¿Cómo hacer una encuesta del pulso de los empleados? (+ Plantilla gratuita)
Comprender a su plantilla es una de las claves para impulsar el compromiso de los empleados.
Las encuestas del pulso de los empleados son una forma rápida de obtener información en tiempo real de sus empleados. Permiten ver las tendencias a lo largo del tiempo y complementan las encuestas anuales de compromiso.
En esta guía, aprenderá a realizar encuestas para mejorar el bienestar de los empleados, impulsar el compromiso y reducir la rotación en su organización.
🫀 ¿Qué es una encuesta del pulso de los empleados?
Una encuesta del pulso de los empleados es una encuesta breve y frecuente diseñada para captar rápidamente el "pulso" de los sentimientos, actitudes y niveles de compromiso de los empleados dentro de una organización.
A diferencia de las tradicionales encuestas exhaustivas a los empleados, que se realizan anual o bianualmente, las encuestas de pulso son concisas y se llevan a cabo con mayor regularidad, a menudo mensual, trimestral o incluso semanal.
La directora de RRHH community , Nina Pączka, considera que las encuestas de pulso son una herramienta eficaz para obtener la opinión de los empleados sin que se produzca cansancio por las encuestas:
"Las encuestas del pulso de los empleados funcionan. Son breves, rápidas y tocan temas sueltos como la satisfacción de los empleados, las relaciones laborales y el entorno de trabajo. Por lo tanto, no conducen a la fatiga de la encuesta. En consecuencia, tienen mayores índices de respuesta y menores tasas de abandono que las encuestas anuales exhaustivas."
Puede utilizar las encuestas de pulso para:
- Medir el compromiso.
- Comprenda lo que piensan sus empleados sobre un tema.
- Defienda la voz de sus empleados.
- Crear iniciativas para mejorar la moral y el compromiso.
- Obtenga información sobre los problemas actuales de sus empleados.
- Y mucho más.
Por ejemplo, muchas empresas han recurrido a las encuestas del pulso para evaluar las necesidades de sus trabajadores remotos y mejorar así su experiencia como empleados.
¿Qué pueden medir las encuestas sobre el pulso de los empleados?
Las encuestas Pulse le permiten adaptar el cuestionario para comprender lo que ocurre en su organización.
Puede tomar el pulso a la opinión de sus empleados sobre una fusión, la vuelta a la oficina después de trabajar desde casa o el nuevo proveedor de comida.
Algunas métricas clave de las que puede hacer un seguimiento son:
- Net Promoter Score de los empleados(eNPS)
- Satisfacción en el trabajo
- Sentido de pertenencia
- Percepción de la relación con los directivos
- Bienestar
- Crecimiento y desarrollo
- Alineación con la cultura de la empresa
Tipos de encuestas por pulsos
En función de las preguntas que formule, obtendrá información sobre las distintas perspectivas que sus empleados tienen de su empresa.
Algunos de los diferentes tipos de encuestas que puede aplicar son:
- Employee Net Promoter Score (eNPS) - eNPS le ayuda a comprender la probabilidad de que sus empleados recomienden su lugar de trabajo a sus amigos y compañeros. Mide el compromiso y el impacto que la cultura de su empresa tiene en sus empleados.
- Satisfacción de los empleados: estas encuestas le ayudan a medir las opiniones, actitudes y percepciones de sus empleados sobre su organización.
- Cultura de los empleados: las encuestas sobre cultura le dan una idea de cómo se alinean sus empleados con los valores y la visión de su empresa y cómo perciben que se expresan estos valores en el lugar de trabajo.
- Remuneración de los empleados: le ayudan a averiguar el grado de satisfacción de los empleados con su remuneración. No mezcles el salario con los beneficios en la misma pregunta para obtener una perspectiva más significativa.
- Compromiso de los empleados: estas encuestas miden el compromiso, la motivación, el sentido de la misión y la pasión. Le permiten saber qué impulsa el compromiso en su organización.
- Seguimiento del plan de acción: miden y realizan un seguimiento de elementos similares para mostrar los avances en sus planes de acción. Pueden ayudarte a ver si necesitas hacer un cambio en tus iniciativas.
- Encuestas sobre el cambio: le ayudan a comprobar cómo se sienten sus empleados cuando se produce un cambio organizativo. Estas encuestas son cada vez más populares ahora que muchas empresas vuelven a la oficina tras mucho tiempo en régimen de trabajo desde casa.
Encuestas de pulso frente a encuestas de compromiso de los empleados
Las encuestas sobre el pulso de los empleados difieren de las encuestas anuales sobre el compromiso de los empleados en que son más breves, más frecuentes y se centran en un objetivo específico.
Las encuestas anuales son más exhaustivas que las encuestas pulsátiles.
Esto hace que su creación, administración, respuesta y análisis lleven más tiempo.
He aquí un resumen de las principales diferencias entre ambos:
Entonces, ¿cuál es mejor?
Muchas empresas se saltan las encuestas anuales y las sustituyen por encuestas de pulso más frecuentes.
Sin embargo, mientras que las encuestas de pulso son excelentes para obtener una visión en tiempo real de cómo se está actuando en un tema específico, las encuestas anuales de compromiso le ayudan a comprender la salud general de su empresa.
Por lo tanto, puedes adoptar un enfoque mixto y utilizar ambos.
Las encuestas de pulsoson complementarias a las encuestas anuales de compromiso. Puede utilizar un pulso para realizar un seguimiento de la eficacia de los planes de acción que creó a partir de su encuesta anual y comprenderlos.
❗️ ¿Por qué debería utilizar encuestas sobre el pulso de los empleados?
Cuando los empleados no se sienten escuchados o valorados, se desvinculan.
Sin embargo, un estudio realizado por el Workforce Institute de UKG indica que el 83% de los empleados británicos no se sienten escuchados. Esto no es sorprendente si tenemos en cuenta que solo el 31 % de las empresas realizan encuestas a sus empleados, y las que lo hacen solo lo hacen una vez al año.
Pero eso no basta.
Las encuestas Pulse le ayudan a mantenerse en contacto con sus empleados durante todo el año. Y lo que es más importante, este tipo de estrategia de feedback "permanente" demuestra que se preocupa por sus empleados y sus opiniones.
Hacer que un empleado se sienta valorado genera defensa, compromiso y entusiasmo.
Todas ellas conducen al compromiso.
Beneficios
- Aumentan el compromiso de los empleados: pueden ayudarle a mejorar su satisfacción, a defender la voz de sus empleados y a comprender sus motivaciones.
- Proporcionan información más relevante: las encuestas de pulso ofrecen una visión en tiempo real de cómo van las cosas. Le permiten seguir las tendencias a lo largo del tiempo, le ayudan a medir la eficacia de sus iniciativas e incluso actúan como sistema de alerta temprana.
- Son más ágiles que los métodos de encuesta tradicionales : le ayudan a evaluar rápidamente el estado de ánimo de su organización cuando se enfrenta a cambios inesperados y a la incertidumbre.
- Fomentan una cultura más feliz y positiva: le ayudan a recordar a sus empleados que la dirección valora su aportación. También fomentan la comunicación abierta y alimentan una cultura de retroalimentación dentro de la empresa.
- Tienen índices de respuesta más elevados : al ser más breves y rápidas de cumplimentar, es más probable que los empleados las respondan que a una encuesta anual exhaustiva.
- Le mantienen en contacto con los sentimientos: los sentimientos pueden cambiar a lo largo del año, y puede perder el contacto con las perspectivas de sus empleados si limita sus comprobaciones a una vez al año.
Desventajas
- Pueden perder eficacia: encuestar con demasiada frecuencia puede ser desalentador, sobre todo si no respaldas tus esfuerzos de encuesta con un plan de acción.
- Pueden desencadenar falta de confianza: del mismo modo, si hay mala comunicación y falta de acción, puede hacer que tus empleados sientan que estás trabajando en su contra en lugar de a su favor.
- Pueden provocar una sobrecarga de información: encuestar con demasiada frecuencia sin suficientes recursos para procesar la información puede hacer que te quemes.
- No proporcionan una visión global : las encuestas de pulso se centran en un tema cada vez, por lo que no permiten ver el panorama completo. Utilícelas como complemento de las encuestas anuales.
📊 Puntos de referencia de la encuesta de pulso de los empleados
¿Con qué frecuencia se debe realizar una encuesta del pulso?
Puede realizar encuestas semanales, mensuales o trimestrales.
Pero, ¿existe una cadencia correcta?
Lo más importante que debe tener en cuenta es que sólo debe realizar encuestas con la frecuencia que le permitan actuar en función de sus datos.
Por lo tanto, considere el tiempo que le llevará analizar los datos, crear e implantar un plan de acción y comunicar los resultados a su organización.
Si su equipo está formado por una sola persona, es posible que desee espaciar sus encuestas a una cadencia manejable.
Recomendamos enviar un pulso una vez al mes.
La encuesta debe comprobar los mismos puntos para captar tendencias y comprender si sus planes de acción son eficaces.
¿Cuánto tiempo debe durar una encuesta sobre el pulso?
Las encuestas Pulse deben ser breves y fáciles de responder.
La duración de un pulso depende de la frecuencia con la que encueste a sus empleados. Cuanto menor sea la cadencia (o frecuencia), más breve deberá ser la encuesta.
Si envía una encuesta cada semana, debe tener entre 3 y 5 preguntas. Una encuesta mensual puede tener hasta 10 preguntas, y una encuesta trimestral no debe tener más de 15 preguntas.
De lo contrario, sus empleados podrían desanimarse y evitar participar.
¿Qué es un buen índice de respuesta?
¿Cuántas personas espera que participen en su encuesta?
Según Gartner, no debería tener una tasa de participación del 100%, ya que eso demostraría que sus empleados fueron coaccionados para participar, lo que afectaría a sus resultados.
Gartner recomienda centrarse en las respuestas que reciba y tomar medidas sobre cualquier problema que surja. A medida que los empleados vean cambios con el tiempo, lo más probable es que veas un aumento de tu tasa de participación.
Consejo: "Céntrate en las respuestas que recibas y actúa sobre las cuestiones que surjan".
Dicho esto, recomendamos los siguientes porcentajes de participación en función del tamaño de la empresa:
- Pequeñas empresas (menos de 100 empleados): 75%
- Medianas empresas (menos de 500 empleados): 70%
- Grandes empresas (más de 500 empleados): 65%
Tenga en cuenta que unos índices de participación más elevados reflejan un mayor compromiso de los empleados.
Para aumentar los índices de participación, mejore la comunicación con sus empleados. Asegúrese de explicar claramente el proceso, los objetivos y las ventajas de participar en la encuesta.
Y recuerde, la clave para persuadir a alguien es mostrarle lo que gana.
Si muestra a sus empleados en qué les beneficiará responder a su encuesta, será más probable que respondan.
¿Cómo combatir la fatiga de las encuestas?
La fatiga de encuesta es la falta de motivación para participar en una encuesta.
La principal razón por la que los empleados se fatigan es que su organización no tomó medidas en relación con sus encuestas anteriores.
Aunque haya tenido en cuenta los comentarios de los empleados, si éstos no se han dado cuenta o no les ha informado de los cambios introducidos, pensarán que se limita a marcar una casilla en lugar de interesarse de verdad por su experiencia.
Y como a ti no te interesan ellos, a ellos tampoco les interesas tú (ni tu encuesta).
Entonces, ¿qué puede hacer para evitar la fatiga de las encuestas?
Lo primero que debe hacer es tomar medidas en función de los comentarios que le hagan.
Hazles saber que les has escuchado.
También puedes considerar:
- Haga que su encuesta sea fácil de responder.
- Compruebe cómo perciben sus empleados sus esfuerzos en la siguiente encuesta.
- Incluya temas relevantes que afecten a sus empleados.
📈 7 Buenas prácticas para elaborar encuestas que recojan información significativa
Seleccionar el momento y la frecuencia adecuados
Programe las encuestas durante los periodos bajos previstos para sacarles el máximo partido. Sin embargo, evite la temporada de vacaciones para tener un mayor índice de participación.
También es importante consultar cada vez que se atraviese una situación difícil, como un bache empresarial, una reorganización o una reducción de plantilla. Esto no sólo levanta la moral, sino que pedir opiniones en momentos críticos puede enviar un mensaje positivo a tu equipo.
Por último, cree una cadencia que combine encuestas de pulso y encuestas anuales de compromiso para obtener lo mejor de ambos mundos.
Conseguir la aprobación de la alta dirección
No sirve de nada realizar encuestas de opinión si no se puede actuar en consecuencia. Y no se puede actuar si no se cuenta con el apoyo de los líderes.
Los directivos no sólo deben estar de acuerdo con la encuesta, sino que tienen que participar activamente, promoverla y tomar parte en la creación y aplicación de los planes de acción.
Su papel en People Ops debe ser el de facilitador más que el de propietario del proceso.
Para convencer a los directivos, insista en la rentabilidad de las encuestas. Asegúrese de explicar cómo se alinean con los objetivos empresariales de su organización, por ejemplo:
- Mejorar la experiencia de los empleados
- Reducir la rotación
- Reducir los costes de contratación
Generar un entorno de confianza
No obtendrás respuestas de calidad si tus empleados tienen la sensación de que intentas "reventarlos" o meterlos en problemas a través de una encuesta.
Los empleados deben entender que los pulsos están pensados para darles voz, no para espiarlos.
Señale que las encuestas son anónimas y confidenciales. Pueden dudar en ser sinceros y compartir sus opiniones si piensan que usted sabrá quién escribió qué.
Asegúrese de contar con una comunicación interna sólida que explique por qué realiza la encuesta, qué hará con los resultados y en qué les beneficiará.
Crear la encuesta perfecta
La regla de oro de las encuestas a los empleados es que sean breves y sencillas, no más de 15 preguntas. Cuanto más corta sea la cadencia, más corta debe ser la encuesta.
Para asegurarse de que dispone de datos de calidad, evite agrupar elementos en una sola pregunta. Por ejemplo, en lugar de preguntar: "¿En qué medida está satisfecho con su salario y sus prestaciones?", hágalo en preguntas separadas.
Las encuestas por pulsos son las que más se benefician de las preguntas que pueden responderse en una escala del 1 al 5. Sin embargo, sigue necesitando algunos datos cualitativos para explicar de dónde proceden los datos cuantitativos. Por tanto, formula principalmente preguntas cerradas, pero no olvides incluir al menos una pregunta abierta.
Por último, utilice frases neutras en toda la encuesta. Si la conviertes en una fiesta de "mi jefe es genial", tus empleados serán demasiado positivos en lugar de realistas, lo que comprometerá la calidad de tus datos.
Comuníquese con sus empleados
Aunque tome medidas, no significarán nada si sus empleados no se han dado cuenta de que el cambio ha surgido de sus comentarios.
Debe mantenerles informados antes, durante y después del proceso de inspección.
La comunicación transparente inspira confianza, fomenta el compromiso y refuerza la autenticidad.
Por último, utiliza varios canales de comunicación interna. Por supuesto, el correo electrónico está muy bien, pero el uso de Teams o Slack puede aumentar la tasa de participación y mantener a todo el mundo informado.
¿Te parece mucho trabajo?
Zavvy te ayuda a enviar tu encuesta automáticamente y a recordar a tus empleados que la rellenen si aún no lo han hecho.
Analizar los resultados de la encuesta
Una vez que haya recopilado los datos, tendrá que analizarlos para comprender qué hay en las respuestas.
Identifique tendencias y patrones en las respuestas para obtener información relevante.
Pregúntatelo a ti mismo:
- ¿Cómo se sienten sus empleados?
- ¿Qué es lo que no funciona?
- ¿Qué zonas tienen una percepción positiva?
- ¿Hay algo que pueda aprender de ello?
- ¿Cómo se comparan los resultados con los de la última encuesta?
- ¿Qué tendencias observa?
- ¿Son eficaces sus planes de acción anteriores?
Por último, compare los resultados de su organización con los estándares del sector, con organizaciones similares o con las normas nacionales para empleados.
Establecer planes de acción
Actuar a partir de los resultados de la encuesta es la parte más crítica de la estrategia de encuestas de pulso.
Una vez que haya terminado de analizar los resultados y las percepciones, reúnase con los directivos y líderes para discutir cómo se alinean los resultados con los objetivos y prioridades de su organización.
Haz preguntas como:
- ¿Está el compromiso de los empleados a la altura de las expectativas?
- ¿Cuál es el problema más acuciante en este momento?
- ¿Cómo podemos mejorar la experiencia de los empleados con lo que hemos aprendido?
Elabore un plan de acción y aplique los cambios en función de la información recibida.
Recuerde comunicar sus planes de acción a sus empleados para combatir la fatiga de las encuestas y cosechar los beneficios de las encuestas de pulsos.
➡️ Obtenga más información sobre los planes de acción para el compromiso de los empleados (y descargue una plantilla gratuita) en el siguiente enlace.
❓ ¿Qué preguntas debes incluir? (Con ejemplos)
No existe una única forma correcta de diseñar una encuesta de pulsos.
Sus preguntas deben referirse a temas críticos para los objetivos de su organización.
Tenga en cuenta la experiencia global de los empleados y adapte las preguntas para comprender cómo se sienten sus empleados con respecto a su empresa y sus políticas.
Dicho esto, entendemos que crear su primera encuesta de pulso puede resultar abrumador.
He aquí nuestras preguntas favoritas para el pulso mensual:
Métrica clave: RELACIÓN CON EL GESTOR
- "Estoy satisfecho con la frecuencia con la que nos comunicamos mi jefe y yo".
- "Me siento cómodo dando opiniones y comentarios a mi jefe".
Métrica clave: BIENESTAR
- "Tengo un estrés manejable en el trabajo".
- "Siento que puedo mantener un sano equilibrio entre trabajo y vida personal".
Métrica clave: DESARROLLO PERSONAL
- "El feedback que recibo es lo suficientemente frecuente como para ayudarme a entender cómo puedo mejorar".
- "Mi empresa contribuye a mi desarrollo".
Métrica clave: ALINEACIÓN
- "Entiendo la misión y los objetivos de mi empresa".
- "Siento que mis objetivos individuales están muy alineados con los de nuestro equipo".
Métrica clave: eNPS
- "¿Con qué probabilidad recomendaría este lugar de trabajo a un amigo o compañero?"
Métrica clave: PREGUNTA ABIERTA
- "¿Qué debe empezar a hacer/mantener/dejar de hacer mi empresa?".
🏢 Impulsar el compromiso con encuestas de pulso: Un (mini) caso práctico
Maciek KubiakJefe de Personal de PhotoAiDcompartió con nosotros cómo Pulse Surveys ayudó a su equipo a mejorar la motivación y mantener altos índices de compromiso.
Explicó que las encuestas del pulso de los empleados tuvieron un "impacto tremendamente positivo" en su empresa.
"Hemos utilizado las opiniones de los empleados para introducir cambios que han mejorado su satisfacción y productividad. También hemos ajustado nuestras prácticas de contratación para incorporar nuevos empleados que se adapten bien a la cultura de nuestra empresa y que sean miembros productivos de nuestro equipo. En general, las encuestas de opinión de los empleados han sido fundamentales para ayudarnos a crear un equipo de empleados de primera categoría y un entorno de trabajo positivo." Maciek Kubiak, responsable de personal de PhotoAiD.
Durante la primera ronda de encuestas sobre el pulso, el equipo de PhotoAiD hizo un descubrimiento:
"Nuestros empleados se sentían poco motivados por la monotonía o repetitividad de sus trabajos", declaró Maciek. "Los datos mostraron que el 63% de nuestros empleados consideraban que sus trabajos les llevaban a realizar demasiadas tareas repetitivas, y eso les impedía aprender y adquirir nuevas competencias."
Tenían que tomar medidas y atajar el problema antes de que se agravara.
¿Cómo abordaron el aburrimiento?
"Pedimos a los jefes que mezclaran las cosas y dejaran que los empleados de los equipos y de otros equipos probaran diferentes tareas y trabajos durante todo un trimestre", explica Maciek. "Realmente ayudó a ampliar el alcance de las habilidades en muchos de nuestros empleados y a mantener altos índices de compromiso y motivación".
¿Los resultados?
Tras cuatro meses de "mezclas", sólo el 24% de los empleados consideraba que su trabajo era repetitivo.
📝 Plantillas gratuitas de encuestas de pulso a empleados que puedes copiar
Diseñar una encuesta de pulso y un cuadro de mandos que permita visualizar los resultados lleva mucho tiempo e incluso resulta abrumador si es la primera vez que se realiza la encuesta.
💬 Recogida de datos
Para ayudarle a empezar, hemos elaborado una encuesta de 10 preguntas que mide:
- Relación con el director
- Bienestar
- Desarrollo personal
- Alineación
- eNPS
Y tiene una pregunta abierta para que conozcas mejor las opiniones de tus empleados.
➡️ Obtenga su copia gratuita aquí.
Pero no es eso.
📊 Visualización de los conocimientos
También lo hemos vinculado a un panel de Google Data Studio para visualizar tus datos y comprender mejor los resultados que hay detrás.
➡️ Obtenga su copia gratuita aquí.
Consejo: Utiliza Zavvy para enviar automáticamente tu encuesta del pulso cada mes. También puedes establecer recordatorios a través de Slack para fomentar un mayor índice de respuesta.
➡️ Automatice sus encuestas de opinión y aumente la participación con Zavvy
Las encuestas del pulso de los empleados le ayudan a escuchar y comprender la voz de sus empleados, lo que le permite mejorar la experiencia de los empleados y mantenerlos contentos, comprometidos y productivos.
Recuerde que la adopción de medidas en función de los resultados y una comunicación clara con sus empleados son la clave del éxito de una estrategia de encuestas.
¿Y la mejor manera de comunicarse con sus empleados?
Automatizado y a través de distintos canales.
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