Cómo organizar una reunión de fin de año que encantará a sus empleados
Se acerca la última reunión del año. ¿Qué vas a cubrir para terminar el año con una nota positiva, pero sin dejar escapar ningún reto?
En esta guía aprenderá todo lo que necesita para organizar con éxito una reunión de fin de año.
Nos centraremos en las reuniones individuales, pero terminaremos inspirándonos en las reuniones de equipo. Después de leer este artículo, te sentirás más seguro a la hora de dirigir una reunión individual de fin de año y obtendrás ideas para poner un broche de oro festivo a tu reunión de equipo.
💬 ¿Qué es una reunión de fin de año?
Una reunión de fin de año es un encuentro, normalmente dirigido por los líderes de la organización o los jefes de departamento, que tiene lugar al cierre del ejercicio. El propósito de esta reunión es repasar los logros, retos y lecciones aprendidas durante el año.
También es el momento de:
- Reconocer las contribuciones del personal.
- Celebre los éxitos.
- Debatir los objetivos, las expectativas y las estrategias para el próximo año.
Una reunión de fin de año es una oportunidad para que un directivo y su subordinado directo reflexionen sobre lo que ha ido bien y lo que pueden mejorar.
En el acelerado mundo actual, rara vez nos detenemos a evaluar cómo van las cosas. Y, sin embargo, eso es crucial para un éxito duradero.
Aunque la crítica constructiva es vital, es igualmente importante valorar lo que va bien. Cuando apreciamos lo que funciona, invitamos a que se repita.
Además, los empleados que se sienten valorados y reconocidos por sus esfuerzos son más propensos a permanecer en la organización, por lo que mostrar aprecio también afecta positivamente a las finanzas.
Tenga en cuenta que la reunión de fin de año no es lo mismo que una reunión de reunión de evaluación del rendimiento. Esta reunión tiene un tono más informal y pretende ser un debate abierto y honesto de carácter más fluido.
Más que de rendimiento, se trata de personas: su objetivo es reforzar la relación entre el empleado y su subordinado directo.
💡 Un consejo antes de entrar en materia: Envía un orden del día antes de la reunión con las cuestiones que tratarás. Esto ayudará a calmar los nervios y a sacar el máximo partido de la reunión: puedes esperar que tus empleados vengan preparados.
🕵️♀️ ¿Cuál es el objetivo de una reunión de fin de año?
Reflexionar sobre el año transcurrido
¿Qué ha ido bien?
¿Qué se puede mejorar?
La reunión de fin de año es una oportunidad para que el empleado se exprese fuera de la "escala del 1 al 10", bastante limitadora, de las evaluaciones de rendimiento. Deja espacio para que el empleado se exprese en términos más subjetivos y comparta su opinión sobre su desarrollo, el equipo y la cultura de la empresa.
Puede consultar nuestras preguntas para conversaciones de desarrollo como inspiración para la reunión. Pueden utilizarse en conversaciones sobre desarrollo, en las que los empleados pueden compartir sus aspiraciones con sus jefes.
La reunión de fin de año es una versión más ligera de una conversación sobre desarrollo, que no pretende abarcar todas las cuestiones.
Debatir los objetivos de crecimiento y desarrollo
¿Qué es lo que más ilusiona al empleado en cuanto a crecimiento y desarrollo profesional?
¿Hay alguna habilidad específica que les gustaría desarrollar?
¿Cómo puede usted, como jefe de equipo o gerente, ayudarles a desarrollar estas capacidades? (Naturalmente, esto debe evaluarse con los requisitos de su función actual).
Si no hay compatibilidad entre los deseos del empleado y lo que se necesita para el puesto, puede ser una buena idea considerar puestos alternativos.
También querrá cubrir los objetivos de desarrollo con mayor precisión. Los objetivos de desarrollo suelen centrarse en la creación de competencias específicas. Lo ideal es que motiven a los empleados para que hagan mejor su trabajo.
💡 Ten en cuenta que los objetivos dedesarrollo pueden ser más amplios y menos específicos que los objetivos de rendimiento.
Un ejemplo de lo primero es "desarrollar sólidas habilidades de comunicación", mientras que lo segundo puede ser "conseguir 100 conversiones al mes a través del marketing por correo electrónico".
Reconocer los logros
El reconocimiento es uno de los factores más importantes para la motivación y la satisfacción de los empleados.
Elogie a su empleado por lo que ha hecho bien. Además, recuerda que cada persona se motiva por cosas diferentes.
Puntos extra por conocer a tus empleados lo suficiente como para saber qué tipo de reconocimiento les motivará. Algunas personas prosperan cuando se valoran sus habilidades intelectuales, y otras cuando se les aprecia por sus habilidades sociales o de colaboración.
💡 Consejo: Si quieres más ideas para reconocer a tus empleados, ¡consulta nuestra guía!
Debatir los retos
¿A qué obstáculos se enfrentó el empleado durante el año, y por qué?
¿Qué puede hacer para evitar que estos problemas se repitan el año que viene?
Planificar el año próximo
Reflexione con su empleado: dentro de un año, ¿qué le gustaría recordar?
¿Qué logros quiere tener en su lista?
¿Qué competencias quiere haber adquirido? ¿Quieres ascender a otro puesto?
Consejo: Empieza por donde quiere estar tu empleado dentro de un año y haz ingeniería inversa de los pasos necesarios para crear un plan de desarrollo.
Los pasos deben estar en consonancia con los objetivos de desarrollo, pero deben estar relacionados con el rendimiento y tener una duración determinada.
🏆 Las 4 mejores prácticas para las reuniones de personal de fin de año
Debatir las lecciones aprendidas a lo largo del año
¿Cuáles fueron las conclusiones del año pasado?
¿Necesita su empleado ayuda para aprender una nueva habilidad, tecnología o cualquier otra cosa para evitar encontrarse con los mismos problemas?
¿O necesita contratar recursos adicionales?
Cuanto más adquieran sus empleados el hábito de reflexionar sobre las lecciones aprendidas, más rápido las integrarán y evitarán repetir los mismos errores.
Debatir los objetivos para el próximo año
Esto es válido tanto para los empleados como para los equipos.
¿Qué es lo que más ilusiona a sus empleados de cara al año que viene?
¿Tienen en mente una función específica? ¿O quizás una formación de liderazgo o especializada?
Invíteles también a reflexionar sobre su papel dentro del equipo. Explore las posibilidades de avanzar en la dirección que desean al instante.
Por ejemplo, si tienen la vista puesta en un puesto de jefe de equipo, ¿pueden empezar ahora siendo mentores de un compañero más joven? ¿O participar en la incorporación de nuevos empleados?
Alinearse con la estrategia de la empresa
¿Hacia dónde se dirige su empresa?
¿Contribuyen los objetivos individuales de su empleado a conseguirlo?
Si hay falta de sintonía, estudia cómo llegar a un compromiso.
Asignar tiempo para el debate abierto o la retroalimentación
a reunión debe tener un tono positivo para motivar al empleado de cara al nuevo año. Dicho esto, la reunión debe aclarar cualquier malentendido o conflicto persistente.
📝 Roba nuestra plantilla de agenda de fin de año individual como atajo para tu planificación. Encontrarás cómo empezar una reunión de fin de año, puntos de debate esenciales para el desarrollo de los empleados y mucho más.
➡️ Para obtener más plantillas de reuniones individuales, consulta nuestras guías de reuniones, como las revisiones semanales y las revisiones de compensación. Y si necesitas inspiración para las preguntas de las reuniones individuales, ¡también tenemos lo que necesitas!
👯🏽 ¿Qué actividades puedo incluir en una reunión de fin de año a nivel de equipo para hacerla más atractiva y significativa?
Después de un año de duro trabajo, coronar la última reunión de equipo del año con algunas actividades desenfadadas le sentará bien.
He aquí algunas ideas divertidas y atractivas para incorporar a su reunión de fin de año:
- Muro de la gratitud - ¡Que cada uno comparta una cosa que aprecia con cada empleado! Optativo: Anótalo y deja que cada empleado reciba comentarios positivos de sus compañeros. Esto puede hacerse de antemano, y las tarjetas de agradecimiento se entregan durante la reunión de fin de año. Si crees que tu equipo se sentirá cómodo, haz que todos compartan sus comentarios positivos durante la reunión. También puedes utilizar un programa como Kudo y crear un tablón de Kudo para cada empleado.
- Sesión de lluvia de ideas para el próximo año - ¡Deja que fluya la creatividad! Lo ideal es dividir a los miembros de tu equipo en grupos más pequeños que luego puedan reunirse y compartir sus conclusiones. Aunque el brainstorming puede asociarse a la ausencia de límites, mencionar cualquier limitación, por ejemplo, presupuestaria y de alineación con los valores y normas de la empresa, puede ser una buena idea. Así aprovecharás al máximo la energía creativa.
- Una celebración informal y divertida para despedir el año - Si tienes un equipo remoto, puedes organizar una happy hour virtual. Envía a cada uno una tarjeta regalo de comida (y bebida) para llevar, si tu presupuesto te lo permite. De este modo, cada uno podrá elegir la comida y bebida que mejor se adapte a sus preferencias dietéticas, y podréis compartir una cena festiva virtual.
- Retiro de empresa - Si tiene presupuesto para gastar y la posibilidad de desplazar a empleados remotos, terminar el año con un retiro puede ser una experiencia inolvidable. Ayudará a sus empleados a conectar y a reforzar el espíritu de equipo, lo que puede ser muy valioso si los miembros de su equipo nunca se han conocido en persona. Requiere mucha más planificación y logística (y financiación) que las otras opciones, pero la recompensa será la misma.
- Un divertido concurso para conocer mejor a tus colegas - Las reglas son sencillas: cada uno comparte por turnos dos verdades y una mentira sobre sí mismo, y deja que los demás adivinen cuál es la mentira.
- Las búsquedas del tesoro virtuales pueden aportar emoción y risas y suscitar conversaciones interesantes. Fije una fecha límite y pida a cada persona que recoja cosas raras. Considere la posibilidad de añadir un toque estacional incluyendo un adorno navideño feo o un alimento navideño. Conceda premios a los que hayan reunido más cosas dentro del plazo, y ofrezca premios extra a la creatividad.
- Escape room virtual - Es una forma divertida de hacer que la gente piense, resuelva problemas y colabore. Divida a sus empleados en equipos y déjeles recorrer salas de escape virtuales. Hay un montón de programas y aplicaciones con salas prefabricadas de diferentes temas y niveles de dificultad.
👥 ¿Cómo terminar una reunión con una nota positiva?
La última impresión suele ser la que perdura. Eso significa que, aunque compartas nueve cosas positivas con tu empleado pero acabes con algo negativo, saldrá de la reunión con un ligero mal sabor de boca.
Por suerte, esto puede evitarse si sabes cómo cerrar la reunión de forma positiva.
He aquí algunos ejemplos para su reunión de equipo de fin de año:
- Repasa los puntos de acción para cada persona y deja espacio para las preguntas. A nadie le gusta salir de una reunión sintiéndose más confuso que antes. Sin embargo, cuando se sale de la reunión con claridad sobre cómo avanzar en equipo y todo el mundo sabe qué hacer a continuación, se tiene una sensación de plenitud y satisfacción.
- Haz una pregunta divertida y contesta por turnos. Para la reunión de fin de año, una pregunta dada es: ¿qué vas a hacer en vacaciones? También puedes elegir algo más pequeño, como "¿cuál fue un momento inesperado que te hizo reír la semana pasada?".
- Haz un breve ejercicio de respiración. Si estás en un periodo intenso, por ejemplo, un lanzamiento o una campaña de ventas, unos minutos para liberar estrés y calmar los nervios pueden suponer una gran diferencia en tu estado de ánimo y bienestar general.
- Destaque los logros positivos. Recuerde a sus empleados lo lejos que ha llegado desde hace un par de semanas o meses. Agradezca a todos su duro trabajo y sus contribuciones a lo largo del año, y anímeles a descansar y desconectar durante su tiempo libre. Se lo merecen.
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