How to Conduct a Skills Gap Analysis: Steps & Best Practices [+ Free Template]
Talent shortages are wreaking havoc on businesses in the global marketplace. Industries from manufacturing to marketing and beyond are scrambling to find talent with the right mix of technical and human skills to execute their jobs effectively.
Um estudo da Manpower revela que a escassez global de talentos atingiu um máximo de 16 anos, uma vez que 75% dos empregadores lutam actualmente para encontrar as pessoas de que necessitam para fazer avançar as suas empresas.
No entanto, para contextualizar, apenas 30% dos empregadores enfrentaram desafios semelhantes em 2009.
Ao mesmo tempo, sabemos que uma série de empregos desaparecerá nos próximos anos, à medida que a automação e a inteligência artificial assumirem o controlo.
Segundo a Forbes, os robots desempenharão funções como a coordenação de dados, contabilidade, serviço de apoio ao cliente e assistência a executivos em vez dos humanos.
Então, como é que as empresas se podem organizar e munir-se das competências de que necessitam para progredir, aproveitar novas oportunidades de negócio e manter-se competitivas no mercado? E tudo sem investir em competências que podem tornar-se obsoletas em breve?
Começa por efectuar uma análise das lacunas de competências.
Vamos analisar o que isto implica, as melhores práticas e porque é que este processo é essencial para o sucesso da empresa.
Definição da análise do défice de competências
A skills gap analysis is a method of comparing the skills and knowledge that employees currently possess with the skills and knowledge required to perform a job or achieve organizational goals successfully.
Ao identificar eventuais lacunas nos conjuntos de competências, uma empresa pode tomar medidas proactivas para as colmatar e melhorar o desempenho dos empregados.
Normalmente, uma análise das lacunas de competências é efectuada por
- Equipas de RH: Os profissionais de RH efectuam directamente a análise.
- Gestores de linha: em organizações de maior dimensão, as equipas de RH podem apoiar-se nos gestores de linha para recolher dados para a análise.
- Avaliadores externos: os avaliadores externos podem fornecer uma avaliação imparcial das lacunas de competências.
Em suma, uma lacuna de competências mede a diferença entre o estado desejado (DEVERIA) e o estado atual (ESTÁ).
A nível individual, a melhor forma de o fazer é através das competências.
- Your best source to get the SHOULD state is a competency-based career framework.
- A sua melhor fonte para obter o estado dos SI é o feedback de 360 graus baseado nas competências.
Ao nível da equipa (ou da empresa), recomendamos que analise os resultados do seu feedback num mapa de calor ou numa matriz de competências.
Neste caso, quanto mais "vermelha" for a coluna, mais essa competência está em falta, ou seja, maior é a diferença.
📐 6 Métodos para efectuar uma análise das lacunas de competências
Não existe um caminho definido para efectuar uma análise exaustiva das lacunas de competências. Em vez disso, incorpore um ou mais dos métodos abaixo no seu processo.
1. Avaliação de competências
Frequentemente utilizadas como parte de um processo de recrutamento, as avaliações formais de aptidões avaliam as capacidades, conhecimentos e competências de um indivíduo numa determinada área, como, por exemplo, as aptidões matemáticas.
As avaliações podem envolver:
- provas escritas de aptidão;
- perguntas de escolha múltipla;
- demonstrações práticas;
- amostras de trabalho específicas do posto de trabalho.
O objectivo de uma avaliação de competências é identificar o nível actual de proficiência de um indivíduo em competências específicas e comparar esse nível com as competências exigidas para a sua função ou com os padrões da indústria.
Tip: Zavvy customers uses our suite of tools to assess their emloyees ad leaders. With this data, they allocate specific career framework levels to base feedback and performance reviews.
2. Avaliações comportamentais
Uma avaliação cognitivo-comportamental pode envolver tarefas como completar uma série de puzzles, resolver problemas matemáticos ou responder a perguntas sobre cenários da vida real.
Essencialmente, está a verificar as competências naturais ou aprendidas que demonstram como os empregados reagem a determinadas situações no trabalho.
Por exemplo, os seus empregados cedem à pressão ou mantêm-se calmos e tomam decisões informadas?
Este tipo de avaliação ajuda a avaliar competências como:
- pensamento crítico;
- raciocínio;
- memória;
- tomada de decisões;
- resolução de problemas.
Os resultados da avaliação permitem-nos interpretar as capacidades cognitivas de um indivíduo e orientar o desenvolvimento de programas de formação específicos para melhorar essas capacidades.
3. Grupos de discussão e entrevistas
A interacção humana pode dizer-nos muito sobre as competências de um indivíduo e sobre as necessidades de formação de toda a empresa.
Mas suponhamos que não tem tempo para fazer entrevistas individuais aos trabalhadores. Nesse caso, os grupos de discussão podem fornecer informações sobre as lacunas de competências que os métodos baseados em dados não podem oferecer.
Falar com pessoas de todas as áreas de negócio é essencial durante uma análise de lacunas de competências.
Envolver os trabalhadores, a gestão e as partes interessadas para compreender as lacunas de competências individuais e da equipa, as expectativas e os recursos disponíveis.
4. Análise das competências da função
A clareza das funções é fundamental para o sucesso de qualquer organização, pelo que avaliar os requisitos de competência de cada função é uma óptima forma de medir as lacunas de competências.
Comece por analisar as tarefas e responsabilidades específicas de um determinado cargo. Em seguida, crie descrições de funções claras e significativas para cada uma delas. A partir daqui, compreenderá exactamente quais as competências necessárias para que um empregado desempenhe a sua função de forma eficaz.
5. 360 Feedback
Um processo de 360 graus reúne o feedback de colegas, gestores, subordinados directos e parceiros comerciais para fornecer uma visão completa das competências e do desempenho de um colaborador.
Esta abordagem de feedback de várias fontes é essencial para identificar quaisquer áreas de melhoria e ajuda a criar um plano de desenvolvimento personalizado.
➡️ Consulte o nosso guia para criar o seu próprio sistema de feedback 360.
6. Avaliações de desempenho
A análise do desempenho profissional de um funcionário é uma oportunidade para explorar os pontos fortes e fracos de cada um e identificar as lacunas de competências.
Director de Pessoas e Cultura, Grace Heexplica como a análise de competências anda de mãos dadas com as avaliações de desempenho em TeamBuilding.com.
"Desenvolver a base de competências da nossa força de trabalho existente ajuda a nossa equipa a melhorar e a atingir mais facilmente os seus objectivos diários de trabalho e de carreira. Normalmente, incentivo os nossos gestores a realizar uma "auditoria de competências" (revisão de competências e análise das necessidades de formação) como parte do diálogo sobre o desempenho (reuniões individuais e/ou avaliação anual do desempenho), para que possamos identificar potenciais lacunas de conhecimentos ou competências que possam afectar os planos a longo prazo da empresa ou o crescimento do indivíduo.
Ao avaliarmos regularmente os conhecimentos e as competências que já existem na nossa força de trabalho, podemos ajudar a desenvolver as carreiras dos funcionários existentes e melhorar as taxas de retenção, ao mesmo tempo que identificamos as competências e os conhecimentos necessários para as novas contratações, no que diz respeito ao planeamento da sucessão da equipa existente e à aquisição de talentos para a futura equipa."
Sugestão: Combine avaliações de desempenho com feedback 360º para obter os melhores resultados. Saiba como implementar e colher os benefícios das avaliações de desempenho 360 em 9 passos simples.
➡️ Descubra as diferenças entre as avaliações de desempenho e o feedback contínuo e como pode beneficiar da utilização de ambos.
O seu guia em 7 passos para o sucesso da análise das lacunas de competências
Siga estes sete passos para executar uma análise perfeita das lacunas de competências e garantir que está a tirar o máximo partido dos seus dados:
Lay the foundation for your plan
Antes de começar, planeie os objectivos da sua análise das lacunas de competências, que se baseia numa tomada de decisão cuidadosa.
Considerar:
- O âmbito da sua auditoria de lacunas de competências: Vai avaliar uma equipa específica ou toda a sua organização?
- Quem irá efectuar a auditoria: Basear a sua decisão no tempo e na afectação de recursos.
- Quando efectuar a análise: Lembre-se que os seus resultados podem não ser válidos durante muito tempo devido a novos desenvolvimentos no sector.
- Como responderá aos resultados: Assegure-se de que tem um plano para melhorar as lacunas de competências identificadas.
- Quais os métodos que vai utilizar para efectuar a sua auditoria: Ter em conta o tempo e o orçamento disponíveis.
- Como é que vai comunicar o processo aos seus empregados: Os trabalhadores podem estar preocupados com as avaliações e com as repercussões se não obtiverem pontuações elevadas nos testes específicos das funções.
Definir os objectivos futuros da sua organização e as competências necessárias
Num ThinkTank da Sofigate de líderes de RH, um cenário previsto sugere que todos os trabalhadores serão freelancers até 2030. Como resultado, deixará de haver necessidade de funções específicas. Em vez disso, cada pessoa trará o seu conjunto de competências para uma organização.
Prepare-se para esta previsão investindo agora nas competências de que a sua organização necessita e não nas funções que desempenha.
Inicie conversas internas sobre competências, mantenha-se a par das tendências do futuro do trabalho e determine uma lista de competências críticas de que a sua organização necessita para atingir os principais resultados empresariais.
➡️ Não sabe por onde começar? Descubra as competências transversais indispens áveis para o local de trabalho do futuro.
Realizar a sua auditoria de competências
Depois de identificar as competências de que a sua organização necessita, é altura de avaliar o seu desempenho, inventariando as competências actuais da sua força de trabalho.
➡️ Siga o nosso processo passo-a-passo completo para uma auditoria de competências abrangente.
For example, you might end up with something like this from The People Experience Hub, which charts skills gaps in HR against their perceived importance.
Analisar os dados sobre as lacunas de competências
Uma análise eficaz das lacunas de competências consiste em
- A: a referência das suas competências actuais
- B: as competências de que necessita para ser competitivo no seu sector e atingir os seus objectivos comerciais.
Só pode colmatar a lacuna entre A e B comparando estes pontos de dados e compreendendo as diferenças entre as suas competências actuais e as desejadas ou necessárias.
Definir percursos de aprendizagem para os trabalhadores
Utilize as reuniões 1:1, os check-ins e as avaliações de desempenho para comunicar os resultados aos colaboradores e discutir a forma como planeia utilizar a análise de competências para promover o seu crescimento.
Sugestão n.º 1: Sugerir percursos de aprendizagem e desenvolvimento para os empregados que necessitam de formação adicional.
Dica n. º 2: Estabeleça relações de tutoria ou de acompanhamento para melhorar as competências existentes.
Sugestão n.º 3: A chave é estabelecer um diálogo aberto e acolher as opiniões e ideias dos empregados sobre os seus percursos profissionais.
➡️ Utilize estes modelos de planos de formação robustos como ponto de partida para os seus programas de L&D.
Começar a colmatar as lacunas
Desenvolva estratégias claras para colmatar as lacunas de competências com que se depara. O objectivo?
Concentre-se nas competências que fazem mais sentido para a sua organização e, em seguida, dê prioridade ao preenchimento de eventuais lacunas o mais rapidamente possível.
Algumas intervenções a experimentar:
- programas de formação e desenvolvimento;
- recruiting and hiring strategies (e.g. expanding the hiring pool);
- gestão do desempenho.
A afectação de recursos está no cerne de todas estas intervenções, por isso, assegure-se de que tem a adesão das partes interessadas e o tempo, o orçamento e o pessoal necessários para se dedicar à sua análise de competências.
Acompanhar e medir os resultados
Estabelecer planos de melhoria do desempenho com base nas competências revistas para apoiar o pessoal no desenvolvimento de níveis de proficiência e na consecução de objectivos específicos.
As revisões regulares garantirão que os membros do pessoal se mantenham no caminho certo.
Todos os sectores estão em rápida evolução, pelo que a análise da escassez de competências não é algo que se possa fazer uma única vez.
Em vez disso, inclua no seu calendário anual controlos regulares das competências críticas e auditorias completas.
Dica: Acompanhe os resultados das suas intervenções, meça a sua eficácia e faça os ajustes necessários para futuras análises de lacunas de competências.
Modelo de análise das lacunas de competências
Siga uma abordagem estruturada de análise de lacunas de competências descarregando o nosso modelo completo aqui.
Poupará tempo, manterá a coerência e será mais fácil comunicar os resultados da sua investigação aos empregados e às partes interessadas.
8 Melhores práticas para efectuar uma análise das lacunas de competências
Siga as recomendações abaixo para obter um exemplo brilhante de como efectuar uma análise das lacunas de competências.
1. Espera-se que sejam efectuadas análises regulares das lacunas de competências
Prove que a aprendizagem contínua faz parte da cultura da sua empresa, tornando a análise das lacunas de competências uma actividade permanente.
Offering meaningful learning opportunities that align with the talents and potential of your existing people will deliver a competitive advantage to your organization and improve employee engagement.
2. Alinhar a análise das lacunas de competências com os objectivos da empresa
Link your skills gap analysis to the core objectives of your business. Perhaps you're expanding into a new business domain, are planning an upcoming project, or have noticed a specific skill on the rise in your industry. Whatever your motivation, keep your analysis in the same lane as your business goals.
Key steps to streamline this process:
- Define key goals: Understand your business's immediate and future aims.
- Identify relevant skills: Pinpoint skills essential for achieving these goals, like digital competencies for a tech-focused expansion.
- Focus on strategic skills: Prioritize the development of skills that directly contribute to your strategic targets.
- Integrate analysis outcomes: Apply the insights from your analysis to refine your business strategy, ensuring workforce development aligns with business ambitions.
3. Manter-se a par das tendências do sector
Há alguns anos, a palavra "zoom" significava chegar a algum lado muito depressa, enquanto "híbrido" era um tipo de automóvel.
Estas alterações vocabulares ilustram como o panorama do trabalho e a tecnologia que o suporta sofreram alterações incomensuráveis num curto espaço de tempo.
Business leaders must therefore:
- Consult industry reports: Regularly access insights from authorities like Gartner to stay informed about how technological shifts, such as cloud computing, are influencing your sector.
- Engage in industry networks: Use platforms like LinkedIn for real-time discussions on technological trends and skill needs.
- Observe competitors: Monitoring how peers respond to technological advancements can guide your training focus areas.
4. Aprofundar a proficiência em competências
"Competências" é um termo abrangente que engloba uma variedade de competências técnicas (como competências digitais e analíticas) ou competências transversais (como empatia e capacidade de comunicação).
Mas saber quais as competências de que necessita deve ser apenas o ponto de partida da sua análise.
Aprofunde-se, identificando o nível ideal de proficiência para cada competência e as que os empregados ou candidatos possuem.
Esta etapa é mais uma oportunidade para utilizar avaliações de competências para avaliar conhecimentos específicos numa área, em vez de confiar nos empregados para auto-declararem os seus níveis.
5. Priorizar a sua lista de competências
Poucas organizações têm orçamentos ilimitados, pelo que terá de dar prioridade ao investimento em determinadas competências em detrimento de outras.
Dica: Faça uma lista das competências mais importantes que lhe permitirão atingir os seus objectivos e determine quais os trabalhadores que precisa de requalificar em primeiro lugar e que proporcionarão mais valor à sua empresa.
6. Conseguir a adesão das principais partes interessadas
Consulte sempre as partes interessadas da empresa antes, durante e depois da análise das lacunas de competências. A lista de partes interessadas será diferente para cada empresa, mas pode incluir
- líderes de equipa;
- peritos no domínio;
- liderança executiva;
- contactos de recrutamento.
Dica: Certifique-se de que todos estão empenhados no processo e dispostos a afectar recursos em conformidade.
7. Basear as decisões relativas às competências em dados
Os dados são seus amigos quando se trata de analisar as lacunas de competências.
Reúna o máximo de dados possível e analise os números sobre os empregados actuais e potenciais, os seus níveis de competências e as futuras necessidades de pessoal da sua organização.
Em seguida, quantificar a necessidade de cada competência a partir daqui.
Dica: Se o seu instinto lhe diz para explorar o potencial de outra área de competências, apoie sempre as suas decisões com dados concretos.
8. Controlar a implementação da análise de competências
Tentativa de mergulhar de cabeça e analisar tudo? Em vez disso, aborde a sua análise de lacunas de competências por fases, começando por uma área que tenha o maior impacto e depois expandindo a partir daí.
Sugestão: Esta abordagem ponderada permitir-lhe-á aprender à medida que avança, fornecendo informações valiosas sobre a gestão do processo, o controlo dos custos e a comunicação com os empregados.
👨💼 Porque é que uma análise das lacunas de competências é importante para os RH?
Um dos principais objectivos dos RH é assegurar que os empregados possuem as competências necessárias para o sucesso profissional.
Eis oito razões principais pelas quais uma análise das lacunas de competências é fundamental para os RH.
- Gain a detailed overview of your workforce: A skills gap analysis provides granular detail about the strengths and weaknesses of your workforce and team or individual skills. You'll dig deep into the skills your people already possess compared to those they need to remain competitive now and in the future.
- Enable strategic workforce planning: Understanding current employee competencies allows you to anticipate future talent management needs and develop strategies to ensure a smoothly running business. Your insights will also improve your recruitment strategies—you'll create a hiring pool database and filter by skill set to pinpoint the best-fit candidates for your role.
- Identify internal skill needs: Auditing employee skills enables you to determine each individual's training requirements and development goals accurately. You may also have to identify skills used in defunct roles and repurpose them in new business areas. For example, automation may replace a bank teller's role. But someone working as a teller likely has strong numeracy and problem-solving skills that might be repurposed in a data analyst role.
As iniciativas de actualização e requalificação melhorarão a competência e o empenho dos trabalhadores, proporcionando-lhe uma equipa mais motivada, com maior satisfação no trabalho e produtividade.
- Facilitate succession planning: Understanding each employee's skill set allows you to identify potential successors for key roles. Proper succession planning allows your organization to continue running smoothly when key staff members leave, avoiding significant disruption.
➡️ A sua empresa tem um plano de sucessão em vigor? O nosso guia essencial ajudá-lo-á a preparar-se para as transferências em posições críticas.
- Plan L&D needs: Your HR team will accurately assess your staff's current and future learning and development needs. And your skills gap analysis will also guide decision-making on resource allocation and budgeting for L&D.
Mas lembre-se: é possível colmatar as lacunas de competências mesmo que o orçamento dedicado seja reduzido.
- Enhance performance management: Establish performance improvement plans based on reviewed skills to support staff in developing their proficiency levels and reaching specific targets. For example, perhaps an employee has entry-level green skills, but their growth plan requires a deeper proficiency to meet collective sustainability goals. Regular performance reviews will ensure that staff members remain on track.
➡️ Melhore ainda mais os seus sistemas de gestão do desempenho com as nossas melhores sugestões.
- Respond to digital transformation: Bridging the digital skills gap is an ongoing challenge as companies and individual workers struggle to keep pace with automation and machine learning technologies.
O Índice Global de Competências Digitais da Salesforce , que inclui dados de 19 países, revelou que os trabalhadores obtiveram 33 em 100 pontos em áreas como:
- preparação digital;
- acesso a recursos de I&D;
- nível de competência;
- participação em acções de formação.
Uma análise das lacunas de competências incentiva as equipas de RH a manterem-se atentas às tendências de transformação digital na força de trabalho e a monitorizarem os pontos em que a sua empresa fica aquém.
- Gain a competitive advantage: You will need more than performing a skills gap analysis to help your company stay ahead of the competition. You need to act on the data. Designing interventions to bridge the gap between your current position and your goals will give you a competitive edge over industry rivals.
When time frames are tight and resources are limited, you can target priority areas and focus resources on the most beneficial competencies.
➡️ Colmatar as suas lacunas de competências com Zavvy
ZavvyO conjunto de ferramentas de capacitação dos trabalhadores da empresa será parte integrante da sua análise de lacunas de competências. Seleccionámos estas soluções para integrar no seu processo:
- Planos de crescimento: defina a progressão na carreira com os nossos modelos personalizáveis. Coloque os colaboradores no centro das suas carreiras e associe as aptidões e competências às oportunidades de I&D.
- Quadros de carreira: dê aos seus empregados razões para se empenharem na melhoria de competências, definindo as funções nas suas organizações e percursos de carreira claros entre elas.
- 👨🎓 Learning management system: build and run engaging training programs for your team using science-backed methods like spaced repetition, microlearning, and social learning. These are highly enjoyable and increase knowledge retention compared to traditional methods.
- Software de feedback 360: continue as conversas sobre desenvolvimento de competências incorporando-as nas avaliações de desempenho e nos controlos regulares. Utilizar ciclos de 360º para recolher feedback de uma vasta selecção de pares para ajudar na análise contínua das lacunas de competências.
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❓ FAQs
What are the three 3 fundamental components of a gap analysis?
The three fundamental components of a gap analysis are: assessing the current state, defining the desired state, and identifying gaps.
Firstly, organizations need to conduct a thorough examination of the existing skill levels of employees across different roles and functions. This involves gathering data through performance evaluations, skills assessments, and feedback mechanisms to understand the strengths and weaknesses of the workforce.
Secondly, organizations must clearly define the desired skill set or competency standards required to achieve their strategic objectives. This involves identifying the skills needed to drive innovation, meet customer demands, and maintain a competitive edge in the market.
Finally, organizations must identify the gaps between the current and desired skill levels to determine areas for improvement.
What are examples of skill gaps?
Examples of skill gaps may include:
- Technical skills: Employees may lack the necessary expertise in using specific software, tools, or technologies relevant to their roles. For example, a software developer may lack proficiency in a programming language or a specific technology required for their role. Or, a marketing specialist may struggle with data analysis skills required for effective campaign performance measurement.
- Soft skills: An employee may have strong technical skills but lack effective communication or teamwork skills. Employees may face challenges in expressing ideas clearly, actively listening, or conveying information effectively to colleagues, clients, or stakeholders. This can hinder collaboration, productivity, and relationship-building within teams.
- Leadership skills: A manager may need development in areas such as decision-making, conflict resolution, or strategic thinking to effectively lead their team.
What is the skills gap strategy?
A skills gap strategy refers to the plan or approach adopted by an organization to address skill gaps among its workforce. This may involve: training and development programs, coaching and mentoring, recruitment, succession planning, performance management, cross-training and job rotations.