Como efetuar avaliações de desempenho trimestrais que fazem crescer e motivam os seus colaboradores
As avaliações de desempenho trimestrais são como paragens nas boxes numa corrida de Fórmula 1. Se forem feitas corretamente, podem reabastecer o entusiasmo da sua equipa, mudar os pneus de estratégias ultrapassadas e reduzir os segundos da corrida para os objectivos da sua empresa.
Mal feito? Digamos que ninguém quer ser deixado para trás.
Então, como é que se faz isso corretamente?
Como transformar estas críticas em rampas de lançamento para o sucesso e não em obstáculos?
Este artigo dissecará o "quê" e o "como" de revisões trimestrais eficazes. Desde a preparação do terreno até ao aprofundamento dos pormenores, está tudo aqui.
No final da leitura, saberá como transformar as revisões trimestrais em catalisadores de motivação e faróis de crescimento.
O que é uma avaliação trimestral do desempenho?
A avaliação trimestral do desempenho é uma avaliação formal do desempenho de um trabalhador, efectuada de três em três meses durante um ano.
Este tipo de revisão faz parte do sistema de gestão do desempenho de uma organização. O seu objetivo é avaliar e apoiar o trabalho, os resultados e os desafios de um colaborador durante o trimestre.
Tem uma perspetiva mais curta do que uma revisão anual, centrando-se mais em marcos e realizações específicas durante os últimos 3 meses.
Embora continue a ser considerada uma avaliação do desempenho, uma avaliação trimestral do desempenho tem elementos de feedback contínuo.
Consulte o nosso artigo para saber mais sobre a diferença entre as avaliações de desempenho e o feedback contínuo.
Qual é o objetivo de uma revisão trimestral?
As revisões trimestrais oferecem várias oportunidades de feedback e de melhoria à medida que o ano avança. Ajudam a acompanhar os progressos ao longo do ano e aidentificar os factores subjacentes ao desempenho com maior precisão do que as avaliações anuais.
Ao terem pontos de contacto mais frequentes, as empresas podem manter um diálogo consistente com os colaboradores, promovendo uma cultura organizacional mais ágil e reactiva e assegurando que os colaboradores se mantêm alinhados com os seus objectivos individuais e com os objectivos da equipa e da organização.
As revisões regulares também ajudam a reforçar a relação gestor-empregado, a motivar os empregados e a apoiar um espírito de equipa e uma cultura de trabalho saudáveis.
As vantagens das avaliações trimestrais do desempenho (em comparação com as avaliações anuais)
Há várias razões pelas quais as organizações estão a mudar das avaliações de desempenho anuais para as trimestrais. A principal desvantagem de manter as avaliações anuais é o atraso no feedback.
Naturalmente, as avaliações anuais do desempenho implicam um desfasamento temporal entre o evento e a entrega do feedback.
Por exemplo, suponhamos que se regista uma queda num KPI 11 meses antes de uma avaliação anual do desempenho. Nesse caso, pode ser difícil lembrar o que causou o desempenho inferior.
Com as revisões trimestrais, por outro lado, poderá identificar o que aconteceu e como pode evitar que se repita.
As vantagens de um ciclo de revisão mais frequente são:
- Feedback atempado: Quanto mais frequente for o feedback, melhor! Se um funcionário estiver fora do caminho certo, quanto mais cedo puder corrigir o curso, melhor. Isto também se aplica ao feedback positivo. É melhor repetir rapidamente o que está a resultar! (Nota lateral: consulte o conceito de feedforward na secção seguinte).
- Agilidade: As coisas estão a mudar cada vez mais rapidamente nos mercados actuais. É importante manter-se flexível e ser capaz de mudar se necessário. Com ciclos de revisão frequentes, pode atualizar os seus empregados e alterar objectivos, estratégias ou métodos, se necessário.
- Empenho dos trabalhadores: Tal como referido na introdução, o envolvimento dos trabalhadores é baixo em todo o mundo. Um dos principais factores que contribuem para a motivação dos trabalhadores é o feedback regular. O feedback faz com que os empregados se sintam vistos e valorizados.
- Aumento do desempenho: Talvez já tenha ouvido dizer que uma tarefa demora tanto tempo quanto o tempo que lhe dedicamos. É assim que a mente humana funciona. Por isso, mesmo os empregados mais bem intencionados podem abrandar se souberem que só receberão feedback sobre o seu desempenho daqui a 11 meses. Com revisões trimestrais, parece mais relevante manter-se no caminho certo.
- Alinhamento com os objectivos da empresa: O sucesso de uma empresa depende do sucesso de cada colaborador. É fundamental alinhar os funcionários com os objectivos da empresa para que vejam como a sua contribuição única é importante. A falta de alinhamento pode levar ao esgotamento ou ao facto de o potencial não ser aproveitado.
- Alinhamento com os trimestres da empresa: O ano comercial é composto pelo primeiro e quarto trimestres, pelo que também faz sentido ver o desempenho de um colaborador através dessa mesma lente.
- Concentrar-se no desempenho e no desenvolvimento em vez da remuneração: As revisões anuais concentram-se frequentemente na remuneração, distraindo o trabalhador de prestar atenção aos outros elementos discutidos. Durante uma avaliação trimestral, o trabalhador tem a liberdade de se concentrar inteiramente no feedback.
O que deve incluir uma avaliação trimestral do desempenho: 9 Elementos-chave de uma avaliação trimestral bem-sucedida
1. Métricas de desempenho
Uma análise trimestral do desempenho deve incluir uma avaliação do grau de cumprimento dos objectivos dos indicadores de desempenho do colaborador. É também a ocasião para avaliar se os indicadores de desempenho ainda são relevantes para as responsabilidades da função.
Recomendamos também uma autoavaliaçãoem que os trabalhadores são convidados a refletir sobre o seu desempenho nos últimos 3 meses.
Se não recolher auto-avaliações escritas, não se esqueça de informar o seu empregado no convite para a reunião, para que ele tenha tempo de reunir as suas ideias antes da reunião de avaliação trimestral.
Escolha as melhores perguntas de autoavaliação dos trabalhadores da nossa lista para a sua próxima avaliação trimestral.
🌡️ Saiba mais sobre como melhorar o desempenho dos funcionários no nosso guia.
2. Alinhamento dos objectivos futuros
As revisões mais frequentes facilitam a verificação de que os empregados estão a cumprir os objectivos. Se acontecer algo inesperado, como uma perda ou a adição de um recurso à equipa ou novos clientes, a revisão trimestral é uma excelente oportunidade para ajustar os objectivos em conformidade.
3. Revisão dos objectivos anteriores
Em que medida o trabalhador atingiu os objectivos anteriores?
Estes objectivos continuam a ser plausíveis e pertinentes, tendo em conta as mudanças inesperadas ocorridas no último trimestre?
Consulte o nosso guia sobre a definição de objectivos eficazes para os trabalhadores. Recomendamos também que reveja os nossos exemplos de objectivos de desempenho para obter um pouco mais de inspiração.
4. Feedback e feedforward
Para além de verificar os KPI e os objectivos, as avaliações trimestrais do desempenho devem incluir um feedback mais amplo. Isto pode ser feito através de uma avaliação 360º, em que o empregado recebe feedback de cada membro da equipa ou de outras pessoas com quem tenha trabalhado de perto.
O feedback também pode ser mais qualitativo e direcionado para aspectos que não podem ser medidos pelos KPI, como a rapidez com que o empregado responde às mensagens e outras formas de comunicação, o trabalho em equipa, a motivação e o alinhamento com os valores da empresa.
Mais importante ainda, a revisão trimestral deve ser uma oportunidade para um feedback bidirecional.
Incentive os seus empregados a partilharem as suas opiniões sobre o chefe de equipa/relatório direto, colegas, clientes, carga de trabalho e desenvolvimento profissional. Pode consultar diferentes áreas de desenvolvimento dos trabalhadores para se inspirar sobre o que deve ser abordado.
Um conceito semelhante, mais facilitador, que está a ganhar popularidade é o feedforward. O feedforward centra-se no potencial futuro e não no desempenho passado. É dado no momento em que surge a oportunidade.
Em vez da mentalidade de divisão "nós contra eles", promove a colaboração e a resolução colectiva de quaisquer problemas.
Consulte o nosso guia para descobrir mais métodos e técnicas de feedback.
5. Identificar oportunidades de desenvolvimento profissional
Mencionámos anteriormente que o reconhecimento é um fator crítico na motivação dos trabalhadores. Outro fator-chave é o crescimento. Os colaboradores já não se contentam apenas com um salário - querem ver um percurso profissional claro dentro da empresa.
Durante a revisão trimestral, pode discutir as ambições, os sonhos e a satisfação do trabalhador com o seu desenvolvimento profissional. Além disso, verifique quais os recursos ou a formação de que necessita para atingir o nível seguinte.
Os objectivos de desenvolvimento podem dar um propósito e uma direção para o desenvolvimento da carreira. É como pesquisar o destino antes de fazer uma viagem de carro.
Os objectivos de desenvolvimento diferem dos objectivos de desempenho porque o seu destino é um determinado posto de trabalho ou competências específicas. O destino dos objectivos de desempenho é o aumento dos lucros.
6. Colocar questões estratégicas e promover um diálogo aberto
A qualidade das respostas que obtém dos seus empregados é diretamente proporcional à qualidade das perguntas que coloca.
Dicas de bónus: Pratique a escuta ativa, reflectindo para o empregado o que ele acabou de dizer. Aprofunde-se quando sentir que há mais sob a superfície.
Quando fazemos perguntas mais profundas, muitas vezes, a primeira resposta é automática e é o que estamos habituados a responder. Perguntar: "Pode explicar melhor?" ou "Há mais alguma coisa?" permite-nos chegar a esses momentos de "aha".
Para se inspirar na escolha das perguntas estratégicas certas, consulte a nossa coleção com curadoria de mais de 70 perguntas a fazer durante uma avaliação de desempenho.
Por fim, deixe espaço para um diálogo aberto se houver algo mais que o empregado tenha em mente. Mesmo que tenha pedido feedback anteriormente - algumas pessoas demoram algum tempo a aquecer ou podem sentir-se mais confortáveis a partilhar abertamente do que a dar feedback sobre uma pessoa ou situação específica.
7. Definição de acções concretas
Neste momento, já verificou o desempenho, trocou feedback, falou sobre desenvolvimento profissional, colocou questões estratégicas e manteve um diálogo aberto. Por último, mas não menos importante, é altura de passar das palavras à ação!
A Dra. Ella Washington, CEO da Ellavate Solutions, afirma: "Quando olho para trás e vejo as melhores e as piores conversas de feedback, sinto que as piores foram aquelas em que eu simplesmente não sabia do que estávamos a falar. Parecia uma palmadinha nas costas, mas eu não sabia bem o que era suposto fazer com esta informação, não só para melhorar como profissional, mas também para conseguir mais nesta organização."
Todos nós já tivemos essas conversas. Evite-as sendo claro e específico sobre o que espera dos seus empregados e até quando. Certifique-se de que documenta o que acordou. Se precisar de dar seguimento a determinados recursos ou ajuda, escreva um lembrete para não se esquecer.
Como se preparar para uma avaliação trimestral do desempenho: 6 Melhores práticas para gestores
Preparar com antecedência
Tanto as chefias como os trabalhadores devem vir preparados para a revisão. Defina as expectativas enviando por correio eletrónico a ordem de trabalhos da reunião com bastante antecedência. Informe os seus empregados sobre o que têm de fazer e partilhe as questões sobre as quais deveriam ter refletido antes.
✍🏻 Saiba como redigir uma avaliação de desempenho no nosso guia pormenorizado.
Promover um ambiente de comunicação aberto
Se tiver de discutir assuntos sensíveis com os quais não se sente à vontade, pratique antes da reunião e pense nas diferentes reacções que pode ter e como lidar com elas com empatia e profissionalismo.
Se parecer que quer fugir, é provável que não consiga obter as respostas profundas que, idealmente, precisam de vir à tona.
Equilibrar o elogio com o feedback construtivo
Como encontrar o equilíbrio correto entre o elogio e o feedback construtivo? Depende do trabalhador que tem à sua frente. Alguns trabalhadores não se importam de receber feedback construtivo. Vêem-no pelo que é: profissional, não pessoal. Outras pessoas podem levar o mesmo feedback para o lado pessoal e ficarem desanimadas.
Uma boa ideia neste último caso é utilizar a abordagem "sanduíche": começar com elogios, partilhar o feedback construtivo e terminar com uma nota positiva. Isto ajuda-o a dar todo o feedback, mas com um cunho emocional mais positivo.
Definir objectivos concretos para o próximo trimestre
A definição de objectivos de desempenho para os trabalhadores é uma ciência em si mesma, mas uma nota rápida é que devem seguir a regra SMART: específicos, mensuráveis, alcançáveis, relevantes e com limite de tempo. Isto evita que as coisas se percam na tradução e inspira o empregado a sair da reunião com entusiasmo, pronto para se empenhar!
Cuidado e evite o enviesamento da atualidade (concentração excessiva nas últimas semanas)
Pode ser fácil cair na armadilha do viés de recência e falar apenas sobre o que aconteceu durante as últimas 2 semanas, ignorando as restantes 10 semanas do período de avaliação.
Ao preparar-se para a avaliação, relembre eventos críticos, prazos importantes ou aquisições de clientes e certifique-se de que sabe qual foi o contributo do funcionário.
Manter a coerência nas revisões
Para criar confiança com os seus empregados, tente não mudar a reunião depois de a ter marcado. Uma avaliação pode ser muito stressante e não é bom cancelar à última da hora.
Além disso, certifique-se de que faz as revisões seguintes em 3, 6, 9 e 12 meses, e assim por diante - mesmo que esteja num período agitado. Lembre-se de como o feedback frequente é crucial para a satisfação dos funcionários e, consequentemente, para o futuro da sua empresa!
Para mais dicas práticas de gestão, consulte as nossas melhores práticas de avaliação de desempenho.
Modelo gratuito de avaliação de desempenho trimestral
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Inclui:
- Passos claros para as fases de pré, durante e pós-revisão.
- Espaços para comentários pormenorizados, abrangendo as realizações, as áreas a melhorar e o desempenho geral.
- Secção de definição de objectivos baseada nos princípios SMART para maior clareza e exequibilidade.
- Segmento dedicado ao feedback dos trabalhadores, garantindo que a sua voz é ouvida e valorizada.
- Orientações para oportunidades concretas de aprendizagem e desenvolvimento.
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Tem uma avaliação anual a aproximar-se ou quer saber o que incluir numa avaliação 360º? Temos uma biblioteca de modelos de avaliação de desempenho aqui!
Como efetuar uma avaliação trimestral do desempenho individual
O termo "avaliação do desempenho" pode, por vezes, parecer assustador. Uma avaliação bem sucedida não tem necessariamente de ser formal!
Muito pelo contrário - uma abordagem mais descontraída pode deixar os seus empregados mais à vontade e encorajá-los a abrir-se.
Opte por um ambiente informal
Afaste-se da sala de reuniões ou do escritório. Realize revisões num ambiente neutro ou mais descontraído, como um café, um parque ou durante um passeio.
Mudar o cenário pode fazer com que a conversa pareça menos uma avaliação e mais uma discussão franca.
Grandes empresas como a Spotify têm regularmente "conversas de café", avaliações informais entre gestores e empregados durante um café.
Veja o nosso estudo de caso sobre a gestão do desempenho dos funcionários do Spotify e a sua filosofia única de pessoas/banda baseada na responsabilidade, agilidade, inovação e desenvolvimento.
Manter uma agenda flexível com o contributo dos trabalhadores
Embora seja importante ter os pontos-chave prontos, seja flexível relativamente ao fluxo da discussão. Deixe que o empregado defina alguns pontos da ordem de trabalhos ou conduza partes da conversa.
A co-titularidade da ordem de trabalhos encorajará o debate e não uma sessão de informação.
Faça perguntas abertas e deixe que os seus colaboradores expressem as suas opiniões sobre os progressos, os desafios e as aspirações.
Adotar um tom de conversa
Ponha de lado o jargão e as formalidades da empresa para ajudar a pôr o empregado à vontade, encorajando um diálogo honesto e bidirecional.
Comece com tópicos não relacionados com o trabalho, discutindo interesses ou passatempos comuns para quebrar o gelo e humanizar a interação.
Confira nossa curadoria das melhores perguntas de check-in para reuniões. Estas ajudarão os gestores a criar ligações mais fortes com as suas equipas.
Dar ênfase ao crescimento e ao desenvolvimento
Enquadre a conversa em torno do desenvolvimento e do percurso profissional do trabalhador e não apenas do seu desempenho anterior.
Discuta as suas paixões, onde se vêem no futuro e como você e a organização podem ajudar. Talvez até comece a esboçar um plano de desenvolvimento de carreira.
Fale sobre oportunidades de aprendizagem e não apenas sobre a conclusão de tarefas ou o sucesso de projectos.
Refletir sobre as vitórias e as derrotas como lições valiosas.
Estabelecer controlos informais regulares
Faça da revisão trimestral parte de um diálogo permanente. Faça check-ins regulares e menos estruturados para acompanhar os progressos sem a pressão de uma revisão formal.
Estas sessões frequentes e informais farão com que a revisão trimestral pareça uma discussão natural e cumulativa, reduzindo a ansiedade e a formalidade.
A Cisco, que é repetidamente eleita como o melhor local para trabalhar, abandonou as revisões anuais, que tinham um carácter retrógrado, em favor de reuniões semanais informais.
Além disso, a meio do ano, realizam debates sobre a carreira, centrados no desenvolvimento profissional.
Saiba mais sobre as avaliações de desempenho dos funcionários na Cisco e os rituais e processos pessoais que impulsionam o elevado desempenho.
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Por esta altura, já deve ter reparado na importância das avaliações trimestrais - e talvez também na sua complexidade. E se existisse um processo de avaliação trimestral do desempenho que fizesse o trabalho difícil por si?
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Eis algumas das funcionalidades que facilitarão as suas revisões trimestrais:
- Ciclos de feedback automatizados: com lembretes e agendamento. Faça a configuração assim que integrar um novo empregado e depois esqueça-a!
- Análises para uma visão holística: com a 9box, a matriz de competências e os perfis de competências a nível individual, de equipa, de departamento e de organização, terá muitas informações para aprofundar as capacidades e o potencial dos seus colaboradores.
- Modelos personalizáveis: com a nossa galeria de modelos criados pelos nossos cientistas da aprendizagem, pode encontrar inspiração e um primeiro rascunho para diversas avaliações (por exemplo, baseadas em competências, com ou sem classificações, com vários avaliadores, anónimas ou não).
- Resumos de feedback automatizados: com os resumos de feedback baseados em IA, pode ajudar os funcionários a compreender vários tipos de feedback de mais avaliadores. Para melhorar ainda mais as coisas, a IA considerará automaticamente todo o feedback para propor áreas de crescimento no painel de crescimento do funcionário!
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❓ FAQs
A revisão trimestral é efectuada de 3 em 3 meses?
Sim, é organizada uma revisão trimestral entre o gestor e o trabalhador de 3 em 3 meses.
Qual é a diferença entre uma revisão trimestral e uma revisão anual?
A diferença mais óbvia é a frequência. Para além disso, as revisões trimestrais não se centram normalmente na remuneração. Podem ser mais informais e dar azo a discussões mais profundas, para as quais as revisões anuais nem sempre têm espaço.