Cómo realizar una reunión de evaluación del rendimiento: Guía completa
Ha planificado las evaluaciones del rendimiento, las ha repartido y ha hecho que todos las rellenen. Sólo queda una cosa: entregar el resultado a tus empleados en una reunión de evaluación del rendimiento.
Independientemente de la experiencia previa, organizar este tipo de reuniones puede resultar desalentador.
Prepararse para una reunión de evaluación del rendimiento le ayudará a mantener la calma y a transmitir adecuadamente sus comentarios. Porque incluso con una crítica constructiva, la forma de compartirla marca la verdadera diferencia.
Este artículo le enseñará a dirigir una reunión de evaluación del rendimiento con sus empleados. Como resultado, terminará sintiéndose mejor equipado para manejar esta piedra angular del proceso de revisión.
💁 ¿Qué es una reunión de evaluación del rendimiento?
Una reunión de evaluación del rendimiento es un debate formal entre un empleado y su jefe para evaluar el rendimiento laboral del empleado durante un periodo determinado.
Estas reuniones suelen formar parte de un sistema más amplio de gestión del rendimiento de una organización y suelen celebrarse con regularidad, por ejemplo, anual o semestralmente. Sin embargo, algunas empresas pueden llevarlas a cabo con mayor frecuencia.
El objetivo de una reunión de evaluación del rendimiento es crear un espacio para compartir opiniones sobre los puntos fuertes y las áreas de mejora de un empleado. También es una oportunidad para que tanto el empleado como el directivo hablen de los logros, retos y objetivos del empleado. Además, pueden revisar proyectos o tareas específicas, el rendimiento general en el trabajo o las habilidades y competencias relacionadas con el puesto.
Consejo: Para que el resultado sea satisfactorio, es necesario formular las preguntas adecuadas durante la fase de evaluación.
➡️ Consulte nuestro artículo sobre la evaluación de los empleados para obtener más información sobre todo el proceso.
✍️ Cómo realizar una evaluación del rendimiento: No se olvide de la preparación
La forma de ofrecer los resultados es fundamental. Todo el mundo quiere sentirse visto y apreciado y saber que su trabajo marca la diferencia. Una reunión de evaluación del rendimiento es la oportunidad de demostrar a tus empleados que importan, y cómo.
Independientemente de cualquier crítica constructiva, puede aprender a dirigir este tipo de reuniones de forma que sus empleados salgan inspirados y motivados para seguir creciendo.
En la fase de preparación, los directivos tienen algunas tareas fundamentales.
Recopilación y revisión de datos de rendimiento
Si utiliza una evaluación de rendimiento 360, debe reunir las calificaciones de rendimiento de varios participantes.
Consejo: Asegúrese de saber qué feedback debe presentar a su empleado y cómo interpretar los resultados.
Fijación de objetivos
¿Qué quieres sacar de la reunión?
Lo ideal es que su empleado se marche con objetivos y medidas de actuación claros y sin ambigüedades sobre los resultados de su evaluación del rendimiento.
También querrás que se sientan motivados e inspirados para seguir trabajando y rendir aún más.
Consejo: Lo peor es entrar en una reunión sin un orden del día claro y darse cuenta de que se ha estado hablando de cosas sin importancia durante toda la reunión , sin ideas claras ni medidas de actuación.
Crear una agenda
El orden del día debe indicar lo que se va a tratar en la reunión. Envíalo a los participantes por correo electrónico con antelación (más información en la siguiente sección).
➡️ Consulte nuestro modelo de orden del día para la reunión de revisión trimestral.
💡 Tu guía paso a paso y consejos para las reuniones de evaluación del desempeño
A continuación se indican los pasos recomendados para que las reuniones de evaluación del rendimiento sean eficaces.
Para una consulta rápida, encontrará los pasos descritos en la siguiente sección a modo de lista de comprobación.
Fijar expectativas
El éxito de una reunión de evaluación del rendimiento empieza antes de la hora y el día fijados; empieza cuando envías la invitación a la reunión.
En la invitación, incluya un resumen del orden del día, los preparativos y lo que pueden esperar sus empleados.
Invíteles a ponerse en contacto con usted si tienen alguna pregunta antes de la reunión.
Consejo: Además de contar con empleados bien preparados, establecer expectativas también ayuda a calmar los nervios, ya que reduce el número de incógnitas y posibles sorpresas desagradables.
Trabajar con objetivos
El buen rendimiento es un concepto muy subjetivo si no utilizamos objetivos. La base de las evaluaciones es el rendimiento de sus empleados en comparación con sus objetivos individuales (y los específicos del equipo). Esto es también lo que se discutirá en una reunión de evaluación del rendimiento. Nuestro método recomendado para fijar objetivos es el de los objetivos SMART: fijar objetivos que sean
- Específicos: No debe haber ambigüedad sobre el alcance del objetivo. Un ejemplo de objetivo no específico es "aumentar nuestros seguidores en las redes sociales". Un objetivo específico sería "aumentar nuestro número de seguidores en las redes sociales en 5000 en un plazo de 2 meses". Este ejemplo también incluye otras partes de los objetivos SMART.
- Mensurable: Un objetivo medible significa que está trabajando con una métrica clave que se puede cuantificar. En el ejemplo anterior, "5000 seguidores" es un objetivo que hace que el objetivo sea medible.
- Alcanzables: Es esencial que los objetivos parezcan alcanzables (¡con algo de esfuerzo!) para mantener motivados a los empleados. Si el objetivo es demasiado descabellado, podrían sentirse desanimados.
- Pertinente: Debe haber una razón clara de por qué estás trabajando para lograr este objetivo en particular. Por ejemplo, comprobar las métricas de las redes sociales sería más apropiado para un director de marketing que para un representante de atención al cliente.
- Limitado en el tiempo: Necesita una fecha límite para alcanzar el objetivo. Lo ideal es trabajar con objetivos que puedas alcanzar antes de la siguiente reunión de evaluación del rendimiento, para poder hablar de los resultados.
Un objetivo SMART debe ser fácilmente comprensible incluso para alguien sin experiencia en tu nicho. Por ejemplo, todo el mundo puede entender el concepto de 5000 seguidores en dos meses, incluso con pocos conocimientos de redes sociales.
A continuación, los empleados pueden trabajar para alcanzar estos objetivos antes de su siguiente evaluación de rendimiento.
🕵️♀️ Si quieres profundizar más, hemos creado una guía para saber más sobre la diferencia entre objetivos de rendimiento y objetivos de desarrollo.
Debatir los logros y las deficiencias
Gracias a los objetivos, será más fácil ver en qué aspectos el empleado ha cumplido o superado las expectativas y en cuáles se ha quedado corto.
Estos son nuestros consejos para hablar de los logros:
- Discutir el rendimiento de los empleados y darles un feedback constructivo es la parte central de una reunión de evaluación del rendimiento, algo que muchos nuevos directivos pueden temer. Recuerda que se trata más de la forma en que das el feedback que de su contenido.
- Céntrese en cómo los empleados pueden evitar repetir lo que salió mal en lugar de culpar a los errores del pasado.
- Encuentre el equilibrio entre la empatía y la autoridad. Esto requiere práctica. Pero te resultará más fácil con cada evaluación.
- Asegúrese de que sus comentarios sean lo más constructivos y objetivos posible. Cuando proceda, utilice métricas para reforzar sus argumentos con cifras.
- Utiliza la escucha activa para que tus empleados se sientan escuchados y el mensaje aterrice mejor. En pocas palabras, esto implica transmitirles el significado de su mensaje con tus propias palabras. También implica estar presente y prestarles toda tu atención.
- Mantén el contacto visual si la reunión es en persona, y sigue mirando la pantalla si tienes una conversación en línea. Mirar el teléfono es un gran error cuando se practica la escucha activa.
Consejo: No tengas miedo al silencio. Los avances más significativos se producen cuando damos a la gente espacio para reflexionar y atar cabos en lugar de apresurarnos a rellenar y evitar un silencio potencialmente incómodo.
💡 ¿Quieres más consejos y ejemplos? Echa un vistazo a nuestros ejemplos de feedback constructivo.
Destacar las áreas de mejora
Lo ideal sería que las áreas en las que su empleado no ha alcanzado sus objetivos fueran el centro de atención del próximo periodo.
¿Por qué creen que no cumplieron el objetivo?
- ¿Se debió a su bajo rendimiento, su ética laboral y su falta de motivación?
- ¿Podría haber hecho más para apoyarles?
- ¿Habrían necesitado formación o recursos adicionales?
- ¿Existen lagunas en el proceso de evaluación del rendimiento?
- ¿O los objetivos de rendimiento de los empleados eran demasiado optimistas?
Sea cual sea el motivo, debe asegurarse de que directivos y empleados tienen claras las áreas de mejora antes de seguir adelante.
Cuando hable de áreas de crecimiento, entrene a sus empleados animándoles a proponer soluciones en lugar de imponerlas.
Consejo: Un enfoque de coaching aumenta las posibilidades de que la gente siga adelante y haga los ajustes necesarios. Al fin y al cabo, han delegado las tareas en ellos mismos, ¡no en ti!
👀 Para ver un enfoque de coaching para el rendimiento y el crecimiento en la vida real, echa un vistazo a nuestro detallado estudio de caso sobre el desarrollo de los empleados en Spotify. Son, sin duda, una de las mejores organizaciones de aprendizaje que existen.
➡️ Obtenga más información sobre cómo mejorar la gestión del rendimiento y qué métricas de rendimiento de los empleados medir en nuestras completas guías.
Fijar objetivos para el próximo periodo de revisión
Deje que lo aprendido en la fijación de objetivos anterior sirva de base para los objetivos del período siguiente. Trabajar con objetivos basados en los puntos fuertes puede ayudar a crear un plan de acción para potenciar los puntos fuertes de una persona en lugar de corregir sus puntos débiles. Puede ayudar a animar a los empleados a hacer mejor su trabajo. Además, muchas personas disfrutan más haciendo las cosas que se les dan bien que las que les suponen un reto.
Consejo: Es fundamental documentar los resultados de la reunión de evaluación del rendimiento para poder consultarlos en el futuro.
Programar el seguimiento
Recomendamos revisiones periódicas durante el próximo periodo de revisión.
Durante la reunión, asegúrate de que sea una conversación bidireccional.
Haga preguntas abiertas para implicar aún más al empleado.
Implicar a sus empleados es la clave para que sus evaluaciones del rendimiento pasen de la medición del rendimiento a la gestión del rendimiento.
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📝 ¿Cómo estructurar una reunión de evaluación del desempeño? Modelo de orden del día de la reunión
Utilice esta lista de comprobación, que resume lo que hemos tratado anteriormente, para que las reuniones de revisión sean eficaces.
- Establezca expectativas - Explique en la invitación lo que sus empleados pueden esperar de la reunión y los preparativos necesarios.
- Trabaje con objetivos - Utilice objetivos SMART como base para la evaluación.
- Hable de los logros : no olvide escuchar activamente y hablar de lo que tanto ellos como usted podrían haber hecho mejor.
- Destaque las áreas de mejora - Permita que su empleado desarrolle soluciones para los problemas de rendimiento.
- Establezca objetivos para el siguiente periodo de revisión - Deje que el pasado informe del futuro para fijar objetivos realistas, pero asegúrese de plantear un reto a sus empleados.
- Programe seguimientos - Los seguimientos pueden ser decisivos en una reunión de evaluación del rendimiento. Ayudan a los empleados a corregir el rumbo y a detectar malentendidos antes de que se conviertan en errores.
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🏆 5 Ventajas de realizar reuniones de evaluación del desempeño
Las herramientas y las soluciones informáticas pueden mejorar enormemente el proceso de gestión del rendimiento. Dicho esto, no sustituyen a las conversaciones directas entre directivos y empleados.
Las reuniones de evaluación del rendimiento -en persona o en línea- tienen un valor incalculable. He aquí por qué.
Garantizan la comprensión mutua
Puedes evitar muchos errores con una comunicación adecuada. La comunicación es clave para el crecimiento y el éxito profesional, más aún en el caso de los equipos remotos, ya que no se puede pasar por delante de un compañero y soltarle una pregunta. Hay que explicarlo todo con detalle, porque la versión del sentido común o de cómo llevar a cabo determinados procedimientos es diferente en cada persona.
Una conversación sobre la revisión del rendimiento es una oportunidad para aclarar que estáis en la misma página en lo que respecta al rendimiento del empleado, los puntos de acción y los objetivos del empleado.
Las reuniones de evaluación del rendimiento establecen un tono positivo y orientado al futuro
Asegúrese de equilibrar las críticas constructivas con los comentarios positivos. Establezca normas para el rendimiento futuro y relaciónelas con los posibles resultados beneficiosos tanto para su empleado como para todo el equipo. La gente estará más motivada para hacer un buen trabajo si ve cómo sus contribuciones contribuyen a las ganancias de la empresa.
Fomentan el crecimiento
El feedback sobre el rendimiento da indicaciones claras sobre dónde hay que mejorar y en qué debe centrarse cada empleado para el próximo periodo de evaluación. Es más fácil crecer si tienes algo con lo que competir (tus objetivos). Además, las reuniones en persona, siempre que sea posible, o las reuniones individuales virtuales con el jefe son más potentes que el simple envío por correo electrónico de los resultados de las evaluaciones del rendimiento.
Destacan los logros y el potencial
Estas reuniones destacan los logros y el potencial, lo que ayuda a motivar y comprometer a los miembros de su equipo. Si trabajas con objetivos basados en los puntos fuertes, estas reuniones a veces temidas pueden tener un tono mucho más positivo y ayudar a los empleados a capitalizar sus puntos fuertes naturales dentro de la organización.
Contribuyen a un mayor rendimiento general
Un mayor rendimiento global es un claro beneficio desde el punto de vista individual y de la empresa.
En nuestra era digital, es fácil pensar que la gente prefiere un correo electrónico o un mensaje de texto rápido, pero eso es desaprovechar mucho potencial.
Las evaluaciones del rendimiento son mucho más fructíferas cuando se organizan como una reunión y no como una conversación unidireccional.
😟 Cómo tratar temas delicados durante las reuniones de evaluación del rendimiento
Como directivo, debes estar preparado para abordar cuestiones delicadas (como el bajo rendimiento) durante la reunión de evaluación del rendimiento, que puede ser la parte más angustiosa de la reunión.
Estos son nuestros mejores consejos para superar el reto.
- Apoye sus comentarios con datos siempre que sea posible para que sean lo más objetivos posible. Por ejemplo: en lugar de decir: "Tu rendimiento no ha estado a la altura", di: "Tu objetivo de ventas para el último periodo de evaluación era de 1 millón de dólares, y lograste 100.000". El bajo rendimiento es sólo un hecho y no una opinión personal. Esto es más difícil cuando se evalúan cualidades "más suaves", como las habilidades de comunicación.
- En lugar de hacer la crítica por adelantado, invite a su empleado a compartir sus opiniones sobre el área en la que ha obtenido peores resultados. Por ejemplo: "¿Qué tienes que decir sobre tus resultados de ventas durante el último periodo de evaluación?". Si tienen conciencia de sí mismos, sabrán que sus resultados estuvieron por debajo de las expectativas y motivarán por qué. Es más complicado con los empleados que carecen de autoconciencia y responsabilidad.
- Las personas que se ponen a la defensiva y buscan culpar a los demás suelen hacerlo debido a distintos miedos a los que se aferran. En la medida de lo posible, busca la raíz del miedo. Tal vez teman perder su trabajo si admiten que cometieron un error o no rindieron como se esperaba. También es posible que sientan culpa y vergüenza por los errores y los desvíen como estrategia de afrontamiento.
- Sea compasivo y empático. Intenta ponerte en el lugar de tu empleado y comprender por qué no ha cumplido sus objetivos o por qué lo que sea no ha salido como estaba previsto. Intenta averiguar si hay una razón subyacente. Tal vez esté luchando con una situación de su vida privada que le incomoda compartir.
- Planifica lo que vas a decir, pero no hagas un guión. Tus palabras deben fluir con naturalidad para que no parezcan forzadas. Prepárate mentalmente pensando en los posibles resultados y en cómo manejarás cada uno de ellos. Si estás dispuesto a aprender de cada reunión de evaluación del rendimiento, te sorprenderá lo rápido que mejorarás y te sentirás cómodo dirigiéndolas.
- Esté dispuesto a cambiar de mentalidad. Las reuniones de evaluación del rendimiento no son interrogatorios. No estás allí para tratar de desvelar los errores pasados de alguien o hacerle sentir culpable por las cosas que salieron mal. Estás ahí para ayudarles a alcanzar todo su potencial de cara al futuro. Cultive una mentalidad de crecimiento centrándose en las lecciones aprendidas y las posibilidades de mejora.
💡 Nunca se está demasiado preparado para tratar temas delicados. Si necesitas más práctica, consulta nuestra formación sobre cómo dar y recibir feedback.
➡️ Zavvy permite reuniones de evaluación del rendimiento más significativas
Las reuniones de evaluación del rendimiento son esenciales para el proceso de revisión y algo que su organización no debería pasar por alto.
El resultado de una reunión puede ser decisivo para la motivación y los resultados de sus empleados y, por tanto, para el rendimiento de su empresa.
Saber que el uso más estratégico de su tiempo consiste en preparar la forma de transmitir los comentarios. Algo menos óptimo y que consume mucho tiempo es la administración que hay detrás de una reunión de evaluación del rendimiento.
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