Gids voor compensatiegesprekken met werknemers: Vertrouwen en motivatie opbouwen
Goede compensatiegesprekken leggen de basis voor vertrouwen bij uw mensen.
Ze gaan veel verder dan alleen het bespreken van de beloning: ze stellen uw managers in staat de beloningsresultaten toe te lichten, zodat uw mensen het gevoel hebben dat ze eerlijk en transparant worden behandeld.
Als uw mensen niet tevreden zijn met hun beloningsresultaten, zal een goed gesprek de reden voor hun resultaten uitleggen. En nog belangrijker, uw mensen zullen begrijpen hoe ze in de toekomst naar betere resultaten kunnen toewerken.
In dit artikel leiden we u door compensatiegesprekken en hoe u ze zinvoller, effectiever en productiever kunt maken voor uw mensen.
🧏 Wat is een werknemerscompensatiegesprek?
Een gesprek over de beloning van werknemers is een gesprek tussen managers en hun mensen over de resultaten van de beloning en hoe die worden vastgesteld. Het biedt een gelegenheid om compensatiebeslissingen te begrijpen en te verduidelijken en tegelijkertijd tegemoet te komen aan de zorgen van de werknemers.
😮💨 Waarom is praten over compensatie ongemakkelijk?
"Salarisbesprekingen kunnen beide kanten van het bureau ongemakkelijk maken", zegt Bespoke HR, een HR-adviesbureau.
En dit kan voor sommige groepen werknemers erger aanvoelen.
Volgens een recent onderzoek van InHerSight vinden vrouwen bijvoorbeeld dat het vragen om meer geld of voordelen de meest voorkomende reden is waarom zij zich ongemakkelijk voelen bij zelfpleitgedrag op de werkplek.
Dus, wat is het over compensatie discussies dat mensen ongemakkelijk maakt?
Hier zijn enkele redenen:
- Praten over geld kan "taboe" zijn- velen van ons hebben geleerd om niet over geld te praten in een sociale context, wat zich vertaalt naar de werkplek.
- Gevoeligheid - salariskan soms een persoonlijke en gevoelige kwestie zijn en daarom lastig te bespreken.
- Gebrek aan kennis - financiëlezaken kunnen een complex gebied zijn dat veel mensen niet de kennis of de middelen hebben om het goed te begrijpen.
- Gebrek aan psychologische veiligheid - werknemersdie geen vertrouwensrelatie hebben met hun managers kunnen terughoudend zijn om hun salarisverwachtingen met hen te bespreken.
- Niet op elkaar afgestemde verwachtingen - werknemersbegrijpen niet altijd hoe salarisverhogingen worden toegewezen en kunnen onrealistische verwachtingen hebben van salarisverhogingen.
- Onbegrip over prestatie-evaluaties - werknemerskunnen bijvoorbeeld denken dat het halen van al hun doelstellingen betekent dat ze "uitzonderlijk goed" hebben gepresteerd. Managers daarentegen kunnen dit evalueren als het bereiken van wat "verwacht" wordt voor hun functie.
🕵️♂️ 3 Primaire beginselen waarmee u rekening moet houden bij het bespreken van compensatie
De volgende compensatiebeginselen zijn het overwegen waard wanneer u compensatiebesprekingen voert.
Attractie
Compensatie speelt een rol bij het aantrekken van talent - "zonder een goede compensatiestrategie kan er geen sprake zijn van effectieve werving", aldus AIHR.
"Om het talent aan te trekken dat uw organisatie nodig heeft, moet u totale beloningspakketten kunnen aanbieden die zowel concurrerend zijn als afgestemd op uw interne beleid en budgettering", legt AIHR uit.
De vergoeding kan ook worden ontworpen om het specifieke type talent aan te trekken dat uw organisatie wil.
Idorsia, een Zwitsers biofarmaceutisch bedrijf, heeft zijn beloningssysteem ontworpen om "prestatiegerichte personen aan te trekken met een ondernemersmentaliteit en gericht op waardecreatie op lange termijn".
Verloving
Betrokkenheid van werknemers weerspiegelt de mate waarin zij zich inzetten voor en betrokken zijn bij hun functie en het bedrijf.
Werknemers kunnen drie niveaus van betrokkenheid hebben: actief betrokken, niet betrokken, of actief niet betrokken.
Betrokken werknemers zorgen voor productiviteit en groei in organisaties, dus is het zinvol om compensatiekaders te ontwerpen die een grotere betrokkenheid bevorderen.
Maar een aantrekkelijke vergoeding is niet altijd genoeg.
TalentMap, een HR-adviesbureau, wijst erop dat "het waarschijnlijker is dat uw beloningsbeleid een rem zet op de betrokkenheid, zelfs als uw beloningsregeling concurrerend is op de markt".
Compensatiebesprekingen zijn veelzijdig, dus hoe ze de betrokkenheid stimuleren hangt af van welk aspect van de compensatie wordt besproken.
Om betrokkenheid via compensatie te stimuleren, stelt TalentMap voor:
- Zorg dat de basis in orde is - zorg ten minste voor een concurrerende vergoeding.
- Wees transparant - leg uw compensatiekader uit en zorg ervoor dat uw prestatiebeoordelingsproces door uw mensen wordt begrepen en als eerlijk wordt ervaren.
- Begrijp de verschillen van uw mensen - verschillende werknemers, d.w.z. met verschillende functietypes en vaardigheden, zien compensatie anders, dus evalueer hun functionele, sociale en emotionele behoeften om te weten hoe compensatie te bespreken op een manier waarmee zij zich kunnen identificeren.
- Bied waarde die verder gaat dan compensatie, beloon uw mensen op niet-monetaire manieren en motiveer hen met meer autonomie, leiderschap en leermogelijkheden.
Retentie
Personeelsbehoud gaat hand in hand met het aantrekken en binden van talent.
"Met de juiste strategie kunt u ervoor zorgen dat uw werknemers tevreden en gemotiveerd genoeg zijn om productiever te zijn en minder geneigd zijn de organisatie te verlaten", aldus AIHR.
Het behoud van werknemers hangt over het algemeen samen met een hoger loon.
Uit een recente studie van de universiteit van Harvard blijkt dat elke extra dollar loon (per uur) het behoud van werknemers met gemiddeld 2,8% verhoogt.
Het omgekeerde is ook waar: het personeelsverloop steeg met 28% voor elke dollar minder salaris per uur.
Maar naast een hoger loon stimuleert compensatie de retentie op andere manieren, zoals een gezond evenwicht tussen werk en privé, hybride werkregelingen, flexibele werkroosters, meer betaald verlof en verlof om gezinsredenen, volgens onderzoek van Randstad, een wereldwijd wervingsbureau.
"Kortom, als uw bedrijf niet investeert in de ontwikkeling van een competitief compensatiepakket," waarschuwt Randstad, "zal het waarschijnlijk een aantal van zijn toptalenten verliezen."
➡️ Breng uw strategie voor personeelsbehoud naar een hoger niveau met deze handige tips en deskundig advies.
🗣️ 7 Algemene gesprekspunten voor managers die compensatiegesprekken voeren
Denk aan enkele van de meest relevante gesprekspunten voor een compensatiegesprek.
Opfrissing van de vergoedingsfilosofie van uw bedrijf
De beloningsfilosofie van uw organisatie is een formele verklaring waarin het standpunt over de beloning van werknemers is vastgelegd, legt de Society for Human Resource Management(SHRM) uit.
Communiceer de vergoedingsfilosofie van uw organisatie, met aandacht voor zaken als:
- de beginselen en waarden die aan het vergoedingskader ten grondslag liggen;
- zijn doelstellingen, bijvoorbeeld toptalent aantrekken en motiveren;
- hoe je marktvergelijkingen opneemt;
- loonschalen voor verschillende functietypes of anciënniteitsniveaus;
- loonstructuren, zoals basisloon, voordelen, bonussen, aanvullende beloningen en extraatjes.
De markttarieven bespreken
Beoordeel het markttarief voor de functie in kwestie om uw compensatiegesprek in de juiste context te plaatsen.
Salary.com, een onderzoeksbureau voor beloning, stelt de volgende aanpak voor:
- Benchmark de functiebeschrijving - kijkverder dan functietitels en zoek een geschikt functietype met voldoende overlapping (bijvoorbeeld 70% of meer) van de verantwoordelijkheden, vereiste vaardigheden en te leveren prestaties met de functie.
- Positioneer uw organisatie in de markt - identificeerde referentiegroep van uw organisatie om vergelijkingen mogelijk te maken met bedrijven van vergelijkbare grootte (aangezien grotere bedrijven meestal meer betalen, terwijl kleinere bedrijven vaak andere voordelen bieden, zoals betere toegang tot het hogere management).
- Evalueer prestatiekenmerken - evalueerde vaardigheden, ervaring en competenties van de werknemer in verhouding tot de vereisten van de functie, inclusief persoonlijkheidskenmerken zoals houding, werkethiek en teamwerk.
Niet-salariële voordelen bespreken
Niet-salariële voordelen worden steeds belangrijker in het beloningspakket omdat werknemers meer belang hechten aan hun levensstijl dan aan geldelijke beloningen.
Niet-salariële voordelen omvatten:
- flexibele, externe of hybride werkregelingen;
- programma's voor welzijn en gezondheid (
- betaald ouderschapsverlof, verlof voor lange dienst en meer vakantiegeld;
- mobiele telefoons (betaald door het bedrijf).
Tip: Bespreek, indien relevant, kort de belangrijkste conclusies van de laatste beoordelingscyclus.
Het meest recente functioneringsgesprek kan inzicht bieden in hoe de vergoeding voor de functie moet worden geëvalueerd op basis van:
- Werkprestaties: hoede werknemer bijdraagt aan de doelstellingen, of hij/zij de deadlines en de te leveren prestaties heeft gehaald.
- Sterke punten van werknemers - competentiesen gebieden van uitmuntendheid.
- Gebieden die voor verbetering vatbaar zijn -niet bereikte doelstellingenen toekomstige aandachtspunten.
- Carrièrevooruitzichten - persoonlijkeen professionele doelen en ambities binnen het bedrijf.
De bijdrage van de werknemer erkennen
Wanneer u uw mensen op het werk erkent, zullen zij zich meer gewaardeerd en tevreden voelen.
Gebruik als onderdeel van uw compensatiegesprek deze erkenningsrichtlijnen van de HR-afdeling van Harvard University:
- Wees oprecht - bieduw volledige aandacht en oprechtheid.
- Wees specifiek - beschrijfde activiteiten of prestaties die u wilt erkennen en de waarde die ze hebben toegevoegd.
- Bied erkenning die in verhouding staat tot het gedrag of de activiteit die wordt erkend.
- Wees persoonlijk - speel in opde voorkeuren van de werknemer. Sommige mensen geven bijvoorbeeld de voorkeur aan beloningen (zoals bioscoopkaartjes of een etentje in een restaurant). Anderen daarentegen geven de voorkeur aan een publieke erkenning (zoals een "call out" tijdens een toekomstig werkforum).
Op zoek naar zinvolle manieren om uw mensen te erkennen? Hier zijn 42 ideeën voor erkenning die de betrokkenheid vergroten.
Het compensatiebesluit meedelen
Het communiceren van beloningsbeslissingen kan een uitdaging zijn - werknemers kunnen ontevreden zijn met hun resultaten of hun salarisverwachtingen niet op elkaar afstemmen.
Pearl Meyer, een compensatieadviseur, stelt de volgende do's en don'ts voor:
- Gebruik taal die de werknemer kan begrijpen, neem een neutrale houding aan (d.w.z. leg eerder de reden dan de mening uit), herhaal hoe compensatiebesluiten worden genomen en plaats het compensatiebesluit in de context van het doelbereik voor de functie.
- Gebruik geen ingewikkelde terminologie, uit uw ontevredenheid over de beslissing, geef de schuld aan HR of onthul de compensatieregelingen van andere werknemers.
Wees duidelijk en consequent bij het communiceren van de beslissing, zegt Meyer, gebruik de juiste toon en breng de boodschap met empathie over. Wees ook voorbereid op vragen die werknemers waarschijnlijk zullen hebben en zorg voor voldoende tijd voor discussie.
➡️ Help je managers om effectieve salarisbesprekingen te voeren door middel van een uitgebreide training over verloning. Meer do's & don'ts in ons artikel.
Toekomstige mogelijkheden bespreken
Compensatiegesprekken zijn een kans om uw mensen te ontwikkelen, naast het ontwikkelingsprogramma van uw organisatie.
Gebruik deze suggesties van leden van de Forbes Business Council:
- Begrijp de aspiraties van uw mensen - ga na hoe u hun vaardigheden het best kunt afstemmen op en ontwikkelen in overeenstemming met de prioriteiten van uw organisatie, zegt Terence Tan van The Pain Relief Clinic.
- Stimuleer vaardigheidstraining - geef werknemers de kans om hun huidige vaardigheden te verbeteren en te trainen op gebieden waar zij een passie voor hebben, zegt Jean Paul Paulynice van Empowering Confident Youth.
- Bied carrièremogelijkheden - stimuleer professionele groei binnen en buiten het bedrijf en laat zien dat uw organisatie zich inzet voor de ontwikkeling van haar mensen, stelt Jill Strickman van Genuine: The Real People Company.
- Help bij het definiëren van een ontwikkelingstraject, volg de vooruitgang naar doelen en geef uw mensen meer controle over hun loopbaanbestemming, legt Fadi George van Kalungi Inc. uit.
- Sterke punten en passies helpen identificeren - helpen bij het opbouwen van persoonlijke capaciteiten en stimuleren van zelfbewustzijn als sleutel tot groei, suggereert Andrew Vanacker van Sparkx5.
➡️ Zet high-performance management op in uw organisatie met deze 11 best practices.
Vraag om feedback
Feedback van werknemers is een essentieel onderdeel van de compensatiediscussie.
"De persoon wiens mening er het meest toe doet in het hele beoordelingsproces is de werknemer, omdat zij vaak het meest worden beïnvloed door de uitkomst," zegt Ranee Zhang van Airgram, "dus luister naar hun feedback op de bijgewerkte compensatie en de compensatiefilosofie van de organisatie."
Zhang stelt voor vragen te stellen als:
- Wat vind je van het resultaat?
- Vind je het eerlijk of voldoende?
- Heeft u ideeën over de vergoedingsfilosofie van de organisatie?
- Is er iets dat je zou willen veranderen?
Zoek uit wat uw mensen het belangrijkst vinden, behalve loon, stelt Zhang voor.
En vergeet niet dat managers de beste feedback krijgen als ze open en transparant zijn.
"Wanneer je als manager oprecht vraagt om feedback op je eigen acties en beslissingen, maak je het voor anderen gemakkelijker om hun eigen ambities en verbeterpunten te delen," legt Pankaj Srivastava, CEO van PracticalSpeak.
➡️ Vraag je je af welk type feedback het meest nuttig is? Ontdek wat het beste werkt in verschillende situaties.
💪 4 scenario's die elke manager moet kunnen hanteren (met gesprekspunten)
Compensatiegesprekken kunnen een uitdaging zijn - bereid uw managers voor met gesprekspunten voor waarschijnlijke scenario's.
Begin altijd met het erkennen van de bijdrage van de werknemer en het tonen van waardering voor zijn inspanningen, met nadruk op opmerkelijke prestaties.
1. Wanneer de prestaties van een werknemer niet voldoen aan de normen die een loonsverhoging rechtvaardigen...
- Leg het beloningskader van uw organisatie uit en waar de werknemer daarin past.
- Leg duidelijk uit waarom de prestaties van de werknemer geen loonsverhoging verdienen.
- Stel specifieke doelen voor de werknemer om naartoe te werken en stel mijlpalen voor de voortgang vast.
2. Wanneer het loon van een werknemer al voldoende hoog is
- Beschrijf de marktwaarde in verband met hun rol, capaciteiten en ervaring.
- Leg uit dat de beloning van de werknemer gunstig afsteekt bij de markt en het beloningskader van uw organisatie en waarom een verhoging niet gerechtvaardigd is.
3. Wanneer een werknemer ontevreden is over het resultaat van de compensatie
- Beschrijf de marktwaarde in verband met hun rol, capaciteiten en ervaring.
- Leg het beloningskader van uw organisatie uit, hoe het rekening houdt met de marktprijzen en waar de werknemer in past.
- Als de werknemer de vergoedingsregelingen van andere collega's ter sprake brengt, leg dan uit dat u andere loonpakketten niet kunt bespreken en breng het gesprek terug naar de situatie van de werknemer.
- Leg uit hoe de prestaties van de werknemer rechtstreeks verband houden met zijn vergoedingspakket.
- Vraag om feedback en bespreek hun zorgen, met vermelding van gebieden die waarde hebben buiten de monetaire compensatie, bijvoorbeeld meer flexibiliteit of carrièremogelijkheden.
4. Wanneer het wegens economische omstandigheden of budgettaire beperkingen niet mogelijk is de vergoeding te verhogen
- Beschrijf het vergoedingskader in uw organisatie en hoe het verband houdt met de algemene prestaties van het bedrijf, die op hun beurt afhangen van economische factoren en marktomstandigheden.
- Vermeld de redenen waarom u de bonussen of het loon niet kunt verhogen, d.w.z. de economische omstandigheden of de budgettaire beperkingen voor uw organisatie.
- Wees transparant over het proces dat ten grondslag ligt aan het compensatiebesluit.
- Geef voldoende gelegenheid voor vragen en feedback.
❓ Bereid uw managers voor op de top 5 vragen die werknemers kunnen hebben over beloning
Help uw managers om te gaan met veel voorkomende vragen. Hier is de top vijf.
1. Hoe wordt mijn salaris berekend?
- Als uw organisatie nog geen transparant beloningsmodel heeft, overweeg dan het transparanter te maken - dit zal relevanter worden naarmate de eisen inzake transparantie op de werkplek toenemen.
- Verklaar de factoren die bijdragen tot de beloning van werknemers, bv. verantwoordelijkheden, marktvergelijkingen, ervaring en (soms) locatie.
- Benadruk hoe het salaris van de werknemer is gebaseerd op de mate waarin het past bij de bijdragende factoren.
2. Is mijn loon eerlijk?
- Laat je niet verleiden om "ja" te zeggen zonder er zeker van te zijn dat het waar is.
- Probeer de specifieke gebieden te begrijpen waarop de werknemer zich onderbetaald voelt.
- Als u dat eenmaal hebt vastgesteld, leg dan uit waarom de werknemer eerlijk wordt betaald op basis van zijn competenties en ervaring en hoe die zich verhouden tot de markt.
3. Waarom krijg ik minder betaald dan anderen in dezelfde functie?
- Breng de aandacht terug naar de werknemer in plaats van naar anderen.
- Organiseer zo nodig een afzonderlijke vergadering om hun specifieke omstandigheden te beoordelen.
- Wijs erop waarom vergelijkingen tussen werknemers niet altijd relevant zijn wegens verschillen in achtergrond, ervaring of bekwaamheden.
4. Kan ik een loonsverhoging krijgen?
- Verklaar de criteria in uw organisatie voor salarisverhogingen, b.v. tijd in de functie, prestatieverbeteringen en veranderende verantwoordelijkheden.
- Houd rekening met de financiële gezondheid en groeivooruitzichten van uw organisatie en de concurrentie voor soortgelijke functies in de markt - sterke presteerders kunnen een loonsverhoging rechtvaardigen.
- Als de prestaties van de werknemer geen loonsverhoging rechtvaardigen, wijs dan op aandachtspunten waaraan zij kunnen werken voor toekomstige loonsverhogingen.
5. Hoe krijg ik promotie?
- Promoties hangen af van de beschikbare mogelijkheden in verhouding tot de vaardigheden en competenties van de werknemer - zezijn niet altijd beschikbaar.
- Als de werknemer niet presteert op een niveau dat een promotie rechtvaardigt, herzie dan zijn ontwikkelingsplan om de gebieden die hij het meest nodig heeft te stimuleren.
📝 Voorbeeldagenda compensatiegesprek
Meer hulp nodig bij de voorbereiding van een compensatiegesprek?
Hier is een voorbeeldagenda om u door het hele proces te leiden.
Inleiding en doel
- Verwelkom de werknemer en leg het doel van het gesprek uit, namelijk het bespreken van hun vergoeding en eventuele updates of wijzigingen.
- Geef vervolgens een kort overzicht van de agenda.
Conclusies van de laatste evaluatie van de prestaties
- Bekijk de taken van de werknemer en zijn prestatiebeoordeling van het afgelopen jaar.
- Benadruk hun prestaties, sterke punten en gebieden die voor verbetering vatbaar zijn.
💡 Opmerking: Wij raden aan om afzonderlijke gesprekken over beloning en prestatiebeoordeling te voeren. Deze punten zullen dus een opfrissing zijn van het meer uitgebreide functioneringsgesprek dat reeds heeft plaatsgevonden.
Herziening van de vergoeding (inclusief niet-salariële voordelen)
Bespreek eventuele wijzigingen of updates van het beloningspakket van de werknemer en wees transparant over de budgettaire beperkingen van het bedrijf.
Tip: Wees bereid te onderhandelen en alternatieven te bespreken.
- Bespreek eventuele wijzigingen of updates van het beloningspakket van de werknemer.
- Verduidelijken wanneer de wijzigingen van kracht worden.
- (Facultatief) Leg uit hoe de huidige beloning van de werknemer zich verhoudt tot het markttarief.
- Bespreek niet-salariële voordelen zoals ziektekostenverzekering, pensioenplannen en vakantietijd.
- Leg uit hoe deze voordelen bijdragen aan het totale beloningspakket van de werknemer.
Feedback en vragen
- Moedig de werknemer aan feedback te geven over het gesprek en zijn beloningspakket.
- Ga in op hun zorgen of vragen. Sta open voor hun feedback en suggesties.
Toekomstige mogelijkheden
Bespreek mogelijkheden voor de werknemer om te groeien en zich te ontwikkelen binnen het bedrijf.
💡 Opmerking: Wij raden aan een apart en uitgebreider ontwikkelingsgesprek.
- Leg uit hoe carrièregroei de vergoeding kan beïnvloeden.
- Moedig de werknemer aan om zijn carrièredoelen te delen en geef begeleiding bij het bereiken ervan.
Conclusie en follow-up
- Vat het gesprek samen en bevestig de details van het nieuwe compensatiepakket van de werknemer.
- Indien van toepassing, afspraken maken over het meedelen van het resultaat van het gesprek aan andere betrokken partijen.
- Spreek eventueel af wanneer en hoe de werknemer in de toekomst een follow-up krijgt.
➡️ Stimuleer leren en presteren met Zavvy
Op Zavvy weten we dat compensatiegesprekken belangrijk zijn voor uw mensen.
Als ze goed worden uitgevoerd, helpen ze vertrouwen op te bouwen en motiveren ze uw mensen om het beste van zichzelf te geven.
Zavvy helpt uw mensen om effectievere functionerings- en compensatiegesprekken te voeren.
Boek een gratis demo van 30 minuten om te zien hoe u het potentieel van uw mensen kunt maximaliseren met Zavvy.