Att sätta effektiva prestationsmål för chefer: En enkel vägledning
Prestationsmål för chefer är inte bara enkla mål. De är de kompassriktningar som styr ledarskap, beslutsfattande och tillväxt.
Ändå kämpar många ledare med att skapa effektiva mål som driver dem och deras team framåt.
Du är inte ensam om att ha satt upp vaga mål som "förbättra teamets produktivitet" för att sedan se dem samla damm. När allt kommer omkring, vad betyder det egentligen? Hur mäter man "förbättra"? Med 10%? 50%? Och hur exakt definierar du "produktivitet" för just ditt team?
Det är dags att omvandla de abstrakta idéerna till konkreta, uppnåeliga milstolpar.
Denna artikel:
- Vägleder dig i hur du sätter upp bra prestationsmål för chefer.
- Ger exempel på olika typer av prestationsmål för chefer så att du kan komma igång.
📈 Vilka är chefernas prestationsmål?
Chefers prestationsmål är specifika mål som ledare ska uppnå inom en viss tidsram och som är utformade för att förbättra både deras individuella prestationer och deras teams prestationer.
Detta är specifika mål som anger en tydlig riktning och fokus för cheferna. De ger klarhet i vilken kvalitet och kvantitet av arbetsresultat som förväntas av dem.
Chefernas prestationsmål maximerar deras bidrag till organisationens framgång genom att anpassa deras insatser till organisationens strategiska inriktning.
Här är några vanliga typer av prestationsmål för chefer.
Mål för processen
De fokuserar på mindre prestationer - åtgärder och strategier - som leder till att större prestationsmål uppnås.
Processmål syftar till att förbättra effektiviteten i processer. De optimerar och effektiviserar arbetsflödena inom avdelningen.
Exempel: Identifiera och automatisera repetitiva uppgifter i teamets arbetsflöde för att minska antalet fel med 20 % och förbättra teamets produktivitet med 25 %.
Resultatmål
Dessa fokuserar på de långsiktiga resultat som chefen ska leverera. Oftast är det framgångsrika processmål som leder till framgångsrika resultatmål.
Resultaten av utfallsmålen bör vara mätbara och direkt kopplade till de större organisatoriska målen.
Exempel: Öka försäljningsintäkterna online med 15 % under nästa kvartal genom effektiva digitala marknadsföringskampanjer.
Mål för teamutveckling
Det här är mål som är inriktade på hela teamets prestationer och effektivitet.
Exempel på detta är förbättrat samarbete, ökat engagemang bland teammedlemmarna, kontinuerlig kompetensutveckling etc.
Exempel: Öka teamets kommunikationsförmåga och användning av digitala kommunikationsverktyg för projektuppdateringar med 15% inom de närmaste 2 månaderna.
Mål för ledarskapet
Fokus för ledarskapsmål för chefer är att förbättra deras kompetens inom områden som direkt påverkar deras förmåga att driva bättre teamprestanda.
Det innebär att sätta upp mål som förbättrar deras färdigheter i personalhantering, t.ex. coachning, regelbunden feedback och konfliktlösning.
Exempel: Delta i en workshop om coachning och använd effektiva coachningsmetoder för att förbättra medarbetarnas engagemang med 25 % under nästa kvartal.
Observera att prestationsmål för chefer skiljer sig från mål för professionell utveckling.
Fokus för prestationsmål är att hjälpa chefer att uppnå specifika och mätbara resultat. Fokus för professionella utvecklingsmål för chefer är dock att förbättra deras ledarskapsförmåga.
🔬 Kolla in den här detaljerade guiden om prestationsmål kontra utvecklingsmål.
🕵️♀️ Hur sätter man upp effektiva prestationsmålför chefer? 7 tekniker för målformulering
Att tillämpa dessa tekniker kan göra det enklare och mer effektivt att sätta upp prestationsmål för teamchefer.
1. Gör målen SMARTa
Det kan knappast bli fel att använda SMART-kriterierna för att sätta upp prestationsmål för gruppchefer.
Det gör målen mer användbara och uppnåeliga.
Detta är vad vi menar med SMART-kriterierna:
- Specifik: Vad du vill uppnå ska vara tydligt. Det får inte vara allmänt eller vagt. Att optimera resursfördelningen och minska projektkostnaderna med 20 % är till exempel ett tydligt mål.
- Mätbara: Det ska vara lätt att mäta resultatet i förhållande till de uppsatta målen. Definiera de nyckeltal eller resultatindikatorer (KPI:er) som ska visa hur framgångsrika målen är.
- Uppnåeliga: Prestationsmålen ska vara utmanande men inom chefens förmåga. De resurser och det stöd som krävs för att uppnå målen bör vara inom chefens räckhåll.
- Relevant: Målen bör ligga inom ramen för chefens roll. De bör också ligga i linje med organisationens bredare prioriteringar.
- I rätt tid: De bör vara tidsbundna. Ange alltid en tydlig tidsram.
2. Använda OKR-ramverket (mål och nyckelresultat)
Detta är ytterligare ett ramverk som kan hjälpa dig att skapa effektiva mål.
Den ger klarhet i:
- Vad chefen bör uppnå.
- De konkreta resultatmått som ska mäta framstegen mot de uppsatta målen.
För att använda OKR-metoden för prestationsstyrning, börja med att definiera ett mål. Gör det ambitiöst men uppnåeligt.
Ange sedan de viktigaste resultaten som chefen kan använda för att mäta sina milstolpar när de gör framsteg med sina mål.
Dina chefers mål kan till exempel vara att förbättra teamsamarbetet för att effektivisera projektgenomförandet.
Varför detta mål? Teamsamarbete har identifierats som ett potentiellt tillväxtområde, och det finns en tro på att förbättrat samarbete kommer att leda till snabbare och mer effektiva projektavslut.
Viktiga resultat:
- Effektivisera användningen av samarbetsverktyg.
För närvarande använder teamen 3 olika plattformar för kommunikation och uppgiftshantering.
Målsättning: Effektivisera till 1 integrerad samarbetsplattform och uppnå en 100% adoptionsgrad av teamet inom två månader.
- Minska antalet överlappande projekt.
I genomsnitt dupliceras 5 uppgifter mellan olika teammedlemmar per projekt.
Målsättning: Minska antalet dubbla arbetsuppgifter till mindre än 1 per projekt före kvartalets slut.
- Öka teamets tillfredsställelse med hjälp av samarbetsprocesser.
Enligt den senaste medarbetarundersökningen är nöjdheten med teamsamarbetet 6 av 10.
Mål: Förbättra nöjdhetsgraden till 8 av 10 i följande undersökning efter genomförda förändringar.
3. Anpassa chefens prestationsmål till företagets mål
Härled dina chefers mål från dina organisatoriska mål. Det anpassar chefernas mål till de bredare målen och säkerställer att de direkt bidrar till företagets framgång.
Korrekt anpassning förhindrar också att organisationens olika avdelningar rör sig i olika riktningar, vilket kan hämma tillväxten.
4. Blanda kortsiktiga och långsiktiga mål
Skapa kortsiktiga mål som bygger upp till de långsiktiga målen.
Kortsiktiga prestationer skapar en känsla av att ha åstadkommit något som håller chefen motiverad. Medan långsiktiga mål säkerställer att den bredare visionen förblir i åtanke.
Kortsiktiga mål ger också omedelbar vägledning om vad chefen bör göra för att uppnå de långsiktiga målen.
5. Gör målformulering till en gemensam process för tvärfunktionell framgång
När chefer från olika avdelningar anpassar sina mål arbetarde mot ett enda organisatoriskt uppdrag.
Samarbete mellan olika avdelningar kan också bidra till att identifiera överlappningar och luckor i målen och säkerställa att varje funktion kompletterar de andra.
Dessutom kan cheferna identifiera delade resurser, undvika överbelastning och optimera användningen.
Tips: Se till att alla chefer vet vem de ska kontakta på en annan avdelning. Regelbundna avstämningar, kanske varannan vecka, kan hjälpa till att reda ut eventuella missförstånd och se till att alla är på samma sida.
Involvera chefer från andra avdelningar när du sätter upp prestationsmål.
Samverkan ger klarhet i hur chefernas mål hänger ihop och gemensamt bidrar till organisationens framgång.
Det förbättrar också den tvärfunktionella anpassningen.
Dessutom får cheferna utrymme att uttrycka vad de behöver av varandra för att uppnå sina respektive mål.
6. Sätt upp styrkebaserade mål
Oftast fokuserar vi på att sätta upp mål som syftar till att förbättra chefernas svaga punkter.
Ett bättre tillvägagångssätt är att utnyttja deras styrkor. Det kallas att sätta upp styrkebaserade mål.
Den här metoden är en vinnare eftersom den uppmuntrar cheferna att visa vad de går för. De är mer benägna att utveckla innovativa idéer som genererar de bästa målresultaten.
Att sätta upp styrkebaserade mål förbättrar dessutom chefens arbetstillfredsställelse, välbefinnande och engagemang.
Som Ryan Wolf, välfärdskonsult på Gallup, uttrycker det:
"Styrkebaserade mål hjälper oss att fokusera på det vi gör bäst. Så de hjälper oss att dra nytta av alla de saker vi gör med lätthet, spetskompetens och glädje."
➡️ Vår guide om prestationsmål för anställda ger tips om hur man sätter upp effektiva prestationsmål för vanliga anställda och ger exempel. Kolla in den här.
7. Prioritera tydlighet
Det förväntade resultatet av målen, liksom deras syften, bör vara tydliga. Det hjälper cheferna att veta var de ska koncentrera sina ansträngningar.
Enligt en forskningsstudie av Forrester Consulting och Microsoft är detta de viktigaste aspekterna som bidrar till målklarhet för minst 80% av ledarna:
- tydlig definition av måluppfyllelse;
- En tydlig beskrivning av de uppgifter som krävs för att uppnå målen;
- ett måttligt antal mål, tillräckligt många för att visa vad som förväntas av dem, men inte för många så att de blir överväldigade;
- Målkommunikation året runt;
- i linje med företagets strategiska inriktning.
➡️ Läs vår omfattande guide om hur man utvärderar chefers prestationer genom att koppla prestationsmål till prestationsutvärderingar.
💼 45 Exempel på prestationsmål för chefer som du kan använda
Använd dessa exempel för att sätta upp effektiva mål för dina chefer.
Justera dem vid behov för att anpassa dem till organisationens mål.
🏢 Exempel på SMARTa prestationsmål för gruppchefer
📈 Mål för att förbättra teamets produktivitet
- Öka teamets produktion av slutförda projekt och uppgifter med 15% inom det närmaste kvartalet.
- Inför en mer effektiv programvara för datavisualisering före årets slut och använd den för nyckeltalsrapporten för det första kvartalet året därpå.
- Förbättra strategier och processer för projektledning för att minska tiden för projektavslut med 20% under de kommande sex månaderna.
- Visa på förbättringar i enskilda teammedlemmars prestationer genom en 20-procentig ökning av andelen slutförda uppgifter före årets slut.
- Öka effektiviteten i resursfördelningen genom att minimera dubbelarbete med 30% före kvartalets slut.
🌱 SMARTa prestationsmål för att förbättra teamets utveckling
- Identifiera 5 kärnkompetenser som ligger i linje med teamets mål. Ge teammedlemmarna tillgång till relevanta utbildningsresurser och coachningsmöjligheter inom de närmaste sex månaderna.
- Planera och genomföra utbildningsprogram för att utveckla teamets mjuka färdigheter inom de närmaste sex månaderna. Öka teamets genomsnittliga bedömningspoäng för mjuka färdigheter med 20%.
- Skapa utbildningsmöjligheter för att förbättra teamets projektledningskompetens. Öka antalet projekt som slutförs i tid med 20 % och minska antalet fall av "scope creep" med 10 %.
- Genomföra utbildningsprogram för att förbättra teamets förmåga att lösa problem och fatta beslut. Uppnå en 25-procentig ökning av antalet implementerade teamgenererade idéer före årets slut.
- Förbättra teamets genomsnittliga resultat i dataanalys med 20 % inom de närmaste fyra månaderna.
🗣️ SMARTa mål för att förbättra kommunikationen
- Mentorera teammedlemmar i att utveckla sin presentationsteknik. Förbättra sin genomsnittliga poäng i presentationsutvärderingar till 4 (på en 5-gradig skala) före kvartalets slut.
- Uppmuntra fler teammedlemmar att dela med sig av idéer under möten genom att tillämpa regeln "ingen idé är en dålig idé". Öka antalet idéer som delas under brainstorming-sessioner med över 30% före slutet av de kommande sex månaderna.
- Använda effektiva metoder för att skriva e-post och ge konstruktiv feedback på teammedlemmarnas e-postkommunikation. Uppnå en genomsnittlig svarsfrekvens på 90 % på teamets e-postmeddelanden under kvartalet.
- Genomföra en månatlig feedbackundersökning och uppnå en deltagarfrekvens på minst 80% inom de kommande sex månaderna.
- Coacha teammedlemmarna i att skriva kortfattade och organiserade e-postmeddelanden för att minska antalet förtydligande e-postmeddelanden med 25 % inom de närmaste två månaderna.
✍️ SMARTa prestationsmål för strategisk planering
- Identifiera fem medarbetare med hög potential för ledarskapspositioner inom de närmaste sex månaderna. Mentorera och implementera ett chefsutbildningsprogram för att utveckla deras ledarskapsförmåga inom de närmaste två åren.
- Minska antalet defekter och fel med 20% inom de närmaste sex månaderna genom att införa en kvalitetsgranskningsprocess som genomförs vartannat kvartal, kvalitetskontrollåtgärder och processförbättringar.
- Använd Lean Six Sigma-verktyg för att eliminera ineffektiva processer och uppnå en minskning av driftskostnaderna med 15 % under nästa år.
- Implementera ett system för att spåra personalomsättningen inom en månad. Identifiera trender och upprätta relevanta strategier för att behålla medarbetare för att minska personalomsättningen med 20% inom ett år.
- Genomföra kostnadsbesparande åtgärder för att minska avdelningens kostnader med 15 % utan att äventyra kvalitetsprestanda eller teamets produktivitet.
👯♀️ SMART-mål för att förbättra samarbetet i teamet
- Initiera minst två tvärfunktionella möten nästa kvartal för att främja kunskapsutbyte och möjliggöra sömlöst samarbete mellan olika avdelningar.
- Implementera åtgärder för att främja virtuellt samarbete mellan teammedlemmar på distans i olika tidszoner. Öka antalet avslutade projekt som involverar medarbetare på distans med 30% under de kommande sex månaderna.
- Genomför minst två sessioner för kunskapsutbyte mellan teammedlemmarna före månadens slut. Skapa en digital arbetsyta där teammedlemmarna kan dela med sig av användbara tips, dokument, utbildningsresurser etc.
- Öka teamets deltagande i beslutsfattandet till 80% inom kvartalet genom att skapa forum för input från teamet och erkänna medlemmarnas bidrag.
- Implementera ett månatligt mentorskapsprogram där erfarna medarbetare kan stötta sina kollegor. Matcha minst 80% av mentorerna med adepter före slutet av den andra månaden.
➡️ Om du vill lägga till några mer tillväxtfokuserade mål har vi en guide med exempel på SMARTa ledarskapsmål som du kan använda.
📅 Årliga prestationsmål för projektledare
- Förbättra projektplaneringsfasen för att uppnå en 10-procentig ökning av projekt som slutförs i tid och inom den tilldelade budgeten.
- Identifiera och minska projektriskerna mer effektivt för att minska de identifierade riskernas inverkan på projektens tidsramar med 25%.
- Uppnå en nöjdhetsgrad på minst 4,5 av 5 på feedback som samlats in från projektets intressenter.
- Se till att 100 % av projekten har en väldokumenterad beskrivning av omfattningen som överensstämmer med organisationens mål och kundernas förväntningar.
- Provide clients with monthly project status updates and reduce response times to customer complaints and inquiries. Achieve a 15% increase in client satisfaction scores related to communication.
🤹🏻 Prestationsmål för programansvariga
- Minska programkostnaderna med 20% utan att påverka kvaliteten på programresultaten. Spåra och rapportera om kostnadsminskningar varje kvartal.
- Utveckla och dokumentera riskreduceringsplaner för de fem högst prioriterade riskerna med identifierade KRI:er inom det närmaste kvartalet.
- Identifiera en relevant certifieringskurs för programteammedlemmar och se till att 90 % av deltagarna slutför utbildningen före årets slut.
- Genomföra åtgärder för budgetuppföljning och kostnadskontroll och hålla budgetavvikelsen inom 5 % av de tilldelade medlen.
- Analysera de befintliga kostnadsfördelningsprocesserna för att förbättra kostnadsfördelningens noggrannhet med 25% före slutet av räkenskapsåret.
🔁 Prestationsmål för operativa chefer
- Identifiera och prioritera initiativ som kommer att öka avkastningen på företagets projekt med 15% under nästa räkenskapsår.
- Implementera ett effektivare system för efterfrågeprognoser som inom sex månader minskar överskottslagret med 25 % och minskar lagerhållningen med 20 %.
- Under de kommande två kvartalen ska ni effektivisera arbetsflödena för orderhantering och förbättra den tvärfunktionella kommunikationen för att uppnå 95% leverans i tid för kundorder.
- Implementera omfattande processer för övervakning och korrigerande åtgärder inom de kommande två kvartalen som minskar omarbetningar med 20% och avfall med 15%.
- Implementera nya säkerhetsprotokoll och utbildningsinitiativ för att minska den totala registrerbara incidentfrekvensen (TRIR) med 20% inom de närmaste 12 månaderna.
💰 Prestationsmål för kundansvariga
- Identifiera fem kunder med hög potential under nästa kvartal och öka omsättningen för varje kund med 15 % genom korsförsäljning och merförsäljning.
- Genomföra åtgärder för att öka den genomsnittliga kundnöjdheten med 15% baserat på undersökningar efter avslutad anställning under de kommande sex månaderna.
- Skapa en positiv kundupplevelse och minska den månatliga kundomsättningen med 10 % inom de närmaste sex månaderna genom personlig och proaktiv kundsupport.
- Utveckla en stark kommunikation med kunderna genom att besvara alla förfrågningar inom 24 timmar och öka antalet proaktiva check-ins med 30% före kvartalets slut.
- Identifiera tillväxtmöjligheter i de 10 största kontona. Utveckla och presentera minst tre tillväxtmöjligheter för varje konto inom det närmaste kvartalet.
🎯 Hur man säkerställer att en chefs prestationsmål överensstämmer med organisationens mål : 4 tips
En av de viktigaste trenderna inom performance management är att betona vikten av att anpassa medarbetarnas insatser till organisationens strategiska inriktning. Och detta gäller medarbetare på alla nivåer.
Använd dessa tips för att säkerställa att din chefs prestationsmål leder till resultat som överensstämmer med organisationens mål.
1. Kaskad av din organisations mål
Börja med att definiera de övergripande företagsmålen och skapa sedan SMARTa stödjande mål för varje chef. Varje chefs mål ska bidra direkt till de övergripande målen.
Det skapar en stark strategisk inriktning och främjar en känsla av delat syfte.
Var noga med att fastställa kvantifierbara mått för de prestationsmål som du sätter upp för chefen.
Om organisationens mål t.ex. är att öka vinsten med 20% före utgången av det andra kvartalet, kan marknadschefens prestationsmål vara att få in 35% fler kvalificerade leads under det andra kvartalet än under det första kvartalet.
2. Upprätthålla öppna kommunikationsvägar
Att hålla kommunikationen öppen bidrar till bättre måluppfyllelse på flera sätt:
- Återkoppling och vägledning i rätt tid: Cheferna kan få kontinuerlig feedback från ledningen om eventuella justeringar som behövs för att anpassa deras strategier till organisationens föränderliga behov.
- Snabb anpassning till förändringar: Organisationer ändrar ofta sina mål som svar på marknadsförändringar. Med öppna kommunikationsvägar kan cheferna hålla sig informerade om dessa förändringar. Och de kan anpassa sina insatser därefter.
- Medvetenhet om tillgängliga resurser och resursfördelning: Öppen kommunikation hjälper organisationsledarna att hålla cheferna informerade om de resurser som står till deras förfogande och om organisationens prioriteringar.
3. Inrätta övervakningssystem
Ha en strukturerad process för att följa utvecklingen, resultatet och anpassningen av chefernas och organisationens mål.
En AI-driven process för prestationshantering kan hjälpa dig att uppnå mer exakta resultat.
Den kan belysa områden där chefernas prestationer har avvikit från organisationens prioriteringar. Cheferna kan då i god tid vidta korrigerande åtgärder.
💡 Tips: Använd data från dina övervakningssystem för att belöna chefers framgångar som direkt bidrar till organisationens mål i dina prestationsutvärderingar. Det förstärker vikten av anpassning till den större organisationens mål.
4. Anpassa projekten till organisationens mål
Säkerställa en tydlig koppling mellan chefernas dagliga projekt och organisationens mål och strategiska prioriteringar.
Det bör vara möjligt att mäta resultatet av chefernas projekt mot de KPI:er som ni har satt upp för era organisationsmål.
➡️ Driv prestanda och tillväxt med Zavvy
Att sätta rätt prestationsmål för cheferna bidrar till ett effektivt ledarskap i hela organisationen.
Men ditt arbete fortsätter bortom målsättningen. Måluppföljning är lika viktigt. Och det gäller även uppföljning.
En kontinuerlig feedbackmodell som drivs av vår anpassningsbara 360-graders programvara kan hjälpa dig att samla in allsidiga insikter om hur chefen utvecklas i förhållande till sina mål.
När du har dessa insikter kan du använda Zavvys programvara för personliga möten för att diskutera dem med chefen.
Brainstorma fram lösningar på eventuella utmaningar som de kan stå inför. Och anpassa målen till organisationens mål, om det behövs.
Därefter mäter du måluppfyllelsen. Vi använder vår programvara för prestationsutvärdering för att bedöma chefens styrkor och svagheter och dokumenterar en handlingsplan för att förbättra deras prestationer.
Slutligen, börja om med att sätta prestationsutveckling mål för nästa period, allt inom Zavvy.
📅 Begär en demo för att se Zavvy i aktion.