Onboarding 101: cultuur, samenwerking en Compliance voor nieuwe werknemers
Wilt u dat uw nieuwe medewerkers zich vanaf de eerste dag in uw bedrijf welkom en op hun gemak voelen?
Natuurlijk doet u dat. Het creëren van een dergelijke werknemerservaring verhoogt het behoud en de tevredenheid. Maar het komt niet uit het niets.
Een belangrijk aspect van de ontwikkeling van een gastvrije omgeving is de onboarding van het bedrijf. Met een gestructureerde en goed opgezette introductie in het bedrijf voelen werknemers zich meer op hun gemak op kantoor, waardoor ze betere teamspelers worden.
In deze gids splitsen we het inwerkproces van begin tot eind uit. We bespreken wat het is en waarom het belangrijk is, plus de belangrijkste stappen en onderdelen van elk bedrijfsinwerkplan.
✈️ Wat is onboarding voor bedrijven?
Onboarding is het proces waarbij nieuwe werknemers kennismaken met de organisatie als geheel. Deze ervaring maakt nieuwe werknemers wegwijs in de bedrijfscultuur, het beleid en de producten.
Aangezien onboarding niet gebonden is aan de verantwoordelijkheden van een specifieke functie, neemt vrijwel elke nieuwkomer deel aan dezelfde ervaring. De gedeelde ervaring creëert een sterke eerste indruk en legt de basis voor een robuuste bedrijfscultuur.
🆚 Bedrijfsinschakeling vs. rolgebaseerde inschakeling
De eerste dagen bij een nieuwe baan kunnen voelen als een wervelwind van informatie voor nieuwe werknemers. Met zoveel informatie over het bedrijf, hun team en hun rol kunnen nieuwe werknemers snel overweldigd raken tijdens het inwerkproces.
Door onboarding voor bedrijven en rolgebaseerde onboarding te scheiden in hun eigen processen wordt het voor nieuwe werknemers gemakkelijker om de meest essentiële informatie te onthouden en te begrijpen.
Hier volgt een kort overzicht van wat onboarding en rolgebaseerde onboarding inhouden:
Het onderscheiden van deze vormen van onboarding voor nieuwe medewerkers komt iedereen ten goede. Uw People Ops-team kan een samenhangende ervaring creëren voor elke nieuwe werknemer, terwijl wervingsmanagers hun onboarding-traject kunnen aanpassen aan de behoeften van hun team en werknemer.
Neem bijvoorbeeld het verkoopteam en de ontwikkelaars. Beide groepen hebben dezelfde introductie tot de bedrijfscultuur en het bedrijfsbeleid nodig. Maar de rolgebaseerde onboarding die ze nodig hebben is heel verschillend.
- In een sales onboarding proces richt je je op het leren van klantgerichte productfuncties en het oefenen van verkoopgesprekken.
- Anderzijds vereist deonboarding van ontwikkelaars veel complexere en technischere productkennis.
Waarom is onboarding belangrijk?
Veel bedrijven haasten zich door de onboarding van bedrijven ten gunste van een rolgebaseerde onboarding. Maar organisaties die onboarding overslaan, missen een heleboel voordelen voor alle werknemers.
Het draait allemaal om het creëren van een uitstekende werknemerservaring voor alle nieuwkomers. Met de opkomst van werken op afstand en de instroom van jongere werknemers is het tijd dat bedrijven de employee experience serieus nemen. Zo wint iedereen.
Dit zijn slechts enkele van de voordelen die u kunt oogsten wanneer u onboarding als onderdeel van uw werknemerservaring ontwikkelt:
Volgens McKinsey is het bij een positieve werknemerservaring acht keer waarschijnlijker dat nieuwe werknemers bij uw organisatie blijven. Het is duidelijk - investeren in uw werknemerservaring loont.
👀 O verzicht onboardingproces bedrijf
Als het idee van onboarding nieuw voor u is, vraagt u zich misschien af hoe het proces er van begin tot eind uitziet.
Hier volgt een kort overzicht van de fasen van onboarding. Later zullen we nog dieper ingaan op alles wat je in een onboarding-traject moet behandelen.
Preboarding
Het creëren van een fantastische werknemerservaring door onboarding begint al voor de eerste dag van de nieuwe werknemer.
Vaak genoemd preboardingIn deze fase wordt het papierwerk afgehandeld en worden nieuwkomers enthousiast gemaakt voor hun rol.
Het opbouwen van opwinding helpt de zenuwen van nieuwe werknemers te kalmeren, zodat ze zich zelfverzekerd en voorbereid voelen als ze op hun eerste werkdag beginnen. U kunt de ervaring van uw werknemer op preboarding verbeteren door welkomstpakketten te versturen of teamontmoetingen te organiseren voordat ze beginnen.
Oriëntatie
Laat nieuwkomers in hun eerste dagen bij uw bedrijf deelnemen aan een oriëntatie.
De oriëntatie van nieuwe werknemers is een kort en geconcentreerd proces waarbij groepen nieuwe werknemers het bedrijf leren kennen. Het omvat meestal verplicht papierwerk en training, evenals informatie over het bedrijfsbeleid en de procedures.
Neem geen genoegen met een oriëntatie van een dag in plaats van een echte inwerkervaring. Om de voordelen van personeelsbehoud te benutten, is het belangrijk dat de inwerkperiode verder gaat dan de oriëntatie.
Inwerken bij bedrijven
De inwerkperiode duurt de eerste week van de nieuwe werknemer. Daarna kunt u het nog verder uitbreiden als dat bij uw bedrijf past.
Leg tijdens de rest van het inwerkproces de nadruk op het opbouwen van relaties met uw nieuwe medewerker in de hele organisatie. Hoewel ze veel tijd moeten besteden aan het leren kennen van hun team, is het ook essentieel om nieuwe teamleden vertrouwd te maken met mensen van andere afdelingen.
Outlook
Een formeel onboardingproces kan slechts een paar dagen tot een week duren, afhankelijk van de structuur van uw organisatie. Zodra het onboardingproces is afgerond, gaan de nieuwe werknemers over op een rolgebaseerde onboarding onder leiding van hun manager.
Tijdens het inwerken van werknemers kunt u de onderwerpen die tijdens de oriëntatie zijn behandeld, versterken door middel van microlearning trajecten. Dit helpt werknemers om essentiële informatie over uw bedrijf goed in zich op te nemen.
📝 7 Essentiële onderdelen van onboarding
Het ontwikkelen van een uitgebreid maar beknopt overzicht van uw hele bedrijf kan overweldigend aanvoelen. Wat moet u opnemen? Wat willen nieuwe werknemers weten, en wat is niet zo nuttig?
Om het u zo gemakkelijk mogelijk te maken uw eigen onboarding-checklist op te stellen, hebben wij deze lijst met belangrijke onderdelen opgesteld.
Geschiedenis
Vertel nieuwe werknemers hoe uw bedrijf is begonnen. Dit is vooral nuttig voor kleine bedrijven, starters en missiegerichte organisaties, waar de bedrijfsgeschiedenis integraal deel uitmaakt van het merk.
Bedrijfsgeschiedenis klinkt misschien als een droog onderwerp, maar dat hoeft het niet te zijn. Maak het juist interessant door te zinspelen op bedrijfsoverlevering, inside jokes of andere aspecten van de cultuur die nieuwkomers moeten kennen.
Cultuur en waarden
Hoe ziet werken bij uw bedrijf eruit en hoe voelt het?
U moet deze vraag beantwoorden wanneer u uw bedrijfscultuur en waarden bespreekt.
Het is nuttig om een overzicht te geven van de bedrijfswaarden, samen met voorbeelden van deze waarden in actie.
Gebruik de waarde van microlearning om de bedrijfswaarden te versterken. Met Zavvy kunt u korte lessen over de bedrijfscultuur geven via Slack om nieuwe werknemers regelmatig betrokken te houden en terugkerende contactmomenten te creëren om de waarden te internaliseren.
Overzicht van producten en diensten
Aangezien alle werknemers vertegenwoordigers van uw bedrijf zijn, is het belangrijk dat zij uw bedrijf kunnen vertegenwoordigen tegenover anderen. Daarom moeten alle nieuwe medewerkers goed begrijpen wat uw bedrijf aanbiedt en hoe het uniek is ten opzichte van de concurrenten.
Zorg ervoor dat u deze informatie opneemt in uw productoverzicht:
- Belangrijkste producten of productcategorieën
- Unieke waarde of marktpositionering
- Kerndoelgroepen of merkpersoonlijkheden
Uiteindelijk moeten al uw medewerkers een potentiële klant gemakkelijk kunnen identificeren.
Rolgebaseerde onboarding vereist ook producttraining, maar die training hangt af van de behoeften van de rol. Verkoop heeft misschien meer kennis nodig van de klantgerichte functies, terwijl ingenieurs meer technische kennis nodig hebben.
Beleid inzake jaarlijks verlof
Het is dan ook niet verwonderlijk dat veel nieuwe werknemers vanaf de eerste dag willen weten wat het verlofbeleid en andere voordelen van het bedrijf zijn. Voordelen en verlof zijn belangrijke onderdelen van veel beloningspakketten, dus zorg ervoor dat dit onderwerp de nodige aandacht krijgt.
Zorg ervoor dat elke nieuwe werknemer het volgende begrijpt over jaarlijks verlof:
Het is essentieel om jaarlijks verlof op te nemen in de inwerkperiode, zodat elke werknemer het beleid op dezelfde manier begrijpt. Met een consistente boodschap over jaarlijks verlof beperkt u de ongelijkheid rond verlof.
Voordelen en extraatjes
Jaarlijks verlof is niet het enige voordeel dat werknemers moeten kennen. Bespreek al het andere dat uw bedrijf de werknemers biedt, zodat nieuwe werknemers het werken bij u ten volle kunnen waarderen.
Voordelen kunnen van alles omvatten, van ziektekostenverzekering en aandelenopties tot lidmaatschappen van sportscholen of wekelijkse lunches. Welke extraatjes uw bedrijf ook biedt, zorg ervoor dat elke werknemer weet hoe hij toegang heeft tot wat hij nodig heeft.
Het is slim om bronnen voor dit soort informatie te creëren, zodat werknemers er later naar kunnen verwijzen. Als sommige voordelen pas na een bepaalde tijd ingaan, kunt u een geautomatiseerd traject in Zavvy creëren om de nieuwe werknemer te helpen die voordelen te gebruiken zodra hij daarvoor in aanmerking komt .
Toegang en instelling van gereedschap
In onze digital-first wereld kan veel gereedschap voor een kantoor van tevoren of zelfs automatisch worden ingesteld. Maak tijdens de inwerkperiode tijd vrij voor het oplossen van problemen zoals het resetten van wachtwoorden of ontbrekende API-sleutels - voor het geval dat.
U kunt taakchecklists maken in Zavvy om ervoor te zorgen dat nieuwe werknemers al hun basisgereedschap instellen:
U hoeft uw nieuwe werknemers niet te leren hoe ze essentiële kantoorhulpmiddelen moeten gebruiken, maar u kunt hen wel helpen de nuances te begrijpen van hoe uw bedrijf deze hulpmiddelen gebruikt. Hier volgen enkele voorbeelden van vragen over hulpmiddelen die u nieuwe medewerkers kunt helpen beantwoorden:
- Wanneer moet ik een Slack bericht sturen in plaats van een e-mail?
- Hoe krijg ik toegang tot gedeelde kalenders?
- Welk e-mailadres gebruik ik om in te loggen op onze HR-software?
- Met wie kan ik contact opnemen voor het resetten van wachtwoorden?
Nieuwkomers krijgen meer gedetailleerde training over de tools van hun team, dus blijf bij bedrijfsbrede tools zoals e-mail, instant messaging en agendasystemen.
Rondleiding door het kantoor en kennismaking
Bied nieuwe werknemers zo snel mogelijk een volledige rondleiding op kantoor en belangrijke introducties aan. Hoewel dit lastig kan lijken als u een kantoor op afstand of een hybride werkomgeving hebt, is het net zo belangrijk, ongeacht de omgeving.
Nieuwe werknemers vertrouwd maken met de kantooromgeving is een belangrijke factor om hen op hun gemak en welkom te laten voelen. Weten waar je heen moet en een paar vriendelijke gezichten zien kan wonderen doen om een nerveuze nieuwe werknemer te kalmeren en een gastvrije ervaring te creëren.
Als u in een hybride kantoor werkt, overweeg dan om nieuwe werknemers een videorondleiding door de kantooromgeving te geven. Gebruik een smartphone om een mobiel videogesprek te voeren terwijl u door het kantoor loopt en belangrijke of interessante dingen aanwijst.
Als uw kantoor volledig afgelegen is, zult u iets creatiever moeten zijn. Overweeg bijvoorbeeld videogesprekken in webinarstijl met breakoutruimtes om nieuwe medewerkers voor te stellen aan medewerkers van andere afdelingen. Of organiseer een regelmatige reeks virtuele ontmoetingen met mensen uit het hele bedrijf.
Houd virtuele rondleidingen en introducties ongedwongen en leuk. Stuur ijsbrekers voor nieuwe werknemers om te beantwoorden, of stuur koffie- en theepakketten zodat zelfs werknemers op afstand samen van een kopje koffie kunnen genieten.
➡️ Wat komt er na onboarding?
Wanneer de formele onboarding van het bedrijf ten einde loopt, is het tijd om uw nieuwe aanwinst volledig over te schakelen op rolgebaseerde onboarding.
Vanaf dit punt werkt de nieuwe werknemer nauw samen met zijn team om de processen en hulpmiddelen te begrijpen die hij nodig heeft om goed te presteren. Een formele inwerkperiode duurt doorgaans zes tot twaalf maanden, afhankelijk van de organisatie en de complexiteit van de functie.
Zelfs na de inwerkperiode is de rolgebaseerde training nog niet voorbij. Voortdurende opleiding en ontwikkeling van werknemers is essentieel voor de ontwikkeling van uw hele personeelsbestand en de planning van bedrijfsveranderingen.
Bekijk onze checklist voor training van nieuwe werknemers voor een volledig overzicht van wat er komt kijken na het inwerken.
📈 Beste praktijken voor onboarding van bedrijven
Houd deze beste praktijken in gedachten bij het ontwikkelen van een inwerkplan voor uw bedrijf.
Wees flexibel
Consistentie is essentieel bij het inwerken, maar dat betekent niet dat u starre regels moet opleggen. Houd rekening met teams met verschillende rolgebaseerde behoeften en sta flexibiliteit toe in hun onboardingproces.
Zo hebben verkoopteams de neiging zich meer te richten op time-to-productivity omdat zij zo direct bijdragen aan de bottom line. Zij hebben wellicht een aangepast bedrijfsinwerkplan nodig voor meer rolgebaseerde training in week één.
Automatiseren met onboarding software
Het bieden van een consistente inwerkervaring is zelfs voor kleine bedrijven een uitdaging, en het wordt alleen maar moeilijker naarmate u groeit. Om dit te beperken, kunt u investeren in software voor het inwerken van werknemers, zoals Zavvy.
Met een dergelijk platform kunt u aangepaste onboarding journeys bouwen en automatisch toewijzen aan nieuwe hires. People Ops en hiring managers krijgen inzicht in de rolgebaseerde en bedrijfsmatige onboarding voortgang voor iedereen.
U kunt zelfs dingen automatiseren zoals
- 📅 Planning van oriëntatievergaderingen, afdelingsintroducties,...
- 👬 Aansluiten en betrekken van nieuwe werknemers en inwerken buddies
- 🎉 Mijlpalen vieren met motiverende berichten via Slack of Teams
- 🔄 Feedback verzamelen bij elke stap om uw proces te verbeteren
Een sjabloon maken
Door een sjabloon te ontwikkelen voor het inwerken van bedrijven kunt u consistent zijn met elke nieuwe werknemer, terwijl u ruimte laat voor verandering wanneer dat nodig is.
Ons sjabloon voor de checklist voor het inwerken van werknemers leidt u door alles wat u moet doen voor het inwerken van bedrijven en rolgebaseerde inwerken. Pas deze inwerksjabloon aan de behoeften van uw bedrijf aan en laad hem vervolgens in uw software voor het inwerken van werknemers om het beheer ervan nog eenvoudiger te maken.
⚙️ Maak onboarding gedenkwaardig met Zavvy
Klaar om het onboardingprogramma voor bedrijven te bouwen dat u als nieuwe werknemer zou willen hebben? Bouw uw onboarding-traject in Zavvy, waar u opdrachten kunt automatiseren en de voortgang van nieuwe medewerkers direct kunt volgen.
Platforms zoals Zavvy bieden een samenhangende ervaring voor alle nieuwkomers, wat bijdraagt tot een gedeelde bedrijfscultuur en een gevoel van tevredenheid bij de werknemers. Met één enkele tool kunt u werknemers naadloos laten overstappen van onboarding binnen het bedrijf naar rolgebaseerde onboarding naar doorlopende training en ontwikkeling.
➡️ Benieuwd hoe het werkt? Lees verder en ontdek hoe Storyblok elke week meer dan 15 uur bespaart en tegelijkertijd de beste onboarding-ervaring levert die hun nieuwe werknemers ooit hebben gehad.