20 beste praktijken voor werknemersfeedback om een aantrekkelijke werkcultuur te creëren
Feedback geven en ontvangen is een essentieel onderdeel van de werknemerservaring. Maar zinvolle, constructieve feedback geven is niet altijd eenvoudig.
Hoe zorgt u ervoor dat uw medewerkers de feedback goed ontvangen, ook als de inhoud ervan niet 100% positief is?
En hoe zorg je ervoor dat ze de feedback daadwerkelijk kunnen toepassen om er beter van te worden?
Feedback geven is een van de beste manieren om uw werknemers te laten zien dat u hun werk en bijdragen waardeert. Ze oproepen voor een jaarlijks onpersoonlijk functioneringsgesprek volstaat echter niet.
In this article, we'll discuss how to craft meaningful employee feedback that will actually make a difference and help your employees grow in the right direction.
Ontdek onze lijst met best practices voor feedback aan werknemers die u zullen helpen om met finesse feedback te geven, vooral wanneer die niet allemaal positief is.
Waarom is feedback van werknemers cruciaal voor zakelijk succes?
Today's workforce doesn't just want to work. Instead, employees want to work somewhere with purpose, where they can learn and grow. Your people are even willing to take a pay cut to have a job enabling them.
"Across age and salary groups, workers want meaningful work badly enough that they're willing to pay for it." Harvard Business Review.
Het kernprincipe van werknemersfeedback is het behandelen van werknemers als mensen. Geen gezichtsloze radertjes in een geldmachine, maar mensen met hun hoop, ambities en dromen.
"Employees who believe management is concerned about them as a whole person – not just an employee – are more productive, more satisfied, more fulfilled. Satisfied employees mean satisfied customers, which leads to profitability." Anne M. Mulcahy, former CEO of Xerox.
Daarom investeren grote bedrijven als Google, Cisco, Microsoft en Salesforce zo veel in de betrokkenheid van hun werknemers. Zij begrijpen dat hun winst en groei - oftewel hun voortbestaan - ervan afhangen.
Een geëngageerd personeelsbestand ontwikkelen betekent ook een sterke feedbackcultuur in uw bedrijf creëren.
Werknemers moeten het gevoel hebben dat ze feedback kunnen geven - en ontvangen - zonder repercussies. Ze moeten weten dat HR en hun bazen om hen geven en naar hen luisteren.
The benefits of having a feedback system in your company are well-documented. Companies with strong feedback cultures see:
- Minder ziekteverzuim;
- Verbeterde productiviteit;
- Minder omzet;
- Gezondere en gelukkigere werknemers;
- Hogere winsten;
- Grotere klanttevredenheid;
- Snellere groei;
- Snellere innovatie.
Het is een eenvoudige formule: betrokken werknemers = betere bedrijfsresultaten.
Feedback van werknemers is een van de sleutels tot het ontsluiten van dat potentieel.
14 Beste praktijken voor het geven van feedback aan werknemers
Feedback geven aan werknemers is een kunst, geen wetenschap. Toch zijn er enkele beproefde best practices die HR-teams kunnen volgen om ervoor te zorgen dat uw feedback altijd correct is.
1. Begin de feedback met een duidelijk doel voor ogen
Neem eerst een stap terug en denk na over wat u probeert te bereiken met uw feedback.
Wil je positieve versterking geven? Misschien moet u een specifiek probleem aanpakken? Of gewoon een werknemer helpen groeien op een bepaald gebied?
Tip: Wees zo specifiek mogelijk.
Vermijd algemene opmerkingen als "Je doet het geweldig!" of "We moeten praten over je houding".
Probeer in plaats daarvan iets als:
"Ik zag hoe je die klantklacht over de late verzending afhandelde. Goed werk!" of
"Ik ben bezorgd over je recente reeks afwezigheden de afgelopen maand. Kunnen we praten over wat er aan de hand is?"
2. Feedback constructief inkaderen
U kunt niet bepalen hoe werknemers uw feedback zullen ontvangen, maar u kunt wel bepalen hoe u die geeft.
Tip: U kunt nooit fout gaan door uw feedback constructief te formuleren, vooral wanneer u een probleem wilt aanpakken.
Dit is hoe je "negatieve" feedback kunt omzetten in constructieve feedback:
- Negatief: "We kunnen er niet op rekenen dat je op tijd komt."
- Constructief: "Ik heb gemerkt dat je de laatste tijd te laat komt. Is er iets wat we kunnen doen om je te helpen op tijd te komen?"
- Negatief: "Je haalt je verkoopquota niet."
- Constructief: "Ik heb de cijfers bekeken, en je bent niet helemaal waar we je nodig hebben. Laten we wat strategieën bedenken hoe je meer deals kunt sluiten."
- Negatief: "Je bent lui op je werk."
- Constructief: "Ik heb gemerkt dat je niet zoveel projecten aanneemt als vroeger. Is er iets aan de hand waarmee we je kunnen helpen?"
Tip #1: Merk op hoe constructieve feedback het probleem verandert in een kans voor groei.
Tip #2: Het geven van constructieve feedback laat ook zien dat u meer geïnteresseerd bent in het helpen van de werknemer om te slagen dan in het geven van verwijten.
3. Gebruik geen absoluutheden
Wanneer u feedback geeft op het werk, vermijd dan het gebruik van absolute termen als "altijd", "nooit" en "elke keer".
Ten eerste is het zelden waar en vaak gewoon overdreven. Ten tweede is het kwetsend.
Tip 1: Niemand wil het gevoel hebben dat hij niet in staat is zich te verbeteren.
Tip 2: Keer terug naar het specifieke doel dat u voor de feedback hebt gesteld. Praat over het specifieke gedrag dat u wilt aanpakken, en gebruik concrete voorbeelden in plaats van generalisaties.
Wil je bijvoorbeeld hun traagheid met hen bespreken? Citeer hoeveel dagen ze de afgelopen maand te laat zijn geweest in plaats van te zeggen: "Je bent altijd te laat."
Tip #3: Open een productief gesprek in plaats van het af te sluiten.
4. Geef werknemers geen boterham met complimenten.
Een "compliment sandwich" is wanneer je een negatieve opmerking tussen positieve feedback stopt, denkend dat het de pil makkelijker te slikken maakt.
Het gaat meestal zo:
"Je doet het over het algemeen goed, maar je moet werken aan je tijdmanagement. Ik heb gemerkt dat je de laatste tijd vaak te laat komt. Goed werk met dat grote project vorige week, trouwens!"
Het probleem met deze aanpak is dat werknemers er dwars doorheen kijken. Ze weten dat je het slechte nieuws probeert te verbloemen. Ook klinkt het "compliment" dan nep.
Tip 1: Kom gewoon ter zake in plaats van je adem te verspillen (en niet te vergeten hun tijd).
Tip 2: Wees direct, eerlijk en respectvol bij het geven van feedback. En zolang je probeert constructieve feedback te geven, ben je op de goede weg.
5. Stem de toon van uw feedback af op de werkrelatie
Uw feedback moet rekening houden met uw werkrelatie met de werknemer. Bijvoorbeeld, is het uw collega, direct rapport of supervisor?
Als je feedback geeft aan je supervisor of manager, wil je formeler en professioneler zijn.
Aan de andere kant, als je feedback geeft aan een collega, kun je het je veroorloven wat nonchalanter te zijn.
En als u feedback geeft aan een directielid, wilt u een evenwicht vinden tussen beide.
Tip: Door de toon van uw feedback af te stemmen op de werkrelatie kunt u ervoor zorgen dat deze goed wordt ontvangen.
6. Maak van feedback een gesprek in twee richtingen
Effectieve feedback geven op de werkplek is slechts de helft van de strijd.
De andere helft is ervoor zorgen dat werknemers daadwerkelijk luisteren naar wat u zegt. En niet alleen maar mee knikken.
Tip: Om ervoor te zorgen dat de feedback wordt ontvangen, moet u actief luisteren. Verander de feedbacksessie van een lezing in een dialoog in twee richtingen.
Hier zijn enkele extra tips voor actief luisteren:
- Herhaal wat de werknemer zei om er zeker van te zijn dat u het begrijpt.
- Stel vragen ter verduidelijking.
- Vermijd onderbrekingen.
- Maak aantekeningen.
Actief luisteren laat werknemers zien dat u hun mening respecteert en wilt horen wat ze zeggen.
7. Wacht niet op de jaarlijkse evaluatie
Als uw HR-beleid alleen vereist dat u feedback geeft tijdens een jaarlijkse beoordeling, doet u het verkeerd.
Eén feedbacksessie per jaar betekent dat u weinig tot geen idee hebt hoe uw werknemers het dagelijks doen.
Tip 1: Geef voortdurend feedback, niet slechts één keer per jaar. Op die manier kunnen werknemers gaandeweg corrigeren en voorkomt u verrassingen bij de beoordeling.
Tip #2: Gebruik 360 feedback om een volledig en meer genuanceerd beeld te krijgen.
U bepaalt zelf hoe "regelmatige feedback" er voor u uitziet, maar hier zijn enkele tips die u in uw proces kunt opnemen:
- Debriefings na een project: Plan na elk groot project een vergadering met uw team om te bespreken wat goed ging en wat beter kan.
- Eén-op-één gesprekken: Houd wekelijks of tweewekelijks één-op-één gesprekken met directieleden. Gebruik deze bijeenkomsten om te controleren of zij voor uitdagingen staan of ondersteuning nodig hebben.
- Informele check-ins: Dit zijn korte, spontane gesprekken die u gedurende de dag met werknemers kunt voeren. U kunt bijvoorbeeld vragen hoe hun dag verloopt of wat ze van een bepaald project vinden.
- Team vergaderingen: Houd contact met elk team door regelmatig teamvergaderingen te plannen. Deze vergaderingen zijn een goed moment om feedback te geven over recente projecten en te brainstormen over ideeën voor de toekomst.
8. Bekritiseer geen zaken waar een werknemer geen invloed op heeft.
Het heeft geen zin om een werknemer te bekritiseren voor iets waar hij niets aan kan doen.
Je zou hen bijvoorbeeld niet bekritiseren omdat een klant zijn factuur niet op tijd betaalt. Het enige wat een medewerker in deze situatie kan doen om de situatie te verbeteren, is contact opnemen met de klant en het probleem zo nodig escaleren. (Je kunt een factureringssoftware in hun workflow introduceren, die een betalingsherinnering zal sturen).
Richt uw feedback liever op dingen die de werknemer kan veranderen en verbeteren.
Hier zijn enkele voorbeelden:
- hun houding;
- hun arbeidsethos;
- hun communicatiestijl;
- hun vermogen om leiding te geven.
Dit zijn allemaal zaken waaraan een werknemer kan werken, ongeacht de situatie.
9. Pas op voor feedback bias
Feedbackbias ontstaat wanneer persoonlijke ervaringen en houdingen ten opzichte van de werknemer die u beoordeelt de feedback bepalen in plaats van objectieve en meetbare feiten.
Vooroordelen over iemands leeftijd, geslacht of afkomst kunnen de plaats innemen van concrete feiten bij het vormen van uw feedback.
➡️ Pak feedbackbias aan door de onderliggende oorzaken ervan te begrijpen en begin actie te ondernemen met onze 5 tips voor het overwinnen van onbewuste bias op de werkplek.
10. Duidelijke stappen voor verbetering vaststellen
U hebt uw werknemers dus feedback gegeven. En nu?
Het is niet genoeg om een werknemer te vertellen waaraan hij moet werken - u moet hem ook een duidelijk actieplan geven.
Een actieplan maken kan betekenen:
- het stellen van kleine doelen;
- het plannen van follow-up vergaderingen;
- door hen een specifieke taak toe te wijzen om aan te werken.
Op die manier weten ze dat hun groei belangrijk is en zullen ze verantwoordelijk worden gehouden voor het halen van de doelen die jullie samen hebben gesteld.
11. Follow-up na het geven van feedback aan de werknemer
Behandel feedback van werknemers als een evolutief proces, niet als een eenmalige gebeurtenis.
Tip: Nadat u feedback hebt gegeven, volgt u op een later tijdstip op om te zien hoe de werknemer vooruitgaat. Laat zien dat u zich inzet om hem of haar te helpen verbeteren.
Dit is hoe je effectief kunt opvolgen:
Stel een specifieke datum en tijd vast voor de vervolgvergadering.
🔹 Kom met voorbeelden van de vooruitgang (of het gebrek daaraan) van de werknemer.
Sta open voor het perspectief van de werknemer.
Kom niet agressief over.
Als u goed opvolgt, kunt u feedbacksessies gebruiken als een kans om vertrouwen op te bouwen en uw relaties met werknemers te versterken.
12. Realtime feedback opnemen
Doe naast geplande feedbacksessies ook moeite om werknemers real-time feedback te geven.
Als u bijvoorbeeld ziet dat een werknemer iets goed doet, laat hem dat dan onmiddellijk weten. Zo laat je zien dat je oplet en hun harde werk waardeert.
Tip: Het erkennen van de vooruitgang van werknemers zal hen ook aanmoedigen om het goede werk in de toekomst voort te zetten.
13. Bekritiseer niet in het openbaar
Moet u negatieve feedback geven aan uw werknemers? Vermijd het in het openbaar te doen. U wilt de werknemer niet in verlegenheid brengen en in het defensief brengen.
Tip #1: Vraag mensen of ze vrij zijn om privé te praten. Plan dan een ontmoeting of stuur ze een rechtstreeks bericht. Op die manier kunnen ze horen wat je te zeggen hebt zonder het gevoel te hebben op de plek te zijn.
Aan de andere kant, prijs in het openbaar. Positieve feedback krijgen in het bijzijn van het team of de klanten kan wonderen doen voor het moreel en de motivatie.
Tip 2: Zorg ervoor dat de werknemer zich op zijn gemak voelt om in de schijnwerpers te staan. Zelfs als de feedback positief is, kan het ongemak de erkenning die de werknemer krijgt overschaduwen als hij of zij erdoor verrast wordt. Nogmaals, kennis van uw werknemer is van groot belang bij het geven van feedback.
14. Feedback en vooruitgang van werknemers registreren
Documentatie is essentieel voor alle HR-interacties, ook voor de feedback van werknemers.
Tip #1: Leg het vast in het dossier van de werknemer wanneer u feedback geeft. Een schriftelijk verslag van het gesprek kan nuttig zijn als er problemen zijn.
Documenteer niet alleen de feedbacksessie, maar houd ook de vooruitgang van de werknemer bij. Behalen ze bijvoorbeeld de doelen die u hebt gesteld? Is er iets veranderd nadat u hen feedback hebt gegeven?
Tip #2: Door deze informatie te registreren kunt u de doeltreffendheid van uw feedbackstrategie evalueren en de nodige aanpassingen doen.
Tip #3: De feedback koppelen aan het groeiplan van de werknemer zal nog zinvoller zijn. Feedback hangt samen met hun groeiambities en kan concrete stappen opleveren om op het volgende niveau van hun vaardigheden of op de carrièreladder te komen.
➡️ Moeite met het vinden van de juiste woorden? Hier zijn 35+ positieve feedback complimenten om je te inspireren! Gebruik aan de andere kant deze 45 voorbeelden van negatieve feedback om met tact kritiek te geven.
📝 6 Beste werkwijzen voor het krijgen van feedback van werknemers
Uw werknemers zijn uw rijkste bron van informatie.
Wilt u weten wat er echt speelt op uw werkplek? Zo krijgt u eerlijke feedback van werknemers.
Anonimiteit aanmoedigen
Sommige werknemers zijn gewoon te verlegen om hun mond open te doen, hoezeer u hen ook geruststelt. Anderen zijn bang voor represailles.
Het beschermen van hun anonimiteit kan werknemers aanmoedigen om meer openhartig te zijn met hun meningen, suggesties en klachten.
Er zijn een paar manieren om dit te doen:
- Gebruik een anoniem online feedbackformulier.
- Zet een anonieme tiplijn op.
- Laat een anonieme feedback enquête rondgaan.
- Een oude ideeënbus voor werknemers.
De beste methoden vereisen niet dat zij hun naam achter hun feedback zetten of inloggen op hun e-mail of bedrijfsintranet.
Maak het gemakkelijk om feedback te geven
Laat werknemers niet door hoepels springen om hun gedachten met u te delen.
Tip: Hoe gemakkelijker het is om negatieve en positieve feedback te geven, hoe groter de kans dat ze het zullen doen.
Verwijder barrières zoals lange formulieren of ingewikkelde aanmeldingsprocessen. En zorg voor een goede mix van kanalen waaruit werknemers kunnen kiezen:
- Persoonlijke vergaderingen;
- Eén-op-één gesprekken;
- Groepsvergaderingen;
- Online enquêtes;
- Intranet forums of message boards.
Regelmatige enquêtes onder het personeel
Een werknemerspuls is een korte enquête waarmee de tevredenheid van de werknemers voortdurend wordt gemeten.
Impulsenquêtes kunnen u helpen om de stemming onder uw werknemers op de voet te volgen en problemen vroegtijdig op te sporen. Het werkt ook voor elk onderwerp op de werkplek, zoals:
- Communicatie;
- Werk-privé balans;
- Erkenning en waardering;
- Professionele ontwikkelingsmogelijkheden;
- Engagement met bedrijfswaarden.
U kunt zelfs een enquête over het feedbackproces uitsturen om de mening van de werknemers over het verloop ervan te horen.
Organiseer "skip-level" gesprekken
Een gesprek op "overgeslagen niveau" is een ontmoeting tussen een werknemer en de baas van zijn baas. Het wordt "skip-level" genoemd omdat het werknemers in staat stelt de hiërarchie te omzeilen en rechtstreeks met een senior leider te spreken.
Dit kan voor beide partijen een waardevolle ervaring zijn.
Ten eerste geeft het de werknemer de kans zijn mening te geven zonder angst voor represailles.
Het stelt leiders ook in staat om ongefilterde negatieve en positieve feedback over het bedrijf te krijgen.
Gesprekken op overgeslagen niveau kunnen een-op-een of in kleine groepen worden gevoerd.
Tip: Als u voor de groepsroute kiest, houd het gesprek dan scherp en vermijd dat u wordt afgeleid door ongerelateerde onderwerpen.
Laat werknemers hun eigen enquêtes maken
Niemand begrijpt de werknemerservaring beter dan de werknemers zelf.
Dus waarom niet profiteren van die kennis?
Leg de macht in hun handen door hen te laten brainstormen en hun eigen enquêtes te laten schrijven die door HR moeten worden goedgekeurd. Vertrouw erop dat ze vragen bedenken die de kern raken van de problemen waarmee ze te maken hebben.
Werknemers zijn niet alleen meer betrokken, maar voelen zich ook eigenaar van het feedbackproces - wat hen alleen maar kan aanmoedigen om meer deel te nemen.
Tip: Zorg ervoor dat de werknemers willen deelnemen. Hen dwingen kan averechts werken.
Handel naar aanleiding van de feedback die u van uw werknemers ontvangt
De snelste manier om nooit meer feedback te krijgen is de feedback die je krijgt te negeren.
Als werknemers zien dat hun suggesties aan dovemansoren gericht zijn, zullen ze snel het vertrouwen in het proces verliezen.
Laat zien dat u feedback van werknemers serieus neemt door ernaar te handelen, bijvoorbeeld door:
- Het probleem oplossen dat ze hebben opgeworpen;
- Opheldering vragen over iets wat ze zeiden;
- Hen bedanken voor hun inbreng;
- Hun suggesties opvolgen;
- De resultaten van hun feedback met hen delen.
Bij anonieme feedback kunt u niet altijd direct actie ondernemen met de werknemer. Maar u kunt wel laten zien dat hun inbreng wordt gewaardeerd door deze te delen met andere afdelingen of te gebruiken voor bedrijfsbrede veranderingen.
➡️ Creëer een aantrekkelijke werkcultuur met de feedbackoplossing van Zavvy
Feedback van werknemers is niet alleen waardevol voor functioneringsgesprekken, maar ook voor een positieve en mensgerichte werkcultuur.
Met onze 360 feedback software kun je eenvoudig feedback van werknemers verzamelen, analyseren en erop reageren.
Begin nu al de vruchten te plukken van feedback van werknemers.
Om te zien hoe Zavvy u kan helpen bij het stimuleren van een feedbackcultuur in uw organisatie, kunt u vandaag nog een gratis demo van 30 minuten inplannen.