Trainings-Bedarfsanalyse in der Personalentwicklung durchführen - So geht's

Stellen Sie sich Folgendes vor:

Die Personalabteilung Ihres Unternehmens weist Ihnen ein neues Projekt zu. 

An Ihrem zweiten Tag bittet Sie Ihr Manager, ein Teamessen zu planen.

Der Gedanke an saftiges Fleisch beim Barbecue-Mittagessen klang für fast jeden in Ihrem bisherigen Team wirklich verlockend. Sie greifen zu Ihrem Telefon und reservieren schnell einen Tisch in einem erstklassigen Grillrestaurant, ohne dabei ein anderes Teammitglied in die Planung einzubeziehen. 

Der Tag des Mittagessens ist gekommen. Auf dem Weg zum Restaurant murmeln Sie: "Einen guten Eindruck auf das neue Team machen - CHECK".

Was kann da schon schief gehen, oder? 

Es stellt sich heraus, dass die meisten Mitarbeiter in Ihrem neuen Team Vegetarier sind. 

Was für ein Reinfall!

Erkennen Sie eine Ähnlichkeit zwischen Ihnen und dem Lern- und Entwicklungsteams der meisten Unternehmen?

Beide erkennen nicht, dass ein Einheitsansatz nicht überall funktionieren kann.  

Als Personalverantwortlicher müssen Sie maßgeschneiderte Trainingsprogramme für jede/n Mitarbeiter:in erstellen, die auf dessen Interessen und Bedürfnissen basieren. 

Die Durchführung einer Bedarfsanalyse in der Personalentwicklung kann Ihnen die Arbeit erleichtern, Zeit sparen und die Ressourcen des Unternehmens sparen. Dank ihr können Sie auch die aktuelle Leistung Ihrer Mitarbeiter im Vergleich zu den erforderlichen Standards bewerten und Weiterbildungsprogramme empfehlen, um Leistungslücken zu schließen.   

„Die Personalabteilung verschwendet oft Zeit und Mühe mit irrelevantem Lernen, das weder das Unternehmen noch die Karrieren der Mitarbeiter voranbringt“

- Gartner

Schauen wir uns mal genauer an, wie man das erreichen kann.

❓ Was ist eine Bedarfsanalyse in der Personalentwicklung?

Die Bedarfsanalyse in der Personalentwicklung ist ein Verfahren, das von Unternehmen, Personalverantwortlichen oder Fachleuten für Lernen und Entwicklung eingesetzt wird, um die Lücke zwischen der aktuellen und der erwarteten Leistung der Mitarbeiter zu ermitteln und Weiterbildungsprogramme zu empfehlen, die jene Lücken schließt. 

Sie vergleicht Kenntnisse, Fähigkeiten, Fertigkeiten ("KSAOs") und sonstigen Merkmale eines Mitarbeiters mit dem erforderlichen Standard für eine bestimmte Rolle oder Branche.

Gemäß der Drei-Ebenen-Analyse von McGhee und Thayer hat die Bedarfsanalyse Personalentwicklung drei Ebenen: Organisatorisch, operativ und individuell.

Organisationsebene

Auf Organisationsebene nutzen Unternehmen die Bedarfsanalyse Personalentwicklung, um die Fähigkeiten der gesamten Organisation auf einer Makroebene zu bewerten und um festzustellen, wie sie mit den Geschäftszielen übereinstimmen. 

Das Management erhält so eine Momentaufnahme der aktuellen Fähigkeiten und Kompetenzen der Belegschaft. Außerdem gibt es der Personalabteilung die Möglichkeit, solide Trainingsprogramme zu entwickeln, um kritische Qualifikationslücken zu schließen. 

Ein Beispiel: Wenn der Umsatz Ihres Unternehmens nicht im gleichen Tempo steigt wie der Ihrer Konkurrenten, ist es Zeit für eine Veränderung. Sie müssen Ihre Trainingsprogramme an Ihren Geschäftszielen ausrichten und darüber nachdenken, Ihrem Vertriebsteam konsequent mehr umsetzbare Inhalte zu vermitteln. 

Operative Ebene

Auf der operativen Ebene (auch Aufgaben- oder Arbeitsplatzebene genannt) werden die Mitarbeiter nach ihren Kenntnissen, Fähigkeiten und Fertigkeiten beurteilt, um ein bestimmtes Leistungsniveau erfolgreich zu erreichen. Dabei wird die Leistung eines Mitarbeiters im Vergleich zu den erforderlichen Standards für verschiedene Rollen innerhalb des Teams oder der Abteilung bewertet.

Die folgenden Quellen können Ihnen die Datenpunkte liefern, um eine Bedarfsanalyse Personalentwicklung auf operativer Ebene erfolgreich durchzuführen: 

• Tätigkeitsbeschreibung
• Fokusgruppen
• Einblicke von Branchenexperten und Managern in die erforderlichen Leistungsstandards für jede Rolle 
• Öffentlich verfügbare Branchenstandards  

Individualebene

Bei einer Bedarfsanalyse in Sachen Personalentwicklung wird die Fähigkeit eines Mitarbeiters, die ihm zugewiesene Arbeit oder Aufgabe auszuführen, mit den erwarteten Standards verglichen. 

Der Unterschied oder die Lücke zwischen den aktuellen und den erforderlichen Fähigkeiten oder Kompetenzen hilft dem Arbeitgeber, den Weiterbildungsbedarf zu ermitteln. Die Personalabteilung empfiehlt maßgeschneiderte Lern- und Entwicklungsprogramme, um diese Lücken zu schließen.   

Sie können eine Kompetenzmatrix verwenden, um ein genaues Bild von den Fähigkeiten und Fertigkeiten eines Mitarbeiters zu erhalten. Die Matrix gibt den Mitarbeitern auch einen Überblick über ihre Verantwortlichkeiten und kann dazu verwendet werden, "herausragende" Leistungen zu definieren. 

Sehen wir uns nun an, warum die Durchführung einer Bedarfsanalyse Personalentwicklung für die Ausarbeitung relevanter und effektiver Trainingsprogramme entscheidend ist. 

❗️ Warum ist die Bedarfsanalyse so wichtig?

Jeder möchte der Beste bei seiner Arbeit sein, und Mitarbeiter wollen und benötigen Training, das sie auf zukünftige Aufgaben vorbereitet. Im Gegensatz dazu möchte das Management geschulte Mitarbeiter haben, die die Bedürfnisse der Kunden erfüllen und dem Unternehmen helfen, seine Ziele zu erreichen. 

Die Personalabteilung übernimmt die Verantwortung für die Planung des Mitarbeitertrainings. 

Der Hauptzweck der Durchführung von Trainings ist es, die Fähigkeiten der Mitarbeiter zu verbessern. Sie vermitteln den Mitarbeitern neue Fähigkeiten und Kenntnisse, die ihre Arbeitsleistung verbessern können. 

Einige Unternehmen investieren jedoch nicht proaktiv in die Weiterbildung ihrer Mitarbeiter, was zu minderwertiger Arbeit durch unzureichend ausgebildete Arbeitnehmer führt. 

Shehzad Dhedhi, Team Lead - Group Finance APAC (Singapur), Credit Suisse, sagt hierzu Folgendes: 

“Wenn Training nur eine zeremonielle Aktivität oder die Erfüllung von Vorgaben ist, ohne dass eine angemessene Bedarfsanalyse durchgeführt wird und der Fokus auf den Ergebnissen liegt, führt dies zu einer Verschwendung von Ressourcen”

Angenommen, ein Unternehmen möchte den größtmöglichen Nutzen aus seinen Mitarbeitern ziehen. In diesem Fall sollte es regelmäßig eine Bedarfsanalyse durchführen, um herauszufinden, welche Art von Schulung seine Mitarbeiter benötigen.

Die Durchführung einer Bedarfsanalyse in der Personalentwicklung fällt unter den Begriff der Weiterbildung und sollte mit Bedacht durchgeführt werden. Sie kann dazu beitragen, Ihr Unternehmen in ein florierendes Unternehmen zu verwandeln. 

Identifizieren Sie Wissenslücken

Die Durchführung einer Bedarfsanalyse in der Personalentwicklung hilft der Personalabteilung, das Qualifikationsniveau der derzeitigen Mitarbeiter und die Bereiche zu ermitteln, in denen Verbesserungsbedarf besteht. Sie kann Unternehmen dabei helfen, Schulungslücken zu schließen und zu bestimmen, wohin sie ihre Trainingsressourcen lenken sollten.

Die Ausrichtung der Weiterbildungsaktivitäten an den Unternehmenszielen stellt sicher, dass die Mitarbeiter eine Richtung haben, wenn sie das ihnen zugewiesene Training abgeschlossen haben. 

Eine effektive Ressourcenallokation

Die Bedarfsanalyse Personalentwicklung hilft Ihnen, das "Wer, Was und Wann" der Personalentwicklung zu bestimmen. 

Darüber hinaus hilft sie Managern, fundierte Entscheidungen über die Weiterbildung von Mitarbeitern zu treffen, vor allem, wenn das Personal begrenzt ist.

Wenn Sie über die kollektiven Daten der gesamten Belegschaft verfügen, können Sie Projekte auf der Grundlage von Talenten, Stärken und Fähigkeiten zuweisen. Die Produktivität der Mitarbeiter steigt, wenn sie an Projekten arbeiten, die ihren Interessen und Stärken entsprechen, was ihnen und dem Arbeitgeber zugute kommt. 

Sie sparen Zeit und Geld und verbessern die Mitarbeiterbindung

Datengestützte Weiterbildungsprogramme helfen Ihnen, die Ziele Ihrer Organisation zu erreichen, indem sie die Mitarbeiter mit dem Wissen und den Fähigkeiten ausstatten, die sie benötigen, um auf einem höheren Niveau zu arbeiten. Ein schlecht geplantes Programm kostet Geld und hat letztlich keinen echten Wert.

Außerdem spart es Zeit, ein umfassendes L&D-Programm für Mitarbeitende durchzuführen, wenn keine Defizite oder Lücken in den Fähigkeiten der Mitarbeiter bestehen.

Laut einer Studie von LinkedIn sagen 94% der Mitarbeitenden, dass sie länger bei einem Unternehmen bleiben würden, wenn es in ihre Weiterbildung und Entwicklung investiert.

Falsch zugewiesene Schulungen führen zu schlechten Leistungen und möglicherweise zu einer hohen Fluktuationsrate. Der Grund dafür ist, dass die von Ihnen angebotenen Trainingslösungen nicht auf die individuellen Bedürfnisse der Mitarbeiter abgestimmt waren. 

Es ermöglicht dem Management, strategische Entscheidungen zu treffen

Die Durchführung einer Bedarfsanalyse in der Personalentwicklung verschafft Ihnen einen Überblick über die entscheidenden Fähigkeiten, welche die Belegschaft eines Unternehmens für den Erfolg benötigt. Sie hilft Ihnen, die Punkte "was Sie glauben, zu brauchen" und "was für das Wachstum des Unternehmens erforderlich ist" miteinander zu verbinden. 

Darüber hinaus hilft Ihnen eine umfassende Bewertung, ein ganzheitliches Bild von den Fähigkeiten, Kenntnissen und Verhaltensweisen Ihrer Mitarbeiter zu gewinnen, die für den beruflichen Erfolg erforderlich sind.

Eine Bewertung des Schulungsbedarfs hilft Ihnen, Prozesse zu erkennen, die effektiv funktionieren und solche, die verbessert werden müssen. Sobald Sie über diese Daten verfügen, können Sie Strategien und Schulungsprogramme entwickeln, um die Effizienz der Mitarbeiter und damit den Gewinn zu steigern.  

📝 Wie führen Sie eine Analyse des Trainingsbedarfs durch?

Kleine oder mittelgroße Unternehmen bzw. Organisationen, die nicht über eigene Personalentwickler verfügen, erwarten oft, dass Personaler oder Projektmanager eine Analyse des Trainingsbedarfs durchführen. Die Durchführung dieser Analysen kann jedoch durchaus eine Herausforderung darstellen, da die Erfassung und Analyse der wesentlichen Daten, die effektive Vermittlung der Ergebnisse und die Formulierung von Empfehlungen für die Belegschaft mehrere Schritte erfordern. 

Bei der Durchführung einer Bewertung müssen Sie mehrere Maßnahmen ergreifen. 

Schritte zur Durchführung einer Bedarfsanalyse: 

• Definieren Sie den Zweck der Durchführung einer Bedarfsanalyse in der Personalentwicklung.
• Führen Sie eine Lückenanalyse durch.
• Bewerten Sie die Trainingsoptionen. 
• Empfehlen Sie Trainingspläne auf der Grundlage der individuellen Bedürfnisse.

1. Definieren Sie den Zweck der Durchführung einer Bedarfsanalyse in der Personalentwicklung.

Der erste Schritt bei der Planung einer Bedarfsanalyse der Personalentwicklung besteht darin, den spezifischen Bedarf Ihrer Organisation für eine verbesserte Leistung zu ermitteln. Definieren Sie ein Ziel, das Sie mit Hilfe der Analyse erreichen wollen. 

Es kann viele Gründe dafür geben, dass Sie eine Analyse durchführen möchten. Obwohl die zugrundeliegenden Prinzipien bei den meisten Gründen ähnlich sind, wird sich die Vorgehensweise bei der Bewertung je nach dem Grund für die Evaluierung leicht unterscheiden.

Bevor Sie sich für die Durchführung einer Bedarfsanalyse entscheiden, sollten Sie den leitenden Angestellten und Personalverantwortlichen des Unternehmens folgende Fragen stellen: 

• Warum wollen Sie ein Training durchführen? 
• Glauben Sie, dass ein Training die Herausforderung, vor der Sie stehen, lösen kann?
• Was haben die Teilnehmer und das Unternehmen davon?
• Wer soll an dem Training teilnehmen?  

2. Führen Sie eine Lückenanalyse durch

Viele Arbeitgeber glauben, dass ein erfolgreiches Training nur daraus besteht, eine automatisierte E-Mail zu versenden und die Mitarbeiter zu zwingen, an den Schulungen teilzunehmen, indem sie sie als „verpflichtend“ markieren. 

Führungskräfte, die diesen Ansatz verfolgen, haben keine klare Vorstellung von den Bedürfnissen ihrer Mitarbeiter und verschwenden Zeit und Ressourcen. 

Die Lückenanalyse sollte ein detaillierter, objektiver Blick darauf sein, wie gut Ihre Mitarbeiter ihre Aufgaben erfüllen. Die Durchführung einer umfassenden Analyse der Ausbildungslücken hilft Ihnen, die Bereiche zu ermitteln, in denen Ihre Mitarbeiter für eine optimale Leistung aufgestockt werden müssen. 

Definieren Sie zunächst die Kenntnisse, Fertigkeiten, Fähigkeiten und sonstigen Merkmale, die für jede Rolle erforderlich sind. Bewerten Sie dann die aktuellen Kennzahlen Ihrer Mitarbeiter im Vergleich zu den erforderlichen Niveaus, um die Lücken zu ermitteln.

Sie können eine Leistungslücke nur dann schließen, wenn Sie wissen, dass sie existiert. 

Nehmen wir an, dass Alex, ein manueller Softwaretester in Ihrem Unternehmen, den Wunsch hat, als Softwareentwickler zu arbeiten. Im Gegensatz zu einem Tester sind die Fähigkeiten und Kompetenzen, die für einen Softwareentwickler erforderlich sind, ganz anders. Alex teilt seine Ambitionen seinem Projektleiter mit, der einem Wechsel der Rolle skeptisch gegenübersteht. 

Nachdem er monatelang gewartet hat, beschließt er, sich an das Talent-Team zu wenden. 

Was sollen Sie tun?

Seine Anfrage ignorieren? 

Oder noch schlimmer, Alex zwingen, weiter als Tester zu arbeiten?

Nein, das sollten Sie nicht tun - wenn Sie das Beste für Ihr Unternehmen im Sinn haben. 

" Mitarbeiter, denen ihr Vorgesetzter weniger Vertrauen entgegenbringt, strengen sich weniger an, sind weniger produktiv und verlassen das Unternehmen mit größerer Wahrscheinlichkeit. "

– Harvard Business Review

Die Durchführung einer Bedarfsanalyse ist in solchen Fällen die Rettung für Sie. Mit jener können Sie die Fähigkeiten und Kompetenzen von Alex beurteilen und weitere Maßnahmen vorschlagen, wie z. B. Lernen am Arbeitsplatz, Präsenztraining oder die Teilnahme an einer Online-Schulung. 

3. Bewerten Sie die Trainingsmöglichkeiten

Die Prüfung aller Trainingsoptionen nach einer Lückenanalyse kann eine Herausforderung sein. 

Bewerten Sie die verfügbaren Weiterbildungsprogramme, die dazu beitragen, die Leistungslücken der einzelnen Mitarbeiter zu schließen und sie in die Lage zu versetzen, auf dem erforderlichen Niveau zu arbeiten. 

Bevor Sie Ihre Optionen bewerten, sollten Sie Folgendes definieren: 

• Relevanz: Fragen Sie sich selbst: Ist Training der einzige Weg, um die Leistungslücken eines Mitarbeiters zu schließen? 

Wenn Sie beispielsweise einen neu eingestellten Mitarbeiter erfahrene Mitarbeiter begleiten lassen, können Sie den Lernprozess beschleunigen und die Effizienz von Aufgaben wie der Fehlersuche in Software verbessern. 

In solchen Fällen ist es unklug, das Geld des Unternehmens für teure Weiterbildungsprogramme zu verschwenden. 

• Budget: Wenn Sie Ihr Ausgabenlimit für Weiterbildungsprogramme festlegen, können Sie viele Optionen herausfiltern. 

• Zeitrahmen: Bis wann wollen Sie das Training abschließen? Wenn Sie die Zeitvorgaben kennen, können Sie einem Mitarbeiter oder Teams Projekte zuweisen, die mit den neuen Fähigkeiten übereinstimmen, die sie im Weiterbildungsprogramm gelernt haben. 
• Trainingsmedium: Entscheiden Sie, ob das Training von Mitarbeitern mit einem bestimmten Medium besser ist als ein anderes. 

So kann es zum Beispiel erforderlich sein, dass der Trainer den Teilnehmer persönlich beurteilt. 

Einige gängige Beispiele für Schulungsmedien sind virtuelle oder persönliche, von Ausbildern geleitete Sitzungen, Online-Lernen im eigenen Tempo, Training am Arbeitsplatz oder Universitätsprogramme.

• Erwarteter ROI: Sie können den Return on Investment (ROI) anhand der folgenden Formel berechnen:  

          ROI = (Nettogewinn / Kosten der Investition) x 100

In Bezug auf den ROI von Weiterbildungsmaßnahmen gilt: Nettogewinn = Endwert der Investition in Weiterbildung (EIW) - Anfangswert der Investition in Weiterbildung (AIW).

Zur Vereinfachung kann der AIW die Ausgaben Ihres Unternehmens für die Bedarfsanalyse Personalentwicklung sein. 

EIW kann das Geld sein, das Sie durch die Investition in Weiterbildung gespart oder verdient haben. Nehmen wir zum Beispiel an, Sie haben Ihre Mitarbeiter auf der Grundlage der festgestellten Lücken in Social Media Marketing geschult, was Ihnen beim Onboarding neuer Kunden geholfen hat. In diesem Fall können Sie es in das EIW einbeziehen. 

• Bewerten Sie bestehende Trainingsprogramme: Fragen Sie sich selbst: Gibt es in Ihrem Unternehmen Trainingsprogramme, mit denen Sie Ihre Mitarbeiter im Hinblick auf die Unternehmensziele schulen? 

Es macht keinen Sinn, eine externe Fortbildungsagentur zu beauftragen, wenn Sie über interne Fortbildungskenntnisse verfügen. 

Ein Rahmen oder ein System hilft Ihnen, alle Optionen effektiv zu prüfen - sei es die Erstellung von internen oder Standardprogrammen, die Auslagerung bestimmter Funktionen oder der Einsatz von Technologie zur Durchführung von Trainings.

Nehmen wir an, Sie haben sich genau überlegt, welche Fähigkeiten und Bereiche die Mitarbeiter des Unternehmens entwickeln müssen. In diesem Fall sollte klar sein, welche Trainingsoptionen Ihren Bedürfnissen entsprechen.

Es ist nicht immer leicht, die beste Person oder das beste Unternehmen für die Durchführung der Trainings zu finden.

Hier sind einige Tipps, die Ihnen bei der Auswahl eines Trainers oder einer externen Schulungsorganisation helfen können: 

• Bewerten Sie Ihre Bedürfnisse und entscheiden Sie, was Sie von einem Trainer erwarten. Es ist wichtig zu bestimmen, wie viel Erfahrung ein Trainer haben sollte.
• Suchen Sie nach jemandem, der über umfangreiche Erfahrung im Bereich des Trainings verfügt. Es ist auch eine gute Idee, den Trainer zu fragen, wie er die Inhalte vermitteln will, wie lange der Kurs dauert und welche Software er für den Unterricht verwenden wird.
• Fragen Sie sie, ob sie Mustermaterial zur Verfügung stellen, damit Sie sehen können, womit sie arbeiten, bevor Sie sie beauftragen.
• Erkundigen Sie sich schließlich nach allem, was Sie wissen sollten, bevor Sie Ihre Entscheidung treffen, z. B. nach etwaigen Gebühren oder NDA, um die Interessen Ihres Unternehmens zu schützen.

4. Empfehlen Sie Trainingspläne basierend auf den individuellen Bedürfnissen

Sobald Sie sich mit den verschiedenen verfügbaren Trainingsoptionen gut auskennen, ist es an der Zeit zu überlegen, welche Trainingsoption Sie Ihren Mitarbeitern empfehlen sollten.

Jede Lernaktivität sollte sich wie eine maßgeschneiderte Lösung für Ihre Mitarbeiter anfühlen. Maßgeschneiderte Schulungen, die das Personalentwicklungsteam empfiehlt, um Kompetenzlücken zu schließen, ermöglichen es den Teilnehmern, ihre Arbeitsleistung zu verbessern. 

Laut Lorman wünschen sich 91% der Mitarbeiter personalisierte, relevante Trainings.

Die Empfehlung von Schulungen, die den spezifischen Erfordernissen einer Person entsprechen, ist einfacher als andere Schritte bei der Durchführung einer Bedarfsanalyse für die Personalentwicklung, wie z.B. die Bewertung aller Trainingsoptionen. 

Verwenden Sie die in den vorherigen Schritten gesammelten Daten, um Trainingsprogramme vorzuschlagen. Legen Sie die Reihenfolge der Schulungen auf der Grundlage ihrer Bedeutung für das Unternehmen fest. 

Wenn Ihr Unternehmen eine Software zur Verfolgung der Mitarbeiterleistung und zur Durchführung von Beurteilungen verwendet, sollten Sie sich auch bei Ihrer Personalabteilung erkundigen, ob diese Informationen ebenfalls zur Verfügung stehen. 

Auf diese Weise können Sie besser beurteilen, wie erfolgreich die einzelnen Trainings waren und welche Aspekte sich für Ihr Unternehmen am besten bewährt haben.

Mit Zavvy können Sie einen automatisierten Workflow erstellen, der personalisierte Lernpläne kommuniziert und das Engagement sowie Tracking automatisiert.

⚙️ Tools und Techniken zur Durchführung einer Bedarfsanalyse in der Personalentwicklung

❓ Umfragen und Fragebögen

Der beste Weg, den Schulungsbedarf Ihrer Mitarbeiter zu ermitteln, ist, ihnen direkt Fragen zu stellen. Sie können Umfragen über eine Website oder Softwareprogramme wie Survey Monkey durchführen. Sie können Ihre eigenen Fragen schreiben oder vorgefertigte Umfragen von Drittanbietern kaufen.

📝 Zertifizierungen und benotete Prüfungen

Sie können benotete Tests im gesamten Unternehmen oder in allen Abteilungen durchführen, um fehlende kritische Kompetenzen zu ermitteln. Sie können einen Drittanbieter beauftragen oder die Belegschaft mit intern erstellten Tests prüfen. 

Branchenzertifizierungen sind ebenfalls eine gute Möglichkeit, die Fähigkeiten eines Mitarbeiters im Vergleich zu den erforderlichen Standards zu beurteilen. 

🤓 Bewertung durch eine/n externe/n Expert:in

Sie können einen externen Fachexperten bitten, die Fähigkeiten und Kenntnisse Ihrer Mitarbeiter zu prüfen. Die Einbeziehung eines externen Akteurs beseitigt die Möglichkeit von Voreingenommenheit und Bevorzugung, die in den meisten Unternehmen bei der Bewertung einer bestimmten Abteilung oder eines Mitarbeiters vorherrschen. 

👨💼 Einblicke von Managern und Branchenexperten

Projektmanager kennen die Fähigkeiten und Fertigkeiten ihrer Untergebenen sehr genau. Sie oder Fachexperten können Ihnen helfen, die Leistungslücken, die sie bei den täglichen Aufgaben ihrer Teammitglieder sehen, besser zu definieren.

👬 Fokusgruppen

Eine Fokusgruppe ist eine Möglichkeit, von vielen verschiedenen Personen gleichzeitig Feedback zu erhalten. Gruppen von Menschen mit ähnlichem Schulungsbedarf, ähnlichen Fähigkeiten oder Branchen haben gemeinsame Punkte, die sie diskutieren und eine Entscheidung treffen können. 

Sie können diese Gruppen selbst durchführen oder ein Unternehmen oder einen Berater damit beauftragen, Ihnen bei diesem Prozess zu helfen. 

📊 Die Überprüfung früherer Leistungskennzahlen

Sie können auch Leistungskennzahlen aus der Vergangenheit heranziehen, um die Schwächen von Mitarbeitern zu erkennen und daraus Empfehlungen für Korrekturmaßnahmen abzuleiten. 

Viele große Unternehmen empfehlen Managern, sich monatlich mit ihren Teammitgliedern zu besprechen, oder haben dies sogar zur Pflicht gemacht. Die Vorgesetzten zeichnen die Bemerkungen aus solchen Besprechungen in der Regel in einem Excel-Tracker oder einer HRIS-Plattform (Human Resources Information System) auf. 

Unternehmen, die Softwarelösungen zur Überwachung von Leistungsbeurteilungen einsetzen, können diese Daten effizient nutzen, um strategische Entscheidungen zu treffen. 

Die HRIS-Plattform kann zum Beispiel verschiedene Mitarbeiterattribute wie zwischenmenschliche Kommunikation, analytisches Denken, Teamarbeit und viele mehr enthalten.

Der Manager kann dann aufgefordert werden, die Fähigkeiten der Mitarbeiter für jedes Attribut auf einer Skala von 1 bis 5 zu bewerten oder Begriffe wie "stimme voll zu" oder "stimme überhaupt nicht zu" zu verwenden.

Personalleiter und Personalentwickler können diese Informationen überprüfen, um Lücken zwischen den Abteilungen zu erkennen.       

💬 Einzelgespräche

Jeder hat eine Geschichte zu erzählen, eine Meinung zu teilen und eine Idee, die er gerne verwirklichen möchte. 

Einzelgespräche können zwar mühsam sein, helfen aber jedem Personalleiter, seine Mitarbeiter langfristig im Blick zu behalten. Außerdem bieten Videokonferenz-Apps wie Zoom die Möglichkeit, jedes Gespräch für spätere Zwecke aufzuzeichnen.

💡Best Practices für die Bedarfsanalyse in der Personalentwicklung 

Eine Bedarfsanalyse in der Personalentwicklung bietet einen systematischen Ansatz, um den Trainingsbedarf durch Identifizierung von Leistungslücken zu ermitteln. Als Personalverantwortlicher hilft sie Ihnen, datengestützte Weiterbildungspläne zu empfehlen, mit denen die Qualifikationslücken geschlossen werden können. 

Eine korrekt durchgeführte Analyse des Trainingsbedarfs gefolgt von personalisierten Weiterbildungsmaßnahmen, steigert die Leistung der Belegschaft. 

Wenn Sie diese Bedarfsanalyse nicht richtig angehen, werden Sie wertvolle Zeit und Geld für die falschen Trainings ausgeben, Ihre Mitarbeiter falsch ausbilden oder einfach ein Problem übersehen, das zu einem teuren Fehler führen könnte. 

Wenn Sie diese Best Practices für effiziente Bedarfsanalysen befolgen, können Sie diese Probleme vermeiden.

Sprechen Sie mit allen Beteiligten

Der erste Schritt bei der Durchführung einer Bedarfsanalyse in der Personalentwicklung besteht darin, sowohl mit den Mitarbeitern als auch mit dem Management zu sprechen. Bevor Sie sich an jemanden wenden, sollten Sie festlegen, welche Informationen Sie suchen und an welche Personen Sie sich wenden müssen, um sie zu erhalten. 

In großen Unternehmen ist es zwar nicht möglich, mit jedem Mitarbeiter persönlich zu sprechen, aber Sie können Systeme entwickeln, die Ihnen helfen, mit der Belegschaft in Kontakt zu treten. Sie können zum Beispiel Zavvy verwenden, um Umfragen zu planen. 

Wenn Sie die richtigen Fragen stellen, erhalten Sie die Informationen, die Sie für die Entscheidung über Ihre nächsten Schritte benötigen.

Definieren Sie Ziele der Weiterbildung

Ermitteln Sie die Ziele, die Sie nach Abschluss des Trainings erreichen möchten. Wenn Sie nicht wissen, wo Sie hinwollen, kann es schwierig sein, herauszufinden, wie Ihre Mitarbeiter ihre Leistung verbessern können. 

Für die Personalabteilung eines Softwareunternehmens kann es beispielsweise das Ziel sein, dass 30% der Mitarbeiter eine bestimmte Programmiersprache oder eine technische Fähigkeit wie Automatisierungstests oder Datenanalyse beherrschen. 

Sie können personalisierte Lückenanalysemethoden verwenden, um die aktuellen Fähigkeiten Ihrer Mitarbeiter in bestimmten Bereichen zu bewerten, wenn Sie eine Richtung haben.  

Analysieren Sie die gewonnenen Daten akribisch

Gut organisierte Daten können die Tür zu aussagekräftigen Gesprächen mit jedem Mitglied Ihres Unternehmens öffnen. Greifen Sie tiefer in Ihre Personalakten ein und erschließen Sie die relevanten Fähigkeiten, Kenntnisse und Interessen Ihrer Mitarbeiter, Abteilung für Abteilung. 

Nehmen Sie sich die Zeit, alle gesammelten Datenpunkte zu prüfen und objektiv zu analysieren, bevor Sie Ihre endgültigen Empfehlungen abgeben. Vielleicht möchten Sie die Daten visuell darstellen, um sie besser zu verstehen. 

Entwickeln Sie Standardabläufe

Entwickeln Sie einen formellen Plan, der den Prozess, den Umfang und den Zeitplan der Bedarfsanalyse festlegt. Die Formalisierung des Anaylse-Ablaufs ermöglicht es Ihnen, ihn wiederholt für verschiedene Abteilungen oder Personen anzuwenden. 

Die Skalierung der Bedarfsanalysen in der Personalentwicklung von kleineren Teams auf eine ganze Abteilung wird überschaubar, wenn Sie über ein System verfügen. 

Führen Sie Fokusgruppen mit Mitarbeitern mit ähnlichem Schulungsbedarf durch

Best Practices für Fokusgruppen zur Durchführung einer Schulungsbedarfsanalyse: 

• Geben Sie jedem das Gefühl, gehört und respektiert zu werden. Dies fördert eine offene Kommunikation und ermöglicht es jeder Person, ihren Beitrag zu leisten, ohne dass sie befürchten muss, von anderen kritisiert zu werden.
• Stellen Sie die Fragen einzeln und geben Sie jedem die Chance, zu antworten. 
• Verwenden Sie offene Fragen, welche die Teilnehmer dazu ermutigen, ihre Gedanken frei zu äußern. 
• Denken Sie daran, dass Sie nicht nur herausfinden wollen, wie die Menschen ihre Arbeit empfinden - Sie möchten wissen, welche konkreten Dinge sie gerne ändern würden oder welche Probleme sie täglich bei der Arbeit haben. 

Empfehlen Sie Trainings je nach Wichtigkeit

Nachdem Sie die Lückenanalyse durchgeführt und alle Trainingsoptionen bewertet haben, sollten Sie ein Training nach Wichtigkeit empfehlen und planen.

Angenommen, die Daten deuten darauf hin, dass Ihr Vertriebsteam nicht sicher in einer bestimmten Sprache kommunizieren kann, die für den Abschluss von Leads wichtig ist (z.B. Englisch). In diesem Fall sollten Sie Ihrem Vertriebsteam unbedingt Englischunterricht empfehlen. 

Oder nehmen Sie an, dass die regionale Gesetzgebung von Ihnen verlangt, dass Sie alle Ihre Mitarbeiter über Compliance-Themen informieren. In diesem Fall sollte das Personalentwicklungsteam solche Trainings so früh wie möglich einplanen. 

Eine Vorlage für die Bedarfsanalyse Personalentwicklung

Möchten Sie wissen, wie Sie eine engagierte Belegschaft schaffen können? Lassen Sie sich überraschen: Es gibt keine Zauberformel. Stattdessen kommt es auf die kleinen Dinge an - und auf das große Ganze. 

Wenn Mitarbeiter unterstützt und befähigt werden, werden sie engagiert. Wenn engagierte Mitarbeiter nach ihren Ideen gefragt werden und Raum für ihre berufliche Entwicklung erhalten, überträgt sich ihre Leidenschaft auf ihre Arbeit. Das Ergebnis? Aktive und inspirierte Mitarbeiter, die zum Wachstum Ihres Unternehmens beitragen können.

Beginnen Sie damit, Ihren Mitarbeitern mit Hilfe dieser gebrauchsfertigen Bedarfsanalyse-Vorlagen die richtigen Fragen zu stellen!

➡️ Fazit

Die Durchführung einer Bedarfsanalyse zum Thema Personalentwicklung ist ein wesentlicher Schritt in vielen Personalentwicklungsprogrammen, da eine solide und umfassende Prüfung Ihres Teams zeigt, wo Ihre Mitarbeiter die meiste Unterstützung benötigen. Sie ist entscheidend, um festzustellen, ob die Mitarbeiter Ihres Unternehmens darauf vorbereitet sind, die Ziele des Unternehmens zu erreichen oder nicht.

Diese Bedarfsanalyse ist jedoch kein einmaliges Ereignis, sondern ein fortlaufender Prozess, der den Trainings- und Entwicklungsbedarf im Laufe der Zeit ermittelt. Ziel ist es, herauszufinden, welche Mitarbeiter von einer Schulung profitieren würden, damit sie ihre Arbeit effektiver erledigen können. 

Um eine erfolgreiche Analyse durchzuführen, müssen Sie die von Ihren Mitarbeitern benötigten Fähigkeiten ermitteln, deren derzeitige Qualifikationsniveaus messen, um Lücken zu identifizieren, und dann spezifische Trainings empfehlen, um diese Lücken zu schließen. 

Nehmen wir an, dass Sie Personalverantwortlicher in einem kleinen Unternehmen sind. In diesem Fall führen Sie wahrscheinlich ein Mitarbeitertraining auf Ad-hoc-Basis durch. 

Wenn Sie jedoch in einem großen Unternehmen mit mehreren Abteilungen und geografisch verstreuten Standorten arbeiten, dann ist es sinnvoll, formalisiertere Systeme zur Unterstützung des Lernens einzusetzen. Auf diese Weise können Sie die Einheitlichkeit zwischen den Abteilungen und Standorten aufrechterhalten und gleichzeitig sicherstellen, dass die Trainings dem Wachstum und der Verbesserung des Unternehmens dienen.

Die automatisierten Workflows von Zavvys können Ihnen das Leben leichter machen, Kosten sparen und Ihre Weiterbildungsprogramme effektiver gestalten. Erfahren Sie hier mehr über unsere Lösung für die Mitarbeiterentwicklung.