Cómo organizar una reunión de calibración del rendimiento justa y productiva
¿Es su sistema de evaluación del rendimiento justo y transparente?
¿Evalúa a los empleados por su rendimiento y no por sus prejuicios o percepciones personales sobre su trabajo?
¿Permite su proceso que cada empleado progrese en su organización independientemente de su rango, título, formación o jefe?
La mejor manera de responder afirmativamente a estas preguntas es celebrar reuniones de calibración del rendimiento como parte de sus ciclos de revisión periódicos.
Este artículo lo hará:
- Profundizar en la finalidad de las sesiones de calibración del rendimiento.
- Explorar su papel en el proceso más amplio de evaluación del rendimiento.
- Ofrece consejos prácticospara llevar a cabo reuniones de calibración productivas y justas.
Le ayudaremos a usted y a los responsables de su personal a organizar evaluaciones del rendimiento justas y productivas que capaciten a todos los empleados de su organización e inspiren el crecimiento.
⚖️ ¿Qué es una reunión de calibración del rendimiento?
Una reunión de calibración del rendimiento es una sesión estructurada para evaluar y alinear las calificaciones o evaluaciones del rendimiento de sus empleados.
Los directivos y evaluadores de los respectivos equipos o departamentos se reúnen para revisar y discutir las puntuaciones individuales de rendimiento de los empleados y determinar cómo se comparan. El propósito es llegar a un consenso y establecer un entendimiento normalizado de los niveles de rendimiento de la organización.
En estas reuniones, los participantes podrían debatir factores como:
- consecución de objetivos;
- competencias;
- habilidades;
- comportamientos;
- rendimiento global.
¿Para qué sirven las sesiones de calibración del rendimiento?
El objetivo principal de las reuniones de calibración es garantizar la imparcialidad, coherencia y precisión del proceso de evaluación del rendimiento. De este modo se minimizarán los sesgos, se abordarán las discrepancias y se promoverá un enfoque más coherente y objetivo de la evaluación del desempeño.
Ejemplo: Alice y Jacob desempeñan funciones similares y obtienen excelentes resultados para el equipo.
Alice recibe las notas de su evaluación de un jefe estricto y difícil de contentar, y obtiene una puntuación global de 6 sobre 10.
Jacob recibe su puntuación de 8 sobre 10 de un jefe más generoso que cree que las puntuaciones positivas motivan a los miembros del equipo.
A primera vista, Jacob parece el miembro más vital del equipo. Es más probable que se le tenga en cuenta para ascensos y que reciba un aumento de remuneración, lo que es injusto para Alice.
Las reuniones de calibración del rendimiento liman estas incoherencias y garantizan que Alice siga motivada para hacer un buen trabajo para la organización.
🧩 ¿Cómo encajan las reuniones de calibración en el proceso general de evaluación del rendimiento?
Las reuniones de calibración deben celebrarse en cada ciclo de evaluación del rendimiento para garantizar la equidad y la coherencia en todos los ámbitos. Deben formar parte de la estrategia más amplia de gestión del rendimiento de su organización, que incluye el establecimiento de objetivos, la evaluación de los progresos y la retroalimentación.
La calibración de la evaluación del rendimiento suele producirse al final del periodo de evaluación, pero antes de que los empleados reciban las puntuaciones de sus evaluaciones o participen en conversaciones sobre el rendimiento. Es el momento en que todos los directivos pueden reunirse para revisar sus respectivas evaluaciones del rendimiento y llegar a un acuerdo común.
📚 Consulta nuestra guía completa sobre la calibración de la evaluación del rendimiento.
💡 6 Razones clave para llevar a cabo reuniones de calibración
Piénselo de nuevo si está pensando en saltarse las reuniones de calibración. He aquí seis razones cruciales por las que estas sesiones son imprescindibles en cualquier ciclo de revisión del rendimiento.
- Mejorar el compromiso de los empleados: Las reuniones de calibración fomentan un sentimiento de equidad y confianza en el sistema de gestión del rendimiento, lo que en última instancia impulsa el compromiso de los empleados.
- Anime a los supervisores a considerar detenidamente sus calificaciones de evaluación del rendimiento: La calibración incita a los evaluadores a reflexionar sobre sus calificaciones, lo que da lugar a comentarios más significativos.
- Inspirar el debate entre supervisores: Los revisores no están solos, sino que forman parte de un equipo. Las sesiones de calibración ofrecen un foro para el diálogo abierto y para considerar diferentes estilos de gestión.
- Aplique normas similares a todos los empleados: Comparar las evaluaciones de forma objetiva garantiza que todos los empleados se rijan por las mismas normas de rendimiento.
- Identificar a los trabajadores de alto y bajo rendimiento para gestión del talento: Un enfoque estandarizado facilita la identificación de posibles candidatos al liderazgo u ofrecer apoyo a quienes lo necesiten.
- Eliminar los prejuicios: Las reuniones de calibración del rendimiento ofrecen una gran oportunidad para revisar y perfeccionar el proceso de evaluación del rendimiento, garantizando que todos los empleados sean juzgados con equidad y evitando la injusticia, ya sea intencionada o no.
🗣️ ¿Cómo se lleva a cabo una reunión de calibración del rendimiento?
1. Preparación previa a la reunión
Pida a todos los supervisores y gerentes que realicen revisiones del rendimiento basadas en los objetivos, logros y comentarios de los empleados. Complete este paso antes de la reunión: la sesión de calibración es una oportunidad para ajustar las puntuaciones de la evaluación del rendimiento en lugar de inspirarse para revisar a los empleados desde cero.
Si ha determinado previamente un conjunto de normas de calificación, distribúyalas para ayudar a los directivos con su puntuación.
Ejemplo: Si está utilizando un sistema de puntuación de 5 puntos en el que 1= Insatisfactorio, 3= Promedio y 5 = Sobresaliente, debe aclarar qué debe lograr un empleado para recibir cada puntuación.
2. Logística y planificación de reuniones
Organice las reuniones de calibración con antelación, teniendo en cuenta el calendario de su ciclo de evaluación del rendimiento y los requisitos de la organización. Comparta un calendario con las fechas clave del proceso de calibración, asegurándose de que se produce antes de que los directivos realicen las evaluaciones individuales del rendimiento o tomen decisiones sobre retribuciones y ascensos.
Comparta una agenda de calibración en la que se esbocen las expectativas y se pida a los directivos que vengan preparados con sus borradores de calificaciones de rendimiento para facilitar debates significativos durante la reunión.
3. Comparación y debate
Comience la reunión aclarando las metas y objetivos generales de su empresa y determinando los niveles de rendimiento que exige a su plantilla para satisfacer las necesidades de la empresa.
Aproveche el tiempo de la reunión para comparar las valoraciones individuales de los empleados en los distintos equipos o departamentos e identificar discrepancias, posibles sesgos o incoherencias en las valoraciones. Entabla un debate abierto sobre los factores de rendimiento que has tenido en cuenta y comparte perspectivas, ideas y justificaciones sobre las valoraciones que ha dado cada responsable.
Si observa una inflación o deflación de la calificación, analice la posibilidad de que exista un sesgo en la calificación, cómo puede producirse y qué puede hacer para eliminarlo.
4. Finalizar las clasificaciones y ajustarlas si es necesario
Llegue a un consenso de grupo, ajustando las calificaciones individuales para garantizar que se ajustan a sus normas y expectativas de rendimiento. Documente todos los cambios, incluidos los motivos de los ajustes de calificación.
Una vez que haya finalizado sus calificaciones, concluya la reunión, comparta las puntuaciones con sus empleados y tome decisiones de promoción o compensación sabiendo que su proceso es justo.
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🧑🏻🤝🧑🏻 ¿Quién debe participar en una reunión de calibración del rendimiento?
Su reunión de calibración variará en función del tamaño y la composición de su organización, pero normalmente incluirá una mezcla de:
- directores de departamento y vicepresidentes;
- personas asociadas;
- líderes interfuncionales.
Siga estas directrices para determinar la estructura de sus reuniones en función del tamaño de su empresa:
- Empresas en crecimiento de 1-50 personas: En las organizaciones pequeñas, la mejor práctica es organizar reuniones 1:1 con cada directivo que realiza evaluaciones de rendimiento.
- Grandes empresas de 50-150 personas: Puede llevar demasiado tiempo organizar reuniones 1:1 con cada directivo; en su lugar, cree equipos de calibración de supervisores representativos que revisen y comparen las puntuaciones de rendimiento.
- Empresas de más de 150 empleados: Utilizar un comité de calibración de departamentos de muestra, con la participación activa de RRHH.
Recuerde: Toda reunión de calibración tiene por objeto promover la coherencia en toda la organización. No se trata de premiar a ningún equipo por tener los empleados con las puntuaciones más altas.
🏆 ¿Cuáles son algunas de las mejores prácticas para garantizar la eficacia de las reuniones de calibración del rendimiento?
Las reuniones de calibración mejoran la integridad general del proceso de evaluación del rendimiento y ayudan a la organización a tomar decisiones justas e informadas. Pero sólo si se estructuran correctamente.
Siga estas buenas prácticas y estará en el buen camino.
1. Establecer objetivos claros para la reunión
Acuda a la reunión con una idea clara del motivo de la reunión y del resultado deseado. Utiliza un modelo como el marco SMART para establecer objetivos específicos, mensurables, alcanzables, pertinentes y sujetos a plazos.
2. Establecer un calendario claro
Priorice las reuniones de rendimiento en su calendario para mantener sus ciclos de revisión en el buen camino. Posponer estas sesiones puede retrasar el feedback de los empleados, afectar negativamente a sus planes de crecimiento y, en última instancia, impedir que su empresa progrese para alcanzar los objetivos de la compañía.
Tu cronograma debe incluir:
- preparación de la reunión
- la reunión propiamente dicha
- actividades de seguimiento, como registrar y compartir los resultados
3. Enviar a los participantes las listas de control previas a la reunión
Antes de la reunión, envía a cada asistente una lista de tareas para que todos estén preparados. Utiliza las siguientes sugerencias para crear la tuya propia:
- Familiarícese con las normas de clasificación.
- Realice evaluaciones individuales del rendimiento de sus subordinados directos.
- Autoevalúe sus calificaciones.
- Considere a quién desea proponer para ascensos o aumentos de remuneración.
- Prepare preguntas y comentarios para debatirlos en la reunión.
4. Establecer un modelo de distribución de resultados
Un modelo de distribución del rendimiento, o clasificación forzada o modelo de distribución forzada, clasifica las puntuaciones de rendimiento en grupos o percentiles predefinidos. ¿Por qué? Este método pretende representar los niveles generales de rendimiento dentro de una organización. Algunos ejemplos son:
- Clasificación percentil: Clasificar a los empleados en función de su rendimiento en relación con otros de la organización. Ejemplo: Puede considerar que el 10% de los mejores empleados tienen un rendimiento alto, el 70% de los empleados de rendimiento medio tienen un rendimiento medio y el 20% de los empleados de rendimiento bajo tienen un rendimiento bajo.
- Rendimiento absoluto: A diferencia de la clasificación de los empleados entre sí, este enfoque evalúa el rendimiento de cada empleado de forma independiente en función de un nivel de excelencia específico y predefinido. Ejemplo: Los empleados del servicio de atención al cliente que respondan al 100% de las llamadas en menos de 30 segundos podrían recibir la máxima puntuación de rendimiento, un 5.
- Clasificación en tres niveles: Divida a los empleados en tres categorías distintas, como "Los que más rinden", "Los que más contribuyen" y "Los que se están desarrollando o rinden menos". Determine el porcentaje de empleados asignados a cada categoría en función de los requisitos de la organización.
- Curva de campana (distribución normal): Distribuye las puntuaciones a lo largo de una curva en forma de campana, con la mayoría en el rango medio, que representa el rendimiento medio. Hay menos empleados en las categorías de rendimiento alto y bajo.
5. Compartir datos de calibración anteriores
A menos que se trate de su primera reunión de calibración, utilice los datos de calibraciones de rendimiento anteriores para fundamentar las decisiones futuras. La comparación de datos entre revisiones permite saber si la precisión está mejorando o disminuyendo, lo que puede ayudarle a ajustar su proceso de calibración del rendimiento en consecuencia.
6. Formar a todos los revisores sobre su función
Las calibraciones del rendimiento son un esfuerzo de colaboración, y todos deben comprender su papel. Eduque a sus evaluadores sobre el proceso de revisión y sobre cómo enfocar las conversaciones con los empleados, proporcionándoles formación específica para ayudarles a entender el sistema y a registrar las calificaciones con precisión.
7. Promover el diálogo abierto
La calibración se basa en discutir cualquier valor atípico de la distribución de rendimiento esperada.
Los directivos deben estar preparados para proporcionar contexto sobre el rendimiento excepcional si un empleado obtiene una puntuación alta.
Del mismo modo, los jefes deben justificar por qué han concedido puntuaciones bajas a un empleado y explicar el apoyo que le han prestado para ayudarle a obtener puntuaciones más altas.
Este aspecto de la reunión sólo es posible si se crea un entorno en el que todos se sientan cómodos para expresar sus opiniones. Durante las sesiones de calibración, anime a los directivos a hacer preguntas y ofrezca a su comité la oportunidad de dar su opinión sin juzgar. No tema discrepar: este diálogo ayudará a todas las partes a alcanzar un consenso.
8. Mantener la confidencialidad
Imagínese el caos que se produciría si un empleado descubriera que su jefe ha rebajado su puntuación en una reunión de calibración.
Las calibraciones del rendimiento deben ser confidenciales por motivos de cumplimiento y para mantener la confianza en toda la organización. Asegúrese de que todas las comunicaciones, como correos electrónicos, calificaciones y registros, se almacenan de forma segura.
😟 Cuidado con 3 retos de las reuniones de calibración del rendimiento
Las reuniones de calibración deberían ser un elemento básico de las revisiones del rendimiento de cualquier organización, pero eso no significa que siempre sean fáciles.
Tenga en cuenta estos tres retos de las reuniones de calibración.
1. Organizar reuniones de calibración en persona
En las plantillas distribuidas, las videoconferencias pueden ser la única opción disponible para su reunión de calibración. Sin embargo, organice reuniones presenciales en tiempo real en las que todos puedan interactuar cara a cara para obtener mejores resultados.
El Laboratorio de Dinámica Humana del MIT analizó cientos de horas de datos sobre factores determinantes del rendimiento, como el lenguaje corporal y el tono de voz.
Los resultados concluyeron que la comunicación más valiosa se produce en persona, con una variación del 35% en el rendimiento del equipo explicada por el número de veces que los miembros del equipo se reunieron cara a cara.
2. Superar los prejuicios
Sarah HarrisDirectora Global de Diversidad y Compromiso del Grupo Grünenthal, explica la facilidad con que los prejuicios pueden introducirse en el proceso de revisión:
"El sesgo inconsciente procede de un mecanismo de supervivencia de la mente subconsciente. Categorizamos la información inconscientemente, y eso nos afecta a todos. La definición de sesgo inconsciente es el favoritismo o prejuicio hacia personas de una determinada etnia, sexo o grupo social que influye en nuestras acciones o percepciones. Entonces, ¿cómo puede afectar el sesgo inconsciente a las calificaciones de rendimiento?
1. Sesgo de proximidad: Se valora más a los compañeros con los que se pasa más tiempo. En un mundo laboral híbrido, esto es más importante que nunca. Es probable que valore más a los compañeros que trabajan en la oficina que a los que trabajan a distancia.
2. 2. Prejuicio de recurrencia: Valoras más los logros recientes que los de principios de año.
3. Sesgo de similitud: Eres más favorable hacia los que son como tú. Por ejemplo, podrías ser más favorable hacia los evaluados con intereses y habilidades similares o que han asistido a la misma universidad.
4. Sesgo de confirmación: Buscas información que confirme tus creencias preexistentes.
5. Sesgo de indulgencia: Pasas por alto el bajo rendimiento".
➡️ Estos son solo algunos de los tipos de prejuicios que pueden infiltrarse regularmente en el lugar de trabajo. Echa un vistazo a nuestra completa guía sobre el sesgo de retroalimentación para conocer muchos otros y lo que podemos hacer para erradicarlos.
3. Navegar por la dinámica de grupo
Su comité de calibración estará formado por diversas personalidades y estilos de gestión. Y, horror, no todos se llevarán bien.
La clave para calibrar con éxito el rendimiento es comprender cómo funciona la dinámica de grupo.
Recuerde que la calibración pretende llegar a un consenso, por lo que todos deben sentirse escuchados y respetados.
Prueba las siguientes técnicas:
- Designe a un facilitador que pueda actuar como mediador si las conversaciones se acaloran.
- Cree reglas de comunicación claras y establezca límites, como evitar los insultos o el lenguaje ofensivo para transmitir sus puntos de vista.
- Anime a los participantes en la calibración a demostrar una escucha activa.
- Considere la posibilidad de sustituir a los miembros del comité de calibración para futuros ciclos.
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Zavvy ofrece un software de evaluación del rendimiento con calibración incorporada para facilitar el proceso. Nota: La calibración solo puede realizarse antes de compartir los comentarios con los evaluados.
Así es como funciona en Zavvy:
- Los revisores reciben una notificación de que la calibración está en curso.
- Los revisores pueden aplicar filtros en Zavvy, como el tipo de feedback, el ciclo de feedback, el responsable, la fecha de contratación, la pregunta, etc.
- Los revisores pueden ajustar las puntuaciones (según sea necesario) basándose en las discusiones del comité de calibración.
Una vez que sus gestores hayan terminado de calibrar, los resultados estarán listos para sus empleados. Sólo verán las puntuaciones calibradas.
¿Y lo mejor de todo? Zavvy automatiza la recogida y entrega de comentarios sobre el rendimiento con sólo unos clics.
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