Como escrever uma avaliação de desempenho para um funcionário: 7 passos para o sucesso
Há um peso de responsabilidade quando se senta para redigir uma avaliação de desempenho.
Pode dar por si a olhar para um ecrã em branco, sem saber por onde começar ou como enquadrar os seus pensamentos de forma eficaz.
É especialmente difícil encontrar o equilíbrio perfeito entre dar feedback positivo e fazer críticas construtivas.
No entanto, com a abordagem e a orientação correctas, é possível redigir avaliações de desempenho com impacto e perspicácia , o que constitui uma oportunidade para capacitar os membros da sua equipa .
Este guia irá:
- Mostra-lhe exatamente como escrever uma avaliação de desempenho para um empregado.
- Aprofunde-se em estratégias e técnicas práticas para navegar com confiança no processo e criar revisões eficazes que conduzam ao sucesso individual e organizacional.
🕵️♀️ Qual é o impacto das avaliações de desempenho dos trabalhadores?
As avaliações de desempenho dos trabalhadores têm uma má reputação.
A investigação da Workhuman revela que 55% dos trabalhadores não consideram que as avaliações tradicionais melhorem o seu desempenho.
Para combater esta situação, empresas como a Netflix, a Adobe e a Deloitte já reformularam os seus processos de feedback para se adaptarem às necessidades actuais. Algumas eliminaram completamente as avaliações anuais de desempenho.
Mas as avaliações de desempenho bem elaboradas podem ter um enorme impacto nos trabalhadores e nas organizações das seguintes formas
- Fornecer feedback estruturado.
- Definir expectativas claras.
- Oferecer oportunidades de crescimento e desenvolvimento.
- Promover a participação dos trabalhadores.
- Aumentar a produtividade.
- Melhorar o desempenho global.
💡 Dica: Saber como escrever uma avaliação de desempenho para um funcionário é uma parte essencial do processo. Mas certifique-se de que tem um sistema eficaz de gestão do desempenho antes de começar a escrever.
6 passos para preparar as avaliações de desempenho dos trabalhadores
1. Compreender a descrição das funções do trabalhador e as competências necessárias
Familiarize-se com a descrição das funções do seu empregado e as suas competências-chave.
Esta referência permitir-lhe-á compreender claramente as expectativas e as responsabilidades associadas ao seu cargo.
Ao alinhar a avaliação com estes critérios, é mais fácil avaliar o desempenho do trabalhador em relação às suas necessidades profissionais.
➡️ Eis um modelo de avaliação do desempenho baseado nas competências que pode experimentar.
2. Determinar os objectivos de desempenho actuais do trabalhador
Avalie os objectivos de desempenho individual do seu empregado. Estes objectivos serão definidos por:
- Estabelecendo-os em avaliações de desempenho anteriores.
- Discuti-las e revê-las em discussões contínuas 1:1.
- Apresentá-los durante a integração.
Avalie se o empregado fez progressos significativos na consecução dos seus objectivos ou anote quaisquer potenciais áreas de melhoria.
➡️ Precisa de ajuda para definir objectivos? Utilize o método dos objectivos SMART para definir objectivos de desempenho específicos, mensuráveis, realizáveis, relevantes e com prazos definidos.
3. Verificar os dados e acordos relativos à avaliação do desempenho
Obtenha uma visão global do historial de feedback do colaborador, revendo as conversas anteriores de avaliação do desempenho e quaisquer acordos que tenha feito ou que ele tenha feito com um gestor anterior.
Esta etapa fornece contexto e permite uma avaliação holística da trajetória de desempenho do trabalhador.
Se definir objectivos ou indicadores específicos, avalie o desempenho do empregado em relação a esses objectivos ou indicadores.
Diretor de Operações Max Wesman explica como isto funciona na GoodHire:
"Decida antecipadamente com os empregados quais os indicadores que serão analisados antecipadamente. Isto pode significar que concordam em centrar-se na conclusão de tarefas, no cumprimento de prazos, na qualidade do trabalho, na acumulação de competências, no desenvolvimento do crescimento e da aprendizagem ou em quaisquer outras métricas específicas que vos permitam acompanhar o desempenho específico e destacar áreas de pontos fortes e fracos."
➡️ Quer criar um formulário de avaliação de desempenho que os seus empregados não vão temer? Consulte o nosso guia.
4. Consultar as notas de desempenho a meio do ciclo
Qualquer que seja a cadência do seu sistema de avaliação formal do desempenho, recomendamos vivamente que considere o feedback um processo contínuo e que tome notas pormenorizadas ao longo do ciclo.
Qualquer documento:
- conversas informais sobre desenvolvimento;
- notas relacionadas com o desempenho que podem aparecer num 1:1;
- feedback e observações recorrentes.
As suas notas servirão como um recurso valioso, permitindo-lhe referir-se a casos específicos, realizações ou áreas de melhoria.
Sugestão: É fundamental manter a confidencialidade e garantir que estas notas são utilizadas exclusivamente para melhorar o desempenho do trabalhador.
5. Solicitar e analisar a autoavaliação do trabalhador
Transforme o seu processo de avaliação do desempenho num diálogo bidirecional (pelo menos), convidando os avaliados a efectuarem uma autoavaliação. Esta abordagem colaborativa incentiva os empregados a:
- Refletir sobre o seu desempenho profissional.
- Identificar os seus pontos fortes e fracos.
- Dar a conhecer a sua própria perspetiva.
Sugestão: Reveja a autoavaliação do trabalhador e a sua avaliação para identificar lacunas ou discrepâncias.
Veja estes nove exemplos de formulários de autoavaliação dos trabalhadores.
6. Estabelecer objectivos de desenvolvimento durante as reuniões de avaliação do desempenho
A marcação de uma reunião individual entre o avaliador (a chefia) e o avaliado (o trabalhador) constitui uma oportunidade para discutirem em conjunto os resultados da avaliação do desempenho.
Esta reunião constitui uma oportunidade para:
- Esclarecer qualquer comentário.
- Responder a questões ou preocupações.
- Estabelecer objectivos de desempenho e desenvolvimento para o futuro.
Envolver o trabalhador na definição de objectivos cria um sentimento de propriedade e de empenho no seu desenvolvimento profissional.
Assegurar que os objectivos estão de acordo com as aspirações de carreira do empregado e com os objectivos da organização.
7 práticas recomendadas para redigir uma avaliação de desempenho eficaz para os seus funcionários
Elabore uma avaliação de desempenho que estabeleça uma ligação com os seus colaboradores, seguindo estas práticas recomendadas para avaliações de desempenho. Incluímos exemplos de cada uma delas para orientar a sua redação.
Utilizar uma linguagem clara e objetiva
A linguagem utilizada nas avaliações de desempenho pode influenciar significativamente a forma como o feedback dos colaboradores é recebido. Utilize uma linguagem clara e objetiva que inclua exemplos específicos dos comportamentos que pretende realçar.
A Netflix é um exemplo brilhante de uma empresa que faz isto bem, escolhendo sempre o feedback:
- claro;
- accionável;
- de boa fé.
Mas a Netflix não é a única empresa a adotar estes valores de feedback.
Darryl StevensCEO da Digitech Web Design, também partilhou os seus conselhos connosco:
"Evitar o jargão ou a terminologia demasiado técnica pode tornar o feedback mais acessível ao seu subordinado direto. Além disso, não se esqueça de fornecer exemplos concretos de sucessos ou áreas de melhoria. Isto ajudará o seu subordinado direto a compreender o que está a fazer bem e também a identificar áreas de crescimento.
Para garantir que o seu subordinado direto recebe o feedback de forma positiva, utilize uma linguagem que seja simultaneamente direta e de apoio. Esta abordagem permite-lhe ser claro quanto às expectativas sem parecer demasiado duro ou crítico."
Eis alguns exemplos claros e objectivos de feedback que pode escrever nas suas avaliações de desempenho.
Exemplo de feedback positivo
As suas contribuições durante as reuniões de equipa deste mês foram excepcionais. Durante a sessão de brainstorming da semana passada, a sua sugestão de implementar uma nova estratégia de marketing suscitou uma discussão animada e inspirou ideias inovadoras por parte da equipa. A sua capacidade de articular claramente os seus pensamentos, mesmo quando dá feedback negativo, motivou os seus colegas a participarem ativamente e a trabalharem para um objetivo comum. Estas contribuições impulsionaram o progresso da equipa e fomentaram uma atmosfera de colaboração e produtividade.
Exemplo de feedback construtivo
Este mês, não cumpriu os prazos previstos para a conclusão das tarefas. Por exemplo, o relatório previsto para sexta-feira passada foi apresentado com três dias de atraso, o que provocou atrasos nas fases seguintes do projeto. Para avançar, é fundamental estabelecer prioridades nas tarefas e gerir o tempo de forma eficaz. Tente procurar apoio ou comunicar quaisquer desafios que possam surgir para garantir a conclusão do trabalho em tempo útil.
➡️ Consulte mais exemplos de feedback sobre o desempenho, incluindo como fornecer feedback construtivo, o que pode ser um desafio.
Adotar uma mentalidade de crescimento
O feedback pode ser problemático, uma vez que grande parte dos pormenores se centra no que o avaliado realizou no passado.
Mas, no contexto da redação de avaliações de desempenho, uma mentalidade de crescimento garante que se mantém positivo e se concentra no potencial do desempenho futuro, em vez de se deter no que já aconteceu.
Dica: Trata-se de enquadrar os pontos fracos como oportunidades de desenvolvimento e de utilizar uma abordagem de feedforward nas avaliações de desempenho.
Exemplo de feedforward
Uma área em que se deve concentrar para melhorar as suas competências é a delegação de projectos e o trabalho de equipa eficaz. Ao procurar ativamente oportunidades para delegar tarefas e colaborar com os membros da equipa, pode desenvolver as suas capacidades de liderança e promover um sentido de responsabilidade partilhada entre a equipa.
Encorajo-o a participar em programas de formação ou workshops relevantes, que partilharei como ação de acompanhamento. Para além disso, recomendo que explore relações de mentoria ou coaching dentro da organização. A procura de orientação de colegas experientes pode oferecer conhecimentos e perspectivas valiosos que ajudarão ao seu crescimento profissional. Os seus conhecimentos podem guiá-lo na resolução de desafios, no desenvolvimento de novas competências e na libertação de todo o seu potencial.
Para acompanhar os seus progressos, vamos definir objectivos específicos e mensuráveis relacionados com a delegação de projectos e o trabalho em equipa. Avaliaremos regularmente o seu desempenho em relação a estes objectivos para monitorizar o seu desenvolvimento e identificar áreas a melhorar.
Utilizar uma linguagem construtiva e orientada para a ação
As avaliações de desempenho não se destinam apenas a celebrar as vitórias e a identificar as oportunidades de melhoria. Trata-se de fazer avançar a agulha com planos de ação significativos. A chave aqui é fornecer feedback orientado para a ação que permita ao empregado fazer progressos tangíveis.
Exemplo prático de feedback positivo
A sua investigação e análise para o Projeto X produziu resultados perspicazes que melhoraram a nossa compreensão das necessidades dos clientes. Quando sugeriu a realização de inquéritos para recolher o feedback direto dos clientes, forneceu-nos informações valiosas sobre as suas preferências e pontos fracos. As suas capacidades de análise exaustiva de dados também nos permitiram identificar tendências emergentes e adaptar a nossa abordagem de marketing em conformidade. As recomendações que apresentou com base nas suas conclusões tiveram um impacto tangível nos nossos índices de satisfação dos clientes e contribuíram significativamente para o nosso sucesso global. Para o futuro, encorajo-o a continuar a desenvolver os seus conhecimentos analíticos para identificar novas oportunidades e promover a melhoria contínua das nossas estratégias de marketing.
Exemplo prático de feedback construtivo
Não utilizou o nosso sistema de gestão de projectos de forma consistente, o que causou atrasos na conclusão das tarefas. Por exemplo, quando se desviou da ferramenta de acompanhamento de tarefas designada e utilizou uma folha de cálculo separada para atualizar o progresso, isso deu origem a falhas de comunicação e confusão entre os membros da equipa. Vamos avançar, comprometendo-nos com os nossos processos e ferramentas de gestão de projectos estabelecidos. Ao fazê-lo, manteremos a transparência, simplificaremos o fluxo de trabalho e garantiremos uma colaboração eficaz no seio da equipa.
Incorporar experiências em primeira mão em vez de boatos
Enquanto gestor, pode não estar presente para testemunhar todos os aspectos do trabalho diário do seu empregado. Mas ao escrever uma avaliação de desempenho, os mexericos do escritório não devem influenciar a sua capacidade de fazer uma avaliação objetiva. Escreva sobre o que viu e experimentou em vez de se basear em boatos.
Isto significa procurar ativamente provas em primeira mão para aumentar a precisão e reforçar a sua análise:
- Utilize métricas baseadas em dados para quantificar o desempenho e validar as suas conclusões com novos conhecimentos.
- Incluir comentários em primeira mão de colegas ou membros da equipa diretamente envolvidos no projeto.
- Analise as amostras de trabalho e os documentos do empregado para compreender melhor o seu desempenho.
Exemplo de feedback de experiência em primeira mão
Durante o período de avaliação, fiz questão de observar de perto o vosso trabalho. Eis alguns exemplos do que vi e vivi em primeira mão:
Projeto X: Testemunhei a sua excecional capacidade de resolução de problemas e de lidar com desafios inesperados durante a implementação do Projeto X. A sua desenvoltura e rapidez de raciocínio permitiram-nos cumprir prazos apertados e apresentar resultados de alta qualidade.
Colaboração da equipa: Observei a sua colaboração eficaz com os membros da equipa durante a recente campanha de marketing. A sua disponibilidade para ouvir, dar feedback construtivo e apoiar os seus colegas foi crucial para promover um ambiente de equipa positivo e produtivo.
Apresentação do cliente: Assisti à apresentação ao cliente, onde demonstrou as suas excelentes capacidades de comunicação. A sua capacidade de articular ideias complexas de forma clara e concisa deixou uma forte impressão nos clientes. Eles expressaram a sua satisfação com o nível de profissionalismo e competência que demonstrou.
Ter em atenção os preconceitos
O preconceito é uma forma inconsciente de preconceito que pode, involuntariamente, infiltrar-se nas avaliações de desempenho. Apresenta-se sob várias formas, incluindo:
- Viés de recência: Os avaliadores podem ter tendência para se concentrarem nos eventos que ocorreram mais recentemente e ignorar as realizações anteriores
- Efeito de halo: O bom desempenho numa área pode levar a que o empregado seja julgado mais favoravelmente noutras áreas, independentemente das provas
- Enviesamento de confirmação: Os avaliadores podem concentrar-se em incidentes que apoiam a sua opinião preferida sobre o empregado, em vez de avaliarem objetivamente o seu desempenho
Para ultrapassar este problema, mantenha as notas dos colaboradores ao longo dos ciclos de feedback. Estas notas ajudam-no a manter-se concentrado e a fornecer uma avaliação completa, reflectindo o desempenho do empregado durante todo o período (e não eventos pontuais).
Exemplo de notas de meio de ciclo
- Data: mm/dd/aaaa
- Empregado: Jane Barnes
- Observação: Trabalhou bem na reunião quinzenal da equipa de marketing, ouvindo as ideias dos colegas e melhorando-as
- Sugestão de melhoria: Desenvolver competências para falar em público
➡️ Aprenda outras formas de contrariar o enviesamento do feedback no nosso guia completo.
Reconhecer os progressos e as melhorias
A chave para uma avaliação de desempenho bem sucedida é reconhecer o progresso do empregado ao longo do tempo, em vez de olhar apenas para o seu estado atual. Esta atitude pode incentivar os trabalhadores a esforçarem-se por atingir padrões mais elevados e mostrar que se preocupa com o seu crescimento. Jack UnderwoodCEO e cofundador da Circuit, descreve como fazer isso bem ao escrever uma avaliação de desempenho:
Mencione: "É excelente em X e gostaríamos de continuar a ver mais disso". Ou: "Obrigado por ter aumentado o seu desempenho em X, tal como discutimos na sua última avaliação. É um progresso impressionante!
Chame a atenção para um bom comportamento e seja o mais específico possível para ajudar o seu funcionário a sentir-se reconhecido pelo seu trabalho árduo. Não deixe que o feedback positivo passe despercebido, mas torne-o uma parte integrante do processo."
Exemplo prático de reconhecimento de progressos
Fez grandes progressos desde a sua última avaliação e estou satisfeito por ver o quanto cresceu. A sua capacidade de lidar com tarefas complexas e responsabilidades adicionais tem sido especialmente louvável. Por exemplo, ofereceu-se para liderar o planeamento do projeto para o Cliente X. Trabalhou diligentemente para garantir a conclusão do plano a tempo e dentro do orçamento. Estou satisfeito por ver o seu empenho em desenvolver novas competências e crescer profissionalmente. No futuro, estou confiante de que continuará a demonstrar essa dedicação e excelência no seu trabalho.
Comprometer-se a apoiar o desenvolvimento
A sua análise deve terminar com um claro apoio ao desenvolvimento. Estas intenções de futuro demonstram o empenhamento no crescimento dos trabalhadores e servem de incentivo para os motivar.
Faça isso:
- Sugerir recursos como programas de formação, cursos online e outras formas de apoio para ajudar no desenvolvimento dos colaboradores.
- Definir objectivos de desempenho específicos para ajudar os trabalhadores a acompanhar os seus progressos
- Indicação da forma como o trabalhador pode utilizar os seus pontos fortes para atingir os objectivos definidos
Exemplo prático de apoio ao desenvolvimento
Estou confiante de que tem potencial para se destacar na sua função e recomendo os seguintes passos para o seu desenvolvimento:
Etapa 1 - Reforço das competências: Considere inscrever-se em programas de formação como "Estratégias Avançadas de Gestão do Trabalho" para melhorar as suas competências na organização dos seus fluxos de trabalho. Este programa é conhecido pelo seu currículo abrangente e pela sua abordagem prática, que, na minha opinião, o dotará das ferramentas necessárias para se destacar na sua função.
Passo 2 - Orientação: Sugiro que procure a orientação da nossa Gestora de Marketing Sénior, Sarah Johnson. A Sarah tem uma vasta experiência no sector. Liderou com sucesso inúmeras campanhas semelhantes àquelas em que esteve envolvido. As suas ideias e orientações serão preciosas para aperfeiçoar o seu pensamento estratégico e elevar os seus conhecimentos de marketing para o nível seguinte.
Passo 3 - Definição de objectivos: Gostaria de trabalhar consigo para definir objectivos claros e mensuráveis para facilitar o seu crescimento contínuo. Por exemplo, pode ter como objetivo aumentar a sua taxa de conversão em 10% no próximo trimestre ou concluir os nossos programas internos de certificação de marketing digital em dois períodos de ciclo. Estes objectivos dar-lhe-ão uma orientação clara e uma medida tangível do progresso à medida que continua a destacar-se na sua função.
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