6 Best Practices zur HR-Automatisierung für moderne People Ops

Suchen Sie nach Möglichkeiten, Ihre HR-Prozesse zu rationalisieren und die Effizienz zu steigern?

Dann sind Sie bei uns genau richtig.

Personalabteilungen befinden sich oft in einem schwierigen Spagat zwischen vertrauten, aber schwerfälligen Altsystemen und eleganter, cloudbasierter Software.

Eine Sache ist sicher. Die HR-Automatisierung wird bleiben und Ihnen das Leben leichter machen.

Von der Automatisierung lästiger Aufgaben bis hin zur Nutzung von Technologien für ein besseres Mitarbeiterengagement: Entdecken Sie sechs Strategien, die Ihrem HR-Team helfen, intelligenter und nicht härter zu arbeiten.

• 💻 1. Investieren Sie in Low-Code- oder No-Code-Technologien
• 🚀 2. Führen Sie kurzfristige Projekte gut durch, um eine solide Grundlage für die langfristige digitale Transformation zu schaffen
• 🤖 3. Automatisieren Sie die sich wiederholenden, mühsamen Aufgaben, aber nicht die menschlichen Verbindungen
• 🏠 4. Richten Sie Systeme ein, die den langfristigen und dynamischen Anforderungen von Remote-Arbeit und hybrider Arbeit gerecht werden
• 📱 5. Priorisieren Sie zugängliche Tools, die das Engagement der Mitarbeitenden fördern
• 📚 6. Weiterbilden, weiterbilden, weiterbilden.

Erfahren Sie, wie Sie Ihre HR-Abläufe revolutionieren und der Zeit einen Schritt voraus sein können.

⚙️ Was ist HR-Automatisierung?

Die HR-Automatisierung programmiert manuelle Aufgaben und wichtige Prozesse mit Hilfe von Tools wie Software, Dashboards, Chatbots und cloudbasierten Schnittstellen vor.

Diese Automatisierungslösungen ermöglichen die Selbstbedienung der Mitarbeitenden und machen die Zusammenarbeit so nahtlos wie möglich.

KPMG berichtet, dass fast alle HR-Funktionen in irgendeiner Weise von der Automatisierung profitieren.

Einige Beispiele für die Prozessautomatisierung sind:

• Auswahl von Bewerbenden und Recruiting;
• Onboarding der Mitarbeitenden;
• Berechnung der Gehaltsabrechnung;
• Engagement der Mitarbeitenden;
• Administrative Aufgaben;
• Leistung der Mitarbeitenden;
• Anträge auf Ausgaben.

🕵️‍♀️ Warum sollten Sie HR-Prozesse automatisieren?

Der Hauptvorteil des Einsatzes von Automatisierungssoftware liegt in der Einsparung von Ressourcen (Zeit, Geld und Arbeit).

Während das Anfangskapital für die Installation und Integration von Automatisierungstechnologien recht hoch sein kann, wird sich die langfristige Kapitalrendite (ROI) bezahlt machen.

Eine von VentureBeat durchgeführte Studie ergab, dass der ROI in bestimmten Branchen bis zu 400% betragen kann.

Weitere wichtige Vorteile der Implementierung von HR-Automatisierungsinitiativen sind:

• Beseitigung von menschlichem Versagen.
• Gesteigerte Mitarbeiterzufriedenheit dank eines ganzheitlichen Engagementprogramms.
• Unkomplizierte Bewerbererfahrung, die zu einem guten Ruf des Unternehmens führt (auch Employer Branding genannt 😉).
• Nahtloses und verbessertes Performance Management für Mitarbeitende.
• Durch die Automatisierung der HR-Arbeitsabläufe können sich die Teams auf wichtigere Projekte konzentrieren.

🙌 6 Best Practices zur Automatisierung von HR-Prozessen

💻 1. Investieren Sie in Low-Code- oder No-Code-Technologien

Da sich Software-as-a-Service (SaaS) und Platform-as-a-Service (PaaS) als Automatisierungs-Tools durchgesetzt haben, ist es jetzt einfacher, Projekte auch ohne technisches Fachwissen zu implementieren.

Laut Gartner werden die weltweiten Ausgaben für Software in den kommenden Jahren um fast 10% steigen und damit fast 675 Milliarden US-Dollar erreichen.

Kein Wunder, denn moderne Dashboards und Schnittstellen sind äußerst benutzerfreundlich. Die Benutzenden können sich innerhalb einer Woche mit ihnen vertraut machen.

Ein weiterer Vorteil von Low-Code-Automatisierungsplattformen besteht darin, dass es einfacher ist, den Workflow an die Bedürfnisse bestimmter Abteilungen oder Teams anzupassen.

Abhängig von ihren Rollen und Aufgaben können Manager/innen per Drag-and-Drop neue, mitarbeiterspezifische Prozesse erstellen.

Automatisierungssysteme lassen sich auch problemlos in bestehende Kommunikations- und Projektmanagement-Tools wie Slack und Notion integrieren.

Ein gut ausgeführtes Automatisierungsprogramm erleichtert auch die Innovation und Zusammenarbeit.

Da alle Beteiligten Zugang zum gleichen digitalen Ökosystem haben, können die Teams in Echtzeit Feedback geben und Aktualisierungen vornehmen.

Einige Beispiele für HR-Software mit oder ohne Code inkludieren:

• Mitarbeitererfahrung: Zavvy.
• Verwaltung der Gehaltsabrechnung: Gusto.
• Verwaltung: Personio.
• Anwesenheitserfassung: TimeClock Plus.

Während No-Code-Tools intensive Schulungskosten eliminieren und den Bedarf an technischen Rollen verringern, empfehlen Anbieter von Lösungen für künstliche Intelligenz (KI) den Unternehmen jedoch immer noch, ihre Automatisierungsteams aufzubauen.

Nicht jede/r muss sich mit Code oder der Cloud auskennen, aber ein/e Fachexpert/in im Unternehmen wäre eine gute Referenz.

Sie könnten den Anbietern zum Beispiel die spezifischen Geschäftsziele erläutern, die Ihr Unternehmen mit einer Softwarelösung erreichen will.

🚀 2. Führen Sie kurzfristige Projekte gut durch, um eine solide Grundlage für die langfristige digitale Transformation zu schaffen

Fangen Sie klein an, aber denken Sie groß.

Um der Automatisierung Priorität einzuräumen, muss das Führungsteam voll und ganz davon überzeugt sein, dass sie der Schlüssel zum Überleben des Unternehmens ist. Nur dann kann sich ein Unternehmen voll und ganz für seine digitalen Strategien einsetzen.

Obwohl der agile (oder flexible) Projektmanagement-Stil seine Kritiker und seine Grenzen hat, setzen die meisten Unternehmen diese Methode ein.

People Ops-Teams können Automatisierungsideen für kleine Projekte oder laufende Prozesse in Agile umsetzen.

Sie können zum Beispiel zunächst beschließen, den Einstellungsprozess zu straffen und ihn einige Monate lang zu testen.

Auf diese Weise müssen sie sich nicht vollständig auf eine bestimmte Automatisierungslösung festlegen. Stattdessen können sie verschiedene Kombinationen von Tools ausprobieren oder sich für eine zentralisierte Software entscheiden, die mehrere Aufgaben programmieren kann. Unternehmen, die keine Angst vor Experimenten und Innovationen haben, sind in der Regel die ersten, die bahnbrechende Technologien übernehmen. Und in den meisten Fällen zahlt sich dies aus.

Der Aufbau eines breit gefächerten Netzes von Technologiepartnern kann Ihnen auch dabei helfen, in den verschiedenen Phasen Ihrer Automatisierungsstrategie den Überblick zu behalten.

Tipp: Der Zugang zu verschiedenen KI/ML-Softwareanbietern kann People Ops dabei helfen, herauszufinden, welche Systeme sich am besten als Sofortlösung oder für zukünftige Erweiterungen eignen.

Der Aufbau eines stabilen, aber flexiblen Fundaments kann Ihrer Personalabteilung dabei helfen, nicht nur effizient zu sein, sondern auch belastbar und in der Lage, Veränderungen vorauszusehen und sich an sie anzupassen.

🤖 3. Automatisieren Sie die sich wiederholenden, mühsamen Aufgaben, aber nicht die menschlichen Verbindungen

Das Hauptziel der HR-Automatisierung ist die Beseitigung von Arbeiten mit hohem Volumen und geringem Wert, die die Mitarbeitenden täglich erledigen. Dazu gehören Verwaltungs- und Output-basierte Aufgaben (z. B. Steuererklärungen und Gehaltsabrechnungen).

Die Idee ist nicht, menschliche Arbeitskräfte überflüssig oder isoliert zu machen - ganz im Gegenteil. Das Ziel ist vielmehr, sie in die Lage zu versetzen, ihr höchstes Potenzial innerhalb des Unternehmens auszuschöpfen.

Arbeitnehmende, die sich nicht mit alltäglichen und monotonen Prozessen befassen müssen, können zu Prozessverbesserungen, Zusammenarbeit und Brainstorming beitragen.

HR-Teams können all ihre Bemühungen und ihr Fachwissen darauf verwenden, die Mitarbeitererfahrung zu verbessern und sicherzustellen, dass Ihr Unternehmen die Bedürfnisse der Mitarbeitenden erfüllt.

Im Gegenzug fühlen sich die Mitarbeitenden wertgeschätzt und haben die Gewissheit, dass ihre Meinung und ihr Feedback wichtig sind.

Die Verbesserung der beruflichen Beziehungen ist das Nebenprodukt der HR-Automatisierung. Insbesondere Projektmanagement- und Kommunikationstools erleichtern die Teamarbeit und Interaktion.

Ziel ist es, alle Hindernisse zu beseitigen, die offene Foren und Diskussionen behindern, sei es Zeitmangel aufgrund von zu viel Arbeit oder technologische Frustrationen.

Ein automatisierter Arbeitsablauf für neue Mitarbeitende führt sie beispielsweise durch den Zweck und die Vision des Unternehmens. Er gibt ihnen die Ressourcen an die Hand, die sie brauchen, um in ihrer Arbeit erfolgreich zu sein.

Die Automatisierungsfunktionen von Zavvy ermöglichen die Nachverfolgung von Aufgaben, das automatische Versenden von Nachrichten, Erinnerungen, das Zusammenbringen von Personen mit Onboarding-Buddies, die Erfassung von Feedback und vieles mehr.

Die Automatisierung kann den Einführungsprozess Ihres Unternehmens und die ersten drei Monate organisieren, interaktiv und ansprechend gestalten.

Vergleichen Sie dies mit dem traditionellen Onboarding-Prozess, bei dem sich neue Mitarbeitende durch uralte interne Websites und seitenweise Papierkram wühlen müssen. Müssen wir noch mehr sagen?

🏠 4. Richten Sie Systeme ein, die den langfristigen und dynamischen Anforderungen von Remote-Arbeit und hybrider Arbeit gerecht werden

Das Zeitalter der Remote- und Hybridarbeit ist da und wird wahrscheinlich auch in den kommenden Jahrzehnten bestehen bleiben.

Im Juli 2022 verabschiedeten die Niederlande als eines der ersten Länder ein Gesetz, das die Remote-Arbeit rechtlich festigt.

Die Länder experimentieren mit einer Vier-Tage-Woche (bei gleichem Lohn) und anderen Mischformen.

Der Bericht "Reimaging Human Resources" von Deloitte untersucht die Zukunft der Arbeitskräfte:

• Sie wird zunehmend aus remote erfolgen.
• Sie folgt vielleicht nicht den traditionellen Karrierewegen.
• Die Mitarbeitenden werden nicht nur ortsunabhängig sein, sondern auch in Teilzeit als Freiberufler/innen, unabhängige Auftragnehmende oder Berater/innen arbeiten.

Als People Ops müssen Sie sich auf ein so vielfältiges und unberechenbares Arbeitsumfeld einstellen.

Deloitte erwähnte auch, dass Cloud-basierte Plattformen zwar weiterhin zur Automatisierung von HR-Funktionen beitragen, aber irgendwann nicht mehr ausreichen werden. Neben dem Einsatz von robotergestützter Prozessautomatisierung (RPA oder regelbasierte Algorithmen) und KI/ML werden Unternehmen bald auch virtuelle, erweiterte und gemischte Realitätsarbeitsbereiche und -systeme (VR/AR/MR) erforschen.

👀 Accenture ist eines der Unternehmen, die VR in ihren Onboarding-Prozess integriert haben.

Die Idee ist, dass die Personalabteilung lernen muss zu antizipieren, wie sich die Zukunft der Arbeit weiterentwickeln wird und welche Auswirkungen dies haben wird.

Im Moment besteht der entscheidende Schritt darin, Automatisierungslösungen zu finden, die sowohl kurz- als auch langfristig einsetzbar sind.

Tipp Nr. 1: Software, die mit verschiedenen Plattformen und Systemen kompatibel ist, und Tools, die sich problemlos in bestehende digitale Ökosysteme integrieren lassen, sind ein Muss.

Auch die Cybersicherheit ist ein wichtiger Faktor, der beim Bau von Automatisierungssystemen zu berücksichtigen ist.

Jüngste Studien zeigen, dass Cyberangriffe auf Remote-Arbeitende in den letzten zwei Jahren zugenommen haben. Zu diesen kriminellen Aktivitäten gehören Phishing-E-Mails und Identitätsdiebstahl.

Tipp Nr. 2: Bevor Sie sich für neue HR-Tools entscheiden, sollten Sie prüfen, ob diese ausreichend verschlüsselt sind.

📱 5. Priorisieren Sie zugängliche Tools, die das Engagement der Mitarbeitenden fördern

Ein Bereich, in dem Unternehmen das Engagement und die Zufriedenheit ihrer Mitarbeitenden fördern, ist die Schaffung einer Unternehmenskultur, die integrativ und nachhaltig ist. Dieser Aspekt ist für die fortschrittlicheren Talente der Generation Z und der Millennials von Bedeutung, die Wert auf den ethischen Ruf der Unternehmen legen, für die sie arbeiten.

Infolgedessen richten die Personalabteilungen jetzt Selbstbedienungsportale für die soziale Verantwortung von Unternehmen ein, auf denen sich die Mitarbeitenden an sinnvollen Aktivitäten wie Programmen zur Entwicklung der Gemeinschaft beteiligen können.

Eine weitere Möglichkeit für Unternehmen, das Engagement zu steigern, besteht darin, den Mitarbeitenden die Transparenz und den Freiraum zu geben, den sie für die Gestaltung ihrer Karriere benötigen.

Durch die Digitalisierung ihrer gesamten Erfahrung - von der Einstellung über das Onboarding bis hin zur Leistungsbeurteilung - haben die Mitarbeitenden das Gefühl, dass sie ihre Reise innerhalb des Unternehmens selbst steuern können.

Die Eigenverantwortung für wichtige Prozesse bestätigt ihren Wert als Menschen und nicht als bloße Arbeitskräfte.

Auch die Führungskräfte werden gestärkt, wenn sie die richtigen Tools erhalten, um ihre Teams zu führen.

Anstatt sich auf den Output und die Kontrolle der täglichen Aufgaben zu fixieren, können sich Führungskräfte beispielsweise darauf konzentrieren, ihre Mitarbeitenden mit Schulungen, Mentoren und allgemeiner Wellness-Unterstützung auszustatten.

Dies wiederum steigert die Zufriedenheit und Loyalität der Mitarbeitenden und erhöht die Wahrscheinlichkeit, dass sie ein Leben lang Botschafter/innen des Unternehmens bleiben.

📚 6. Weiterbilden, weiterbilden, weiterbilden

Die Automatisierung ist ein komplexes Projekt, das ständige Weiterbildung erfordert.

Die KI-/ML-Technologien entwickeln sich rasant, schneller als die meisten Unternehmen ahnen.

Folglich geht es bei der Schulung von Mitarbeitenden nicht darum, sie in ihren Aufgaben effizienter zu machen, sondern darum, ihre Arbeitsplätze zukunftssicher zu machen.

People Ops-Teams sollten ein umfassendes Schulungsprogramm entwickeln, das sich auf die "Fertigkeiten der Zukunft" konzentriert.

Zu diesen Fähigkeiten gehören Programmierung, Datenanalyse und das Verständnis von Mensch-Maschine-Schnittstellen.

Die kognitiven Fähigkeiten müssen gestärkt werden, unter anderem durch:

• Die Fähigkeit zur strategischen Problemlösung.
• Die Anwendung des kritischen Denkens.
• Die Nutzung von rasanten technologischen Fortschritten.

Die Weiterqualifizierung der Arbeitskräfte durch KI ist keine Option mehr.

Damit Mitarbeitende mit neuer Software und neuen Anwendungen umgehen können, müssen sie mit bahnbrechenden Technologien vertraut gemacht werden, einschließlich der Infrastrukturen, die diese unterstützen (z. B. die Cloud und Edge-KI).

Tipp: Ihre Mitarbeitenden müssen keine Programmierassistent/innen sein, aber sie müssen bereit sein, zu lernen.

💡6 Tipps zur Auswahl der richtigen Tools für Ihre Organisation

Nicht alle Automatisierungslösungen sind gleich.

Wie bei allen digitalen Transformationsprojekten hängen die "richtigen Tools" immer von Ihren Unternehmenszielen ab.

Auch dies ist ein Bereich, in dem ein/e interne/r Automatisierungsexpert/in von Vorteil ist.

Im Folgenden finden Sie einige allgemeine Hinweise zur Auswahl des richtigen Automatisierungssystems für Ihr Unternehmen:

• Listen Sie die Produktivitätsziele des Unternehmens und die Aufgaben auf, die automatisiert werden müssen, um diese Ziele zu erreichen.
• Diskutieren Sie mit potenziellen Anbietern die möglichen Automatisierungslösungen für Ihre Ziele und deren Vor- und Nachteile (und Kosten!).
• Analysieren Sie die vorhandenen Cybersicherheitsmaßnahmen. Die Datensicherheit ist besonders wichtig, da diese Systeme sensible Mitarbeiterinformationen verarbeiten.
• Prüfen Sie, ob Sie ein neues Tool in bestehende Systeme integrieren können oder ob es bereits bestehende Lösungen dupliziert.
• Testen, optimieren und erneut testen. Vergessen Sie nicht, aktiv das Feedback der betroffenen Teams und Stakeholder/innen einzuholen.
• Machen Sie sich ein Bild von der Zukunft und der Langlebigkeit dieser Tools. Einige Fragen, die Sie sich stellen sollten, sind: Ist es leicht zu erlernen, und wird es vom Anbieter aktiv aktualisiert? Wie können Sie den ROI maximieren?

➡️ Automatisieren Sie Ihre Personalprozesse mit Zavvy

Mit den automatisierten Workflows von Zavvy können Sie ansprechende Journeys für Ihre Mitarbeitenden erstellen, unabhängig davon, in welcher Phase ihrer Karriere sie sich befinden.

Neuen Mitarbeitenden kann die Onboarding-Software von Zavvy dabei helfen, ein nahtloses Erlebnis zu schaffen, einschließlich Preboarding und Zuweisung eines Onboarding-Buddys.

Für langjährig Beschäftigte:

• Unsere Software für die Mitarbeiterentwicklung kann Manager/innen in die Lage versetzen, einflussreiche Mentoren zu werden, indem sie ihnen hilft, einen umfassenden Karriereplan für ihre Teammitglieder zu erstellen.
• Sie sind in der Lage, jeden Feedbackprozess mit individueller Transparenz durchzuführen und die Leistung unvoreingenommen zu messen.

Unsere Software verfügt über Vorlagen, die Sie bei der Erstellung des effizientesten Arbeitsablaufs für Ihr Team unterstützen können.

Wir haben engagierte Employee Experience Manager/innen, die Sie bei der Entwicklung der besten Personalprozesse beraten.

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