Guide för HR-chefer för granskning av prövotid
Som HR-chef ger en utvärdering av prövotiden dig inflytande när du anställer nya medarbetare. Du får möjlighet att bedöma deras kapacitet innan du helt och hållet förbinder dig att ha dem kvar.
De anställda får i sin tur en bra bild av sin roll och av företagets kultur och anställningspolicy. De kan också dra sina egna slutsatser och besluta om de vill satsa på en långsiktig satsning i din organisation eller inte.
Men vad ska du göra och fråga om under dina enskilda möten och den sista genomgången av provanställningen med de nyanställda?
Ta reda på vilka metoder och frågor som behövs för att skapa en lyckad provtidsgranskning och varför det är nödvändigt att ha en sådan i alla företag.
🔄 Vad är en prövning?
I slutet av varje prövotid är det vanligt att personalcheferna träffar sina nyanställda för en formell genomgång eller ett enskilt prövotidsmöte, en så kallad prövotidsgenomgång. Syftet är att bedöma deras framsteg och lämplighet för företaget, oavsett om de blir antagna till tjänsten eller inte.
Innan prövotiden granskas måste de nyanställda dock genomgå en orientering och onboarding för att förbereda dem för att lyckas i sina nya roller.
Väl utformade introduktions- och onboarding -processer förbereder de anställda för att klara provanställningen. Se till att du inte sviker dina anställda.
En väl utformad process bör ta hänsyn till följande viktiga punkter:
- deras roll och ansvar i företaget,
- deras förväntade arbetsuppgifter och skyldigheter,
- deras framgångsmått,
- deras behov av utbildning och utveckling på arbetsplatsen, och
- nödvändiga uppgifter om deras prövotid.
Dessutom kan regelbundna möten med dina nya medarbetare under denna granskningsperiod göra det lättare för dem att bli produktiva snabbare.
➡️ Vet du inte hur du ska hjälpa och stödja dina nya medarbetare? Ta del av vår checklista för utbildning av nyanställda för att få några tips.
❗️ Varför är det viktigt att granska övervakningen av skyddstillsynen?
Eftersom en prövotid vanligtvis tar tre till sex månader får personalcheferna tillräckligt med tid för att avgöra om en anställd på prov passar bra för tjänsten och arbetsplatsen.
Samtidigt får de nyanställda också en uppfattning om sina team, roller och ansvarsområden i företaget och jämför dem med sina förväntningar. Tips: Många nyanställda kontrollerar också om ni kan ge konstruktiv feedback till nya anställda och om det finns möjligheter till karriärutveckling i er organisation.
Men utvärderingar under prövotiden innebär inte automatiskt att nyanställda får stanna kvar i företaget.
De kan ha en negativ upplevelse för medarbetarna eller inte uppfylla dina krav. Men i sådana fall kan det vara personalchefen som får ta på sig bördan.
Ställ dig själv följande frågor:
- Did you provide them with enough guidance and training during the probationary period?
- Gav du dem konstruktiv feedback för att de skulle kunna förbättra sig ytterligare före det sista formella mötet för prövningsgranskning?
- Kunde du förklara deras förväntningar på prestationer, roller och ansvar under introduktionen och onboarding?
Tip #1 When something goes wrong in their probationary period, you can still gain insights on what you can improve with your current orientation and onboarding practices. You can consider using an exit interview for unsuccessful probation reviewees.
Tip #2: Be sure to revise your processes to prevent the same experiences for new hires in the future.
💡 7 tips för att genomföra ett möte om prövotidsöversyn
Här är en översikt över beprövade tekniker för en givande utvärdering av prövotiden.
1. Fastställa tidsplanen för prövotidsperioden.
Nyanställda måste känna till alla relevanta detaljer och tidsramar för sin provanställning. Vi rekommenderar att den anställde tittar in en gång i månaden under de tre eller sex månader som han eller hon är anställd hos dig.
Tips: Genom att göra en resultatbedömning under prövotiden får dina nyanställda en relativ uppfattning om sina prestationer. Det kan hjälpa dem att förbättra sig ytterligare före den sista utvärderingen i slutet av prövotiden.
2. Förbereda en uppsättning frågor om resultatbedömning.
Varje fråga som du förbereder för medarbetarnas prestationsbedömning bör i hög grad återspegla företagets kultur och värderingar. Detta kan hjälpa dig att identifiera om de passar bra på arbetsplatsen.
Du bör också bedöma deras förmåga att arbeta i ett team och deras prestationer i sin första roll. Du kan ha kvalitativa och kvantitativa frågor för att få ett bredare perspektiv på dina nyanställdas resa.
3. Bestäm vem som ska delta i prestationsbedömningarna.
Det är bättre att närma sig prestationsbedömningar på ett övergripande sätt för att få ett bättre grepp om dina nyanställdas prestationer. Förutom deras närmaste chefer kan du också be om feedback från kollegor och kollegiala utvärderingar.
Vi rekommenderar att du genomför en 360°-granskningsprocess för att minimera fördomar och få ett tydligare perspektiv på deras arbetsmoral och anpassningsförmåga. En 360 graders granskning omfattar bedömningar av kollegor, chefer och självutvärdering.
4. Skicka ut inbjudningar till deltagarna med en fastställd tidsfrist.
När du är redo för intervjun skickar du inbjudningar till alla nödvändiga deltagare och ger dem en bestämd tidsfrist. Ge dem gott om tid för att genomföra prestationsbedömningarna. Du kan använda digitala verktyg som Zavvy för detta.
5. Be arbetstagaren att fylla i en enkät om självgranskning.
Det är bäst att ha flera olika perspektiv när man bedömer den anställdes prestationer. Det inkluderar att be dem fylla i en enkät om självbedömning.
Du kan skapa olika frågor eller använda samma frågor som skickats ut till deras kamrater och mentorer. Genom att göra en självgranskning kan du få mer insikt i hur de ser på ditt företag och deras tillväxtmöjligheter hos dig.
➡️ Upptäck de bästa frågorna om självutvärdering i din självutvärderingsenkät.
6. Genomföra ett möte för att diskutera och presentera resultaten av utvärderingen av prövotiden.
Detta möte kommer att vara en avslutning på prövotiden. Ni kommer att gå igenom förväntningar, framgångar och prestationer.
Du kan diskutera all feedback från den nyanställdes kollegor och chefer. Men se till att tonen på mötet är välkomnande och konstruktiv.
7. Att gå vidare
Du kan ordna uppföljningsmöten för dem som fått en lyckad utvärdering för att diskutera den nya medarbetarens resultatbedömning. Här kan du fokusera på deras karriärmål och utvecklingsförväntningar för de kommande månaderna. Dessa måste vara uppföljningsbara för att uppmuntra deras tillväxt och utveckling.
🕖 Vad händer efter ett möte om prövotidsöversyn?
I slutet av mötet för utvärdering av prövotid vet varje nyanställd om han eller hon har klarat eller misslyckats med prövotiden. I undantagsfall kan du förlänga prövotiden om de inte helt och hållet uppfyller dina förväntningar och krav på prestanda.
If a recruit fails, use this as a chance for employees to give valuable insights regarding their experience. Plus, you can use their formal feedback on your new hire onboarding survey to improve your current practices.
Om en rekryterad person överträffar förväntningarna, fråga honom eller henne hur du kan hjälpa honom eller henne att utvecklas i sin position och på företaget. Hjälp dem med deras utvecklingsplan efter provanställningen.
Om en rekryterad person uppfyller vissa av dina krav och förväntningar kan du ge honom eller henne mer tid att visa vad han eller hon går för genom att förlänga hans eller hennes provanställning. De kan använda denna tid till att förbättra sig ytterligare och visa hur passande och värdefulla de är för företaget.
❓ 10 frågor som alla chefer bör ställa till sina nyanställda vid en provtidsgranskning
Dokumentera alltid dina enskilda möten och ställ öppna frågor för att få värdefulla insikter.
Här är några av de bästa frågorna som du kan ta med i din utvärdering efter prövotiden:
- Vad är du stolt över under de senaste x månaderna i företaget? Beskriv det.
- Hur skulle du bedöma din prestation? Varför?
- Vilka är dina styrkor? Var tror du att du kan förbättra dig?
- Tyckte du om dina uppgifter och ditt ansvar? Varför (inte)?
- Kände du till din arbetsbeskrivning och dina krav före provanställningarna?
- Uppfyllde vi dina förväntningar?
- Vilken ytterligare utbildning och vilket stöd behöver du från oss för att fortsätta ditt arbete?
- Vilka utmaningar upplevde du under din prövotid?
- Hur ser du dig själv under de kommande sex månaderna? Tolv månader?
- Har ni några frågor som ni vill ta upp?
När du har ställt dessa frågor kan du ge dina nyanställda en detaljerad och konstruktiv utvärdering av deras prestationer under prövotiden. Detta kan hjälpa dem att förbättra sig ytterligare.
➡️ Öka din personalstyrka med Zavvy
Utvärderingar av prövotid är viktiga i alla företag. De ger värdefulla insikter för både personalchefer och nyanställda.
En lyckad utvärdering av prövotiden kan också vara en indikation på att din onboarding -process ger dina nya medarbetare den kunskap de behöver och ställer rätt förväntningar.
Vår programvara för 360°-återkoppling hjälper dig att samla in massor av information från din nuvarande personal och nya medarbetare.
Låt Zavvy hjälpa dig att göra det lilla extra genom att inrätta automatiska utvärderingar och utveckla dina nyanställda på lång sikt.
Kontakta oss för en kostnadsfri 30-minuters demo med våra specialister.