Från förvirring till klarhet: Behärska förmågan att hantera förväntningar på jobbet
Har du någonsin varit halvvägs igenom ett arbetssamtal och tänkt: "Oj, vi är inte alls på samma sida"?
Tidsfrister missas. Team i uppror. Projekt som roterar i det oändliga. Vad beror detta kaos på? Förväntningar - felaktigt hanterade och missförstådda.
Välkommen till en värld där allt står på spel när det gäller att hantera förväntningar på jobbet.
Om det blir fel över tid leder det till oro, missförstånd och dålig prestation. Det kan leda till klagomål, frustration och gräl både i yrkeslivet och privat. I ett företag innebär det frustrerade medarbetare, försämrad prestation och ökad omsättning.
Därför bör du ställa tydliga förväntningar på alla för att skapa sunda relationer på jobbet, öka sammanhållningen i teamet och hjälpa teammedlemmarna att nå sina yrkesmål.
Avslöja hemligheterna bakom att göra förväntanshantering till din superkraft med våra 11 steg för anpassning och prestation.
📊 Vad innebär det att hantera förväntningar?
Att hantera förväntningar handlar om att sätta, kommunicera och upprätthålla realistiska förväntningar på vad som kan uppnås inom en viss tidsram och med vissa villkor eller begränsningar.
Att hantera förväntningar på jobbet är en viktig del av att skapa en sund arbetsmiljö. I grund och botten handlar det om att fastställa tydliga, realistiska mål och gränser så att alla håller sig på samma sida.
Om du inte hanterar förväntningarna på jobbet blir folk oroliga, trådarna går kors och team är inte säkra på vilket ansvar de har. Saker och ting kan snabbt bli kaotiska.
Uttrycket används ibland som en eufemism för att lugna ner någons entusiasm. Om dina ledare förväntar sig otroliga resultat av ett projekt som du tror inte kommer att få någon större effekt, kanske du vill eliminera orealistiska förväntningar genom att kyla ner deras höga förhoppningar till något mer uppnåeligt.
Vanligare är dock att det används för att diskutera avtal - vem som har kommit överens om att göra vad och hur.
För att förtydliga kan vi tala om förväntningar på kort eller lång sikt.
Kortsiktig hantering av förväntningar
På kort sikt kommer förväntningarna på arbetsplatsen att fokusera på omedelbara roller, ansvarsområden och resultat. Det är här som onboarding spelar en viktig roll. Nyanställda måste förstå vad som förväntas av dem i deras nuvarande position, vad deras dagliga uppgifter kommer att innebära och hur deras prestationer kommer att mätas.
Kortsiktig förväntanshantering omfattar ofta:
- Tydlighet i rollen: Tydlig definition av arbetsbeskrivning, uppgifter och omedelbara mål för den anställde.
- Prestationsmätningar: Fastställa KPI:er(Key Performance Indicators) och andra mått som kommer att användas för att utvärdera medarbetarens prestationer.
- Återkopplingsloopar: Regelbundna avstämningar eller enskilda möten för att ge konstruktiv feedback.
- Utveckling av färdigheter och kompetens: Identifiera eventuella omedelbara utbildningsbehov och ta itu med dem omedelbart.
- Dynamik i teamet: Se till att nyanställda förstår teamstrukturen, vem de rapporterar till och hur de passar in i den större organisationen.
Långsiktig hantering av förväntningar
Långsiktig förväntanshantering täcker en bredare tidshorisont. I ett arbetssammanhang kan långsiktig förväntanshantering vara det område där karriärplanering är mest relevant. Det handlar om att anpassa en medarbetares karriärambitioner till organisationens framtida behov och möjligheter.
Detta innebär följande:
- Kartläggning av karriären: Diskutera potentiella karriärvägar inom företaget och de steg som krävs för att nå dit.
- Utveckling av färdigheter och kompetenser: Identifiera långsiktiga färdigheter och kompetenser som medarbetaren behöver utveckla för att kunna göra karriär.
- Kriterier för befordran: Tydligt definiera vad som krävs för att medarbetaren ska kunna klättra uppåt i karriärstegen.
- Framtida roller: Ge insikter om potentiella framtida roller och den erfarenhet och kompetens som krävs för dessa roller.
- Kontinuerligt lärande: Uppmuntra en kultur av kontinuerligt lärande och förbättring för att hjälpa medarbetaren att hålla sig relevant inom sitt område.
🪜 Hantera förväntningar på jobbet: 11 steg för anpassning och prestation
Människors fantasi kan löpa amok utan rätt skyddsräcken på plats. Utan att känna till de rätta protokollen, överenskommelserna och ramarna för hur saker och ting ska göras på arbetsplatsen kan de bara följa de luddiga instruktionerna från sitt eget psyke.
Människor vet bara vad de vet. Så här är de bästa sätten att få alla på samma sida.
1) Undvik kunskapens förbannelse
Detta första steg handlar om att anta rätt tankesätt, vilket kommer att påverka hur du hanterar vart och ett av de följande stegen."Kunskapens förbannelse" är en kognitiv fördom som påverkar din förmåga att kommunicera med andra negativt. Det är när du antar att andra människor har samma kunskap som du.
Steven Pinker, psykolog och språkspecialist, skriver om detta i "The Sense of Style", en guide till hur man skriver så att människor förstår en väl:
"När vi känner till något väl inser vi inte hur abstrakt vi tänker på det. Och vi glömmer att andra människor, som har levt sina egna liv, inte har gått igenom våra egna idiosynkratiska historier."
Kort sagt, påminn dig själv om att alla inte har din hjärna. Förklara saker tydligt för dem.
2) Främja nyfikenhet
Genom att förklara saker tydligt och ställa rätt klargörande frågor kommer du närmare en förståelse för den andres perspektiv.
Amy Woodall, utbild are på Sandler Business Training, föreslår att individer ska inta en nyfiken attityd. Istället för att utgå från att andra har samma kunskaper och perspektiv, var nyfiken på deras synsätt så kommer du att hitta en gemensam grund:
"Vi antar ofta felaktigt att alla andra ser världen på exakt samma sätt som vi gör, vilket jag tror... inte är fallet."
Woodall förklarar att om man har viljan att ställa tuffa frågor och gräva djupt i arbetet och personliga relationer kommer man till full klarhet:
"Bara genuin nyfikenhet och inställningen att 'titta här. De kanske ser på världen på ett annat sätt än vad jag gör."
3) Klargöra roller och ansvarsområden
Nu till ett mer praktiskt steg: definiera tydligt rollerna och ansvarsområdena för varje teammedlem. Inte bara vad de gör, utan även vad de inte gör.
Vi rekommenderar att rollförväntningar läggs till i ramverk för karriärutveckling, som definierar de kompetenser och ansvarsområden som de kommer att behöva under sin karriärresa.
Med hjälp av dessa vet den anställde vad som förväntas av honom eller henne på varje nivå och hur dessa förväntningar kommer att utvecklas över tid. Använd detaljerade arbetsbeskrivningar för att säkerställa att alla medarbetare förstår sina specifika uppgifter och mål.
4) Utför regelbundna jobbanalyser
Arbetsroller förblir inte desamma över tid, särskilt inte i snabbrörliga organisationer.
Med regelbundna jobbanalyser kan du därför bedöma vilka specifika färdigheter och förmågor som krävs för varje befattning och agera därefter. Detta hjälper dig att utvärdera prestationsmätningar och säkerställa att medarbetarna har de resurser och det stöd som krävs för att uppfylla förväntningarna.
Genom att göra grundliga utvärderingar av arbetsanalysen blir du bättre rustad att sätta upp realistiska förväntningar och erbjuda relevanta utbildnings- och utvecklingsmöjligheter.
5) Ställ tydliga och realistiska förväntningar redan från början
Att börja tidigt sätter tonen för hur saker och ting kommer att följa. Och om du inte gör det kan det bli förvirrande och stressigt att ändra planerna längre fram. Börja därför med att klargöra rollförväntningarna under rekryteringsprocessen (även i arbetsbeskrivningarna) och under hela onboardingen.
Du bör också följa upp med regelbundna uppdateringar och tydligt kommunicera dina förhoppningar om projekt, deadlines och arbetskvalitet.
✍️ Vill du veta mer om hur du gör detta i detalj? Kolla in vår guide om att ställa förväntningar på anställda.
6) Visa hur förväntningarna speglar er företagskultur
Ditt företags värderingar och kultur kommer att spela en viktig roll när det gäller att forma medarbetarnas förväntningar. Så när du förklarar hur någon ska göra något är det bra att backa upp det med ett sunt resonemang.
"Vi har alltid gjort på det här sättet" är i rätt riktning, men det räcker inte riktigt. Ett dokument, en policy eller en fallstudie är en förbättring. Eller ännu bättre, en förklaring till varför det är viktigt att göra saker på ett visst sätt i den här organisationen.
Att anpassa förväntningarna till företagskulturen hjälper medarbetarna att bättre förstå organisationens värderingar och vikten av deras arbete. Detta ger kraven en extra innebörd, vilket gör dem mer verkningsfulla och lättare att ta till sig.
7) Definiera mål i linje med dina egna förväntningar
Problemet med förväntningar är att de ibland kan vara subtila, subjektiva och vaga. Medan mål är kvantifierbara kan förväntningar vara mer allmänna, och det kan vara svårt att säga om de har uppfyllts eller inte.
Därför bör du se till att de mål du sätter upp för dina medarbetare är realistiska och möjliga att uppnå, med hänsyn till deras kompetens och resurser. Använd SMART-kriterierna (Specifik, Mätbar, Uppnåelig, Relevant och Tidsbunden) för att skapa väldefinierade mål.
👀 Fortfarande osäker på skillnaden? Kolla in vår guide till mål vs förväntningar.
8) Använda en rad olika feedbackmekanismer
Medarbetarna behöver veta hur det går för dem och förstå hur deras insatser står sig mot vad du förväntar dig av dem.
Även om du kan använda feedbackmekanismer som det klassiska personliga mötet, varför inte variera det lite? Konstruktiv feedback, regelbundna avstämningar och feedforward möjliggör öppen kommunikation. De hjälper medarbetarna att förstå vad deras ledare och team förväntar sig av dem.
Om du erbjuder vägledning och stöd i rätt tid kan du främja kontinuerlig förbättring och anpassa förväntningarna mellan olika team inom organisationen.
💬 Ta en titt på våra 15+ mallar för personliga möten som hjälper dig att strukturera dina möten och vår omfattande verktygslåda för feedback.
9) Var transparent med förändringar i förväntningarna
Saker och ting förändras under resans gång - det är oundvikligt.
När prioriteringar ändras måste du vara transparent och kommunicera detta till alla inblandade. Om du inte gör det, hur ska de då veta att de ska göra saker annorlunda?
Att hålla medarbetarna informerade bidrar till att minska stress och förvirring och möjliggör smidigare, sömlösa övergångar. Hur du gör det är upp till dig, men regelbundna utvecklingssamtal är en möjlighet som du kanske tycker är lämplig.
10) Ta proaktivt itu med medarbetarnas utmaningar och erbjud stöd
Om någon kämpar med att anpassa sig till nya förväntningar från teamet bör du verkligen ta kontakt i stället för att se dem lida.
Genom att förstå och ta itu med de utmaningar som de står inför kan du bättre hantera allas arbetsbelastning och hälsa. Ibland är det inte alltid uppenbart vad problemet är, eller så kan det ta lite tid att lösa det. I så fall kan ett coachningssamtal vara ett utmärkt tillfälle att fördjupa sig i problemen, ställa de rätta karriärfrågorna och hitta lösningar.
Om du är proaktiv och erbjuder stöd, resurser och uppmuntran när det behövs, kommer ditt team att veta att du värdesätter deras välbefinnande och övergripande framgång.
11) Erkänna prestationer
Som alla duktiga chefer och tränare vet är det viktigt att erkänna teammedlemmarnas prestationer för att upprätthålla motivationen.
Ansträng dig för att fira framgångar och uppmärksamma dina medarbetares hårda arbete och engagemang. Det kommer att visa den positiva effekten av att uppfylla och överträffa förväntningarna.
🕵️♀️ Varför är det viktigt att hantera förväntningar? 7 viktiga skäl
Genom att sätta upp specifika och relevanta förväntningar kan du förebygga missförstånd, besvikelser och frustrationer bland dina kollegor och chefer. Att hantera förväntningar är en viktig aspekt av effektivt ledarskap, teamdynamik och förbättrade medarbetarprestationer.
Den fungerar som ryggrad för en mängd fördelar, inklusive:
- Förbättra teamets samarbete och effektivitet: Tydliga förväntningar ger teammedlemmarna en färdplan som gör att de kan arbeta tillsammans på ett mer enhetligt sätt.
- Minska antalet missförstånd och konflikter: När förväntningarna är väl hanterade finns det mindre utrymme för tvetydigheter. Denna tydlighet minimerar missförstånd och potentiella konflikter mellan teammedlemmarna.
- Öka den övergripande arbetstillfredsställelsen och arbetsmoralen: Att veta vad som förväntas och hur det stämmer överens med individuella mål och teamets mål kan avsevärt förbättra arbetstillfredsställelsen och höja arbetsmoralen. Det ger helt enkelt en trevligare och smidigare arbetsvardag.
- Förbättrade prestationer: Tydligt definierade förväntningar ger medarbetarna förutsättningar att prestera på topp, vilket innebär att de är väl rustade för att göra sitt bästa.
- Stärka relationen mellan ledare och deras medarbetare: Transparent kommunikation av förväntningar främjar förtroende och ömsesidig respekt mellan ledare och deras teammedlemmar. De kanske inte blir bästa vänner, men de kan åtminstone nå en bättre förståelse.
- Skapa ansvarstagande: När förväntningarna är tydliga och kommunicerade är det lättare att hålla människor ansvariga för sina prestationer. Det innebär att man både kan påtala problem och belöna utmärkt arbete.
- Skapa förutsättningar för målsättning och anpassning: Genom att hantera förväntningar skapas förutsättningar för en mer effektiv målsättning, vilket bidrar till att anpassa individuella mål till organisatoriska mål.
Som du kan se är det definitivt något som är värt att göra rätt. När dina team vet vad de gör verkar saker och ting fungera som de ska.
➡️ Hantera förväntningar, motivera och växa med Zavvy
Att hantera förväntningar är en viktig del av effektiv personalledning. Och att hålla reda på ansvarsområden i en snabbrörlig organisation är inte alltid lätt. Därför är vi på Zavvy stolta över att kunna erbjuda en rad verktyg som gör detta mer strömlinjeformat och njutbart.
🧭 Med Zavvys programvara för karriärvägar kan du skapa tydliga och anpassningsbara karriärvägar för dina anställda. Detta hjälper dig att sätta realistiska förväntningar på deras karriärutveckling, roller och ansvarsområden.
Med Zavvy kan du också identifiera kompetensbrister och utbildningsbehov och anpassa medarbetarnas mål till organisationens mål.
Vill du ge feedback på hur alla ligger till i förhållande till förväntningarna?
📊 Vår plattforms funktioner för prestationsutvärdering effektiviserar granskningsprocessen och gör den transparent och rättvis. Den erbjuder 360° feedback, kalibrering för att eliminera partiskhet och anpassningsbara granskningsmallar.
Med hjälp av dessa kan prestationsförväntningarna tydligt kommuniceras och bedömas.
💬 Om du behöver ha produktiva samtal om förväntningar ger Zavvys programvara för enskilda möten en strukturerad plattform för enskilda möten mellan chefer och deras rapporter.
Den erbjuder funktioner som pulsfrågor, samarbetsagendor och åtgärdspunkter, som hjälper till att sätta agendan och förväntningarna för mötet. Detta ger mycket bättre kommunikation och ansvarstagande mellan ledare och deras rapporter.
📅 Nyfiken på hur det fungerar? Boka en demo för att ta reda på mer.
❓ Vanliga frågor och svar
Hur kan ledare effektivt kommunicera förväntningar?
För att effektivt kommunicera förväntningar bör ledarna vara tydliga, koncisa och konsekventa i sina budskap. Det är viktigt att ge regelbunden feedback på medarbetarnas prestationer, framsteg mot målen och områden som behöver förbättras. Att uppmuntra medarbetarna att ställa frågor och be om förtydliganden är också viktigt för att främja öppen kommunikation. En bra metod för ledare kan vara att engagera medarbetarna i utvecklingssamtal och involvera dem i att sätta upp förväntningar.
Vad är ett exempel på förväntansstyrning?
Ett exempel på förväntanshantering är när du som ledare märker att en medarbetare har fått en mycket snäv deadline för ett projekt. I den här situationen kan du proaktivt ta itu med problemet med deadlinen genom att diskutera medarbetarens arbetsbelastning, identifiera potentiella utmaningar och utforska alternativa lösningar. Detta proaktiva tillvägagångssätt gör det möjligt för båda parter att fastställa realistiska förväntningar och undvika missförstånd, vilket främjar en positiv arbetsmiljö och framgång.