Metriche essenziali di onboarding per migliorare l'esperienza dei dipendenti e i profitti.
Un buon onboarding getta le basi per un'esperienza e un rendimento lavorativo notevoli.
Ma come potete sapere che il vostro processo di onboarding è "buono" senza tracciarlo?
Prendiamo ad esempio Online Optimism. Se non avessero monitorato il loro onboarding, non si sarebbero accorti di aver mantenuto più dipendenti che hanno ricevuto presentazioni al personale non di reparto rispetto a quelli che non le hanno ricevute.
Alasco, Roadsurfer, e Storyblok potrebbero identificare i cambiamenti nel time-to-productivity dei nuovi assunti, nella soddisfazione dei dipendenti e nell'impegno misurando le metriche di onboarding.
Leggete questo articolo per scoprire come misurare l'onboarding per migliorare il vostro percorso di onboarding, i risultati del lavoro e i tassi di ritenzione dei talenti. Proprio come hanno fatto Alasco, Online Optimism e Roadsurfer .
📈 Quali sono le metriche e i KPI dell'onboarding dei dipendenti?
Le metriche di onboarding misurano le prestazioni e i progressi del processo di onboarding dei dipendenti.
Alcuni esempi di metriche di onboarding sono:
- tempo di completamento dell'onboarding;
- top performer;
- tasso di completamento della formazione dei nuovi assunti;
- tempo di produttività, ecc.
In generale, le metriche di onboarding saranno più operative. I KPI per l'onboarding, invece, misurano le prestazioni in base agli obiettivi aziendali chiave e alle esigenze organizzative. Pertanto, i KPI devono essere di natura più strategica.
Supponiamo che la vostra azienda voglia migliorare la fidelizzazione dei dipendenti. Gli indicatori chiave potrebbero includere:
- punteggio di coinvolgimento dei dipendenti;
- punteggio di soddisfazione alla prima settimana e
- employee net promoter score.
Altri esempi di KPI per l'onboarding sono:
- tasso di turnover dei nuovi assunti;
- tasso di soddisfazione sul lavoro dei nuovi assunti;
- risparmio di risorse grazie all'automazione dell'onboarding.
Non tutte le metriche sono KPI, ma tutte le KPI sono metriche. Gli indicatori sono collegati agli obiettivi e alle esigenze dell'azienda.
Ma sia le metriche di onboarding che i KPI riveleranno il grado di successo e di efficacia del vostro processo.
Esistono diversi metodi per misurare i progressi e l'impatto del processo di onboarding.
Ad esempio, potete inviare un sondaggio sull'onboarding dopo o durante l'onboarding per misurare la soddisfazione e la preparazione percepita dai dipendenti.
Un altro metodo consiste nell'utilizzare un software per monitorare i progressi dei dipendenti.
Ad esempio, quante fasi hanno completato nel loro percorso di onboarding?
Suggerimento: quando si utilizza un software di onboarding, è possibile integrare facilmente un sondaggio eNPS come fase finale del percorso di onboarding e aggregare i dati su tutta la coorte di nuovi iscritti.
🏆 3 vantaggi principali del monitoraggio delle metriche di onboarding
Migliorare l'esperienza di onboarding dei dipendenti
Il principale vantaggio del monitoraggio del processo di onboarding è capire come i dipendenti percepiscono il percorso di onboarding dell'azienda.
Conoscere i loro sentimenti riguardo al viaggio e le azioni che hanno evocato tali sentimenti può aiutarvi a migliorare l'esperienza di onboarding dei dipendenti.
Secondo HBR, migliori esperienze di onboarding portano a un maggiore coinvolgimento dei nuovi dipendenti, alla fidelizzazione dei talenti e alla fiducia nei nuovi assunti.
Quindi, se si traccia correttamente, si scoprirà:
- Cosa rende i nuovi assunti soddisfatti o insoddisfatti della loro esperienza.
- Le fasi di onboarding con cui hanno difficoltà.
- Tempo specifico di completamento dell'attività.
- Quali azioni aumentano o diminuiscono la fidelizzazione.
- Motivi del basso tempo di produttività.
Identificare le incongruenze tra i vari reparti
È anche possibile segmentare le metriche in coorti (un gruppo di persone con una caratteristica comune) ed eseguire ulteriori analisi.
Ad esempio, è possibile misurare come le esperienze di onboarding differiscono tra i vari reparti, i manager e i background dei dipendenti. In questo modo, è possibile identificare la causa principale della buona o cattiva esperienza di onboarding di ciascun dipendente.
Ad esempio, si potrebbe scoprire che le esperienze di onboarding scadenti sono legate a un manager e non a un processo aziendale.
Inoltre, se i dipendenti sono soddisfatti della loro esperienza, diventeranno sostenitori della vostra azienda, attirando così talenti di qualità.
Aumentare la fidelizzazione
"Tracciare l'onboarding ci ha permesso di capire meglio i nostri nuovi assunti, quanto velocemente possiamo inserirli, quali processi devono essere semplificati o modificati e cosa li entusiasma del loro lavoro e dell'azienda". Mark Seemann, fondatore di StaffCircle, una piattaforma di gestione delle risorse umane.
Anche Online Optimism, un'agenzia di marketing, si concentra sulla fidelizzazione. Flynn Zaiger, CEO di Online Optimism, sottolinea:
"Il monitoraggio delle metriche di onboarding ha aiutato la nostra azienda a individuare le opportunità per aumentare la retention. Inoltre, ci aiuta a identificare immediatamente i dipendenti con risultati insufficienti per fornire loro una formazione o riassumerli. Si vuole far sentire i dipendenti, in modo che non vadano di nuovo alla ricerca di un lavoro".
➡️ Ecco alcuni modelli di onboarding che vi permetteranno di iniziare a vivere un'esperienza più strutturata e gratificante con i dipendenti.
📐 9 KPI e metriche per misurare l'efficacia e il successo dell'onboarding
Indice di soddisfazione dei dipendenti (ESI)
L'indice di soddisfazione dei dipendenti misura il grado di soddisfazione di un dipendente rispetto a una determinata situazione per capire se è soddisfatto del suo onboarding.
Se l'ESI è basso, saprete che il vostro processo di onboarding deve essere migliorato.
È possibile calcolare questa metrica attraverso tre domande principali:
- Quanto siete soddisfatti del vostro processo di onboarding?
- In che misura l'onboarding ha soddisfatto le vostre aspettative?
- Quanto si avvicina il vostro onboarding attuale a quello ideale?
Suggerimento n. 1: potete decidere se optare per una scala da 1 a 10 o per una da 1 a 5.
Suggerimento n. 2: È possibile includere più domande a seconda dei dati di cui si ha bisogno.
Per calcolare l'ESI:
Supponiamo di inviare un sondaggio a 10 scale e 5 domande.
Moltiplicare il numero di domande del sondaggio per il punteggio più alto possibile: 5 x 10 = 50.
Quindi, sommare i punteggi di ciascuna domanda (di un dipendente), diciamo 35. Dividere la somma per il nucleo moltiplicato, che è 50 = 0,7. Quindi moltiplicare per il 70%. L'ESI dei dipendenti scelti è pari al 70%.
Per ottenere l'ESI per tutti i dipendenti, sommare tutti gli ESI individuali e dividerli per il numero totale di dipendenti.
Punteggio del promotore netto dei dipendenti (eNPS)
Questa metrica misura se i vostri dipendenti sono sostenitori del marchio e se questo è legato al vostro onboarding. Questa metrica aiuta a capire se l'onboarding influisce sulla fedeltà e sull'advocacy dei dipendenti.
Misurare l'eNPS:
- Chiedete: "In base alla sua recente esperienza, quanto è probabile che raccomandi questa azienda a un amico o a un collega?".
- Poi una domanda successiva che chiede: "Qual è la ragione principale del vostro punteggio?".
- Infine, "Desidera che il suo manager la contatti in merito alla sua esperienza? Se sì, aggiunga i suoi dati di contatto qui sotto".
Per calcolare l'eNPS:
Innanzitutto, è necessario comprendere tre parole chiave: promotori, passivi e detrattori.
- I promotori sono i dipendenti che rispondono con 9 o 10 al sondaggio.
- I passivi sono dipendenti che rispondono tra il 7 e l'8, il che indica che sono neutrali.
- I detrattori sono i dipendenti che ottengono un punteggio inferiore a 6.
% di promotori = sommare tutti i 9 e i 10 divisi per il numero di dipendenti che li scelgono, quindi moltiplicare per 100.
% di detrattori = Sommare tutti i numeri inferiori a sei e dividere per il numero di dipendenti che lo scelgono.
eNPS = % di promotori - % di detrattori. La percentuale o la somma dei passivi non sono necessarie.
Tasso di turnover dei nuovi assunti
Il tasso di turnover dei nuovi assunti misura il numero di nuovi assunti che hanno lasciato l'azienda dopo un periodo specifico (un mese, un trimestre o un anno).
I tassi di turnover segnalano lo stato di salute dell'esperienza dei dipendenti della vostra azienda, dal reclutamento, ai benefici per i dipendenti e alla retribuzione.
Il tasso di turnover dei nuovi assunti potrebbe includere i dipendenti che hanno lasciato volontariamente o involontariamente l'azienda.
Per calcolare il tasso di turnover dei nuovi assunti:
Numero totale di dipendenti che hanno lasciato il lavoro in un determinato periodo diviso per il numero totale di dipendenti assunti dall'azienda in quel periodo moltiplicato per 100.
Si può decidere di calcolare solo il numero di dipendenti (assunti in un determinato periodo) che hanno lasciato involontariamente (o volontariamente) diviso per il numero totale di dipendenti assunti in quel periodo moltiplicato per cento.
Tasso di fidelizzazione dei nuovi assunti
Il tasso di fidelizzazione dei nuovi assunti misura il numero totale di nuovi assunti che un'azienda ha mantenuto in un periodo specifico.
Come il tasso di turnover, anche il tasso di retention indica lo stato di salute dell'esperienza dei dipendenti/persone e della strategia di retention dei dipendenti.
Per calcolare il tasso di ritenzione dei nuovi assunti:
Dividete il numero totale di dipendenti recenti che sono rimasti nella vostra azienda per il numero totale di dipendenti assunti in quel periodo.
Tasso di completamento della formazione
Il tasso di completamento della formazione misura la percentuale di persone che hanno completato la formazione di onboarding.
Utilizzate questa metrica per valutare il grado di coinvolgimento dei vostri programmi e materiali di onboarding e il loro rapporto con il tempo di produttività dei nuovi assunti.
Per calcolare il tasso di completamento della formazione:
Dividere il numero totale di dipendenti che hanno completato il training di onboarding per il numero totale di dipendenti assegnati alla formazione e moltiplicare per 100.
Tempo di produttività
Il tempo di produttività misura il tempo necessario agli assunti per iniziare a generare valore per l'azienda o quanto tempo impiegano a svolgere bene il lavoro per cui sono stati assunti.
Il calcolo di questa metrica non è semplice come le altre. È necessario innanzitutto determinare i KPI di ogni ruolo o di ogni attività.
Per calcolare il tempo di produttività:
Dopo aver assegnato un compito a un nuovo assunto, calcolate i giorni necessari per completare il compito o raggiungere i KPI dalla data di inizio (non quando avete assegnato il compito). Includete anche i giorni utilizzati per la revisione.
Per calcolare la media per tutti i nuovi assunti di un determinato periodo, sommare il numero totale di giorni per tutti i nuovi assunti in un determinato periodo e dividerlo per il totale dei nuovi assunti.
Si può anche moltiplicare per 100 per trovare la percentuale.
Questa metrica può anche rivelare se avete incluso i materiali necessari ai dipendenti per completare il lavoro e se lo avete fatto nel formato corretto.
Costo della produttività ottimale
Il costo per raggiungere la produttività ottimale misura l'investimento per l'assunzione e la formazione di un nuovo dipendente per portare a termine un lavoro. Vi aiuta a calcolare quanto costa l'assunzione e l'inserimento di un dipendente e quanto tempo ci vuole per renderlo produttivo.
Calcolare il costo della produttività ottimale:
Sommare il costo del reclutamento con quello della formazione.
Alcuni di questi costi potrebbero essere i seguenti:
- Advertising
- Spese di reclutamento
- Test antidroga
- Perdita di vendite/operazioni mentre le posizioni rimangono scoperte
- Controlli sul passato, ecc.
Vi aiuta a determinare il ROI del vostro software di onboarding e il tempo che vi ha fatto risparmiare.
Risparmio di tempo per le attività amministrative
Il tempo risparmiato è il numero di ore risparmiate utilizzando il software di onboarding per automatizzare il processo di onboarding. Questo dato vi aiuta a determinare il ROI del vostro software di onboarding e il tempo che vi ha fatto risparmiare.
Il calcolo di questa metrica è più un lavoro mentale che matematico.
Cercate di capire quanto tempo avete impiegato per l'onboarding manuale dei dipendenti rispetto a quanto tempo avete impiegato utilizzando uno strumento di automazione dell'onboarding.
Tempo di completamento del percorso di onboarding
Il tempo di completamento del percorso di onboarding si riferisce al tempo impiegato dai nuovi assunti per completare il loro percorso di onboarding.
Potete ottenere rapidamente questa metrica dal vostro software di onboarding.
Suggerimento n. 1: chiedete ai candidati cosa si aspettano dal processo di onboarding fin dalla fase del colloquio.
Suggerimento n. 2: create anche dei sondaggi di follow-up per identificare i punti deboli del processo di onboarding.
Suggerimento n. 3: infine, utilizzate le recensioni di Glassdoor per conoscere le esperienze dei nuovi assunti.
Dopo aver monitorato il loro onboarding, Online optimism ha creato un sistema buddy per aiutare i nuovi dipendenti a frequentare il personale non di reparto e migliorare la fidelizzazione dei dipendenti.
📏 4 modi per misurare l 'onboarding per migliorare la fidelizzazione dei dipendenti
Esistono due modi principali per misurare l'onboarding: i sondaggi e il software di onboarding.
Potete inviare diversi tipi di sondaggi per raccogliere informazioni sul vostro processo di onboarding; tuttavia, ci concentreremo su tre tipi principali.
Sondaggio sull'inserimento dei nuovi assunti
È possibile inviare questo tipo di indagine durante o dopo l'inserimento di un dipendente.
Suggerimento: Per ottenere risposte oneste, è meglio renderle anonime.
Questo questionario vi aiuta a migliorare e a decidere:
- Quanto il dipendente è soddisfatto del processo di onboarding.
- Comprensione dei propri obiettivi e responsabilità
- Come si abituano ai materiali, agli strumenti e alle attrezzature.
- Comprendono la visione, la missione e la cultura dell'azienda.
Le domande del sondaggio di onboarding per i nuovi assunti dipendono da ciò che si vuole imparare dai dipendenti.
Ecco dieci domande da porre durante un'indagine di onboarding:
- Le sono state fornite informazioni sufficienti sull'azienda durante la selezione?
- Come potremmo migliorare il processo di reclutamento?
- Quali sono le tre ragioni per cui vi siete uniti a questa organizzazione?
- Quali sono le tre cose migliori dell'essere un dipendente di [nome dell'azienda]?
- Cosa potremmo cambiare o aggiungere per migliorare il nostro processo di onboarding?
- Le descrizioni delle mansioni e delle responsabilità spiegate all'inizio riflettono accuratamente la vostra esperienza lavorativa?
- Pensa di rimanere in questa azienda per cinque anni?
- Vi sentite sicuri di utilizzare il software, gli strumenti e i sistemi dell'azienda?
- Le persone che vi circondano vi aiutano ad avere successo nel vostro lavoro?
- Le esperienze fatte finora sono state all'altezza delle vostre aspettative?
Suggerimento: mantenete i sondaggi brevi (massimo 10 domande) e conducete più sondaggi durante le varie fasi di onboarding.
Sondaggi d'opinione
I sondaggi d'opinione sono indagini brevi e veloci con una frequenza determinata (settimanale, mensile o trimestrale). Esse riguardano argomenti quali la soddisfazione dei dipendenti, i rapporti di lavoro e l'ambiente di lavoro.
È possibile utilizzare i sondaggi di opinione per determinare:
- Soddisfazione sul posto di lavoro;
- Senso di appartenenza;
- Employee Net Promoter Score (eNPS);
- Benessere;
- Crescita e sviluppo;
- Allineamento con la cultura aziendale, ecc.
Ecco alcune domande di sondaggio da porre:
- "Quanto è probabile che raccomandiate questo posto di lavoro a un amico o a un collega?".
- "Cosa dovrebbe iniziare a fare/continuare a fare/smettere di fare la mia azienda?".
- "Sono soddisfatto della frequenza con cui io e il mio manager comunichiamo".
- "Mi sento a mio agio nel dare opinioni e feedback al mio manager".
- "Ho uno stress gestibile sul lavoro".
- "Sento che i miei obiettivi individuali si allineano fortemente con quelli della nostra squadra".
Sondaggi sul coinvolgimento dei dipendenti
I sondaggi sul coinvolgimento sono perfetti per misurare l'entusiasmo e la dedizione di un dipendente verso il proprio lavoro.
È possibile condurre un'indagine sul coinvolgimento con cadenza trimestrale o annuale:
- Dare voce ai dipendenti,
- Determinare quanto sono soddisfatti o insoddisfatti del loro lavoro,
- Aumentare il coinvolgimento.
Ecco alcune domande da porre nel vostro sondaggio sul coinvolgimento dei dipendenti:
- Quanto siete soddisfatti della vostra capacità di applicare le vostre competenze in questo ruolo?
- È orgoglioso del suo ruolo in questa squadra?
- Quanto è soddisfatto del rapporto con il suo manager?
- Siete motivati dal lavoro che svolgete per l'azienda?
- L'onboarding vi ha preparato a sufficienza per il vostro ruolo?
Software di onboarding
Il software di onboarding è uno strumento che può essere utilizzato per automatizzare e semplificare il processo di onboarding della vostra azienda.
Le soluzioni software consentono di migliorare l'esperienza di onboarding per i dipendenti e di ridurre il lavoro amministrativo, nonché di ottenere informazioni di qualità superiore per i responsabili delle risorse umane.
Roadsurfer e Storyblok hanno utilizzato il software di onboarding di Zavvy per tracciare metriche quali:
- tempo di completamento dell'onboarding;
- valutazioni sull'inserimento dei dipendenti;
- tempo alla produttività;
- tassi di coinvolgimento.
Utilizzando un buon software di onboarding, è possibile misurare metriche quali:
- Tempo di completamento: Quanto tempo impiegano i dipendenti a completare i contenuti?
- Tasso di completamento: Quanti passaggi hanno completato?
- Top performer: chi è più o meno impegnato?
- Tasso di completamento per i manager: Quali manager impiegano più o meno tempo per i loro nuovi assunti?
- Tempo trascorso nel percorso di onboarding: Quanto tempo trascorrono i nuovi assunti utilizzando il software?
- Coinvolgimento: Tornano sui contenuti di onboarding dopo un po' di tempo?
💡 6 Best practice per ottenere il massimo dalle metriche di onboarding
Definire una metrica adeguata e perseguibile
Decidete le metriche da monitorare in base alle finalità, alle esigenze e agli obiettivi della vostra azienda.
Definire i propri obiettivi:
- Scrivete perché volete monitorare l'onboarding. Ad esempio, migliorare il tasso di fidelizzazione, il processo di onboarding e l'esperienza dei dipendenti, oppure ridurre il tempo di produttività dei nuovi assunti.
- Scoprite quali attività di onboarding influiscono sui vostri obiettivi.
Ad esempio, il tempo di produttività comprende il tempo di completamento, il completamento del primo compito, il feedback sul primo compito, ecc.
Tutte queste sono le vostre metriche d'azione e adeguate alle esigenze aziendali.
"Il mio consiglio per chiunque voglia monitorare le esperienze di onboarding è di adattare le metriche al modo in cui opera la vostra azienda. Imparate dalle esperienze passate e modificatele di conseguenza.
Credo che l'errore più comune che i manager commettono durante l'onboarding sia quello di avere obiettivi o aspettative poco chiare sul processo". Mark Seemann, fondatore di StaffCircle.
Consultare le parti interessate
Flynn Zaiger, CEO di Optimism, ha detto tutto:
"Parlate con la leadership delle loro esigenze di reporting prima di decidere le metriche di onboarding da monitorare ".I singoli leader potrebbero identificare le metriche chiave che vogliono essere misurate, che sono molto più difficili da implementare a posteriori".
Costruire sistemi di misurazione incentrati sulle persone
Creare obiettivi e KPI per l'onboarding aziendale basati sulle esigenze dei dipendenti di avere una buona esperienza piuttosto che solo su ciò che gli stakeholder vogliono misurare.
Intervistate i dipendenti durante l'assunzione e chiedete: "Come vi sembra un buon onboarding?" e "Di cosa avete bisogno per sentirvi accolti e pronti per il vostro primo incarico?".
Documentare le metriche in modo chiaro e trasparente
Documentare le metriche aiuta ad avere un registro storico accurato di come l'onboarding è cambiato nel tempo. Inoltre, vi aiuta a verificare se le vostre nuove pratiche di onboarding stanno dando i loro frutti.
Flynn Zaiger suggerisce:
"Trovare una piattaforma che semplifichi il reporting e permetta di esportare i dati. I vostri stakeholder possono cambiare nel tempo e richiedere misurazioni diverse. Esportare i dati in un foglio di calcolo o in un altro sistema consentirà una maggiore interoperabilità nel tempo".
Evitare le metriche di vanità
Non tutte le metriche valgono la pena di essere monitorate.
Definire metriche adatte e attuabili in base agli obiettivi aziendali.
"I manager spesso amano misurare gli aspetti su cui sanno di essere perfetti, come la velocità di onboarding. Se da un lato questo è utile per aumentare la fiducia del manager, dall'altro non aiuta a determinare l'impatto che l'onboarding ha sul personale". Flynn Zaiger.
Allineare l'onboarding al feedback e alle prestazioni
L'efficacia dell'onboarding si verifica quando si integra il processo con il feedback e le prestazioni.
È possibile collegare le metriche di onboarding e i feedback costruttivi a 360 per aiutare i dipendenti a scoprire la formazione supplementare di cui hanno bisogno.
È possibile utilizzare le informazioni ricavate dal feedback 360 e le fasi individuate (ad esempio, la formazione supplementare sui prodotti) e creare un piano di sviluppo.
➡️ Garantire esperienze di onboarding più gratificanti con Zavvy
Le metriche di onboarding sono una forma di feedback. Utilizzateli di conseguenza per migliorare l'esperienza dei dipendenti e gli obiettivi aziendali.
Ricordate l'ottimismo online?
Dopo aver monitorato il loro onboarding, Online Optimism ha creato un sistema buddy per aiutare i nuovi dipendenti a frequentare il personale non di reparto. Questo nuovo approccio ha contribuito a migliorare la fidelizzazione dei dipendenti.
Ma ricordate che ogni dipendente è diverso e richiede livelli diversi di assistenza, quindi raccogliete direttamente da loro i feedback sul loro percorso e su come migliorare la loro esperienza.
ZavvyIl software di onboarding vi aiuterà:
- Riduzione dei tempi di inserimento dei dipendenti.
- Automatizzare la raccolta delle metriche.
- Collegate i percorsi di onboarding dei vostri nuovi assunti al loro software di feedback a 360 gradi per avere una visione completa della crescita e dell'esperienza dei vostri dipendenti.
Scoprite tutto questo in una demo gratuita con i nostri esperti di onboarding.