Feedbackgespräch führen: So vermeiden Sie Fehler und stellen die richtigen Fragen

Was sind Sinn und Zweck eines Feedbackgespräches?

Das Feedbackgespräch ist ein unverzichtbares Führungsinstrument, um in regelmäßigen Abständen wertvolle Informationen mit den Mitarbeitenden auszutauschen. Beim Feedbackgespräch wird über Themen geredet wie bisherige Arbeit und Leistungen, Erfolge, Kritikpunkte und Verbesserungspotenziale. Dieses Gespräch sollte auf keinen Fall eingleisig betrachtet werden. Es sollte immer auf einen Dialog hinauslaufen, in dem die Mitarbeitenden ihre eigenen Vorstellungen über das Bisherige und das Zukünftige äußern dürfen und können. Gerade in Bezug auf Schulungen und Weiterbildungen ist es empfehlenswert, dies unbedingt schriftlich festzuhalten, um später in der Zukunft darauf aufzubauen.

Heutzutage ist in einigen Unternehmen das Feedbackgespräch zur Farce verkommen und wird oft als lästig und zeitraubend empfunden, anstatt die Chance zu erkennen, aus dem Gespräch beidseitig zu lernen. Hier müsste die Qualität des Gespräches und nicht die Quantität à la "Wie viel Mitarbeiter schaffe ich an einem Tag?" im Mittelpunkt stehen. Bitte beachten Sie: Die korrekte Beurteilung eines Mitarbeiters ist eine zentrale Führungsaufgabe. Sie hat sowohl Auswirkung auf den beruflichen Werdegang des Mitarbeiters als auch auf den unternehmerischen Erfolg. Will man bei seinem Mitarbeiter ein verändertes Verhalten herbeiführen, so kann dies nur auf der Basis einer objektiven Beurteilung erfolgen.

Das Ziel des Feedbackgespräches ist es nicht, den Mitarbeiter negativ zu kritisieren. Das Ziel ist ein konstruktiver Austausch zwischen Führungskraft und Mitarbeiter, um gemeinsam die Vergangenheit zu betrachten und die Zukunft zu planen und das Potenzial und die Fähigkeiten des Mitarbeiters effektiv für das Unternehmen einzusetzen.

Die 3 Goldenen Regeln für Feedbackgeber

Ein Feedbackgespräch zu führen ist keine leichte Aufgabe. Immer wenn sich zwei Menschen miteinander unterhalten, kann es zu Missverständnissen kommen. Ein positives Feedback kann falsch beim Mitarbeiter ankommen, obwohl Sie es gut meinten. Ein konstruktives Gespräch ist ab diesem Zeitpunkt nicht mehr möglich. Die andere Variante ist, dass ein negatives Feedback dem Mitarbeiter die Chance geben soll, sich zu verbessern und ihn zu motivieren, aber genau das Gegenteil tritt ein. Damit dies nicht passiert, gibt es 3 einfache Regeln, die zu einem konfliktfreien Austausch führen:

1. Beginnen Sie unbedingt das Gespräch mit etwas Positivem. Sollte sich die Atmosphäre entspannt haben, können Sie auch negative Kritik äußern. Diese negative Kritik sollte jedoch sehr gut argumentiert werden. Sprechen Sie aus diesem Grund zuerst an, was gut lief, bevor Sie darauf eingehen, wie es besser gemacht werden könnte.
2. Unterstützen Sie Ihre Aussagen durch konkrete Beispiele und nicht durch pauschale situationsbezogene Kritiken. Sprechen Sie Punkte direkt an und reden Sie nicht um den heißen Brei herum. Zeigen Sie mögliche Konsequenzen auf und definieren Sie klare Ziele, damit dies vermieden werden kann.
3. Nutzen Sie "Ich-Botschaften". "Ich-Botschaften" spiegeln Ihre eigenen Gefühle, Wahrnehmungen und Vermutungen wider. Sagen Sie nicht: "Ihre Präsentation war nicht gut!" sondern besser: "„Ich hatte Schwierigkeiten der Fülle der Informationen in der kurzen Zeit zu folgen.“

So bereiten Sie sich auf das Feedbackgespräch vor:

Vorbereitung ist alles. Dies trifft genauso für das Feedbackgespräch zu. Entscheidend für den Ausgang des Gespräches ist es, dass Sie sich ordentlich vorbereiten und Ihrem Mitarbeiter die Zeit und Möglichkeit geben, es Ihnen gleich zu tun.

Schritt 1: Das konkrete Thema benennen.

Sobald der Mitarbeiter die Einladung von Ihnen erhält, wird er alle möglichen Situationen durchspielen, um was es sich thematisch handeln wird. Geben Sie ihm genau vor, um welche Themen es sich in diesem Gespräch handelt. Denn Sie dem Mitarbeiter und sich selbst die Chance, diese Themen qualitativ zu steigern, indem jeder sich optimal darauf vorbereiten kann.

Sie als Führungskraft müssen sich öfters kritisch und objektiv mit den eigenen Emotionen auseinandersetzen. Schlüpfen Sie dazu in die Rolle des Mitarbeiters und stellen Sie sich selbst die Fragen aus der Sicht des Mitarbeiters.

Schritt 2: Legen Sie die Ziele und Wünsche für das Gespräch genau fest.

In der Praxis hat sich die sogenannte SMART-Methode bewährt. Dabei handelt es sich um eine strategische Vorgehensweise, um Ziele zu definieren und einzuhalten. Die Formulierung der Ziele nach SMART sieht folgendermaßen aus:

• S - Spezifisch. Das Ziel sollte so genau und konkret wie möglich definiert sein.
• M - Messbar. Die Zielvorgabe muss überprüfbar/messbar sein.
• A - Akzeptabel. Das Ziele muss für alle Beteiligten sich richtig anfühlen.
• R - Realistisch. Setzen Sie realistische Ziele. Nur diese können akzeptiert werden und am Ende motivieren.
• T - Terminiert. Ein genauer Zeitpunkt für die Erreichung des Zieles muss vereinbart werden. Dieser Zeitpunkt ist ein guter Anlass für ein weiterführendes Gespräch und ein guter Ansatz als Einstieg.

Schritt 3: Der passende Rahmen muss gesetzt werden.

Ort und Zeit sind die Grundlage, um ein Feedbackgespräch führen zu können. Der Raum sollte ruhig sein und eine angenehme Atmosphäre schaffen. Halten Sie das Gespräch am besten nicht kurz vor Arbeitsende oder in der Mittagspause ab. Wenn sich nach der Terminierung rausstellt, dass ein Großprojekt oder viel Arbeit dies gefährdet, dann zeigen Sie dem Mitarbeiter auch, dass es in Ordnung ist, wenn der Termin noch einmal verschoben werden muss.

Schritt 4: Einverständniserklärung abholen.

Ein sehr wichtiger Punkt, der oft keine Beachtung findet: Es müssen beide, Vorgesetzter und Mitarbeiter einverstanden sein, das Feedbackgespräch zu führen. Die positive Grundeinstellung zum Gespräch wird erhöht und senkt somit die Wahrscheinlichkeit von negativen Reaktionen seitens des Feedbacknehmers. Sie zeigen zudem Respekt, Sicherheit und Bestätigung mit dieser kleinen Geste.

Wann ist der perfekte Zeitpunkt für das Gespräch?

Für konstruktive Kritikgespräche kommt es nicht alleine auf den Inhalt an, sondern auch auf den richtigen Zeitpunkt. Es gibt einige Tageszeiten, die für Kritikgespräche eher ungeeignet sind.

Vermeiden Sie den zu frühen Morgen. Ihr Mitarbeiter und bestimmt auch sie selbst wollen sicherlich noch einmal die Vorbereitungen anschauen und sich den ein oder anderen Gedanken zurechtrücken. Gehen Sie immer davon aus, dass Ihr Mitarbeiter aufgeregt ist und sowieso nicht richtig schlafen kann.

Es sollte auch der zu späte Nachmittag vermieden werden. In der Annahme, dass ein Feedbackgespräch bei sehr gutem Verlauf auch mal gerne länger gehen kann, wäre es doch schade, wenn das positiv verlaufene Gespräch abrupt abgebrochen werden muss, weil der Mitarbeiter schnell den nächsten Zug erwischen muss oder schnell losmuss, um den Feierabendverkehr zu vermeiden, weil er sein Kind noch aus dem Kindergarten holen soll.

Die beste Zeit für das Feedbackgespräch ist kurz nach dem Mittagessen. Die wichtigsten Arbeiten sind schon erledigt. Alle Beteiligten sind satt und zufrieden und möglicherweise ist noch jemandem eine oder zwei gute Fragen eingefallen. Ein weiterer guter Zeitpunkt wäre kurz nach der Frühstückspause. Es sind die gleichen Vorteile zu genießen wie nach dem Mittagessen.

Was ist der typische Ablauf eines Feedbackgespräches?

Während des Gespräches kann es immer zu Abweichungen kommen. Denken Sie daran, dass Sie versuchen, mit dem Mitarbeiter einen Dialog zu führen und je nachdem wie gesprächig und mitteilsam der Mitarbeiter ist, kann es schon ein Hin und Her werden. Dabei dürfen Sie nicht den roten Faden verlieren und sollten immer wieder zu Ihren wichtigsten Themen zurückkehren. Das Feedbackgespräch wird in drei Phasen unterteilt und in jeder Phase wird thematisch etwas anderes besprochen. Somit verlieren Sie nie den Überblick.

Das Feedbackgespräch zu führen wird in drei Phasen ablaufen.

1. Phase: Analyse und Feedback:

• Aktuelle Arbeitsaufgaben
• Bisherige Erfolge
• Zielerreichung
• Eventuelle Kritikpunkte
• Arbeitszufriedenheit

2. Phase: Planung der Ziele:

• Veränderungen
• Aufgabenplanung
• Zielformulierung

3. Phase: Perspektive und Entwicklung:

• Berufliche Perspektiven
• Persönliche Wünsche
• Entwicklungsoptionen
• Weiterbildung
• Förderplanung

Beginnen Sie den Gesprächseinstieg mit einer freundlichen Begrüßung und schaffen Sie eine positive Atmosphäre durch Small Talk. Stellen Sie dabei unverfängliche Fragen zum Beispiel über das allgemeine Befinden. Danach gehe auf die Ziele des heutigen Gespräches ein und weiterhin auf den geplanten Inhalt und wie lange es circa gehen wird. Dies haben Sie schon in der Vorbereitung für sich selbst schon definiert.

Phase 1: Analyse & Feedback

Ab jetzt beginnt die 1. Phase. Sie als Führungskraft gehen auf die geleistete Arbeit des Mitarbeiters ein und heben seine Fähigkeiten und sein Potenzial hervor. Es werden dabei die Erfolge bzw. Fortschritte angesprochen, sofern es sie schon gab. In dieser Phase haben Sie die Möglichkeit, eventuelle negative Kritikpunkte zu äußern. In späteren Phasen sollte es dringlichst vermieden werden, um das Gespräch nicht in eine negative Richtung zu drehen. Ziel ist es, den Mitarbeiter am Ende des Gespräches motiviert zu haben, sich zu verbessern und damit dem Unternehmen einen Mehrwert zu bieten. Fragen Sie Ihren Mitarbeiter öfters nach seinem Standpunkt und wie seine Sichtweise der Dinge ist. Somit wird aus dem Feedbackgespräch kein Monolog, sondern ein Dialog auf Augenhöhe.

Phase 2: Planung der Ziele

Nun beginnt die 2. Phase. Sie wird auch Optimierungsphase genannt. Hier suchen Sie gemeinsam mit dem Mitarbeiter nach Veränderungen, um eventuelle Dinge zu verbessern. Beispiele könnten sein, dass Aufgaben des Mitarbeiters gestrichen werden, weil er überlastet ist oder er neue Aufgaben übernimmt, um seinen Verantwortungsbereich zu vergrößern. Wichtig bleibt, dass dies zusammen erarbeitet wird und Sie genau zuhören, was der Mitarbeiter möchte und nicht, was er denkt, was Sie hören wollen. Je konkreter, umso besser. Am Ende wird alles genau schriftlich festgehalten und noch einmal vom Mitarbeiter bestätigt, damit keine Fehler geschehen.

Phase 3: Perspektive & Entwicklung

Die letzte Phase beschäftigt sich mit der Zukunft des Mitarbeiters und seiner persönlichen Entwicklung. Hier spielt wieder die Vorbereitung eine große Rolle, damit Sie schon im Vorfeld ungefähr wissen, welches Potenzial und Fähigkeiten Ihr Mitarbeiter hat und haben könnte. Der Mitarbeiter bekommt nun Raum, um seine eigenen Ziele und Wünsche auszudrücken. Wie sieht er seine Zukunft im Unternehmen? Was würde er verändern wollen, um aus seiner Sicht die Arbeitsumgebung im Unternehmen zu verbessern? Notieren Sie alles schriftlich! Dies zeigt dem Mitarbeiter, dass es Ihnen wichtig ist und Sie vergessen auch keine seiner wertvollen Ideen, um die Zufriedenheit und die Motivation der Mitarbeiter zu verbessern. Sprechen Sie unbedingt über mögliche Weiterbildungen und Förderungen, damit langfristig das neue Wissen für das Unternehmen eingesetzt werden kann.

Am Ende des Gespräches verabschieden Sie sich wieder mit einem positiven Gesprächsabschluss und machen vielleicht einen neuen Termin aus, um eventuelle Teilziele zu besprechen.

Was sind die größten Fehler beim Feedbackgespräch?

• Schlechte Sitzplatzverteilung: Setzen Sie sich nie gegenüber! Dies bewirkt ein ungutes Gefühl beim Mitarbeiter, denn der Tisch symbolisiert Distanz. Setzen Sie sich besser im 90° Winkel zueinander. Dies schafft mehr Nähe und lockert die komplette Atmosphäre auf.
• Immer negativ beginnen: Beginnen Sie das Gespräch nicht mit Kritik. Selbst die schönste Kritik hat oft einen bitteren Beigeschmack. Fangen Sie mit einem Rückblick an, in dem Sie die positiven Seiten voranstellen. Der Vorteil, es wird eine freundliche und entspannte Gesprächsatmosphäre geschaffen, in dieser haben später sogar kritische Anmerkungen Platz. Aber Vorsicht: Formulieren Sie nie vorwurfsvoll oder gar anklagend. Zu viel Feedback kann ebenfalls überfordern, und der Adressat weiß nicht, an welchem Punkt er anfangen soll. Eine Kritik zu einem Ereignis vor zu langer Zeit, über das noch nie geredet wurde, sollte ebenfalls vermieden werden.
• Pauschale Kritik und Vorwürfe benutzen: Vermeiden Sie pauschale Phrasen á la "Jedes Mal das Gleiche mit Ihnen!" Oder " Diesen Fehler machen Sie immer!". Der Mitarbeiter wird umgehend in Verteidigungsstellung gehen und mit Sicherheit Gegenbeispiele bringen. Am Ende wird ein Feedbackgespräch führen nicht mehr möglich sein. ‍
• Keine Zeit einplanen: Es gibt eine klare Faustregel dazu. Nehmen Sie sich mindestens eine Stunde Zeit oder mehr. Kürzer kann das Gespräch von ganz alleine gehen. Mit mindestens einer Stunde haben Sie genug Zeit für unvorhersehbare Themen. Sehr wichtig ist, dass Sie für eine angenehme Gesprächsatmosphäre sorgen. Schalten Sie Ihr Telefon aus, bitten Sie den Mitarbeiter das auch zu tun und schließen Sie die Bürotür.‍
• Keine Verbesserungen vorschlagen: Feedback sollte natürlich relativ zeitnah erfolgen. Nur dann wissen alle Beteiligten noch die Zusammenhänge. Zum anderen sollten auf Kritik immer direkt Verbesserungs- oder Änderungsvorschläge folgen. Fragen Sie doch Ihren Mitarbeiter, wie seine Sichtweise ist und welche Vorschläge er hat. Ein Feedbackgespräch führen ist keine Einbahnstraße, sondern ein Dialog auf Augenhöhe zwischen Führungskraft und Mitarbeiter.‍
• Unzureichende Vorbereitung: Zu oft leidet die Qualität des Feedbackgespräches durch die schlechte Vorbereitung beider Seiten. Der Termin des Gespräches wird zu kurzfristig gesetzt oder das Ziel wird nicht klar definiert, ob es sich um eine Beförderung, eine Gehaltsanpassung oder die fachliche Entwicklung handelt. Lassen Sie dem Mitarbeiter genug Zeit, sich vorzubereiten und geben Sie ihm eine Checkliste an die Hand, an der er sich orientieren kann. Ein positiver Nebeneffekt: Auch Sie können sich an dieser Checkliste orientieren und alles Wichtige abhaken und schriftlich notieren.

Fazit: Feedbackgespräche zu führen ist eine große Chance für Sie und Ihre Mitarbeiter

In vielen Firmen wird das Feedbackgespräch als lästig und unangenehm empfunden und dies nicht nur von dem Feedbacknehmer, sondern auch vom Feedbackgeber. Dabei ist es das mit Abstand wichtigste Personalinstrument für eine erfolgreiche langfristige Zusammenarbeit zwischen Mitarbeiter und Führungskraft, um das maximale Potenzial und die Fähigkeiten des Mitarbeiters für das Unternehmen zu nutzen. Dies funktioniert jedoch nur, wenn es richtig angewendet wird.