Matriz de competências: O que é e como criar uma (+ Modelos Excel gratuitos)
Pretende aumentar a produtividade da sua equipa, minimizar as lacunas de competências e garantir que todos os membros estão preparados para o sucesso, tudo isto com uma representação visual fácil de utilizar das competências da sua equipa?
Se sim, a utilização de uma matriz de competências na sua organização pode ajudá-lo a atingir esses objectivos.
Este artigo explica o que é uma matriz de competências, a sua importância e como pode criar uma. Também forneceremos exemplos e modelos Excel de matriz de competências gratuitos que pode descarregar.
Descobrirá como evitar erros comuns na criação de matrizes de competências e apresentar-lhe-emos o software de matrizes de competências da Zavvy.
O que é uma matriz de competências?
Uma matriz de competências, normalmente desenvolvida pela equipa de talentos ou por profissionais de recursos humanos (RH), é uma ferramenta utilizada para avaliar as competências e capacidades de um colaborador. Ajuda a identificar o conjunto abrangente de competências, o nível de experiência e a competência geral necessários para um cargo ou projeto.
Na prática, pode ser tão simples como uma tabela bidimensional no Excel:
- Dimensão 1: Pessoas ou departamentos (abaixo: linhas)
- Dimensão 2: Competências (abaixo: colunas)
Se pretende avaliar as competências em grande escala e de forma mais eficaz na sua empresa, utilize um software de matriz de competências para poupar tempo e associar diretamente as competências aos métodos de desenvolvimento.
Porque é que a sua empresa precisa de uma matriz de competências?
Avaliar eficazmente o desempenho dos trabalhadores e formá-los através de iniciativas estratégicas de aprendizagem e desenvolvimento (L&D) pode dar às empresas uma vantagem competitiva e aumentar os lucros.
Concentrar-se no crescimento profissional do seu pessoal também melhora a retenção. De acordo com o relatório 2023 Workplace Learning do LinkedIn, uma das principais razões pelas quais os funcionários se demitem é a falta de oportunidades para aprender e desenvolver novas competências. Por outras palavras, requalificar e melhorar as competências da sua força de trabalho deve ser a sua principal prioridade enquanto profissional de RH, gestor ou executivo de nível C
No entanto, de acordo com a Harvard Business Review, mais formação nem sempre é a solução:
"Não podemos simplesmente enviar os empregados para workshops centrados em qualquer proficiência que esteja na moda no momento e esperar obter resultados. O que é essencial é construir estratégias coerentes baseadas em competências. Temos de pensar seriamente sobre quais as competências específicas que devem ser visadas, quem tem de as aprender e que combinação de educação, experiência e exposição será eficaz para criar as organizações baseadas em competências de que precisamos para enfrentar os desafios do futuro."
Mas como é que se sabe qual é a sua posição? Uma matriz de competências pode facilitar as coisas.
Ajuda a:
- identificar lacunas de competências
- criar planos de desenvolvimento específicos
- atribuir colaboradores aos projectos certos
- contratar as pessoas certas para preencher as lacunas
Em suma, ajudá-lo-á a tomar melhores decisões sobre o desenvolvimento dos trabalhadores, o planeamento das sucessões e a conceção das funções.
Vamos falar mais sobre a importância de uma matriz de competências.
Benefícios da utilização de uma matriz de competências
Ajuda a avaliar eficazmente as competências dos seus empregados
Uma matriz de competências facilita a compreensão das competências dos seus empregados e ajuda as equipas de RH a compreender as lacunas de competências ao nível da empresa e da equipa.
Pode utilizar esta informação para:
- Melhorar o planeamento da força de trabalho
- Melhorar a colaboração e a produtividade da equipa através da existência de competências complementares nas equipas
- Reduzir o risco operacional através de funcionários qualificados em funções críticas
Ajuda na criação de planos de aprendizagem personalizados e eficazes
Muitas equipas de RH não abordam a I&D de forma estratégica. As pessoas podem ter acesso a uma biblioteca de cursos de formação ou a um orçamento de aprendizagem, e é isso. Mas não há precisão, nem orientação para os objectivos.
No entanto, esta abordagem é altamente ineficaz.
Um processo de desenvolvimento de pessoas adequado inclui:
Como é que as matrizes de competências se enquadram no processo global de desenvolvimento das pessoas
Esta abordagem garante que os seus empregados sabem o seguinte:
- o que espera deles num determinado nível de carreira/função
- qual a sua posição em relação às suas expectativas
Pode utilizar as informações acima referidas para desenvolver estrategicamente a sua força de trabalho e reduzir o fosso entre as suas expectativas e as competências dos seus empregados.
O resultado:
- uma redução dos custos de formação
- redução do tempo perdido com formações irrelevantes
- um aumento dos efeitos da formação e, por conseguinte, um melhor desempenho
Alinhar a formação dos empregados com as suas lacunas de competências e interesses pode beneficiar a organização, uma vez que os empregados satisfeitos são mais produtivos e dão o seu melhor quando gostam do seu trabalho. Esta abordagem também pode ajudar os empregados a serem reconhecidos pelas suas competências, aumentando a sua autoestima e níveis de envolvimento.
Ajuda no recrutamento
Uma matriz de competências simplifica o recrutamento ao mapear claramente as competências existentes numa equipa, permitindo a identificação de lacunas de competências. Esta abordagem específica garante que as novas contratações trazem as competências específicas necessárias, promovendo uma equipa equilibrada e de elevado desempenho.
Além disso, ajuda a criar descrições de funções e critérios de avaliação precisos, conduzindo a um processo de contratação mais eficiente e eficaz.
Estudo de caso da matriz de competências: Por exemplo, uma organização contactou a Vahura OnBoard para obter assistência na procura do seu primeiro diretor independente. Para o conseguir, a Vahura OnBoard utilizou um modelo de matriz de competências, que envolveu a análise das necessidades da empresa e a identificação de dez competências essenciais. Destas dez competências, três exigiam uma especialização significativa.
Depois de avaliar vários profissionais, a Vahura OnBoard recomendou um antigo presidente de um organismo regulador com vastos conhecimentos para preencher o cargo.
Ajuda os colaboradores a identificar os seus pontos fortes e fracos
A divulgação dos resultados da avaliação de competências a toda a gente é facultativa, mas pode ter várias vantagens.
Quando os colaboradores comparam objetivamente as suas competências com critérios predefinidos, tomam consciência dos seus pontos fortes e fracos - promovendo a auto-consciência, a responsabilidade pessoal e o desenvolvimento de competências específicas. Isto, por sua vez, beneficia o seu crescimento pessoal e profissional dentro da organização.
Melhora a mobilidade interna e a retenção
A mobilidade interna refere-se à deslocação dos trabalhadores dentro da organização. Ter uma visão geral das diversas competências que os seus empregados possuem dá-lhe uma perspetiva do potencial inexplorado que está adormecido na sua empresa. Uma matriz de competências permite que os gestores e os RH identifiquem lacunas de competências nas equipas e as preencham com outros colegas internos com competências relevantes.
Quando as competências são mapeadas, também se torna mais fácil para os empregados transitarem entre departamentos ou projectos que estejam de acordo com os seus objectivos de carreira.
"A mobilidade interna aumenta a retenção e desenvolve as competências da força de trabalho: Ao fim de dois anos, um funcionário que tenha efectuado uma mudança interna tem mais hipóteses de permanecer na empresa" - Relatório de Aprendizagem no Local de Trabalho 2023 do LinkedIn
Diferentes formas de progressão interna numa empresa
Ajuda no planeamento da sucessão
As empresas podem utilizar uma matriz de competências para identificar os colaboradores que têm potencial para assumir funções críticas como parte da sua progressão na carreira. Isto ajuda a garantir uma transição sem problemas quando o pessoal-chave sai e motiva os empregados ao fornecer um roteiro claro de progressão na carreira para o crescimento dentro da organização.
Como criar uma matriz de competências para os seus empregados
1. Identificar as competências para avaliar
Pode fazê-lo analisando as competências necessárias para as diferentes funções dentro da equipa ou do departamento. Ao identificar as competências a avaliar, considere as competências essenciais que são cruciais para o sucesso numa determinada função e as competências adicionais que seria bom ter.
Por exemplo, um gestor de marketing de conteúdos deve dominar a estratégia de marketing de conteúdos, a redação e os fundamentos de SEO. No entanto, seria bom se também soubesse fazer design gráfico básico e edição de vídeo
Um bom ponto de partida para determinar quais as competências a avaliar é o quadro de carreiras da sua empresa: uma definição escrita das competências essenciais de cada função - incluindo:
- competências transversais (comunicação, inteligência emocional, etc.)
- competências técnicas ou específicas do seu trabalho (análise da Web, Javascript, etc.)
- valores (ou seja, como a pessoa encarna esse valor)
Algumas empresas mantêm a simplicidade com um modelo genérico para todos. Em contrapartida, outras têm percursos de progressão detalhados para cada função e nível. Leia o nosso guia detalhado sobre a criação de quadros de progressão na carreira se não tiver um na sua organização.
Está à procura de um exemplo?
Um modelo genérico facilitará mais tarde as comparações a nível da empresa relativamente a competências específicas. Os modelos altamente especificados, que são únicos para cada função, são óptimos, mas não incluem as competências essenciais que se pretende ver em todas as pessoas.
A nossa dica: Uma mistura dos elementos acima referidos. Mantenha algumas competências que são as mesmas para toda a gente na organização e inclua algumas que são mais técnicas.
2. Avalie as competências e os interesses dos seus empregados
Os métodos utilizados pelos empregadores para avaliar o nível de competências da sua força de trabalho variam consoante as organizações.
Algumas formas comuns de classificar e categorizar as competências dos trabalhadores são
- ⬇️ Os gestores ou as chefias directas dão feedback(feedback descendente)
- ️ Pedir aos empregados que declarem as suas competências, interesses e nível de proficiência em cada um deles(auto-avaliação)
- ↔️ Os colegas avaliam-se uns aos outros de forma anónima(Peer feedback)
- ⬆️ Os subordinados directos classificam os seus gestores(feedback ascendente)
- Todas as anteriores(feedback 360)
- ✏️ Avaliações graduadas.
- 🪪 Certificações.(Biblioteca de formação externa)
Se está à procura da forma correcta de criar níveis individuais, a nossa matriz de competências gratuita será exatamente o que precisa:
Normalmente, recomendamos cinco níveis, que vão do básico ao avançado.
2.5 Não esquecer a calibragem
É um facto conhecido que todas as pessoas têm certos preconceitos e tendências para classificar as pessoas mais ou menos bem. Estes preconceitos podem prejudicar o empenho, a retenção e os objectivos comerciais dos trabalhadores.
A calibração da avaliação do desempenho aborda esta questão estabelecendo padrões de classificação claros para que todos os avaliadores tenham um conjunto uniforme de directrizes a seguir quando avaliam o trabalho de alguém. Implica reunir todos os indivíduos que dão feedback sobre a avaliação para discutir e compreender como aplicar cada classificação à pessoa que está a ser avaliada.
Ao fazê-lo, o feedback da avaliação pode tornar-se mais consistente, justo e fiável.
Pretende saber mais sobre a calibração? Leia o nosso guia de calibração da análise de desempenho
3. Juntar os dados numa tabela ou numa matriz
Uma das formas mais comuns de criar uma matriz de competências é através do Excel. Siga os passos abaixo para criar uma matriz de competências num documento Excel.
- Crie uma tabela ou matriz com as competências listadas na primeira coluna e dê-lhe o nome de "Competências".
- Escreva os nomes dos membros da equipa horizontalmente na coluna "Nome".
- Crie as colunas "Especialização" e "Interesse" em Nome.
- Acrescentar os dados sobre conhecimentos e nível de interesse recolhidos anteriormente.
Deste modo, terá uma visão geral das capacidades e do nível de competências de cada trabalhador. Classifique as competências em categorias com base na sua contribuição para a realização prática do projeto.
Tal como Dennis, do PMI, refere correctamente, a matriz de competências também pode ser representada através de ideogramas para comunicação visual, por exemplo, harvey balls.
4. Identificar os trabalhadores com as competências correctas
Considere as competências necessárias para cada função e identifique os trabalhadores com essas competências. Os trabalhadores com competências específicas podem também utilizar esta informação para identificar lacunas de competências e colmatá-las.
Ao fazê-lo, os profissionais de RH terão uma visão geral das competências e da proficiência de cada empregado. Classifique as competências em categorias com base na sua contribuição para a realização prática do projeto.
5. Utilizar a matriz de competências para identificar as necessidades de formação e atribuir tarefas
Crie programas de formação e desenvolvimento que ajudem os empregados a melhorar as suas competências. Se houver competências que algum funcionário não possua actualmente, considere a possibilidade de contratar um formador para ministrar um workshop.
Isto ajudará os empregados a desenvolver as competências necessárias para serem bem sucedidos nas suas funções e projectos.
Veja o nosso estudo de caso sobre formação e desenvolvimento de funcionários na Cisco.
Modelos e exemplos de matrizes de competências
Exemplo 1 - Matriz de competências básicas para equipas mais pequenas
Eis um exemplo de uma matriz de competências que combina conhecimentos especializados E interesses, algo que pode querer fazer - mas também algo que pode tornar as coisas muito mais complexas à escala.
Estes números representam:
Exemplo 2 - Matriz de competências avançadas para organizações
Se gosta de informações baseadas em dados, vai gostar deste modelo.
É adequado para organizações de maior dimensão que pretendam compreender quais as competências da sua força de trabalho e quais as competências a que devem dar prioridade na formação.
Para evitar uma complexidade excessiva, este segundo exemplo não contém atualmente "interesses" - mas pode certamente acrescentá-lo à sua tabela.
O que é particularmente útil nesta ferramenta é o facto de compor automaticamente uma lista de competências "bottom 3" - aquelas em que se deve concentrar para melhorar:
Pode descarregar e modificar estes dois modelos de matriz de competências aqui.
Matriz de competências
Para o ajudar com o quadro de carreira, criámos também uma matriz de competências para complementar a matriz de aptidões.
O nosso modelo contém:
- 36 Competências do colaborador individual: 5 níveis de domínio - básico, intermédio, avançado, proficiente, perito.
- 💪 Mais de 200 indicadores e métricas comportamentais de desempenho: Dê aos membros da sua equipa uma compreensão clara do que é necessário para progredir nas suas carreiras
- Mais de 100 sugestões de actividades de desenvolvimento: Para que possa desenvolver as competências dos seus colaboradores com passos claros e accionáveis para gestores e colaboradores seguirem.
Quer acelerar os seus processos de RH? ️ Consulte os nossos modelos sobre desenvolvimento dos trabalhadores, formação, feedback e desempenho, e muito mais aqui.
Melhores práticas a seguir na construção de uma matriz de competências
Se criar corretamente a sua matriz de competências, pode tornar o seu processo de contratação mais fácil e eficaz.
Eis algumas boas práticas da matriz de competências que pode seguir para tirar o máximo partido dela:
- Não crie uma matriz de competências sem primeiro avaliar as competências necessárias para um projeto ou função bem sucedidos, o que garantirá que a sua abordagem é completa - tendo em conta as perspectivas do trabalhador e da empresa.
- Certifique-se de que inclui todas as competências essenciais necessárias para cada função.
- Lembre-se da importância da calibração; procure obter dados válidos em vez de se basear em estimativas arbitrárias.
- Alinhar as competências com os membros da equipa e as funções com precisão para manter a precisão da matriz.
- Não pare depois da criação. A sua matriz é apenas o começo. Agora é hora de colocar os novos conhecimentos em ação e melhorar o L&D para sempre.
Como é que o software de matriz de competências ajuda
O nosso modelo e as instruções acima são, sem dúvida, úteis, mas a sua aplicação pode exigir muito tempo e esforço:
- Obter contributos de todas as partes interessadas e equipas
- Garantir que os dados são válidos e fiáveis
- Preocupar-se constantemente com a possibilidade de estragar acidentalmente qualquer coisa no Excel
- Manter a matriz actualizada
É aqui que o nosso Zavvy entra em ação, tornando a sua vida mais fácil do que nunca.
Exemplo do software de matriz de competências Zavvy(um mapa de calor dos resultados do feedback)
O software de automatização de RH e de matriz de competências da Zavvy ajuda-o a
- Obter dados válidos e imparciais através de feedback 360
- Envolver automaticamente todas as partes interessadas - não é necessário lembrar ninguém
- Calibrar os seus dados
- Apresente-o como um mapa de calor para obter a visualização da matriz de competências
- Mantenha-o automaticamente atualizado juntamente com os seus ciclos regulares de feedback(avaliação de desempenho, etc.)
A melhor parte?
Não termina com uma matriz. Outras análises, como as grelhas de 9 caixas, também estão à distância de um clique!
A avaliação das competências é apenas o primeiro passo. A nossa ferramenta também ajuda os seus colaboradores a desenvolver as competências correctas e a encontrar os melhores programas de formação disponíveis. Com enquadramentos de carreira claros e uma progressão justa, o nosso software de trajetória de carreira proporciona percursos claros para todos.
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❓ FAQs
Qual é o objetivo de uma matriz de competências?
O principal objetivo de uma matriz de competências é fornecer uma representação visual das aptidões e competências disponíveis numa equipa ou organização. Ajuda a identificar lacunas de competências, facilitando o desenvolvimento direcionado dos empregados e assegurando a atribuição correcta de recursos para um desempenho ótimo e um crescimento estratégico. Ao fazê-lo, aumenta a eficiência e a eficácia globais do planeamento da força de trabalho e da gestão de talentos.
Qual é a diferença entre uma matriz de aptidões e uma matriz de competências?
Uma matriz de aptidões e uma matriz de competências são semelhantes na medida em que ambas têm como objetivo fornecer uma visão estruturada das aptidões e competências de uma organização.
No entanto, a diferença está realmente na perspetiva: uma matriz de competências centra-se nas capacidades ou tarefas específicas que um trabalhador possui, enquanto uma matriz de competências se centra nas competências ou capacidades necessárias para uma função.
De certa forma, a primeira diz respeito ao estado atual de um trabalhador, enquanto a segunda define o conjunto ideal de competências de uma pessoa numa determinada função.
Como é que as matrizes de aptidões e os modelos de competências se conjugam?
As matrizes de aptidões e os modelos de competências complementam-se mutuamente. Enquanto uma matriz de competências fornece uma análise detalhada das competências específicas necessárias para uma função, um modelo de competências fornece uma visão mais holística das competências e capacidades mais amplas necessárias para ter sucesso nessa função. Ao utilizar ambos, pode criar uma compreensão mais abrangente do que é necessário para se destacar numa determinada função.
O que é uma matriz de competências para a contratação?
Uma matriz de competências para contratação é uma ferramenta que pode ser utilizada para avaliar as competências e qualificações dos candidatos a emprego. Ao criar uma matriz que descreve as competências e tarefas específicas necessárias para uma determinada função, pode comparar a experiência e as capacidades de cada candidato para determinar quem é o mais adequado para o cargo.
Qual é o próximo passo depois de ter uma matriz de competências?
O passo seguinte é utilizá-la para informar a tomada de decisões. Isto pode significar utilizar a matriz para identificar lacunas no conjunto de competências da sua equipa e criar planos de desenvolvimento para colmatar essas lacunas. Em alternativa, utilize a matriz para avaliar candidatos a emprego ou para determinar quais os membros da equipa mais adequados para trabalhar num determinado projeto.
Como é que o software de matriz de competências ajuda?
O software de matriz de competências pode ajudar a simplificar a criação e manutenção de uma matriz de competências. Ao utilizar software para automatizar o processo, pode poupar tempo e reduzir o risco de erros. Além disso, muitas soluções de software de matriz de competências oferecem funcionalidades avançadas de relatório e análise que podem ajudá-lo a obter informações sobre as competências da sua equipa e a identificar áreas a melhorar.