Guia em 7 etapas para um mapeamento eficaz de competências (+ Insights e modelo dos especialistas em L&D)
O mapeamento de competências já não é uma palavra de ordem. É uma ferramenta essencial que permite às equipas de recursos humanos descodificar o potencial dos colaboradores e alinhá-lo com os seus objectivos estratégicos.
Ao mapear com precisão as competências, pode identificar lacunas de competências, conceber programas de formação direccionados e promover uma força de trabalho de elevado desempenho.
E se há uma altura para começar a pensar em competências e lacunas de aptidões, é agora mesmo.
Os conjuntos de competências para os empregos mudaram em cerca de 25% desde 2015. E prevê-se que este número duplique até 2027.
Este guia completo irá:
- Descreva uma abordagem em 7 etapas para um mapeamento eficaz de competências.
- Partilhe as ideias esclarecedoras dos principais especialistas em L&D, dando-lhe uma nova perspetiva sobre este processo crítico.
- Partilhe um modelo prático para dar início ao seu percurso de mapeamento de competências.
🗺️ O que é o mapeamento de competências?
O mapeamento de competências é um processo que ajuda a identificar e analisar o conjunto de competências, conhecimentos, capacidades e comportamentos específicos necessários para desempenhar eficazmente um determinado trabalho .
Trata-se de uma abordagem estratégica que pode ajudar as organizações a:
- Maximizar o seu capital humano.
- Melhorar o desempenho dos empregados.
- Atingir os seus objectivos comerciais.
Um processo de mapeamento de competências terá de abranger os três principais tipos de competências:
- Competências essenciais da empresa: Competências comportamentais alinhadas com a visão e os valores da empresa. Por exemplo, a Zappos, um retalhista online de calçado e vestuário, concentra-se fortemente no serviço ao cliente de alto nível. Como resultado, o serviço ao cliente é uma competência essencial para todos os funcionários (e algo em que todos os novos funcionários recebem formação durante a integração).
- Competências funcionais (núcleo do trabalho): Competências comportamentais para desempenhar corretamente a função. São necessárias algumas competências específicas para esse departamento? Por exemplo, a criatividade é uma competência funcional obrigatória para um departamento de marketing.
- Competências técnicas: Principalmente competências técnicas ou específicas de um domínio para tarefas quotidianas práticas. Por exemplo, compreender as ferramentas de CRM é uma competência funcional para a equipa de vendas e a otimização dos motores de busca é uma competência funcional para uma equipa de marketing.
🕵️♀️ 4 Objectivos principais do mapeamento de competências
Identificar as competências e aptidões essenciais necessárias para as várias funções
Um mapa de competências torna-se o seu recurso de referência, destacando as competências e capacidades necessárias para qualquer função.
Pode ser utilizado para planear a formação, o recrutamento ou a gestão do desempenho.
É um recurso tudo-em-um.
Alinhar as competências dos trabalhadores com os objectivos organizacionais
A primeira fase do mapeamento de competências consiste em encontrar as competências a nível organizacional. Também assegura o desenvolvimento das competências dos colaboradores de acordo com os valores, missão e objectivos fundamentais da empresa.
Apoiar o desenvolvimento dos trabalhadores
O mapa de competências torna-se a sua folha de consulta para planear quaisquer objectivos de formação. Pode criar ou selecionar materiais de aprendizagem baseados em competências que os seus colaboradores podem adicionar aos seus planos de desenvolvimento baseados em competências.
Permitir percursos profissionais transparentes
Com mapas de competências transparentes, os empregados podem ver as competências necessárias para crescer para o nível seguinte.
Por exemplo, um engenheiro de dados pode verificar as competências de um engenheiro de dados sénior.
Ou um gestor de vendas júnior pode verificar as competências de um gestor de vendas sénior. Esta transparência ajuda-os a planear o seu percurso de aprendizagem e crescimento.
Saiba mais sobre a classificação de nivelamento de funções no nosso guia específico.
5 Benefícios convincentes do mapeamento de competências
Melhora o desempenho dos empregados
O relatório de tendências de 2022 da SHRM sobre Aprendizagem e Desenvolvimento no Local de Trabalho revela que 38% dos colaboradores pretendem uma formação mais relevante para as suas funções. Isso aumenta o seu desempenho e melhora a produtividade.
Um mapa de competências ajuda a facilitar a formação e a permitir planos estratégicos de crescimento pessoal para os empregados passarem ao nível seguinte.
Ajuda ao recrutamento
É um desafio para um recrutador trabalhar de trás para a frente apenas a partir de uma descrição de funções e contratar a melhor pessoa para o trabalho.
O mapeamento de competências torna-se um salvador com um repositório centralizado das competências necessárias para cada função.
Evita más decisões de contratação e conduz a uma força de trabalho mais competente.
Cria um mercado interno de talentos
Yuri KrumanCoach Executivo de Liderança e especialista em Ecossistema de RH, afirma que uma das principais vantagens do mapeamento de competências é o facto de criar um mercado interno de talentos através do desenvolvimento de competências específicas.
Os executivos de aprendizagem e desenvolvimento podem planear a formação para as competências mais procuradas. Salienta ainda que o mercado interno de talentos é o melhor local para recrutar pessoas para novos projectos e cargos.
🏢 Caso em questão: A Tata Consultancy Services, uma empresa de serviços de TI, dá prioridade à formação de pessoas desde o início e promove-as com base nas competências. Isto está a ajudar a empresa a acompanhar a procura de talentos e a revelar-se eficaz em termos de custos.
Apoia o planeamento eficaz da sucessão para funções críticas
O planeamento da sucessão é o processo de identificação das posições-chave de uma empresa e de preparação de candidatos com elevado potencial para as ocupar. Prepara a empresa para qualquer acontecimento inoportuno, como a demissão ou doença de um líder, e a organização já tem um potencial substituto pronto para assumir o cargo.
Um mapa de competências claro para estas funções críticas para a empresa ajuda a criar um plano de desenvolvimento para estes potenciais candidatos e facilita a transição.
Optimiza a gestão do desempenho
As competências proporcionam um quadro claro para avaliar e gerir o desempenho dos trabalhadores. A atribuição de planos de desenvolvimento e o acompanhamento dos resultados globais/desenvolvimento são mais fáceis.
Consulte o nosso guia sobre avaliações de desempenho baseadas em competências e comece imediatamente a utilizar o nosso modelo de avaliação baseado em competências.
7 passos para o seu processo de mapeamento de competências
1. Fazer uma lista de papéis
Antes de iniciar o mapeamento, crie uma lista de funções para as quais precisa de mapear competências.
Idealmente, deveria existir um mapa de competências para cada carreira na organização.
2. Determinar as competências essenciais da empresa
O passo seguinte consiste em identificar as competências nucleares de uma empresa, que são fundamentais para a sua visão.
Por exemplo, os produtos Apple são conhecidos pela sua inovação. Por conseguinte, a criatividade e a inovação são competências essenciais a nível da empresa para todos os empregados da Apple.
Dica n.º 1: As equipas de liderança sénior/C-suite são as melhores pessoas para encontrar estas competências.
Aqui estão os exemplos de perguntas para iniciar a atividade:
- Qual é a sua declaração de missão e visão?
- Quais são os seus valores fundamentais?
- Qual é a proposta de venda única (USP) da sua marca?
- Quais são os objectivos da sua organização para os próximos seis meses ou um ano?
- Que competências são mais importantes para atingir os seus objectivos empresariais e manter vivos os seus valores fundamentais, a sua visão e o seu USP?
Dica #2: Não se limite a definir competências, mas defina também níveis de proficiência com uma definição clara de cada nível.
Eis um exemplo para vossa referência.
Competência de comunicação
Definição: A capacidade de transmitir eficazmente informações, ideias e instruções a indivíduos ou grupos, tanto verbalmente como por escrito.
Níveis de proficiência:
- Básico: É capaz de comunicar eficazmente.
- Intermédio: É capaz de comunicar de forma persuasiva.
- Avançado: É capaz de comunicar com impacto.
- Proficiente: É capaz de comunicar com grandes grupos.
- Perito: É capaz de comunicar com públicos diversificados.
3. Encontrar as competências essenciais específicas do posto de trabalho
Depois de finalizar as competências nucleares da empresa, o próximo passo é encontrar as competências nucleares específicas do posto de trabalho.
As três principais formas de o fazer são:
- Analisar as descrições de funções e identificar as competências e os comportamentos necessários.
- Discutir com os gestores de topo e os chefes de equipa as competências necessárias para ter êxito numa função.
- Ler os relatórios do sector para identificar as competências essenciais geralmente reconhecidas em cargos semelhantes.
Dica: Embora os especialistas de RH e de I&D possam conduzir este esforço, é melhor obter a aprovação final dos gestores de topo do departamento/equipa.
4. Encontrar competências técnicas
O último conjunto de competências é constituído pelas competências técnicas para as tarefas quotidianas.
Uma boa maneira de preparar uma lista de tarefas para cada função e quais as ferramentas e conhecimentos de domínio que os funcionários devem ter para essa tarefa.
Exemplo: Competências técnicas para um programador Web numa empresa Fintech
Os chefes de equipa ou um grupo de reflexão de membros da equipa com elevado desempenho (que estejam em contacto com o trabalho no terreno) seriam os melhores para completar esta lista.
➡️ Está à procura de relatórios sobre competências essenciais? Não precisa de procurar mais.
Consulte a nossa lista de competências essenciais e competências funcionais e técnicas específicas do posto de trabalho.
5. Criar um perfil de competências ideal para cada função
Agora, está perto da matriz de competências ideal. Trata-se simplesmente de reunir todos os pormenores obtidos nas três fases anteriores.
Eis um exemplo de perfil de competências para um programador Web.
Competências essenciais da empresa
Inovação (Avançado)
Competências essenciais específicas do posto de trabalho
Criatividade (Básico)
Trabalho em equipa (Avançado)
Comunicação (Proficiente)
Competências técnicas
Angular JS (Especialista)
PHP (Avançado)
React JS (Avançado)
Github (Intermediário)
6. Avaliar todos os membros da equipa
Depois de ter o perfil de competências ideal, é altura de avaliar os empregados e ver em que nível de proficiência se encontram atualmente.
- Para as competências essenciais, pode efetuar avaliações a 360º (cliente, pares, gestor, eu próprio) e atribuir os níveis.
- No caso das competências funcionais e técnicas, as avaliações de desempenho regulares podem fornecer informações sobre a forma como as competências contribuíram para o desempenho dos colaboradores e da organização. Também pode recolher feedback 360º sobre estas competências, mas terá de se certificar de que os avaliadores compreendem estas competências. (Por exemplo, qualquer pessoa pode avaliar as competências de comunicação de um colaborador, mas nem todas as equipas serão capazes de avaliar se um colaborador de marketing é proficiente em SEO). Também pode efetuar testes de avaliação de competências, se necessário.
7. Discutir o caminho a seguir com os membros da equipa
A última etapa consiste em discutir com os empregados sobre:
- Em que níveis de proficiência se encontram atualmente.
- Qual o nível de proficiência que devem procurar atingir.
- Quais são as competências-chave e os níveis de proficiência de que necessitam para subir na hierarquia.
A melhor parte do processo de mapeamento de competências é o facto de trazer transparência ao sistema de nivelamento de funções (definição de funções e percursos profissionais para o crescimento na carreira).
Como resultado, os colaboradores podem ver as competências das funções de nível seguinte e planear a sua aprendizagem com um percurso de carreira claro.
Modelo de mapeamento de competências
Os nossos cientistas da aprendizagem criaram um modelo de mapeamento de competências com exercícios para encontrar competências nucleares e funcionais.
Este modelo é uma folha muito prática e direta que ajuda os gestores de pessoal ou os chefes de departamento a realizar este exercício. Também o utilizamos em workshops com clientes.
- Agrupar actividades baseadas em funções em competências.
- Estabelecer prioridades e reduzir essas competências.
- Associar estas competências a pessoas/funções específicas.
Partilhe-o com a sua equipa para que não comecem com uma página em branco.
Descarregue o modelo gratuito de mapeamento de competências.
8 desafios que as organizações enfrentam durante o mapeamento de competências e como superá-los
Obter a adesão das partes interessadas
Lalit ChaturvediVice-Presidente de RH - Gestão de Talentos da ELGI, partilhou que um dos principais desafios que as organizações enfrentam é a falta de compreensão da ciência do mapeamento de competências. Ele não coloca todas as partes interessadas na mesma página, criando lacunas no sistema.
Solução: Educar os funcionários sobre o processo de mapeamento de competências e envolver os funcionários a todos os níveis. Os gestores de topo e os chefes de equipa já lideram algumas partes dos processos de mapeamento. Os restantes trabalhadores podem ser ativamente informados ao longo de todo o processo.
Assegurar o alinhamento com os objectivos da organização
À medida que os objectivos organizacionais evoluem, os mapas de competências podem tornar-se obsoletos e não se alinharem com as expectativas da empresa.
Solução: Não veja o mapeamento de competências como um processo único e acabado. Crie um sistema para revisitar o mapeamento periodicamente.
Evitar o mapeamento incompleto de competências
É comum que as organizações tenham mapas de competências incompletos, indicando apenas competências técnicas ou funcionais. Isso mostra uma compreensão limitada do processo de mapeamento.
Solução: Definir um sistema de 3 etapas para avaliar as competências nucleares da empresa, as competências específicas do posto de trabalho e as competências funcionais no final.
Utilização de competências mal descritas
Preeya Patel, psicóloga empresarial sénior da Clevry, destaca um problema comum no processo de mapeamento de competências: competências mal definidas, cheias de palavras-chave vagas, jargão e sem expectativas exactas definidas.
Solução: Manter a definição e os níveis de proficiência tão accionáveis quanto possível. Por exemplo, para a gestão de equipas, os níveis de proficiência podem ser:
- É capaz de gerir o seu próprio tempo.
- É capaz de gerir o seu tempo e o dos outros.
- Pode otimizar o tempo da organização.
Cada nível de proficiência explica claramente como os colaboradores podem utilizar essa competência.
Manter-se livre de preconceitos
Adi Holmes, Chefe de Talento do jelli Group, diz: "O mapeamento de competências pode ser subjetivo, influenciado por preconceitos pessoais e sujeito a interpretações."
O facto de um sistema ser conduzido apenas por algumas pessoas pode permitir que os preconceitos se insinuem e tornem todo o processo inútil.
Solução: Formar grupos de discussão com a mistura certa de pessoas:
- líderes seniores;
- gestores;
- RH;
- chefes de equipa;
- os trabalhadores com elevado desempenho para obter uma lista mais equilibrada de competências.
Ter demasiados perfis profissionais
Laura M HumeConsultora de Talento e Aprendizagem, afirma que um erro que detectou nas empresas que consultou foi a existência de demasiados perfis. Por exemplo, uma empresa com 2000 trabalhadores tem 1500 perfis de funções mal definidos.
Solução: Ter uma padronização na definição dos perfis.
Exemplo: As equipas de vendas podem ter quatro perfis: executivo júnior, executivo sénior, gestor e chefe. A criação de um novo perfil para cada novo membro da equipa tornará difícil a realização de mapeamento e formação.
Não dispor de um sistema claro de mapeamento de competências
Andar para trás e para a frente em folhas de Excel para atribuir competências só vai até certo ponto. Além disso, torna todo o processo aborrecido.
Solução: Utilizar a tecnologia para definir e atribuir competências. Torna o processo mais simples para os administradores e gestores acompanharem.
As utilizações inovadoras da IA nos RH incluem o recurso à IA para definir competências.
Considerar o mapeamento de competências como um processo autónomo
Jo Taylor, Directora-Geral da Let's Talk TalentJo Taylor, Directora-Geral da Let Talk Talent, afirma que a razão mais comum pela qual os quadros de mapeamento de competências não são tão eficazes é o facto de serem frequentemente desenvolvidos de forma isolada, como uma tática autónoma utilizada apenas para a gestão do desempenho.
E acrescenta:"Achamos que é melhor quando se criam quadros de competências que visam apoiar o crescimento dos seus colaboradores e mostrar-lhes possibilidades. Não são um pau para os bater no final do ano".
Solução: Integrar o mapeamento de competências nos processos de RH. Integre o mapeamento do início ao fim do ciclo de vida dos colaboradores: desde descrições de funções exactas, planos de desenvolvimento dos colaboradores e formação até à gestão do desempenho.
O mapeamento de competências pode ajudar a criar uma abordagem coesa da gestão de talentos.
➡️ Permitir clareza, alinhamento, desempenho e crescimento com a Zavvy
O maior desafio do processo de mapeamento de competências é ligá-lo aos seus outros processos-chave de gestão de talentos. Afinal de contas, o mapeamento de competências deve ser uma peça do puzzle da sua estratégia de recursos humanos e não um silo autónomo.
O sistema de crescimento 360° da Zavvy ajuda-o a resolver este desafio com:
- Biblioteca de competências: uma lista selecionada de competências para iniciar o percurso de mapeamento. A nossa equipa de cientistas de aprendizagem também o ajuda a concluir o processo de mapeamento de competências. E se quiser impulsionar o seu processo, pode sempre contar com a nossa IA Zavvy.
- Feedback baseado em competências e análises de desempenho para avaliar o nível de competências atual dos seus colaboradores e acompanhar os progressos futuros.
- 📈 Quadros de carreira: Defina percursos de carreira claros para cada função na sua empresa.
- 🌱 Planos de crescimento: Criar objectivos para os trabalhadores com base no seu percurso profissional.
- 💪 Formação: Realize formação com base em planos de crescimento com milhares de cursos escolhidos a dedo. Bónus: também pode personalizar e criar cursos.
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❓ FAQs
Porque é que o mapeamento de competências é necessário?
O mapeamento de competências define claramente as competências para cada função. Apoia todo o ciclo de vida da gestão de talentos para tomar melhores decisões de contratação, realizar formação e avaliar a gestão do desempenho.
O mapeamento de capacidades e o mapeamento de competências são a mesma coisa?
O mapeamento de aptidões e o mapeamento de competências estão relacionados, mas existem ligeiras diferenças. A matriz de aptidões menciona as competências para a função, mas, por outro lado, a matriz de competências apresenta as aptidões e a proficiência e a capacidade de as utilizar no trabalho.
Por exemplo, a matriz de competências incluirá as competências de comunicação. Por outro lado, a matriz de competências também terá níveis de proficiência como os níveis de comunicação iniciante, intermédio e avançado.
Quais são os principais componentes do mapeamento de competências?
As seis etapas principais do processo de mapeamento de competências são
1. Faça uma lista de papéis.
2. Encontrar as competências essenciais.
3. Determinar as competências funcionais.
4. Criar um perfil de competências ideal para cada função.
5. Avaliar todos os membros da equipa e atribuir-lhes competências.
6. Discutir com cada empregado o caminho a seguir para o crescimento.