Hoe u een eindejaarsbijeenkomst organiseert die uw werknemers leuk zullen vinden
De laatste vergadering van het jaar nadert! Wat ga je doen om het jaar positief af te sluiten en toch geen uitdagingen uit de weg te gaan?
In deze gids leer je alles wat je nodig hebt om een succesvolle eindejaarsbijeenkomst te organiseren.
De focus ligt op één-op-één vergaderingen, maar we eindigen met inspiratie voor teamvergaderingen. Na het lezen van dit artikel zul je je zelfverzekerder voelen bij het leiden van een eindejaarsbijeenkomst en ideeën opdoen voor een feestelijke afsluiting van je teambijeenkomst.
Wat is een eindejaarsbijeenkomst?
Een eindejaarsbijeenkomst is een bijeenkomst, meestal geleid door organisatieleiders of afdelingshoofden, die plaatsvindt aan het einde van het boekjaar. Het doel van deze bijeenkomst is om de prestaties, uitdagingen en geleerde lessen van het jaar te bespreken.
Het is ook een tijd om:
- Erken de bijdragen van het personeel.
- Vier successen.
- Bespreek doelen, verwachtingen en strategieën voor het komende jaar.
Een eindejaarsgesprek is een gelegenheid voor een manager en hun directielid om na te denken over wat goed ging en wat ze kunnen verbeteren.
In de snelle wereld van vandaag staan we zelden stil bij hoe het gaat. Toch is dat cruciaal voor blijvend succes!
Hoewel opbouwende kritiek van vitaal belang is, is het net zo belangrijk om te koesteren wat goed gaat. Als we waarderen wat werkt, nodigen we uit tot meer.
Bovendien zijn werknemers die zich gewaardeerd en erkend voelen voor hun inspanningen eerder geneigd om binnen de organisatie te blijven - het tonen van waardering heeft dus ook een positief effect op de financiën!
Merk op dat de eindejaarsbijeenkomst anders is dan een functioneringsgesprek. Deze vergadering heeft een meer informele toon en is bedoeld als een open en eerlijke discussie met een meer open karakter.
Het gaat niet zozeer om prestaties, maar om mensen: het doel is om de relatie tussen de werknemer en zijn of haar directe rapport te versterken.
💡 Een tip voordat we beginnen: Stuur vóór de vergadering een vergaderagenda met de vragen die je gaat behandelen. Dit helpt om de zenuwen te kalmeren en het maximale uit de vergadering te halen: je mag van je medewerkers verwachten dat ze goed voorbereid komen.
🕵️♀️ Wat is het doel van een eindejaarsvergadering?
Reflecteren op het afgelopen jaar
Wat ging er goed?
Wat kan er verbeterd worden?
Het eindejaarsgesprek is een kans voor de werknemer om zich uit te drukken buiten de nogal beperkende "schaal van 1-10" in functioneringsgesprekken. Het geeft de medewerker de ruimte om zich in meer subjectieve termen uit te drukken en zijn of haar gevoelens over zijn of haar ontwikkeling, het team en de bedrijfscultuur te delen.
Je kunt onze ontwikkelingsgespreksvragen bekijken als inspiratie voor de bijeenkomst. Deze kunnen worden gebruikt in ontwikkelingsgesprekken, waarin medewerkers hun ambities kunnen delen met hun leidinggevenden.
De eindejaarsbijeenkomst is een lichtere versie van een ontwikkelingsgesprek, die niet bedoeld is om alle vragen te behandelen.
Groei- en ontwikkelingsdoelen bespreken
Waar is de werknemer het meest enthousiast over als het gaat om carrièregroei en -ontwikkeling?
Zijn er specifieke vaardigheden die ze graag willen ontwikkelen?
Hoe kun jij, als teamleider of manager, hen ondersteunen bij het ontwikkelen van deze vaardigheden? (Natuurlijk moet dit worden beoordeeld op basis van de vereisten van hun huidige functie).
Als er een gebrek aan compatibiliteit is tussen de wensen van de werknemer en wat nodig is voor de functie, kan het een goed idee zijn om alternatieve functies te overwegen.
Je wilt ook de ontwikkelingsdoelen nauwkeuriger omschrijven. Ontwikkelingsdoelen richten zich meestal op het ontwikkelen van specifieke competenties. Idealiter motiveren ze je werknemers om hun werk beter te doen.
Merk op dat ontwikkelingsdoelen breder en minder specifiek kunnen zijn dan prestatiedoelen.
Een voorbeeld van het eerste is "sterke communicatievaardigheden ontwikkelen", terwijl het tweede kan zijn "100 conversies per maand behalen via e-mailmarketing".
Prestaties erkennen
Erkenning is een van de belangrijkste factoren voor de motivatie en tevredenheid van werknemers.
Prijs je werknemer voor wat hij of zij goed heeft gedaan. Bedenk ook dat iedereen door andere dingen gemotiveerd wordt!
Bonuspunten voor het voldoende kennen van je werknemers om te begrijpen welk soort erkenning hen zal motiveren. Sommige mensen gedijen goed als hun intellectuele vaardigheden gewaardeerd worden, en anderen als ze gewaardeerd worden om hun sociale of samenwerkingsvaardigheden.
Tip: Als je meer ideeën wilt voor het erkennen van werknemers, bekijk dan onze gids!
Uitdagingen bespreken
Met welke obstakels werd de werknemer geconfronteerd tijdens het jaar en waarom?
Wat kun je doen om te voorkomen dat deze problemen zich volgend jaar herhalen?
Plan voor het komende jaar
Denk na met je medewerker: waar zou je over een jaar op terug willen kijken?
Welke prestaties wil je op je lijst hebben?
Welke vaardigheden wil je verworven hebben? Wil je promotie maken naar een andere functie?
Tip: Begin bij waar uw medewerker over een jaar wil staan en maak een omgekeerd ontwikkelingsplan.
De stappen moeten afgestemd zijn op de ontwikkelingsdoelen, maar moeten wel prestatiegerelateerd en tijdgebonden zijn.
🏆 Top 4 best practices voor eindejaarsbijeenkomsten voor medewerkers
Lessen bespreken die in de loop van het jaar zijn geleerd
Wat waren de belangrijkste punten van het afgelopen jaar?
Heeft je medewerker ondersteuning nodig bij het aanleren van een nieuwe vaardigheid, technologie of iets anders om te voorkomen dat hij of zij tegen dezelfde problemen aanloopt?
Of moet je extra middelen aanwerven?
Hoe meer je medewerkers er een gewoonte van maken om over lessen na te denken, hoe sneller ze deze lessen zullen integreren en zullen voorkomen dat ze dezelfde fouten herhalen.
Doelen voor het komende jaar bespreken
Dit geldt zowel voor werknemers als voor teams.
Waar is uw werknemer het meest enthousiast over in het komende jaar?
Hebben ze een specifieke rol in gedachten? Of misschien leiderschap of een specialistische training?
Nodig hen ook uit om na te denken over hun rol binnen het team. Onderzoek mogelijkheden om direct in de door hen gewenste richting te gaan.
Als ze bijvoorbeeld een functie als teamleider ambiëren, kunnen ze dan nu al beginnen met het begeleiden van een jongere collega? Of betrokken zijn bij het inwerken van nieuwe medewerkers?
Afstemmen op de bedrijfsstrategie
Waar ga je heen als bedrijf?
Dragen de individuele doelen van je medewerker bij om daar te komen?
Als er een gebrek aan afstemming is, onderzoek dan hoe je een compromis kunt vinden.
Maak tijd vrij voor open discussie of feedback
e vergadering moet een positieve toon hebben om de werknemer te motiveren voor het nieuwe jaar. Dit gezegd hebbende, moet de vergadering misverstanden of slepende conflicten uit de weg ruimen.
📝 Steel onze sjabloon voor een een-op-een eindejaarsgesprek als snelkoppeling voor je planning. Je vindt hier hoe je een eindejaarsbijeenkomst start, essentiële discussiepunten voor personeelsontwikkeling en nog veel meer.
➡️ Bekijk voor meer één-op-één sjablonen onze uitgebreide vergadergidsen, zoals wekelijkse check-ins en compensatiegesprekken. En als je inspiratie nodig hebt voor vragen over één-op-één vergaderingen, dan hebben we die ook voor je!
👯🏽 Welke activiteiten kan ik opnemen in een eindejaarsbijeenkomst op teamniveau om deze boeiender en zinvoller te maken?
Na een jaar hard werken voelt het goed om de laatste teamvergadering van het jaar te bekronen met wat luchtige activiteiten.
Hier zijn enkele leuke en boeiende ideeën die je in je eindejaarsbijeenkomst kunt opnemen:
- Muur van dankbaarheid - Laat iedereen één ding delen dat ze waarderen met elke medewerker! Optioneel: Schrijf het op, en laat elke werknemer positieve opmerkingen ontvangen van hun collega's. Dit kan van tevoren worden gedaan en de dankbaarheidskaarten worden tijdens de eindejaarsbijeenkomst overhandigd. Als je denkt dat je team zich op zijn gemak voelt, laat iedereen dan zijn positieve feedback delen tijdens de vergadering. Je kunt ook software zoals Kudo gebruiken en een Kudo-bord maken dat elke medewerker mag bijhouden!
- Brainstormsessie voor het komende jaar - Laat de creativiteit de vrije loop! Idealiter verdeel je je teamleden in kleinere groepen die dan samen kunnen komen en hun bevindingen kunnen delen. Hoewel brainstormen kan worden geassocieerd met geen grenzen, kan het een goed idee zijn om eventuele beperkingen te vermelden, bv. budget en afstemming op bedrijfswaarden en regelgeving. Op die manier maak je optimaal gebruik van de creatieve energie.
- Een leuke, informele viering om het jaar af te sluiten - Als je een team op afstand hebt, kun je een virtueel happy hour organiseren. Stuur iedereen een cadeaubon voor afhaalmaaltijden (en drank) als je budget dat toelaat. Op die manier kan iedereen eten en drinken kiezen dat past bij zijn of haar dieetvoorkeuren, en kunnen jullie een virtueel vakantiediner delen.
- Bedrijfsretraite - Als je een budget hebt om uit te geven en mogelijk externe werknemers laat overvliegen, kan het afsluiten van het jaar met een retraite een onvergetelijke ervaring zijn. Het zal je werknemers helpen om met elkaar in contact te komen en de teamgeest te versterken, wat extra waardevol kan zijn als je teamleden elkaar nog nooit persoonlijk hebben ontmoet. Het vergt veel meer planning en logistiek (en financiën) dan de andere opties, maar de beloning is evenredig!
- Een leuke quiz om je collega's beter te leren kennen - De regels zijn eenvoudig: iedereen deelt om de beurt twee waarheden en een leugen over zichzelf en laat de anderen raden welke de leugen is.
- Virtuele spe urtochten kunnen spanning en plezier brengen en interessante gesprekken op gang brengen. Stel een deadline in en vraag iedereen om vreemde spullen te verzamelen. Overweeg om een seizoensgebonden tintje toe te voegen door een lelijke kerstversiering of een voedselitem voor de feestdagen te gebruiken. Geef prijzen aan degenen die de meeste spullen hebben verzameld binnen de tijdlijn en geef bonusprijzen voor creativiteit.
- Virtuele escape room - Dit is een leuke manier om mensen aan het denken te zetten, problemen op te lossen en samen te werken! Verdeel je werknemers in teams en laat ze virtuele escape rooms doorlopen. Veel software en apps hebben kant-en-klare kamers met verschillende thema's en moeilijkheidsgraden.
Hoe sluit je een vergadering positief af ?
De laatste indruk blijft vaak hangen. Dat betekent dat zelfs als je negen positieve dingen met je werknemer deelt, maar eindigt met iets negatiefs, ze de vergadering zullen verlaten met een enigszins slechte smaak.
Gelukkig kan dit vermeden worden als je weet hoe je de vergadering positief afsluit!
Hier zijn enkele voorbeelden voor je eindejaarsteamvergadering:
- Bespreek de actiepunten voor elke persoon en laat ruimte voor vragen. Niemand verlaat graag een vergadering met een verwarder gevoel dan voor de vergadering. Het geeft echter wel een gevoel van voltooiing en voldoening als je de vergadering verlaat met duidelijkheid over hoe je als team verder moet en iedereen weet wat er nu moet gebeuren.
- Stel een leuke vraag en geef om de beurt antwoord. Voor de eindejaarsbijeenkomst is een bepaalde vraag: wat ga je doen met de feestdagen? Je kunt ook iets kleiners kiezen, zoals "wat was een onverwacht moment dat je vorige week aan het lachen maakte?".
- Doe een korte ademhalingsoefening. Als je in een intensieve periode zit, bijvoorbeeld een lancering of verkoopcampagne, kunnen een paar minuten om stress los te laten en je zenuwen te kalmeren een groot verschil maken in je algehele humeur en welzijn.
- Benadruk de positieve resultaten. Herinner je werknemers eraan hoe ver jullie zijn gekomen sinds een paar weken of maanden geleden. Bedank iedereen voor hun harde werk en bijdragen gedurende het jaar, en moedig hen aan om uit te rusten en offline te gaan tijdens hun vrije tijd. Ze verdienen het!
➡️ Voer zinvolle vergaderingen met Zavvy
Zavvy regelt alles met betrekking tot je één-op-één vergaderingen: planning, organisatie, het versturen van uitnodigingen en vergaderherinneringen, het verzamelen van feedback en nog veel meer.
Met onze software voor één-op-één vergaderingen heb je alles op één plek! Je hoeft niet langer meerdere spreadsheets te maken die niemand kent of bekijkt.
📅 Boek een demo om te zien hoe Zavvy kan helpen om boeiender en productiever te vergaderen.