Che cos'è Preboarding e come diventarlo - La guida completa
Oggi le aziende progettano processi di assunzione accurati ed elaborati. Ciò include un processo di assunzione in 7 fasi e descrizioni dettagliate delle mansioni.
L'esperienza del candidato, come concorda la maggior parte delle organizzazioni, è fondamentale.
L'unico problema: una volta che un nuovo assunto ha firmato, spesso viene lasciato completamente solo. E tutti gli sforzi profusi dalle risorse umane e dai reclutatori per ottenere la prima impressione vengono vanificati, anche prima del primo giorno.
Cosa manca: Un processo di preimbarco decente.
L'affermazione contiene una verità universale:
Se aspettate il primo giorno per ingaggiare un nuovo assunto, siete già rimasti indietro.
Il preboarding dei nuovi assunti non si limita alle scartoffie. Un'eccellente esperienza di preboarding per i dipendenti deve essere coinvolgente, facile da capire e memorabile.
Perché? Secondo Gallup, solo il 13% dei dipendenti a livello globale è impegnato, anche se l'impegno dei dipendenti è uno dei motivi principali per cui i dipendenti rimangono in un'organizzazione.
Inizia molto prima. La nostra guida al pre-imbarco vi mostra come ottenere il massimo.
Che cos'è il preboarding dei dipendenti?
La firma della lettera di offerta non sempre garantisce che il nuovo assunto si presenti il primo giorno. Infatti, 1 nuovo assunto su 5 non lo farà.
E tra questo 80%, il 4% dei dipendenti si licenzia dopo il primo giorno (HBR).
Il preboarding è il periodo che intercorre tra l'accettazione dell'offerta di lavoro da parte del dipendente e il suo primo giorno.
Questo processo può richiedere al nuovo assunto di compilare i moduli necessari e di inviare un'e-mail di presentazione a tutta l'azienda. Si può anche fare un ulteriore passo avanti inviando un pacchetto di benvenuto o programmando un incontro per un caffè, in modo che il nuovo assunto possa instaurare un rapporto con il resto del team.
Più avanti in questo articolo esploreremo diverse strategie per realizzare un processo di preboarding efficace. Prima, però, cerchiamo di capire la differenza tra preboarding e onboarding.
🆚 Onboarding vs Preboarding: Qual è la differenza
Il confine tra onboarding e preboarding è piuttosto labile. E molte aziende li usano in modo intercambiabile o si concentrano solo sulle attività di onboarding.
Ma anche se nella vostra organizzazione avete già un ottimo processo di onboarding (da remoto) per i nuovi assunti, è probabile che stiate lasciando molto sul tavolo nel vostro processo di preboarding.
🏆 Vantaggi del preimbarco e perché farlo
La mente di un nuovo assunto
Quando un candidato fa un colloquio presso la vostra azienda, è naturale che faccia domanda anche ad altre aziende. E quando le cose scattano, sarete pronti a inviare la vostra lettera di offerta di lavoro.
Sebbene il candidato si senta soddisfatto e realizzato, è probabile che sia ancora aperto ad altre offerte. Ed è curioso di sapere come si confrontano con la vostra.
Alcune persone si entusiasmano durante la fase del colloquio e accettano impulsivamente l'offerta di lavoro.
Ma con il passare del tempo i dubbi possono insinuarsi.
Domande come
- E se stessi prendendo la decisione sbagliata?
- È qui che mi vedo lavorare nei prossimi anni?
- Forse non dovrei lasciare il mio attuale lavoro, dopo tutto.
Il datore di lavoro può eliminare molti di questi sentimenti negativi con alcune delle altre attività di pre-imbarco dei dipendenti.
Invece di inviare semplicemente dei documenti ufficiali ai nuovi assunti, cercate di farli sentire inclusi e coinvolti durante il preboarding.
I vantaggi in sintesi
Il reclutamento è già un processo esteso all'interno di un'organizzazione che comporta molte responsabilità. Il pre-boarding può aggiungere ulteriori fasi, ma aiuta a risparmiare tempo e denaro, snellendo il processo.
Eccitazione dei pifferi
- PR positive per la vostra azienda
- Evita il ghosting il primo giorno
- Motivarli per il loro nuovo ruolo
Prepara il dipendente
- Il 40%del fatturato avviene entro il primo mese.
- Le assunzioni possono essere effettuate fin dal primo giorno
- Li accoglie nella vostra famiglia di lavoratori
Riduce l'ansia
- Contribuisce a eliminare l'incertezza del nuovo lavoro
- Allevia la paura, dandovi un vantaggio in più rispetto alla concorrenza
Riduce la documentazione cartacea
- Evita di distrarre il dipendente dalla conoscenza del luogo di lavoro e dei colleghi.
- Consente al titolare di godersi il primo giorno di lavoro
Incoraggia le segnalazioni
- Incoraggia i nuovi assunti a diffondere una buona parola sulla vostra azienda.
- E quindi: Aumenta la possibilità di reclutare nuovi talenti.
❗ Attività di preimbarco: Migliori pratiche
Il processo di preboarding della vostraorganizzazione può includere qualsiasi cosa sia rilevante per il ruolo e la posizione del nuovo assunto. Ad esempio, si può personalizzare l'uniforme, programmare un tour dell'ufficio o invitarli a partecipare agli eventi aziendali.
Anche se non ci sono regole per progettare un processo di preboarding, è sempre meglio renderlo unico per le vostre esigenze organizzative. A seconda del reparto in cui il nuovo assunto entra a far parte, è possibile modificare alcune fasi.
Tuttavia, alcune idee sono universalmente applicabili a tutti i reparti; eccone alcune per iniziare:
1. Per iniziare a svolgere le attività di amministrazione
Scopo principale: occuparsi di tutte le attività amministrative e informare tutte le parti interessate.
Questa attività di preboarding è un processo a due facce. Da un lato, si tratta di preparare i nuovi assunti al loro nuovo ruolo nell'organizzazione.
Si tratta di inviare informazioni di prima mano sulla cultura aziendale, sui vantaggi e sulle politiche che aiutano a definire le aspettative specifiche del lavoro.
D'altra parte, è altrettanto fondamentale preparare i responsabili delle assunzioni, il personale IT o i fondatori ad accogliere il nuovo assunto.
Non c'è niente di peggio che iniziare un nuovo lavoro e non essere preparati né dall'IT né dalla direzione dell'ufficio.
Con Zavvy è possibile inviare messaggi automatici ai team IT o ai colleghi di lavoro.
In questo modo, tutte le parti sono automaticamente a bordo e tutti i moduli vengono inviati automaticamente.
2. Inviare un'e-mail di benvenuto
Scopo principale: eliminare le insicurezze e offrire assistenza.
Di solito si tratta di un'e-mail di benvenuto/congratulazioni inviata dal responsabile delle assunzioni o addirittura dai fondatori dell'azienda. Può includere cosa indossare, quando arrivare, cosa portare, oltre a inviti a riunioni introduttive, sessioni di onboarding e pranzi.
Questo aiuta ad alleviare l'ansia e i dubbi del primo giorno tra i nuovi assunti. Tuttavia, è meglio non fare l'annuncio troppo in anticipo rispetto all'arrivo del nuovo collega per assicurarsi che sia ben presente al team.
Il tono di voce della vostra e-mail deve essere caldo e accessibile. Inoltre, è bene chiarire che è possibile porre domande in qualsiasi momento.
3. Rispondere alle domande, prima che siano loro a farle
Scopo principale: rispondere alle domande più frequenti in un luogo designato.
Il primo giorno di lavoro è pieno di ansie, positive e negative. In questo periodo, un po' di informazioni possono contribuire ad alleviare lo stress. Evita gli errori di comunicazione, l'ambiguità del lavoro e le gaffe del primo giorno.
Raccomandiamo vivamente di sviluppare delle FAQ per i neoassunti che possano essere utilizzate in tutti i reparti. Ecco i nostri suggerimenti:
- Quali sono gli orari di lavoro?
- Dove parcheggio? Come trovo la porta d'ingresso?
- C'è una mensa in ufficio?
- Com'è la cultura?
- Cosa devo sapere?
Condividete con i vostri nuovi assunti un elenco di FAQ sul preboarding e sull'onboarding prima ancora che debbano chiederle. Quanto prima si arriva alla data di assunzione, tanto più è efficace.
Non tutto si adatta al messaggio di benvenuto. Si tratta di dare alle persone un posto dove rispondere alle domande da sole.
4. Inviare gadget aziendali
Scopo principale: entusiasmare i nuovi assunti (e incoraggiarli a condividerlo sui social media)
Il vostro swag aziendale è uno dei tanti vantaggi sul posto di lavoro che attirerà nuovi talenti nella vostra organizzazione.
Non c'è una regola per progettare un pacchetto di benvenuto. L'importante è che rifletta nel modo giusto il tono, la cultura e l'etica della vostra azienda.
Alcune cose da includere:
- Manuale per i dipendenti
- Spuntini
- Merce aziendale
- Forniture per ufficio
- Buoni(voucher/coupon)
Se state cercando ispirazione su come progettare un pacchetto di benvenuto, abbiamo raccolto per voi 10 idee interessanti.
5. Invitarli a un evento aziendale
Scopo principale: creare legami sociali e appartenenza
L'organizzazione di happy hour giornalieri o di aperitivi informali il venerdì è diventata la norma in molte organizzazioni.
Questo aiuta a rilassarsi e a fare rete con i dipendenti di altri reparti. Se la vostra organizzazione organizza eventi di questo tipo, è sempre una buona idea invitare i nuovi assunti a parteciparvi, soprattutto prima di iniziare.
In questo modo si presenteranno i colleghi, si familiarizzeranno con lo spazio di lavoro e si stabiliranno le aspettative specifiche del lavoro.
Fate un ulteriore passo avanti e organizzate un incontro casuale tra coorti di nuovi assunti che iniziano lo stesso giorno.
Conoscere altri dipendenti che si trovano in una situazione simile dà loro qualcosa di cui gioire e riduce l'ansia di entrare in un'azienda piena di volti sconosciuti.
AirBnb ha un'ottima selezione di eventi virtuali e in loco per i nuovi assunti e per il vostro team.
6. Chiedete loro di realizzare un video introduttivo personalizzato
Scopo principale: rompere il ghiaccio
Incoraggiate i vostri nuovi assunti a controllare la loro prima impressione attraverso un video introduttivo personalizzato.
Questo è un ottimo spunto di conversazione per i nuovi assunti e per i colleghi esistenti. Avere qualcosa di cui parlare oltre al lavoro avvicinerà le persone, con un impatto visibile sulla loro produttività.
Potete dare ai vostri nuovi assunti alcuni suggerimenti/idee in anticipo su ciò di cui possono parlare:
- Il loro ruolo
- I loro hobby
- Dove lavoravano in precedenza
- Cosa non vedono l'ora di fare
- Cosa li entusiasma
- Una curiosità su di sé
Ecco un ottimo esempio di video di presentazione di un dipendente da parte di Wistia, un'azienda di software per il video marketing:
🎥 Trovate altre ispirazioni per il vostro video di onboarding perfetto qui
7. Dal preboarding all'onboarding
Scopo principale: un processo strutturato per rendere produttive le persone e per farle ambientare.
Infine, è necessario aiutare i nuovi assunti a passare senza problemi dal preboarding al processo di onboarding generale dell'organizzazione.
In questo modo si assicura che il nuovo assunto non sia più estraneo al suo ruolo o alla cultura del luogo di lavoro. Inoltre, questa fase dovrebbe stabilire che il nuovo assunto è un membro del team ed è pronto per il suo nuovo ruolo.
Per facilitare questa transizione, metteteli sempre in contatto con la persona che supervisionerà il processo di onboarding. Abbiamo pensato a questa fase con la nostra dettagliata lista di controllo per l'onboarding da remoto.
Non c'è bisogno di dire che il modo in cui accogliete i nuovi assunti riflette la cultura della vostra organizzazione, la vostra creatività e il vostro impegno a trattenerli.
L'importante è avere uno schema di preboarding o un protocollo che sia scalabile in tutti i reparti.
📝 Elenchi di controllo e modelli di preimbarco
Questa guida è un punto di partenza per aiutarvi a strutturare il vostro piano di preimbarco.
Tuttavia, se volete informazioni approfondite sul processo di preimbarco, ecco alcuni dei nostri migliori consigli:
Lista di controllo
Sia che stiate costruendo il vostro piano di preboarding da zero o che ne stiate improvvisando uno esistente, è sempre una buona idea avere a portata di mano una lista di controllo. Questo vi aiuterà a creare uno schema, a capire le esigenze delle reclute e a capire come implementare il programma nella vostra organizzazione.
Abbiamo già stilato una lista di controllo approssimativa per il preboarding, per facilitarvi il compito.
Assunzione e firma del contratto
- Contratto e moduli per la raccolta dei dati dei dipendenti
- Benvenuto a bordo da parte del responsabile delle assunzioni (lettera/email)
- Ciao dai membri del team (e-mail o meglio ancora video)
- Panoramica: Ecco cosa succederà prima e dopo il vostro 1° giorno di lavoro
- Invio su Onboarding Libro di gioco (possibilità di aggiungere domande proprie)
- Preparazione del pacchetto di benvenuto: Chiedere le dimensioni del computer portatile/mobile desiderato, ...
Preimbarco
- Prendere in giro l'ufficio e il luogo di lavoro in generale (opzione: aggiungere i "vicini" di co-working)
- Introduzione all'azienda: Organigramma, video di benvenuto dell'amministratore delegato, cultura e valori
- Indirizzo dell'ufficio e istruzioni per il primo giorno
- Aspetti pratici: Orari di lavoro e ferie, flessibilità, codice di abbigliamento, regole della casa
- Informarsi sulle domande/risposte dell'ultimo minuto[3 giorni prima dell'inizio].
- Messaggio rapido il giorno prima del 1° giorno: Ci vediamo domani! (messaggio e-mail/SMS) - Aggiungere il programma dettagliato del 1° giorno
Infine, la creazione di un processo di preboarding ripetibile assicura che tutti i nuovi assunti condividano la stessa eccellenza durante le prime settimane. Prendetevi il tempo necessario per creare un piano di onboarding formale di cui possano beneficiare i vostri assunti.
1° giorno
- Incontro con il responsabile delle assunzioni e il team (per colazione)
- Ecco la scrivania, gli strumenti e il quaderno
- Presentare il ruolo, gli obiettivi e i progetti al responsabile delle assunzioni
- Aspettative e supporto per il successo
- Pranzo con il team
- Incontra il tuo buddy
- Visita dell'ufficio
- Invitare i dipartimenti che collaborano per un coffee-break / torta
- Presente programma della 1a settimana
Se volete la lista di controllo completa per l'inserimento dei dipendenti, dalla firma del contratto al 90° giorno. dalla firma del contratto fino al 90° giorno - prendetela qui!
Esempio di struttura
La formazione preventiva dei nuovi dipendenti li aiuta a rimanere all'avanguardia. Questo vale soprattutto per gli sviluppatori e gli ingegneri che dedicano molto tempo a capire come funziona il software. Una pratica del prodotto in anticipo consentirà loro di essere più efficienti e produttivi.
Esempio 1
Esempio 2
Sondaggio pre-imbarco
Se state implementando un programma di pre-boarding per la prima volta, commetterete degli errori. I sondaggi sui nuovi assunti vi aiuteranno a ottenere informazioni preziose su come migliorare il processo di preboarding esistente.
💡 9 consigli di preimbarco per un'esperienza migliore
1. Mantenere la semplicità
Non bisognasovraccaricare il reclutatore con informazioni eccessive e documenti amministrativi. Piuttosto, è sufficiente avere un programma organizzato nell'arco di alcune settimane, che includa i dettagli della persona di contatto.
2. Uno sguardo alla loro prima settimana
Pocoprima dell'inizio del lavoro, mostrate alla vostra recluta cosa comporta la prima settimana. Questo li preparerà al nuovo ruolo e stabilirà delle aspettative chiare.
3. Riflettere la cultura aziendale
Sebbeneesista un modello e una lista di controllo universali per il preboarding, è sempre bello personalizzarli in base alla cultura unica della vostra azienda. Ad esempio, i modelli di Zavvy consentono di creare esperienze memorabili per i nuovi assunti, come un incontro per una passeggiata di benvenuto o una tazza di caffè.
4. Programmare un pranzo per il nuovo assunto
Incontrarein anticipo il responsabile dell'assunzione/relazione (a distanza o di persona) farà sentire il nuovo assunto più a suo agio. Inoltre, elimina l'incertezza di non conoscere l'atteggiamento lavorativo del proprio manager.
5. Renderlo coinvolgente
Questoè il vostro palcoscenico per essere creativi quanto volete. La scelta è vostra, dai video online all'organizzazione di corsi di cucina una tantum. Stabilite il vostro budget e parlate con i vostri reclutatori dei loro interessi: saprete cosa fare.
6. Effettuare regolarmente il check-in/stare in contatto
Unprogramma di preboarding efficace non si esaurisce con l'invio di tutti i documenti e le pratiche ai nuovi assunti. È probabile che abbiano domande o dubbi in mente. Quindi, siate sempre presenti per chiarirli al più presto.
7. Farlo non appena accettano l'offerta di lavoro.
Siatepresenti con i vostri nuovi colleghi fin dal giorno dell'ingaggio e coinvolgeteli nel tempo con piccole chicche di informazioni ed emozioni.
8. Arginare ogni incertezza e nervosismo
Sia chesi tratti di junior o di manager di alto livello, il nervosismo del primo giorno è reale. Durante la fase di pre-imbarco, i dipendenti devono imparare cosa li aspetta, completare il lavoro amministrativo e conoscere meglio i loro colleghi.
9. Considerare l'utilizzo di un'app di preimbarco
L'utilizzo diun'app per il preboarding può aiutare in modo efficiente a far conoscere ai nuovi assunti il loro nuovo posto di lavoro, soprattutto se spesso più persone iniziano contemporaneamente. In questo modo è possibile creare un'esperienza più ricca e coerente e risparmiare tempo grazie ad automatismi intelligenti.
💪 Come Zavvy può aiutarci con il preimbarco
La creazione di un percorso di preboarding va oltre le responsabilità delle risorse umane. È fondamentale coinvolgere un membro del team, il manager corrispondente o addirittura i fondatori nell'accoglienza dei nuovi talenti durante il preboarding.
Ci rendiamo conto che occuparsi di tutto questo è molto impegnativo, soprattutto per far sapere a tutti cosa fare.
Con Zavvy, potete facilmente:
- Create un'esperienza ricca e interattiva che entusiasmi i nuovi assunti.
- Informare le persone: Come il manager, i compagni di squadra e l'onboarding buddy, sulla data di inizio del lavoro.
- Assegnare loro i compiti di preparare il materiale e l'equipaggiamento di pre-imbarco.
- Ricordate loro di organizzare incontri 1 a 1.
- Le notifiche automatiche vengono inviate tramite e-mail, Slack o Teams.
- Lo strumento di promemoria di consente di invitare i colleghi a compiere le azioni giuste nei momenti critici del percorso di preboarding del nuovo assunto. Ad esempio, avvisateli di congratularsi con il nuovo assunto per il superamento del traguardo dei 30 giorni di lavoro.
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➡️ Considerazioni finali
Gli esseri umani sono esseri emotivi. Anche nell'era digitale, vogliono un'esperienza di lavoro più personale e umana da parte dei loro datori di lavoro, e questo accade quando le persone entrano in contatto e sentono di appartenere a loro. Il processo di preboarding della vostra azienda è il primo passo per creare legami significativi con i vostri nuovi talenti.
Un processo di preboarding dedicato farà sentire il nuovo assunto prezioso e creerà entusiasmo per l'inizio del suo lavoro. Inoltre, sarete in grado di occuparvi del processo amministrativo, assicurandovi che il vostro nuovo talento sia pronto ad assumere responsabilità fin dal primo giorno.