Wie Sie Ihre nächste Präsentation zur Personalstrategie meistern: Ein Leitfaden für HR-Führungskräfte (+ Vorlage)

"Wie sieht unsere Personalstrategie für die erste Jahreshälfte aus?" fragt Ihr CEO.

"Das kann ich Ihnen nicht in einem Satz sagen", antworten Sie, "aber ich würde es Ihnen gerne nächste Woche an einem Nachmittag zeigen. Bringen Sie doch das Führungsteam mit."

Es wäre zwar schön, alles in ein paar Worten zusammenzufassen, aber Ihre People-Strategie kann aus mehreren komplexen Elementen bestehen.

Wahrscheinlich werden Sie die verschiedenen Aspekte der Personalabteilung, der Personalbeschaffung und der Unternehmenskultur aufschlüsseln wollen.

Sie werden neben konkreten Plänen auch Ideen mit großer Tragweite haben. Aber Sie brauchen die Zustimmung der Führungskräfte, wenn Sie wollen, dass Ihre Projekte Früchte tragen.

Wie kann man seinen strategischen Einfluss am besten geltend machen? Mit einer überzeugenden Präsentation.

Die Präsentation einer Personalstrategie ist eines der wirksamsten Tools zur Vermittlung Ihrer Vision und Ihrer Pläne.

Nachfolgend erfahren Sie, wie sie funktionieren und wie Sie Ihre eigene absolut erstklassig gestalten können.

🕵️‍♀️ Was ist eine Präsentation zur Personalstrategie?

Eine Personalstrategie-Präsentation ist ein visuelles Hilfsmittel, das dazu dient, die Ziele und Pläne Ihres Unternehmens für Ihre Mitarbeitenden zu vermitteln.

Es ist ein unschätzbares Tool, um alle von der Richtigkeit Ihrer Pläne zu überzeugen und sie über die Grundprinzipien der Umsetzung zu informieren.

Slide Decks haben den Ruf, etwas trocken zu sein.

Aber die Teilnehmenden sollten aus Ihrer Sitzung mit dem Gefühl herausgehen, inspiriert zu sein und einen Beitrag leisten zu wollen.

Sie sollten Klarheit darüber haben, was als Nächstes passiert und warum.

Und Sie sollten auch begeistert sein!

Anstatt Dokumente und E-Mails zu verteilen, die die Leute vielleicht nie lesen, erhalten Sie etwa 20 Minuten konzentrierte Aufmerksamkeit.

Die Personalarbeit kann kompliziert sein, und es gibt viele Informationen, die allen Beteiligten vermittelt werden müssen, daher ist es wichtig, sich kurz zu fassen.

Um eine maximale Wirkung zu erzielen, sollte Ihre Präsentation der Personalstrategie einige Hauptbereiche ansprechen:

• Die Herausforderungen und Chancen im Personalbereich für das Unternehmen: Was geschieht innerhalb Ihrer Belegschaft? Gibt es externe Markt- oder Wirtschaftskräfte, die sich auf sie auswirken?
• Ihre wichtigsten strategischen Pläne: Wie sieht Ihr Plan für die Personalarbeit in wenigen Worten aus?
• Wie die Strategie mit den übergeordneten Unternehmenszielen in Einklang steht: Die Personalabteilung existiert nicht im luftleeren Raum - sie ist die Grundlage für das gesamte Unternehmen. Niemand sollte sich fragen müssen: "Was hat das mit mir zu tun?"
• Wer wird die strategische Umsetzung vorantreiben? Welche Personen und Abteilungen werden die Dinge vorantreiben, und wie werden sie die Verantwortung teilen?
• Wie Sie den Erfolg messen werden: Skizzieren Sie die von Ihnen vorgeschlagenen Ziele und Messgrößen, um festzustellen, ob die Maßnahmen erfolgreich waren (einschließlich konkreter Zeitvorgaben).
• Welches sind die potenziellen Risiken? Mit welchen Herausforderungen rechnen Sie während der Umsetzung? Wie sieht Ihr Notfallplan aus, wenn etwas Unerwartetes auftaucht?
• Wie sich der Plan weiterentwickeln wird: In Unternehmen, Märkten und Gesellschaften gibt es keinen Stillstand. Wirtschaftliche oder technologische Umwälzungen sind wahrscheinlich, und Ihr Unternehmen wird (hoffentlich) wachsen - wie wird sich der Plan entwickeln, um mit diesen Bedingungen Schritt zu halten?
• Beispiele dafür, dass Ihre Ideen anderswo funktionieren: Sie können Fallstudien über erfolgreiche Strategien in anderen Organisationen einfügen.
• Ihre Pläne für die Umsetzung des Plans: Teilen Sie mit, wie Sie die Strategie den Mitarbeitenden und anderen Beteiligten vermitteln werden. Auf diese Weise klären Sie die Erwartungen und Verantwortlichkeiten.

🏆 7 Best Practices für eine überzeugende Präsentation

1. Halten Sie die Präsentation fokussiert

Beginnen Sie mit dem Offensichtlichen: Legen Sie eine klare Tagesordnung fest, bevor Sie beginnen.

Legen Sie Ihre wichtigsten Punkte fest und behandeln Sie diese in der verfügbaren Zeit.

Tipp Nr. 1: Lassen Sie sich nicht dazu verleiten, von den Themen abzuweichen oder zu viel Zeit mit der Vorstellung Ihrer Person zu verbringen.

Tipp Nr. 2: Es ist auch eine gute Idee, einen sichtbaren Timer laufen zu lassen, während Sie sprechen.

Tipp Nr. 3: Teilen Sie die Präsentation in 10-Minuten-Blöcke ein, um Ihr Tempo zu halten.

Tipp Nr. 4: Um den Überblick zu behalten, müssen Sie auch sicherstellen, dass Ihre Inhalte für das Publikum, vor dem Sie präsentieren, relevant sind.

Auch wenn eine Personalstrategie so gut wie jeden in Ihrem Unternehmen betrifft, müssen Sie möglicherweise dennoch einige Folien anpassen, um Missverständnisse zu vermeiden.

Max Benz, Gründer und CEO von BankingGeek, weist darauf hin, dass verschiedene Rollen unterschiedliche Perspektiven mit sich bringen, die Sie berücksichtigen müssen:

"Bei der Präsentation einer Personalstrategie ist es wichtig, einen klaren Aktionsplan zu haben, der auf die Bedürfnisse des Publikums zugeschnitten ist. Vergewissern Sie sich, dass Sie wissen, wer an der Präsentation teilnehmen wird - sind es Entscheidungstragende oder Berater/innen? Handelt es sich um technische oder nicht-technische Teilnehmende? - Dies wird Ihnen helfen, den Inhalt und den Stil der Präsentation zu gestalten.

2. Gestalten Sie Ihre Präsentation datengestützt

Wenn Sie Argumente für organisatorische Veränderungen vorbringen, ist es sehr hilfreich, wenn Sie Ihre Pläne begründen können. Daten sind der beste Weg, dies zu tun, vor allem wenn sie leicht verständlich sind.

Karolina Kijowska, Head of People bei PhotoAiD, schlägt vor, dass Ihre Argumente nicht nur visuell, sondern auch logisch untermauert werden sollten:

"Ihre Folien sollten ziemlich einfach und leicht zu lesen sein, aber das bedeutet nicht, dass Sie keine Daten einfügen sollten. Im Gegenteil, ich würde empfehlen, die Vorteile der verschiedenen Teile Ihrer Strategie visuell darzustellen, damit es nicht den Anschein hat, dass es nur leere Worte sind.

Außerdem sollten Sie dafür sorgen, dass Ihre Strategie so dargestellt wird, dass die Ursachen und Auswirkungen jeder Idee deutlich werden, denn so lässt sich am besten erklären, warum sie für eine wirksame Strategie entscheidend ist."

Zu erläutern, was die Personalabteilung Ihrer Organisation tun wird, ist eine Selbstverständlichkeit. Aber wenn Sie wollen, dass die Botschaft ankommt, müssen Sie erklären, warum und wie sie sich auswirken wird.

Tipp: Wenn Sie Ihre Behauptungen mit Daten untermauern, erhalten sie viel mehr Wirkung.

3. Setzen Sie visuelle Elemente klug ein

Welche Daten werden Sie zur Untermauerung Ihrer Argumente verwenden?

Eine wirksame Kommunikation ist das A und O, wenn Sie wollen, dass bestimmte Punkte ankommen.

Am besten gelingt das, wenn Sie Ihre Präsentation visuell gestalten.

Sie können dies tun über:

• Grafiken;
• Karten;
• Diagramme;
• Memes;
• Videos.

Achten Sie aber auch auf das Gesamtdesign.

Tipp: Eine Standardvorlage mit einem einfachen weißen Hintergrund lässt jeden einschlafen. Auf jeden Fall nicht ideal.

Auch wenn Sie kein/e Designer/in sind, gibt es viele Möglichkeiten, die Dinge ein wenig aufzupeppen.

Die Zeiten, in denen PowerPoint-Decks mit langweiligen Standardschriftarten manuell zusammengestellt wurden, sind längst vorbei.

Tipp: Sie können Tome, einen KI-gestützten Erzähler, für Ihre Präsentationen verwenden.

✊ Wenn Sie eine fertige Vorlage wünschen, stehen wir Ihnen zur Seite.

4. Üben Sie Ihren Vortrag

Um einen guten Ablauf der Präsentation zu gewährleisten, müssen Sie sie mindestens einmal üben.

Emma Williams, Chief Research Officer bei HIGH5, schlägt vor, dass das Üben Ihres Vortrags Ihre Redefähigkeit ergänzt, was ebenso wichtig ist:

"Üben Sie Ihre Präsentation ein paar Mal vor dem großen Tag, um sich mit dem Material vertraut zu machen. Seien Sie selbstbewusst, leidenschaftlich und wortgewandt, wenn es darum geht, zu sprechen. Sprechen Sie mit klarer Stimme und achten Sie darauf, dass Sie Blickkontakt mit Ihrem Publikum halten und Pausen zur Betonung nutzen.

Auch wenn Sie bereits Erfahrung mit Reden vor einem hochrangigen Publikum haben, lohnt es sich immer, sich die Grundlagen in Erinnerung zu rufen.

5. Binden Sie Ihr Publikum ein

Ihre Ideen müssen für sich selbst stehen können.

Der strategische Wert Ihrer Präsentation ist das Wichtigste. Die Leute sollten keine Probleme haben, Ihnen Aufmerksamkeit zu schenken, wenn sie gut ist.

Allerdings ist es auch wichtig, das Interesse mit ein paar praktischen Dingen aufrechtzuerhalten.

Lisa Dietrich, Partnerin bei girokonto.io, weist darauf hin, dass die Struktur Ihres Vortrags entscheidend ist, um das Interesse der Zuhörenden zu erhalten:

"Um meine Personalstrategie in einem Raum voller Menschen effektiv zu vermitteln, achte ich immer darauf, dass meine Präsentation gut strukturiert und organisiert ist, indem ich mich auf eine Hauptidee pro Folie oder Abschnitt der Präsentation konzentriere. Dies trägt dazu bei, das Interesse meiner Zuhörenden aufrechtzuerhalten, indem ich komplexe Konzepte in überschaubare Informationsbrocken aufteile und die wichtigsten Punkte hervorhebe.

Außerdem achte ich darauf, wann immer möglich, Elemente wie interaktive Aktivitäten oder Umfragen in meine Präsentationen einzubauen, um die Teilnehmenden zum Mitmachen anzuregen."

Tipp Nr. 1: Wenn Sie Ihre Präsentation vor mehr als ein paar Personen halten, ist es ratsam, am Ende eine Fragerunde und eine offenere Diskussion einzuschließen.

Tipp Nr. 2: Die Einbeziehung eines Diskussionsteils sorgt dafür, dass sich die Teilnehmenden engagieren und wertvolles Feedback geben, das in Ihre Geschäftsentscheidungen und das Format künftiger Präsentationen einfließen kann.

6. Verwenden Sie eine klare und prägnante Sprache

Ausgefallene Worte geben Ihnen vielleicht das Gefühl, das Sagen zu haben, aber sie sind nicht immer hilfreich, wenn es darum geht, Ihre Botschaft zu vermitteln.

Eine einfache Überprüfung Ihrer Präsentationsfolien wird dies abdecken. Überprüfen Sie, ob Sie Branchenjargon verwenden, mit dem Ihre Führungskräfte möglicherweise nicht vertraut sind. Sie können sie immer mit einigen Klammern (wie hier) oder einem Sternchen mit einer Erläuterung versehen. Oder Sie können ihn durch eine einfachere Erklärung ersetzen.

Tipp: Erweitern Sie alle Akronyme, wenn Sie sie zum ersten Mal erwähnen (es sei denn, sie sind für jeden offensichtlich, wie z. B. HR).

Eine Anekdote aus dem Buch des Netflix-Mitbegründers Reed Hastings "No Rules: Netflix und die Kultur der Neuerfindung unterstreicht die Notwendigkeit, eine klare Sprache zu sprechen.

Als er sich an sein Gespräch mit Patty McCord erinnerte (die zu einer tragenden Säule der modernen Personalpolitik von Netflix werden sollte), war Reed völlig verwirrt, als sie Begriffe wie "emotionaler Intelligenzquotient" verwendete: "Mir wurde ganz schwindelig. Ich war jung und ungeschliffen, und als sie aufhörte, sagte ich: 'Sprechen alle HR-Leute so? Ich habe kein einziges Wort verstanden. Wenn wir zusammenarbeiten wollen, müssen Sie aufhören, so zu reden.'"

7. Antizipieren Sie mögliche Fragen

Sie werden einige Fragen vorhersehen können - in der Regel zu den Einzelheiten der Umsetzung der Strategie.

Manche Menschen sind sich vielleicht unsicher, was ihre neuen Aufgaben angeht oder wie sich eine neue Ausrichtung auf ihre derzeitige Rolle auswirken könnte.

Bereiten Sie die Antworten vor, und warnen Sie die Kolleg/innen, die möglicherweise eine Antwort beisteuern müssen, wenn Sie ihnen bestimmte Themen übergeben müssen.

Es besteht immer die Möglichkeit, dass Sie eine überraschende Datenanfrage erhalten, die Sie nicht im Kopf haben. Denken Sie einfach daran, nach dem Treffen nachzuhaken.

📝 Beispiel für eine Präsentation der Personalstrategie, das Sie verwenden können

Wenn Sie eine Präsentation zum Thema Personalentwicklungsstrategie für Ihre Führungskraft planen, möchten Sie diese vielleicht nicht von Grund auf neu erstellen. Zum Glück haben wir eine Lösung für Sie.

Hier sind die Elemente, die Sie unserer Meinung nach berücksichtigen sollten.

Teil 1 - Aktueller Stand

1. Geschäftsstrategie des Unternehmens

• Überblick über das Unternehmen und seinen Auftrag
• Die Bedeutung der Menschen für die Erreichung der Unternehmensziele

2. Der Stand der HR- und Personalarbeit

• Wer ist für die Umsetzung der Personalstrategie verantwortlich?
• Hierarchie oder Diagramm der Personalabteilung

3. Derzeitige Belegschaft: Wo stehen wir jetzt?

• Größe und Zusammensetzung der derzeitigen Belegschaft (z. B. Anzahl der Beschäftigten, Aufschlüsselung nach Abteilungen)
• Wichtige Trends, Herausforderungen und Chancen, mit denen das Unternehmen konfrontiert ist (z. B. hohe Mitarbeiterfluktuation in bestimmten Abteilungen, Schwierigkeiten bei der Gewinnung von Spitzenkräften in bestimmten Bereichen)

Teil 2 - Vision

1. Talentbedarf: Wo möchten wir stehen?

Beschreiben Sie den gewünschten zukünftigen Zustand Ihres Unternehmens und die wichtigsten Ziele Ihrer Personalstrategie. Erläutern Sie, wie die Personalstrategie mit den allgemeinen Unternehmenszielen in Einklang steht.

• Für künftiges Wachstum erforderliche Fähigkeiten und Fertigkeiten (z. B. Datenanalyse, maschinelles Lernen, Kundendienst)
• Lücken in der derzeitigen Belegschaft (z. B. Mangel an Mitarbeitenden mit spezifischen technischen Fähigkeiten, geringe Vielfalt in bestimmten Abteilungen)

2. Vielfalt und Integration

Wenn Sie sich für Vielfalt und Integration einsetzen, wie wird dies angegangen (z. B. wie das Unternehmen mit diesem Thema umgeht und wie es sich in Einstellungsentscheidungen niederschlägt)?

• Ziele und Initiativen in diesem Bereich (z. B. Einrichtung von Mitarbeiter-Ressourcengruppen, Veranstaltung von Schulungen zu Vielfalt und Integration)

3. Schwerpunktbereiche

Was sind die Hauptpfeiler Ihrer Personalstrategie? Fügen Sie 3 oder 4 Schwerpunktbereiche hinzu, die die Strategie in einfachen Worten erklären.

Teil 3 - Initiativen

1. Anwerbung und Rekrutierung

• Strategien zur Gewinnung von Spitzenkräften (z. B. Stellenausschreibungen auf einschlägigen Websites, Networking-Veranstaltungen, Mitarbeiterempfehlungsprogramm)
• Initiativen zur Verbesserung der Arbeitgebermarke (z. B. Aktualisierung der Unternehmenswebsite und der Profile in den sozialen Medien, um die Unternehmenskultur und -werte hervorzuheben, Erstellung von Videos mit Mitarbeiterzeugnissen)

2. Bindung und Engagement

• Strategien zur Aufrechterhaltung der Motivation und des Engagements der Mitarbeitenden (z. B. regelmäßige Gespräche mit den Vorgesetzten, berufliche Entwicklungsmöglichkeiten, Anerkennungsprogramm für Mitarbeitende)
• Initiativen zur Verringerung der Fluktuation (z. B. Angebot wettbewerbsfähiger Gehälter und Sozialleistungen, Durchführung von Austrittsgesprächen zur Ermittlung von Verbesserungsmöglichkeiten)

3. Entwicklung und Ausbildung

• Investitionen in die Mitarbeiterentwicklung und -schulung (z. B. Budget für Schulungsprogramme und Workshops, interne Schulungen)
• Bestehende Programme und Initiativen (z. B. Mentorenprogramm, Programm zur Entwicklung von Führungskräften)

Teil 4 - Bewertung

• 1. Messung und Bewertung (Skizzieren Sie, wie Sie den Erfolg der Strategie messen werden und wie Sie die Fortschritte verfolgen und darüber berichten werden).

Fragen und Antworten: Nehmen Sie sich Zeit für die Fragen Ihres Publikums.

Sie können auch eine gebrauchsfertige Vorlage für eine Präsentation über Menschen herunterladen.

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