Come organizzare una riunione di taratura delle prestazioni equa e produttiva
Il vostro sistema di valutazione delle prestazioni è equo e trasparente?
Valutate i dipendenti in base alle loro prestazioni piuttosto che a pregiudizi o percezioni personali sul loro lavoro?
Il vostro processo consente a ogni dipendente di progredire nell'organizzazione, indipendentemente dal grado, dal titolo, dal background o dal manager?
Il modo migliore per rispondere a queste domande è condurre riunioni di calibrazione delle prestazioni nell'ambito dei cicli di revisione periodica.
Questo articolo:
- Approfondite lo scopo delle sessioni di calibrazione delle prestazioni.
- Esplorare il loro ruolo nel più ampio processo di valutazione delle prestazioni.
- Fornisce consigli praticiper condurre riunioni di taratura produttive ed eque.
Consentiremo a voi e ai vostri responsabili di organizzare valutazioni delle prestazioni eque e produttive, in grado di responsabilizzare tutti i dipendenti dell'organizzazione e di stimolare la crescita.
⚖️ Cos'è una riunione di taratura delle prestazioni?
Una riunione di calibrazione delle prestazioni è una sessione strutturata per valutare e allineare le valutazioni delle prestazioni dei vostri dipendenti.
I manager e i valutatori dei rispettivi team o dipartimenti si riuniscono per rivedere e discutere i punteggi delle prestazioni dei singoli dipendenti e determinare il loro confronto. Lo scopo è raggiungere un consenso e stabilire una comprensione standardizzata dei livelli di prestazione dell'organizzazione.
In questi incontri, i partecipanti potrebbero discutere di fattori quali:
- raggiungimento dell'obiettivo;
- competenze;
- competenze;
- comportamenti;
- prestazioni complessive.
Qual è lo scopo delle sessioni di calibrazione delle prestazioni?
Lo scopo principale delle riunioni di calibrazione è garantire l'equità, la coerenza e l'accuratezza del processo di valutazione delle prestazioni. In questo modo si ridurranno al minimo i pregiudizi, si affronteranno le discrepanze e si promuoverà un approccio più coerente e oggettivo alla valutazione delle prestazioni.
Esempio: Alice e Jacob lavorano in ruoli simili e producono risultati eccezionali per il team.
Alice riceve i punteggi della sua valutazione da un manager severo e difficile da accontentare, e ottiene un punteggio complessivo di 6 su 10.
Jacob riceve il suo punteggio di 8 su 10 da un manager più generoso che crede che i punteggi positivi motivino i membri del team.
A prima vista, Jacob sembra il membro più vitale del team. È più probabile che venga preso in considerazione per le promozioni e che riceva un aumento della retribuzione, il che è ingiusto nei confronti di Alice.
Le riunioni di calibrazione delle prestazioni appianano queste incongruenze e garantiscono che Alice rimanga motivata a fare bene per l'organizzazione.
🧩 Come si inseriscono le riunioni di calibrazione nel processo generale di valutazione delle prestazioni?
Le riunioni di calibrazione dovrebbero svolgersi a ogni ciclo di valutazione delle prestazioni per garantire equità e coerenza a tutti i livelli. Dovrebbero far parte della più ampia strategia di gestione delle prestazioni dell'organizzazione, che comprende la definizione degli obiettivi, la valutazione dei progressi e la fornitura di feedback.
La calibrazione della valutazione delle prestazioni avviene di solito alla fine del periodo di valutazione, ma prima che i dipendenti ricevano i punteggi della valutazione o partecipino alle conversazioni sulle prestazioni. L'incontro è il momento in cui tutti i manager possono riunirsi per rivedere le rispettive valutazioni delle prestazioni e raggiungere un accordo comune.
📚 Consultate la nostra guida completa alla calibrazione delle valutazioni delle prestazioni.
💡 6 Motivi principali per condurre le riunioni di taratura
Ripensateci se state pensando di saltare le riunioni di calibrazione. Ecco sei motivi cruciali per cui queste sessioni sono indispensabili in ogni ciclo di revisione delle prestazioni.
- Migliorare il coinvolgimento dei dipendenti: Le riunioni di calibrazione favoriscono un senso di equità e fiducia nel sistema di gestione delle prestazioni, aumentando il coinvolgimento dei dipendenti.
- Incoraggiare i supervisori a considerare pienamente le loro valutazioni delle prestazioni: La calibrazione spinge i revisori a riflettere sulle loro valutazioni, portando a un feedback più significativo.
- Ispirare la discussione tra i supervisori: I revisori non sono soli, ma fanno parte di un team. Le sessioni di calibrazione forniscono un forum per un dialogo aperto e per considerare i diversi stili di gestione.
- Applicare standard simili a tutti i dipendenti: Il confronto oggettivo delle valutazioni assicura che tutti i dipendenti rispettino gli stessi standard di prestazione.
- Identificare gli high e low performer per una maggiore gestione dei talenti: Un approccio standardizzato facilita l'individuazione di potenziali candidati alla leadership o l'offerta di supporto a chi ne ha bisogno.
- Eliminare i pregiudizi: Le riunioni di calibrazione delle prestazioni offrono una potente opportunità per rivedere e perfezionare il processo di valutazione delle prestazioni, garantendo che tutti i dipendenti siano giudicati in modo equo e prevenendo le ingiustizie, intenzionali o meno.
🗣️ Come si conduce una riunione di taratura delle prestazioni?
1. Preparazione della riunione
Chiedete a tutti i supervisori e manager di completare le valutazioni delle prestazioni in base agli obiettivi, ai risultati e ai feedback dei dipendenti. Completate questa fase prima della riunione: la sessione di calibrazione è un'occasione per modificare i punteggi della valutazione delle prestazioni, piuttosto che essere ispirati a rivedere i dipendenti da zero.
Se avete precedentemente stabilito una serie di standard di valutazione, distribuiteli per supportare i manager nell'assegnazione dei punteggi.
Esempio: Se si utilizza un sistema di punteggio a 5 punti in cui 1= Insoddisfacente, 3= Medio e 5= Eccezionale, è necessario chiarire cosa deve raggiungere un dipendente per ricevere ciascun punteggio.
2. Logistica e pianificazione delle riunioni
Organizzate le riunioni di calibrazione in anticipo, tenendo conto della tempistica del vostro ciclo di valutazione delle prestazioni e dei requisiti organizzativi. Condividete un calendario con le date chiave per il processo di calibrazione, assicurandovi che avvenga prima che i manager effettuino le valutazioni delle prestazioni individuali o prendano decisioni su compensi e promozioni.
Condividere un'agenda di calibrazione che delinei le aspettative e chieda ai manager di venire preparati con la loro bozza di valutazione delle prestazioni per facilitare le discussioni significative durante la riunione.
3. Confronto e discussione
Iniziate la riunione chiarendo le finalità e gli obiettivi generali dell'azienda e determinando i livelli di prestazione richiesti alla vostra forza lavoro per soddisfare le esigenze aziendali.
Sfruttate il tempo della riunione per confrontare le valutazioni dei singoli dipendenti nei vari team o reparti per identificare discrepanze, potenziali pregiudizi o incoerenze di valutazione. Discutete apertamente dei fattori di performance presi in considerazione e condividete le prospettive, le intuizioni e le giustificazioni delle valutazioni assegnate da ciascun manager.
Se notate un'inflazione o uno sgonfiamento del rating, discutete il potenziale di distorsione del rating, compreso il modo in cui può verificarsi e cosa potete fare per eliminarlo.
4. Finalizzare le classificazioni e correggerle secondo le necessità
Raggiungere un consenso di gruppo, modificando le valutazioni individuali per garantire l'allineamento con gli standard e le aspettative di performance. Documentate tutte le modifiche, comprese le ragioni alla base degli aggiustamenti di valutazione.
Una volta finalizzate le valutazioni, concludete la riunione, condividete i punteggi con i vostri dipendenti e prendete decisioni di promozione o retribuzione sapendo che il vostro processo è equo.
📝 Scaricate i nostri modelli di calibrazione per iniziare le vostre sessioni di calibrazione. Avrete a disposizione due risorse: una guida alla riunione e una lista di controllo e un foglio di calcolo per inserire i dati e ottenere una curva a campana e statistiche per reparto.
🧑🏻🤝🧑🏻 Chi deve partecipare a una riunione di calibrazione delle prestazioni?
La riunione di calibrazione varia a seconda delle dimensioni e della composizione dell'organizzazione, ma di solito comprende un mix di argomenti:
- responsabili di reparto e vicepresidenti;
- persone partner;
- leader interfunzionali.
Seguite queste linee guida per determinare la struttura della riunione in base alle dimensioni dell'azienda:
- Aziende in crescita da 1 a 50 persone: Nelle piccole organizzazioni, la pratica migliore è quella di organizzare incontri 1:1 con ogni manager che completa la valutazione delle prestazioni.
- Aziende più grandi, con 50-150 persone: Potrebbe essere troppo dispendioso in termini di tempo ospitare incontri 1:1 con ogni manager; create invece dei team di calibrazione composti da supervisori rappresentativi che esaminino e confrontino le valutazioni delle prestazioni.
- Aziende con oltre 150 dipendenti: Utilizzare un comitato di calibrazione composto da reparti campione, con il coinvolgimento attivo delle Risorse Umane.
Ricordate: Qualsiasi riunione di calibrazione mira a promuovere la coerenza in tutta l'organizzazione. Non si tratta di premiare un team che ha i dipendenti con i punteggi più alti.
🏆 Quali sono le migliori pratiche per garantire riunioni di calibrazione delle prestazioni efficaci?
Le riunioni di calibrazione migliorano l'integrità complessiva del processo di valutazione delle prestazioni e aiutano l'organizzazione a prendere decisioni eque e informate. Ma solo se le riunioni sono strutturate correttamente!
Seguite queste best practice e sarete sulla strada giusta.
1. Stabilire obiettivi chiari per le riunioni
Arrivate alla riunione con una chiara comprensione del motivo della riunione e del risultato desiderato. Utilizzate un modello come il quadro SMART per fissare obiettivi specifici, misurabili, raggiungibili, pertinenti e limitati nel tempo.
2. Stabilire un calendario chiaro
Date la priorità alle riunioni sulle prestazioni nel vostro calendario per mantenere i cicli di revisione in linea con i tempi. Rimandare queste sessioni può portare a un ritardo nel feedback dei dipendenti, con un impatto negativo sui piani di crescita dei dipendenti e, in ultima analisi, impedendo alla vostra azienda di progredire per raggiungere gli obiettivi aziendali.
La vostra timeline dovrebbe includere:
- preparazione della riunione
- la riunione vera e propria
- attività di follow-up come la registrazione e la condivisione dei risultati
3. Inviare ai partecipanti le liste di controllo pre-riunione
Prima della riunione, inviate a ciascun partecipante una lista di controllo dei compiti da svolgere, in modo che tutti siano preparati. Utilizzate i suggerimenti che seguono per crearne una vostra:
- Familiarizzare con gli standard di valutazione.
- Completate le valutazioni delle prestazioni individuali dei vostri collaboratori diretti.
- Autoverifica delle proprie valutazioni.
- Considerate chi volete nominare per promozioni o aumenti di retribuzione.
- Preparate domande e feedback da discutere durante la riunione.
4. Stabilire un modello di distribuzione delle prestazioni
Un modello di distribuzione delle prestazioni, o modello di classificazione o distribuzione forzata, classifica le valutazioni delle prestazioni in gruppi o percentili predefiniti. Perché? Questo metodo mira a rappresentare i livelli di prestazione complessivi all'interno di un'organizzazione. Alcuni esempi sono:
- Classifica percentuale: Classificare i dipendenti in base alle loro prestazioni rispetto ad altri nell'organizzazione. Esempio: Si può considerare il 10% dei top performer, il 70% dei performer medi e il 20% dei low performer.
- Prestazioni assolute: A differenza della classificazione dei dipendenti tra loro, questo approccio valuta le prestazioni di ciascun dipendente in modo indipendente, sulla base di un livello di eccellenza specifico e predefinito. Esempio: I dipendenti del servizio clienti che rispondono al 100% delle chiamate entro 30 secondi potrebbero ricevere il massimo punteggio di performance pari a 5.
- Classifica a tre livelli: Suddividere i dipendenti in tre categorie distinte, come "Top Performers", "Solid Contributors" e "Developing/Underperforming". Determinare la percentuale di dipendenti assegnati a ciascuna categoria in base ai requisiti organizzativi.
- Curva a campana (distribuzione normale): Distribuisce le valutazioni lungo una curva a campana, con la maggior parte dei dipendenti nella fascia media, che rappresenta la prestazione media. Un numero minore di dipendenti rientra nelle categorie di prestazioni elevate e basse.
5. Condividere i dati di calibrazione precedenti
A meno che non si tratti della prima riunione di calibrazione, utilizzare i dati delle calibrazioni delle prestazioni precedenti per informare le decisioni future. Il confronto dei dati tra le revisioni consente di capire se l'accuratezza sta migliorando o diminuendo, il che può aiutare a regolare di conseguenza il processo di calibrazione delle prestazioni.
6. Formare tutti i revisori sul loro ruolo
Le calibrazioni delle prestazioni sono uno sforzo collaborativo e tutti devono comprendere il proprio ruolo. Istruite i vostri valutatori sul processo di valutazione e su come affrontare le conversazioni con i dipendenti, fornendo una formazione specifica per aiutarli a comprendere il sistema e a registrare le valutazioni in modo accurato.
7. Promuovere un dialogo aperto
La calibrazione si basa sulla discussione di eventuali anomalie nella distribuzione delle prestazioni previste.
I manager devono essere pronti a fornire un contesto di prestazioni eccezionali se un dipendente ottiene un punteggio elevato.
Allo stesso modo, i manager devono giustificare il motivo per cui hanno assegnato punteggi bassi a un performer e illustrare il supporto fornito per aiutare questi dipendenti a ottenere punteggi più alti.
Quest'area della riunione è possibile solo se si crea un ambiente in cui tutti si sentano a proprio agio nell'esprimere le proprie opinioni. Durante le sessioni di calibrazione, incoraggiate i dirigenti a porre domande e date al vostro comitato l'opportunità di fornire un feedback senza giudizio. Non abbiate paura di non essere d'accordo: questo dialogo aiuterà tutte le parti a raggiungere un consenso.
8. Mantenere la riservatezza
Immaginate il caos se un dipendente scoprisse che il suo manager ha declassato il suo punteggio in una riunione di taratura.
Le calibrazioni delle prestazioni devono essere riservate per garantire la conformità e mantenere la fiducia nell'organizzazione. Assicuratevi che tutte le comunicazioni, come e-mail, valutazioni e registrazioni, siano archiviate in modo sicuro.
😟 Attenzione alle 3 sfide delle riunioni di calibrazione delle prestazioni
Le riunioni di calibrazione dovrebbero essere un punto fermo delle revisioni delle prestazioni di qualsiasi organizzazione, ma ciò non significa che siano sempre facili.
Tenete conto di queste tre sfide delle riunioni di calibrazione.
1. Organizzare incontri di calibrazione di persona
Nei gruppi di lavoro distribuiti, le videoconferenze possono essere l'unica opzione disponibile per le riunioni di calibrazione. Tuttavia, per ottenere risultati migliori, è bene organizzare riunioni di persona in tempo reale in cui tutti possano interagire faccia a faccia.
Lo Human Dynamics Lab del MIT ha analizzato centinaia di ore di dati sui fattori che determinano le prestazioni, come il linguaggio del corpo e il tono della voce.
I risultati hanno concluso che la comunicazione più preziosa avviene di persona, con una variazione del 35% nelle prestazioni del team spiegata dal numero di volte in cui i membri del team si sono incontrati faccia a faccia.
2. Superare i pregiudizi
Sarah Harris, Global Lead, Diversity & Engagement del Gruppo Grünenthal, spiega quanto facilmente i pregiudizi possano insinuarsi nel processo di revisione:
"I pregiudizi inconsci derivano da un meccanismo di sopravvivenza della mente subconscia. Noi categorizziamo inconsciamente le informazioni e questo influisce su tutti noi. La definizione di pregiudizio inconscio è favoritismo verso o pregiudizio nei confronti di persone di una particolare etnia, genere o gruppo sociale che influenza le azioni o le percezioni di una persona. In che modo i pregiudizi inconsci possono influenzare la valutazione delle prestazioni?
1. Pregiudizio di prossimità: I colleghi con cui si trascorre più tempo sono valutati meglio. In un mondo di lavoro ibrido, questo fenomeno è più evidente che mai. È probabile che si valutino meglio i colleghi in ufficio rispetto a quelli a distanza.
2. Pregiudizio di ricorrenza: I risultati recenti sono più apprezzati di quelli ottenuti all'inizio dell'anno.
3. Bias di somiglianza: Siete più favorevoli a chi è simile a voi. Ad esempio, potreste essere più favorevoli a chi ha interessi e competenze simili o ha frequentato la stessa università.
4. Pregiudizio di conferma: Cercate informazioni che confermino le vostre convinzioni preesistenti.
5. Pregiudizio di indulgenza: Si trascurano le prestazioni insufficienti".
➡️ Questi sono solo alcuni dei tipi di pregiudizi che possono infiltrarsi regolarmente sul posto di lavoro. Consultate la nostra guida completa sui pregiudizi di feedback per conoscerne molti altri e per sapere cosa possiamo fare per eliminarli.
3. Navigare nelle dinamiche di gruppo
Il vostro comitato di calibrazione comprenderà una serie di personalità e stili di gestione diversi. E, sorpresa delle sorprese, non tutti andranno d'accordo.
La chiave per il successo delle calibrazioni delle prestazioni è capire come funzionano le dinamiche di gruppo.
Ricordate che la calibrazione mira a raggiungere un consenso, quindi tutti devono sentirsi ascoltati e rispettati.
Provate le seguenti tecniche:
- Nominare un facilitatore che possa fungere da mediatore se le conversazioni si fanno accese.
- Creare regole di comunicazione chiare e stabilire dei limiti, come ad esempio evitare insulti o un linguaggio offensivo per far capire i propri punti di vista.
- Incoraggiate i partecipanti alla calibrazione a dimostrare un ascolto attivo.
- Considerare la possibilità di sostituire i membri del comitato di calibrazione per i cicli futuri.
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Zavvy offre un software per la valutazione delle prestazioni con calibrazione incorporata, per eliminare il lavoro di fatica dal processo. Nota: la calibrazione può avvenire solo prima di condividere il feedback con i valutati.
Ecco come funziona su Zavvy:
- I revisori ricevono una notifica che indica che la calibrazione è in corso.
- I revisori possono applicare filtri in Zavvy, come il tipo di feedback, il ciclo di feedback, il manager, la data di assunzione, la domanda e altro ancora.
- I revisori possono modificare i punteggi (come richiesto) in base alle discussioni del comitato di calibrazione.
Una volta che i manager hanno terminato la calibrazione, i risultati sono pronti per i dipendenti. Questi vedranno solo i punteggi calibrati.
Il meglio di tutti? Zavvy automatizza la raccolta e l'invio di feedback sulle prestazioni con pochi clic!
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