Ejemplo de plan de incorporación para nuevos empleados: Cree un plan de incorporación que encantará a sus nuevos empleados
¿Sabía que el 88% de los empleados cree que su empresa no hace un buen trabajo con el proceso de incorporación?
¿Y que una experiencia de incorporación positiva hace que los empleados tengan un 69% más de probabilidades de permanecer en una empresa durante tres años?
Conclusión: necesita un proceso de incorporación sólido para no perder a sus empleados a manos de la competencia.
Un proceso de incorporación sólido es una piedra angular que a menudo se pasa por alto en el camino hacia el éxito de una empresa. Además de fomentar la retención de los empleados, también repercute positivamente en la productividad.
Este artículo le guiará a través de un proceso de incorporación de empleados satisfactorio.
Obtendrá una lista de control para la incorporación de empleados lista para usar.
📄 ¿Qué es un plan de incorporación?
Un plan de incorporación describe los pasos necesarios para integrar a un nuevo empleado. Todo el proceso puede durar entre un par de meses y un año.
Sugerimos utilizar un plan de 90 días para ayudar a los recién contratados a ganar confianza y sentirse preparados para trabajar de forma independiente, ¡y triunfar en sus nuevas funciones!
Lo ideal es que el plan de incorporación comience antes del primer día del empleado para hacerle sentir bienvenido y calmar sus nervios.
📊 ¿Por qué necesitas un plan de incorporación?
Si mañana empezara a trabajar un nuevo empleado, ¿sabría cómo incorporarlo de la mejor manera posible?
Para que tu empresa se sitúe en el 12% de las que hacen un buen trabajo de incorporación, es necesario un proceso de incorporación bien pensado. Y consta de bastantes pasos: solo el preboarding incluye más de 75 tareas en Twitter.
Con un plan de incorporación detallado, no tendrá que preocuparse.
Ahorre tiempo automatizándolo
Aunque esté ocupado con plazos y reuniones con las partes interesadas, con unos pocos clics podrá ofrecer a sus nuevos empleados una excelente experiencia de incorporación, una y otra vez. Parecerá que has pasado horas preparando su llegada (no te preocupes, tu secreto está a salvo con nosotros).
Como el proceso es tan complejo e implica a muchas partes interesadas, es primordial controlar cada paso.
Además de informar al nuevo empleado del orden del día, debe asegurarse de que todas las personas participantes -el jefe, el jefe de equipo y el mentor- sepan exactamente qué necesita de ellos y cuándo.
Un proceso de incorporación fluido ayuda a los recién contratados:
- Siéntase bienvenido e incluido desde el primer día.
- Ponte al día más rápido.
- Comprender las expectativas.
- Haz un seguimiento de sus objetivos y de su ritmo.
- Aprenderán todo lo que necesiten y reforzarán sus nuevas habilidades.
- Comprender y alinearse con la cultura y los valores de la empresa.
Además, ayuda a evitar errores comunes por parte del empresario, como olvidarse de pedir un portátil nuevo o solicitar acceso al software pertinente.
📝 Ejemplo de plan de incorporación y lista de comprobación editable
He aquí nuestra sugerencia de plan integral para incluir en sus programas de incorporación.
Descargue nuestra lista de control de nuevas contrataciones y nuestro plan de incorporación de muestra para crear fácilmente su proceso de incorporación personalizado.
Como regla general, cada actividad está relacionada con una de las cinco C de la incorporación.
Consejo: Si edita la plantilla de la lista de control de incorporación, compruebe que la tarea corresponde al menos a una de las cinco C: cumplimiento, aclaración, cultura, conexión y revisión.
Preparación
Documentos
- Envíe los documentos necesarios para su firma.
- Asegúrese de que los documentos estén firmados.
Acceso y hardware
- Pedir hardware (por ejemplo, ordenador portátil, teléfono, tableta - y material de oficina, si procede).
- Preparar cuentas y derechos de acceso.
- Prepare otros activos.
Preparación del equipo
- Avise a sus colegas y concierte reuniones. Lo ideal es concertar una cita con cada miembro del equipo durante la semana de presentación.
- Las reuniones introductorias son esenciales para los equipos distribuidos que carecen de las charlas espontáneas de las pausas para el café.
- Reserve tiempo en su calendario. Conviene celebrar una reunión de bienvenida con el nuevo empleado durante su primer día y reservar tiempo para ponerse al día rápidamente durante su primera semana.
Garantizar la actualización de los contenidos
- Planifique la primera semana - Esboce todos los cursos de formación y las tareas para su recluta.
- Reúna material sobre la cultura de la empresa. Asegúrate de incluir todos los vídeos de incorporación.
- Presente los departamentos clave. Presente a las principales partes interesadas a su nuevo empleado: el jefe de departamento, los jefes de equipo, el mentor/entrenador y (opcional) el CEO/director.
- Producto y paisaje - Céntrese en ofrecer respuestas a las siguientes preguntas:
✔️ ¿Cuáles son sus productos y servicios?
✔️ ¿Cuál es la posición competitiva de su empresa en el mercado?
✔️ ¿Cuál es la misión de su empresa y sus productos?
✔️What ¿es su marca de mercado?
- Políticas internas, incluida la política de trabajo híbrido - En tiempos post-pandémicos, muchas empresas ofrecen acuerdos de trabajo flexible en los que el personal puede trabajar parte de su horario desde casa. Asegúrese de aclarar su política de trabajo desde casa.
➡️ Echa un vistazo a nuestra plantilla de política de trabajo desde casa: Una estructura sencilla y las mejores prácticas para su política híbrida o de trabajo desde casa.
- Actualizar la documentación de cumplimiento (si es necesario).
- Reúna contenidos específicos para cada función.
- Asegúrese de incluir formación sobre privacidad y protección de datos. Incluya un contacto: ¿A quién recurrirá el nuevo empleado en caso de problemas técnicos?
➡️ Controla el cumplimiento con la plantilla de formación en seguridad de datos de Zavvy, lista para usar. Cubre temas como phishing, gestión de contraseñas, GDPR y más.
Preembarque
El éxito de la incorporación comienza con la incorporación previa.
Enviar un paquete de bienvenida
- El envío de un paquete de bienvenida sienta las bases de la satisfacción de los empleados desde el primer día.
- Además de las tareas domésticas y la información esencial, puedes incluir extras como merchandising de la empresa, cupones para almuerzos o incluso un ramo de flores.
Enviar un mensaje de bienvenida
- Háblale de la cultura, el equipo y las ventajas: esto ayudará a que el nuevo empleado se anime a empezar.
- Tener una imagen mental de lo que les espera el primer día ayuda a aliviar el estrés y la ansiedad.
- Incluya la fecha, hora y lugar de inicio - Aunque ya lo haya mencionado antes. El nuevo empleado tiene mucho que hacer. Puede que también se haya trasladado por el puesto, así que hazle la vida lo más fácil posible.
- Ofrézcase a responder a cualquier pregunta.
Crear relaciones
- Fomente la creación de redes - Dependiendo de su personalidad, su nuevo empleado puede sentirse más o menos obligado a relacionarse con los demás.
- Los recién contratados pueden tener el síndrome del impostor y sentir que deben demostrar su valía antes de establecer contactos. Hágales saber que su opinión se valora desde el primer día y busque formas de incluirlos en los eventos de networking.
Día 1
Organice una recepción memorable
Sólo tienes una oportunidad para causar una primera impresión, así que haz que sea buena.
- Celébralo con un mensaje de presentación del equipo.
- Saluda en persona (o por teléfono).
- Organice un almuerzo (virtual).
- Anime a compartir en las redes sociales - Deje que los miembros del equipo compartan las emocionantes noticias de su miembro más reciente en Twitter o LinkedIn.
- Comparte en redes internas y boletines: si utilizas una red interna, da la bienvenida a tu nuevo empleado con un mensaje de agradecimiento. Puedes incluir detalles sobre su función y experiencia, y lo feliz que estás de tenerlo a bordo.
Consejo: Anima a los miembros del equipo a participar en la publicación y a expresar su entusiasmo.
Entregar el acceso a
- Tarjeta de acceso / Identificación / Llave;
- Hardware;
- Herramientas.
Póngalos en marcha
- Introducción a los objetivos y proyectos de la empresa - Se centra en los objetivos trimestrales y anuales y en los principales proyectos/productos en cartera.
- Presente los KPI de la empresa y el panorama competitivo. Recuerde que puede delegar estas tareas en los miembros del equipo, incluso en los más jóvenes. Se sentirán apreciados y realizados cuando se les pida que enseñen a un nuevo empleado.
- Introducción a los departamentos y procesos: aunque el candidato proceda de una empresa o puesto similar, el flujo de trabajo puede haber sido muy diferente.
- Asegúrate de cubrir las rutinas de comunicación: ¿cuál es la jerarquía? ¿Qué tipo de medio de comunicación es adecuado para cada tipo de mensaje? Algunas comunicaciones pueden ser mejores por correo electrónico, mientras que otras son más fluidas a través de chats directos como Slack.
Compañero de incorporación
- Presénteles a su compañero de incorporación (y prepare a ambos). El papel del compañero de incorporación es más informal que el del jefe de equipo. Es alguien que no está en posición de evaluar el rendimiento, sino más bien un punto de contacto para cualquier pregunta. Al principio, puede resultar menos intimidante hablar con un compañero que plantear las cosas al jefe.
Consejo: Lo ideal es que el compañero de incorporación encarne los valores de la empresa y conozca la función del nuevo empleado.
Semana 1
Formalidades
- Haga que firmen las políticas de cumplimiento.
Claridad
- Primeras conversaciones 1:1 - Empezar un nuevo trabajo puede ser abrumador. Así que aclare a su nuevo empleado que puede dirigirse a usted si tiene alguna pregunta. Las comprobaciones periódicas de la temperatura son fundamentales durante el proceso de incorporación.
Socialización
- Asegúrese de que asiste a todas las reuniones importantes. No querrá oír "¿a qué reunión?" y descubrir que ha olvidado invitar a su nuevo empleado.
- Fomente la creación de redes. Como ya se ha dicho, invite a sus empleados a eventos internos y externos. ¿Quizá se acerca una reunión del sector?
Consejo: hacer un esfuerzo adicional puede marcar la diferencia y convertir a sus empleados en ávidos promotores de su lugar de trabajo. Y unos empleados contentos se traducen en una menor rotación y mayores ingresos.
Proceso
- Cree o comunique un plan de 30-60-90 días.
Consejo: El plan debe estar en manos del nuevo empleado lo antes posible.
Productividad
- Cree una asignación inicial. Los mejores procesos de incorporación incluyen experiencia práctica lo antes posible.
- Sugiera recursos útiles para el día a día. ¿Cuáles son los recursos adicionales para facilitar el procedimiento de aprendizaje?
He aquí algunos ejemplos: un podcast, un curso gratuito en línea o incluso un juego, dependiendo de lo que su empleado esté aprendiendo.
Agradecimiento
- Celebra la primera semana con un pequeño mensaje. Es de esperar que la primera semana sea emocionante e interesante, pero también puede ser intensa. Hay mucha información nueva que recordar y caras que reconocer. Es posible que su empleado se preocupe por si ha estado o no a la altura de sus expectativas. Un pequeño mensaje de agradecimiento y ánimo puede llegar muy lejos.
Primeros 30 días
Comentarios
- Pida opiniones. Utilice una encuesta de incorporación para recabar información,
- Concéntrese en: ¿Qué les parece el proceso hasta ahora? ¿La comunicación, la enseñanza y la integración social?
- Manténgase abierto y agradezca cualquier comentario: es una información valiosa que puede aportar a sus próximos embarques.
Orientación
- Envíe regularmente consejos para el día a día. Pueden ir desde una práctica fórmula de Excel que facilite sus cálculos diarios hasta el sabor más sabroso de la cafetera.
- Combinar información práctica con trivialidades divertidas atraerá más a sus nuevos empleados.
💡 Descubre 11 mejores prácticas para impulsar el compromiso de los nuevos empleados.
Buddy
- Compruebe con el compañero de incorporación y oriéntelo.
- Asegúrese de que todo fluye y, si es necesario, dé instrucciones sobre cómo proceder.
Primeros 60 días
Formación de roles
Una vez transcurrido el primer mes, usted y su nuevo empleado deberían haber completado la mayor parte de las tareas domésticas. Ahora su empleado puede profundizar en sus tareas. Aquí es donde la formación específica para cada función ocupa una parte más importante de las tareas de incorporación.
- Ampliar la formación relacionada con las funciones. Naturalmente, la primera semana se dedica sobre todo a tareas administrativas y a aprender nuevos sistemas y rutinas.
- Añada tareas introductorias para que la formación sea aún más pertinente.
Revisión de objetivos
- Revise los primeros objetivos e itere. La incorporación es un procedimiento delicado. No hay que intimidar a los recién contratados, pero sí darles a conocer las expectativas de rendimiento.
- Considere la posibilidad de vincular cada tarea de incorporación a un objetivo. Revise los objetivos al principio y vea qué necesita un ajuste fino.
Primeros 90 días
Desarrollo continuo
Durante el último mes de la incorporación, debe producirse la transición de nuevo empleado a miembro del equipo principal.
La ventaja de un proceso de incorporación de 90 días es que el empleado no se sentirá arrojado a lo más hondo de la piscina y se esperará que lo sepa todo.
- Garantizar una transición fluida al proceso general de desarrollo.
- Anime al empleado a crear su primer plan de crecimiento.
- Las comprobaciones periódicas y la retroalimentación propias de la incorporación se sustituyen por el sistema estándar de retroalimentación y evaluación.
Comentarios
- Recopile opiniones una vez más, esta vez sobre todo el proceso de incorporación.
Buddy
- Realice la comprobación final con el compañero de incorporación para recopilar información sobre la utilidad del programa de compañeros.
💡 ¿Buscas más inspiración? Echa un vistazo a más de 15 plantillas de onboarding adicionales. Te garantizamos que hay algo para ti.
➡️ Olvídese de las tediosas listas de comprobación y consiga una experiencia de incorporación que sus empleados recordarán gracias a un flujo de trabajo de incorporación automatizado.
➡️ Ejecute un plan de incorporación que encantará a sus nuevos empleados en piloto automático
La incorporación de empleados es una inversión en su personal y, por tanto, en su empresa.
Un buen plan de incorporación debe ser completo, pero no tiene por qué ser complicado desde el punto de vista administrativo.
Utilice una herramienta de automatización para crear una experiencia de incorporación que destaque y ofrezca información e integración más allá de lo que puede transmitir una aburrida hoja de cálculo. Le compensará con empleados más fieles y le ahorrará tiempo para centrarse en su zona de genialidad. Todos salimos ganando.
Zavvy te permite crear un proceso de incorporación automatizado que ofrece una experiencia memorable con un toque humano. Muchos de nuestros clientes aprecian su facilidad de uso, incluso para los empleados que no son expertos en tecnología:
El tiempo es oro, y nos complace ver cómo uno de nuestros clientes, Storyblok, ha ahorrado 15 horas semanales al tiempo que ampliaba la empresa.
Imagina lo que podrías crear con 15 horas semanales más.
Si quiere que su personal sea productivo más rápidamente y ahorrar mucho tiempo, póngase en contacto con nosotros para una demostración gratuita de incorporación de 30 minutos.
Preguntas frecuentes
¿Cómo puedo utilizar la plantilla del plan de incorporación?
Puede utilizarlo como inspiración; nuestro consejo es que lo edite y lo haga suyo. Utilízalo como base para planificar tu flujo de trabajo de incorporación automatizada.
¿Cuánto tiempo debe durar la incorporación?
Suele durar entre 3 y 6 meses, pero a veces un año entero. La duración del proceso de incorporación depende de factores como la complejidad de la función y la cantidad de formación necesaria. También influyen los recursos a los que se tenga acceso. Muchas empresas tienen procesos de incorporación demasiado cortos, lo que da lugar a una falta de confianza y productividad.
¿Cuáles son las fases de la incorporación?
Las cuatro fases de la incorporación son
- Preembarque
- Orientación para nuevos empleados
- Formación específica
- Facilitar la transición
Tanto si se limita a 3 meses como a un año entero, no olvide incluirlos en su proceso de incorporación.