Guia de Calibração da Avaliação do Desempenho: Como efectuar avaliações mais justas
Se alguma vez assistiu a um reality show de talentos como o X Factor ou o Dancing With the Stars, está familiarizado com a mistura de personalidades que compõem o painel de jurados. Há sempre alguém amigável, alguém divertido, alguém sério e alguém que dá pontuações mais duras do que os seus co-juízes, porque isso faz com que a televisão seja óptima.
Mas passando da indústria do entretenimento para o mundo dos negócios, é esta variedade de personalidades e comportamentos imprevisíveis que tornam as avaliações de desempenho num campo de jogo desigual.
Imagine o impacto que teria se metade da sua equipa recebesse a avaliação anual de um chefe optimista e encorajador que atribuísse notas generosas ao seu desempenho.
Mas a outra metade recebe a sua avaliação do equivalente administrativo do Sr. Nasty da televisão.
No papel, parece que este segundo grupo não atingiu o objectivo - e podem esperar classificações menos impressionantes, aumentos salariais mais baixos e menos hipóteses de promoção.
É aí que entra a calibração da avaliação do desempenho.
Afinal, de que serve um sistema de avaliação do desempenho que depende da personalidade dos seus gestores?
O processo de avaliação deve ser normalizado, justo e fácil de seguir!
Este artigo apresenta sete práticas recomendadas para a calibração da avaliação do desempenho da sua empresa, de modo a garantir que as avaliações são eficazes e imparciais.
⚖️ O que é a calibração da avaliação do desempenho?
A calibração da avaliação do desempenho é um processo que se centra nos padrões de classificação, para que os avaliadores tenham um conjunto uniforme de directrizes a seguir quando avaliam o trabalho de alguém.
Qualquer pessoa que dê feedback sobre uma avaliação deve reunir-se para discutir e compreender como aplicar cada classificação a um avaliado.
A calibração deve determinar o seguinte:
- Como avaliar de forma justa o trabalho anterior num período de teste definido. Este período deve ser o mesmo para todos (por exemplo, um ano, seis meses, etc.)
- Como avaliar os trabalhadores que desempenham funções ou níveis de funções semelhantes - a avaliação deve abranger as mesmas categorias e competências para todos.
- O sistema de pontuação da revisão, incluindo critérios de desempenho específicos para cada nota/classificação.
🫱🫲 Como é o processo das reuniões de calibração do desempenho?
As reuniões de calibração da avaliação do desempenho ocorrem normalmente no final do ciclo de avaliação.
Um ciclo de desempenho tem normalmente seis fases principais:
- Defina as suas expectativas: esclareça o que cada avaliado deve alcançar para obter uma determinada classificação.
- Prepare a sua avaliação do desempenho: Decida quem estará envolvido no fornecimento de feedback. Pode incorporar feedback ascendente, descendente e dos pares num ciclo de avaliação de 360 graus.
- Reveja as suas perguntas e a escala de classificação: esta fase importante centra-se na entrada da avaliação e não na saída. Verifique a linguagem utilizada nas suas perguntas para garantir que não há preconceitos. Os seres humanos têm de lidar com 188 preconceitos implícitos e a consciência desse facto impede-nos de fazer perguntas que conduzam a resultados.
- Efetuar verificações de calibração: utilizar as melhores práticas (ver abaixo) para analisar a sua lista.
- Realizar uma reunião de calibração: para discutir os resultados com os chefes de RH e os colegas revisores. Os avaliadores poderão ter de ajustar as suas pontuações ou comentários.
- Feedback e revisão: nesta fase final, entregará o feedback (com as revisões necessárias) aos seus revisores.
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Quem deve participar no processo de calibração da avaliação do desempenho?
Criar um comité de calibração da avaliação do desempenho.
Deve incluir:
- Supervisores e gestores que são responsáveis por dar feedback aos empregados.
- Líder executivo da unidade de negócio específica cujo desempenho está a ser analisado, que pode clarificar os objectivos da unidade e detém os dados críticos para medir o desempenho.
- Líderes de RH que supervisionarão todo o processo de calibração.
Esta combinação de pessoas reúne-se para rever as classificações dos trabalhadores, definir o que as classificações representam numa escala precisa de avaliação do desempenho e justificar a classificação atribuída a cada pessoa.
Sugestão: Para minimizar a possibilidade de enviesamento na gestão do desempenho, o seu comité de calibração deve incluir pessoas de diversas origens e experiências culturais.
🏆 4 Razões convincentes para utilizar a calibração da gestão do desempenho
É difícil para as empresas admitir que o seu sistema de avaliação do desempenho precisa de ser calibrado.
Não podemos permitir que os líderes avaliem o desempenho individual dos seus empregados e lhes dêem o benefício da dúvida de que estão a gerir bem a situação?
Se o fizer, perderá os seguintes quatro benefícios da calibração da gestão do desempenho!
Gerar classificações de desempenho consistentes
Imagine o seguinte: Quando um hospital abre uma caixa de termómetros, o pessoal médico tem de saber que cada dispositivo está calibrado para medir a temperatura de forma consistente. Pretendem instrumentos que analisem com precisão a temperatura central de um doente para poderem diagnosticar o seu estado e elaborar um plano de tratamento com base nas suas estatísticas vitais actuais.
Um termómetro defeituoso que meça a temperatura muito abaixo ou acima das nossas escalas padrão Celsius ou Fahrenheit pode resultar na perda de oportunidades de prescrição de tratamento, com resultados potencialmente graves.
O conceito de calibração na gestão do desempenho funciona da mesma forma. Trata-se de consistência e igualdade.
Quando os seus avaliadores seguem um conjunto rigoroso de normas, tem a segurança de saber que pode confiar nas suas classificações de desempenho.
Sabe que cada empregado recebeu uma avaliação justa sem o risco de números invulgares aparecerem nos seus números.
Definir requisitos para os empregados atingirem classificações de desempenho elevado
Quando se está a ter essa conversa sobre o desempenho dos trabalhadores, a calibração fornece uma estrutura irrefutável para os trabalhadores trabalharem no seu percurso de desenvolvimento de carreira.
Digamos que um colaborador individual obtém um medíocre 6 em 10 em termos de comunicação. Ele saberá exactamente por que razão obteve essa pontuação e o que pode fazer para obter um 8 ou 9 em 10 da próxima vez.
Também se sentirão seguros de que os seus colegas que têm igualmente dificuldades de comunicação não receberão notas mais altas do que eles neste domínio.
Melhorar a reputação da sua avaliação de desempenho
As avaliações dos trabalhadores nem sempre tiveram uma boa reputação.
Um estudo da Gallup revela que apenas 29% dos trabalhadores consideram que as suas avaliações de desempenho são justas.
E apenas 26% confirmam que são exactos.
Mas isso muda quando a sua força de trabalho sabe que está a fazer tudo o que é possível para tornar a gestão do desempenho justa.
Um estudo da McKinsey confirma que 60% dos empregados que acreditam que o processo de desempenho da sua empresa é justo também acreditam que é eficaz!
Quando os seus empregados aceitam o seu sistema de gestão do desempenho calibrado, pode esperar que a sua produtividade e nível de desempenho aumentem.
A prova?
As nossas estatísticas de feedback dos trabalhadores revelam que 65% dos trabalhadores afirmam que trabalhariam mais se os seus gestores reconhecessem activamente os seus esforços através de feedback.
Reduzir o enviesamento dos avaliadores para obter avaliações justas
Todos os avaliadores trazem para a mesa o seu conjunto de preconceitos. Mesmo com as melhores intenções, todos nós temos preconceitos inconscientes que afectam a nossa capacidade de fazer avaliações justas.
Brooks Scott, Executive Coach e Director Executivo da Merging Path, explica:
"Por mais profissionais, experientes e auto-conscientes que possamos pensar que somos, é impossível eliminar a parcialidade dos sistemas criados ou implementados por humanos. Não tente eliminar; tente atenuar.
Dica: Designe uma pessoa para a sessão de calibração da avaliação do desempenho cuja única função seja assinalar palavras, frases e sentimentos susceptíveis de interpretação. Embora muitas formas de parcialidade no local de trabalho sejam inconscientes, não é necessário ser um especialista em parcialidade para medir a subjectividade em relação à objectividade.
Se um avaliador fizer uma observação sobre o desempenho de um indivíduo que não seja colectivamente accionável, específica e mensurável, é provável que tenha origem na sua parcialidade e, portanto, não deve ser utilizada a favor ou contra alguém."
Não podemos eliminar todos os nossos preconceitos - eles são uma resposta cognitiva natural. Mas podemos tomar medidas para os minimizar.
O primeiro passo é estar ciente de alguns preconceitos comuns e, em seguida, utilizar a fase de calibração para verificar se eles se infiltraram nas suas análises.
- Viés de recenticidade: quando os avaliadores se lembram dos acontecimentos mais recentes e se esquecem do projecto fantástico que o avaliador concluiu há seis meses!
- Enviesamento de primazia: quando a primeira impressão de um gestor sobre um avaliado domina a sua avaliação.
- O enviesamento pela distância acontece quando os gestores favorecem os trabalhadores mais próximos em detrimento dos mais afastados. Este preconceito é predominante em ambientes de trabalho remotos e híbridos.
- Viés de semelhança: as ligações fazem parte do negócio, mas quando os gestores favorecem os empregados que consideram semelhantes a eles (em termos de passatempos, antecedentes ou crenças), isso pode afectar a variabilidade das classificações de desempenho.
- Enviesamento de clemência: os gestores podem simpatizar com os empregados que claramente se esforçam mas não conseguem atingir a classificação. Podem atribuir uma pontuação de desempenho generosa como ferramenta motivacional, o que é injusto para outros funcionários que os ultrapassaram.
🧰 7 Melhores práticas de calibração da avaliação do desempenho
Siga os seguintes passos para conduzir uma estratégia de calibração vencedora.
1. Reunir-se para sessões de calibração
Terá de se reunir mais do que uma vez para obter os melhores resultados das suas sessões de calibração, especialmente quando está a lançar a sua estratégia de gestão do desempenho renovada.
Reúna o seu comité de calibração após as suas avaliações de desempenho. Discutirá os dados da sua avaliação a um nível elevado para lhe dar uma ideia do desempenho geral da sua equipa.
Mas esteja também preparado para analisar as avaliações de desempenho individuais ou uma amostra representativa para garantir que as suas pontuações são justas e isentas de preconceitos.
2. Planear a estratégia da sessão de calibração
Discuta a ordem de trabalhos da sua verificação de calibração e o que espera obter com ela.
Por exemplo, o enviesamento da clemência pode ter sido problemático num ciclo de desempenho anterior. Assim, a sua sessão de calibração pode centrar-se na identificação de outras instâncias deste enviesamento inconsciente, assegurando que não foi substituído pelo enviesamento de centralidade (quando os gestores tendem a classificar os seus colaboradores a meio da escala).
Seja claro quanto aos objectivos da sua sessão de calibração e utilize-os para criar um padrão claro para a empresa.
3. Seleccionar uma escala
Determine a escala de desempenho com que pretende trabalhar.
Por exemplo, pode escolher uma escala de 3 pontos, como por exemplo
- 1=o trabalhador não corresponde às expectativas
- 2=funcionário corresponde às expectativas
- 3=o trabalhador excede as expectativas
No entanto, as escalas mais curtas carecem de nuances, pelo que pode ser mais confortável seleccionar uma escala de 5 pontos ou até 10 pontos, se preferir a amplitude adicional.
4. Esclarecer cada classificação
Certifique-se de que fornece uma redacção precisa para cada valor numérico, qualquer que seja a escala escolhida.
Evite utilizar uma linguagem vaga como "médio", "concordo" ou "bom", que são de certa forma susceptíveis de interpretação.
Além disso, evite palavras emotivas que possam dar origem a interpretações subjectivas.
Fornecer documentação para orientar os avaliadores na escolha da classificação correcta para a avaliação do colaborador.
Exemplo: para obter um nível 5, o colaborador tem de atingir X, Y e Z dentro do calendário do ciclo de avaliação do desempenho e tem de poder apresentar provas. As provas podem incluir números de vendas, pontuações de serviço ao cliente ou uma certificação.
5. Mapear a distribuição das pontuações de desempenho
Durante a sua reunião de calibração, deve envolver os gestores e líderes na estimativa da distribuição da classificação das pontuações de desempenho. Especificamente, quantos elementos da sua equipa esperam ter um desempenho nas categorias alta, média e baixa?
Alguns modelos de distribuição a seguir incluem:
- Curva em forma de sino: distribuição normal em que o topo do sino se refere à média, à mediana e à moda dos resultados, enquanto cada curva inclinada se refere aos valores mais afastados.
- Quota: quando os gestores têm de atribuir um volume específico de uma classificação em função do número de trabalhadores que estão a avaliar.
- Clemência: mais próximo de uma distribuição mais positiva.
Quando a calibração funciona de forma eficaz, a maioria das pontuações deve ser distribuída uniformemente pelo meio-termo, com algumas pontuações nas categorias alta e baixa. Se este não for o caso da sua força de trabalho, este é um indicador crítico de que é altura de recalibrar.
6. Manter conversas 1:1 com os gestores
Parte de qualquer verificação de calibração deve ser a realização de uma reunião presencial com os gestores individuais para discutir a razão pela qual atribuíram determinadas pontuações.
O objectivo é verificar se os seus gestores estão de acordo com as normas de desempenho e, sobretudo, eliminar qualquer preconceito que possam ter.
Se reparar que o Gestor A atribui pontuações de desempenho mais elevadas aos trabalhadores do escritório do que às trabalhadoras remotas, essa é uma conversa crucial a ter!
Nas empresas de maior dimensão, onde é demasiado moroso realizar reuniões individuais com os gestores, a alternativa é confiar nos membros do seu comité de calibração para dar feedback relevante aos respectivos gestores.
7. Ajustar as classificações de desempenho dos empregados
Se a sua calibração detectar quaisquer inconsistências ou algo que possa ser interpretado como parcialidade, pode fazer os ajustes necessários para aumentar o sentimento de justiça. Documente sempre as alterações efectuadas e as razões para as fazer.
Lembre-se: a calibração da avaliação fornece informações valiosas sobre o funcionamento do seu sistema de gestão do desempenho. Aprenda com elas para melhorar o processo em ciclos futuros!
Dois modelos práticos que pode utilizar
Para tornar todo este processo um pouco mais concreto e tangível para si, criámos 2 modelos que pode utilizar de imediato.
1) Folha de cálculo de calibração
Utilize esta folha de cálculo para introduzir os seus dados por pessoa antes e depois da calibração. Obtenha automaticamente uma curva de sino e estatísticas úteis por departamento.
2) Guia e lista de controlo da reunião de calibração
Utilize este modelo para orientar as suas reuniões de calibração de modo a executar um processo mais estruturado e completo.
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❓ FAQs
Veja as nossas respostas às perguntas mais comuns sobre a calibração da avaliação do desempenho.
Porquê calibrar as classificações da avaliação do desempenho?
A calibração da avaliação de desempenho normaliza todo o processo para tornar as avaliações justas para todos os empregados da sua empresa.
Além disso, a calibração reduz a subjectividade ao produzir dados objectivos para trabalhar.
O que acontece numa reunião de calibração do desempenho?
Uma reunião de calibração verifica principalmente as incoerências nas suas avaliações de desempenho.
Um comité de calibração começa por criar e depois segue um conjunto rigoroso de normas de avaliação do desempenho. O objectivo é ser transparente e reduzir a parcialidade no processo de avaliação.
Dependendo da dimensão da sua organização, pode optar por analisar todas as avaliações de desempenho ou seleccionar uma amostra representativa.
Lembre-se: divida o tempo inteiro, o tempo parcial e os estagiários em grupos separados.
Quando existem inconsistências, tal sugere que o processo de revisão foi influenciado por preconceitos ou que o revisor é inexperiente e está ainda a completar o seu período de formação.
De qualquer modo, o comité de calibração trabalhará com os gestores para resolver estes problemas e ajustar as classificações em conformidade, de modo a nivelar as condições de concorrência.
Quais são as melhores classificações para os melhores desempenhos?
Não existem critérios definidos para as classificações de desempenho máximo.
Cabe ao seu comité de calibração definir as pontuações de que os seus colaboradores necessitam para terem um desempenho de topo. Depois disso, tudo se resume a etiquetar cada valor numérico da sua escala de classificação e, em seguida, comunicar claramente esses valores aos seus colaboradores e aos gestores que os avaliam.
Quem é responsável pela calibração?
É criado um comité de calibração expressamente para este processo. Embora possa convidar qualquer pessoa a fazer parte do comité, normalmente, esta função é mais adequada para gestores de nível superior envolvidos em avaliações de desempenho, líderes executivos da unidade de negócio e chefes de equipas de pessoal.