Esempio di piano di inserimento per i nuovi dipendenti: Creare un piano di inserimento che piacerà ai nuovi assunti
Sapevate che l'88% dei dipendenti ritiene che la propria azienda non faccia un ottimo lavoro con il processo di onboarding?
E che un'esperienza di onboarding positiva rende i dipendenti più propensi a rimanere in azienda per tre anni?
Conclusione: è necessario un solido processo di onboarding per non perdere i propri dipendenti a vantaggio della concorrenza.
Un solido processo di onboarding è una pietra miliare spesso trascurata nel percorso verso il successo di un'azienda. Oltre ad aumentare la fidelizzazione dei dipendenti, si ripercuote positivamente sulla produttività.
Questo articolo vi guiderà attraverso un processo di onboarding di successo per i dipendenti.
Ne uscirete con una lista di controllo per l'onboarding dei dipendenti pronta all'uso.
📄 Cos'è un piano di onboarding?
Un piano di onboarding delinea le fasi di integrazione di un nuovo dipendente. L'intero processo può durare da un paio di mesi a un anno.
Suggeriamo di utilizzare un piano di 90 giorni per aiutare i nuovi assunti ad acquisire fiducia e a sentirsi pronti a lavorare in modo indipendente - e a spaccare nei loro nuovi ruoli!
Idealmente, il piano di onboarding inizia prima del primo giorno di lavoro del dipendente, per farlo sentire il benvenuto e calmare i suoi nervi.
📊 Perché avete bisogno di un piano di onboarding?
Se domani dovesse partire un nuovo assunto, sapreste come fare il miglior onboarding possibile?
Un processo di onboarding accurato è necessario perché la vostra azienda raggiunga il 12% delle aziende che fanno un ottimo lavoro di onboarding. E comprende molte fasi: solo il preboarding comprende più di 75 attività in Twitter.
Con un piano di onboarding dettagliato, non c'è bisogno di preoccuparsi.
Risparmiate tempo automatizzandolo!
Anche se siete impegnati con scadenze e riunioni con gli stakeholder, vi basteranno pochi clic per offrire ai vostri nuovi assunti un'esperienza di onboarding eccellente, più e più volte. Sembrerà che abbiate passato ore a prepararvi per il loro arrivo (non preoccupatevi, il vostro segreto è al sicuro con noi!).
Poiché il processo è così complesso e coinvolge molte parti interessate, è fondamentale tenere traccia di ogni fase.
Oltre a informare il nuovo collaboratore dell'ordine del giorno, dovete assicurarvi che ogni persona che partecipa al progetto - manager, team leader e mentore - sappia esattamente cosa vi serve e quando.
Un processo di onboarding senza intoppi aiuta i nuovi assunti:
- Sentirsi benvenuti e inclusi fin dal primo giorno.
- Per raggiungere più velocemente la velocità.
- Comprendere le aspettative.
- Tenete traccia dei loro obiettivi e del loro ritmo.
- Imparare tutto ciò che serve e rafforzare le nuove competenze.
- Comprendere e allinearsi alla cultura e ai valori aziendali.
Inoltre, aiuta a evitare le insidie più comuni da parte del datore di lavoro, come dimenticare di ordinare un nuovo computer portatile o richiedere l'accesso al software pertinente.
📝 Esempio di piano di onboarding e lista di controllo modificabile
Ecco il nostro suggerimento per un piano completo da includere nei vostri programmi di onboarding.
Scaricate la nostra lista di controllo per i nuovi assunti e un esempio di piano di onboarding per i nuovi dipendenti per creare facilmente il vostro processo di onboarding personalizzato.
Come regola generale, ogni attività si riferisce a una delle cinque C dell'onboarding.
Suggerimento: se modificate il modello di lista di controllo per l'onboarding, verificate che il compito rientri in almeno una delle cinque C: conformità, chiarimento, cultura, connessione e verifica.
Preparazione
Documenti
- Inviare i documenti necessari per la firma.
- Assicuratevi che i documenti siano stati firmati.
Accesso e hardware
- Ordinare l'hardware (ad esempio, computer portatile, telefono, tablet e, se del caso, attrezzature da ufficio).
- Preparare gli account e i diritti di accesso.
- Preparare altre attività.
Preparazione della squadra
- Avvisate i colleghi e prenotate gli incontri. L'ideale sarebbe fissare un appuntamento con ogni membro del team durante la settimana introduttiva.
- Le riunioni introduttive sono essenziali per i team distribuiti che non hanno le chiacchiere spontanee della pausa caffè.
- Bloccate del tempo nel vostro calendario. Dovrete organizzare un incontro di benvenuto con il nuovo assunto durante il suo primo giorno di lavoro e riservare del tempo per un rapido incontro durante la prima settimana.
Assicurarsi che i contenuti siano aggiornati
- Pianificate la prima settimana - Delineate tutti i corsi di formazione e i compiti per la vostra recluta.
- Raccogliere il materiale sulla cultura aziendale. Assicuratevi di includere tutti i video di onboarding.
- Presentare i reparti chiave. Presentate al nuovo assunto i principali stakeholder: il capo reparto, i team leader, il mentore/coach e (facoltativo) l'amministratore delegato/direttore.
- Prodotto e paesaggio - Concentratevi sull'offerta di risposte alle seguenti domande:
✔️ Quali sono i vostri prodotti e servizi?
✔️ Qual è la posizione competitiva della vostra azienda sul mercato?
✔️ Qual è la missione della vostra azienda e dei vostri prodotti?
✔️What è il vostro marchio di mercato?
- Politiche interne, compresa la politica del lavoro ibrido - In tempi di post-pandemia, molte aziende offrono accordi di lavoro flessibile in cui il personale può lavorare parte del proprio orario da casa. Assicuratevi di chiarire la vostra politica WFH.
➡️ Scoprite il nostro modello di politica sul lavoro da casa: Una struttura semplice e le migliori pratiche per la vostra politica ibrida o di lavoro da casa.
- Aggiornare la documentazione di conformità (se necessario).
- Raccogliere i contenuti specifici del ruolo.
- Assicuratevi di includere la formazione sulla privacy e sulla protezione dei dati. Includere un contatto: A chi si rivolgerà il nuovo assunto per i problemi tecnici?
➡️ Controllate la conformità con il modello di formazione sulla sicurezza dei dati di Zavvy, pronto all'uso. Copre argomenti come phishing, gestione delle password, GDPR e altro ancora.
Preimbarco
Un onboarding di successo inizia con il preboarding.
Inviare un pacchetto di benvenuto
- L'invio di un pacchetto di benvenuto getta le basi per la soddisfazione dei dipendenti fin dal primo giorno.
- Oltre alle informazioni essenziali e di pulizia, si possono includere extra come merchandising aziendale, buoni pasto o persino un mazzo di fiori.
Inviare un messaggio di benvenuto
- Parlare della cultura, del team e dei vantaggi: questo aiuta il nuovo assunto ad essere entusiasta di iniziare!
- Anteprima del programma del primo giorno - Avere un'immagine mentale di ciò che possono aspettarsi durante il primo giorno aiuta ad alleviare lo stress e l'ansia.
- Includete la data, l'ora e il luogo di inizio - Anche se ne avete già parlato in precedenza. Il vostro nuovo assunto ha molte cose da tenere sotto controllo. Forse si sono anche trasferiti per il ruolo, quindi rendetegli la vita il più semplice possibile!
- Offritevi di rispondere a qualsiasi domanda.
Creare relazioni
- Incoraggiare il networking - A seconda della sua personalità, il nuovo assunto può sentirsi più o meno obbligato a impegnarsi con gli altri.
- I nuovi assunti possono avere la sindrome dell'impostore e pensare di dover dimostrare il proprio valore prima di fare networking. Fate sapere loro che la loro opinione è apprezzata fin dal primo giorno e cercate di includerli negli eventi di networking.
Giorno 1
Ospitare un ricevimento memorabile
Avete solo una possibilità di fare una prima impressione, quindi fatela bene!
- Festeggiate con un messaggio di presentazione della squadra.
- Salutate di persona (o durante una telefonata).
- Organizzate un pranzo (virtuale).
- Incoraggiate le modalità di condivisione sui social media - Lasciate che i membri del team condividano le notizie entusiasmanti del vostro membro più fresco su Twitter o LinkedIn.
- Condividere su reti interne e newsletter - Se utilizzate una rete interna, date il benvenuto al vostro nuovo dipendente con un post di apprezzamento. Potete includere dettagli sul loro ruolo, sul loro background e su quanto siete felici di averli a bordo.
Suggerimento: incoraggiate i membri del team a partecipare al post e a esprimere il loro entusiasmo.
Consegnare l'accesso a
- Carta d'accesso / ID / Chiave;
- Hardware;
- Strumenti.
Metteteli in pista
- Introduzione agli obiettivi e ai progetti aziendali - Focus sugli obiettivi trimestrali e annuali e sulla principale pipeline di progetti/prodotti.
- Presentare i KPI aziendali e il panorama competitivo. Ricordate che potete delegare questi compiti ai membri del team, anche a quelli più giovani. Si sentiranno apprezzati e soddisfatti quando verrà chiesto loro di insegnare a un nuovo assunto.
- Introduzione ai reparti e ai processi - Anche se il vostro reclutatore proviene da un'azienda o da una posizione simile, il flusso di lavoro potrebbe essere molto diverso.
- Assicuratevi di coprire le routine di comunicazione: qual è la gerarchia? Quale tipo di mezzo di comunicazione è appropriato per quale tipo di messaggio? Alcune comunicazioni possono essere migliori tramite e-mail, mentre altre sono più fluide tramite chat dirette come Slack.
Amico di bordo
- Presentate loro il compagno di onboarding (e preparate entrambi). Il ruolo dell'onboarding buddy è più informale di quello del team leader. È una persona che non è in grado di valutare le prestazioni, ma piuttosto un punto di contatto per qualsiasi domanda. All'inizio, può sembrare meno intimidatorio parlare con un collega piuttosto che affrontare le questioni con un manager.
Suggerimento: idealmente, il compagno di onboarding incarna i valori dell'azienda e conosce il ruolo del nuovo assunto.
Settimana 1
Formalità
- Fate firmare loro le politiche di conformità.
Chiarezza
- Primi colloqui 1:1 - Iniziare un nuovo lavoro può essere travolgente. Chiarite quindi al vostro nuovo dipendente che può rivolgersi a voi per qualsiasi domanda. Durante il processo di inserimento è fondamentale effettuare controlli regolari della temperatura.
Socializzazione
- Assicuratevi che partecipino a tutte le riunioni pertinenti. Non volete sentirvi dire "quale riunione?" e scoprire che avete dimenticato di invitare il vostro nuovo dipendente.
- Incoraggiare il networking. Come già detto, invitate il vostro reclutatore a eventi di networking interni ed esterni. Forse si sta avvicinando un incontro di settore?
Suggerimento: fare quel miglio in più può fare la differenza e trasformare i vostri dipendenti in accaniti promotori del vostro posto di lavoro. E dipendenti felici si traducono in un minor turnover e in un maggior fatturato.
Processo
- Creare o comunicare un piano di 30-60-90 giorni.
Suggerimento: il piano deve essere consegnato al nuovo dipendente il prima possibile.
Produttività
- Creare un incarico iniziale. I migliori processi di onboarding prevedono un'esperienza pratica il più presto possibile.
- Suggerite risorse quotidiane utili. Quali sono le risorse aggiuntive per facilitare la procedura di apprendimento?
Ecco alcuni esempi: un podcast, un corso online gratuito o persino un gioco, a seconda di ciò che il dipendente deve imparare.
Apprezzamento
- Festeggiate la prima settimana con un piccolo messaggio. La prima settimana si spera sia emozionante e interessante, ma può anche essere intensa. Ci sono molte informazioni nuove da ricordare e volti da riconoscere. Il dipendente potrebbe preoccuparsi di essere all'altezza delle vostre aspettative. Un piccolo messaggio di apprezzamento e incoraggiamento può essere molto utile!
Primi 30 giorni
Feedback
- Chiedete un feedback. Utilizzate un'indagine di onboarding per raccogliere informazioni,
- Concentrarsi su: Come stanno trovando il processo finora? La comunicazione, l'insegnamento e l'integrazione sociale?
- Rimanete aperti e gratificati da qualsiasi feedback: si tratta di informazioni preziose da portare a bordo in futuro.
Guida
- Inviate regolarmente consigli quotidiani. Questi possono andare da una pratica formula di Excel che facilita i calcoli quotidiani al sapore più gustoso della macchina del caffè.
- Combinando informazioni pratiche e curiosità divertenti, i nuovi assunti saranno più coinvolti.
💡 Scoprite 11 best practice per aumentare il coinvolgimento dei nuovi dipendenti.
Amico
- Controllare il compagno di onboarding e fornirgli indicazioni.
- Assicuratevi che tutto sia fluido e, se necessario, date indicazioni su come procedere.
Primi 60 giorni
Formazione al ruolo
Una volta trascorso il primo mese, voi e il vostro nuovo assunto dovreste aver completato la maggior parte delle operazioni di pulizia. Ora il dipendente può immergersi più a fondo nelle sue mansioni. È qui che la formazione specifica per il ruolo assume una parte più significativa delle attività di onboarding.
- Espandere la formazione relativa al ruolo. Naturalmente, la prima settimana è dedicata soprattutto alle attività amministrative e all'apprendimento di nuovi sistemi e routine.
- Per rendere la formazione ancora più rilevante, aggiungete anche delle attività lavorative introduttive.
Revisione degli obiettivi
- Rivedere i primi obiettivi e iterare. L'onboarding è una procedura delicata. Non si vuole intimidire il nuovo assunto, ma si vuole comunque fargli conoscere le aspettative di rendimento.
- Considerate di legare ogni attività di onboarding a un obiettivo. Rivedete gli obiettivi fin dall'inizio e verificate cosa deve essere messo a punto.
Primi 90 giorni
Sviluppo continuo
Durante l'ultimo mese di onboarding, dovrebbe avvenire la transizione da nuovo assunto a membro del team principale.
Il vantaggio di un processo di onboarding di 90 giorni è che il vostro dipendente non si sentirà gettato nel fondo della piscina e non dovrà sapere tutto.
- Garantire una transizione fluida al processo di sviluppo complessivo.
- Incoraggiate il dipendente a creare il suo primo piano di crescita.
- I check-in e i feedback regolari, propri dell'onboarding, vengono sostituiti dal sistema di feedback e valutazione standard.
Feedback
- Raccogliete ancora una volta i feedback, questa volta per l'intero processo di onboarding.
Amico
- Tenere il check-in finale con il compagno di onboarding per raccogliere informazioni sull'utilità del programma di buddy.
💡 Cercate altre ispirazioni? Date un'occhiata ad altri 15 modelli di onboarding. Possiamo garantire che c'è qualcosa per voi.
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L'onboarding dei dipendenti è un investimento sul personale e, di conseguenza, sull'azienda.
Un ottimo piano di onboarding deve essere completo, ma non deve essere complicato dal punto di vista amministrativo.
Utilizzate uno strumento di automazione per creare un'esperienza di onboarding che si distingua e fornisca informazioni e integrazione al di là di quanto possa trasmettere un banale foglio di calcolo. Questo vi ripagherà con dipendenti più fedeli e vi farà risparmiare tempo per concentrarvi sulla vostra zona di genio. Un vantaggio per tutti!
Zavvy consente di creare un processo di onboarding automatizzato che offre comunque un'esperienza di onboarding memorabile con un tocco umano. Molti dei nostri clienti apprezzano la facilità d'uso, anche per i dipendenti che non sono esperti di tecnologia:
Il tempo è denaro - e siamo lieti di vedere come uno dei nostri clienti, Storyblok, abbia risparmiato 15 ore settimanali pur scalando l'azienda!
Immaginate cosa potreste creare con 15 ore settimanali in più.
Se volete provare a rendere il vostro personale produttivo più velocemente risparmiando molto tempo, contattateci per una demo gratuita di 30 minuti sull'onboarding!
❓FAQs
Come posso utilizzare il modello di piano di onboarding?
Potete usarlo come ispirazione - il nostro consiglio è di modificarlo e renderlo vostro. Utilizzatelo come base per pianificare il vostro flusso di lavoro di onboarding automatizzato.
Quanto tempo deve durare l'onboarding?
Di solito 3-6 mesi, ma a volte anche un anno intero. La durata del processo di onboarding dipende da fattori quali la complessità del ruolo e la quantità di formazione necessaria. Anche le risorse a cui si ha accesso sono importanti. Molte aziende hanno processi di onboarding troppo brevi, con conseguente mancanza di fiducia e produttività.
Quali sono le fasi dell'onboarding?
Le quattro fasi dell'onboarding sono:
- Preimbarco
- Orientamento dei nuovi assunti
- Formazione specifica per il ruolo
- Agevolare la transizione
Che si tratti di 3 mesi o di un anno intero, non dimenticate di includerli nel vostro processo di onboarding.