eine All-in-One-HRIS-Lösung, die alles abdeckt – von der Erfassung von Mitarbeitenden und Bewerber/innen bis zu Performance- und Vergütungsmanagementfunktionen.

Preise: auf Anfrage erhältlich. Für Unternehmen mit weniger als 20 Mitarbeitenden berechnet BambooHR einen pauschalen monatlichen Grundpreis. Bei mehr als 20 Mitarbeitenden rechnen Sie mit einem Preis pro Mitarbeiter/in und Monat. Sie müssen keinen Jahresvertrag abschließen, aber Sie erhalten Mengenrabatte, wenn die Zahl Ihrer Mitarbeitenden steigt.

Am besten geeignet für: Startups, die klein anfangen, aber planen, ihr Unternehmen zu erweitern, wenn es wächst. Da es sich um eine All-in-One-Software handelt, können Sie sicher sein, dass sie viele Bereiche in einem einzigen Paket abdeckt.

8. Notion

Notion bietet einen zentralisierten digitalen Arbeitsbereich, der eine einzige Quelle der Wahrheit für Ihre HR-Prozesse darstellt.

Sie können damit Notizen zu Personalbesprechungen, Aufgaben- und Dokumentenmanagement, Mitarbeiterdatenbanken, Unternehmensleitbilder, Mitarbeiterhandbücher, Urlaubskalender oder Ihr Firmenintranet verwalten.

Preisgestaltung: Kleine Teams können Notion kostenlos nutzen, allerdings ist die Anzahl der Blöcke auf 7 Tage begrenzt. Ein Upgrade auf den Notion Plus-Tarif für $8 pro Nutzer/in und Monat (jährliche Abrechnung) bietet unbegrenzte Blöcke für Teams mit einer 30-tägigen Seitenhistorie und bis zu 100 Gästen.

Geeignet für: Unternehmen, die einen zentralen Ort für kleine Teams suchen, an dem sie zusammenkommen, zusammenarbeiten und sich organisieren können.

9. Zapier

Zapier ist die ultimative Möglichkeit, mehrere HR-Tools eines Unternehmens miteinander zu verbinden, damit sie Informationen austauschen können, um wertvolle Arbeitszeit zu sparen.

Verwenden Sie Zapier, ein Automatisierungstool, um Ihre bevorzugten Anwendungen zu verbinden. Sie könnten zum Beispiel Bamboo HR mit Slack verbinden, damit alle neuen Mitarbeitenden, die in Ihr HRIS eingegeben werden, sofort dem Slack-Kanal Ihres Unternehmens hinzugefügt werden.

Preisgestaltung: Zapier hat einen großzügigen kostenlosen Plan, der Ihnen fünf kostenlose Zaps und bis zu 100 Aufgaben pro Monat bietet. Wenn Sie mehr brauchen, gibt es einen Starter-Plan. Er kostet $19,99 pro Monat und bietet 20 Zaps und bis zu 750 Aufgaben.

Am besten geeignet für: HR-Teams mit vielen sich wiederholenden Aufgaben, die Sie loswerden möchten. Sobald Sie Ihre Automatisierungsschritte eingerichtet haben, können Sie sie im Hintergrund laufen lassen und die gesparte Zeit in andere Bereiche Ihres Kleinunternehmens investieren, die Ergebnisse bringen.

10. monday.com

monday bietet ein umfassendes Work OS, mit dem HR-Teams den gesamten Lebenszyklus ihrer Mitarbeitenden verwalten können - von der Einstellung und dem Onboarding bis hin zu Wohlbefinden und L&D. Es handelt sich um eine zentrale Plattform mit fortschrittlichen Funktionen wie Teamzusammenarbeit, Projektmanagement, Urlaubsanträge von Mitarbeitenden und mehr.

Die Preise: Probieren Sie monday.com im Rahmen einer 14-tägigen Testphase kostenlos aus. Darüber hinaus sind die monday-Pläne für Teams mit nur drei Plätzen zu einem Preis von $8 pro Benutzer/in und Monat erhältlich.

Freue Sie sich auf

unbegrenzte Dokumente;

• unbegrenzte Boards;
• 200+ Vorlagen;
• 20+ Spaltentypen;
• unbegrenzte Anzahl von Zuschauer/innen;
• Kompatibilität mit iOS- und Android-Apps.

Am besten geeignet für: die Förderung eines reibungslosen internen Ablaufs Ihrer HR-Funktion. Nutzen Sie es, um Notizen auszutauschen, Aufgaben zuzuweisen, Fortschritte zu verfolgen und die transparente Zusammenarbeit in Ihrem Kleinunternehmen zu verwalten.

11. ActivTrak

ActivTrak ist ein Produktivitätstool, das Einblicke in die Arbeitsbewältigung der Mitarbeitenden gibt. Entscheidend ist, dass der Schwerpunkt auf der Einbindung der Mitarbeitenden liegt, anstatt sie zu überwachen.

Das Programm überwacht den Terminkalender, die Arbeitsbelastung und die Kommunikation der Mitarbeitenden, um zu erkennen, wann das Burnout-Niveau in die Höhe schießt, und um dann einzugreifen, wenn ein Ungleichgewicht besteht.

Preisgestaltung: Mit dem kostenlosen Tarif erhalten Sie einen 30-tägigen Datenverlauf für bis zu 3 Nutzer/innen. Sie haben außerdem Zugang zu:

• Aktivitäts-Dashboards;
• Berichte über die wichtigsten Anwendungen, Websites, Kategorien, Produktivität, Aktivitätsalarme und E-Mail-Benachrichtigungen.

Für etwas größere Teams gibt es den erweiterten Tarif für $10 pro Benutzer/in und Monat (jährliche Abrechnung), der einen Datenverlauf von bis zu 6 Monaten bietet. Zusätzlich zu den Funktionen des kostenlosen Plans erhalten Sie außerdem:

• Berichte über die Arbeitszeiten;
• Slack- oder Microsoft Teams-Benachrichtigungen;
• USB- oder Dateiübertragungserkennung.

Am besten geeignet für: Arbeitgeber, die ihre Rolle bei der Förderung der Work-Life-Balance ihrer Mitarbeitenden verstehen.

12. LMS365

LMS 365 ist ein Lernmanagementsystem, das direkt mit Microsoft Teams integriert ist. Bündeln Sie Schulungspläne, um Lernende zu navigieren und die Entwicklung der Mitarbeiterfähigkeiten mit Kompetenzzuweisungen zu verfolgen.

Preisgestaltung: Die Freemium-Version von LMS365 ist für die meisten kleinen oder mittleren Unternehmen ausreichend, da sie 100 monatliche Anmeldungen bietet. Andere Funktionen umfassen:

• anpassbare interaktive Quizze;
• Lernmodul-Designer;
• unbegrenzte Speicherung von Lerndaten;
• Acht benutzerdefinierte Kurse;
• Skill-Manager-Tool.

Am besten geeignet für: Kleinunternehmen, die sich bereits auf Microsoft Teams verlassen und ein einfaches Schulungs-Add-on wünschen.

💸 Der ROI von HR-Software für Kleinunternehmen

Wie jede Technologie ist auch HR-Software eine Investition. Und angesichts knapper Budgets wollen Kleinunternehmen verständlicherweise wissen, ob es sich lohnt, Geld in ein bestimmtes Tool zu stecken.

Storyblok, Entwickler eines Headless CMS, ist ein fantastisches Beispiel für ein ursprünglich Kleinunternehmen, das auf Tools angewiesen war, um zu skalieren. Ihr Team von People Experience Manager/innen war für das rasche Geschäftswachstum eines Unternehmens verantwortlich, das zuerst remote tätig war, was ein reibungsloses Onboarding zu einem entscheidenden Schritt im Prozess machte.

Die Lernwissenschaftler/innen von Zavvy arbeiteten eng mit Storyblok zusammen. Als Ergebnis haben wir ein optimiertes Preboarding- und Onboarding-Erlebnis entwickelt, um neue Mitarbeitende auf ihre Aufgaben vorzubereiten und gleichzeitig Ängste abzubauen, damit sich alle willkommen fühlen.

Jede/r neue Mitarbeiter/in erhält eine Roadmap mit Details zu Kaffeeklatsch, Unternehmenskultur, Onboarding-Buddies und einer Einführung in die wichtigsten Tools.

Durch die Integration von Zavvy in den bestehenden Technologie-Stack von Storyblok, bestehend aus BambooHR und Slack, wurde ein beeindruckender ROI erzielt:

• Eine 9/10-Bewertung der Onboarding-Erfahrung von neuen Mitarbeitenden
• Bis zu 2 Stunden Zeitersparnis beim Preboarding.
• 2+ Tage während der Orientierungsphase eingespart.
• 2.448€ an wiederkehrender Arbeit, die jeden Monat eingespart wird (basierend auf dem durchschnittlichen Gehalt eines Personalleiters/einer Personalleiterin in Deutschland).

Markus Schwarz, People Experience Manager bei Storyblok:

"Was mich am meisten überrascht hat, war, dass man so viel automatisieren kann, ohne die Erfahrung zu opfern. Wir schicken den Leuten verfolgbare Aufgaben, ansprechende Inhalte, lustige Erinnerungen über Slack und verbinden sie mit ihren Onboarding-Buddies. Alles mit einem einzigen Klick."

• Lesen Sie die gesamte Storyblok-Fallstudie zum Remote-Onboarding, die den ganzen Prozess einmal offenlegt.

➡️ Zavvy befähigt Kleinunternehmen und ihre Mitarbeitenden

Zavvy ist eine ganzheitliche Lösung, die die Ausführung Ihrer wichtigsten Personalprozesse einfacher denn je macht.

Unsere Suite von HR-Tools umfasst Komponenten für:

• 🚀 Onboarding-Workflows;
• 🔄 Feedback und Performance Management;
• 🌱 Weiterentwicklung;
• 💪 Kontinuierliches Training: u. a. externe Kurse Lernen, Mikrolernen und mehr;
• ☕️ Mitarbeiterbindungsprogramme: Sie dienen dazu, die Zusammenarbeit und das Engagement der Mitarbeitenden zu fördern und die Isolation Ihrer Teams zu überwinden.

Jeder Bereich unserer HR-Suite wird von unseren erfahrenen Lernwissenschaftler/innen unterstützt. Sie bringen umfangreiche forschungsbasierte Best Practices in die HR-Technologie ein.

Möchten Sie mehr erfahren? Testen Sie Zavvy kostenlos oder buchen Sie eine Demo bei unserem Team.

❓ FAQs

Abschließend noch einige häufig gestellte Fragen zu HR-Tools für Kleinunternehmen.

Was brauchen Kleinunternehmen von der Personalabteilung?

Kleinunternehmen benötigen benutzerfreundliche, kostengünstige HR-Tools, die alle wesentlichen Aspekte der Personalverwaltung abdecken, wie z. B.:

• Onboarding;
• Leistungsüberprüfungen;
• Ausbildung;
• Anerkennung.

In der Regel haben Kleinunternehmen nicht immer eine eigene Personalabteilung. Zumindest anfangs nicht. Deshalb müssen diese Tools auch einfach genug zu bedienen sein, ohne viel Schulung zu erfordern.

Was sind HR-Software-Tools?

HR-Tools sind Softwarelösungen zur Rationalisierung und Automatisierung von Personalverwaltungsprozessen, wie z. B. Onboarding, Leistungsbeurteilungen, Schulungen, Personalbeschaffung und mehr. Das Ziel ist es, wertvolle Arbeitszeit zu sparen, die Effizienz zu maximieren und die Einhaltung von Vorschriften zu gewährleisten.

Welche Tools werden für die Personalabteilung benötigt?

Zu den wichtigsten Tools für die Personalabteilung gehören Recruiting-Software, Onboarding-Lösungen, Performance Management- und Feedbacksysteme, Schulungs- und Entwicklungsplattformen, Apps zur Mitarbeiterbindung, Belohnungs- und Anerkennungsprodukte sowie HR-Analysen. Einige Tools decken nur einen einzigen Bereich der Personalabteilung ab, andere sind All-in-One-Lösungen. Mit den richtigen Tools können Kleinunternehmen ihre Personalprozesse einfach verwalten und das volle Potenzial ihrer Mitarbeitenden freisetzen.

Kann ein/e Gründer/in HR sein?

Ja, ein/e Gründer/in kann anfangs die Aufgaben der Personalabteilung in einem Kleinunternehmen übernehmen. HR-Software kann Gründer/innen bei der Bewältigung der ersten Aufgaben im Personalwesen helfen und so die Verwaltung wichtiger Personalprozesse erleichtern.

Es ist jedoch in der Regel von Vorteil, eine/n engagierte/n Personalverantwortliche/n mit Fachwissen an Bord zu haben, um die Einhaltung der Vorschriften und die Zufriedenheit der Mitarbeitenden zu gewährleisten.