Cómo utilizar los planes de mejora del rendimiento para crear una cultura de apoyo y alto rendimiento
Si sus empleados no saben que tienen un problema relacionado con sus habilidades y competencias, ¿cómo podrían mejorar?
Pero si sus empleados no pueden hacer nada por mejorar su rendimiento, esto puede impedir que la empresa alcance sus objetivos.
Y aquí es donde entra en juego un plan de mejora del rendimiento (PIP).
Los empleados no pueden leerle la mente. Claro que algunos pueden intuir que su productividad está bajando, pero puede que les cueste encontrar el curso de acción adecuado.
Es su deber ayudar a los empleados a mejorar sus competencias y conocimientos. Pero no trate los PIP como medidas correctivas que siembran el pánico en el lugar de trabajo.
Los PIP eficaces son uno de los muchos instrumentos a su disposición para crear una cultura positiva en el lugar de trabajo basada en los valores de aprendizaje y mejora constantes, colaboración y apoyo.
¿Te cuesta empezar? Tenemos todo lo que necesitas: consejos, ejemplos y un modelo de plan.
🧰 ¿Qué es un plan de mejora del rendimiento (PIP)?
Un plan de mejora del rendimiento es una herramienta de apoyo para los empleados con deficiencias de rendimiento, cuyo objetivo es ayudarles a superar los problemas de rendimiento.
Puede considerar los PIP como hojas de ruta que muestran a los empleados cómo llegar a su destino de mayor rendimiento. Algunos elementos de esta hoja de ruta son
- formación;
- mejora o reciclaje de las cualificaciones;
- formación y tutoría, etc.
Los PIP permiten a los empleados identificar sus puntos débiles y pautas de comportamiento negativas, al tiempo que proporcionan directrices de mejora para alcanzar unos niveles de rendimiento específicos.
Además, esta herramienta documentada establece los objetivos individuales de cada empleado, los plazos pertinentes para alcanzar las metas fijadas y las consecuencias de los distintos resultados. Además, incluye los recursos disponibles que la organización pondrá a disposición de los empleados para su mejora.
Consejo nº 1: La calidad de un PIP y su aplicación son fundamentales para el éxito de la gestión del rendimiento de los empleados.
Consejo nº 2: No querrá que los empleados que dirige sientan que su evaluación ha sido injusta.
⚖️ ¿Debe implantar los PIP?
"Creo que es muy importante tener un bucle de retroalimentación, en el que estés constantemente pensando en lo que has hecho y en cómo podrías estar haciéndolo mejor". Elon Musk.
El 75% de los empleados valora los sistemas de feedback. Sin embargo, el 85% de los empleados consideraría la posibilidad de dimitir si considerara que su evaluación del rendimiento es injusta.
Así pues, la pregunta es: ¿debería implantar los PIP?
El uso de planes de mejora del rendimiento tiene múltiples ventajas, pero también hay que tener en cuenta algunos contras esenciales.
🟢 Los pros de los PIP
A continuación se enumeran algunas de las principales ventajas de aplicar planes de mejora del rendimiento de los empleados.
Mejora la cultura empresarial
La cultura de empresa es la forma en que las organizaciones hacen las cosas. Incluye comportamientos y actitudes informales, así como sistemas estructurados.
Los PIP aumentan la responsabilidad, empujando a todos a trabajar y cumplir los objetivos de la empresa. Como resultado, los empleados no tendrán problemas en aprender nuevas habilidades para hacer bien su trabajo. Y eso, a su vez, aumentará la productividad.
Mejora el rendimiento de los empleados
El setenta y cuatro por ciento de los empleados está dispuesto a reciclarse o adquirir nuevas competencias para seguir siendo empleables.
Dado que un PIP establece un plan para abordar las dificultades de un empleado, le ayudará a mejorar sus capacidades a nivel personal.
Un empleado bien formado será más capaz de hacer su trabajo y rendirá más. Así, no tendrá que sustituirlos.
Además, invertir en empleados es rentable a largo plazo. Estarán disponibles si necesita cubrir los puestos vacantes que surjan cuando algunos se jubilen o renuncien.
Más eficaz que las revisiones anuales
Alrededor del 64% de los empleados piensan que el feedback que reciben necesita alguna mejora.
Además, el 92% de los empleados desea recibir feedback más de una vez al año.
Por ello, los planes de mejora del rendimiento son una excelente alternativa.
Normalmente, los PIP duran entre 30 y 90 días. Esto le permite proporcionar retroalimentación a los empleados con mayor frecuencia, lo que les permite obtener más información sobre su crecimiento y poner en práctica cualquier sugerencia con mayor rapidez.
Ahorra tiempo y dinero
Cuando un empleado no cumple habitualmente las expectativas y no cambia, puede que no tenga más remedio que despedirlo. Pero despedir empleados significa contratar y formar a más personas para ocupar esos puestos sin saber si rendirán.
No es de extrañar que la pérdida de un empleado pueda costar a su empresa entre el 150% y el 200% de su salario anual.
Tendrá que gastar dinero en anunciar la vacante, seleccionar y entrevistar a los candidatos e incorporarlos. Al mismo tiempo, la productividad general del equipo se resentirá hasta que se cubra el puesto e incluso después, hasta que se complete la incorporación.
Por lo tanto, utilizar un PIP para formar y desarrollar el talento existente ahorrará tiempo y dinero.
Además, puede ver cómo el empleado desarrolla su carrera y promocionarlo desde dentro, puesto que el talento ya está disponible. Todos salen ganando.
🛑 Los contras de los PIP
Pero los PIP no son todo sol y arco iris. Muchos empleados pueden asustarse al recibir un PIP, interpretándolo erróneamente como una precuela de su despido.
Baja la moral de los empleados
El empleado medio puede considerar que seguir un PIP es un ataque personal a sus capacidades. Por tanto, puede bajarles la moral, hacer que se desvinculen más del lugar de trabajo y causarles problemas.
Aumento de la rotación de personal
Cuando los empleados consideran que un plan de mejora del rendimiento es una advertencia o una medida disciplinaria, es probable que se desvinculen y empiecen a buscar otro trabajo.
Consejo: es responsabilidad suya comunicar con claridad y convencer a los empleados de que los PIP son una herramienta para ayudarles. Al mismo tiempo, sin embargo, tiene que ser claro con sus expectativas de rendimiento.
¿En qué circunstancias el rendimiento es insuficiente?
🕖 ¿Cuándo hay queimplantar un PIP?
Debido a las reacciones encontradas que puede suscitar un PIP, trátelo con cuidado.
Por supuesto, no todos los empleados ni todos los resultados negativos requieren un PIP. Pero algunas situaciones sí requieren PIP.
He aquí cuándo los empleados pueden necesitar planes de mejora personal.
Cuando su empresa pivota
Los cambios organizativos importantes pueden tener mucho sentido para usted. Pero es probable que muchos empleados se resistan a ellos.
Introducir planes de mejora del rendimiento puede funcionar a medida que la empresa pivota, sobre todo si implican a varias personas.
Consejo: Puede plantear cada PIP como una redefinición de las funciones de la empresa y asegurarse de que cada empleado está preparado para afrontar los cambios.
De este modo, los empleados estarán menos a la defensiva y más dispuestos a participar en la transformación al tiempo que mejoran sus competencias.
Cuando se produce un cambio drástico en los requisitos de las funciones
La introducción de nuevas tecnologías es problemática porque puede cambiar por completo la forma de trabajar de todos.
La gran noticia es que el 69% de los directivos que consideraron que sus transformaciones digitales habían tenido éxito ofrecieron formación antes y después de la puesta en marcha.
Cuando una empresa adopta una nueva forma de tecnología o experimenta un avance tecnológico, es el momento adecuado para introducir los PIP.
Consejo: Puede redefinir las funciones y las áreas de interés, crear un plan de desarrollo y crecimiento, proporcionar feedback continuamente y supervisar el progreso de los empleados.
Cuando el rendimiento del empleado es realmente bajo
Cuando el rendimiento de un empleado se deteriora hasta tal punto que la empresa no puede seguir ignorándolo, debe utilizar un PIP para ofrecer a ese empleado la última oportunidad de hacer las cosas bien y salvar su puesto de trabajo.
🪜 Crea tu plan de mejora del rendimiento en 7 pasos
¿Cómo es un buen plan de mejora del rendimiento?
Aquí tienes una guía para crear un plan eficaz para tus empleados.
1. Determinar el rendimiento aceptable
Empiece por definir qué es un rendimiento aceptable para el empleado y el puesto que ocupa.
¿Cómo es el éxito para alguien que ocupa un determinado puesto?
Consejo: Puede especificar el rendimiento aceptable en términos de productividad, compromiso, tiempo, etc.
Por ejemplo, si su empleado es un vendedor, debe especificar las ventas medias esperadas por semana, mes o año.
Por otro lado, para un directivo, algunas de las cuestiones que pueden surgir podrían estar relacionadas con:
- si tratan bien a sus juniors,
- el rendimiento general del equipo bajo su supervisión,
- si predican con el ejemplo, etc.
2. Investigar las causas profundas de un rendimiento insatisfactorio
Cuando el rendimiento de un empleado baja significativamente, puede haber una buena razón para que esa persona ya no sea tan productiva como debería o solía ser.
Por ejemplo, puede que su empleado acabe de adoptar un niño, se esté divorciando o padezca una enfermedad grave.
Consejo: Comprender la causa raíz del problema te permite determinar la mejor acción a emprender para mejorar su rendimiento.
3. Crear objetivos mensurables
Sus objetivos deben ser mensurables. Y también deben ser específicos para las funciones y situaciones personales de los empleados.
Consejo: Utilice objetivos específicos, mensurables, alcanzables, pertinentes y sujetos a plazos (SMART).
Por ejemplo, podría establecer que el empleado debe generar ventas por valor de 200.000 dólares de maquinaria agrícola en un plazo de tres meses.
Recuerde que si sus objetivos no son realistas ni cuantificables, será difícil que alguien los alcance. Así que empiece por investigar cada función y comprender cómo contribuye a los objetivos de la empresa. Y tenga en cuenta los recursos y sistemas de apoyo existentes en la empresa.
➡️ Consulta 14 ejemplos de objetivos de desarrollo y formas de alcanzarlos.
4. Comunicarse claramente con los empleados
Es fundamental hacer comprender al empleado que un PIP no es una medida disciplinaria ni un preámbulo de despido. Los empleados no deben sentirse amenazados cuando los pones bajo supervisión.
Consejo: Asegúrese de que sus empleados ven los PIP como una herramienta que les ayuda a superar deficiencias y les permite rendir al máximo.
5. Hacer hincapié en la positividad
Debe ser lo más positivo posible en cada fase del plan de mejora del rendimiento.
Sugerencia: aunque se hable de una acción negativa, evite atacar a la persona que critica.
6. Elaborar un plan de acción
Su estrategia de mejora del rendimiento debe incluir un plan de acción con algunos elementos esenciales:
- Objetivos inteligentes, como ya se ha dicho.
- Hitos que los empleados puedan alcanzar y celebrar. Alcanzar hitos permitirá a los empleados sentirse realizados, lo que hará que todo el proceso sea más positivo.
- Un calendario que incluya cada hito hasta que el empleado alcance el 100% de los objetivos fijados. Un plan de mejora del rendimiento no puede ser eterno.
- Un calendario de comprobaciones para que pueda ofrecer comentarios pertinentes y perfeccionar las áreas de interés.
- Todos los recursos disponibles. Por ejemplo, ¿necesitarán realizar cursos en línea o la empresa les proporcionará evaluaciones de compañeros y clientes? O bien, ¿ofrecerá alguien tutoría personalizada para guiar al empleado?
7. Asegurarse de que el empleado comprende las expectativas de rendimiento y las posibles repercusiones
Debe explicar cómo la empresa ayudará a los empleados a alcanzar los objetivos PIP fijados. Eso significa comunicar claramente las expectativas de la empresa y las posibles repercusiones cuando no alcancen los objetivos fijados.
Consejo: Recuerda que cuanto más claras tengas las expectativas de la empresa, mejor te irá en caso de que haya un escrutinio legal más adelante.
💡 7 consejos para que los PIP sean eficaces
El éxito o el fracaso de sus planes de mejora del rendimiento dependerá en gran medida de cómo los estructure y aplique. A continuación se ofrecen siete consejos para que los PIP sean eficaces.
Sea directo y específico al comunicar los resultados del análisis de rendimiento
Debe explicar claramente a cada empleado examinado cuáles son sus problemas.
También debe arrojar luz sobre cualquier pauta de comportamiento específica que deba abordarse.
Consejo: Incluye las evaluaciones de rendimiento anteriores y los comentarios de los compañeros para que entiendan en qué deben trabajar.
Elabore un calendario preliminar para las sesiones de control y retroalimentación.
Comunique también cómo medirá el progreso del empleado. Por ejemplo, puedes utilizar revisiones de equipo y encuestas de opinión.
Tener una actitud positiva y constructiva
Ofrezca una crítica constructiva personalizada cuando desarrolle las habilidades del empleado, elogiando las cosas que se hacen correctamente y señalando claramente las áreas en las que el empleado aún debe mejorar.
Consejo: Recuerda criticar la acción, no a la persona. Así evitarás desmoralizarte y ponerte a la defensiva.
Además, debes ofrecer soluciones realistas y prácticas para solucionar los problemas del empleado. Asimismo, evita microgestionar al empleado, para que pueda tener margen para trabajar en los retos a los que se enfrenta.
➡️ Para obtener más prácticas recomendadas y consejos sobre cómo utilizar el feedback para crear una cultura de trabajo atractiva, consulte nuestras 20 prácticas recomendadas para el feedback de los empleados.
Comunicación bidireccional
Resolver los problemas de los empleados requiere la participación de todas las partes interesadas, incluido el empleado cuyo rendimiento se está revisando. Por tanto, escúchelos y pídales su versión de los hechos y sugerencias sobre qué hacer.
Consejo: Es más probable que la gente acepte el cambio cuando puede ocuparse de sus problemas de forma proactiva. Y como tienen información de primera mano sobre sus problemas, pueden aportar ideas que usted puede incluir en el plan de acción.
Ser franco sobre las expectativas y las repercusiones
No podemos insistir en lo importante que es compartir sus expectativas de rendimiento y mejora. Y cuanto más específico sea, mejor.
Consejo nº 1: Informe a los empleados de lo que espera de ellos cuando accedan a los recursos disponibles.
Por ejemplo, ¿cuáles son las expectativas de rendimiento tras la formación?
Consejo nº 2: sea lo más objetivo posible a la hora de comunicar sus expectativas para que no se lo tomen como algo personal, sino que comprendan la gravedad de su situación.
Consejo nº 3: Recuerde también exponer claramente las consecuencias si no cumplen los objetivos, incluido el despido, el traslado a otro departamento y el descenso de categoría.
Documentar las conversaciones a medida que se celebran las reuniones de control
Los PIP pueden volverse en su contra.
Por ello, debe documentar las conversaciones mantenidas durante las reuniones de control.
Consejo: Las notas de las reuniones serán un excelente punto de referencia para usted y para el empleado bajo su supervisión.
Evaluar la progresión del plan
Sin feedback, los planes de mejora del rendimiento no funcionarán.
Por lo tanto, utilice las evaluaciones de rendimiento de 360 grados para distribuir la carga de la crítica en todos los ámbitos y de arriba abajo. Por lo tanto, los directivos, los compañeros e incluso los clientes ofrecerán sus comentarios.
Puede llevar a cabo evaluaciones de rendimiento de 360 grados mediante reuniones individuales en las que mantendrá conversaciones personales con el empleado. También puede incluir encuestas y evaluaciones del rendimiento y de los compañeros.
Consejo: Cada parte debe ofrecer su opinión de forma independiente para evitar sesgos.
A continuación, puede trabajar con el empleado para perfeccionar las áreas de interés basándose en los comentarios. Y una vez que completen una etapa del plan de mejora mediante la mejora de su comportamiento, productividad y habilidades, pueden pasar a la siguiente.
Recompensar el éxito al final del plan
Los programas eficaces de reconocimiento y recompensa aumentan el rendimiento del empleado medio en un 11,1%. Por tanto, recompensar el éxito al final del plan es algo que no puedes saltarte.
Por supuesto, una de las recompensas más significativas al final del periodo PIP es la libertad que obtiene el empleado del escrutinio de su supervisor.
Pero puedes ofrecerles más recompensas.
Consejo: Considere la posibilidad de reconocer pública y privadamente el excelente trabajo realizado, un almuerzo gratuito, viajes pagados con sus compañeros, tarjetas regalo, notas de agradecimiento escritas a mano, etc.
🏢 E jemplos de planes de mejora del rendimiento
He aquí algunos ejemplos de planes de mejora del rendimiento que merece la pena emular.
Mejorar el servicio al cliente
Si quiere que un empleado mejore su servicio de atención al cliente, proporcione mecanismos que permitan conocer la opinión de los clientes. Pueden ser encuestas, reseñas en línea o testimonios.
Además, hay que formar a los empleados y capacitarlos para que sean empáticos y busquen proactivamente soluciones a los problemas de los clientes.
Y nunca está de más introducir herramientas tecnológicas que ayuden a todos a trabajar de forma más eficiente.
Por ejemplo, un centro de datos puede crear un PIP para un representante de atención al cliente que ha atraído múltiples quejas de clientes. Los clientes estaban descontentos con las soluciones dadas a sus problemas con el producto y con el comportamiento descortés, por lo que debe abordar estas cuestiones.
El PIP incluirá:
- Un curso de actualización sobre los detalles del producto y el trato al cliente.
- El objetivo de conseguir al menos cuatro testimonios positivos de clientes en un plazo de 60 días.
Mejorar la productividad
Cuando los empleados no producen tanto trabajo como deberían en un día o una semana determinados, hacerles seguir un plan de mejora del rendimiento puede ser útil.
Por ejemplo, supongamos que diriges una agencia de marketing de contenidos y SEO B2B SaaS. Uno de sus mejores redactores empieza a retrasarse considerablemente. En lugar de escribir las 15.000 palabras semanales estándar, sólo envía 5.000. Sin embargo, usted exige más productividad. Así que le preguntas al empleado qué le pasa y te dice que acaba de adoptar un bebé y está luchando por salir adelante.
Por deferencia a las responsabilidades adicionales del escritor como padre primerizo, podría establecer un límite de 10.000 palabras por semana, ordenarle que envíe 2.000 palabras de trabajo al editor supervisor al final de cada día y programar una revisión quincenal durante al menos tres meses.
Si el escritor tiene éxito, conservará su puesto. Pero si fracasa, puede que tengas que despedirlo o degradarlo a un trabajo peor pagado.
Mejorar las competencias específicas de cada función
El ejemplo siguiente corresponde a un redactor de marketing de contenidos con baja productividad y escasas habilidades gramaticales y de SEO.
Áreas de mejora:
- Baja escritura
- Errores gramaticales excesivos
- Pocas habilidades SEO
Principales objetivos del plan de mejora del rendimiento:
- Aumentar la producción escrita.
- Adquirir conocimientos de SEO.
- Incorporar nuevas herramientas para mejorar la calidad de la escritura.
Hitos de mejora:
- Aumentar la producción escrita de 5.000 a 10.000 palabras a la semana.
- Cada artículo debe alcanzar al menos un 90% en Grammarly.
- Aprenda a utilizar Clearscope para incorporar palabras clave relevantes en el contenido y la meta descripción.
Apoyo adicional necesario:
- sesión de coaching sobre las mejores prácticas para el éxito de los contenidos.
- Cuentas premium de Grammarly y Clearscope.
Plan de acción y plazos:
- Envíe 2.000 palabras al final de cada día laborable hasta el 19/11/2022.
- Cree artículos con un mínimo de errores pasándolos por Grammarly Premium. Comprueba también si hay plagio.
- Vea el vídeo de formación de Clearscope proporcionado por correo electrónico por el editor. Completar la formación de Clearscope antes del 29/09/2022.
- Cree el primer artículo en la plataforma Clearscope y asegúrese de que obtiene al menos una puntuación de B+ antes del 5 de octubre de 2022.
- Incorporar Clearscope al flujo de trabajo diario antes del 19/11/2022.
Programa de seguimiento:
Control semanal 1:1: todos los viernes a las 20:00 por videoconferencia.
📝 Plantillas de planes de mejora del rendimiento
Hemos creado una plantilla de plan de mejora del rendimiento para ayudarle. Puede personalizarla fácilmente para cada empleado.
A continuación encontrará la plantilla del plan de mejora del rendimiento en formato pdf editable.
También hemos creado una versión en word de nuestra plantilla.
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Nuestro software de desarrollo de empleados permite ciclos de crecimiento y desarrollo sin fisuras. Todos sus empleados pueden beneficiarse de un marco de competencias:
- comprender sus funciones, y
- lo que deben hacer para cumplir con éxito sus responsabilidades.
Y para cada empleado cuyo rendimiento necesite mejorar, siempre está nuestro Software de Feedback 360. Puede utilizarlo para obtener feedback de todas las partes relevantes en todos los niveles de la organización, mejorando el compromiso, el rendimiento y el crecimiento.
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❓ Preguntas frecuentes sobre el plan de mejora del rendimiento
¿Es un plan de mejora del rendimiento una medida disciplinaria?
Los PIP no están pensados para disciplinar a los empleados, pero pueden servir de apoyo formal a los empleados con bajo rendimiento.
¿Es necesario un plan de mejora del rendimiento?
Los PIP no siempre son necesarios, a menos que el bajo rendimiento de un empleado sea significativo y afecte a los objetivos y los resultados de la empresa.
¿Son eficaces los planes de mejora del rendimiento?
Los PIP bien estructurados que esbozan objetivos específicos y proporcionan recursos completos son eficaces.
Por lo tanto, para ser eficaz, debe aclarar: los objetivos del empleado, los plazos, los materiales de apoyo, el calendario de control, etc.
¿Cuándo debe utilizarse un plan de mejora del rendimiento?
Debe utilizar los PIP cuando el bajo rendimiento de un empleado afecte significativamente a la moral del equipo, la productividad de la empresa y los resultados finales.
¿Cuánto tiempo debe durar el plan de mejora del rendimiento?
La mayoría de los PIP duran entre 30 y 90 días, dependiendo de la gravedad del problema.