Hur du bygger upp din personalstrategi (+ presentationsmall)
Ditt företag är bara så starkt som de människor som står bakom det. Om du inte har en solid personalstrategi kan du riskera att misslyckas.
Ditt företag behöver en personalstrategi för att systematiskt attrahera, utveckla, engagera, behålla och hantera en fantastisk personalstyrka. Men det är lite mer själsligt än så.
Medarbetarstrategin skapar ett sätt att arbeta som får dina anställda att blomstra lika mycket som din vinstlinje.
Det är en uppsättning organisatoriska metoder som ger liv åt ditt uppdrag. Och det är ett sätt att få ut det bästa av dina anställda samtidigt som du lockar till dig de bästa talangerna.
HR är inte bara en administrativ funktion och människor är inte bara siffror i ett kalkylblad. De är levande, andas människor med unika färdigheter, önskemål, arbetssätt, demografiska förhållanden och perspektiv.
Du vill bygga upp en högpresterande, engagerad personalstyrka som driver innovation och affärstillväxt.
Men hur hanterar du sådana komplexa processer samtidigt som du bibehåller förutsägbara resultat?
Svaret ligger i att ha en riktigt bra plan.
Den här guiden handlar om att definiera en personalstrategi och ange dess viktigaste beståndsdelar.
Vi kommer också att undersöka varför en personalstrategi är avgörande för företagets framgång. Och för att avsluta det hela kommer vi också att ge praktiska tips för att bygga upp en skräddarsydd framtidssäker personalstrategi som uppfyller din organisations unika behov.
🧑🤝🧑 Vad är en personalstrategi?
En personalstrategi är en strategisk ram som syftar till att hjälpa en organisation att uppnå sina strategiska mål genom att anpassa humankapitalet till affärsmålen.
De viktigaste pelarna i en personalstrategi är att attrahera, utveckla, engagera, behålla och hantera personal. Målet är att skapa en högpresterande kultur som är skräddarsydd för dina medarbetares individuella behov, så att de kan ge sitt bästa på jobbet och hjälpa ditt företag att lyckas.
I praktiken kan den läggas fram i ett dokument, ges som en presentation eller kommuniceras på andra sätt.
Oavsett hur du väljer att presentera den måste din personalstrategi anpassa din personalstyrka till företagets stora mål.
Vem är ansvarig för en personalstrategi?
Det brukar vanligtvis ledas av organisationens HR-chef. Det är han eller hon som gräver i arbetskraftens nuvarande tillstånd och hämtar viktiga insikter från sina data och sin expertis. De ser möjligheter till förbättringar och driver proaktivt makroskaliga kampanjer för att driva förändring.
Men de gör det sällan ensamma.
För att skapa en personalstrategi krävs en hel del samarbete inom företagets hierarki.
Alla anställda, chefer och aktieägare, från den första nivån till styrelsen, kommer att ha sin egen åsikt om hur det hela kommer att sluta.
🕵️♀️ 9 nödvändiga delar i en personalstrategi
Det finns nio delar som tillsammans skapar en sammanhängande strategi för att hantera din personalstyrka.
Du måste naturligtvis anpassa detta tillvägagångssätt till din organisation, men det är klokt att på något sätt ta ställning till var och en av dessa saker.
Kultur och värderingar: vad organisationens identitet bygger på.
Kulturoch värderingar formar de anställdas beteende och beslutsfattande och skapar en känsla av tillhörighet och syfte. En väl genomtänkt strategi för kultur och värderingar innebär att få alla med på dina kärnvärden och övertygelser och skapa en känsla av community och en gemensam drivkraft. Även på dåliga dagar kommer dina medarbetare att vilja ta sig igenom.
Planering av arbetskraft
Enpersonalstrategi bör innehålla en omfattande personalplan som beskriver organisationens nuvarande och framtida behov av humankapital, t.ex. färdigheter, kompetenser och organisationsstruktur.
Talanganskaffning: att locka rätt personer till jobbet
Talangrekrytering är processen för att identifiera och anställa rätt personer för ditt företag. Du vill utveckla ett starkt arbetsgivarvarumärke och använda olika sökmetoder för att locka till dig de bästa kandidaterna. En framgångsrik strategi för talanganskaffning innebär en effektiv, strömlinjeformad rekryteringsprocess som återspeglar ditt företags värderingar och anställer dem som passar bäst.
Utveckling av talanger
Kontinuerligt lärande och tillväxt är viktigt för varje personalstrategi.
En effektiv strategi för personalutveckling hjälper dina medarbetare att förvärva de färdigheter och kunskaper de behöver för att prestera sitt bästa, och skapar en kultur av kontinuerligt lärande som hjälper din organisation att förbli konkurrenskraftig.
🌱 Lär dig hur du kan framtidssäkra ditt företag med en strategi för personalutveckling.
Medarbetarnas engagemang: Skapa en positiv arbetsmiljö
Medarbetarnas engagemang handlar om att främja produktivitet, arbetstillfredsställelse och välbefinnande. Det handlar om att bygga starka relationer med dina anställda, erkänna och belöna deras bidrag och tillhandahålla en arbetsmiljö som stöder deras behov.
En bra plan för medarbetarengagemang bidrar till att minska personalomsättningen, öka produktiviteten och främja den allmänna personaltillfredsställelsen.
Styrning av prestationer: Att ställa förväntningar och ge feedback
Prestationsstyrning är en process för att:
- Att ställa upp förväntningar och mål.
- Ge feedback och coachning
- Mätning och belöning av arbetstagarnas prestationer.
Denna process hjälper till att anpassa individuella prestationer till organisationens övergripande mål och säkerställer att de anställda uppfyller kraven.
En framgångsrik strategi för prestationsstyrning omfattar regelbundna utvärderingar av prestationer, återkopplingssessioner och möjligheter till förbättring.
🖇️ Upptäck 6 expertstödda sätt att integrera resultat- och talanghantering.
Totala belöningar
En personalstrategi bör omfatta ett omfattande belöningssystem som erbjuder konkurrenskraftiga ersättningar, förmåner och program för balans mellan arbete och privatliv som lockar, behåller och motiverar de anställda.
Behållning av talanger: Behålla rätt personer i din organisation
Om du har bra medarbetare vill du behålla dem på lång sikt.
Det finns några sätt att göra det på: ge möjligheter till tillväxt och utveckling, erbjuda konkurrenskraftiga ersättningar och förmåner samt skapa en stödjande och inkluderande företagskultur.
Om du gör det här på rätt sätt bidrar det till att minska personalomsättningen och säkerställer att du har rätt team på plats för att åstadkomma fantastiska saker.
💡 Vill du ha fler idéer? Kolla då in 25 bästa metoder för att behålla anställda.
Mångfald, jämlikhet och inkludering: att främja en inkluderande och stärkande kultur
Mångfald, jämlikhet och inkludering är viktiga delar av en modern personalstrategi. De säkerställer att du är välkomnande och stödjer alla anställda, oavsett bakgrund, identitet eller erfarenhet.
En framgångsrik DE&I-strategi innebär att leda en kultur som präglas av respekt, empati och delaktighet och att ge underrepresenterade grupper möjlighet att utvecklas och växa.
🆚 Människostrategi vs. personalstrategi : Är det samma sak?
Människostrategi och HR-strategi är nära besläktade, men inte riktigt samma sak.
Den viktigaste skillnaden är att en personalstrategi är en långsiktig plan som fokuserar på organisationens övergripande behov av personal och mål. En personalstrategi är däremot en kort- till medelfristig plan som fokuserar på att hantera den dagliga personalverksamheten och processerna.
En personalstrategi syftar till att hjälpa en organisation att uppnå sina strategiska mål genom att anpassa humankapitalet till affärsmålen. Det handlar om att skaffa de bästa personerna för ditt uppdrag och få ut det bästa av dem.
HR-strategin stöder däremot organisationens HR-behov och säkerställer compliance med lagar och bestämmelser om anställning. Fokus ligger på att implementera personalpolitik, processer och program som gör dessa resultat möjliga.
På sätt och vis kan personalstrategin ses som HR:s "vad" och "varför", medan HR-strategin är "hur". Men det finns olika åsikter och det kan finnas en övergång mellan de två.
🏆 7 anledningar till att du behöver en personalstrategi
Kort sagt är det en fantastisk idé för progressiva företag som drivs av sitt uppdrag att definiera sin personalstrategi. Om du behöver mer övertygelse kan du läsa några argument för det här.
- Det är en investering i företagets framgång. Genom att investera i din personalstrategi investerar du i företagets långsiktiga framgång. Det kan ta ett tag innan det lönar sig, men vissa åtgärder kan få omedelbara effekter.
- Det hjälper dig att attrahera och behålla de bästa talangerna. En väl genomförd personalstrategi gör det möjligt för dig att locka till dig de bästa talangerna genom att skapa en arbetsmiljö som stärker ditt företags varumärke.
- Ökar de anställdas engagemang, produktivitet och lojalitet. Din personalstrategi bör innehålla en plan för att mäta och förbättra de anställdas engagemang, vilket bidrar till högre produktivitet, kundnöjdhet och bibehållande av personal.
- Medarbetare som har inflytande är drivna medarbetare. En personalstrategi som stöder medarbetarnas tillväxt och utveckling kan göra det möjligt för dem att ta ansvar för sitt arbete och bli mer engagerade i företagets uppdrag. Resultatet blir högre nivåer av engagemang och en känsla av ett gemensamt syfte.
- Din personal ger dig en konkurrensfördel på marknaden. Gallup har i sin forskning kommit fram till att företag med engagerade och produktiva medarbetare är 20 % mer lönsamma. Genom att investera i din personalstrategi ger du ditt företag en konkurrensfördel och bättre möjligheter till tillväxt.
- Det möjliggör bättre personalhantering. En väldefinierad personalstrategi fastställer en ram för övervakning och mätning av de olika mätvärden som är viktiga för din personal. Ett tydligt ramverk möjliggör i sin tur goda metoder för personalförvaltning, effektivare beslutsfattande och en bättre förståelse för hur människor arbetar.
- Det skapar kontakter på en djupare nivå. Det bidrar också till att skapa en arbetsmiljö som främjar en djupare kontakt mellan dina anställda, kunder och konsumenter. Efter det: starkare relationer och ökad lojalitet från alla inblandade parter.
🪜 Bygg en framgångsrik personalstrategi i 11 steg
1. Börja med en vision och stöd den
Börja med att definiera din långsiktiga vision för organisationens personal. Kan du sammanfatta den i en mening?
Här är ett bra exempel från University of Strathclydes ramverk för personalstrategier:
"Tillsammans kommer vi att skapa en exceptionell, värdegrundsbaserad arbetsmiljö där kollegorna känner sig djupt förbundna med universitetets vision 2025 och har den kompetens, motivation och belöning som krävs för att förverkliga den."
Din vision måste vara tillräckligt kortfattad för att alla inblandade ska kunna förstå den.
Samla sedan in relevanta uppgifter om din personal för att förstå hur det ser ut med arbetskraften. En datadriven strategi hjälper dig att bli tillräckligt specifik för nästa steg och motivera dina beslut för intressenterna.
2. Identifiera nuvarande och framtida problem och önskade resultat.
Det är här som du ger den din bästa chans att förutsäga organisationens framtida behov av talanger. Det är aldrig lätt, men du kan använda en kompetensmatris för att identifiera eventuella kompetensbrister på ett mer strukturerat sätt.
Det är ett tillfälle att definiera de viktigaste utmaningarna och möjligheterna för din personalverksamhet.
- Finns det marknadsförändringar som påverkar dina möjligheter att anställa?
- Kan dina ekonomiska förutsättningar stödja tillväxten?
- Har tidigare planer för personalstrategier misslyckats eller lyckats?
Det finns mycket som kan hindra dina planer. Men det kommer också att finnas spännande och fruktbara möjligheter att bygga upp en kreativ och inspirerad arbetsstyrka.
Vilka är de - och med tanke på nuvarande trender, vad kan de vara i framtiden?
3. Identifiera pelarna i din personalstrategi
I det här steget delar du upp strategins sektorer i olika områden. De kommer förmodligen att innehålla saker som:
- Rekryteringsstrategi: Vad är ditt uppdrag, din process och dina värderingar när det gäller inkommande talanger?
- Onboarding Strategi: Hur hjälper ni nya medarbetare att snabbare bli produktiva och engagerade i sina roller?
- Medarbetarnas engagemang: Vad är din plan för att skapa en miljö där människor gillar sitt arbete och trivs varje dag?
- Strategi för att behålla medarbetare: hur ska du behålla dina bästa talanger och få dem att vilja stanna kvar på lång sikt?
- Prestationsstyrning: hur ska du regelbundet få ut det bästa av dina anställda?
Du kan betrakta andra HR-funktioner som viktiga pelare i din personalstrategi. Element som teknisk möjliggörande, kontorshantering, arbetstider och förmåner - tänk på allt som påverkar de personer som arbetar på ditt företag.
Den goda nyheten är att du förmodligen inte behöver börja från början, så du har ett försprång i vissa av dessa processer.
Fråga dig själv: Vad är ett prioriterat område just nu? Och vad skulle du kunna ändra som skulle få omedelbar effekt?
4. Bygg ett starkt arbetsgivarvarumärke
Ange nu hur du ska få folk att veta att du är en bra arbetsplats.
Att vara en ändamålsstyrd organisation är grunden för detta.
Men du kan inte bara sträva efter att "vara fantastisk" och hoppas att folk noterar det.
Precis som många andra koncept som vi redan har tagit upp måste du vara strategisk för att få detta att fungera.
Välj rätt strategi för employer branding för att hantera ditt rykte på och utanför arbetsplatsen. Element som ambassadörsprogram för anställda och innehållsmarknadsföring kan göra underverk. Men de måste vara välriktade och baserade på forskning - vilka är dina ideala medarbetare, var hittar du dem och varför ska de uppmärksamma dig?
5. Gör att de anställdas upplevelse blir viktig
Medarbetarupplevelsen handlar om att ge dina anställda en smidig och positiv upplevelse, från rekrytering till avflyttning, dvs. hela deras livscykel.
Det handlar om att skräddarsy arbetsprocesserna så att de passar arbetstagaren så bra som möjligt, så att de blir glada och nöjda vid varje beröringspunkt i deras anställningsresa hos dig.
Hur gör man det i praktiken?
Det är viktigt att främja en stödjande och samarbetsinriktad arbetsplats. Du bör börja med att regelbundet ha sociala möten, samarbetsprogram och informella möten.
En uppgraderad upplevelse för medarbetarna kan också innebära en medveten kontorsdesign eller ergonomisk arbetsutrustning om dina medarbetare prioriterar detta.
Du kan planera, styra och mäta medarbetarnas upplevelse. Så du kan bli hur specifik som helst - se bara till att du tar hänsyn till det när du skapar din personalstrategi.
6. Prioritera lärande och utveckling
Personalutveckling är nyckeln till kontinuerlig tillväxt och framgång. När dina medarbetare blir bättre, blir ditt företag det också.
I strategiska termer bör du definiera hur viktigt det är för företaget och hur du ska investera i dina medarbetare. Sedan vill du ge dem rätt verktyg och resurser för lämplig kompetenshöjning samt uppmuntran och stöd för att genomföra den.
En kultur av lärande kommer att leda till att fler och fler av dina anställda har ett tillväxttänkande - och på en konkurrensutsatt marknad är det viktigt!
7. Skapa en inkluderande arbetsmiljö
Beskriv hur ni kommer att främja en inkluderande och mångsidig arbetsmiljö där de anställda känner sig respekterade, värderade och stärkta.
För vissa företag är det här en rutin som bara är en rutin. För andra är det en central del av deras uppdrag.
Du vill att alla ska kunna ge sitt bästa på jobbet. Det kan inte ske med en homogen arbetsstyrka utan kognitiv mångfald.
Att göra en medveten insats för att på ett öppet och rättvist sätt främja mångfald, jämlikhet och integration på arbetsplatsen är en bra lösning.
8. Införliva åtgärder för att öka medvetenheten om hälsa och välbefinnande.
Välbefinnande kanske inte ingår i alla personalstrategier - men varför skulle du inte vilja att din personal är frisk och lycklig?
Vi är övertygade om att alla HR-visioner bör beskriva hur du stöder dina anställdas fysiska och psykiska hälsa och välbefinnande.
Det kan till exempel handla om friskvårdsprogram som uppmuntrar till fysisk aktivitet, deltagande i assistansprogram för anställda eller andra relaterade förmåner.
9. Skapa en plan för att kommunicera den nya personalstrategin.
Din helt nya personalstrategi kan inte bara låsas in i ett dokument som HR-cheferna bara kan se.
Alla inblandade (dvs. hela organisationen) måste se, höra och förstå den. Annars kommer det inte att fungera.
Ett utmärkt sätt att göra det är att göra en fantastisk presentation av en strategi för människor. Du kan också göra det genom att använda företagsövergripande möten eller town halls, e-post, nyhetsbrev, intranätposter, affischer på kontoret och så vidare.
Det finns andra typer av innehåll som kommunicerar ditt arbetsgivarvarumärke. Överväg om någon av dessa är lämplig för ditt varumärke: sociala medier, podcasts, PR och annan kommunikation.
Två viktiga delar som bör ingå i din strategi är:
- Hur kommer den att kommuniceras kontinuerligt över tid?
- Vem kommer att ansvara för det?
10. Be ditt team om feedback
Be dina anställda om feedback om denna strategi, eftersom det är de som påverkas mest av detta. De kan hjälpa dig att identifiera luckor, förbättringsområden och skäl till oro.
Använd denna feedback för att förfina och justera din personalstrategi vid behov. Även om du kommer att ha en inledande fas av att kommunicera och lansera planen, kommer det att sluta som en pågående process. Så planera (och ha lämpliga system) för regelbunden feedback om hur det går från alla berörda.
11. Mätning och utvärdering
Slutligen måste du, precis som alla bra planer i livet, fastställa hur du ska mäta dem.
Vad måste hända för att din personalstrategi ska bli framgångsrik?
Under månaderna och åren kommer du att vilja följa utvecklingen och regelbundet rapportera om de viktigaste mätvärdena. Använd dessa uppgifter för att kontinuerligt förbättra dina initiativ och anpassa dem till affärsmålen.
Man måste vara uppmärksam på hur det fungerar.
Och var beredd att anpassa dig under tiden.
Ägare och chefer kommer att ha ett öga på dina KPI:er, men det borde inte vara alltför svårt att visa framgång om du har planerat en smart strategi från början.
🤩 För att hjälpa dig att forma dina idéer om strategin kan du börja med att arbeta med hur du ska kommunicera den. Använd den här kostnadsfria presentationsmallen för personalstrategi för att få ihop din plan på ett snyggt sätt.
➡️ Driv en framgångsrik personalstrategi med Zavvy
Att utveckla en personalstrategi kan tyckas vara mycket arbete. Vi ska inte ljuga - det är det oftast också. Men resultatet kan vara omvälvande.
Om du vill ha en organisation där människor ser fram emot sitt arbete och gärna ger allt, är det viktigt att ha en stark personalstrategi.
På Zavvy erbjuder vår plattform för medarbetaraktivering en uppsättning verktyg för de mest kritiska processerna i personalstrategin:
- 🚀 Anställd onboarding
- 🔁 360-graders feedback
- 📈 Prestandaundersökningar
- 👯 Anslutningsprogram
- 👩🎓 Förvaltning av inlärning
- 🧭 Karriärvägar
- 🌱 Talangutveckling
📅 Boka en kostnadsfri demo om du vill se hur den kan hjälpa dig och dina medarbetare.