Wenn Sie schon einmal eine neue Stelle angetreten haben, kennen Sie wahrscheinlich das ängstliche Gefühl, das dem ersten Tag vorausgeht. Als neuer Mitarbeiter können die ersten Tage, Wochen und sogar Monate eine stressige und überwältigende Zeit voller Informationen, Einführungen und Schulungen sein.
Um Ihre neuen Mitarbeiter zu beruhigen, sollten Sie einen Schulungsplan für neue Mitarbeiter erstellen, der den idealen Ablauf der Einarbeitung skizziert. Diese Ressource hilft Ihnen, einen kohärenten Schulungsplan für jeden Mitarbeiter zu erstellen, um ihm einen guten Start zu ermöglichen.
Unsere Checkliste für die Einarbeitung neuer Mitarbeiter beginnt mit der Unterzeichnung des Angebotsschreibens und reicht bis zur ersten jährlichen Leistungsbeurteilung. In dem Leitfaden wird auch erläutert, warum die Einarbeitung neuer Mitarbeiter so wichtig ist, und es werden bewährte Praktiken für die Schulung und vieles mehr vorgestellt.
Bei der Einarbeitung und Schulung neuer Mitarbeiter geht es um viel mehr als nur darum, dass sie den Papierkram ausfüllen und andere Mitarbeiter kennenlernen.
Wenn Sie einen neuen Mitarbeiter richtig einarbeiten, erreicht er schnell seine volle Produktivität und entlastet das übrige Team. Gleichzeitig fördern Sie eine großartige Teamkultur und ein Gefühl der Mitarbeiterzufriedenheit - entscheidende Faktoren für die Bindung von Spitzenkräften.
Wie schult man also neue Mitarbeiter richtig? Entwerfen Sie ein großartiges Onboarding-Erlebnis, anstatt eine Reihe von Aufgaben abzuarbeiten.
Durch erfahrungsbasiertes Onboarding werden die Mitarbeiter direkt in die Arbeit eingebunden und fühlen sich als Teil der Unternehmenskultur. Onboarding und Training sollten sich eng mit der Arbeit verbinden, die sie letztendlich verrichten, während sie sich mit den neuen Kollegen und den Unternehmensstrukturen vertraut machen.
Ein paar Vergünstigungen wie Willkommenspakete oder ein Mittagessen am ersten Tag schaden sicher auch nicht.
Einige Unternehmen oder Manager verwenden die Begriffe Onboarding und Training austauschbar, wenn sie sich auf den Prozess der Neueinstellung beziehen. Onboarding und Training überschneiden sich zwar in wichtigen Punkten, aber es gibt wesentliche Unterschiede, die Sie verstehen sollten, bevor Sie die Kästchen auf der Checkliste für die Einarbeitung neuer Mitarbeiter abhaken.
Beim Onboarding geht es darum, neue Mitarbeiter mit dem Unternehmen, ihren Kollegen und der Büroumgebung vertraut zu machen. Die Einarbeitungsphase beginnt in dem Moment, in dem ein Bewerber sein Stellenangebot unterschreibt, und setzt sich in den ersten Monaten des Arbeitsverhältnisses fort.
Die Mitarbeiterschulung konzentriert sich darauf, den Mitarbeitern die Fähigkeiten und Kompetenzen zu vermitteln, die sie benötigen, um in ihrer derzeitigen und zukünftigen Rolle erfolgreich zu sein. Die Schulung beginnt während der Einarbeitungsphase, hört aber im Idealfall nie auf.
Unsere Checkliste für die Einarbeitung neuer Mitarbeiter fasst die Aufgaben für das Onboarding und die Schulung in einer Ressource zusammen, damit Sie Ihren Mitarbeitern einen reibungslosen Übergang ermöglichen können.
Unsere Checkliste für die Einarbeitung neuer Mitarbeiter beginnt in dem Moment, in dem ein Bewerber ein Stellenangebot in Ihrem Unternehmen annimmt. Von da an liegt es an Ihnen, einen einladenden ersten Eindruck zu hinterlassen und eine solide Grundlage für jeden neuen Mitarbeiter zu schaffen.
Nach der Vorbereitung und dem Preboarding führt Sie diese Checkliste durch die wichtigsten Meilensteine im ersten Jahr Ihres Mitarbeiters - bis hin zum ersten Jahresgespräch.
Die Vorbereitungsphase umfasst alle Maßnahmen, die Sie vor dem ersten Arbeitstag Ihres neuen Mitarbeiters ergreifen müssen. Bei den Vorbereitungsaufgaben handelt es sich hauptsächlich um logistische Aufgaben, die notwendig sind, damit ein Mitarbeiter seinen Arbeitsplatz beziehen kann.
Bei der Vorbereitung Ihres neuen Mitarbeiters sollten Sie:
Mit einem gut durchdachten Einarbeitungsplan wird die Vorbereitungsphase von Mal zu Mal leichter und einfacher. Die Vorbereitung ist auch eine gute Möglichkeit, die Automatisierung bei der Einarbeitung von Mitarbeitern zu nutzen.
Einige Vorbereitungs- und Preboarding-Aufgaben, die Sie mit Zavvy automatisieren können
Einige Tage vor dem Starttermin des neuen Mitarbeiters beginnt die Preboarding-Phase. In dieser Phase wollen Sie den Grundstein für einen spannenden und stressfreien ersten Tag legen.
Ein wenig Unterstützung trägt wesentlich dazu bei, einen guten ersten Eindruck bei Ihrem neuen Mitarbeiter zu hinterlassen. Er kann sich darauf verlassen, dass er am ersten Tag alles hat, was er braucht, um seine Arbeit zu erledigen.
Die meisten Menschen denken, dass das Onboarding und die Schulung neuer Mitarbeiter am ersten Tag beginnt. Doch wenn ein neuer Mitarbeiter Ihr Büro betritt, sollte er sich bereits ein wenig orientieren können und bereit sein, das Büro kennen zu lernen.
Das ist der Vorteil des Preboardings.
Der erste Arbeitstag eines neuen Mitarbeiters sollte mit einer gewissen Feierlichkeit verbunden sein. Um dies zu fördern, sollten Sie am ersten Tag Ihres Mitarbeiters Folgendes tun:
Sie müssen Ihren neuen Mitarbeitern nicht gleich am ersten Tag alles erklären. Konzentrieren Sie sich stattdessen darauf, eine einladende Umgebung zu schaffen und dem Mitarbeiter zu helfen, sich einzuleben.
Strategien wie die Zuweisung von Onboarding-Buddies sorgen dafür, dass sich die Mitarbeiter willkommen fühlen, und beschleunigen gleichzeitig die Zeit bis zur Produktivität: Microsoft fand heraus, dass 56 % der neu eingestellten Mitarbeiter, die sich in den ersten 90 Tagen nur einmal mit einem Onboarding-Buddy trafen, das Gefühl hatten, schneller produktiv zu werden.
Bei denjenigen, die sich in den ersten 90 Tagen mehr als achtmal mit einem Onboarding-Buddy trafen - also weniger als einmal pro Woche -, lag dieser Anteil bei 97 %.
Teil von Woche 1 unserer Checkliste für die Einarbeitung neuer Mitarbeiter
Es ist leicht, neue Mitarbeiter an ihrem ersten Tag mit Informationen zu überhäufen. Fühlen Sie sich nicht unter Druck gesetzt, am ersten Tag bis 17:00 Uhr alle Unternehmensrichtlinien durchzugehen, nur um zu sagen, dass Sie es geschafft haben.
Nehmen Sie sich stattdessen eine ganze Arbeitswoche Zeit, um den Mitarbeiter an das Unternehmen, sein Team und seine Rolle zu gewöhnen.
Bemühen Sie sich, diese Aufgaben bis zum Ende der ersten Woche zu erledigen:
Mehr als die Hälfte aller Unternehmen beenden ihren Onboarding-Prozess nach der ersten Woche, aber bei diesem Schulungsplan für neue Mitarbeiter ist noch viel zu tun. (Und das ist auch gut so.)
Die erste Woche eines neuen Mitarbeiters sollte eine Mischung aus Orientierung in der Büroumgebung und Training der rollenbezogenen Fähigkeiten sein. Wenn Sie Ihren neuen Mitarbeitern schon früh die Möglichkeit geben, Erfahrungen mit ihrer Aufgabe zu sammeln und Feedback zu erhalten, können sie sich schneller in ihre Aufgaben einarbeiten als bisher.
Mit fortschreitendem Onboarding und Training werden sich die Aufgaben des Mitarbeiters mehr auf seine Rolle und weniger auf das Unternehmen insgesamt konzentrieren. Dieser langsame Übergang bereitet die Mitarbeiter auf einen langfristigen Erfolg vor.
In den ersten 90 Tagen, in denen ein Mitarbeiter in Ihrem Unternehmen tätig ist, sollten Sie die Fortschritte bei der Umsetzung des in der ersten Woche erstellten 30-60-90-Tage-Plans regelmäßig überprüfen.
Ein 30-60-90-Tage-Plan ist ein Mini-Entwicklungsplan für Mitarbeiter, der darauf abzielt, Ihren neuen Mitarbeiter schnell zur Produktivität zu führen. Sie bieten unternehmens- und rollenspezifische Schulungen an, gehen auf etwaige Kompetenzlücken ein und legen das erste Projekt des neuen Mitarbeiters fest.
Sie müssen diese Pläne für jedes Unternehmen, jedes Team und jeden Mitarbeiter individuell anpassen. Dennoch können Sie diese Punkte als allgemeinen Leitfaden für die Schulung neuer Mitarbeiter in den ersten 90 Tagen verwenden.
Einige Unternehmen entscheiden sich dafür, den Onboarding-Prozess nach 90 Tagen formell zu beenden, während andere das Onboarding noch einige Wochen oder Monate fortsetzen können. Dies hängt von der Komplexität der Rolle und Ihrer Organisation ab.
Schauen Sie sich die Zavvy-Checkliste für das Onboarding von Mitarbeitern an, die für Remote- und Hybridarbeit aktualisiert wurde, und beginnen Sie mit der Erstellung Ihres eigenen Schulungsplans für neue Mitarbeiter. Sie bietet einen vollständigen Überblick über die ersten 90 Tage eines neuen Mitarbeiters und Ressourcen für die weitere Entwicklung der Mitarbeiter nach diesem Zeitraum.
Auch wenn Sie sich dafür entscheiden, das Onboarding nach 90 Tagen zu beenden, hört die Mitarbeiterschulung nie auf. Melden Sie sich nach den ersten sechs Monaten bei den neuen Mitarbeitern, um zu sehen, wie sie sich im Büro und in ihrer Position eingelebt haben.
Wenn Ihr Unternehmen eine Probezeit für Neueinstellungen vorsieht, endet diese in der Regel nach sechs Monaten. Auch wenn Sie keine formelle Probezeit haben, ist eine Überprüfung nach sechs Monaten ratsam, um die Einarbeitung neuer Mitarbeiter auf Kurs zu halten.
Hier sind ein paar Dinge, die Sie rund um die Sechsmonatsfrist Ihres neuen Mitarbeiters tun sollten:
Achten Sie bei diesem Check-in genau darauf, ob Ihr neuer Mitarbeiter seine volle Produktivität erreicht. Manuelle, papiergestützte Onboarding-Systeme können die volle Produktivität neuer Mitarbeiter um bis zu acht Monate verzögern, aber mit dieser Checkliste für die Einarbeitung neuer Mitarbeiter sollte die Zeit bis zur vollen Produktivität deutlich kürzer sein.
Die Messung der Zeit bis zur Produktivität ist eine gute Möglichkeit, die Wirksamkeit des Schulungsplans für neue Mitarbeiter zu überprüfen.
Wenn ein Mitarbeiter sein einjähriges Dienstjubiläum erreicht hat, betrachten Sie ihn wahrscheinlich nicht mehr als neuen Mitarbeiter. Die erste jährliche Leistungs- oder Entwicklungsbeurteilung kann das Ende der Schulung für neue Mitarbeiter und den Beginn der laufenden Mitarbeiterentwicklung darstellen
Es ist wichtig, einen Prozess zu entwickeln, der den geschäftlichen und personellen Anforderungen Ihres Unternehmens gerecht wird. Um auf künftige Fluktuation oder andere geschäftliche Veränderungen vorbereitet zu sein, benötigen Sie einen gut entwickelten Mitarbeiterstamm, mit dem Sie eventuelle Lücken füllen können.
Im Folgenden erfahren Sie, wie Sie diese Ziele in den letzten Teil Ihrer Vorlage für die Einarbeitung neuer Mitarbeiter einbeziehen können:
Denken Sie daran, dass die Mitarbeiterbindung in zunehmendem Maße davon abhängt, dass Sie Möglichkeiten zur Karriereentwicklung und zur ständigen Weiterentwicklung bieten. Bedenken Sie, dass 94 % der Mitarbeiter angeben, dass sie länger in einem Unternehmen bleiben würden, wenn sie mehr Lernmöglichkeiten hätten.
Pflegen Sie daher einen offenen Dialog mit allen Ihren Mitarbeitern, unabhängig von ihrer Betriebszugehörigkeit. So erfahren Sie, welche Möglichkeiten sie suchen und wie diese mit den aktuellen oder künftigen Bedürfnissen des Unternehmens in Einklang stehen könnten.
Bei der Erstellung Ihrer Checkliste für die Schulung neuer Mitarbeiter sollten Sie einige bewährte Verfahren im Auge behalten. Diese Konzepte können Ihnen dabei helfen, eine solide Grundlage für Ihre Einarbeitung und Schulung zu schaffen, die Ihrem Unternehmen bei seinem Wachstum zugute kommen wird.
Das Wichtigste zuerst: Alles, was mit der Schulung und Einarbeitung neuer Mitarbeiter zu tun hat, ist einfacher, wenn Sie es automatisieren können.
Vom Ausfüllen der Unterlagen bis hin zur Nachverfolgung desSchulungsfortschritts - Automatisierung kann Ihnen und Ihren neuen Mitarbeitern viel Zeit ersparen und gleichzeitig ein hervorragendes Einführungserlebnis schaffen.
Im Folgenden finden Sie einige Möglichkeiten, wie Sie die Automatisierung bei der Einarbeitung neuer Mitarbeiter nutzen können:
Die Onboarding-Lösung von Zavvy enthält diese Automatisierungstools zusammen mit anderen Funktionen zur Unterstützung Ihrer Checkliste für die Schulung neuer Mitarbeiter.
Die Automatisierung erleichtert die Standardisierung der Schulungen für neue Mitarbeiter in Ihrem Unternehmen. Das People Ops-Team kann einen umfassenden Schulungsrahmen für das Unternehmen erstellen, in dem die wichtigsten Ziele, Ergebnisse und Tools jeder Phase beschrieben werden.
Ein gewisses Maß an Anpassung ist sicherlich notwendig (dazu später mehr), aber ein Standardrahmen ist für Ihr Unternehmen auf lange Sicht von großem Nutzen.
Im Wesentlichen geht es darum, die Erfahrung neuer Mitarbeiter von Anfang bis Ende zu planen. Dies ist die Grundlage für Ihre Unternehmenskultur und den Erfolg Ihrer neuen Mitarbeiter.
Nachdem Sie so viel Zeit in die Entwicklung eines Einarbeitungsprozesses für neue Mitarbeiter investiert haben, möchten Sie sicherstellen, dass dieser auch funktioniert. Um zu sehen, welche Ergebnisse Sie erzielen, sollten Sie den Fortschritt in Ihrer Onboarding-Plattform für Mitarbeiter verfolgen.
Diese Art der Verfolgung hilft Ihnen, den Fortschritt auf individueller, abteilungsbezogener oder unternehmensweiter Ebene zu sehen. Sie können sehen, welche Mitarbeiter vielleicht etwas mehr Ermutigung brauchen, um sich voll und ganz an der Schulung und Entwicklung zu beteiligen. Oder Sie können die Engagementquote, die Produktivität und andere Kennzahlen für den Schulungserfolg messen.
Werfen wir einen Blick auf den Schulungsplan für neue Mitarbeiter in der Praxis. Alasco, ein Unternehmen für Immobiliensoftware, musste seinen Onboarding-Prozess automatisieren, nachdem die Zahl seiner Mitarbeiter in einem einzigen Jahr um 67 % gestiegen war.
Zuvor durchliefen neu eingestellte Mitarbeiter einen detaillierten manuellen Einführungsprozess, der etwa vier Wochen dauerte. Intensive Einführungsgespräche boten einen gründlichen Überblick über das Unternehmen, und Follow-up-E-Mails und Checklisten kümmerten sich um viele logistische Aufgaben.
Mit zunehmender Größe von Alasco wurde jedoch klar, dass viele Onboarding-Aufgaben durch die Maschen fielen. Daher wandte sich das Unternehmen an die Employee Enablement Platform von Zavvy, um den Prozess zu automatisieren und ein einheitliches Onboarding-Erlebnis für alle Mitarbeiter zu schaffen.
Die Übertragung des Schulungsprozesses für neue Mitarbeiter auf Zavvy ermöglichte eine einheitliche Struktur für jede Rolle, während gleichzeitig team- und rollenspezifische Einführungen und Schulungen möglich waren.
Das Beste von allem?
Alasco konnte die Zeit bis zur Produktivität neuer Mitarbeiter halbieren. Im Durchschnitt dauert es zwei Wochen, bis sich neue Mitarbeiter in ihrer Rolle wohl fühlen.
➡️ Lesen Sie die vollständige Fallstudie hier
Eine gründliche Checkliste für die Einarbeitung neuer Mitarbeiter kann eine Menge Arbeit sein - wenn Sie sie manuell erstellen. Aber Sie können den Prozess durch Automatisierung mit einer Employee Enablement Plattform wie Zavvy beschleunigen.
Durch die Automatisierung Ihrer Checkliste für die Einarbeitung wird der gesamte Prozess beschleunigt. Ihr neuer Mitarbeiter wird schneller produktiv, und Sie entlasten Ihre Manager und Ihr People Ops-Team von der Last des manuellen Onboardings.
Ein idealer Onboarding-Prozess fühlt sich eher wie ein Willkommensgruß an, als wie ein langwieriger Papierkrieg und Einführungen. Mit personalisierten, automatisierten Lösungen für das Onboarding von Mitarbeitern können Sie einen Onboarding-Rahmen schaffen, der in Ihrem Unternehmen einheitlich ist und gleichzeitig die Informationen und Unterstützung bietet, die jede einzelne Person benötigt.
Eine Checkliste für die Einarbeitung neuer Mitarbeiter sollte einen vollständigen Überblick über den Weg eines Mitarbeiters von der Annahme des Angebots bis zu den ersten 90+ Tagen im Unternehmen geben.
Denken Sie dabei an logistische Elemente wie Papierkram und IT-Einrichtung und an die allgemeine Erfahrung, z. B. das Kennenlernen neuer Kollegen und der Bürokultur.
Onboarding hilft den Mitarbeitern, sich in den ersten Monaten ihrer Tätigkeit an ihr neues Arbeitsumfeld zu gewöhnen. Bei der Schulung werden rollenbezogene Fähigkeiten während der gesamten Zeit, die ein Mitarbeiter in Ihrem Unternehmen verbringt, vermittelt oder verstärkt.
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