Come utilizzare i piani di miglioramento delle prestazioni per creare una cultura di sostegno e di alto rendimento
Se i vostri dipendenti non sanno di avere un problema relativo alle loro capacità e competenze, come possono migliorare?
Ma se i vostri dipendenti non possono fare nulla per le loro prestazioni, questo potrebbe impedire all'azienda di raggiungere i suoi obiettivi.
È qui che entra in gioco un piano di miglioramento delle prestazioni (PIP).
I dipendenti non possono leggervi nel pensiero. Certo, alcuni potrebbero avere un'idea del loro calo di produttività, ma potrebbero avere difficoltà a trovare la giusta linea d'azione.
È vostro dovere aiutare i dipendenti a migliorare le loro competenze e conoscenze. Ma non trattate i PIP come misure correttive che diffondono il panico sul posto di lavoro.
I PIP efficaci sono uno dei tanti strumenti a disposizione per creare una cultura positiva sul posto di lavoro, basata sui valori dell'apprendimento e del miglioramento costanti, della collaborazione e del sostegno.
Avete difficoltà a iniziare? Abbiamo tutto ciò di cui potreste aver bisogno: consigli, esempi e un modello di piano.
🧰 Cos'è un piano di miglioramento delle prestazioni (PIP)?
Un piano di miglioramento delle prestazioni è uno strumento di supporto per i dipendenti che presentano carenze nelle prestazioni, con l'obiettivo di aiutarli a superare i problemi di rendimento.
I PIP possono essere considerati come delle tabelle di marcia che indicano ai dipendenti come raggiungere la meta di un aumento delle prestazioni. Alcuni elementi di questa tabella di marcia includono:
- formazione;
- upskilling o reskilling;
- coaching e mentoring, ecc.
I PIP consentono ai dipendenti di identificare i propri punti deboli e i modelli comportamentali negativi, fornendo al contempo linee guida per il miglioramento al fine di raggiungere specifici standard di prestazione.
Inoltre, questo strumento documentato definisce gli obiettivi individuali dei dipendenti, le scadenze per il raggiungimento degli obiettivi fissati e le conseguenze dei vari risultati. Inoltre, include le risorse disponibili che l'organizzazione metterà a disposizione dei dipendenti per il loro miglioramento.
Suggerimento n. 1: la qualità di un PIP e la sua attuazione sono fondamentali per il successo della gestione delle prestazioni dei dipendenti.
Suggerimento n. 2: non volete che i dipendenti che gestite ritengano che la loro valutazione sia stata ingiusta.
⚖️ Dovete implementare i PIP?
"Penso che sia molto importante avere un ciclo di feedback, in cui si pensa costantemente a ciò che si è fatto e a come si potrebbe fare meglio". Elon Musk.
Il 75% dei dipendenti apprezza i sistemi di feedback. Tuttavia, l'85% dei dipendenti prenderebbe in considerazione l'idea di licenziarsi se ritenesse ingiusta la propria valutazione delle prestazioni.
Quindi, la domanda è: dovreste implementare i PIP?
I vantaggi dell'utilizzo dei piani di miglioramento delle prestazioni sono molteplici, ma ci sono anche alcuni svantaggi essenziali da considerare.
🟢 I vantaggi dei PIP
Di seguito sono riportati alcuni dei principali vantaggi derivanti dall'implementazione di piani di miglioramento delle prestazioni dei dipendenti.
Migliora la cultura aziendale
La cultura aziendale è il modo in cui le organizzazioni fanno le cose. Comprende comportamenti e atteggiamenti informali e sistemi strutturati.
I PIP rafforzano la responsabilità, spingendo tutti a lavorare e a raggiungere gli obiettivi dell'azienda. Di conseguenza, i dipendenti non avranno problemi ad apprendere nuove competenze per svolgere bene il proprio lavoro. E questo, a sua volta, aumenterà la produttività.
Migliora le prestazioni dei dipendenti
Il 74% dei dipendenti è disposto a riqualificarsi o ad apprendere nuove competenze per rimanere occupabile.
Poiché il PIP definisce un piano per affrontare le difficoltà di un dipendente, lo aiuterà a migliorare le sue capacità a livello personale.
Un dipendente ben formato sarà più capace di svolgere il proprio lavoro e avrà prestazioni migliori. In questo modo, non sarà necessario sostituirli.
Inoltre, investire nei dipendenti paga a lungo termine. Saranno disponibili se dovrete occupare le posizioni vacanti che si creeranno quando qualcuno andrà in pensione o si licenzierà.
Più efficace che affidarsi a revisioni annuali
Circa il 64% dei dipendenti ritiene che il feedback ricevuto debba essere migliorato.
Inoltre, il 92% dei dipendenti vuole un feedback più di una volta all'anno.
I piani di miglioramento delle prestazioni sono quindi un'ottima alternativa.
In genere, i PIP durano da 30 a 90 giorni. Ciò consente di fornire feedback ai dipendenti con maggiore frequenza, permettendo loro di ottenere più informazioni sulla loro crescita e di implementare più rapidamente eventuali suggerimenti.
Risparmio di tempo e denaro
Quando un dipendente non rispetta regolarmente le aspettative e non cambia, non avete altra scelta che licenziarlo. Ma licenziare i dipendenti significa assumere e formare altre persone per ricoprire quelle posizioni senza sapere se saranno all'altezza.
Non c'è da stupirsi che la perdita di un dipendente possa costare alla vostra azienda dal 150 al 200% del suo stipendio annuale.
Dovrete spendere soldi per pubblicizzare il posto vacante, per selezionare e intervistare i candidati e per l'inserimento in azienda. Allo stesso tempo, la produttività complessiva del team ne risentirà fino alla copertura della posizione e anche oltre, fino al completamento dell'onboarding.
Pertanto, l'utilizzo di un PIP per formare e sviluppare i talenti esistenti farà risparmiare tempo e denaro.
Inoltre, potete assistere alla crescita della carriera dei dipendenti e promuoverli dall'interno, dato che il talento è già disponibile. È una situazione vantaggiosa per tutti.
🛑 I contro dei PIP
Ma i PIP non sono tutti rose e fiori. Molti dipendenti possono farsi prendere dal panico quando ricevono un PIP, interpretandolo erroneamente come un prequel del loro licenziamento.
Abbassamento del morale dei dipendenti
Il dipendente medio può ritenere che seguire un PIP sia un attacco personale alle sue capacità. Quindi, potrebbe abbassare il loro morale, renderli più disimpegnati sul posto di lavoro e causare problemi.
Aumento del turnover dei dipendenti
Se i dipendenti considerano un piano di miglioramento delle prestazioni come un avvertimento o un'azione disciplinare, è probabile che si disimpegnino e inizino a cercare un altro lavoro.
Suggerimento: è vostra responsabilità comunicare chiaramente e convincere i dipendenti che i PIP sono uno strumento per aiutarli. Allo stesso tempo, però, è necessario essere chiari sulle aspettative di rendimento.
In quali circostanze le prestazioni sono inferiori alle aspettative?
🕖 Quando si dovrebbeimplementare un PIP?
A causa delle reazioni contrastanti che un PIP può suscitare, trattatelo con attenzione.
Naturalmente, non tutti i dipendenti o le prestazioni negative ne richiedono uno. Ma alcune situazioni richiedono un PIP.
Ecco quando i dipendenti possono aver bisogno di piani di miglioramento personale.
Quando la vostra azienda è in fase di pivoting
I cambiamenti organizzativi significativi possono avere perfettamente senso per voi. Ma molti dipendenti probabilmente vi si opporranno.
L'introduzione di piani di miglioramento delle prestazioni può funzionare nel momento in cui l'azienda si sposta, soprattutto se coinvolge più persone.
Suggerimento: potete inquadrare ogni PIP come una ridefinizione dei ruoli aziendali e assicurarvi che ogni dipendente sia pronto a gestire i cambiamenti.
In questo modo i dipendenti saranno meno sulla difensiva e più propensi a partecipare alla trasformazione, migliorando al contempo le proprie competenze.
Quando i requisiti del ruolo cambiano radicalmente
L'introduzione di nuove tecnologie è problematica perché può cambiare completamente il modo in cui ognuno lavora.
La buona notizia è che il 69% dei manager che considerano le loro trasformazioni digitali un successo ha offerto formazione prima e dopo il go-live.
Quando un'azienda abbraccia una nuova forma di tecnologia o sperimenta un'innovazione tecnologica, è il momento giusto per introdurre i PIP.
Suggerimento: potete ridefinire i ruoli e le aree di interesse, creare un piano di sviluppo e crescita, fornire continuamente feedback e monitorare i progressi dei dipendenti.
Quando il rendimento del dipendente è davvero basso
Quando le prestazioni di un dipendente si deteriorano a tal punto che l'azienda non può più ignorarle, è necessario utilizzare un PIP per offrire a quel dipendente l'ultima possibilità di sistemare le cose e salvare il proprio posto di lavoro.
🪜 Creare un piano di miglioramento delle prestazioni in 7 passi
Come si presenta un buon piano di miglioramento delle prestazioni?
Ecco una guida per creare un piano efficace per i vostri dipendenti.
1. Determinare le prestazioni accettabili
Iniziate definendo quali sono le prestazioni accettabili per il dipendente e per la posizione che occupa.
Che aspetto ha il successo per chi ricopre una determinata posizione?
Suggerimento: è possibile specificare le prestazioni accettabili in termini di produttività, impegno, tempo, ecc.
Ad esempio, se il dipendente è un venditore, è necessario specificare le vendite medie previste per settimana, mese o anno.
D'altra parte, per un manager, alcuni dei problemi che possono sorgere potrebbero riguardare:
- se trattano bene i loro junior,
- le prestazioni complessive della squadra sotto il loro controllo,
- se danno l'esempio, ecc.
2. Indagare le cause principali di prestazioni insoddisfacenti.
Quando le prestazioni di un dipendente calano in modo significativo, potrebbe esserci una buona ragione per cui quella persona non è più produttiva come dovrebbe o come era in passato.
Ad esempio, il dipendente potrebbe aver appena adottato un bambino, aver affrontato un divorzio o essere affetto da una grave malattia.
Suggerimento: la comprensione della causa principale del problema consente di determinare l'azione migliore da intraprendere per migliorare le prestazioni.
3. Creare obiettivi misurabili
Gli obiettivi devono essere misurabili. Inoltre, devono essere specifici per i ruoli e le situazioni personali dei dipendenti.
Suggerimento: utilizzate obiettivi specifici, misurabili, raggiungibili, pertinenti e limitati nel tempo (SMART).
Ad esempio, si potrebbe stabilire che il dipendente deve generare vendite di macchinari agricoli per un valore di 200.000 dollari entro tre mesi.
Ricordate che se i vostri obiettivi sono irrealistici e non quantificabili, sarà difficile per qualcuno raggiungerli. Quindi, iniziate a ricercare ogni ruolo e a capire come contribuisce agli obiettivi aziendali. Tenete conto anche delle risorse e dei sistemi di supporto esistenti in azienda.
➡️ Scoprite 14 esempi di obiettivi di sviluppo e i modi per raggiungerli.
4. Comunicare chiaramente con i dipendenti
È fondamentale far capire al dipendente che un PIP non è né un'azione disciplinare né il preambolo di un licenziamento. I dipendenti non devono sentirsi minacciati quando vengono messi sotto sorveglianza.
Suggerimento: fate in modo che i vostri dipendenti vedano i PIP come uno strumento che li aiuta a superare le carenze e a dare il meglio di sé.
5. Porre l'accento sulla positività
Dovete essere il più positivi possibile in ogni fase del piano di miglioramento delle prestazioni.
Suggerimento: anche quando si parla di un'azione negativa, evitate di attaccare la persona che recensite.
6. Redazione di un piano d'azione
La strategia di miglioramento delle prestazioni deve comprendere un piano d'azione con alcuni elementi essenziali:
- Obiettivi intelligenti, come discusso in precedenza.
- Pietre miliari che i dipendenti possono raggiungere e festeggiare. Il raggiungimento delle pietre miliari consentirà ai dipendenti di provare un senso di realizzazione, rendendo l'intero processo più positivo.
- Una tempistica che includa ogni pietra miliare fino a quando il dipendente non raggiunge il 100% degli obiettivi prefissati. Un piano di miglioramento delle prestazioni non può durare all'infinito.
- Un programma di check-in per offrire un feedback pertinente e affinare le aree di interesse.
- Tutte le risorse disponibili. Ad esempio, il dipendente dovrà seguire dei corsi online o l'azienda fornirà recensioni da parte di colleghi e clienti? In alternativa, qualcuno offrirà un tutoraggio individuale per guidare il dipendente attraverso le sue conoscenze?
7. Assicurarsi che il dipendente comprenda le aspettative di rendimento e le possibili ripercussioni.
È necessario spiegare come l'azienda aiuterà i dipendenti a raggiungere gli obiettivi del PIP. Ciò significa comunicare chiaramente le aspettative dell'azienda e le possibili ripercussioni in caso di mancato raggiungimento degli obiettivi prefissati.
Suggerimento: Ricordate che quanto più chiare sono le aspettative dell'azienda, tanto meglio sarà per voi in caso di controlli legali.
💡 7 suggerimenti per PIP efficaci
Il successo o il fallimento dei vostri piani di miglioramento delle prestazioni dipenderà in larga misura da come li strutturerete e li attuerete. Di seguito sono riportati sette consigli per realizzare PIP efficaci.
Siate diretti e specifici nel comunicare i risultati dell'analisi delle prestazioni.
Dovete spiegare chiaramente a ogni dipendente in esame quali sono i suoi problemi.
Dovete anche far luce su eventuali modelli specifici di comportamento che devono essere affrontati.
Suggerimento: includete le precedenti valutazioni delle prestazioni e i feedback dei colleghi, in modo che capiscano su cosa devono lavorare.
Redigere un programma preliminare per le sessioni di check-in e feedback.
Comunicate anche come misurerete i progressi del dipendente. Ad esempio, si possono utilizzare revisioni del team e sondaggi di feedback.
Avere un atteggiamento positivo e costruttivo
Quando si sviluppano le competenze di un collaboratore, è necessario formulare critiche costruttive personalizzate, elogiando le cose fatte correttamente e indicando chiaramente le aree in cui il collaboratore deve ancora migliorare.
Suggerimento: Ricordate di criticare l'azione, non la persona. Questo vi aiuterà a prevenire la demoralizzazione e la difesa.
Inoltre, dovete offrire soluzioni realistiche e pratiche per risolvere i problemi del dipendente. Inoltre, evitate di fare da micromanager al dipendente, in modo che possa avere spazio per lavorare sulle sfide che deve affrontare.
➡️ Per ulteriori best practice e suggerimenti sull'uso del feedback per creare una cultura lavorativa coinvolgente, consultate le nostre 20 best practice per il feedback dei dipendenti.
Abbracciare la comunicazione bidirezionale
Per risolvere i problemi dei dipendenti è necessaria la partecipazione di tutte le parti interessate, compreso il dipendente le cui prestazioni sono sotto esame. Quindi, ascoltateli e chiedete la loro versione della storia e i loro suggerimenti sul da farsi.
Suggerimento: Le persone sono più propense ad accettare il cambiamento quando possono affrontare in modo proattivo i loro problemi. Inoltre, poiché hanno informazioni di prima mano sui loro problemi, potrebbero offrire spunti da includere nel piano d'azione.
Siate sinceri sulle aspettative e sulle ripercussioni.
Non possiamo sottolineare quanto sia importante condividere le vostre aspettative di rendimento e di miglioramento. E quanto più specifici potete essere, tanto meglio.
Suggerimento n. 1: fate sapere ai dipendenti cosa vi aspettate da loro dopo l'accesso alle risorse disponibili.
Ad esempio, quali sono le aspettative di rendimento dopo la formazione?
Suggerimento n. 2: inoltre, quando comunicate le vostre aspettative, siate il più possibile concreti, in modo che non prendano le cose sul personale, ma comprendano la gravità della loro situazione.
Suggerimento n. 3: ricordate inoltre di indicare chiaramente le conseguenze in caso di mancato raggiungimento degli obiettivi, tra cui il licenziamento, il trasferimento a un altro reparto e la retrocessione.
Documentate le conversazioni durante le riunioni di check-in
I PIP possono tornare a perseguitarvi.
Per questo motivo, è necessario documentare le discussioni durante le riunioni di check-in.
Suggerimento: Gli appunti delle riunioni saranno un ottimo punto di riferimento per voi e per il dipendente sotto la vostra supervisione.
Valutare la progressione del piano
Senza feedback, i piani di miglioramento delle prestazioni non funzionano.
Quindi, utilizzate le valutazioni delle prestazioni a 360 gradi per distribuire l'onere di fornire critiche in modo trasversale e dall'alto verso il basso. Pertanto, i manager, i colleghi e persino i clienti offriranno un feedback.
È possibile condurre revisioni delle prestazioni a 360 gradi attraverso riunioni di verifica individuali in cui si discute personalmente con il dipendente. Inoltre, è possibile includere sondaggi e valutazioni delle prestazioni e dei colleghi.
Suggerimento: ogni parte dovrebbe offrire un feedback indipendente per evitare pregiudizi.
Potete quindi lavorare con il dipendente per perfezionare le aree di interesse in base al feedback. Una volta completata una fase del piano di miglioramento, migliorando il comportamento, la produttività e le competenze, il dipendente può passare alla fase successiva.
Premiare il successo alla fine del piano
Programmi di riconoscimento e ricompensa efficaci aumentano le prestazioni medie dei dipendenti dell'11,1%. Pertanto, non si può prescindere dal premiare i successi alla fine del piano.
Naturalmente, una delle ricompense più significative alla fine del periodo PIP è la libertà che il dipendente ottiene dal controllo del proprio supervisore.
Ma si può offrire loro di più in termini di ricompense.
Suggerimento: Considerate la possibilità di dare riconoscimenti pubblici e privati all'eccellente lavoro svolto, un pranzo gratuito, viaggi pagati con i colleghi, carte regalo, biglietti di ringraziamento scritti a mano, ecc.
🏢 E sempi di piano di miglioramento delle prestazioni
Ecco alcuni esempi di piani di miglioramento delle prestazioni che vale la pena emulare.
Migliorare il servizio clienti
Se volete che un dipendente migliori il suo servizio clienti, prevedete dei meccanismi che permettano di avere un feedback da parte dei clienti. Questi possono essere sotto forma di sondaggi, recensioni online e testimonianze.
Inoltre, formate i dipendenti e metteteli in condizione di essere empatici e di trovare proattivamente soluzioni ai problemi dei clienti.
E non fa mai male introdurre strumenti tecnologici che aiutino tutti a lavorare in modo più efficiente.
Ad esempio, un centro dati può creare un PIP per un rappresentante del servizio clienti che ha ricevuto diversi reclami dai clienti. I clienti non erano soddisfatti delle soluzioni fornite ai loro problemi con i prodotti e del comportamento scortese, quindi è necessario affrontare questi problemi.
Il PIP comprenderà:
- Un corso di aggiornamento sui dettagli dei prodotti e sulla gestione dei clienti.
- Obiettivo: ottenere almeno quattro testimonianze positive da parte dei clienti entro 60 giorni.
Migliorare la produttività
Quando i dipendenti non producono quanto dovrebbero in un determinato giorno o settimana, può essere utile far seguire loro un piano di miglioramento delle prestazioni.
Ad esempio, supponiamo di gestire un'agenzia di content marketing e SEO B2B SaaS. Uno dei vostri migliori scrittori inizia ad avere un ritardo significativo. Invece di scrivere le 15.000 parole settimanali standard, ne presenta solo 5.000. Ma voi chiedete una maggiore produttività. Chiedete al dipendente cosa c'è che non va e lui vi dirà che ha appena adottato un bambino e sta lottando per farcela.
In considerazione delle ulteriori responsabilità dello scrittore in quanto neo-genitore, potreste fissare un limite di 10.000 parole a settimana, ordinargli di inviare 2.000 parole di lavoro al redattore supervisore entro la fine di ogni giornata e programmare un check-in bisettimanale per almeno tre mesi.
Se lo scrittore ha successo, mantiene il suo lavoro. Se invece fallisce, potreste doverlo licenziare o declassare a un lavoro meno remunerativo.
Migliorare le competenze specifiche del ruolo
L'esempio che segue è quello di uno scrittore di content marketing con bassa produttività e scarse competenze SEO e grammaticali.
Aree di miglioramento:
- Bassa produzione di scrittura
- Errori grammaticali eccessivi
- Scarse competenze SEO
Principali obiettivi del piano di miglioramento delle prestazioni:
- Aumentare la produzione di scrittura.
- Acquisire competenze SEO.
- Incorporare nuovi strumenti per migliorare la qualità della scrittura.
Pietre miliari del miglioramento:
- Aumentare la produzione scritta da 5.000 a 10.000 parole a settimana.
- Ogni articolo deve raggiungere almeno il 90% su Grammarly.
- Imparate a utilizzare Clearscope per incorporare parole chiave pertinenti nel contenuto e nella meta descrizione.
È necessario un supporto aggiuntivo:
- sessione di coaching sulle migliori pratiche per un contenuto di successo.
- Account premium di Grammarly e Clearscope.
Piano d'azione e scadenze:
- Inviare 2.000 parole entro la fine di ogni giorno feriale entro il 19/11/2022.
- Create articoli con errori minimi passandoli attraverso Grammarly Premium. Verificate anche la presenza di plagi.
- Guardare il video di formazione su Clearscope fornito via e-mail dall'editore. Completare la formazione su Clearscope entro il 29 settembre 2022.
- Creare il primo articolo sulla piattaforma Clearscope e assicurarsi che ottenga almeno un punteggio B+ entro il 5 ottobre 2022.
- Incorporare Clearscope nel flusso di lavoro quotidiano entro il 19/11/2022.
Programma di follow-up:
Check-in settimanale 1:1 - ogni venerdì alle 20.00 in videoconferenza.
📝 Modelli di piano di miglioramento delle prestazioni
Abbiamo creato un modello di piano di miglioramento delle prestazioni per aiutarvi. È possibile personalizzarlo facilmente per ogni singolo dipendente.
Di seguito troverete il modello di piano di miglioramento delle prestazioni in formato pdf modificabile.
Abbiamo anche creato una versione word del nostro modello.
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Con gli strumenti giusti, potete mettere i dipendenti alla guida della loro crescita e del loro sviluppo.
Il nostro software di sviluppo dei dipendenti consente cicli di crescita e sviluppo senza soluzione di continuità. Tutti i vostri dipendenti possono beneficiare di un quadro di competenze:
- comprendere i loro ruoli e
- cosa devono fare per adempiere con successo alle loro responsabilità.
E per ogni dipendente le cui prestazioni devono essere migliorate, c'è sempre il nostro software di feedback a 360. È possibile utilizzarlo per ottenere feedback da tutte le parti interessate a tutti i livelli dell'organizzazione, migliorando l'impegno, le prestazioni e la crescita.
Raccogliete feedback significativi e attuabili e collegateli agli obiettivi di sviluppo dei dipendenti. Questa è la formula vincente per un team impegnato e performante.
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Piano di miglioramento delle prestazioni ❓ Domande frequenti
Un piano di miglioramento delle prestazioni è un'azione disciplinare?
I PIP non sono destinati a disciplinare i dipendenti, ma possono servire come supporto formale per i dipendenti con prestazioni insufficienti.
È necessario un piano di miglioramento delle prestazioni?
I PIP non sono sempre richiesti, a meno che le scarse prestazioni di un dipendente non siano significative e incidano sugli obiettivi e sui risultati dell'azienda.
I piani di miglioramento delle prestazioni sono efficaci?
I PIP ben strutturati, che delineano obiettivi specifici e forniscono risorse complete, sono efficaci.
Quindi, per essere efficaci, è necessario chiarire: gli obiettivi del collaboratore, le scadenze, i materiali di supporto, il calendario dei controlli, ecc.
Quando si dovrebbe utilizzare un piano di miglioramento delle prestazioni?
I PIP devono essere utilizzati quando le scarse prestazioni di un dipendente hanno un impatto significativo sul morale del team, sulla produttività dell'azienda e sui risultati.
Quanto deve durare il piano di miglioramento delle prestazioni?
La maggior parte dei PIP dura da 30 a 90 giorni, a seconda della gravità del problema.