Wie man eine 4-Tage-Woche einführt: Beispiele und Strategien
COVID-19 hat die globale Arbeitswelt völlig verändert. Wo früher eine Standard-Arbeitswoche von Montag bis Freitag herrschte, gibt es heute Vier-Tage-Wochen, vollständige Fernarbeit und eine nie dagewesene Flexibilität bei den Arbeitsplänen.
Flexibilität am Arbeitsplatz ist ein Dauerbrenner.
Tatsächlich haben viele Arbeitgeber nach der Einführung flexibler Arbeitszeiten oder der Möglichkeit der Tele-/Hybridarbeit eine Produktivitätssteigerung festgestellt.
Die viertägige Arbeitswoche wird zu einem beliebten Flexibilitätsinstrument, um die Arbeitsmoral zu verbessern und die Produktivität zu steigern und so die Vereinbarkeit von Beruf und Privatleben zu verbessern.
Bei einer Vier-Tage-Woche reduzieren die Arbeitnehmer ihre Arbeitszeit, ohne dass sie eine Lohnkürzung hinnehmen müssen. Die Arbeitszeit liegt in der Regel zwischen 32 und 36 Stunden pro Woche, was bedeutet, dass jede Woche drei Tage Wochenende sind.
Keine schlechte Lösung, wenn Sie nach mehr Flexibilität bei der Arbeit suchen.
Aber die 4-Tage-Woche ist eine der einschneidendsten Veränderungen am Arbeitsplatz, die ein Unternehmen durchmachen kann. Und es gehört mehr dazu, als ein unternehmensweites Memo zu verschicken.
Im Grunde genommen müssen Sie das gesamte Unternehmen neu aufstellen.
Hier einige Beispiele:
- Taktisches Änderungsmanagement,
- Gewinnung der Zustimmung von oben nach unten,
- und eine Neuausrichtung der Erwartungen.
Wie lässt sich das System also erfolgreich in der gesamten Organisation einführen?
➗ Vor- und Nachteile einer Vier-Tage-Arbeitswoche
➕ Vorteile
Vereinbarkeit von Berufs- und Privatleben
Laut Sloan Management Review steigert die Umstellung auf eine Vier-Tage-Woche gegenüber einer Fünf-Tage-Woche die Produktivität und die Arbeitsmoral. Es macht Sinn - keine Lohnkürzung, längere Wochenenden, bessere Work-Life-Balance.
Produktivität
Studien haben gezeigt, dass Arbeitnehmer bei einer herkömmlichen 40-Stunden-Woche nur etwa 15 Stunden in der Woche produktiv sind.
Wenn sich Arbeitnehmer gezwungen fühlen, sich an einen traditionellen Arbeitsplan zu halten, kann die Produktivität drastisch sinken. Interessanterweise zeigt die Studie jedoch, dass längere Arbeitstage im Vergleich zu weniger Arbeitstagen die Produktivität tatsächlich steigern.
Anziehung von Talenten
Unternehmen mit einer Vier-Tage-Woche rekrutieren oft bessere Talente als ihre Konkurrenten mit einer Fünf-Tage-Woche.
Der moderne Arbeitnehmer wünscht sich Flexibilität und einen Schwerpunkt auf der Erfahrung der Mitarbeiter. Auf einem heißen globalen Talentmarkt sollten kluge Arbeitgeber Flexibilität am Arbeitsplatz anbieten.
➖ Nachteile
Es gibt zwar viele offensichtliche Vorteile einer viertägigen Arbeitswoche, aber es gibt auch Nachteile, die man bedenken sollte, bevor man den Übergang vollzieht.
Erhöhter Druck
Nach einem Versuch mit einer viertägigen Arbeitswoche in Neuseeland berichteten die Beschäftigten, dass sie mehr Stress und Druck in Bezug auf die Arbeitsleistung verspürten. Die Arbeitszeit hat sich zwar verringert, aber das Arbeitsaufkommen ist immer noch gleich hoch.
Ein hohes Arbeitsaufkommen in weniger Stunden kann leicht zu zusätzlichem Stress führen, wenn nicht die richtigen Umsetzungsstrategien verfolgt werden. Diese Ergebnisse zeigen, wie wichtig der richtige Ansatz ist.
Funktioniert nicht für jede Branche
Eine viertägige Arbeitswoche ist vielleicht nicht für jedes Modell das Richtige. Einzelhandelsunternehmen, die täglich mit Kunden zu tun haben müssen, können beispielsweise keine Vier-Tage-Woche einführen, aber das bedeutet nicht, dass Flexibilität am Arbeitsplatz keine Option ist.
🏢 Beispiele für erfolgreiche Vier-Tage-Arbeitswochen
Große Unternehmen und sogar ganze Länder haben die Vier-Tage-Woche erprobt - und das mit großem Erfolg.
Während die dauerhafte Einführung der Vier-Tage-Woche bei vielen Arbeitgebern noch in den Kinderschuhen steckt, sind diese Studien hervorragende Beispiele dafür, wie eine Vier-Tage-Woche sowohl den Arbeitnehmern als auch dem Unternehmen zugute kommen kann.
Mit dem Fokus auf Work-Life-Balance und psychische Gesundheit kündigte der CEO von Buffer, Joel Gascoigne, einen einmonatigen Versuch im Mai 2020 an. Und seitdem sind sie nicht mehr zurückgegangen.
Der erste Versuch war so erfolgreich, dass die Vier-Tage-Woche bis Ende 2020 verlängert wurde. Nachdem die Mitarbeiter ihre Meinung geäußert und eine Produktivitätssteigerung festgestellt hatten, ist die Vier-Tage-Woche nun seit Ende des Jahres unbefristet.
Microsoft-Mitarbeiter in Japan erlebten einen beispiellosen Produktivitätsanstieg von 40 %, nachdem sie versuchsweise eine Vier-Tage-Woche eingeführt hatten. Nicht nur die Produktivität stieg dramatisch, sondern auch die Gesamtstromkosten sanken um fast 25 %.
Der Versuch war im Sommer 2019 aktiv, und obwohl er sehr erfolgreich war, gab es von Microsoft nicht viel zusätzliche Bewegung hinsichtlich weiterer Versuche oder einer dauerhaften Änderung.
Island (ja, das Land) hat von 2015 bis 2019, also lange vor der weltweiten COVID-19-Pandemie, mit fast 3.000 Arbeitnehmern eine Vier-Tage-Woche erprobt.
Die Untersuchungen haben gezeigt, dass die Produktivität der meisten an der Studie beteiligten Arbeitnehmer entweder gleich geblieben oder sogar gestiegen ist.
Der Versuch umfasste die Umstellung auf eine 35- oder 36-Stunden-Woche an vier Tagen. Der Erfolg des Experiments hat dazu geführt, dass über 80 % der isländischen Belegschaft entweder ohne Lohneinbußen zu einem 4-Tage-System übergegangen sind oder dies in Zukunft tun werden.
Andere Länder, wie Spanien und das Vereinigte Königreich, haben Versuche mit ähnlichem Erfolg durchgeführt.
Und Belgien hat im Februar 2022 per Gesetz das Recht auf eine 4-Tage-Woche eingeführt.
📈 Warum Änderungsmanagement der Schlüssel für eine erfolgreiche Umsetzung ist
Die Einführung einer Vier-Tage-Woche ist mehr als nur das Versenden einer unternehmensweiten E-Mail. Veränderungsmanagement ist ein strukturierter, maßgeschneiderter Ansatz zur Verbreitung von Veränderungen in einem Unternehmen.
Einsatz von Instrumenten, konsequente Kommunikation und Aufbau von Beziehungen, Veränderungsmanagement ist eine entscheidende Fähigkeit, die oft übersehen und unterschätzt wird.
Es ist verlockend, Ihren Mitarbeitern einfach eine E-Mail zu schicken, in der eine positive Veränderung angekündigt wird. Eine E-Mail zu verschicken macht Spaß, sorgt für Aufsehen und bringt Ihre Botschaft schnell an den Mann.
Die Einführung einer so bedeutenden und folgenreichen Veränderung wie einer Vier-Tage-Woche erfordert Zeit und sorgfältige Überlegungen, um sie erfolgreich umzusetzen.
Überlegen Sie sich eine wirkungsvolle Kommunikationskampagne für Ihr Team, sei es eine persönliche Kommunikation, eine Reihe von E-Mails und Memos oder eine personalisierte Änderung journey über Zavvy.
Wir helfen unseren Kunden, genau das zu tun. Und in den folgenden Kapiteln teilen wir den genauen Prozess.
📣 Wie Sie in Ihrem Unternehmen eine Vier-Tage-Arbeitswoche einführen
🧠 Veränderung der Denkweise: Input vs. Ergebnis
Die Umstellung auf eine Vier-Tage-Woche in Ihrem Unternehmen ist eine echte Veränderung der Definition von Erfolg. Teams, die strikt auf eine traditionelle 40-Stunden-Woche ausgerichtet sind, konzentrieren sich oft auf den sichtbaren Beitrag des Teams.
Das bedeutet, dass vorrangig sichergestellt werden muss, dass jeder seine 40 Stunden protokolliert und physisch anwesend ist, um seine Aufgaben zu erledigen.
Kommt Ihnen das bekannt vor?
Ergebnisorientiertes Denken ist ein dramatischer Wandel in der Sichtweise auf die Arbeit und sorgt für Flexibilität, ein ausgewogenes Verhältnis zwischen Arbeit und Privatleben und eine insgesamt höhere Zufriedenheit der Mitarbeiter.
Ergebnisorientiertes Arbeiten konzentriert sich vielmehr darauf, Ziele klar zu definieren und den Mitarbeitern die Möglichkeit zu geben, diese Ziele so zu erreichen, wie es für sie am besten ist.
Anstatt sich auf eine Mindeststundenzahl zu konzentrieren oder physisch in einem Büro anwesend zu sein, um Aufgaben und Aufträge zu erledigen, legt ergebnisorientiertes Arbeiten das Vertrauen und die Verantwortung wieder in die Hände Ihres wertvollsten Vermögens - Ihrer Mitarbeiter. Sehen Sie den Unterschied?
Der Übergang zu einer viertägigen Arbeitswoche bedeutet den Übergang zu einem ergebnisorientierten Arbeitsmodell.
Damit eine Vier-Tage-Woche erfolgreich sein kann, muss das Management von oben nach unten ergebnisorientiertes Arbeiten akzeptieren.
Vertrauen Sie Ihren Mitarbeitern, dass sie ihre Aufgaben so erledigen, wie es für sie am besten ist.
Hier sind einige Tipps für Ihre Personalmanager, um den Wandel zu meistern
1. Haben Sie ein klares Verständnis von Ihren Ergebnissen
👉 Legen Sie klare Messgrößen für Ihre Teams fest
In einer ergebnisorientierten Arbeitskultur gibt es keinen Platz für Unklarheiten; das Verschieben von Zielen oder das Ändern von Anforderungen kann dem Gesamtziel dieses Ansatzes schaden, das darin besteht, Freiheit und kreative Problemlösungen innerhalb eines festen Rahmens zu ermöglichen.
Ermutigen Sie die Personalverantwortlichen, sich um eine genaue und effiziente Messung der Ergebnisse zu bemühen und spezifische und klar definierte Messgrößen für Ihr Team festzulegen.
⚙️ Wie?
- Eine Möglichkeit, dies zu tun, ist die Festlegung von Fristen. Fristen und solide Output-Ziele sind wichtige Elemente, die ein ergebnisorientiertes Modell funktionieren lassen.
- Sicherstellen, dass die Ergebnisse mit dem Auftrag und der Vision des Unternehmens übereinstimmen und den richtigen Rollen innerhalb der Teams zugewiesen werden.
2. Vertrauen Sie Ihrem Team und widerstehen Sie dem Drang zum Mikromanagement
👉 Vertrauen bringt die besten Ergebnisse
Vertrauen Sie darauf, dass Ihre Teammitglieder ihren Job lieben und ihre Arbeit machen.
⚙️ Wie?
Die Fortschritte können in regelmäßige persönliche Treffen integriert werden, bei denen die Schüler Sie über ihre Fortschritte informieren und Ihnen ihre Pläne mitteilen können.
❌ Vermeiden Sie altmodisches Mikromanagement.
Das hat in dieser ergebnisorientierten Arbeitskultur keinen Platz. Sie können Ihren Teammitgliedern keine Unabhängigkeit, Verantwortung und Selbstständigkeit geben, während Sie ihnen weiterhin über die Schulter schauen.
3. Sicherstellen, dass die richtigen Fähigkeiten an den richtigen Stellen eingesetzt werden
👉 Verfügen Ihre Teammitglieder über die richtigen Fähigkeiten, um die von Ihnen gesetzten Ziele zu erreichen?
- Bevor Sie diese Arbeitsplatzkultur zu einem echten Erfolg machen können, müssen Sie sicherstellen, dass Sie die richtigen Mitarbeiter für die richtigen Aufgaben eingestellt haben und dass alle Teammitglieder ausreichend geschult sind.
- Zuteilung von Schulungsmaßnahmen bei Bedarf.
⚙️ Wie?
Machen Sie sich ein Bild von den am meisten benötigten Fähigkeiten und kommunizieren Sie diese Erwartungen offen. Versuchen Sie vor Ihrer 1:1-Sitzung, für jede Fähigkeit ein Training zu finden.
4. Ermutigung zu offener und einfühlsamer Kommunikation
👉 Denken Sie daran, dass Menschen in erster Linie Menschen und erst in zweiter Linie Arbeitnehmer sind.
Einfühlsame Kommunikation ermöglicht es den Mitarbeitern, gehört zu werden, sich wertgeschätzt zu fühlen und insgesamt produktiver zu sein.
⚙️ Wie?
Führen Sie mit Einfühlungsvermögen und versuchen Sie, wirklich zu verstehen, wer Ihre Mitarbeiter sind und was sie brauchen - versetzen Sie sich in die Lage Ihrer Kollegen und verstehen Sie, dass das Leben auftaucht.
🚨 Denken Sie daran: Auch wenn in dieser Kultur Autonomie groß geschrieben wird, müssen Ihre direkten Mitarbeiter das Gefühl haben, dass sie sich mit Problemen und Fragen an Sie wenden können. Seien Sie für Ihre Teammitglieder verfügbar.
🕠 Maximieren Sie Ihre Zeit (und die der anderen)
Da die Zahl der Arbeitstage (und oft auch die Zahl der Arbeitsstunden) abnimmt, ist es wichtig, die Zeit Ihres Teams optimal zu nutzen.
1. Streichen Sie die Sitzungen
👉 Besprechungen sollten einen Mehrwert bieten und keine Zeitverschwendung sein.
Es kommt zu oft vor, dass wir nach einer einstündigen Besprechung denken, der Inhalt hätte in einer einzigen E-Mail zusammengefasst werden können.
Am besten ist es, eine Standardrichtlinie für Sitzungen einzuführen.
Schreiben Sie beispielsweise vor, dass Besprechungen höchstens 30 Minuten dauern dürfen, oder legen Sie feste Tage und Zeiten fest, an denen keine Besprechungen erlaubt sind. Erstellen Sie klare, strukturierte Tagesordnungen, um die Gespräche zu lenken, und legen Sie Ziele für jedes einzelne Treffen fest.
⚙️ Wie?
Fragen Sie sich vor einer Sitzung:
- Erfordert die Art der Information, die Sie übermitteln wollen, eine Besprechung - oder gibt es einen einfacheren, weniger zeitaufwändigen Weg, die Information zu übermitteln (z. B. E-Mail, slack, Asana, Miroboard usw.)?
- Gibt es einen anderen Weg, das gewünschte Ergebnis zu erreichen?
- Kann diese Angelegenheit warten oder muss ich wirklich sofort einen Termin vereinbaren?
- Was ist der Zweck und das richtige Format (z. B. 1:1, Brainstorming, Standup, Retro usw.)
2. Gut vorbereiten
👉 Eine klare Tagesordnung hilft, effizienter zu sein und zu verstehen, ob die Sitzung überhaupt relevant ist.
⚙️ Wie?
- Eine klare Tagesordnung festlegen
- Laden Sie nur diejenigen ein, die wirklich anwesend sein müssen. Fragen Sie sich selbst: Welchen Nutzen können sie aus der Teilnahme an diesem Treffen ziehen?
- Geben Sie in der Einladung Zweck, Ziel und Tagesordnung des Treffens an.
- Geben Sie alle Dokumente/Links weiter, die Sie während des Treffens besprechen möchten
- Informieren Sie die Teilnehmer, wenn sie vor der Sitzung etwas vorbereiten müssen.
- Setzen Sie einen realistischen Zeitrahmen und teilen Sie mit, wie viel Zeit sie dafür einplanen sollten.
3. Ernennung eines Moderators
Ein Moderator ist die Person, die das Treffen leitet, die Teilnehmer auf dem richtigen Weg hält, Diskussionen im Kreis stoppt, dafür sorgt, dass das Treffen mit klaren Ergebnissen und nächsten Schritten endet, und die Zeit im Auge behält.
4. Zeitplan für Ihre Aktivitäten
👉 Vermeiden Sie Diskussionen, die außer Kontrolle geraten
⚙️ Wie?
Planen Sie für jede Aktivität auf Ihrer Agenda eine bestimmte Zeit ein, und halten Sie sich an diesen Zeitplan.
Dieser Ansatz zwingt Sie und das Team, effizienter zu denken, und vermeidet zirkuläre Diskussionen.
Die Zeitfenster für die einzelnen Aktivitäten sollten immer etwas zu knapp bemessen sein, damit Ihr Gehirn sofort in den Lösungsmodus schaltet, anstatt sich zu verzetteln. Vergeuden Sie nicht die Energie Ihres Teams
5. Allein und gemeinsam arbeiten
👉 Vermeiden Sie Gruppendenken, kontaminierte Ideen und Gruppenvorurteile
⚙️ Wie?
Dasbedeutet, dass Sie in Echtzeit an demselben Problem arbeiten, aber anstatt Ideen offen zu diskutieren oder ein Brainstorming durchzuführen, notieren Sie sie stillschweigend auf einem Klebezettel (z. B. auf einem Miroboard).
Anstatt die Lösungssuche mit einer offenen Diskussion zu beginnen, geben Sie dem Team einige Haftnotizen, stellen Sie einen Timer ein und bitten Sie es, seine Ideen aufzuschreiben und sie bei Bedarf anschließend zu diskutieren. Diese Technik gibt auch introvertierten und jüngeren Teammitgliedern die Möglichkeit, ihre Ideen frei zu äußern.
6. Immer mit einer Entscheidung enden
👉 Definieren Sie klare Ergebnisse
⚙️ Wie?
Lassen Siedie letzten Minuten jeder Sitzung für die Besprechung der nächsten Schritte. Selbst wenn Sie nicht zu einer endgültigen Schlussfolgerung kommen können, sollten nach der Sitzung klare nächste Schritte festgelegt werden.
💡 Einige effektive Meeting-Strategien, die dazu beitragen, dass die Teilnehmer Ihr Meeting mit Klarheit und Zielsetzung verlassen:
- Zuweisung von Maßnahmen oder Folgeaktivitäten an bestimmte Teammitglieder
- Festlegung eines Termins und eines klaren Zeitrahmens für alle Aktionspunkte
- Wenn es Nebengespräche gab, die auf Eis gelegt wurden, stellen Sie sicher, dass sie wieder aufgenommen werden, damit Ihr Team entscheiden kann, wie, wann und ob sie weitergeführt werden sollen.
7. Sitzungsprotokolle erstellen und freigeben
👉 Maximierung der Reibung durch Transparenz
⚙️ Wie?
Das Sitzungsprotokollist ein greifbares Dokument für die Teilnehmer der Sitzung und eine Informationsquelle für Mitglieder, die nicht anwesend sein konnten.
Sie sollten für jedes Teammitglied zugänglich sein (verwenden Sie Tools wie Google Docs, Asana, Miro usw.) und das Wesentliche der Sitzung festhalten, einschließlich Details wie z. B.:
- getroffene Entscheidungen
- geplante nächste Schritte
- Identifizierung und Verfolgung von Aktionspunkten
8. Erwartungen an den Zeitplan klären
👉 Schaffen Sie klare Zeitpläne und Flexibilität im Team.
⚙️ Wie?
Wenn Sie von vornherein die richtigen Erwartungen in Bezug auf Arbeitstage und -zeiten, individuelle Zeitpläne und Verfahren zur Anpassung von Zeitplänen festlegen, wird das gesamte Team erfolgreich sein.
Flexibilität ist wichtig, aber es ist auch wichtig, dass alle Änderungen an bestehenden Zeitplänen im Voraus klar kommuniziert werden.
🔄 S ammeln Sie konsequent Feedback. Und darauf reagieren
1. Bringen Sie Ihr Feedback-System in Ordnung
👉 Ermutigung zu aufwärtsgerichteten Rückmeldungen während des Prozesses
⚙️ Wie?
Planen Sie Feedback-Umfragen zu verschiedenen Meilensteinen Ihrer Projektdurchführung
- Direkt nach der Umstellung
- 30 Tage nach
- 60 Tage nach
- ...
Pulsumfragen sind eine Möglichkeit, dies im Laufe der Zeit zu tun. Wir empfehlen jedoch, zumindest zu Beginn 2-3 spezielle Fragen hinzuzufügen.
2. Machen Sie Team-Retros zu einer Priorität
👉 Team-Retros zur Priorität machen
Retros sind am effektivsten am Ende der Einführung eines neuen Prozesses oder Verfahrens.
⚙️ Wie?
Retros sind ein wirksames Instrument, um Feedback zu sammeln, Prozesse zu verbessern und eine positive Kommunikation mit den Mitarbeitern zu fördern.
Ziehen Sie in Erwägung, unmittelbar nach der Einführung eine Retrositzung abzuhalten, um Rückmeldungen darüber zu erhalten, wie die Umstellung aufgenommen wurde, sowie mehrere Sitzungen nach der Einführung, um Rückmeldungen darüber zu erhalten, wie die Vier-Tage-Woche läuft.
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❓ FAQs
Wie funktioniert eine Vier-Tage-Arbeitswoche?
Die Vier-Tage-Woche ist ein recht einfaches Konzept der Arbeitsflexibilität. Anstelle einer normalen 40-Stunden-Woche an fünf Arbeitstagen arbeiten die Beschäftigten weniger Stunden (in der Regel 32 bis 36 Stunden pro Woche) an vier Arbeitstagen.
Die Arbeitnehmer erhalten jede Woche ein dreitägiges Wochenende. Studien haben gezeigt, dass eine viertägige Arbeitswoche zu höherer Produktivität, besserer Arbeitsmoral und einer insgesamt besseren Arbeitserfahrung sowohl für Arbeitnehmer als auch für Arbeitgeber führt.
Arbeiten die Arbeitnehmer weniger Stunden?
In den meisten Vier-Tage-Wochen arbeiten die Arbeitnehmer weniger Stunden, ohne dass das Gehalt gekürzt wird.
Arbeitnehmer sind nicht alle 40 Stunden pro Woche produktiv, d. h. es besteht oft die Möglichkeit, die Anzahl der Arbeitsstunden pro Woche zu reduzieren, ohne dass dies die Produktivität beeinträchtigt.
Allerdings gibt es einige Unternehmen und Branchen, die nicht in der Lage sind, die Arbeitszeit zu reduzieren, wenn sie auf eine Vier-Tage-Woche umstellen.
So können beispielsweise Funktionen, die einen direkten Kontakt mit externen Kunden erfordern, ihre Arbeitszeit nicht reduzieren, sondern auf eine Vier-Tage-Woche umstellen.
Ist eine viertägige Arbeitswoche weniger produktiv?
In vielen Studien zur Vier-Tage-Woche in der ganzen Welt sind die Beweise überwältigend. Es gibt nicht nur praktisch keine negativen Auswirkungen auf die Produktivität, sondern es ist sogar üblich, eine Produktivitätssteigerung zu beobachten, wenn eine Vier-Tage-Woche eingeführt wird.