Mehr als ein Portal: Begleiten Sie Neueinsteiger:innen, Onboarding Buddies und Vorgesetzte durch strukturierte Onboardingprozesse, die Spaß - und schneller produktiv - machen.
Es gibt keine zweite Chance für einen ersten Eindruck. Doch genau dieser ist von entscheidender Bedeutung.
Am Arbeitsplatz ist das Onboarding dieser erste Eindruck.
Ein solider Onboarding-Prozess ist somit maßgeblich für die Mitarbeiterzufriedenheit, die Mitarbeiterbindung und die Zeit bis zur Produktivität.
Ein Onboarding-Portal oder eine Onboarding-Software ist ein wichtiges Tool, um einen reibungslosen Prozess bei der Einarbeitung neuer Talente zu gewährleisten. Hier erfahren Sie, was ein Onboarding-Portal ist, welche Vorteile ein gutes Produkt bietet, welche Tipps Sie beim Onboarding neuer Teammitglieder beachten sollten und wie Sie ein hervorragendes Onboarding-Erlebnis schaffen.
Ein Onboarding-Portal für Angestellte ist ein virtueller Ort, an dem neue Angestellte "einchecken", um dann ihre ersten Schritte im Unternehmen zu machen. Über das Portal können die neuen Arbeitskräfte auf eine Reihe von Informationen über Ihr Unternehmen, Ihre Personalpolitik, die Arbeitsabläufe, die Organisationsstruktur und auf vieles mehr zugreifen.
Wir betrachten ein Onboarding-Portal gerne als "Tür" zu den ersten Erfahrungen neuer Talente in einem Unternehmen. Es stellt eine zentrale Anlaufstelle für neue Teammitglieder dar, die ihnen unkompliziert den Zugriff auf relevante Informationen ermöglicht.
Ein Employee-Onboarding-Portal ist einer Onboarding-Software ähnlich. Eine moderne Onboarding-Software ist ganzheitlicher, dynamischer und moderner ist als ein statisches Portal. Allerdings werden die Begriffe Onboarding-Portal und Onboarding-Software gerne synonym verwendet.
Eine moderne Onboarding-Software ist nicht statisch. Vielmehr handelt es sich um eine automatisierte Bereitstellungsebene, die neue Talente auf eine geführte Reise durch das Unternehmen schickt und den Onboarding-Prozess begleitet.
Es handelt sich bei einer Onboarding-Software um eine moderne Weiterentwicklung eines statischen Onboarding-Portals.
Alle drei dienen dem Hauptzweck, neuen Angestellten eine angenehme Willkommens-Experience in der ersten Zeit im Unternehmen zu bieten und ihnen eine unkomplizierte Kontaktaufnahme mit den Teammitgliedern und dem Unternehmen zu ermöglichen.
Ein dynamisches und modernes Onboarding-Portal hilft einem Unternehmen, neuen Talenten eine zentrale Anlaufstelle für alle wichtigen Informationen zu bieten.
Außerdem bietet ein systematisches Onboarding folgende Vorteile:
Positive Willkommens-Erfahrung
Papierloses Onboarding stärkt Ihre Marke und Ihren Unternehmensnamen und hilft neuen Angestellten, sich schneller einzuleben. Ein Onboarding-Portal trägt dazu bei, ein ansprechendes und wettbewerbsfähiges Erlebnis im Wettstreit um die besten Talente zu schaffen.
Ein reibungsloser Onboarding-Prozess führt zu einer höheren Mitarbeiterzufriedenheit und Mitarbeiterbindung.
Laut einer Studie der Brandon Hall Group haben 60 % der Unternehmen mit einem optimierten Onboarding-Prozess mehr Erfolg bei der Rekrutierung von Top-Talenten.
Wenn Sie häufig neue Leute einstellen, verlieren Sie viel Zeit mit der Planung, dem Tracking und dem Versenden von Erinnerungsmails. Ein umfassendes und modernes Onboarding-Portal fungiert als zentrale Anlaufstelle und bietet neuen Mitarbeitenden Zugriff auf alle Informationen, visuelle Inhalte und Zugang zu Dokumenten.
Zudem wird ein Teil der Arbeitsabläufe automatisiert. So können sich neue Talente und das HR-Team bereits vor dem ersten Arbeitstag entspannt zurücklehnen.
Nicht alle Onboarding-Prozesse finden in den Personalbüros statt. Bei Mitarbeitenden, die persönlich anwesend sind, muss die IT-Abteilung die Computer einrichten, die Parkberechtigung bestätigen lassen, neue Ausweise erstellen, Abteilungsleitende mit der Vorbereitung der Einarbeitung beauftragen – die Liste ist endlos.
Ohne ein Onboarding-Portal ist es für die Personalabteilung schwierig zu erkennen, welche Prozesse abgeschlossen sind und wer die Überwachung und Nachverfolgung übernimmt.
Hier sind einige gute Tipps, die Ihnen helfen, Ihr Onboarding auf das nächste Level zu heben.
Der erste Eindruck zählt! Ein Preboarding-Prozess hilft neuen Angestellten zu verstehen, was sie erwartet – und ist eine fantastische Möglichkeit, um sie für ihren neuen Arbeitsplatz zu begeistern.
Das Preboarding-Programm kann auch ein Willkommenspaket beinhalten. Die Onboarding-Box kann beispielsweise Folgendes enthält:
Die Nervosität zum Antritt eines neuen Jobs haben die meisten schon einmal erlebt oder bei neuen Teammitgliedern beobachtet. Eine lockere Arbeitsatmosphäre hilft neuen Talenten dabei, sich zu entspannen.
In einem angenehmen Arbeitsumfeld können Sie alle Fragen klären und eine Beziehung zu Ihrem neuen Teammitglied aufbauen. Achten Sie auf einen freundlichen, warmen und lockeren Umgangston. Ein wenig Spaß und ein herzliches Lachen kann viel bewirken!
Onboarding-Statistiken zeigen, dass in 87 % der Unternehmen durch Buddy-Systeme während der Onboarding-Phase die Kompetenzen und Fähigkeiten neuer Arbeitskräfte deutlich verbessert werden konnten.
Ein Buddy-System hilft neuen Teammitgliedern dabei, …
Ein standardisierter Onboarding-Prozess hilft neuen Angestellten bei der Orientierung im Unternehmen. Außerdem verkürzt er den Zeitaufwand für die Einarbeitung und erhöht ihre Produktivität.
Zu diesem Zweck können Sie eine Checkliste anlegen, die erforderlichen Dokumente in der richtigen Reihenfolge zusammenstellen und, wenn möglich, Schulungsmaßnahmen organisieren. Diese zeitintensiven Punkte lassen sich mit einem guten Onboarding-Portal leichter umsetzen.
Feedback bekommen
Regelmäßiges Feedback ermöglicht es Ihnen zu beurteilen, wie sich Ihre neuen Arbeitskräfte einleben. Zudem bringen Feedbackgespräche viele andere Vorteile mit sich:
So können Sie zudem aus der Sicht einer außenstehenden Person feststellen, was am Onboarding-Prozess verbessert werden muss.
Employee Onboarding ist keine Sache, die nach einem Tag abgeschlossen ist. Bis sich ein neues Teammitglied vollständig an die täglichen Abläufe in einem Unternehmen, die wesentlichen Prozesse, die Unternehmenskultur usw. gewöhnt hat, dauert es.
Erfolgt das Onboarding virtuell, dauert der Prozess für gewöhnlich noch etwas länge, da weniger informelle Gespräche geführt werden. Dadurch benötigen neue Talente mehr Zeit, um sich mit den Abläufen vertraut zu machen.
Können neue Teammitglieder lediglich statische Onboarding-Portale nutzen, gehen wichtige Informationen höchstwahrscheinlich unter.
Ein Onboarding-Prozess umfasst vier Phasen:
Für welche Onboarding-Lösung Sie sich auch entscheiden, sie sollte diese vier Phasen berücksichtigen und alle Beteiligten durch den Prozess führen.
Hier ist ein Beispiel für den Workflow auf Zavvy für die ersten 3 Tage:
Dieses System ist wesentlich effektiver als ein statisches Portal, da:
➡️ Erfahren Sie, wie Onboarding mit Zavvy funktioniert
Ein effizientes Onboarding-Portal automatisiert trockene Aufgaben, E-Mails und Nachrichten und sorgt für eine nachhaltige Experience.
Hier sind einige der Dinge, auf die Sie bei einem Onboarding-Portal achten sollten:
Lässt sich das Onboarding-Portal in die bestehenden Systeme und Tools des Unternehmens integrieren?
Wenn Sie eine vorgefertigte Onboarding-Software kaufen, müssen Sie sicherstellen, dass sie mit Ihren wichtigsten HRMS-Tools wie Bamboo HR, Workday oder Personio kompatibel ist.
Nicht jedes Onboarding-Portal oder jede Onboarding-Software ist mit Video- und Audioformaten kompatibel. Da visuelle und akustische Inhalte für die Lernenden von entscheidender Bedeutung sind, muss Ihre Onboarding-Lösung mit allen Multimediasystemen kompatibel sein, die Sie tagtäglich nutzen – sei es Loom, Vimeo oder YouTube, Google Drive oder Sharepoint.
Unterstützt das Onboarding-Programm Tools zur Zusammenarbeit wie Slack, Teams usw.? Leider sind nicht alle neuen Angestellten selbstbewusst genug, um Fragen zu stellen, wenn sie mit ihren Vorgesetzten unter vier Augen sprechen.
Das Versenden von Nachrichten über diese Kanäle erhöht die Effektivität der Kommunikation um das Dreifache im Vergleich zu E-Mails.
Können Sie Tasks für alle Beteiligten über das Onboarding-Portal integrieren? Wie einfach ist es beispielsweise, die IT-Abteilung oder das Management zu benachrichtigen oder sogar ein Buddy-Programm über das Portal einzurichten?
Eine Mini-Fallstudie von Microsoft hat ergeben, dass 56 % der neuen Angestellten, die sich mindestens einmal mit ihren Onboarding-Buddies getroffen haben, in hohem Maße zum Gesamterfolg des Teams beitragen. Warum sollte man sich das nicht zunutze machen?
Kann das Onboarding-Portal auch das Preboarding übernehmen? Preboarding dient als Brücke zwischen dem Zeitpunkt, an dem eine Person ein Stellenangebot annimmt und dem Beginn des Onboarding-Prozesses.
Da Preboarding die Vorfreude auf den gesamten Einstellungsprozess steigert, ist es wichtig, es in Ihr Onboarding-System zu integrieren.
Preboarding hilft auch bestehenden Angestellten:
Ein Learning Management System (LMS) kann als zentrales System für alle Schulungskurse in einem Unternehmen genutzt werden. In In manchen Unternehmen ist Onboarding einer dieser Kurse.
Zu den Kernfunktionen eines LMS gehören die Kursverwaltung, die Funktionen zur Kurserstellung, die User-Verwaltung sowie das Tracking.
Benötigen Sie also ein LMS? Ja und nein.
Im Vergleich zu einem Wiki oder einem Onboarding-Portal kann ein LMS ein besseres Erlebnis bieten. Wikis helfen einem Unternehmen, Ideen schnell zu teilen, indem Seiten miteinander verknüpft werden.
Die meisten LMS-Systeme sind jedoch nicht speziell für das Onboarding konzipiert. Viele Lernmanagementsysteme sind viel zu komplex, verfügen nicht über leistungsstarke Integrationen oder sind nicht geeignet, das oben erwähnte geführte Erlebnis zu bieten.
Die Onboarding-Software von Zavvy hilft Ihnen, ein einzigartiges, strukturiertes Onboarding-Erlebnis einzurichten, das neue Angestellte vom ersten Tag an (oder früher) begeistert – und automatisiert die dafür erforderlichen Arbeitsschritte.
Mit Zavvy können Sie Ihren ersten Onboarding-Prozess in wenigen Minuten einrichten.
Unsere Plattform ermöglicht es Ihnen:
Und so viel mehr!
Erfahren Sie hier, wie es funktioniert oder buchen Sie direkt eine kostenlose Live-Demo bei unserem Team.
Es ist sinnvoll, mit einem Onboarding-Portal oder einer Onboarding-Software zu beginnen, sobald Sie eine größere Anzahl von neuen Arbeitskräften einstellen möchten.
Aber warten Sie nicht bis zu diesem Zeitpunkt.
Denn: Wenn Sie erst einmal damit beschäftigt sind, neue Leute in größerer Zahl einzustellen, wird es komplizierter, sich die Zeit zu nehmen, um den Prozess zu organisieren. Bald zu beginnen, lohnt sich!
Durch eine moderne Onboarding-Plattform werden Sie jede Woche viele Stunden einsparen. Dadurch gewinnen Sie wertvolle Zeit, die Sie für die Rekrutierung, die Verbesserung der Mitarbeitererfahrung, Weiterbildungen und Entwicklungsprogramme nutzen können.
Neugierig, wie andere es machen?
Erfahren Sie, wie Alasco die Zeit bis zur Produktivität um die Hälfte reduziert hat und gleichzeitig vom ersten Tag an hervorragendes Mitarbeiter-Feedback erhält.
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