HR's complete gids voor interne interviews
Als HR-professional is interviewen van vitaal belang voor het selecteren van kandidaten van hoge kwaliteit. Wanneer de meeste mensen denken aan een sollicitatiegesprek, denken ze aan een gesprek met een vreemde om te beslissen of ze bij het bedrijf passen.
Interne interviews zijn een vergelijkbare maar aparte praktijk, met veel van dezelfde vaardigheden, maar met iets andere uitdagingen.
Sommigen zouden zelfs kunnen aanvoeren dat intern interviewen een meer cruciale en verfijnde vaardigheid is voor groeiende bedrijven.
In dit artikel gaan we dieper in op wat een intern interview is, waarom het belangrijk is, en leggen we uit hoe je er een effectief kunt voeren.
Het voeren van een intern interview vereist meer dan alleen een lijst met vragen. Dit is een onderdeel van een uitgebreider proces voor het behouden, opleiden en stimuleren van kwaliteitsmedewerkers zodat zij met het bedrijf kunnen meegroeien.
Wat is een intern interview?
Een intern interview is een gesprek tussen een huidige werknemer en een manager of HR-professional. Het verschilt van een extern interview dat gericht is op een potentiële werknemer die nog niet aan het bedrijf verbonden is.
Interne bevorderingsgesprekken vinden vaak plaats wanneer men overweegt van functie te veranderen of van binnenuit te bevorderen, maar dat is niet het enige gebruik ervan. Een personeelsbeoordeling is een ander voorbeeld van een intern gesprek, waarin u prestaties, tevredenheid en feedback met huidige werknemers bespreekt.
Zelfs als er geen functie beschikbaar is, zijn interne gesprekken belangrijk om de tevredenheid van werknemers te meten, waardevolle feedback over het bedrijf te verzamelen en werknemers het gevoel te geven dat ze gewaardeerd en erkend worden voor hun rol in de organisatie.
Tip: Interne gesprekken mogen geen stress veroorzaken. Afhankelijk van de situatie kan een formele vergadering of een informeel gesprek gepast zijn.
Interne interviews en loopbaantraject
Te vaak verliezen bedrijven het belang van een hernieuwde band met hun werknemers uit het oog. Het is druk, alles loopt gesmeerd en de werknemers kennen hun dagelijkse taken en rollen.
Dus waarom zou je mensen van hun werk weghouden?
Zonder één-op-één interactie en erkenning zullen sommige werknemers zich voelen als radertjes in het wiel: Ze klokken in, doen hun dagelijkse taken, klokken uit en beginnen de volgende dag weer opnieuw.
Deze monotonie kan voor sommigen onaangenaam worden, en het bedriegerssyndroom begint. Ze denken misschien dat ze meer zouden moeten doen of dat ze gemakkelijk kunnen worden vervangen en niet waardevol zijn voor het bedrijf.
Tip: Een eenvoudige check-in kan werknemers geruststellen over hun werk en hen laten weten dat er een plan is naast de taken van de volgende dag.
Tip: Zorg voor voldoende bijscholingsmogelijkheden voor uw werknemers. Het is een uitstekende strategie om werknemers te behouden.
Interne gesprekken zijn een uitstekende gelegenheid om te praten over loopbaanontwikkeling. Veel werknemers willen graag groeien en slagen in hun bedrijf, vooral nadat ze zijn aangenomen of gepromoveerd. Door een plan op te stellen voor hun promotie krijgen ze mijlpalen om zich op te richten en naar uit te kijken, wat de dagelijkse eentonigheid doorbreekt.
Behoud van carrièremobiliteit
Loopbaanmobiliteit hoeft ook niet te gaan over verticale promotie en leiderschapsposities.
Interne sollicitatiegesprekken zijn essentieel voor het herkennen van de wens van een werknemer om een horizontale stap te zetten of iets nieuws te proberen. U kunt meer te weten komen over de sterke punten en wensen van een werknemer, zodat u de rol kunt vinden die het best bij zijn of haar capaciteiten in het bedrijf past.
Een gelukkige werknemer is een productieve werknemer.
De juiste steun en communicatie van het management zijn essentieel om gelukkige en succesvolle werknemers te koesteren en hun vaardigheden en talent optimaal te benutten.
Tip: Zorg voor een inwerkproces om de prestaties van werknemers in hun nieuwe functie te ondersteunen.
Waarom interne kandidaten interviewen?
Bij gesprekken en het aanwervingsproces denken velen onmiddellijk aan externe gesprekken. Hoewel dit noodzakelijk en waardevol is voor elk gezond bedrijf, heeft het veel voordelen om zich eerst op interne kandidaten te richten.
Promotie van binnenuit biedt verschillende directe en voor de hand liggende voordelen bij het invullen van vacatures in een bedrijf. Hier volgen enkele feiten over het bevorderen van interne kandidaten in plaats van het aannemen van externe kandidaten:
- Interne kandidaten weten hoe het bedrijf werkt en wat ze kunnen verwachten.
- Zij zijn reeds betrokken bij en geïnvesteerd in het succes van het bedrijf.
- (Meestal) beschikken zij over aanverwante vaardigheden en kennis van de sector.
- (Vaak) kennen zij hun voorganger en kunnen zij hun wijsheid gemakkelijker erven.
- Het is goed voor werknemers om hun harde werk beloond te zien met promoties.
- Externe aanwerving is duurder dan interne aanwerving.
Promotie van binnenuit vereist vaak externe inhuur om de voormalige functie van die werknemer te vervangen. Toch is het meestal zinvol om iemand met ervaring in het bedrijf hoger op de ladder te plaatsen en de nieuwe werknemer een positie op een hoger niveau te laten innemen. Een dergelijke strategie houdt een hiërarchie van anciënniteit in stand en motiveert werknemers om hun potentieel binnen het bedrijf te ontwikkelen.
💡 Hoe bereid je een intern interview voor en wat let je bij kandidaten?
Interne interviews lijken op papier veel op externe interviews. U probeert nog steeds vast te stellen of de kandidaat de eigenschappen en de ervaring heeft die nodig zijn om de functie te vervullen.
De verschillen komen vooral aan het begin en het einde van het gesprek.
Tip: Aangezien u deze persoon waarschijnlijk al eerder hebt geïnterviewd en waarschijnlijk regelmatig met hem of haar werkt, zult u beiden met enige voorkennis over elkaar aan tafel zitten . Bovendien heeft de kandidaat misschien al enige voorkennis over de beschikbare functie.
Het einddoel van het gesprek zal ook een beetje anders zijn. Het bevorderen van een interne kandidaat kan een heel andere ontmoeting zijn dan het aannemen van een nieuwe medewerker, vooral wat betreft de follow-up.
Onderwerpen voor interne interviews
Wat de eigenlijke gespreksvragen betreft, zijn er enkele onderwerpen die u zeker moet behandelen om te bepalen of de interne kandidaat geschikt is voor de nieuwe functie:
- Succes en tevredenheid in hun huidige functie;
- Motivatie om te solliciteren naar de nieuwe functie;
- Focus op zelfverbetering en groei;
- Overdraagbare ervaring die de opleiding zal vergemakkelijken;
- Vaardigheden die passen bij de baan waarop zij solliciteren;
- Sterke punten in vergelijking met externe kandidaten.
Bijpraten over de huidige rol en tevredenheid van de werknemer is een uitstekende ijsbreker om de toon van de vergadering te zetten.
Tip: Weten of interne sollicitanten gelukkig zijn bij het bedrijf en wat ze wel en niet leuk vinden aan hun huidige functie kan nuttig inzicht geven in de vraag of de nieuwe functie een goede zet voor hen is. Bovendien kunt u dit gebruiken om na te gaan wat hun motivatie is om naar de nieuwe functie te solliciteren.
Ambitie begrijpen
Als u meer weet over de wens van een werknemer om binnen het bedrijf te evolueren en over eventuele specifieke interesses, kunt u een pad en plan opstellen voor toekomstige stappen en een uiteindelijk einddoel binnen de organisatie volgens de functieniveaumatrix van de teams.
Het is ook een goed idee om de vaardigheden en ervaring van interne kandidaten te controleren:
A) een sterke kandidaat voor de nieuwe functie, en
B) doelen stellen voor toekomstige mijlpalen in hun loopbaan.
Ten slotte wilt u de voor- en nadelen bekijken van het bevorderen van geïnteresseerde interne kandidaten versus het aannemen van externe kandidaten. Vooral als u zowel interne als externe sollicitaties voor de functie aanvaardt, wilt u bij uw beslissing de voor- en nadelen van alle gekwalificeerde kandidaten objectief vergelijken.
Tip: Nogmaals, bedenk hoe u het interne interview zult beëindigen en opvolgen. Het niet selecteren van een interne kandidaat kan meer tact en communicatie vergen, omdat u het moreel van die werknemer niet negatief wilt beïnvloeden. Een ontactische afwijzing kan gevolgen hebben voor de tevredenheid en de prestaties van uw interne kandidaten in hun huidige functie.
✍️ Hoe kandidaten beoordelen tijdens een intern interview
Wanneer u de vaardigheden van een interne kandidaat meet en vergelijkt met externe kandidaten, hebt u het voordeel van bedrijfsgegevens die u kunt gebruiken om een nauwkeurige beoordeling te maken.
U moet al weten welke kwalificaties en eigenschappen voor de functie gewenst zijn, dus probeer bewijs te vinden dat een interne kandidaat heeft wat nodig is.
Tip: Gebruik het gesprek als een gelegenheid om gaten in uw gegevens op te vullen door te vragen of de werknemer vaardigheden of interesses heeft waar u misschien niet van op de hoogte bent.
Een van de beste informatiebronnen om de bekwaamheid van een interne kandidaat te beoordelen is zijn huidige manager en team.
Tip: Probeer aantekeningen of eerdere beoordelingen te verzamelen die relevant kunnen zijn om meer te weten te komen over hun bekwaamheid en talent op relevante gebieden.
U kunt hun huidige teammanager ook vragen naar specifieke sterke of zwakke punten waardoor ze goed of slecht zouden passen in de nieuwe functie.
Tip: Technische beoordelingen zijn ook cruciaal om ervoor te zorgen dat de interne kandidaat over de juiste vaardigheden beschikt om te slagen. Maar eerdere evaluaties, projecten of scores kunnen helpen om de capaciteiten en de groei van de werknemer gedurende zijn tijd bij het bedrijf te meten.
Een technische beoordeling als onderdeel van het interne sollicitatieproces kan verstandig zijn om hun bekwaamheid te bevestigen. Deze test kan plaatsvinden:
- tijdens het interview,
- als tweede stap na het interview,
- of zelfs als een voorbereidende stap voor het interview.
✅ Gebruikelijke typen interviewvragen
Om specifieker te zijn, zijn hier enkele interviewvragen voor interne kandidaten die u kunt gebruiken om een gesprek op gang te brengen en te ontdekken of een kandidaat een goede keuze is voor de beschikbare functie:
- Wat bevalt of bevalt u niet aan uw huidige functie?
- Wat interesseert je in de nieuwe functie?
- Waar zou je jezelf over vijf jaar willen zien?
- Hoeveel weet je over de nieuwe rol?
- Waarom bent u geschikt voor de nieuwe functie?
- Waar denkt u het meest waardevol te zijn voor het bedrijf?
- Voorziet u uitdagingen in de nieuwe functie?
- Heb je vragen over de nieuwe functie?
Afhankelijk van de functie kunt u meer gerichte vragen stellen tijdens een intern interview. Maar in het algemeen zult u deze onderwerpen waarschijnlijk willen aansnijden of gebruiken als aanknopingspunten om dieper in te gaan op de gedachten en capaciteiten van de kandidaat.
Tip: Elk van deze vragen zal waarschijnlijk een gesprek op gang brengen over specifieke ervaringen en vragen, dus laat het gesprek op natuurlijke wijze uit elk van deze vragen voortvloeien en zoek naar mogelijkheden om meer specifieke en relevante informatie te verzamelen.
➡️ Voor een meer volledige lijst van interne interviewvragen en ideeën, bekijk onze lijst met 33 interne interviewvragen.
❗️ Follow-up van het interne interview: ga er voorzichtig mee om
Zoals eerder gezegd, vergen het einde van een intern interview en de follow-up meer aandacht dan een extern interview. Als een extern interview slecht verloopt of u besluit met een andere kandidaat in zee te gaan, zet de geïnterviewde zijn zoektocht naar een baan elders voort. De schade voor het bedrijf is beperkt.
Voor interne sollicitanten kan een afwijzing hun moreel op korte of lange termijn negatief beïnvloeden.
Als HR-professional is het uw taak te doen wat het beste is voor het bedrijf, wat meestal samenvalt met wat het beste is voor de werknemers.
Tip 1: Als u tijdens het interne interview niet goed luistert naar interne kandidaten, moet u misschien niet één, maar twee lege vacatures invullen.
Communicatie is van vitaal belang, vooral als veel interne kandidaten naar één functie solliciteren. Slechts één zal succesvol zijn. Het kan dus een goed idee zijn om de redenen en criteria voor het bepalen van een succesvolle kandidaat uit te leggen.
Tip 2: Laat afgewezen kandidaten weten dat hun belangstelling voor loopbaanontwikkeling wordt gewaardeerd en opgemerkt.
Tip 3: Stel interne kandidaten gerust dat u hen in gedachten houdt als er in de toekomst nieuwe functies vrijkomen.
Interne kandidaten kunnen solliciteren naar een promotie omdat ze ongelukkig of onvervuld zijn in hun huidige functie. Het missen van deze kans kan voor sommigen genoeg zijn om elders op zoek te gaan naar andere mogelijkheden. Het is dus in het belang van het bedrijf om interne kandidaten te laten weten dat er een plan is om hen vooruit te helpen.
Tip 4: Een aparte bijeenkomst met afgewezen kandidaten kan de moeite waard zijn om de ontwikkelingsplannen bij te werken of andere mogelijkheden voor interne mobiliteit te bespreken.
Download het sjabloon voor het ontwikkelingsplan voor werknemers om u te helpen uw werknemers bij te houden.
Zoals eerder gezegd, is een doel van het interne interview te ontdekken wat de werknemers leuk en niet leuk vinden aan hun huidige functie. Zorg dat u eventuele problemen opmerkt en bespreek ze in de follow-up, zodat ze zich gehoord voelen en weten dat u werkt aan een oplossing om hun situatie te verbeteren.
Tip 5: Een bedankmail sturen na een intern interview is een uitstekende eerste stap.
➡️ Conclusie: Investeer in de ontwikkeling van medewerkers
Al met al wilt u dat al uw werknemers gemotiveerd, gelukkig en toegewijd zijn. Vaak zijn interne kandidaten de logische keuze voor het invullen van hogere functies, omdat het efficiënter is om van binnenuit te bevorderen en werknemers te helpen groeien dan om extern in te huren.
Enkele bijkomende voordelen van interne interviews en promotie van binnenuit zijn:
- Het creëren van een gelegenheid om meer te weten te komen over de tevredenheid van werknemers en om feedback van het bedrijf te krijgen.
- Het motiveren van werknemers om te groeien en bloeien met het bedrijf.
- Verbetering van de communicatie tussen management en werknemers.
- Versterk de waarde van interne kandidaten voor het bedrijf en erken hun harde werk.
- Branding van uw bedrijf als een werkplek die investeert in de groei en tevredenheid van werknemers.
Zelfs als u nu geen promoties beschikbaar hebt, kunt u met interne interviews voor werknemersbeoordelingen of check-ins op de hoogte blijven van dezelfde informatie als hierboven. Op die manier hebt u, wanneer zich een kans voordoet, een korte lijst van wie in aanmerking komt en gemotiveerd is om hogerop te komen en mee te groeien met het bedrijf.
Ondersteun de interne mobiliteit van medewerkers en investeer in de ontwikkeling van medewerkers met Zavvy.