Come organizzare una riunione di fine anno che piacerà ai vostri dipendenti
L'ultima riunione dell'anno si avvicina! Cosa farete per concludere l'anno con una nota positiva, senza lasciarvi sfuggire nessuna sfida?
In questa guida scoprirete tutto ciò che serve per organizzare una riunione di fine anno di successo.
L'attenzione si concentrerà sulle riunioni individuali, ma si concluderà con un'ispirazione per le riunioni di squadra. Dopo aver letto questo articolo, vi sentirete più sicuri nel condurre una riunione individuale di fine anno e avrete idee per un finale festoso per la vostra riunione di gruppo.
💬 Cos'è una riunione di fine anno?
Una riunione di fine anno è un incontro, di solito guidato dai leader dell'organizzazione o dai capi reparto, che si svolge alla fine dell'anno commerciale. Lo scopo di questa riunione è quello di rivedere i risultati dell'anno, le sfide e le lezioni apprese.
È anche un momento per:
- Riconoscere i contributi del personale.
- Celebrare i successi.
- Discutere gli obiettivi, le aspettative e le strategie per il prossimo anno.
Una riunione di fine anno è l'occasione per un manager e il suo diretto collaboratore di riflettere su ciò che è andato bene e su ciò che si può migliorare.
Nel mondo frenetico di oggi, raramente ci soffermiamo a valutare come stanno andando le cose. Eppure è fondamentale per un successo duraturo!
Anche se le critiche costruttive sono fondamentali, è altrettanto importante apprezzare ciò che va bene. Quando apprezziamo ciò che funziona, ne invitiamo altri.
Inoltre, i dipendenti che si sentono apprezzati e riconosciuti per i loro sforzi sono più propensi a rimanere all'interno dell'organizzazione, quindi mostrare apprezzamento influisce positivamente anche sulle finanze!
Si noti che l'incontro di fine anno è diverso da una riunione di riunione di valutazione delle prestazioni. Questa riunione ha un tono più informale ed è intesa come una discussione aperta e onesta di carattere più libero.
Più che di prestazioni, si tratta di persone: mira a rafforzare il rapporto tra il dipendente e il suo diretto collaboratore.
💡 Un consiglio prima di tuffarci: Inviate un'agenda della riunione prima dell'incontro con le domande che tratterete. Questo aiuterà a calmare i nervi e a ottenere il massimo dalla riunione: potete aspettarvi che i vostri dipendenti arrivino preparati.
🕵️♀️ Qual è lo scopo di una riunione di fine anno?
Riflettere sull'anno passato
Cosa è andato bene?
Cosa si può migliorare?
La riunione di fine anno è un'opportunità per il dipendente di esprimersi al di fuori della "scala da 1 a 10", piuttosto limitante, delle valutazioni delle prestazioni. Lascia spazio al dipendente per esprimersi in termini più soggettivi e per condividere le proprie opinioni sullo sviluppo, sul team e sulla cultura aziendale.
Come spunto per la riunione, potete consultare le nostre domande per le conversazioni sullo sviluppo. Queste possono essere utilizzate nelle conversazioni di sviluppo, in cui i dipendenti possono condividere le loro aspirazioni con i loro manager.
L'incontro di fine anno è una versione più leggera di una conversazione sullo sviluppo, che non è destinata a coprire tutte le questioni.
Discutere gli obiettivi di crescita e sviluppo
Qual è la cosa che più entusiasma il dipendente quando si tratta di crescita e sviluppo della carriera?
Ci sono competenze specifiche che non vedono l'ora di sviluppare?
Come potete, in qualità di team leader o manager, aiutarli a sviluppare queste competenze? (Naturalmente, ciò deve essere valutato in base ai requisiti del loro ruolo attuale).
Se non c'è compatibilità tra i desideri del dipendente e ciò che è necessario per il ruolo, potrebbe essere una buona idea prendere in considerazione posizioni alternative.
Inoltre, è necessario definire con maggiore precisione gli obiettivi di sviluppo. Gli obiettivi di sviluppo di solito si concentrano sullo sviluppo di competenze specifiche. Idealmente, dovrebbero motivare i dipendenti a fare un lavoro migliore.
💡 Si noti che gli obiettividi sviluppo possono essere più ampi e meno specifici degli obiettivi di prestazione.
Un esempio del primo è "sviluppare forti capacità di comunicazione", mentre il secondo può essere "ottenere 100 conversioni al mese attraverso l'email marketing".
Riconoscere i risultati ottenuti
Il riconoscimento è uno dei fattori più importanti per la motivazione e la soddisfazione dei dipendenti.
Lodate il vostro collaboratore per ciò che ha fatto di buono. Inoltre, ricordate che ognuno è motivato da cose diverse!
Punti bonus se conoscete i vostri dipendenti abbastanza da capire quale tipo di riconoscimento li motiva. Alcune persone prosperano quando vengono valorizzate le loro capacità intellettuali, altre quando vengono apprezzate per le loro capacità sociali o di collaborazione.
💡 Suggerimento: se volete altre idee per il riconoscimento dei dipendenti, date un'occhiata alla nostra guida!
Discutere le sfide
Quali ostacoli ha incontrato il dipendente durante l'anno e perché?
Cosa potete fare per evitare che questi problemi si ripetano l'anno prossimo?
Pianificare l'anno successivo
Riflettete con il vostro collaboratore: tra un anno, cosa vorreste guardare indietro?
Quali sono i traguardi che volete inserire nella vostra lista?
Quali competenze volete aver acquisito? Volete essere promossi a un ruolo diverso?
💡 Suggerimento: Partite dalla situazione in cui il vostro dipendente vuole arrivare tra un anno e create i passi necessari per creare un piano di sviluppo.
Le fasi devono essere in linea con gli obiettivi di sviluppo, ma devono essere legate ai risultati e al tempo.
🏆 Le 4 migliori pratiche per le riunioni di fine anno del personale
Discutere le lezioni apprese durante l'anno
Quali sono stati i risultati dell'anno scorso?
Il vostro dipendente ha bisogno di supporto per imparare una nuova abilità, una tecnologia o qualcos'altro per evitare di incorrere negli stessi problemi?
O avete bisogno di reclutare altre risorse?
Più i dipendenti prendono l'abitudine di riflettere sulle lezioni, più velocemente le integreranno ed eviteranno di ripetere gli stessi errori.
Discutere gli obiettivi per l'anno successivo
Questo vale sia per i dipendenti che per i team.
Qual è il risultato che il vostro dipendente è più entusiasta di raggiungere nell'anno a venire?
Hanno in mente un ruolo specifico? O magari una formazione di leadership o specialistica?
Inoltre, invitateli a riflettere sul loro ruolo all'interno del team. Esplorare le possibilità di muoversi immediatamente nella direzione desiderata.
Ad esempio, se il candidato ha in mente una posizione di team lead, può iniziare a fare da mentore a un collega più giovane? O partecipare all'inserimento dei nuovi assunti?
Allinearsi alla strategia aziendale
Dove siete diretti come azienda?
Gli obiettivi individuali dei vostri dipendenti contribuiscono a raggiungere l'obiettivo?
Se c'è una mancanza di allineamento, cercate di trovare un compromesso.
Dedicate del tempo alla discussione aperta o al feedback
a riunione deve avere un tono positivo per motivare il dipendente per il nuovo anno. Detto questo, la riunione deve chiarire eventuali malintesi o conflitti persistenti.
📝 Rubate il nostro modello di agenda di fine anno a tu per tu come scorciatoia per la vostra pianificazione. Troverete come iniziare una riunione di fine anno, punti di discussione essenziali per lo sviluppo dei dipendenti e altro ancora.
➡️ Per altri modelli di riunione individuale, date un'occhiata alle nostre ampie guide alle riunioni, come i check-in settimanali e le revisioni delle retribuzioni. E se avete bisogno di ispirazione per le domande sulle riunioni individuali, abbiamo pensato anche a voi!
👯🏽 Quali attività posso includere in una riunione di fine anno a livello di team per renderla più coinvolgente e significativa?
Dopo un anno di duro lavoro, coronare l'ultima riunione di squadra dell'anno con qualche attività spensierata sarà una bella sensazione.
Ecco alcune idee divertenti e coinvolgenti da incorporare nella vostra riunione di fine anno:
- Muro della gratitudine - Lasciate che ognuno condivida una cosa che apprezza con ogni dipendente! Facoltativo: Scrivetelo e lasciate che ogni dipendente riceva i commenti positivi dei suoi colleghi. Questo può essere fatto in anticipo e i biglietti di ringraziamento vengono consegnati durante la riunione di fine anno. Se pensate che il vostro team si senta a proprio agio, fate in modo che tutti condividano i loro commenti positivi durante la riunione. Potete anche utilizzare un software come Kudo e creare una bacheca Kudo da conservare per ogni dipendente!
- Sessione di brainstorming per l'anno successivo - Lasciate fluire la creatività! L'ideale sarebbe dividere i membri del team in gruppi più piccoli che possano poi riunirsi e condividere le loro scoperte. Anche se il brainstorming può essere associato all'assenza di limiti, può essere una buona idea menzionare eventuali limitazioni, ad esempio il budget e l'allineamento con i valori e le normative aziendali. In questo modo, si sfrutta al meglio l'energia creativa.
- Una festa divertente e informale per chiudere l'anno - Se avete un team remoto, potete organizzare un happy hour virtuale. Se il vostro budget lo consente, inviate a tutti una carta regalo per cibo (e bevande) da asporto. In questo modo, ognuno potrà scegliere cibi e bevande adatti alle proprie preferenze alimentari e potrete condividere una cena virtuale.
- Ritiro aziendale - Se avete un budget da spendere e potete far venire i dipendenti a distanza, concludere l'anno con un ritiro può essere un'esperienza indimenticabile. Aiuterà i vostri dipendenti a entrare in contatto e a rafforzare lo spirito di squadra, il che può essere particolarmente prezioso se i membri del team non si sono mai incontrati di persona. Richiede una pianificazione e una logistica (e delle finanze) molto più elevate rispetto alle altre opzioni, ma le ricompense saranno all'altezza!
- Un quiz divertente per conoscere meglio i vostri colleghi - Le regole sono semplici: a turno ognuno dice due verità e una bugia su di sé e lascia che gli altri indovinino quale sia la bugia.
- Le cacce al tesoro virtuali possono suscitare emozioni, risate e conversazioni interessanti. Stabilite una scadenza e chiedete a ciascuno di raccogliere oggetti strani. Considerate la possibilità di aggiungere un tocco stagionale includendo una brutta decorazione natalizia o un alimento festivo. Premiate chi ha raccolto il maggior numero di oggetti entro la scadenza e prevedete premi per la creatività.
- Escape room virtuale - È un modo divertente per far pensare, risolvere problemi e collaborare! Dividete i vostri dipendenti in squadre e fateli entrare in escape room virtuali. Molti software e app offrono stanze già pronte, con diversi temi e livelli di difficoltà.
👥 Come concludere una riunione con una nota positiva?
L'ultima impressione è spesso quella che rimane. Ciò significa che, anche se condividete nove cose positive con il vostro dipendente ma concludete con qualcosa di negativo, il dipendente lascerà la riunione con un sapore leggermente negativo.
Per fortuna, questo può essere evitato quando si sa come chiudere la riunione in modo positivo!
Ecco alcuni esempi per la riunione di gruppo di fine anno:
- Esaminate i punti d'azione per ogni persona e lasciate spazio alle domande. A nessuno piace lasciare una riunione sentendosi più confuso di prima. Tuttavia, si prova un senso di completamento e di soddisfazione quando si esce dalla riunione con chiarezza su come andare avanti come team e tutti sanno cosa fare dopo.
- Fate una domanda divertente e rispondete a turno. Per l'incontro di fine anno, una domanda data è: cosa farete per le vacanze? Potete anche scegliere qualcosa di più piccolo, come "Qual è stato un momento inaspettato che vi ha fatto ridere la scorsa settimana?".
- Fate un breve esercizio di respirazione. Se siete in un periodo intenso, ad esempio un lancio o una campagna di vendita, qualche minuto per scaricare lo stress e calmare i nervi può fare una grande differenza nel vostro umore e benessere generale.
- Evidenziate i risultati positivi. Ricordate ai vostri dipendenti quanta strada è stata fatta rispetto a qualche settimana o mese fa. Ringraziate tutti per il loro duro lavoro e il loro contributo durante l'anno e incoraggiateli a riposare e ad andare offline durante il periodo di ferie. Se lo meritano!
➡️ Organizzare riunioni significative con Zavvy
Zavvy gestisce tutto ciò che riguarda le riunioni individuali: pianificazione, organizzazione, invio di inviti e promemoria per le riunioni, raccolta di feedback e altro ancora.
Con il nostro software per riunioni individuali, avete tutto in un unico posto! Non c'è bisogno di creare più fogli di calcolo che nessuno conosce o guarda.
📅 Prenotate una demo per vedere come Zavvy può aiutarvi a gestire riunioni più coinvolgenti e produttive.