Quanto dovrebbe durare l'onboarding? Le migliori pratiche e la tempistica ideale
"Non si ha mai una seconda occasione per fare una prima impressione". - Abiti botanici
Un'esperienza di onboarding efficace è l'occasione per fare una buona prima impressione sui nuovi talenti. Infatti, il 93% dei dipendenti concorda sul fatto che un onboarding efficace è fondamentale per la fidelizzazione dei dipendenti.
Le aziende con ottimi programmi di onboarding registrano il 2,5% in più di crescita del fatturato e l'1,9% del margine di profitto rispetto alle aziende con processi di onboarding scadenti. Se non è una motivazione sufficiente, il primo porta anche a livelli di produttività più elevati e a tassi di acquisizione delle conoscenze più rapidi.
Eppure, il 63% delle aziende non estende i programmi di onboarding oltre il primo mese. Si tratta di un errore enorme, se si considera che i nuovi assunti impiegano otto mesi per diventare pienamente produttivi.
Quanto dovrebbe durare l'onboarding?
I professionisti delle risorse umane e i responsabili delle assunzioni concordano sul fatto che un onboarding efficace richiede almeno tre mesi. Tuttavia, questa non è la norma. L'importante è che il processo di onboarding sia adattato alle esigenze dell' azienda e dei dipendenti.
Vi mostreremo come determinare la durata ottimale dell'onboarding per la vostra azienda. Invece di darvi il pesce, vi insegneremo i trucchi della pesca, i tic e le best practice, in modo che possiate preparare il vostro dipendente al successo.
Le 4 fasi dell'onboarding
Comprendere le diverse fasi di onboarding vi aiuterà a creare una solida strategia per coinvolgere i nuovi dipendenti, migliorare la fidelizzazione e aiutarli ad adattarsi alla cultura e alle procedure aziendali. Vediamo le quattro fasi di un onboarding efficace.
Fase 1: Orientamento
La fase di orientamento presenta ai nuovi assunti l'organizzazione, il senior management e i colleghi. Fornisce un quadro chiaro di ciò che l'organizzazione rappresenta e stabilisce le aspettative per i nuovi talenti.
L'orientamento comprende i seguenti elementi:
- Discorso di benvenuto da parte della dirigenza
- Manuale e panoramica sulla conformità
- Lezioni sulla cultura, le politiche, la storia e i valori dell'azienda
- Impegno per la diversità e l'inclusione
Anche questa fase di onboarding è molto flessibile. Sebbene siano consigliate le presentazioni di persona, è possibile adottare strategie diverse per altri elementi dell'orientamento. Ad esempio, sfruttando tecnologie come AR e VR per coinvolgere i dipendenti e scalare il programma di onboarding. Ecco 17 idee interessanti per rendere l'onboarding divertente e creativo.
Ricordate che questo è un momento molto cruciale per i candidati. Anche un piccolo errore di comunicazione e un malinteso possono farli dubitare della loro decisione di entrare nella vostra azienda. Ma se li farete sentire ben accolti e li gestirete bene, si sentiranno più entusiasti di contribuire alla crescita della vostra azienda.
Inoltre, assicuratevi che tutti i dipendenti completino i documenti necessari prima di passare alla fase successiva.
Fase 2: Formazione al ruolo
Questa fase consiste nell'insegnare ai nuovi dipendenti le loro mansioni quotidiane e nel prepararli al successo a lungo termine. È un'altra fase importante dell'onboarding, poiché è direttamente correlata al successo che i dipendenti avranno negli altri aspetti del loro lavoro. Quando i nuovi assunti hanno un'idea chiara di ciò che ci si aspetta da loro, svolgeranno il loro lavoro con maggiore sicurezza.
La formazione al ruolo comprende i seguenti elementi:
- Definizione delle aspettative di prestazione
- Formazione tecnica e di processo
- Lavoro in affiancamento
- Formazione sulla sicurezza sul lavoro
I dipendenti sono più propensi a crescere con una formazione formale, in quanto questa porta a un miglioramento del morale e delle prestazioni. Un vero e proprio modo per dimostrare che avete a cuore il loro sviluppo.
Fase 3: transizione di ruolo
I dipendenti entrano nella fase di transizione dopo 60-120 giorni dal loro ingresso in azienda.
In questo caso, il neoassunto passa al ruolo permanente sotto la diretta supervisione del "compagno" o "mentore" assegnatogli. Oltre al supervisore diretto, anche i manager dell'azienda e i leader di prima linea dovrebbero prendere l'iniziativa di insegnare ai nuovi assunti:
- Strategie di crescita e miglioramento
- Comunicazione efficace
- Genuinità e autenticità
I manager possono anche stabilire obiettivi SMART per aiutare i dipendenti a visualizzare l'aspetto del successo, della qualità e della produttività nella vostra azienda. Anche in questo caso, è necessario definire le aspettative lavorative nel modo più chiaro possibile per evitare malintesi.
Fase 4: Sviluppo continuo
L'ultima fase dell'onboarding prevede la creazione di un piano a lungo termine. Questo assicura che ogni nuovo dipendente segua una crescita professionale e personale continua. Ciò comporta la definizione di tappe fondamentali e la possibilità per i dipendenti di vedere come possono contribuire positivamente alla vostra organizzazione e crescere professionalmente.
In questo modo, sia il nuovo assunto che la vostra azienda sono in grado di raggiungere gli obiettivi individuali e organizzativi.
Lo sviluppo continuo comprende i seguenti elementi:
- Mappatura delle carriere
- Valutazione delle competenze
- Definizione degli obiettivi personali e professionali
- Pianificazione e strategia di sviluppo individuale
- Effettuare periodicamente revisioni delle prestazioni per riconoscere gli sforzi dei dipendenti.
- Aiutare i nuovi assunti a migliorare le loro prestazioni, se necessario.
Quanto tempo dura di solito l'onboarding?
Come già detto, i responsabili delle assunzioni e delle risorse umane concordano sul fatto che l'onboarding dei dipendenti dovrebbe durare almeno tre mesi. 1-2 settimane non sono certo sufficienti per mettere i dipendenti a proprio agio in ufficio e aspettarsi che diano risultati.
I nuovi dipendenti si affermano quando hanno familiarità con la cultura aziendale, conoscono e comprendono le politiche, le procedure e la tecnologia dell'azienda e si sono ambientati nell'esperienza di apprendimento. Ecco perché l'onboarding dovrebbe avvenire costantemente entro il primo anno dall'assunzione di un nuovo dipendente.
Non dimentichiamo inoltre quanto sia alienante partire da zero.
I nuovi assunti non solo devono incontrare il team e la direzione e compilare i documenti, ma devono anche abituarsi a un ambiente nuovo di zecca, capire come funzionano le cose e, in generale, trovare il loro posto in azienda.
Se un anno vi sembra troppo lungo, altri professionisti delle risorse umane concordano sul fatto che i dipendenti possono imparare molto sul loro nuovo ruolo e sentirsi "a casa" nei primi sei mesi dal loro ingresso in azienda. Prendete in considerazione la creazione di un programma di sviluppo e di onboarding incentrato sui primi sei mesi, per aiutare i dipendenti ad affrontare la transizione senza problemi, dopodiché dovrebbero essere pronti a partire da soli.
Sviluppare una strategia di onboarding efficace richiede tempo. Ma come si fa a capire qual è l'approccio giusto per la propria azienda? L'onboarding deve durare tre mesi, sei mesi o un anno?
8 fattori per determinare la durata dell'onboarding nella vostra azienda
Se siete alla ricerca di un processo di onboarding che faccia al caso vostro, abbiamo una notizia per voi: non ne esiste uno.
Ogni azienda e ogni dipendente sono unici, per questo seguire ciecamente le statistiche non porterà a un onboarding efficace. È necessario personalizzare il processo in base a fattori specifici.
1. Ruolo lavorativo
Lo scopo dell'onboarding è quello di fornire ai nuovi dipendenti chiarezza: su quale sia il loro lavoro, come svolgerlo, cosa ci si aspetta da loro, a chi riferire e chiedere aiuto e le "regole non dette" che fanno tipicamente parte della cultura aziendale.
Di solito si tratta dei primi 30 giorni, ma può durare anche di più. Potete anche fornire ai vostri dipendenti modelli e playbook per garantire un onboarding coerente e incentrato sull'esperienza.
La durata dell'onboarding dipende anche dal fatto che si tratti di trasferimenti interni o di assunzioni esterne.
A seconda delle dimensioni dell'azienda, la cultura di un reparto può essere molto diversa da quella di un altro. Sebbene vogliate assecondare questi cambiamenti, non volete che un dipendente già trasferito si senta come un novellino all'interno della vostra organizzazione.
Per evitare che ciò accada, è necessario adottare sistemi di formazione, feedback e socializzazione diversi per una transizione senza problemi.
2. Complessità dell'azienda
I nuovi assunti devono avere una visione d'insieme della missione e dei valori dell'azienda, della linea di prodotti, del pubblico a cui si rivolge e dei punti dolenti che il prodotto risolve. È altrettanto importante far conoscere loro la struttura organizzativa complessiva, i processi, i sistemi, le infrastrutture, le strutture, gli strumenti e le interfacce.
Naturalmente, quanto più complesse sono le informazioni, tanto più lungo sarà il tempo necessario ai dipendenti per apprenderle.
3. Supporti per l'onboarding
Come parte dell'onboarding, si possono consegnare ai dipendenti dei manuali o mostrare loro dei video per insegnare loro le politiche aziendali.
Sebbene i manuali per i dipendenti servano da guida e riferimento per le politiche e le procedure aziendali, non sono altrettanto coinvolgenti.
Il nostro cervello è predisposto a ricordare i contenuti visivi. Una ricerca ha rilevato che lo spettatore medio conserva il 95% di un messaggio quando lo guarda, rispetto a un tasso di conservazione del 10% quando lo legge. Ecco perché l'inclusione di una formazione basata su video nel vostro programma di onboarding rende l'intero processo più coinvolgente e anche economicamente vantaggioso.
4. Onboarding relazionale
L'onboarding non è un processo transazionale. Non è possibile che i nuovi assunti compilino i documenti necessari, leggano il manuale del dipendente e sia tutto finito. Non funziona così.
È necessario tenere conto dell'onboarding relazionale, in cui si curano e si accolgono i nuovi dipendenti e si fornisce loro il supporto necessario. Inoltre, è necessario che i nuovi dipendenti costruiscano relazioni solide con i loro colleghi e li aiutino ad adattarsi rapidamente alla cultura e ai processi aziendali.
5. Assunzioni a distanza o in azienda
L'onboarding a distanza è più complicato di quello di persona.
Quando si effettua l'onboarding online, l'accesso ai nuovi assunti è limitato. Non si può semplicemente fare un salto e chiedere alla persona: "Come va?" o avvicinarsi alla persona alla scrivania accanto per dire: "Lascia che ti mostri come si fa di nuovo".
Dovete essere più attenti e impegnarvi di più per garantire che i nuovi assunti partano con il piede giusto durante l'onboarding da remoto.
Al contrario, l'onboarding di persona è più flessibile e pratico. È possibile leggere il linguaggio del corpo del nuovo assunto per capire quanto si senta a suo agio e controllarlo nel corso della giornata per facilitare la transizione.
6. Tecnologia e infrastrutture
I nuovi assunti devono disporre delle attrezzature e dell'accesso ai sistemi giusti perché la formazione sia efficace, soprattutto nel caso di personale remoto o ibrido.
Molte aziende scelgono di fornire ai dipendenti una guida passo-passo su come utilizzare un nuovo software. In questo modo si evita di sprecare tempo prezioso per la formazione sul sistema. Ma alcuni di questi strumenti hanno una curva di apprendimento più ripida, il che influisce sulla durata dell'onboarding.
Esiste anche una tecnologia che riduce il tempo dedicato alle procedure transazionali di onboarding, come il completamento delle pratiche, l'apertura dei conti e la concessione delle autorizzazioni. Ovviamente, le aziende che utilizzano queste tecnologie avranno un onboarding più rapido rispetto a quelle che non le utilizzano.
7. Guida necessaria per una formazione mirata
Un processo di onboarding efficace consente anche un apprendimento di livello superiore.
Un onboarding intensivo offre ai nuovi assunti più tempo per assorbire le informazioni e più opportunità di sviluppare competenze avanzate che possono essere utili alla vostra organizzazione. Potete anche formare i dipendenti a sviluppare competenze tecniche e trasversali per garantire il loro sviluppo personale.
Un altro elemento che influenza la durata dell'onboarding è la disponibilità di opportunità di apprendimento collaborativo.
L'assegnazione di un "compagno" ai dipendenti è un ottimo esempio di apprendimento collaborativo. Questo sistema garantisce che i dipendenti non debbano affrontare il processo di inserimento da soli, dando loro la possibilità di legare con altri colleghi, condividere esperienze e comprendere il loro ruolo all'interno dell'azienda.
8. Entusiasmo dei dipendenti
L'ultimo fattore che incide sulla durata dell'onboarding è anche il più difficile: l'entusiasmo del nuovo dipendente.
Se l'onboarding è un processo esclusivamente transazionale, non riuscirà a legare i dipendenti alla vostra azienda. Se invece è più collaborativo e coinvolgente, i dipendenti saranno pienamente coinvolti nell'azienda. Apprezzeranno il loro lavoro, si sentiranno impegnati nell'azienda e si impegneranno maggiormente nel loro lavoro.
Tempo di produttività vs. tempo di imbarco
Ecco il nostro punto di vista sulla durata dell'onboarding:
La durata dell'onboarding dipende da una serie di fattori, ma la ricerca suggerisce che i dipendenti possono trarre maggiori benefici da processi di onboarding più lunghi e strutturati.
Questo non significa che i vostri dipendenti impiegheranno sempre più tempo per essere produttivi.
Spieghiamo.
La maggior parte dei professionisti delle risorse umane si concentra sulla metrica time-to-onboard, mentre dovrebbe concentrarsi su un'altra metrica HR chiamata time-to-productivity.
Il tempo di produttività misura il tempo necessario ai dipendenti per diventare operativi e produttivi. Indica il tempo che intercorre tra il primo giorno di lavoro e il momento in cui il dipendente è pienamente produttivo e contribuisce attivamente all'organizzazione.
Naturalmente, quanto più breve è il time-to-productivity della vostra azienda, tanto più veloce sarà l'onboarding e viceversa.
Il software per l'onboarding dei dipendenti di Zavvy ottimizza e struttura l'onboarding fornendo ai nuovi assunti gli strumenti e i modelli necessari per avere successo. Ciò contribuisce a ridurre il tempo di produttività e a migliorare l'esperienza dei candidati.
🔍 Leggete il nostro caso di studio dettagliato su come abbiamo aiutato Alasco a dimezzare il time-to-productivity.
Secondo la nostra esperienza, un processo di onboarding efficace dura almeno un mese e di solito si estende fino a sei mesi, periodo in cui termina anche il periodo di prova e ci si aspetta che le persone lavorino a pieno regime.
Per migliorare la fidelizzazione, consigliamo di organizzare più sessioni di feedback individuali, check-in e riflessioni sulla scorecard dopo che i nuovi dipendenti hanno completato i tre mesi di permanenza in azienda.
Linea temporale ideale: Le tappe più importanti del percorso di un dipendente
Di seguito riportiamo la nostra opinione definitiva su come dovrebbe essere un'esperienza di onboarding di successo. Per una migliore comprensione, abbiamo suddiviso l'intero processo in 4 diverse fasce orarie.
A. Preimbarco
Per far sì che il dipendente si senta a proprio agio e sia pronto per il suo primo giorno di lavoro, dovrete fargli conoscere l'azienda e la sua cultura durante la fase di preboarding.
- 1-2 settimane prima: Inviare un pacchetto di benvenuto e una lista di controllo dei documenti al dipendente, presentandogli l'azienda e alcuni membri del team.
- 5 giorni prima: Fornite ai dipendenti un resoconto dettagliato della cultura e dei processi aziendali: cos'è e cosa fa l'azienda, le regole e i regolamenti dell'ufficio, gli orari di lavoro e le aspettative.
- 1 giorno prima: Inviate un piano per il primo giorno e assicuratevi che i dipendenti abbiano accesso a tutti i sistemi e i documenti necessari.
B. Fase di onboarding 1
Questa fase si concentra sulla prima settimana in cui il dipendente entra in azienda. Si tratta di presentargli il team e l'ufficio e di fargli conoscere i partner, i clienti e i concorrenti.
- Giorno 1: dare il benvenuto ufficiale al dipendente. Presentate il team, la cultura e i valori dell'azienda e la linea di prodotti. Assicurarsi che completino i documenti richiesti.
- Giorno 2: definite leaspettative di lavoro e ciò che vi aspettate che realizzino nella prima settimana. Spiegate i KPI e gli OKR che userete per misurare le loro prestazioni.
- Giorno 3: presentategli gli altri reparti e ditegli a chi devono rivolgersi per chiedere aiuto. Assegnare un "compagno" al dipendente per aiutarlo ad ambientarsi.
- Giorno 4: parlate dei partner, dei clienti e dei concorrenti dell'azienda. Potete anche fornire al dipendente dei documenti che spieghino questi aspetti in modo più dettagliato.
- Giorno 5 e giorno 6: incoraggiateli a partecipare attivamente e a farsi coinvolgere nell'azienda.
- Giorno 7: incontrate il dipendente in un incontro 1:1 e riflettete sulla sua prima settimana di lavoro. Apprezzate i risultati ottenuti e chiarite eventuali dubbi.
C. Fase di onboarding 2
Questa fase riguarda il primo mese del dipendente nella vostra azienda. Il vostro scopo è quello di renderli più coinvolti e produttivi, oltre a fornire molti feedback per facilitare la loro transizione.
- Giorno 9: spiegate la cultura del feedback dell'azienda e i canali utilizzati per fornirlo. Mettete il dipendente a proprio agio con il processo di ricezione e rilascio del feedback.
- Giorno 12: organizzare una pausa caffè con il compagno assegnato per un feedback.
- 14° giorno: organizzare una breve sessione di riflessione sugli eventi della settimana precedente. Potete anche organizzare un breve quiz di apprendimento per verificare la conoscenza dell'azienda.
- Terza settimana: invitateli alla riunione intradipartimentale. Ricordate loro di rileggere i documenti aziendali.
- Settimana 4: Effettuare il check-in del primo mese e fornire il feedback necessario. Potete anche inviare un sondaggio per chiedere loro come sta andando l'onboarding.
D. Fase di onboarding 3
Questa fase comprende i mesi di permanenza del dipendente in azienda, dal secondo al sesto. Il processo prevede regolari sessioni 1:1 e di feedback per spingerli a contribuire maggiormente alla crescita dell'azienda. Inoltre, si vogliono conoscere i loro progetti futuri per allineare i loro interessi con gli obiettivi dell'azienda.
- Secondo mese: A questo punto, la formazione interna dovrebbe essere completata. Incoraggiate il dipendente a partecipare a più riunioni del team, a condividere le proprie opinioni e a suggerire miglioramenti. Organizzate regolarmente sessioni 1:1 e di feedback e un check-in mensile.
- Terzo mese: Entro il terzo mese i dipendenti dovrebbero essere in grado di diagnosticare i problemi e offrire soluzioni. Assegnateli a progetti e incoraggiate l'autonomia. Considerate la possibilità di creare un sondaggio che chieda ai dipendenti quali competenze sono interessati a sviluppare. Organizzate regolarmente sessioni 1:1 e di feedback e un check-in mensile.
- Quarto mese: Fate di loro uno "studente ombra" e incoraggiateli a pensare a direzioni future. Organizzate regolarmente sessioni 1:1 e di feedback e un check-in mensile.
- Quinto mese: Chiedere al dipendente di creare un piano di sviluppo e monitorare le sue attività. Organizzate regolarmente sessioni 1:1 e di feedback e un check-in mensile.
- Sei mesi: Chiedete loro di creare un piano per l'anno successivo e chiedete un feedback. Fate una valutazione semestrale delle prestazioni.
Al termine dei sei mesi, il dipendente dovrebbe essere stato inserito con successo. Naturalmente, il processo può essere più breve o più lungo in base ai fattori che abbiamo illustrato in precedenza; la tempistica di cui sopra rappresenta solo quelle che secondo noi sono le tappe più importanti di un percorso di onboarding di successo.
Caso di studio: Cronologia dell'onboarding in Mailchimp
Il 96% dei dipendenti di Mailchimp afferma che il posto di lavoro è ottimo, rispetto al 59% dei dipendenti di una tipica azienda statunitense. Ciò è dovuto principalmente al fatto che l'azienda ha apportato alcune efficaci modifiche al suo processo di onboarding nel corso degli anni.
Mailchimp inserisce oltre 200 nuovi dipendenti ogni anno e ha creato un programma di "Employee Integration Associates" per rendere più agevole l'inserimento. Questi collaboratori hanno il compito di fornire ai nuovi assunti tutte le risorse di cui hanno bisogno per lavorare e di farli sentire accolti.
Alcuni dei punti salienti di questo programma includono:
- Borse Swag
- Pranzi gratuiti
- Visita dell'ufficio
- Conversazione con due dei co-fondatori
Prima del primo giorno, ogni dipendente deve compilare un modulo in cui elenca i suoi snack preferiti, i suoi colori, i suoi hobby e altro ancora, che viene poi utilizzato per allestire il suo spazio di lavoro. I manager inviano loro anche delle cartoline di auguri per dare un tocco personale.
Il primo giorno, i nuovi dipendenti vengono invitati a visitare l'ufficio principale e a completare le pratiche burocratiche. Inoltre, ricevono il programma di onboarding per la settimana, che prevede pranzi gratuiti, panoramiche sui reparti e discussioni che spiegano il target di Mailchimp.
A ogni nuovo assunto viene inoltre spiegato cosa ci si aspetta da lui entro la fine della settimana. Questo può includere una conoscenza generale dell'azienda e del suo funzionamento, la configurazione del computer o un incontro con il team.
Inoltre, nella prima settimana i nuovi assunti vanno a pranzo con i nuovi colleghi e partecipano a riunioni informali. Questo aiuta a rompere il ghiaccio, consentendo loro di integrarsi più rapidamente e senza problemi nell'organizzazione.
L'esperienza di onboarding culturale di Mailchimp si svolge di persona per la prima settimana, ma in realtà l'onboarding dura tre mesi. In questo modo i dipendenti capiscono meglio cosa fa il team e qual è il loro ruolo, oltre a capire come possono svolgere il lavoro in modo efficace.
Un altro motivo per cui l'onboarding di Mailchimp è così efficace è che la direzione è sempre aperta al feedback e all'iterazione per creare un'esperienza di maggior impatto per i nuovi dipendenti.
Pianificate la vostra linea temporale ideale con un clic. Con Zavvy
Un buon processo di onboarding non è né lungo né breve: è efficace e d'impatto. Pertanto, invece di concentrarsi sul completamento dell'onboarding entro un determinato numero di mesi solo perché lo dice uno studio, cercate di capire cosa funziona per i vostri dipendenti e la vostra azienda.
Le aziende leader si affidano al nostro software di onboarding per automatizzare i loro processi interni di onboarding. Con Zavvy è possibile creare esperienze ricche e diversificate che vanno oltre le e-mail. Il nostro software fornisce ai nuovi assunti una panoramica sistematica di tutte le informazioni di cui hanno bisogno e fornisce loro elementi graduali per monitorare i loro progressi.
Il risultato finale è la soddisfazione dei dipendenti, la riduzione delle spese generali e un onboarding più rapido ed efficace.