Métricas de incorporación esenciales para mejorar la experiencia de los empleados y su cuenta de resultados
Una buena incorporación sienta las bases para una experiencia y un rendimiento laboral notables.
Pero, ¿cómo puede saber si su proceso de incorporación es "bueno" sin hacer un seguimiento del mismo?
Tomemos el ejemplo de Online Optimism. Sin un seguimiento de su incorporación, no habrían notado que retenían a más empleados que recibían presentaciones de personal no departamental que los que no lo hacían.
AlascoRoadsurfer, y Storyblok podría identificar los cambios en el tiempo de productividad de los nuevos empleados, la satisfacción de los empleados y el compromiso midiendo las métricas de incorporación.
Lea este artículo para saber cómo medir el proceso de incorporación para mejorar el proceso de incorporación, el rendimiento laboral y las tasas de retención del talento. Al igual que hicieron Alasco, Online Optimism y Roadsurfer .
📈 ¿Cuáles son las métricas y los KPI de la incorporación de empleados?
Las métricas de incorporación miden el rendimiento y el progreso del proceso de incorporación de sus empleados.
Algunos ejemplos de métricas de incorporación son:
- tiempo de finalización de la incorporación;
- mejores resultados;
- índice de finalización de la formación de nuevos empleados;
- tiempo de productividad, etc.
Por lo general, las métricas de incorporación serán más operativas. Por el contrario, los KPI de incorporación miden el rendimiento en función de las metas, los objetivos y las necesidades organizativas clave de la empresa. Por lo tanto, sus KPI deben ser más estratégicos por naturaleza.
Supongamos que su empresa quiere mejorar la retención de empleados. Los indicadores clave incluirían:
- puntuación del compromiso de los empleados;
- puntuación de satisfacción en la primera semana, y
- puntuación del promotor neto de los empleados.
Algunos ejemplos adicionales de KPI de incorporación son:
- tasa de rotación de nuevos empleados;
- índice de satisfacción laboral de los recién contratados;
- ahorro de recursos gracias a la automatización de la incorporación.
No todos los indicadores son KPI, pero todos los KPI son indicadores. Los indicadores están vinculados a los objetivos y necesidades de su empresa.
Pero tanto las métricas de incorporación como los KPI revelarán el grado de éxito y eficacia de su proceso.
Existen múltiples métodos para medir el progreso y el impacto de su proceso de incorporación.
Por ejemplo, puede enviar una encuesta de incorporación después o durante la incorporación para medir la satisfacción y la preparación percibida por los empleados.
Otro método consiste en utilizar un programa informático para seguir los progresos de sus empleados.
Por ejemplo, ¿cuántos pasos han completado en su viaje de incorporación?
Consejo: Si utiliza un software de incorporación, puede integrar fácilmente una encuesta de eNPS como paso final del proceso de incorporación y agregar los datos de toda la cohorte de nuevos empleados.
🏆 3 Beneficios clave del seguimiento de las métricas de onboarding
Mejorar la experiencia de incorporación de los empleados
La principal ventaja de hacer un seguimiento de su proceso de incorporación es comprender cómo perciben los empleados el proceso de incorporación de su empresa.
Conocer sus sentimientos acerca de su viaje y las acciones que evocaron dichos sentimientos puede ayudarle a mejorar su experiencia de incorporación como empleado.
Según HBR, una mejor experiencia de incorporación mejora el compromiso de los nuevos empleados, la retención del talento y la confianza en los recién contratados.
Así que, si haces un seguimiento adecuado, descubrirás:
- Qué hace que los recién contratados estén satisfechos o insatisfechos con su experiencia.
- Los pasos de la incorporación con los que luchan.
- Tiempo específico de finalización de la tarea.
- Qué acciones aumentan o disminuyen la retención.
- Razones del bajo tiempo de productividad.
Identificación de incoherencias entre departamentos
También puede segmentar sus métricas en cohortes (un grupo de personas con una característica común) y realizar análisis adicionales.
Por ejemplo, puede medir las diferencias entre las experiencias de incorporación de los distintos departamentos, jefes y empleados. De este modo, puede identificar la causa principal de la buena o mala experiencia de incorporación de cada empleado.
Por ejemplo, podría descubrir que las malas experiencias de incorporación están relacionadas con un directivo y no con un proceso de la empresa.
Por si fuera poco, si los empleados están contentos con su experiencia, se convertirán en defensores de su empresa, lo que atraerá a talentos de calidad.
Aumentar la retención
"Hacer un seguimiento del onboarding nos ha permitido entender mejor a nuestros nuevos contratados, lo rápido que podemos incorporarlos, qué procesos hay que agilizar o cambiar y qué les entusiasma de su trabajo y de la empresa." Mark Seemann, fundador de StaffCircle, una plataforma de gestión de RRHH.
Online Optimism, una agencia de marketing, también se centra en la retención. Flynn Zaiger, CEO de Online Optimism, subraya:
"El seguimiento de las métricas de incorporación ha ayudado a nuestra empresa a detectar oportunidades para aumentar la retención. También nos ayuda a identificar inmediatamente a los empleados de bajo rendimiento para ofrecerles formación o volver a contratarlos. Quieres hacer sentir a los empleados, para que no vuelvan a buscar trabajo".
➡️ He aquí algunas plantillas de incorporación que le ayudarán a conseguir experiencias más estructuradas y gratificantes para sus empleados.
📐 9 KPI y métricas para medir la eficacia y el éxito del onboarding
Índice de satisfacción de los empleados (ISE)
El índice de satisfacción de los empleados mide la satisfacción de un empleado con una situación determinada para saber si está contento con su incorporación.
Si el ESI es bajo, sabrá que su proceso de incorporación necesita mejoras.
Puede calcular esta métrica a través de tres preguntas principales:
- ¿Cuál es su grado de satisfacción con el proceso de incorporación?
- ¿En qué medida ha respondido a sus expectativas?
- ¿En qué medida se asemeja la incorporación actual a la ideal?
Consejo nº 1: Puedes decidir si optar por una escala del 1 al 10 o del 1 al 5.
Consejo nº 2: Puede incluir más preguntas en función de los datos que necesite.
Para calcular el ESI:
Supongamos que envía una encuesta de 10 escalas y 5 preguntas.
Multiplique el número de preguntas de la encuesta por la máxima puntuación posible: 5 x 10 = 50.
A continuación, suma las puntuaciones de cada pregunta (de un empleado), pongamos 35. Divídela por el núcleo multiplicado, que es 50 = 0,7. A continuación, multiplique por 70%. El ESI de los empleados elegidos es del 70%.
Para obtener el ESI de todos los empleados, sume todos los ESI individuales y divídalos por el número total de empleados.
Promotor neto de los empleados (eNPS)
Esta métrica mide si sus empleados son defensores de la marca y si esto está relacionado con su incorporación. Esta métrica le ayuda a comprender si la incorporación afecta a la fidelidad y la promoción de los empleados.
Medir el eNPS:
- Pregunte: "Basándose en su experiencia reciente, ¿qué probabilidades hay de que recomiende esta empresa a un amigo o compañero?".
- A continuación, una pregunta de seguimiento: "¿Cuál es la razón principal de su puntuación?".
- Por último, "¿Le gustaría que su jefe se pusiera en contacto con usted para contarle su experiencia? Si es así, añada su información de contacto a continuación".
Para calcular el eNPS:
En primer lugar, hay que entender tres palabras clave: promotores, pasivos y detractores.
- Los promotores son empleados que responden con un 9 o un 10 en la encuesta.
- Los pasivos son empleados que responden entre 7 y 8, lo que indica que son neutrales.
- Los detractores son los empleados que obtienen una puntuación inferior a 6.
% de promotores = Suma de todos los 9s y 10s dividido por el número de empleados que los eligen, luego multiplicado por 100.
% de detractores = Suma todos los números por debajo de seis y divídelo por el número de empleados que lo eligen.
eNPS = % de promotores - % de detractores. El porcentaje o la suma de pasivos no son necesarios.
Tasa de rotación de nuevos empleados
El índice de rotación de nuevos empleados mide el número de nuevos empleados que han abandonado la empresa después de un periodo determinado (un mes, un trimestre o un año).
Los índices de rotación indican la salud de la experiencia de los empleados de su empresa desde la contratación, los beneficios de la experiencia de los empleados y la compensación.
La tasa de rotación de nuevos empleados podría incluir a los empleados que voluntaria o involuntariamente abandonaron su empresa.
Para calcular el índice de rotación de nuevos empleados:
Número total de empleados que abandonaron la empresa en un periodo determinado dividido por el número total de empleados que la empresa contrató en ese periodo multiplicado por 100.
Puede decidir calcular sólo el número de empleados (contratados dentro de un periodo específico) que se marcharon involuntaria (o voluntariamente) dividido por el número total de empleados contratados dentro de ese periodo multiplicado por cien.
Tasa de retención de nuevos empleados
El índice de retención de nuevos empleados mide el número total de nuevos empleados que una empresa retiene durante un periodo determinado.
Al igual que el índice de rotación, el índice de retención indica la salud de la experiencia de sus empleados y de su estrategia de retención.
Para calcular el índice de retención de nuevos contratados:
Divida el número total de empleados recientes que permanecieron en su empresa por el número total de empleados contratados en ese periodo.
Tasa de finalización de la formación
La tasa de finalización de la formación mide el porcentaje de personas que completaron su formación de incorporación.
Utilice esta métrica para medir el grado de compromiso de sus programas y materiales de incorporación y su relación con el tiempo de productividad de los nuevos empleados.
Para calcular la tasa de finalización de la formación:
Divida el número total de empleados que completaron la formación de incorporación por el número total de empleados asignados a la formación y multiplíquelo por 100.
Tiempo de productividad
El tiempo hasta la productividad mide el tiempo que tardan los contratados en empezar a generar valor para la empresa o cuánto tardan en hacer bien el trabajo para el que se les contrató.
Calcular esta métrica no es tan sencillo como otras. Primero hay que determinar los KPI de cada función o cada tarea.
Para calcular el tiempo de productividad:
Después de asignar una tarea a un nuevo empleado, calcule los días que tarda en completar la tarea o alcanzar los KPI desde su fecha de inicio (no desde que le asignó la tarea). Incluye también los días utilizados para la revisión.
Para calcular la media de todas las nuevas contrataciones de un periodo determinado, sume el número total de días de todas las nuevas contrataciones de un periodo determinado y divídalo por el total de nuevas contrataciones.
También puedes multiplicarlo por 100 para hallar el porcentaje.
Esta métrica también puede revelar si ha incluido los materiales necesarios que los empleados necesitan para completar el trabajo y si lo ha hecho en el formato adecuado.
Coste de la productividad óptima
El coste de alcanzar una productividad óptima mide la inversión en contratar y formar a un nuevo empleado para que realice un trabajo. Te ayuda a calcular cuánto cuesta contratar e incorporar a un empleado y cuánto tiempo tarda en ser productivo.
Calcular el coste de una productividad óptima:
Suma el coste de contratación con el coste de formación.
Algunos de estos costes podrían ser los siguientes
- Publicidad
- Honorarios de los reclutadores
- Pruebas de drogas
- Pérdida de ventas/operaciones mientras los puestos permanecían vacantes
- Comprobación de antecedentes, etc.
Le ayuda a determinar el ROI de su software de onboarding y el tiempo que le ha ahorrado.
Ahorro de tiempo en tareas administrativas
El tiempo ahorrado es el número de horas ahorradas al utilizar el software de onboarding para automatizar su proceso de onboarding. Le ayuda a determinar el ROI de su software de onboarding y el tiempo que le ha ahorrado.
Calcular esta métrica es más trabajo mental que matemático.
Intente calcular cuánto tiempo ha dedicado a la incorporación manual de los empleados y cuánto tiempo ha dedicado a utilizar una herramienta de automatización de la incorporación.
Duración del proceso de incorporación
El tiempo de finalización del proceso de incorporación se refiere al tiempo que tardan los nuevos empleados en completar su proceso de incorporación.
Puede obtener rápidamente esta métrica de su software de incorporación.
Consejo nº 1: Pregunte a los candidatos qué esperan de su proceso de incorporación desde la fase de la entrevista.
Consejo nº 2: Elabore también encuestas de seguimiento para identificar los puntos débiles del proceso de incorporación.
Consejo nº 3: Por último, utilice las opiniones de Glassdoor para conocer las experiencias de los nuevos empleados.
Tras realizar un seguimiento de su incorporación, Online optimism creó un sistema de compañeros para ayudar a los nuevos empleados a relacionarse con personal no perteneciente al departamento y mejorar la retención de empleados.
📏 4 Formas de medir el onboarding para retener mejor a los empleados
Hay dos formas principales de medir la incorporación: las encuestas y el software de incorporación.
Puede enviar varios tipos de encuestas para recabar información sobre su proceso de incorporación; sin embargo, nos centraremos en tres de ellas.
Encuesta de incorporación de nuevos empleados
Puede enviar este tipo de encuesta durante o después de la incorporación de un empleado.
Consejo: Para que las respuestas sean sinceras, lo mejor es que sean anónimas.
Este cuestionario te ayuda a mejorar y decidir:
- Grado de satisfacción del empleado con el proceso de incorporación.
- Comprensión de sus objetivos y responsabilidades
- Cómo se acostumbran a los materiales, herramientas y equipos.
- Comprenden la visión, la misión y la cultura de la empresa.
Las preguntas de la encuesta de incorporación de nuevos empleados dependen de lo que intente aprender de ellos.
He aquí diez preguntas que deben formularse en una encuesta de incorporación:
- ¿Se le proporcionó suficiente información sobre la empresa durante la contratación?
- ¿Cómo podríamos mejorar el proceso de contratación?
- ¿Cuáles son sus tres razones para unirse a esta organización?
- ¿Cuáles son las tres mejores cosas de ser empleado de [nombre de la empresa]?
- ¿Qué podríamos cambiar o añadir para mejorar nuestro proceso de incorporación?
- ¿Las descripciones de los puestos y las responsabilidades explicadas al principio reflejan fielmente tu experiencia laboral?
- ¿Te ves en esta empresa cinco años?
- ¿Te sientes seguro utilizando el software, las herramientas y los sistemas de la empresa?
- ¿La gente que te rodea te ayuda a tener éxito en tu trabajo?
- ¿Han estado sus experiencias a la altura de sus expectativas?
Consejo: las encuestas deben ser breves (10 preguntas como máximo) y se deben realizar varias encuestas durante las distintas fases de la incorporación.
Encuestas Pulse
Las encuestas del pulso de los empleados son encuestas breves y rápidas con una frecuencia determinada (semanal, mensual o trimestral). Tocan temas como la satisfacción de los empleados, las relaciones laborales y el ambiente de trabajo.
Puede utilizar encuestas de pulso para determinar:
- Satisfacción en el lugar de trabajo;
- Sentido de pertenencia;
- Puntuación del promotor neto de los empleados (eNPS);
- Bienestar;
- Crecimiento y desarrollo;
- Alineación con la cultura de la empresa, etc.
He aquí algunas preguntas para la encuesta del pulso:
- "¿Con qué probabilidad recomendaría este lugar de trabajo a un amigo o compañero?"
- "¿Qué debe empezar a hacer/mantener/dejar de hacer mi empresa?".
- "Estoy satisfecho con la frecuencia con la que nos comunicamos mi jefe y yo".
- "Me siento cómodo dando opiniones y comentarios a mi jefe".
- "Tengo un estrés manejable en el trabajo".
- "Siento que mis objetivos individuales están muy alineados con los de nuestro equipo".
Encuestas sobre el compromiso de los empleados
Las encuestas de compromiso son perfectas para calibrar el entusiasmo y la dedicación de un empleado hacia su trabajo.
Puede realizar una encuesta de compromiso trimestral o anualmente:
- Dé voz a los empleados,
- Determine en qué medida están satisfechos o insatisfechos con su trabajo,
- Aumentar el compromiso.
He aquí algunas preguntas que debe formular en su encuesta sobre el compromiso de los empleados:
- ¿En qué medida está satisfecho con su capacidad para aplicar sus conocimientos en este puesto?
- ¿Está orgulloso de su papel en este equipo?
- ¿Cuál es su grado de satisfacción con la relación con su jefe?
- ¿Te motiva el trabajo que haces para la empresa?
- ¿Te ha preparado tu incorporación lo suficiente para tu puesto?
Software de incorporación
El software de incorporación es una herramienta que puede utilizar para automatizar y agilizar el proceso de incorporación de su empresa.
Las soluciones informáticas permiten mejorar la experiencia de incorporación de los empleados y reducir el trabajo administrativo, así como ofrecer información de mayor calidad a los gestores de personas.
Roadsurfer y Storyblok utilizaron el software de onboarding de Zavvy para realizar un seguimiento de métricas como:
- tiempo de finalización de la incorporación;
- índices de incorporación de empleados;
- tiempo a la productividad;
- índices de compromiso.
Utilizando un buen software de onboarding, puede medir métricas como:
- Tiempo de realización: ¿Cuánto tardan los empleados en terminar el contenido?
- Tasa de finalización: ¿Cuántos pasos completaron?
- Los que más rinden: ¿quién está más comprometido y quién menos?
- Tasa de finalización de los directivos: ¿Qué directivos dedican más o menos tiempo a sus nuevas contrataciones?
- Tiempo dedicado al proceso de incorporación: ¿Cuánto tiempo pasan los nuevos empleados utilizando el software?
- Compromiso: ¿Regresan al contenido de incorporación después de un tiempo?
💡 6 Buenas prácticas para sacar el máximo partido a tus métricas de onboarding
Definir una métrica adecuada y aplicable
Decida las métricas que necesita controlar en función de las metas, necesidades y objetivos de su empresa.
Definir sus objetivos:
- Escriba por qué desea realizar un seguimiento de su incorporación. Por ejemplo, mejorar la tasa de retención, el proceso de incorporación y la experiencia de los empleados, o reducir el tiempo de productividad de los nuevos empleados.
- Averigüe qué actividades de incorporación afectan a su(s) objetivo(s).
Por ejemplo, el tiempo hasta la productividad incluiría el tiempo de finalización, la finalización de la primera tarea, el feedback sobre la primera tarea, etc.
Todas estas son métricas activas y adecuadas a las necesidades de la empresa.
"Mi consejo para cualquiera que desee hacer un seguimiento de las experiencias de incorporación es que adapte sus métricas al funcionamiento de su empresa. Aprenda de las experiencias pasadas y modifíquelas en consecuencia.
Creo que el error más común que cometen los directivos en el onboarding es no tener claros los objetivos o las expectativas del proceso." Mark Seemann, fundador de StaffCircle.
Consultar a las partes interesadas
Flynn Zaiger, CEO de Optimism, lo dijo todo:
"Habla con los directivos sobre sus necesidades de información antes de decidir qué métricas de incorporación se van a seguir. Los líderes individuales pueden identificar las métricas clave que quieren que se midan, que son mucho más difíciles de implementar a posteriori."
Crear sistemas de medición centrados en las personas
Cree objetivos de incorporación a la empresa y KPI basados en las necesidades de los empleados para tener una buena experiencia en lugar de sólo en lo que las partes interesadas quieren medir.
Entreviste a los empleados durante la contratación y pregúnteles: "¿Qué le parece a usted una buena incorporación?" y "¿Qué necesita para sentirse bienvenido y preparado para su primer destino?".
Documentar las métricas de forma clara y transparente
Documentar sus métricas le ayuda a tener un registro histórico preciso de cómo ha cambiado su incorporación a lo largo del tiempo. Y también le ayuda a comprobar si sus nuevas prácticas de incorporación están dando resultados.
Flynn Zaiger sugiere:
"Encontrar una plataforma que facilite la elaboración de informes y permita exportar los datos. Es posible que las partes interesadas cambien con el tiempo y necesiten mediciones diferentes. Exportar tus datos a una hoja de cálculo u otro sistema permitirá una mayor interoperabilidad a lo largo del tiempo."
Evite las métricas de vanidad
No vale la pena hacer un seguimiento de todas las métricas.
Defina métricas adecuadas y procesables en función de sus objetivos empresariales.
"A los directivos les suele gustar medir cosas en las que saben que van a salir bien parados, como la velocidad de incorporación. Aunque esto es bueno para aumentar la confianza del directivo, no le ayuda a determinar el impacto que el onboarding tiene en su personal." Flynn Zaiger.
Alinear la incorporación con los comentarios y el rendimiento
La eficacia de la incorporación se consigue cuando se integra el proceso con el feedback y el rendimiento.
Puede vincular las métricas de incorporación y los comentarios constructivos de 360º para ayudar a los empleados a descubrir la formación adicional que necesitan.
Puede utilizar la información obtenida del feedback 360 y los pasos que haya identificado (por ejemplo, formación complementaria sobre productos) y crear un plan de desarrollo.
➡️ Garantizar experiencias de incorporación más gratificantes con Zavvy
Las métricas de incorporación son una forma de retroalimentación. Utilízalas para mejorar la experiencia de los empleados y los objetivos de la empresa.
¿Recuerda el optimismo en línea?
Tras realizar un seguimiento de su incorporación, Online Optimism creó un sistema de compañeros para ayudar a los nuevos empleados a relacionarse con personal no perteneciente al departamento. Este nuevo enfoque les ayudó a mejorar la retención de empleados.
Pero recuerde que cada empleado es diferente y requiere distintos niveles de apoyo, así que recabe sus opiniones directamente sobre su trayectoria y sobre cómo mejorar su experiencia.
El software de incorporación de Zavvy le ayudará:
- Reduzca el tiempo dedicado a la incorporación de empleados.
- Automatice la recopilación de métricas.
- Conecte los recorridos de incorporación de sus nuevos empleados a su software de feedback 360 para obtener una visión completa del crecimiento y la experiencia de sus empleados.
Véalo todo en acción en una demostración gratuita con nuestros expertos en incorporación.